Teknik- og Miljøforvaltningen. Virksomhedsplan

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen Virksomhedsplan

2 INDHOLD Forord...3 Organisation...4 Trivselsmåling...5 Direktionens indsatsområder Fælles indsatsområder for Fælles indsatsområder fra Baggrund og uddybning Teknik- og Miljøforvaltningens økonomi Forside-illustration: Visualisering af den kommende Køge Nord station. Foto udlånt af: COBE, arkitektfirmaet Dissing + Weitling og det rådgivende ingeniørfirma Cowi. 2

3 Forord Fokus på kvalitet i både den daglige drift og i udviklingsprojekter I 2014 ændrede vi organisationsstrukturen i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor ETK og Ejendomscenteret fusionerede som ny stor driftsafdeling. Vi tilpassede ligeledes de øvrige afdelinger, skar ned i antallet af afdelingschefer og moderniserede afdelingsnavnene. Selvom en ny organisationsstruktur skal have tid til at bundfælde sig, var vi med ændringerne godt rustet til at løse vores mange opgaver. Vi tilførte således i 2014 ny værdi til Køge Kommune med starten på det store kvalitetsløft for de kommunale veje og ejendomme. Det sker konkret gennem udnyttelse af de opnåede økonomiske stordriftsfordele, de nye snitflader mellem drift, anlæg og udvikling og med helt nye tilsynsfunktioner for vej- og byggearbejder i Køge Kommune. Vi har også hjemtaget 2 ud af 5 kommunale rengøringsdistrikter og forbereder udbuddet af de øvrige distrikter. Det nye ETK er en realitet, som Køge Kommunes stærkeste kvalitetsgarant for god offentlig service, på vejene, i de kommunale ejendomme og på mange grønne områder. Og i 2015 får synergieffekterne på driftsområdet endnu stærkere bånd til Køge Kommunes beskæftigelsesordninger, når Projektcenter Køge Bugt fra januar 2015 fysisk flytter ind på ETKejendommen på Ørnevej. Det er en spændende mulighed for Teknik- og Miljøforvaltningen til at bidrage endnu mere til Køge Kommunes fælles sociale ansvar. I 2015 fortsætter vi således vores store fokus på den almindelige daglige drift. De store udviklingsprojekter ruller for fuld kraft i Køge Kommune. Og Teknik- og Miljøforvaltningens opgaver med myndighedskontrol, -koordinering og -tilladelser til de mange entreprenører som flokkes omkring os, er stadigt stigende, i takt med at mange projekter i disse år flyttes fra tegnebrættet til virkeligheden. Det er et område med mange opgaver, vi ikke har råd til at nedprioritere. Fx vil vi arbejde med at udvikle en moderne og stærk projektkultur. God borgerbetjening og et erhvervsvenligt klima er et andet vigtigt fokuspunkt for vores arbejde i Lokale virksomheder skal have gode muligheder for at byde på de mange kommunale anlægs- og driftsopgaver. Fokus på effektiv behandling af bygge- miljøansøgninger med det nye system Byg- og Miljø, som blev udrullet i slutningen af 2014 har fortsat høj prioritet. Og vi vil fortsat samarbejde tæt med kommunens erhvervsservice, så den samlede indgang for virksomhederne til kommunens service og myndighedsbehandling bliver en succes. Til det vil vi bruge brugerundersøgelser og kvalitetsmålinger og virksomheds- og brugerinddragelse til løbende at forbedre vores service for borgere og virksomheder i Køge. Det sker i stigende grad gennem selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside, og derfor vil 2015, ganske som året før, også stå i digitaliseringens tegn. Klimaudfordringer er den største trussel mod Køge Kommunes udvikling, velfærd og sundhed. Derfor bliver forvaltningens bidrag til kommende klimaindsatser et vigtigt afsæt for at beskytte de store værdier som disse år er ved blive at opbygget i Køge og mange steder tæt på Køge Bugt. Et bæredygtigt liv er også i fokus i 2015, hvor det Grønne Hus gennemgår en strukturændring og får en vigtig ny rolle som Teknik- og Miljøforvaltningen kan drage nytte af, i form af et endnu tættere samarbejder om grønne initiativer og Agenda 21-arbejdet i vores mange plan og anlægsaktiviteter. Internt i forvaltningen har vi fokus på at medarbejderne, dem der i det daglige møder borgere og virksomheder og samarbejdspartnere, er vores vigtigste ressource. Vi har hver dag mere end 100 borgerhenvendelser om stort og småt, og det er gennem disse henvendelser forvaltningens image skabes. De mange opgaver som skaber en spændende hverdag og travle timer, skal udfoldes i et sundt og godt arbejdsliv for den enkelte medarbejder. Og med løbende fokus på vores vigtige sociale kapital som heldigvis er høj er jeg fortrøstningsfuld for endnu et år med stærkt samarbejde på kryds og på tværs. Vi vil både udforske nye veje til internt samarbejde og sikre at de enkelte teams kan få løst deres kerneopgaver mest effektivt, ved hele tiden at sikre at vores arbejdsprocesser og teknologiske hjælpemidler og nyistandsatte kontorer på rådhuset udnyttes optimalt. Torben Nøhr Teknik- og Miljødirektør 3

4 Virksomhedsplanens periode Virksomhedsplanen er 2-årig, og dækker perioden 1. januar december Og er blevet revideret pr. 31. januar Organisation Det overordnede organisationsdiagram for Teknik- og Miljøforvaltningen ses herunder. I bilag 3 findes et mere detaljeret organisationsdiagram. Fig. 1. Overordnet forvaltningsstruktur Teknik- og Miljøforvaltningen Personale 2015 Teknik- og Miljøforvaltningens personale opgjort pr Personalet der er markeret med *, er aflønnet på driftskonti under Ejendoms- og Driftsudvalget. Øvrigt personale er primært aflønnet under Økonomiudvalget. Tabel 1: Årsværksoversigt Teknik- og Miljøforvaltningen Årsværk Teknik- og Miljødirektør 1,0 Projektchef Køge Jorddepot 1,0 Sekretariatet 13,9 Plan 27,3 Miljø 21,4 Anlæg, inkl. p-vagter (4 årsværk) 29,7 ETK, administration* 12,0 ETK, ejendomme* 49,22 ETK, veje og grønne områder* 61,25 Intern Service (kantine og betjente) 12,0 Teknik- og Miljøforvaltningen i alt 228,77 4

