1. Dansk Firmaidrætsforbunds værdifundament

Transkript

1 Kommunikationspolitik Dansk Firmaidrætsforbund Kommunikations Indholdsfortegnelse 1. Dansk Firmaidrætsforbunds værdifundament Et samlet afsæt for bedre kommunikation Firmaidrættens interessegrupper og medier...3 3a. Kommunikationsoversigt Dansk Firmaidrætsforbunds vision for kommunikation Firmaidrætten som arbejdsplads Firmaidrætten som serviceorganisation a. Firmaidrætten som kommunikatør i øvrigt Ansvar og opfølgning Kommunikative redskaber Dansk Firmaidrætsforbunds værdifundament Dansk Firmaidrætsforbund (firmaidrætten i Danmark) skal, som Danmarks tredjestørste idrætsforbund, være effektivt, ambitiøst og professionelt. Firmaidrætten adskiller sig fra de øvrige forbund ved, at vores primære målgruppe er arbejdspladsen, som vi motiverer til firmaidræt og sundhedsfremme. Firmaidrætten tror på, at fællesskab og samvær omkring idræts- og motionsaktiviteter er med til at øge livskvaliteten hos det enkelte menneske, hvilket således gennem arbejdspladsen eller kollegialt samvær smitter positivt af på andre aspekter i livet. Firmaidrætten føler sig forpligtet til at blande sig i den idrætspolitiske debat og herigennem sætte fokus på den sundhedsmæssige tilstand i Danmark og medvirke til at forbedre den. De politiske beslutninger træffes af forbundets styrelse, men som arbejdsplads sættes dagsordnen i et samarbejde mellem ledergruppen og øvrige medarbejdere. I firmaidrætten skal alle ansatte have mulighed for at udvikle sig, blive hørt og udfordres, hvilket ses som en nødvendighed for opretholdelsen af engagement og ildhu. Firmaidrætten vil være en arbejdsplads, hvor de glade ansatte er i overtal, hvor opgaver løftes i fællesskab, og hvor alle føler sig respekteret og værdsat. Som serviceorganisation skal firmaidrætten have et højt serviceniveau, der tilgodeser alle, der har krav på denne ydelse. De frivilliges arbejde og engagement er uundværligt, og også her er det vigtigt, at den enkelte føler sig hørt, respekteret og værdsat.

2 Den flade struktur, som præger forbundet, skaber en intimitet, der kommer flere interessegrupper til gode. Dette udmønter sig i, at distancen mellem de frivillige, forbundet og de ansatte er meget lille. Herved er alle muligheder åbne for at afstemme eventuelle forventninger og samtidig skabe og bevare dialog, åbenhed og respekt. Dansk Firmaidrætsforbund tror på, at vi konstant kan forbedre os både generelt, men i særdeleshed i fællesskab. Forbundets overordnede vision og mission er udgangspunktet for kommunikationspolitikken og sætter kursen mod et fælles mål, der skal nås ved hjælp af en større fokusering på kommunikationen i firmaidrætten. Peder Bisgaard Forbundsformand Jan Steffensen Generalsekretær samvær være Vision Firmaidrætten er arbejdspladsernes og seniorernes foretrukne samarbejdspartner på firmaidræts- og sundhedsfremmeområdet. Firmaidrætten er en væsentlig medspiller på det idræts- og sundhedspolitiske område. Firmaidrætten skaber udvikling og bevægelse gennem netværksdannelse og involvering af frivillige. Mission (formål) Dansk Firmaidrætsforbund motiverer arbejdspladserne til firmaidræt og sundhedsfremme. 2. Et samlet afsæt for bedre kommunikation Med denne politik ønsker vi i firmaidrætten at sætte større fokus på information og kommunikation internt såvel som eksternt. Dansk Firmaidrætsforbund har gennemgået en positiv udvikling siden den spæde start i Udviklingen har især været økonomisk, men også en stigning i antallet af ansatte har bidraget hertil, og det er naturligvis et ønske at opretholde denne proces. Formålet med denne kommunikationspolitik er at ensrette kommunikationen og informationen, så der skabes en fælles begrebsverden, som kan skabe en solid grobund for den positive udvikling. Med en fælles begrebsverden som redskab, tror vi på større chancer for succes i forhold til at løfte firmaidrætten som et kollektivt projekt. Samtidig kan en fælles begrebsverden gøre

3 omverdenen bevidst om, hvem vi er, og hvad vi står for. Herved ser vi kommunikationspolitikken som et udviklingsredskab for forbundet generelt, et styringsredskab for ledergruppen og øvrige ansatte og som en manifestation over for omverdenen. Kommunikationspolitikken er udgangspunkt for al fremtidig kommunikation i forbundet. I politikken har vi valgt at fokusere på følgende aspekter: Interessegrupper og medier Overordnet vision for kommunikation Firmaidrætten som arbejdsplads Firmaidrætten som servicevirksomhed Firmaidrætten som kommunikatør i øvrigt Kommunikative redskaber Kommunikationspolitikken er yderligere formuleret som et led i forbundets strukturændringer (fra 2003), hvor mål- og projektstyring præger opgaveløsningen i langt højere grad end tidligere. Derfor vil politikken indeholde fire spørgsmål i forhold til aspekterne firmaidrætten som arbejdsplads, servicevirksomhed og kommunikatør i øvrigt. Således beskriver vi: Hvad er målene? Hvordan når vi målene? Hvem er ansvarlig for målopfyldelsen? Hvilke målepunkter benyttes? På denne måde ønsker vi at bruge kommunikationspolitikken til hele tiden at vurdere, om vi når de opstillede mål. Samtidig ønsker vi, i troværdighedens navn, at leve op til det, vi siger, og på denne måde lader vi os samtidig måle af omverdenen. Alt i alt ønsker vi i firmaidrætten, at vores interessegrupper er bekendte med de mål, ønsker og retningslinjer, som gør sig gældende i forbundet, og som vi ønsker at arbejde med i fremtiden. 3. Firmaidrættens interessegrupper og medier I modellen neden for ses en opdeling af det, vi i Dansk Firmaidrætsforbund kalder vores interessegrupper. Egentlig kan interessegrupperne defineres som en blanding af interessenter og målgrupper, men ikke desto mindre handler det om grupper af mennesker og institutioner, som i et eller andet omfang har interesse for forbundet. Yderligere fremgår det, hvilke informations- eller kommunikationskanaler (medier), der benyttes for at skabe kontakt til grupperne. Firmaidrætten er først og fremmest en serviceorganisation og en arbejdsplads, hvorfor interessegrupperne ansatte/central ledelse og frivillige

