Ny ledelsesinformation via modelbygning i SAS Activity-Based Management løsningen Lars Thoft-Christensen Konsulentchef SAS Institute A/S

Transkript

1 Ny ledelsesinformation via modelbygning i SAS Activity-Based Management løsningen Lars Thoft-Christensen Konsulentchef SAS Institute A/S

2 Agenda Kort teoretisk overblik Modeldesign med SAS Activity-Based Management Præsentation af SAS Activity-Based Management 6.2 Roller og anbefalinger i et SAS Activity-Based Management forløb

3 Udfordringen ABM/ABC Hvorfor er vi til? - Hvilke ydelser/produkter leverer vi? - Hvordan ændrer efterspørgselen sig over tid? - Hvad koster det? Hvilke opgaver arbejder medarbejderne med? - Hvordan sammensætter vi de rigtige opgaver? - Hvad koster det?

4 Flerdimensional ABC/ABM? Kontoplan Løn 41,2 Varekøb 8,3 Anskaffelser 0 Tjenesteydelser 3,1 Transport 0,8 Indtægter -0,2 Pulje 0 I alt 53,2 ABM ABC F.eks.: - Reversibilitet -Periode - Afdelinger - Geografi - Aktiviteter - Variabilitet - Servicegrad F.eks.: - Afdelinger - Kunder - Maskine type - Geografi - Produkter -Ydelser input Ressourcer Aktiviteter Ressourcedrivere Aktivitetsdrivere Cost objects Antal medarbejdere, antal timer, antal biler, etc. output Antal indkøb, antal madproduktioner, antal pakninger, antal opvaske, etc. output Indre effektivitet Gør vi tingene rigtigt? Ydre effektivitet Gør vi de rigtige ting?

5 Eksempel Ressource Fordeling Aktivitet Fordeling Objects Løn kr Varer og tjenester kr Husleje kr Antal ansatte Procentvis forbrug Adm. mv. kr ,- Arealforbrug 2,5 90% 50% 0,5 10% 50% Sagsbehandling kr ,- Antal timer Antal stk Ydelse A kr ,- kr. 230,-/stk. Ydelse B kr ,- kr. 130,-/stk.

6 De fleste ABM-modeller er simpel ABM MEN!!!!!!! ABC-sloganet Følg den vej omkostningerne flyder

7 Eksempel: Hierarkier og variabilitet Ressource Fordeling Aktivitet Fordeling Objects KONTOhierarkiet AKTIVITETShierarkiet YDELSEShierarkiet Overført kontoplan - Løn. ABC-kontoplan Afdeling 1 Løn Over 1 år Husleje Løn Råvare Afdeling 2 - Løn 3 mdr 1 år 0-3 mdr 1. V1 Strategi V2 Taktisk - Fra nr V3 Operationel -. Fra nr. 2 Grp. A - Ydelse 1 - Ydelse 2 - Ydelse 6 - Ydelse Ydelse 6.02 Grp. B - Ydelse 2 - Ydelse 4 -.

8 Eksempel på pilotmodel i Udlændingestyrelsen Tidsregistrering m.m. Tidsregistrering m.m. Ressource Fordeling Aktivitet Fordeling Objects Omk. til fordeling - Direktion - Tolkeydelser -IT ABC-kontoplan Økonomi -IT Opholdsområdet -m.m. Økonomi -Drift - Regnskab - Sagsbehandling - Adm. opgaver Opholdsområde - Sagsbehandling - Adm. opgaver KONTOhierarkiet AKTIVITETShierarkiet YDELSEShierarkiet - Spontane asylsager - Asylforlængelser - Rejsedokumenter Opholdsområdet - Familiesammenføring.. - Fam. 1 gang -.

9 De 3 afdelingshierarkier ved Udlændingestyrelsen Ressource Fordeling Aktivitet Fordeling Objects Omk. til fordeling - Direktion - Tolkeydelser -IT ABC-kontoplan Økonomi -IT Opholdsområdet -m.m. Økonomi -Drift - Regnskab - Sagsbehandling - Adm. opgaver Opholdsområde - Sagsbehandling - Adm. opgaver - Spontane asylsager - Asylforlængelser - Rejsedokumenter Opholdsområdet - Familiesammenføring.. - Fam. 1 gang -.