5 Sygefravær Forvaltningens sygefravær har været i faldende over de senere år. Dog ses en lille stigning på 0,1 fra 2013 til Der er stadig rum til forbedring, idet vi har en ambition om at komme ned på under 3 procent i sygefravær. Perioden er opgjort fra 4. kvartal 2012 til 3. kvartal 2013 = 2013 sammenlignet med 4. kvartal 2013 til 3. kvartal 2014 = Der er således en tidsforskydning på 1 kvartal, da vi ved redaktionens lukning ikke havde tal for 4. kvartal. Tabel 2: Sygefraværsoversigt for 2014 sammenlignet med 2013 Fraværsperiode ændring i % Afdeling Teknik- og Miljøforvaltningen 3,7 3,8 0,1 Sekretariat 4,6 3,2-1,5 Plan 3,0 3,2 0,2 Miljø 1,9 3,7 1,8 Anlæg, inkl. p-vagter 5,6 4,1-1,5 ETK 3,3 3,4 0,1 Intern Service 5,0 7,4 2,4 Trivselsmåling I foråret 2014 foretog alle arbejdspladser i Køge Kommune en Trivselsmåling. For Teknik- og Miljøforvaltningen (Rådhuspersonalet + Det daværende ejendomscenter) blev resultatet en medarbejdertilfredshed på 5,5 ud af 7. de overordnede resultater kan ses i figur 2. nedenfor. ETKs driftspersonale blev i april 2014 lagt sammen med ejendomscenterets driftspersonale. Kigger man særskilt på driftspersonalets MTI ligger den på 5,2. Den lille forskel skyldes muligvis et par større organisationsændringer, de senere år, som især har ramt driftspersonalet i både det gamle ejendomscenter og ETK. Der er dog klare indikationer på, at sammenlægning af enhederne i det nye ETK, bærer synergier med sig, der også har positiv indflydelse på trivslen. I 2015 har vi fortsat fokus på social kapital som måde til at arbejde med vores trivsel. De administrative medarbejderes social kapitalindeks ligger med 77 ud af 100, et par point højere end resten af Køge Kommune og vi fortsætter vores fokus på arbejde med at styrke den sociale kapital i hele forvaltningen. Især social kapital-begreberne tillid (80) og samarbejde (79) er parametre vi har arbejdet med, og det kan ses i målingen. Der er muligvis stadig rum til forbedring omkring retfærdighed (70). Her vil vi i 2015 have fokus på hvordan retfærdighed kommer til udtryk gennem opgavedeling ift. ressourcefordelingen. Så arbejdspres og travlhed ikke opleves skævt fordelt mellem de forskellige afdelinger. Det er ledelsens opfattelse at lighed ikke er det samme som retfærdighed og at forskellige medarbejdere med rette bør behandles forskelligt. Det er dog samtidig ledelsens ønske at alle som muligvis oplever uretfærdighed i deres arbejde gør opmærksom på det gennem de kanaler som stilles til rådighed fx TR og AMR-repræsentanter, ledelse, Personaleafdeling mv. Det fortsatte fokus på trivselsarbejdet bliver i foråret 2015 samlet i en APV-redegørelse, som danner rammen for de samlede initiativer der iværksættes lokalt og fra centralt hold i forvaltningen. 5

6 Fig 2. De overordnede resultater for Trivselsmålingen 6

7 Direktionens indsatsområder 2015 DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Det sunde arbejdsliv Stående beredskab mod stress Afdelingschefer og Tillids- og Arbejdsmiljørepræsentanter indgår i beredskabet og kan i samråd henvise medarbejdere med stresssymptomer til BOMI, og FALCK Healthcare mv. løbende Vi har god erfaring med tidlig indsats for stressramte. Lokale initiativer i afdelingerne Alle afdelinger fokuserer på egne fælles sundhedsfremmende aktiviteter i pauser, og skaber rum for fleksibel afvikling af selvorganiserede motionsaktiviteter op til og efter arbejdstid Flere afdelinger bruger allerede kaffepausen kl til at dyrke fælles morgen-gymnastik Deltagelse i større idrætsevents Medarbejdere opfordres til at sætte hold som kan deltage i fx DHL og Køge Stafetterne, Køge på Vægten og andre motionsaktiviteter. Vi planlægger derudover selv afholdelse af en større forvaltnings-motionsevent fx til forvaltningsdagen i februar Der har i de senere år været nedgang i antallet af deltagere til fx DHL stafetten. Vi kan bakke op om lokale initiativer i Køge området for at højne tilslutningen. Røg fri forvaltning Som et forsøg vil vi prøve at motivere rygere til at modtage hjælp til at stoppe Brugertilfredshed Byggesager udgør pilotprojekt for brugertilfredshedsmålinger i forvaltningen. Brugertilfredshedsmålinger indføres systematisk for byggesagsbehandlingen og vurderes i slutningen af året indført på miljøsager mv Interessentanalyse af TMFs omverden Vi vil bruge interessentanalysen som en indikator på hvad vores interessenter synes vi gør godt og hvordan vi kan blive endnu bedre. Analysen foretages af uvildigt firma

8 Fælles indsatsområder for 2015 EGNE INDSATSOMRÅDER Projektkultur og projektstyring Revitalisering af TMFs projektkultur Intern spredning af de nye projektstyringskrav og kompetencer gennem videndeling og opfølgning projektledere uddannet i Plan om opfølgning under udarbejdelse. Forbedring og konsolidering af styringsværktøjer og oprettelse af nye understøttende mødeformer Afholdelse af projektstyregruppemøde hver 14. dag. Forbedring af projektværktøjet projektoversigten 1. halvår 2015 Edagsorden systemet forsøges brugt til formålet. Uddannelse af nye projektledere i forvaltningen Teamledere At styrke projektledelseskompetencerne i forvaltningen og udvikle medarbejdere med projektledelses- og/eller projektleveranceansvar. 2. halvår 2015 Igang Mere kompetence til ledere på niveau 3. Fællesleder forløb, netværk mv. Afklaring af forvaltningens teamleder-niveau, hvordan fordeles kompetencer på niveau 3, og hvordan vil vi styrke ledelsesrummet for teamledere. Fælles forløb for teamledere og nye koblinger til niveau 1 og Miljøafdelingens mission- og vision Status Resultatkrav/delmål Periode Status Miljøafdelingen udarbejdede i 2014 en fælles mission som lyder: Miljø afdelingens mission og visionsarbejde som inspiration for øvrige afdelinger At Miljøafdelingen deler deres tanker og resultater i deres mission- og visionsarbejde med resten af forvaltningen. 1 halvår 2015 Vores opgave er at sikre de fysiske rammer for det gode liv i Køge Kommune. Miljø bidrager hertil ved at passe på naturen, luften, havet, vandløb, søer og grundvandet Hvert team oversatte herefter den fælles mission til indsatsmål for det daglige arbejde med grandvand, natur, miljø, affald og Agenda21 (Se en uddybelse i bilag 4.) ETKs vision- og mission At udforme og indarbejde ny vision og mission for det samlede ETK At den nye organisation ejendomsdrift og vej- og entreprenørdrift opnår fælles retning og samhørighed gennem en fælles mission og vision for ETK Vision og mission blev formuleret i slutningen af