4 ledere vil blive prioriteret højest i politikken. Det er samtidig disse to grupper, der kommunikeres mest med, og som modtager mest information fra forbundet. Firmaidrættens interessegrupper Ansatte/central ledelse Medier - Møder - Skriftlig info - Dialog - Internet - Intranet Frivillige ledere i foreningerne Medier - Firmaidræt - Foreningsservice - Internet - Extranet - ForeningsNet - Skriftlig information Foreningernes medlemmer/kunder Medier - Internet - Firmaidræt - Nyhedsbrev - Dialog Ministerier Medier - Internet - Firmaidræt - Presseomtale - Dialog Andre interessenter/partnere Medier - Internet - Firmaidræt - Dialog Pressen Medier - Pressemeddelelser - Internet

5 - Firmaidræt - Dialog Potentielle medlemmer Medier - Lokale medier - Internet - Dialog Fordi firmaidrætten er et forbund, der også løftes af frivillig arbejdskraft, er der et tæt samarbejde mellem på den ene side de ansatte i forbundet og på den anden side den centrale ledelse, som består af Dansk Firmaidrætsforbunds forbundsstyrelse inklusiv suppleanter, permanente udvalg inklusiv suppleanter og alle frivillige i nedsatte ad hoc-grupper og projektgrupper i deres funktionsperiode. Denne konstellation betyder, at firmaidrætten også betragtes som en arbejdsplads for den centrale ledelse. Det er vigtigt at pointere, at alle interessegrupperne er betydningsfulde for firmaidrætten, men at vægtningen af interessegrupperne er situationsbestemt og vil variere alt efter hvilke mål, der arbejdes mod. I forbindelse med relanceringen af forbundets hjemmeside (år ) har en spørgeskemaundersøgelser blandt 678 respondenter, med fire efterfølgende fokusgrupper, givet en relativt detaljeret beskrivelse af de eksterne målgrupper og interessenter, som forbundet kommunikerer med via den på det tidspunkt aktuelle hjemmeside. Målgrupperne kan ifølge undersøgelsen inddeles i og beskrives via 7 forskellige typer personaer eller arketypiske brugere: Den organisatoriske ildsjæl Den deltagende ildsjæl Den aktivitetsorienterede Den sociale Den sundhedsorienterede Den HR-ansvarlige Den professionelle Ildsjælene såvel de organisatoriske som de deltagende er frivillige ledere i foreningerne. De aktivitetsorienterede, sociale og sundhedsorienterede samt den HR-ansvarlige er nuværende og potentielle medlemmer samt kunder. Den professionelle arketypiske bruger er pressen, ministerier, undervisere og andre, der beskæftiger sig professionelt med idræt og sundhed.

6 Det er vigtigt at pointere, at alle interessegrupperne er betydningsfulde for firmaidrætten, men at vægtningen af dem er situationsbestemt, og vil variere alt efter hvilke mål, der arbejdes mod. Det er således målene i de enkelte opgaver, der bestemmer, hvorvidt der arbejdes med deciderede målgrupper. Vi kan, og vil ikke nå alle grupper på én gang og tilstræber gennem denne arbejdsmetode at målrette vores kommunikation på bedst mulig måde. Ansatte Interessegruppen ansatte dækker over alle lønnede medarbejdere i forbundet. Der er således tale om ledergruppe, funktions- og foreningskonsulenter, firmaidrætskonsulenter og kontorfunktionærer. Formanden sidder som udgangspunkt i styrelsen, men er også repræsenteret på ledergruppemøderne sammen med generalsekretæren og de fire afdelingsledere for henholdsvis Kommunikationsafdelingen, Idræts- & Motionsafdelingen, Motion på Arbejdspladsen og IT- og Økonomiafdelingen. Funktionskonsulenterne og kontorfunktionærerne har deres daglige gang på forbundskontoret, og de seks foreningskonsulenter servicerer regionerne fra egen bopæl. På forbundets hjemmeside er ansatte præsenteret ved billede, navn og kontaktmuligheder. Den centrale ledelse Den centrale ledelse, som også indgår under kategorien ansatte i politikken, er frivillige, der er valgt eller udpeget til at varetage en bestemt funktion. Det indbefatter således Forbundsstyrelsen, Idrætsansvarlige, Appeludvalg, Revisionsudvalg, Fælles dopingnævn, Idræts & Motion, Kommunikationsudvalg, MpA-udvalg (Motion på Arbejdspladsen), Supervisorere og Seniorsportsgruppen. På forbundets hjemmeside er den centrale ledelse præsenteret ved navn og kontaktmuligheder. Frivillige ledere De øvrige frivillige betragtes som ledere og er udpeget lokalt og arbejder således i foreninger, regioner og forbund ude i landet. 3a. Kommunikationsoversigt Kommunikationspolitikken i perspektiv til interessegrupper og medier Kommunikationspolitikken er et centralt element i firmaidrættens kommunikation, og danner grundlag for al information og kommunikation i Dansk Firmaidrætsforbund. Derfor er kommunikationspolitikken også placeret centralt i nedenstående kommunikationsoversigt, der giver et oversigtsbillede af firmaidrættens kommunikation med omverdenen. Hvad enten det drejer sig om, hvorvidt