10 De 3 afdelingshierarkier Total 100 Mkr. Total 100 Mkr. Total 100 Mkr. Ressource Fordeling Aktivitet Fordeling Objects Omk. til fordeling - Direktion - Tolkeydelser -IT ABC-kontoplan Økonomi -IT 20 Mkr. 22 Mkr. Økonomi -Drift - Regnskab 29 Mkr. - Sagsbehandling - Adm. opgaver 11 Mkr. Opholdsområde - Sagsbehandling - Adm. opgaver 38 Mkr. KONTOhierarkiet AKTIVITETShierarkiet YDELSEShierarkiet 34 Mkr. - Spontane asylsager - Asylforlængelser - Rejsedokumenter Opholdsområdet 45 Mkr. - Familiesammenføring.. - Fam. 1 gang -. Opholdsområdet 29 Mkr. -m.m. Øvrige 20 Mkr. Øvrige 22 Mkr. Øvrige 22 Mkr.

11 Flerdimensional rapportering Periode 2005 (regns.) 1. halvår 1 Kvartal. 2 Kvartal Reversibilitet Fast Variabel Digitaliseringsgrad Høj Mellem Lav Servicegrad Høj Mellem Lav Organisation/ afdelinger Se organogram 20 kontorer (20X15 akt)(50% samme akt) Realiseret, simulering Variabilitet Høj Lav Konto (ABC fordelt) Løn Husleje Husleje 1 Aktiviteter (300) Sagsbehandling Rådgivning Cost Object (30-40) Opholdsområdet 1 Familiesammenføring 3 Erhvervssager

12 SAS Activity-Based Management med færrest mulige eksterne konsulenter Her anbefales rådgivning Rapportering kræver ingen eksterne konsulenter PDF-format Navision Automatisering SAS Activity- Based Management SQL Model Flerdimensional rapportering (Excel, Access, SAS Enterprise Guide etc.)

13 ABM kræver enkel og gennemsigtig modellering og rapportering 2 krav til gennemsigtighed 1. Modellering 2. Rapportering

14

15

16 Den hurtige vej til MODELLEN 1: Succeskriterier Ydelsesprisen skal kunne dekomponeres i de nedenfor aftalte dimensioner herunder opsplitning i ambulant i modsætning til sengedagspris via et OLAP-miljø. 2: Handlingsplan Styringsbehov/dimensioner Organisation/ afdelinger Periode Se organogram 2005 (regns.) 20 kontorer (20X15 akt)(50% samme akt) 1. halvår Konto (ABC fordelt) 1 Kvartal. Løn 2 Kvartal Husleje Husleje 1 Reversibilitet Fast Aktiviteter (300) Variabel Sagsbehandling Realiseret, Rådgivning simulering Digitaliseringsgrad Høj Mellem Cost Object (30-40) Lav Variabilitet Opholdsområdet Servicegrad Høj Høj 1 Familiesammenføring Lav Mellem 3 Erhvervssager Lav Prototype Fordeling Fordeling Ressource Aktivitet Objects KONTOhierarkiet Omk. til fordeling - Direktion - Tolkeydelser -IT ABC-kontoplan Økonomi -IT AKTIVITETShierarkiet Økonomi -Drift - Regnskab - Sagsbehandling - Adm. opgaver Opholdsområde - Sagsbehandling - Adm. opgaver YDELSEShierarkiet - Spontane asylsager - Asylforlængelser - Rejsedokumenter Opholdsområdet - Familiesammenføring.. -Fam. 1 gang -. 3: Dimensionsstruktur Eks. rapporteringsresultat Opholdsområdet -m.m. 4: Prototype bygges og testes

17 Eksempel på succeskriterier (pilot/workshop) Der er fastsat følgende succeskriterier for projektet 1. Ydelsesprisen skal kunne dekomponeres i de nedenfor aftalte dimensioner via et OLAP-miljø 2. Under projektet skal projektgruppen forstå principperne i opbygningen af en ABM-model, og mindst to superbrugere skal kunne modellere og bruge SAS Activity-Based Management på avanceret niveau 3. Modellerne fra styrelse og departement skal kunne integreres så prisen for et samlet sagsbehandlingsforløb kan bestemmes 4. Aktiviteter skal kunne inddeles i digitaliseringsgrad (digitaliseringsdimension inkorporeres) 5. Ved projektets afslutning skal der ligge en handlingsplan for videreførelse og forankring af SAS Activity-Based Mangement i organisationen

18 Eksempel på handlingsplan (pilot) Aktivitet Navn Estimat Ansvarlig Start Slut (timer) (uge) (uge) 1 Opstartsmøder 8 SAS Modeldesign 8 SAS / U* ) Verifikation af modeldesign 2 SAS / U Informationsindsamling 18 SAS / U Dokumentation af model 4 SAS / U Installation af software 6 SAS Modelopbygning 35 SAS / U Verifikation af modelopbygning 6 SAS / U Afleveringsmøde 6 SAS Projektledelse 10 SAS I alt 103 *) U = Udlændingestyrelsen

19