9 Komme godt igennem de mange anlægs- og gravearbejder Koordineret udførelse af de store gravearbejder i Køge Kommune. Endnu bedre styring og opfølgning i de mange graverarbejder og store anlægsaktiviteter I gang især med Banedanmark Ringstedbanen, Fjernvarme-projektet, Køge Kyst, Motorvejsudvidelsen mv. Gravekommunikation Fortsat fokus på udvikling og daglig drift af god kommunikation om vores mange gravearbejder 2015 I 2014 ansattes kommunikatør som delt medarbejder mellem Kommunikationsstaben og Anlægsafdelingen, med henblik på at styrke den daglige løbende kommunikation om anlægs- og graverarbejderne i alt fra skiltning til facebook. Interaktiv borgerinddragelse At høste gevinsterne ved interaktiv borgerinddragelse gennem den digitale Hvidbogs-løsning At mindst fire nye høringsprocesser foregår via systemet som blev brugt på Koege.dk til at samle borgerinput til Affaldsplanen fra Være vært for KTC årsmøde 2015 At afholde et vellykket KTC årsmøde som fremhæver værdier ved Køges igangværende udviklingskurs Nedsættelse af projektgruppe til planlægning og styring af arrangementet Branding af Køge 2. halvår 2015 Koordinering 1. halvår 2015 Fælles indsatsområder fra DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Digitalisering Skabe en god praksis for hvordan afdelingerne hjælper hinanden med at skabe relevant indhold og rydde op, på koege.dk Vi vil sikre en kvalificeret drift af TMFs indhold på koege.dk og øge mulighederne for brugernes selvbetjening Selvbetjeningsløsninger ifølge bølgeplan for digitalisering Sikre en god organisering af vores web-medarbejdere så vi bliver mindre sårbare overfor flaskehalse i hjemmeside-arbejdet Fx skal implementere selvbetjeningsløsningen Byg- og Miljø: så det bliver 1. og 2. halvår halvår 2015 I 2013 og 2014 tog vi ifm. lanceringen af det Koege.dk site, en stor tørn på opgaven. Løbende ændringer ift. systemudruling jf. Digitaliseringsbølgerne se nedenfor. personalemæssig sårbarhed i weborganiseringen i 1. halvår 2015 betyder at opgaven må sættes på standby. Byg og Miljø er fuldt implementeret. Dog er 1 Revideret, med seneste status pr. januar

10 nemmere for byggeansøgere at få overblik over hvilke forhold, der skal være opfyldt og oplyst i forbindelse med en ansøgning. systemet ikke uden mangler, der arbejdes på processer for imødegåelse af disse. Se oversigt over yderligere selvbetjeningsog digitaliseringsprojekter som udmøntes i Teknik- og Miljøforvaltningen i bilag 2. Udfordring med ikkeindscannede bygningsdokumenter skal afklares én gang for alle ift. at lette byggesagsbehandlingen. Følgende delmål skal sikres: Giv et praj funktionen skal være vores primære kanal for betjening af borgerhenvendelser som hidrører driftsopgaver Ekstra informationskampagne om løsningen når den er klar som APP -Intern organisering, snitflader til driftsorganisation og det nye Call- Center i den nye afdeling for Vej, Park og bygningsdrift på Høgevej 9. -Udvikling af selve systemet, synkronisering med omstillingssystemet (IVR) og tilpasning/smartere arbejdsgange -Kommunikation: Kanalstrategi skal være offentlig kendt for borgere og brugere (gerne via flere medier) løbende Projektet er gennemført og løsningen er i drift. Løbende forbedringer implementeres i 1. halvår Fortsætte vidensindsamling om vores brugere og borgere gennem tilfredsheds-, holdnings- og adfærdsundersøgelser. Spørgeskemaer, fokusgrupper mv. fx på Affaldsområdet. Ny viden skal sikre at vi fokuserer på det vigtige og afdække behov for nye digitale løsninger på det tekniske område Gik i gang i løbet af 2. halvår Fortsætter i 2014 og 2015, hvor også andre undersøgelser skal foretages fx på Drift af Vej, Park og Ejendomme. Kommunikationsstaben satte arbejdet på standby men forventes taget op til fornyet indsat, hvor det giver mening, i løbet af Vi vil udarbejde en pjece, video el. lign. som fortæller borgeren om, hvad vi kan hjælpe med, og hvad den gode borger selv kan gøre på hjemmesiden At understøtte ønsket om at flere borgere betjener og holder sig selv informeret via koege.dk. Sikre at forvaltningens opgaver er kendte, borgerne ved hvor de skal henvende sig, og tage hul på dialogen og inddragelsen af alle borgere der har interesse for at hjælpe os med at gøre ting smartere, billigere og bedre på det tekniske område 2015 Blev udsat i Afventede bla. Info om selvbetjeningsløsningen Byg og miljø Forventes løst med hjælp fra et kommunikationsfirma. Ledelsesgrundlag Gøre Ledelsesgrundlaget levende og brugbart i TMF-sammenhæng. Spørgsmål vi skal kunne besvare i løbet af 2014: Hvordan arbejder chefgruppen med ledelsesgrundlaget og hvilken sammenhæng har principperne og hvilke vægtes højest i TMFs ledelse? 1. og 2. halvår 2014 og forsætter i 2015 Chefgruppen arbejdede med ledelsesgrundlaget ifm sommerens chefseminar Tages op løbende. Fx på Forvaltningsdagen

11 TEKNIK- OG MILJØFORVALTNINGENS INDSATSOMRÅDER Ny Politisk Virkelighed Afdække de nye byrådspolitikeres behov og sammen afprøve forskellige Understøtte de nye udvalg modeller og former i den 1. og 2. halvår på det tekniske område politiske betjening Løst de nye udvalg er kommet godt i gang. Afstemme forventninger med de nye udvalg Opbygge gode relationer mellem politikere og forvaltning Tilrettelægge og afvikle studierejser for EDU og TMU Bilaterale møder og introprogram 1. halvår Bilaterale møder og introprogram Løbende Løst. Løst. Ny organisering i Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre at vores organisering stemmer overens med de politiske og økonomiske krav til vores opgavevaretagelse og visioner for det tekniske område Afklare snitflader i den nye organisation og til andre interessenter for den nye driftsmodel Foretage nødvendige justeringer i den daglige drift på Ejendoms- Vej og Parkområdet. At klarlægge samarbejdsrelation til PC Køge Bugt 1. halvår 2014 Løst. 2. halvår 2014 Løst Evaluering i foråret Sikre en god proces for en ny organisering Inddragelse gennem FMU, TR og faglige organisationer, spørgemøder, god kommunikation mv. 1. og 2. halvår Løst. Evaluere organisationstilpasningen Foretage en involverende evalueringsproces som afsøger nytilkomne synergieffekter og fokusere på endnu flere forbedringer i koordinering mellem fx drift og anlæg. Ultimo 2014 Udsat til april 2015, på opfordring fra FMU og LMU. Social kapital Vi vil arbejde med social kapital og sikre arbejdsglæde i forvaltningen på trods af forandringer, arbejdspres og kompleksitet Minimum 1 forvaltningsdag og en række afdelings- og chefseminarer med fokus på social kapital og andre trivselsfaktorer. FMU fokuserer løbende på både arbejdsmiljø, sygefravær og trivsel. Gerne på nye måder. løbende Er et løbende fokus i både afdelingerne og hele forvaltningen og nu også en del af Køge Kommunes fælles ledelsesgrundlag. Afdelingsseminarer i 2014 og Forvaltningsdagen Vi samarbejder med interne udviklings- og organisationskonsulenter og personaleafdelingen for at understøtte et fælles tværkommunalt fokus på trivselsparametrene i social kapital Proaktiv kommunikation Vi forsætter vores fokus fra Nåede for første gang målet med en samlet 2013 på TMFs kommunikation PR Score på +30 løbende PR score for Køge Kommune på +30 i og PR score og målretter brugen af medierne yderligere Fortsætter i 2015 fx med flere historier til 11