7 kommunikationen er rettet mod organisationen, er markedsorienteret eller har karakter af øvrig ekstern kommunikation. Kommunikationsoversigten skal skabe et overblik over hvilke informations- og kommunikationskanaler, der skal anvendes for at få et bestemt budskab ud til en bestemt interesse- eller målgruppe. (Oversigten skal læses indefra og ud). (Det store kommunikationshjul skal indsættes her) 1. CRM-system: Customer Relation Management, som i firmaidrætten kan oversættes til kunde/medlems interessestyringssystem. 2. Designlinje samt Cooporate Brand Susanne : Firmaidrættens identitet, som vi ønsker omverdenen identificerer Dansk Firmaidrætsforbund ud fra. Kommunikationspolitik Kommunikationsoversigten er delt op i tre hovedelementer: 1. Organisationskommunikation 2. Markedskommunikation 3. Øvrig ekstern kommunikation De tre hovedelementer er inddelt i en række mål- og interessegrupper. Den eksterne kommunikation har eksempelvis offentligheden (pressen), samarbejdspartnere, politikere og ministerier som målgruppe. I sidste ende er det målgruppen, der afgør hvilke kommunikationskanaler, som skal anvendes for at få den relevante information ud til interessenterne. 4. Dansk Firmaidrætsforbunds vision for kommunikation Kommunikationsvision Dansk Firmaidrætsforbund ønsker som serviceorganisation, arbejdsplads og kommunikatør i øvrigt at imødekomme alle interessegruppers behov gennem målrettet og strategisk kommunikation. Yderligere ønsker vi at henvende os til alle interessegrupper ud fra enslydende værdier og principper. Vores kommunikationsvision udspringer fra en erkendelse af, at den gode kommunikation og information kun opnås ved at tage udgangspunkt i interessegruppernes behov, og det gælder alle niveauer i forbundet. På denne måde søger vi at opretholde en dialog med alle interessegrupper og herigennem målrette og effektivisere al information og kommunikation. Samtidig mener vi, at gennemsigtighed er vigtig, og at dette imødekommes bedst ved, at de værdier og principper vi arbejder under i forbundet, er en del af al vores arbejde med information og kommunikation, internt som eksternt. De værdier og principper, vi søger at tage udgangspunkt i, er:

8 Dialog Firmaidrætten anvender dialog og involvering for at fremme forståelse og ejerskab. Gensidig respekt opfattes som fundamentalt. Nytænkende Firmaidrætten er konstant i bevægelse, ser nye veje og vælger de indsatser, som gør en forskel. Troværdig Firmaidrætten gør det, vi siger og udviser ansvarlighed i handlingerne. Handlekraftig Firmaidrætten er en demokratisk organisation, hvor der er kort vej fra ide til handling. Fællesskab Firmaidrætten udvikler fællesskab og netværk gennem aktiviteter og samvær. De nævnte værdier og principper udmønter sig, i det følgende, i mere konkrete og operationelle mål og strategier (Firmaidrætten i Bevægelse) for, hvordan vi i firmaidrætten til stadighed kan udvikle os på kommunikationsområdet. 5. Firmaidrætten som arbejdsplads Som et led i udviklingen mod at arbejde strategisk med kommunikation har vi opstillet nogle mål og strategier, som danner rammen om den interne kommunikation i forbundet. Alt i alt skal dette tjene til en styrkelse af arbejdspladsen Dansk Firmaidrætsforbund, hvor ledergruppen, øvrige medarbejdere og den centrale ledelse har et kommunikativt udgangspunkt for den fælles opgave, det er at løfte forbundet. Ønsket er at kvalitetssikre og skabe gode betingelser for Dansk Firmaidrætsforbund som arbejdsplads og opretholde engagement og et højt serviceniveau. Hvad er målene? At møde hinanden med udgangspunkt i de værdier og principper vi sammen har fastlagt som gældende for vores samarbejde. At alle oplever medindflydelse og dialog imellem og på tværs af afdelinger, grupper, udvalg, styrelse og ledergruppe. At Dansk Firmaidrætsforbund er en attraktiv arbejdsplads, hvor de ansatte føler sig respekteret og værdsat. At informations- og kommunikationsniveauet internt i forbundet er tilpasset situationen og i overensstemmelse med modtagers behov. At alle tager ansvar for at søge og viderebringe informationer. At alle har indsigt i forbundets mål og visioner.