12 regional, national og fagpresse i samarbejde med Kommunikationsstaben. Vi har mange samarbejder og mødeformer med borgerne som fungerer rigtig godt. Fx Ravnborgsspringcenter, Busgrupper, Trafiksikkerhedsgrupper og andre borgerpaneler. Det der virker godt i disse former skal vi forstærke. Målrettet dialog med øvrige borgergrupper og interessenter fx ifm. bedre drift og vedligeholdelse af vores fælles ejendomme, veje og parker Dialog med udvalg om hvor og hvem man kan inddrage i disse fora løbende Vi har allerede gode erfaringer her, fra den tidligere byrådsperiode, at bygge videre på. Arbejdet med Herfølge Bydelsplan udfoldes konkret på denne måde i Projektkultur God styring af både små og store projekter og opstart af en effektiv og bæredygtig projektkultur Implementering og fortsat arbejde med Projektoversigten og projektstyringsmøderne. Samarbejde med Analyseenheden/It afd. om smartere og bedre fælles overblik på projekter, som går på tværs af forvaltningerne. Løbende Løst. I 2014 uddannede vi 12 nye projektledere i TMF. Og Projektkulturen får yderligere fokus i Se i øvrigt nyt indsatsområde for Baggrund og uddybning - Afdelinger Plan Chef: Casper Toftholm Service overfor borgere og virksomheder. Det seneste år har kommunens samlede borgerservicemodtagelse været en realitet. For byggesagsbehandlingen har det betydet, at borgerne skal henvende sig i borgerservice og ikke direkte i afdelingen. Derudover er der oprettet et hotline-nummer, som benyttes af borgerservice samt til personlige og telefoniske henvendelser. Begge disse tiltag har haft positiv effekt på byggesagsbehandlernes ro til at fordybe sig i sagerne. Kommunikation og dialog For at blive bedre rustet til den svære samtale som kan opstå i forhold til borgere og virksomheder, igangsættes et projekt af ½ dags varighed med "point of view", som vil give brugbare redskaber til den gode spørgeteknik og til nedtrapning af konflikter. Projektet forventes opstartet i foråret Borgertilfredshed For at få mere viden om hvad borgerne forventer og sætter pris på i kommunikationen med kommunen, er der igangsat et evalueringsprojekt i samarbejde med firmaet Aspekt. Ved alle henvendelser til byggesagsbehandlerne, får borgerne et spørgeskema enten via eller sms, hvor der er 5-6 spørgsmål, som spørger ind til deres oplevelse af kommunikationen og kommunens sagsbehandling. Denne viden er nyttig i ønsket om at sikre og forbedre borgertilfredsheden. Evalueringsmetoden skal løbende udbredes til flere afdelinger i forvaltningen. Projektet blev opstartet i byggesagsteamet den 15. januar 2015, og der er på nuværende tidspunkt ikke indkommet tilstrækkeligt tilbagemeldinger til at kunne vurdere udbyttet. Farvekoder i Erhvervssager Når en erhvervsansøgning modtages og gennemgår den første screening, bliver den tildelt en farve (rød, gul, grøn), som gives ud fra sagens kompleksitet og dermed forventet sagsbehandlingstid. Dette giver ansøger en mulighed for at planlægge det videre forløb i byggeriet, samt en større 12

13 forståelse for hvad en byggesag kan indeholde af høringer, dispensationer mv. Projektet blev opstartet i efteråret Gebyr efter forbrugt tid. Pr. 1. januar 2015 er det et lovkrav at byggesagsgebyr skal opkræves efter forbrugt tid. Ministeriet er dog endnu ikke fremkommet med retningslinjer for hvordan gebyrberegningen skal foregå, samt efter hvilke kriterier der må opkræves gebyr. Indtil disse retningslinjer er på plads, har kommunen efter vejledning af KL, valgt at medsende afgørelsen et brev hvori der står beskrevet, at der efterfølgende vil blive fremsendt en opkrævning. Hvis det trækker ud med at få ministeriets retningslinjer, vil kommunen være nødsaget til at opkræve gebyr ud fra den viden, vi har på nuværende tidspunkt og dermed muligvis være nødt til at efterregulere sidenhen. I forbindelse med gebyrberegningen, har byggesagsteamet arbejdet med KL om optimering af arbejdsprocessen i byggesagsbehandlingen. Denne proces vil munde ud i oprettelse af en styrings "sø", så det ikke er den enkelte sagsbehandler som mærker sagspresset, men det samlede team som har et fælles ansvar. Projektet blev opstartet i efteråret 2014 og er stadig i gang. Byg og Miljø Byg og Miljø portalen er ved lovkrav pr. 1. december 2014 indført i samtlige kommuner for at sikre en ensartethed kommunerne imellem. Portalen skal guide borgerne igennem ansøgningen og være med til at sikre, at kommunen modtager fyldestgørende materiale. Byggeteamet oplever, på trods af børnesygdomme, at det er blevet nemmere at håndtere ansøgningerne. Landzoneadministration Der er indgået aftale med Rambøll om udarbejdelse af hhv. vejledning for Landzoneadministration samt Landdistriktspolitik. Projektet pågår og forventes at forløbe i hele Køge Nord Planlægningen af det 130 ha store nye byudviklingsområde i Køge Nord begynder at tage form. De mange forarbejder, der skal medvirke til at der i løbet af de næste år skabes en ny og bæredygtig bydel i Køge Kommune, vil i 2015 blive mere konkrete. Der afholdes et visionsseminar for Byrådet i marts 2015 med det formål, at skabe rammerne for en overordnet helhedsplan for Køge Nord. Helhedsplanen tænkes opdelt i 2. En for erhvervsområderne og en for centerområderne med op til boliger. På baggrund af Byrådets tilkendegivelser udarbejdes der forslag til en helhedsplan. Sideløbende med disse tiltag arbejdes der videre med at sikre kommunens arealinteresser. Digitalisering mv. Planafdelingen koordinerer også forvaltningens bidrag på digitalisering- og selvbetjeningsområdet, og der henvises til bilag 2, for en nærmere beskrivelse af de igangværende digitaliseringsindsatser. Miljø Chef: Bjarne B. Svendsen Kerneopgaverne for Miljøafdelingen er tilsyn med virksomheder, vandværker, fredede områder, natur og meget mere plus behandling af ansøgninger om tilladelser eller dispensationer efter miljølovgivningen kort sagt myndighedsopgaver. Store projekter Netop kommunens rolle som myndighed har indvirkning på de mange store projekter, som lige nu er i gang. Køge Kyst-byggeriet foregår på ofte kraftig forurenet jord og forudsætter derfor tilladelser efter jordforureningsloven. Det nye sygehus bliver leverandør af en særlig kompliceret blanding af spildevand med medicinrester. Derfor er en udledningstilladelse ikke ukompliceret. De nye infrastrukturprojekter larmer, mens de står på. Kommunen skal nikke til stærkt støjende aktiviteter om aftenen og natten for at sikre, at borgerne generes mindst muligt. Kort sagt de mange projekter kaster en masse myndighedsopgaver for miljøafdelingen af sig. 13

14 Affald Et særligt fokusområde i 2015 bliver affaldsområdet. Køge Kommune og resten af landets kommuner skal indføre nye ordninger, som får Danmark til at gå i nul med hensyn til affald. Eller sagt på en anden måde vi skal blive så gode til at sortere vores affald, at alt hvad der kan genanvendes også bliver det. Affald bør genbruges og ikke brændes. Opgaven er kompleks og stor og skal ske i tæt samarbejde med Kara/Novoren og de øvrige medlemskommuner. Vandløb Et andet fokusområde bliver vandløbsområdet. Første vandplan er nu vedtaget og anden vandplan er i høring. Begge kaster en masse særskilte indsatser af sig, som kommunen skal gennemføre. Klimatilpasning Sidst men ikke mindst er klimaet et særligt fokus. Køge By er udsat for stormflod fra havet. Derfor skal der udarbejdes mange forslag til sikring af byen fordelt på forskellige forebyggende indsatser. F.eks. højvandslukker ved å-udløb, måske diger og lignende fysiske indretninger. Miljøafdelingens vision I 2014 udfoldede vi vores egen mission ud fra forvaltningens overordnede sætning: Vores opgave er at sikre de fysiske rammer for det gode liv i Køge Kommune Miljø bidrager hertil ved at: Passe på naturen, luften, havet, vandløb, søer og grundvandet. Hvert team oversatte herefter den fælles mission til indsatsmål for det daglige arbejde med grandvand, natur, miljø, affald og Agenda21. Det arbejde har gjort meget for medarbejdernes oplevelse af den retning miljøarbejdet har i forvaltningen og er med til at skabe fokus på de sager, som er højst prioriterede. Visionsarbejdet har givet os erfaringer som vi vil dele med forvaltningens øvrige afdelinger i Anlæg Chef: Connie Graul Cykelhandleplan Afsluttet i Grøn Plan Grøn Plan er betegnelsen for en analyse over Kommunens Grønne og Blå rekreative værdier og deres sammenhæng. Analysen foretages over de næste år med henblik på at skabe en sammenhængende parkpolitik, ligesom vi har for trafikplanlægning. Udsat. Trivselsundersøgelsen for Anlægsafdelingen i foråret 2014 viste blandt andet, at der kunne være behov for at sætte fokus på følgende to temaer Kvalitet og Helbred og velbefindende. Anlægsafdelingen har derfor sat fokus på disse temaer i forbindelse med et trivselsseminar i november 2014, og vil gerne arbejde videre med temaer i Kvalitet Under kvalitetstemaet vil Anlægsafdelingen gerne arbejde med følgende tre punkter: Forventningsafstemning. Her vil vi fokusere på de enkelte opgavers formål og hensigt. Projektlederen skal sørge for at få afstemt hvad der forventes, når en opgave igangsættes. F.eks. stille en række hv-spørgsmål til opgavestilleren. Der skal også ske den nødvendige delevaluering løbende afstemning, altså kører projektet stadig på det rigtige spor. 14

15 Øge arbejdsfællesskabet. Danne makkerpar på alle større bygge- og anlægsprojekter, opsøge vidensdeling og erfagrupper, klarlægge grænseflader Lave værktøjskasse. Samle paradigmer for rådgiveraftaler, entreprenøraftaler, tjeklister mv. på et fælles drev eller kjukken. Til opgaven hyres hjælp udefra. Helbred og Velbefindende Helbred og velbefindende afhænger af såvel fysiske som psykiske faktorer, og at trivsel på arbejdspladsen ikke kun påvirkes af forholdene på arbejdspladsen situationen på hjemmefronten kan også have indflydelse på arbejdslivet. På baggrund af trivselsseminaret og efterfølgende bearbejdning af det indsamlede materiale vil afdelingen arbejde med følgende indsatser og fokusområder. Tydelig opgaveformulering, god opgavestart og fokus på afslutning af opgaver Ledelsesmæssig fokus på prioritering af opgaver Konflikter mellem kolleger (og mellem medarbejder og ledelse) forebygges ved åbenhed, tillid og rettidighed Værktøjer i hverdagen SKAL bare virke, så de ikke medvirker til negativ stress Sammenhold i afdelingen skabes gennem både arbejdsmæssige relationer og sociale arrangementer (kan kombineres ved fx at holde frokostpause sammen) I forbindelse med møder forventes det, at man har forberedt sig ordentligt, således at såvel egen som kollegers arbejdstid udnyttes effektivt Hjemmearbejde bør som udgangspunkt undgås, men hvis der opstår behov herfor, kræver det klare aftaler mellem medarbejder og leder (det er ikke gavnligt for helbred og velbefindende at have tasken fyldt efter fyraften) ETK Ejendomme Teknik Køge Chef: Petter Møller Sammenlægning af ETK og Ejendomscenteret Pr. 1. april 2014 blev i alt godt 150 medarbejdere fra Ejendomscenteret og Entreprenør Teknik Køge lagt sammen til en ny driftsenhed med navnet ETK Ejendomme Teknik Køge. ETK har base på Høgevej og Ørnevej. Formålet med sammenlægningen er, at give borgerne bedre og billigere service, når servicemedarbejdere, gartnere, specialarbejdere og vejfolk arbejder tæt sammen som ét hold. Med sammenlægning får Køge Kommune en større driftsenhed, som giver mulighed for en samlet indsats på skoler og institutioner samt veje og parker. Pr. 1. april 2014 blev der samtidig taget funktioner ud af Teknik- og Miljøforvaltningen, som blev lagt over til ETK. Det betød, at der blev etableret et Call-center og Giv et praj -funktionen blev oprettet. Endvidere betød det, at ETK nu selv udfører opgaverne, disponerer over bevillingerne og foretager prioritering af de opgaver, der skal udføres (bestiller- /udførerfunktion). Samtidig betød det, at vi selv kan træffe beslutninger i akut situationer ved f.eks. vand og oversvømmelser, da vi har fået overført myndighedsopgaven. Call-center og Giv et praj Som nævnt i ovenstående, så fik borgerne et Call-center. Det betyder, at borgerne kun skal ringe ét sted, hvis de opdager et hul i vejen, eller hvis der f.eks. er en overfyldt skraldespand. Call-centeret opfordrer borgerne til at give et praj via kommunens hjemmeside eller fra en smartphone med app en Giv et praj. Via Giv et praj kan borgeren registrere problemet evt. med et billede og samtidig udpege på et kort, hvor problemet er. ETK får registreret henvendelse med det samme, og borgeren kan selv følge med i, hvordan det går med udbedringen. Siden Giv et praj blev lanceret i april 2014 har ETK modtaget over 2000 praj. Sevicedeklaration på entreprenørdelen Køge Kommune og ETK (entreprenør) har haft reguleret samarbejdet omkring driften og vedligeholdelsen af veje og de grønne områder mv. i Køge Kommune i en såkaldt driftsaftale. Denne aftale blev udarbejdet første gang i 2001 og senest opdateret i Mange af 15