9 Hvordan når vi målene? Det gode samarbejde Fælles værdier og principper højner chancen for et godt samarbejde, og alle har et ansvar for, at disse værdier efterleves. I denne sammenhæng er der ikke forskel på ledere, politikere eller medarbejdere. Der tilrettelægges møder i de enkelte afdelinger, hvor værdierne er til debat, og der udveksles erfaringer og oplevelser. Den gode interne kommunikation er med til at sikre tilfredse medarbejdere og et højt serviceniveau. Derfor er dialog og medindflydelse vigtige faktorer. Medindflydelse skaber engagement, og det er i udgangspunktet den enkelte afdelingsleders ansvar at sikre dette. Der tilstræbes en strukturering af arbejdsgangen på opgaveniveau mellem aktuelle samarbejdspartnere, før den sættes i gang for på denne måde at effektivisere og undgå misforståelser. Hvis der opstår konflikter, er den bedste måde at løse dem på at tale om det. Afdelingsledere og tillidsrepræsentant står til rådighed, hvis de kan hjælpe. Det er vigtigt, at alle har respekt for hinandens arbejdsområder og ser disse som ligeværdige. Alle medarbejdere er forskellige og udgør en vigtig brik i det store spil. En udnyttelse af hinandens ressourcer og en respekt for forskellighed skaber det mest frugtbare samarbejde. Udvikling og bevarelse af det gode samarbejde sker gennem konstruktiv feedback, og det er vigtigt, at alle tager del i denne proces. Yderligere bør samarbejdsudvalget inddrages, når der diskuteres udvikling af de interne arbejds-, sikkerheds- og velfærdsforhold. For at løse opgaver i fællesskab er det nødvendigt at kende forbundets overordnede mål og vision. Et samarbejde vil altid være bedre, hvis man er enige om, hvilken vej man skal bevæge sig. Information imellem de ansatte Informationsniveauet skal tilpasses de aktuelle situationer, så den enkelte er i stand til at udføre sit arbejde mest formålstjenligt. Det betyder, at det kan være hensigtsmæssigt at vurdere, hvorvidt den information, man ønsker at viderebringe, er nødvendig og et udtryk for et egentligt behov hos modtageren. En al for massiv informationsmængde kan skabe større forvirring, end hvad godt er, og derfor er disse overvejelser gode at medtænke, før man sender information af sted. Det tilsigtes, at alle informerer til rette tid, så der hverken kommer informationer ud for tidligt eller sent. For tidlig afsendt information kan resultere i rygte- og mytedannelse. Derfor bør det overvejes nøje, hvornår det rette tidspunkt indfinder sig, så eventuel rygtedannelse kommes i forkøbet og et tillidsfuldt klima imødekommes. For sent afsendt information kan blive gamle nyheder og på denne måde miste sin berettigelse og blive uinteressant. Referater kan være et eksempel på information, der bliver uinteressant, hvis de udsendes for sent. Dog må der tages højde for, at referater ofte kræver godkendelse af de fremmødte, hvorfor ekspeditionstiden kan blive lidt længere end ønsket. Den ønskede tilstand er,

10 at information behandles og afsendes med omtanke for situationen og de personer, der er involveret i denne. Det kan være gavnligt at skelne mellem henvendelsesformer, når man ønsker at videregive information til hinanden. Igen kan situationen og opgavens karakter være afgørende for hvilken metode, der er bedst. Telefon, mail og den personlige samtale har hver sine fordele som henvendelsesformer, og passer til forskellige situationer. Og det kan være gavnligt at tænke over, hvilken form man vælger. De ansatte får samtidig, gennem mandagsmøder og månedsrapporter fra konsulentgruppen, indsigt i hinandens arbejdsområder. Videns- og erfaringsdeling Videns- og erfaringsdeling skaber et solidt grundlag for en mere kompetent arbejdsgang. Det gør de ansatte bedre rustet til at servicere foreningerne og i det hele taget at løse opgaver mere kvalificeret. Det er blandt andet gennem intranettet herunder månedsrapporter, bladet/magasinet Firmaidræt, mandagsmøder, afdelingsmøder, personalemøder og diverse sociale og faglige arrangementer, at disse udvekslinger foregår. De ansatte er ansvarlige for, at alle informationer bliver udvekslet og videregivet til de rette personer i forbundet. I kommunikative redskaber, sidst i politikken, uddybes den aktuelle interne mødekultur i forbundet. Yderligere har Samarbejdsudvalget til opgave at udvikle og fremme de interne informationsformer, så alle ansatte er orienteret om arbejdet i samarbejdsorganerne. Udvikling Udfordringer og mulighed for udvikling for den enkelte skaber glade, engagerede og selvstændige ansatte. Det er ledergruppens og de øvrige medarbejderes fælles opgave at imødekomme dette, så den enkelte oplever, at der er plads til udvikling, og at udfordringerne er i overensstemmelse med behov for samme. En gang årligt afholdes MUS-samtaler, hvor disse behov kan afstemmes og det tilstræbes, at der indimellem samtalerne bliver fulgt op på de fælles mål, man har sat. Samtalerne skal være et udviklingsredskab for ledergruppen såvel som øvrige medarbejdere, og der sigtes således mod, at begge parter oplever en udvikling i kraft af samtalerne. Hvem er ansvarlig for målopfyldelsen? Alle ansatte er ansvarlige for, at de fælles værdier og principper efterleves og herigennem sørger for, at firmaidrætten bliver en attraktiv arbejdsplads, hvor man føler sig værdsat og respekteret. Ledergruppen har det overordnede ansvar for at skabe de rette rammer for den interne kommunikation. Alle er ansvarlige for, at informationer kommer ud til rette personer, på rette måde, til rette tid. Ledergruppen har ansvaret for at informere medarbejdere om ændringer eller nye tiltag så hurtigt som muligt, under hensyntagen til situationen. Alle har ansvar for at opsøge og dele viden og information på deres eget

11 arbejdsområde. Ledergruppen har ansvaret for, at flest mulige medarbejdere i firmaidrætten kender til forbundets mål og visioner. Det overordnede ansvar for at sikre medindflydelse og dialog ligger hos de styrende organer i forbundet, således ledergruppen, styrelsen og den centrale ledelse. Grundet forbundets relativt lille størrelse og ønsket om dialogbaseret udvikling, findes der ikke deciderede målinger af den interne kommunikation eller medarbejdertilfredshed, hvorfor målepunkterne netop har udgangspunkt i møder og samtaler. Hvilke målepunkter benyttes? Jævnlig dialog og møder i de enkelte afdelinger skal sikre, at værdier, principper, mål og visioner sættes på dagsordnen og diskuteres, så de bliver en mere integreret del af hverdagen. Dialog, møder og feedback skal sikre tilfredsheden med den interne kommunikation, og at informationer sendes af sted på målrettet og strategisk vis. Igennem MUS-samtaler skal afdelingsleder og medarbejder i fællesskab afstemme forventninger for herigennem at forsøge at gøre firmaidrætten til en attraktiv arbejdsplads. 6. Firmaidrætten som serviceorganisation Som et led i udviklingen mod at arbejde strategisk med kommunikation, har vi opstillet nogle mål og strategier, som danner rammen om den eksterne kommunikation i forbundet. Kontakten med de frivillige ledere og de ydelser vi tilbyder, er i centrum. Det er vigtigt, at denne interessegruppe ved, hvad firmaidrætten står for, og hvordan vi ønsker at fremme samarbejdet samt relationen og kommunikationen i denne sammenhæng. Ønsket er samtidig, at der helt overordnet finder en dialog sted, som netop kan udvikle forbundet og sikre, at vi følges ad mod den fælles mission (formål), som er at motivere arbejdspladserne til firmaidræt og sundhedsfremme. Hvad er målene? At de frivillige ledere oplever firmaidrætten som troværdig mod de værdier og principper, som internt er fastlagt. At de frivillige ledere oplever et højt og professionelt serviceniveau i forbundet. At forbedre og fastholde en dialog med de frivillige ledere, som fremmer udviklingen og inddragelsen og skaber en fælles enhed omkring firmaidrætten. At informations- og kommunikationsniveauet er tilpasset de aktuelle behov.

12 At det grafiske udtryk er ensartet og i overensstemmelse med forbundets designmanual. Hvordan når vi målene? Målrettet kommunikation og information Det er vigtigt, at al information og kommunikation til og med de frivillige ledere er målrettet. Det betyder helt overordnet, at der bør tages udgangspunkt i, hvem man ønsker at henvende sig til, og hvad man ønsker formidlet. Det kan således være behjælpeligt at afdække, hvilket medievalg, der er mest hensigtsmæssigt at benytte sig af ud fra den konkrete problemstilling. Det kan være foldere, personlig kontakt, elektronisk kontakt som , Foreningsservice eller Nyhedsbreve, Firmaidræt, ForeningsNet m.v. Det er således situationsbestemt, hvilke medier man finder hensigtsmæssige, men overvejelser om dette er et godt udgangspunkt. Gennem et ensartet grafisk udtryk, som grundfæster sig i forbundets designmanual, er der eksempler på, hvordan man kan henvende sig. Samtidig efterstræbes det, at mødet med de frivillige ledere, uanset kommunikationskanal, er karakteriseret af dialog, forandringsparathed, respekt, engagement og teamwork. De frivillige ledere såvel som forbundets ansatte benytter sig af designmanualen i ønsket om at ensrette det grafiske udtryk i forbundet. Det er derfor også muligt, for begge grupper, at få gode råd og vejledning i firmaidrættens kommunikationsafdeling, hvis der er brug for det. Interne redskaber til understøttelse af det strategiske arbejde med kommunikation, som forbundets designmanual, findes på Dansk Firmaidrætsforbunds hjemmeside. Yderligere redskaber som konkretisering og uddybning af indhold og mål- og interessegrupper findes i slutningen af kommunikationspolitikken. Henvendelsesform Information fra forbundet bør være formidlet i et klart og letforståeligt sprog, så budskabet er gennemskueligt. Der er mange forskellige foreninger og hermed frivillige, der skal informeres og kommunikeres med, så sprogformen afhænger naturligvis af, hvem der skal modtage informationen. Når dette tages i betragtning, er der større chancer for succes. Det betyder, at faglige termer, uanset hvilket fagområde der er tale om, benyttes når afsender ved, at modtager er bekendt med de konkrete termer. For at komme ovenstående i møde er det vigtigt, at eventuelle henvendelser om misforståelser fra de frivillige ledere tages til efterretning, så det i fremtiden kan forbedres. Dialog med forbundet Dialog mellem forbundet og de frivillige ledere sker primært gennem møder, mails, besøg i foreningerne og ved telefonisk kontakt. En konstruktiv og hensynsfuld dialog, der er præget af respekt og ligeværdighed, fordrer et godt samarbejde og en positiv udvikling, og disse aspekter bør være nøgleordene i denne sammenhæng.

13 Gennem dialog får forbundets ansatte større indsigt i de frivilliges dagligdag og de områder, som ønskes forbedret og kan på denne måde yde en bedre service og rådgivning. Således er det forbundets ønske at benytte de frivilliges forslag og feedback aktivt i de løbende forbedringer, der er på serviceområdet. Et eksempel på denne inddragelse kan være de frivillige involveredes evalueringer af gennemførte aktiviteter og kampagner heromkring. Herved har forbundet mulighed for at udvikle og forbedre sig på områderne. Det ønskes, at de frivillige ledere til enhver tid har mulighed for at komme i kontakt med og få rådgivning fra forbundet. Det tilstræbes derfor, at der gives svar på mails inden for 24 timer, hvis ikke der gives autosvar, fordi pågældende modtager er bortrejst eller lignende. Den telefoniske kontakt er altid mulig i forbundets åbningstid, og for konsulenterne gælder desuden, at de står til rådighed uden for denne åbningstid. Telefonbetjeningen bør være venlig og effektiv, så kontakt til og mellem rette personer etableres hurtigt og behjælpeligt. Tilgængelig information og redskaber Firmaidrættens aktiviteter foregår lokalt, og derfor skal de frivilliges arbejde understøttes med relevant og tilgængelig information. De frivillige ledere har krav på at vide, hvad der arbejdes med i forbundet og mod hvilke mål. Gennem Foreningsservice og ForeningsNettet søger firmaidrætten at imødekomme dette. Foreningsservice redigeres af forbundets redaktør, og i samarbejde med kommunikationskonsulent og sekretær udsendes dette efter behov. De frivilliges forslag til ændringer eller tilpasninger af informationsniveauet bør inddrages i debatter om optimeringen af området. På ForeningsNettet er der også mulighed for at hente de fornødne værktøjer om mere praktiske anliggender, som er nødvendige for de frivillige ledere, så de har de bedste rammer at arbejde inden for. En jævnlig opdatering af disse værktøjer er nødvendig i denne sammenhæng. Gennem ForeningsNettet og Firmaidræt har alle frivillige også mulighed for at orientere sig om, hvad der foregår i andre foreninger. På denne måde søges der mod at skabe et højt serviceniveau og et tilpasset informationsniveau. Som det sidste punkt i politikken, under kommunikative redskaber, er der beskrevet, hvilke informationer og redskaber disse medier indeholder. Vigtigst af alt er det, at de frivillige får de informationer, de har brug for og til enhver tid oplever velvillighed fra forbundets side til at hjælpe, hvis der opleves problemer i forhold til indhentning af information eller lignende. Hvem er ansvarlig for målopfyldelsen? De overordnede rammer for at skabe god kommunikation med de frivillige ledere udstikkes af styrelse og ledergruppe, der fælles har ansvar for dette. Alle ansatte har ansvar for, at de fælles værdier og principper efterleves, så firmaidrætten fremstår som en troværdig samarbejdspartner og serviceorganisation.