16 opgaverne i den daværende driftsaftale er blevet udliciteret og kontraktliggjort, så driftsaftalen trængte til en revitalisering og er nu i 2014 udformet i en såkaldt servicedeklaration. Formålet med Servicedeklarationen er, at sikre en forventningsafstemning og en klart defineret samarbejdsaftale mellem ETK og EDU (Ejendoms- og driftsudvalget) samt Køge Kommunes borgere. Servicedeklaration er et udtryk for de ydelser der leveres i forhold til den nuværende service og kvalitet, som beskrevet under de enkelte punkter i aftalen. Budgettet for den samlede aftale er på 18,7 mio.kr. Servicedeklarationen er opdelt i såkaldte elementer for de berørte områder som ETK varetager driften af. Elementer indenfor det sorte (vejområder) er f.eks. autoværn og kørebanebelægninger (slaghuller). Elementer indenfor det grønne (parker og grønne områder) er f.eks. græsrabatter i byområder og manuel renholdelse. Udover aftalens budget er der afsat ca. 4,6 mio.kr. et beløb, der er tiltænkt opgaver, der ikke er en del af de opgaver, service og kvalitet der er beskrevet i servicedeklarationen, men tiltænkt opgaver i forbindelse med renovering og nye tiltag. Det kan f.eks. være omlægning af fortovsfliser på en længere strækning, opsætning af nye stibomme o. lign. Disse opgaver blev tidligere bestilt af Teknik- og Miljøforvaltningen som regningsopgaver, men fremover er det ETK selv, der disponerer over midlerne og foretager prioritering af de opgaver, der skal udføres. Samarbejdsaftaler på Ejendomsområdet Samarbejdsaftalerne omkring ejendomsdrift beskriver og regulerer: de opgaver, som ETK Ejendomme løser for institutionerne hvilke opgaver institutionerne selv påtager sig samarbejdsrelationerne i det daglige mellem ETK Ejendomme og institutionerne aftaler omkring evaluering af samarbejdet I 2014 har der været et stort arbejde med at udarbejde og indgå samarbejdsaftaler med de kommunale institutioner som ETK-Ejendomme ejendomsdrifter. Dette arbejder fortsætter ind i I 2014 er der gennemført evaluering af de indgåede samarbejdsaftaler på skoleområdet, og der vil i 2015 endvidere skulle foregå evaluering af de indgåede samarbejdsaftaler på daginstitutionsområdet. Kvalitetsløft på entreprenørdelen I forbindelse med udarbejdelsen af Servicedeklarationen (se ovenstående) fremkom der en besparelse på ca. 8 mio. kr. i forhold til 2013 og den gamle driftsaftale. Besparelsen anvendes til kvalitetsløft og serviceforbedringer. ETK vil hvert år udarbejde prioriterede forslag til anvendelse af budgettet overfor Ejendoms- og driftsudvalget. ETK opstillede i december intelligente skraldespande, Big Belly, i Køge Kommune. Big Belly komprimerer affaldet og kan rumme fem gange mere end en normal skraldespand. Via en indbygget sensor kan vi følge status på hver enkelt skraldespand, og det er derfor slut med at køre ud til overfyldte eller halvtomme skraldespande. Som en ekstra gimmick giver skraldespanden en bemærkning med på vejen, hver gang den benyttes. Indvielsen af skraldespandene i december 2014 var samtidig startskuddet på kampagnen Køge en ren fornøjelse, hvor Køge Kommune og alle, der bor her, skal hjælpe hinanden med at gøre Køge Kommune mere indbydende og attraktiv. Kampagnen fortsætter med nye aktiviteter i Strategien for 2015 vil fortsat være fokus på affald i kommunen med målet at opnå en renere og mere attraktiv kommune. I 2015 vil fokus på inddragelse af målgruppen blive intensiveret. Målgruppen er meget bred: Alle borgere i Køge Kommune, erhvervslivet, Handelstandsforeningen, grundejerforeninger, boligforeninger, skoler i bred forstand, NGO er, foreninger, bilister, pendlere m.fl. I 2015 vil kampagnen deltage i relevante arrangementer i Køge Kommune bl.a.: Køge Messen Genbrugsmarked i Bjæverskov Køge Festuge Tøserunden 16

17 Kulturnat i Borup I efteråret fik vi ansat den ene tilsynsførende og pr. 1. januar 2015 er der nu 2 medarbejdere, der fungerer i den nye Tilsynsenhed. De skal være synlige på gader og veje og have fokus på tilsyn og kvalitetskontrol af egne parker, veje og stiers tilstand m.v. og tilsyn med fremmede entreprenørers afspærringer og skiltning og reetablering ved arbejdernes afslutning. Kvalitetsløft på bygningsvedligeholdelsen 2014 Foruden ovenstående kvalitetsløft er der i 4. kvartal 2014 gennemført et stort kvalitetsløft på bygningsvedligeholdelsen af de ejendomme, som ETK Ejendomme drifter. Baggrunden for dette kvalitetsløft er bl.a., at udgifterne til el og varme i 2014 har været lave på grund af en mild vinter. Derfor besluttede man i september 2014, at mindreforbruget på dette område skulle kanaliseres over til et kvalitetsløft på bygningsvedligeholdelsen. Der er til dette kvalitetsløft brugt knap 10 mio. kr., som er blevet fordelt mellem alle bygningerne i ETK Ejendommes portefølje. Beløbet er anvendt på malerarbejder, gulvbelægninger, facade- og tagrenoveringer, vinduer og døre, belægninger, el, vvs m.fl. Rengøring hjemtagelse af 2 distrikter og udbud af de resterende 3 distrikter Pr. 1/ har ETK overtaget 2 rengøringsdistrikter fra ISS (Distrikt Nord og Distrikt Midt B). ETK har investeret i nye rengøringsmaskiner og -udstyr, som er blevet fordelt mellem jul og nytår. I forbindelse med det kommende udbud af de 3 resterende distrikter fra ISS er der udarbejdet en evalueringsrapport af den udførte rengøring for kontraktperioden Rapporten er med til at danne grundlag for kravspecifikationerne for rengøringsydelsen for den næste kontraktperiode, som træder i kraft den 1. januar 2016, samt giver input til udviklingen af rengøringen i Distrikt Nord og Midt B, som ETK drifter nu pr. 1. januar Udbudsmaterialet skal foreligge i februar Evalueringsrapportens indhold tages med i det videre arbejde med udarbejdelse af udbudsmaterialet til det kommende udbud og i udviklingen af rengøringen i de hjemtagne distrikter. På baggrund af evalueringsrapporten vil ETK bl.a. genindføre programmeret rengøring - i stedet for kvalitetsbaseret rengøring, som ISS kører med nu (kort definition på programmeret rengøring: at der over en periode er fastlagt hvornår og hvor der udføres let rengøring, grundig rengøring og periodisk rengøring). Projektcenter Køge Bugt ETK skal huse Projektcenter PC Køge Bugt, da deres bygninger bl.a. på Værftsvej skal rives ned. PC Køge Bugt står for Køge Kommunes egne aktiveringstilbud til arbejdsmarkedsparate ledige i kommunen. Aktiviteterne er samfunds- og borgernyttige opgaver, som udføres i tæt samarbejde med ETK. Der er blevet opsat pavilloner og renoveret garager og bygninger på Ørnevej, så de unge mennesker kan flytte ind primo Sekretariatet Chef: Ulla Johannesen Implementering af det nye forsikringssystem I 2014 implementerede kommunens forsikringskontor det nye it-forsikringssystem InfoOverflow med det formål, at man i organisationen kunne indberette skader som bygnings- og løsøreskader, motorskader samt arbejdsulykker i ét og samme system. Forsikringskontoret har siden 2013 samarbejdet med it-firmaet om udvikling af systemet, og på denne måde haft indflydelse på systemets opbygning og funktioner. Af disse funktioner kan følgende fx nævnes: - Sagsdokumenter tilknyttet og lagt på den enkelte forsikringssag - Aktivlister over kommunens køretøjer, bygninger og løsøre - Mulighed for at registrere sikrings- og tekniske anlæg på den enkelte bygning - Tilknytte dokumenter (fx registreringsattester, servicekontrakter eller fakturaer) på køretøjet, bygningen - Udtræk af rapporter 17

18 Tidligere benyttede kommunen et forsikringssystem, der var ejet af den forsikringsmægler man siden 2007 havde samarbejdet med - hvilket kunne blive en udfordring ved overgang til ny forsikringsmægler, når udbud på dette område skulle gennemføres. System blev i 2014 fuldt integreret i forhold til anmeldelse og håndtering af forsikringssager og i 2015 fortsættes implementeringsarbejdet med indberetning af arbejdsskader via systemet. Fælles Grunddata og optimering af data-ajourføringsopgaver I forbindelse med at staten gennem den centrale Datafordeler overtager distributionen af de kommunale grunddata, skal vi forberede hvilke systemer og arbejdsgange som skal justeres grundet den løbende udfasning af eksisterende kommunale datadistributions-programmer. Fx skal vi forberede udfasningen af Ejendomsdataregistret (ESR) pr Opgaven sammenstemmes løbende med orienteringer fra den centrale Datafordeler. Sekretariatsservice Sekretariatet har en stor rolle i at servicere, hjælpe med at udvikle og kommunikere aktiviteter for og sammen med resten af forvaltningen. Vi vil derfor understøtte en god samarbejdskultur, hvor vi i stigende grad kan komme med bud på hvordan arbejdsgange ændres og gøres smidigere til gavn for de øvrige afdelinger i TMF og hele Køge Kommune. I slutningen af 2014 indførtes den nye ESDH platform Edoc4 som vi fra sekretariatets side har stor fokus på i 2015, så alle får tilstrækkelig instruktion og hjælp til at bruge systemet optimalt. Dagsordenproduktionen har vi ligeledes løbende fokus på, så arbejdet fra sagsbehandler til dagsordensproduktionen i sekretariatet forløber korrekt og gnidingsfrit. Vi bidrager også til at alle de daglige personaleindberetningsopgaver, løn, sygdom, ferie mv. er struktureret på den bedste måde, så vores kolleger kan bruge deres tid på deres vigtige kerneopgaver. Dertil kommer at sekretariatets kommunikations- og udviklingsressourcer kan bistå afdelinger både i forvaltningen og på tværs, med webarbejdet, rådgivning, sparring, procesudvikling og facilitering af alt fra borgermøder til større konferencer. I Sekretariatet er vi er til for at hjælpe. Skatteændringssagerne Sagerne har i forbindelse med fejl i ejendomsvurderingerne fra SKAT i en længere årrække været støt voksende. I 2014 tog vi et stort indhug i sagerne med hjælp fra en konsulent. Og vi har dermed sager tilbage ud af oprindelig 1500 sager. I den daglige drift er vi efterhånden så langt, at vi løbende kan behandle flere sager end vi får ind, derfor er sagsbunken for nedadgående. Omkostningsbestemt huslejeberegning I 2015 er det tid for den 2.-årlige gennemgang af samtlige driftsudgifter på vores kommunale udlejningsboliger under lejeloven, med henblik på at regulere huslejen så den svarer til de reelle omkostninger. Vi har en forventning om at alle GI-ejendomme med over 7 beboere gennemgås i løbet Tovholderfunktion på løbende ejendomsspørgsmål Efter fusionen af ETK og Ejendomscenteret i 2014 er der fokus på snitflader og opgavedeling på sager som kan henføres til brug og drift i kommunens bygninger. Ikke alle kommunale ejendommes drift varetages af ETK, og nogle bygninger optræder fra gang til gang med kontrakter, aftaler og ønsker til ændret brugsmønster, som skal afklares imellem ETK, Plan, Anlæg sekretariatet påtager sig i 2015 opgaven som sporhund for at sikre at opgaverne bliver løst og placeret ansvarsmæssigt korrekt. Positiv psykologi og fælles styrker I sekretariatet har vi fokus på trivsel og social kapital. Og scorer højt på trivselsmålingen for andet gang i træk. Det er vi stolte af og anser os for at være pionerer på at afprøve nye veje til god arbejdstrivsel. Vi arbejdede i 2014 målrettet med begrebet Positiv Psykologi og fokusområdet omkring fælles styrker i opgaveløsningen. MUS blev tilrettelagt på en måde, så hver medarbejder kunne identificere egne personlige styrker, som giver positiv energi til vedkommendes arbejde. Og vores fælles trivselsseminar i efteråret blev derpå brugt til at give hinanden indblik i vores forskellige styrker, som på hver sin måde er med til at styrke fællesskab og forståelse for hinandens adfærd og hvordan vi bedst kan støtte hinanden i arbejdsdagen. 18

19 Dette fokus i trivselsarbejdet fortsætter i 2015 på afdelingsmøder og i vores mindre arbejdsfællesskaber. Intern Service Chef: Brian K. Nielsen Renovering af rådhuset sikker drift Samtidig med at den store renovering af rådhuset udføres, skal der sikres en stabil drift i hele administrationen. Der bliver i denne forbindelse muligvis behov for at tilkøbe eksterne ydelser på til at passe Rådhusets grønne områder. Renoveringen af Rådhuset afsluttedes pr. 1. januar 2015, men der er stadig mange opgaver der skal færdiggøres i 2015: Diverse ophæng og tilpasninger af især ledninger til arbejdspladserne. Implementering af CTS styring på varme og lys. Vagtordning på de borgerrelaterede områder I 2013 blev der fortaget en sikkerhedsscreening af hele administrationen, og screeningen viste at der var behov for tilkøb af en vagt mere. Opgaven blev i 2013 hjemtaget til intern service og der blev samtidig gennemført ny struktur for rådhusbetjentene. Der er i 2014 gennemført en planlagt evaluering på den nye struktur omkring vagtordningen og det blev vurderet at sikkerhedsbetjeningen fungerer og personalet er meget tilfreds. I 2015 sætter vi fokus på de nye åbningstider på Rådhuset og Jobcenteret, hvor der især er behov for opmærksomhed omkring åbningstider og koblingen til arbejdsprocesser på jobcenteret. Konvertering til fjernvarme Det er planlagt at Køge rådhus og Køge fjernvarme i 2014 går ind i fase 1. omkring konvertering til fjernvarme. Der er i 2014 afholdt diverse møder med rådgiver vedrørende konvertering til fjernvarme til Rådhuset. Der er en udfordring omkring føringsvej fra Jernbanegade til Rådhuset, men det forventes at konverteringen sker i forbindelse med Rådhusudvidelsen. Genopretning Planlagte genopretningsopgaver igangsættes og vi skal sikre en smidig afvikling så medarbejdere og besøgende stadig kan færdes på Rådhuset, mens arbejdet udføres. I 2015 er der er søgt genopretning på følgende opgaver: Udvendig malerbehandling af vinduer, døre og facade bygning 3 Udskiftning af tagvinduer bygning 3 Opsætning af ny væg bygning 7 Udskiftning af lofter bygning 2 Indvendig malerbehandling af vægge og døre bygning 2 Udskiftning af lofter bygning Udskiftning af lofter Torvet 3 Udskiftning af solafskærmning Afvikling af EU-valg Afsluttet Afvikling af folketingsvalg Da 2015 er et valgår, forventer vi at folketingsvalg skal afvikles som normalt senest i november Kantinen Chef Brian K. Nielsen Daglig leder Pia Jespersen Udvalg af mad Efter ønske fra brugerne af kantinen og kantinebestyrelsen, ændrer vi i udvalget til frokost, for at få en større variation og nytænkning ind i kosten. 19