14 Serviceniveauet bør være højt og professionelt, og det er alle ansattes opgave, at dette imødekommes ved at stå til rådighed og være behjælpelig, når de frivillige ledere har brug for råd og vejledning. Alle ansatte har til opgave at reflektere over, hvem man ønsker at henvende sig til for på denne måde at tilpasse det aktuelle informations- og kommunikationsbehov og yderligere dele egne erfaringer med de øvrige afdelinger, som kan få gavn af disse. Alle ansatte har ansvar for at forbedre og skabe dialog med de frivillige ledere og viderebringe informationer, som fremmer udviklingen i forbundet. Styrelse og ledergruppe har ansvar for, at disse informationer tages til efterretning, så der opstår en naturlig inddragelse af de frivillige lederes synspunkter, når der tages nye beslutninger og sættes nye mål. Alle ansatte har ansvar for, at al information og kommunikation er i overensstemmelse med forbundets designmanual. Herunder er det kommunikationsafdelingens ansvar, at manualen er opdateret og tidssvarende. Hvilke målepunkter benyttes? De enkelte afdelinger afdækker, i takt med nye tiltag og i samarbejde med kommunikationsafdelingen, hvilke behov der er aktuelle i forhold til aktiviteter og information heromkring. Evaluering af indsatser, projekter og kampagner udføres af de enkelte afdelinger skriftligt eller mundtligt med de involverede frivillige ledere umiddelbart efter det pågældende forløb. Kommunikationsafdelingen søger løbende gennem kvalitative og kvantitative målinger at afdække, hvilke interessegrupper, der bør satses på og evalueres i forhold til den eksterne kommunikation og information fra forbundet. 6a. Firmaidrætten som kommunikatør i øvrigt Prioriteringen i denne kommunikationspolitik er lagt med vægt på Dansk Firmaidrætsforbund som arbejdsplads og serviceorganisation. Forbundet har, som det fremgår, flere interessegrupper det ønsker at informere og kommunikere med. Det er et gennemgående ønske fra Dansk Firmaidrætsforbunds side, at omverdenen har et retvisende billede af forbundet som værende professionelt, kvalitetsbevist, tidssvarende og forandringsvilligt. Hvad er målene? At al kommunikation og information er tilpasset den enkelte interesse- eller målgruppe. At der er klare procedurer omkring håndtering af pressen og kontakten til denne.

15 At der skabes synlighed omkring firmaidrætten som forbund og de aktiviteter, der tilbydes lokalt, regionalt og nationalt, og at medlemsantallet herigennem øges. At firmaidrætten opleves som en samlet enhed, og al skriftlig henvendelse sker med udgangspunkt i forbundets grafiske udtryk. Hvordan når vi målene? Det grafiske udtryk og tilrettelæggelse af information og kommunikation For at tænke strategisk i forhold til at sende information ud af huset kan man med fordel overveje følgende aspekter: Hvad er opgaven? Hvad er målet med indsatsen? Hvem henvender vi os til? Hvad skal indhold og budskab være? Hvilke medier ville være hensigtsmæssige at benytte? Hvilke ressourceomkostninger indebærer disse valg? Herved indkredses opgaven og den kan bruges som værktøj til at strukturere projekter, hvor man henvender sig til en større gruppe mennesker. Firmaidrættens grafiske profil, som er konkretiseret i designmanualen, skal sikre sammenhæng i det grafiske udtryk og understøtte ovenstående. Manualen er udarbejdet i overensstemmelse med de værdier og principper, som Dansk Firmaidrætsforbund står for, og er således også et bindeled mellem den interne og eksterne kommunikation. Den grafiske profil er også medvirkende til, at firmaidrætten og forbundets foreninger fremstår professionelle, og at forbundet opleves som en samlet enhed. Uanset om der er tale om breve, brochurer, pjecer, foldere, annoncer, plakater eller lignende skal disse udformes i overensstemmelse med designmanualens retningslinjer til alle interessegrupper. Alle firmaidrættens interessegrupper er meget forskellige, og en konkretisering og forståelse af den enkelte mål- eller interessegruppe, sammentænkt med den enkelte indsats, vil i denne forbindelse være afgørende for, hvilke medier man bør benytte sig af. Når noget sendes ud af huset, er den enkelte ansvarlig for, at det er i overensstemmelse med de krav, der er opstillet i designmanualen. Pressekontakt Som nævnt indledningsvist føler Dansk Firmaidrætsforbund sig forpligtet til at blande sig i og bidrage til den offentlige idrætspolitiske debat omkring firmaidræt og sundhedsfremme. Det primære talerør i denne forbindelse er pressen. Yderligere er pressens interesse vigtig for forbundets synlighed i det offentlige rum. Det ønskes, at samarbejdet med pressen er åbent, ærligt og konstruktivt. Med udgangspunkt i forbundets officielle holdninger, værdier, principper og mål kan formanden, generalsekretæren eller kommunikationsafdelingens afdelingsleder udtale sig til pressen.

16 Konsulenter og afdelingsledere kan i henhold til deres arbejds- og ansvarsområder også udtale sig til pressen, for efterfølgende at meddele dette til nærmeste overordnede. Har man ikke mulighed for at udtale sig til pressen, henvises der blot til formanden, generalsekretæren eller kommunikationsafdelingens afdelingsleder. Har man udtalt sig til pressen, orienteres der om dette i en fællesmail til alle ansatte. Som udgangspunkt er det den enkelte afdeling i samråd med kommunikationsafdelingens afdelingsleder, der vurderer, om pressen skal kontaktes i forbindelse med nye projekter og indsatser. Bestemmer man at inddrage pressen, bør dette overvejes fra begyndelsen, og alle involverede medarbejdere underrettes. Forbundets kommunikationsafdelings afdelingsleder, kommunikationskonsulent og redaktør står til rådighed i forbindelse med formidling af kontakt til pressen, herunder pressemeddelelser, og er behjælpelig med øvrig håndtering af pressen. I relation til bladet/magasinet Firmaidræt, påhviler det redaktøren at udsende relevante pressemeddelelser i god tid, inden bladet udkommer. På Dansk Firmaidrætsforbunds hjemmeside er alle udsendte pressemeddelelser tilgængelige. Krisekommunikation Når en krise rammer, stiger kravene til hurtig og præcis kommunikation. De virksomheder og organisationer, som har forberedt sig på, at en krise kan opstå, står bedst rustet. Men selv i de situationer, udvikler krisen sig ofte uventet. Kriser mindsker virksomheders og organisationers råderum og arbejdsbetingelser. Fælles for alle kriser er, at kendte rutiner ikke slår til. Man kontrollerer ikke alt, som påvirker krisens forløb. Alt sker vældig hurtigt, og der opstår et ekstremt behov for tydelighed og præcision i kommunikationen. Ved kriser bedømmes virksomheder og organisationer oftest efter, hvorledes krisen håndteres ikke efter hvorledes krisen er opstået. Af eksempler på kriser, som kan ramme Dansk Firmaidrætsforbund kan nævnes dødsfald, ulykker, doping og pædofili i forbindelse med vores aktiviteter samt tab/udslip af fortrolig information, spredning af falsk information, konkurrenceforvridning, rygtekampagner, svindel, tyveri, bestikkelse og økonomiske vanskeligheder m.m. I krisesituationer gælder ligesom for den generelle pressekontakt, at formanden, generalsekretæren og kommunikationsafdelingens afdelingsleder med udgangspunkt i forbundets officielle holdninger, værdier, principper og mål kan udtale sig til pressen.

17 I tilfælde, hvor konsulenter, afdelingsledere eller øvrige medarbejdere kontaktes af pressen, og vurderer, at der er tale om en krisesituation, henvises journalister i nævnte rækkefølge til formanden, generalsekretæren eller kommunikationsafdelingens afdelingsleder. Der vil være krisesituationer, hvor konsulenter og afdelingsledere ikke kan nå at briefe den person, der skal håndtere krisesituationen over for pressen (formanden, generalsekretæren, kommunikationsafdelingens afdelingsleder), men generelt tilstræbes det, at en sådan briefing har fundet sted, og hvis nødvendigt løbende finder sted i kriseforløbet, så de presseansvarlige i krisesituationen har det bedst mulige udgangspunkt for at håndtere pressen og dermed omverdenens syn på firmaidrætten i den givne situation. De tre nævnte personer, som er presseansvarlige i krisesituationer, har ansvaret for at informere hinanden om samtlige pressehenvendelser under en given krise. Det kan være svært for den enkelte medarbejder at vurdere, om der er tale om en krisesituation, når man får en henvendelse fra pressen. Reglen er her, at er man det mindste i tvivl om, hvorvidt den pågældende sag kan karakteriseres som en krise, eller har potentiale til at udvikle sig til en krise, da rådfører man sig med kommunikationsafdelingens afdelingsleder, inden man udtaler sig til pressen. Firmaidrættens kommunikationsafdeling har udarbejdet en fast procedure for håndtering af pressen i krisesituationer henvendt til formanden, generalsekretæren og kommunikationsafdelingens afdelingsleder. Denne procedure danner, sammen med løbende medietræning i håndtering af krisesituationer, fundamentet for de tre nævnte personers håndtering af kriser i Dansk Firmaidrætsforbund. Herudover kan formanden og generalsekretæren i enhver krisesituation løbende søge råd og vejledning hos kommunikationsafdelingens afdelingsleder. Synliggørelse Synlighed opnås ikke kun gennem pressen. Forbundet søger gennem enkelte indsatser og kampagner at gøre opmærksom på sig selv og de tilbud, der forefindes i forbundet og dets foreninger. Hvem er ansvarlig for målopfyldelsen? Alle har ansvar for, at designmanualen følges, og at mål- og interessegrupper er afdækket, så information og kommunikation kan målrettes og tilrettelægges bedst muligt. Ansvaret for kontakt med pressen ligger først og fremmest hos kommunikationsafdelingens afdelingsleder. I krisesituationer ligger ansvaret for kontakt med pressen hos formanden, generalsekretæren og kommunikationsafdelingens afdelingsleder. Herudover står forbundet bag alle medarbejdere, der udtaler sig til pressen inden for deres fagområde.

18 Med hjælp fra kommunikationsafdelingen har alle afdelinger ansvar for at tage initiativ til kampagner og information vedrørende hvert enkelt projekt, for herved at bidrage til synliggørelsen af de aktuelle tilbud, der eksisterer i forbundet og foreningerne. Selve tilrettelæggelsen og udførelsen af synliggørelsen står kommunikationsafdelingen for. Hvilke målepunkter benyttes? Hvis kriser opstår jævnlige evalueringer af krisernes håndtering Årlige målinger af hvor ofte firmaidrætten optræder i medierne Jævnlige målinger af firmaidrættens kendskabsgrad 7. Ansvar og opfølgning Vi ønsker at udvikle vores evne til at kommunikere internt såvel som eksternt i forbundet, og det betyder, at vi alle er ansvarlige for at skabe god intern kommunikation. Ansvaret for at skabe rammerne for den gode kommunikation ligger dog overordnet hos styrelse og ledergruppe. Hvad angår kommunikationspolitikken, har alle ansatte i Dansk Firmaidrætsforbund også et ansvar for, at den til stadighed fornyes, så der hele tiden kan skabes et retvisende billede af forbundets kommunikationsarbejde. Det betyder helt konkret, at hvis man oplever uoverensstemmelser mellem hverdagen og det beskrevne i politikken, så er den ønskede situation, at den enkelte påpeger dette overfor kommunikationsafdelingen, der har det afgørende ansvar for, at politikken opdateres. Kommunikationspolitikken revideres og opdateres således løbende, hvis der er grund til det. Ved større ændringer sendes kommunikationspolitikken til høring i den centrale ledelse. Vi ønsker på denne måde at imødekomme anvendeligheden af kommunikationspolitikken, så de ansatte netop oplever den som et godt redskab i hverdagen. 8. Kommunikative redskaber Redskab 1 Intern mødekultur i firmaidrætten Informationsmøder Der afholdes følgende interne informationsmøder med deltagelse af de ansatte og Forbundsstyrelsen i Dansk Firmaidrætsforbund: Mindst fire årlige flexmøder, hvor formand, generalsekretæren, ledergruppen og alle ansatte har mulighed for at informere hinanden gensidigt. Her bliver der også fulgt op på initiativer i relation til firmaidrættens foreninger og firmaidrættens stormøder, ligesom der på disse møder kan orienteres om og

19 gensidigt diskuteres arbejdsforhold og arbejdsopgaver af relevans for det samlede personale. Mindst seks årlige foreningskonsulentmøder, hvor formanden og generalsekretæren samt foreningskonsulenterne informerer med vægt på gensidige meddelelser. Disse møder afholdes også som todagesmøder, hvor politiske emner i relation til foreninger m.v. diskuteres. Større emner annonceres på forhånd, og der er mulighed for at behandle aktuelle emner. Der kan indkaldes andre i forbindelse med enkelte punkter på dagsordenen. Cirka 20 årlige ledergruppemøder, hvor der gives indstilling til punkter på styrelsens dagsorden, og hvor ledergrupper diskuterer visioner, mål og økonomi samt tager konkrete ledelsesbeslutninger. Et månedligt redaktionsmøde, der har til formål at optimere brugen af de forskellige kommunikationskanaler i Dansk Firmaidrætsforbund, således at der informeres bedst muligt internt og ekstern i forbundet. Redaktionsmødet skal afdække, hvad de enkelte afdelinger har af aktuelle emner og temaer til den kommende måned inden for følgende områder: Firmaidræt Dansk Firmaidrætsforbund Nyhedsbrev Foreningsservice Pressemeddelelser Til forsiden af forbundets hjemmeside Generelt til upload på forbundets hjemmeside Ugentlige kontormøder (mandagsmøder) med gensidig orientering. Med generalsekretæren som mødeleder gennemgår denne og alle medarbejderne på forbundskontoret ugens program med information om eksterne gøremål og gøremål, der involverer andre medarbejdere, presserende arbejdsopgaver samt møder på kontoret. Redskab 2 Definition af og indhold i medier, samt aktuelle modtagere Dansk Firmaidrætsforbunds hjemmeside er forbundets primære elektroniske talerør til omverdenen og er delt op i tre niveauer: 1) Internettet (offentligt) 2) Intranet (internt på forbundskontoret, styrelsen, foreningskonsulenter og firmaidrætskonsulenter) 3) Extranet (ForeningsNet ovenstående samt udvalg, grupper, idrætsansvarlige, supervisorer samt frivillige ledere i foreninger, regioner og forbund) Ad. 1) Internet

20 Dansk Firmaidrætsforbunds hjemmeside skal bruges som et aktivt medie i firmaidrættens tilrettelæggelse af information og kommunikation. Dansk Firmaidrætsforbunds hjemmeside skal sammen med udgøre omdrejningspunktet for informations- og kommunikationsstrømmen mellem Dansk Firmaidrætsforbund og foreninger, regioner, udvalg og grupper. Alt materiale, der ifølge Dansk Firmaidrætsforbunds kommunikationspolitik er tilgængeligt, skal løbende lægges på hjemmesiden. Det indbefatter bl.a.: Pressemeddelelser Abstrakts af artikler i Firmaidræt Mødeindkaldelser Mødereferater Adresselister Uddannelsestilbud og kurser Aktivitetsoversigter Foldere Dansk Firmaidrætsforbunds lederhåndbog Dansk Firmaidrætsforbunds Idræts- & Motions håndbog (regler m.m.) DM-stævneresultater Onlinetilmelding til DM-stævner, internetaktiviteter og motionskampagner Billeder, logoer og blanketter Designmanual Materialet lægges ud på hjemmesiden af firmaidrættens webjournalist i samråd med involverede ansatte og under ansvar af Dansk Firmaidrætsforbunds afdelingsledere. Dansk Firmaidrætsforbunds webjournalist og redaktør er ansvarlig for, at forsidens layout og informationer er afpasset med aktuelle emner i forhold til firmaidrættens øvrige informations- og nyhedsflow. Ad. 2) Intranet Forbundets intranet er omdrejningspunkt for den interne information og kommunikation. Forbundets ansatte og styrelsen har adgang til dette, og indholdet er blandt andet følgende: Mødereferater Kalenderadministration Nyhedsadministration Modul til udsendelse af referater og pressemeddelelser Månedsrapporter Anden intern information og værktøjer Ad. 3) Extranet (ForeningsNet)