20 Økologi Regeringen har besluttet at alle kommunale og statslige køkkener skal være 60% økologiske senest i år Vi vil derfor bruge de næste par år til at forberede/omlægge vores arbejdsgang og produktion til højere andel økologi. Kapacitet I forbindelse med tilbygning af rådhuset. Hvor ca. 200 ekstra medarbejdere skal bespises, har vi brug for en udvidelse af både køkken og kantine. Kantineledelsen deltager i 2015 i en arbejdsgruppe, omkring løsning af dette. Udbud på fødevarer Der skal i år laves udbud indenfor kaffe, konventionelle fødevare og økologiske fødevare. Kantinelederen samarbejder med udbudsenheden om at vi får de bedste aftaler for de kommende år. Teknik- og Miljøforvaltningens økonomi Generelt I 2014 er det tidligere ETK-udvalg og Ejendomsudvalg lagt sammen i det nye Ejendoms- og Driftsudvalg. Det har betydet ændringer både i budgetstruktur og organisatorisk i Forvaltningen. På budgetsiden er der overflyttet budget fra Teknik- og Miljøudvalget til Ejendoms- og Driftsudvalget. På Personalesiden er der overflyttet medarbejdere til det nye ETK (Ejendomme, Teknik, Køge). Det strukturelle i denne omflytning er på plads, nu skal hverdagen og nye rutiner indarbejdes, både på ETK og Rådhuset. Økonomisk styring Budgettet et det væsentligste element i Køge Kommunes samlede økonomiske styring, og det er fortsat vigtigt at holde fast i, at de givne bevillinger skal overholdes. Mindst lige så vigtigt er det, at de midler der er afsat i budgettet også anvendes til det afsatte formål. I modsat fald lever vi ikke op til politikkernes prioritering af midler. En del af den økonomiske styring sker gennem de økonomiske redegørelser, som forelægges fagudvalg, økonomiudvalg og byråd 4 gange årligt. Sekretariatet står for budgetredegørelserne i samarbejde med de enkelte projektledere og Afdelingschefer. Driftsbudgettet for 2015 for Teknik- og Miljøforvaltningen kan ses nedenfor i tabel 3. Tabel 3. Økonomiudvalg og Teknik- og Miljøudvalg Budget 2015 Udgifter Indtægter Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Faste ejendomme Fritidsområder Naturbeskyttelse Vandløbsvæsen Miljøbeskyttelse m.v Diverse udgifter og Affaldshåndtering Transport og infrastruktur Fælles funktioner Kommunale veje Kollektiv trafik Sociale opgaver - Tinglysning af skadesløsbreve

21 Administration Politisk organisation (Agenda 21 udvalg og hegnsyn) Torve- og stadepladser Administrationsbygninger Sekretariat og forvaltninger Tjenestemandspensioner (tmu) Naturbeskyttelse Miljøbeskyttelse Byggesagsbehandling Tjenestemandspension Interne forsikringspuljer Total for udgifter og indtægter Fig 3. Udgifts- og indtægtsfordeling 2015 Økonomiudvalg og Teknik- og Miljøudvalg Udgifter i % på hovedfunktion i Teknik- og Miljøudvalg og Økonomiudvalg 0% Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Affaldshåndtering Transport og infrastruktur Sociale opgaver Administration 37% 8% 32% 23% Indtægter i % på hovedfunktion i Teknik- og Miljøudvalg og Økonomiudvalg 5% 25% 10% 60% Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Affaldshåndtering Transport og infrastruktur Administration Tabel 4. Ejendoms og driftsudvalget Budget 2015 Udgifter Indtægter 00 Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Jordforsyning Faste ejendomme Fritidsfaciliteter Redningsberedskabet Transport og infrastruptur Fælles funktioner Undervisning og kultur Folkeskoler Ungdomsuddannelse for unge med særlige behov Folkebiblioteker Museer Ungdomsskolevirksomhed Sundhedsområdet

22 62 Kommunal tandpleje Sociale opgaver og beskæftigelse m.v Integrerede daginstitutioner Forebyggende foranstaltninger for børn og unge Ældreboliger Behandling af stormisbrugere Integrationsprogram og introduktionsforløb m.v Beskæftigelsesordninger Administration Adm. bygn. samt sekretariater og forvaltn Total for udgifter og indtægter Fig. 4. Udgifts- og indtægtsfordeling på Ejendoms- og driftudvalget 20% 0% Udgifter i % på hovedfunktion i Ejendoms- og driftsudvalget 6% 38% 13% Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Transport og infrastruktur Undervisning og kultur Sundhedsområdet Sociale opgaver og beskæftigelse m.v. 23% Indtægter i % på hovedfunktion i Ejendoms- og driftsudvalget 36% 31% 33% Byudvikling, bolig og Miljøforanstaltninger Transport og infrastruktur Sociale opgaver og beskæftigelse m.v. Anlæg Der arbejdes fortsat med en 10-årig anlægsinvesteringsplan. Af de store anlægsinvesteringer der er i den 10-årige anlægsinvesteringsplan kan nævnes: Køge Rådhus, Vejforbindelse STC og Egedesvej, parkeringspladser, infrastruktur, genopretning kommunes ejendomme, opførelse af plejeboliger, færdselsbaner, kulturhus, renovering af rådhus og energibesparende foranstaltninger. Teknik- og Miljøforvaltningen er ansvarlig for brutto anlægsudgifter på 284 mio. kr. som svarer til hele Køge Kommunes anlægsbudget for Tabel 5. Anlægsbudget 2015 Skattefinansierede serviceanlæg 2015 ØU 501 D Nedrivning på Sdr. Havn jf. Køge Kyst aftale TMU 03 Køge vejlys - Lovpligtige opgraderinger TMU 04 Realisering af trafik- og miljøplanen og cykelstier TMU 05 Forlægning af Lyngvej, Campus og lyskryds v. nordhøj TMU 06 Værftsvej, parkering og busdepot

23 TMU 08 Køge Kyst - parkeringsstrategi for Køge bymidte TMU 09 Køge Kyst - infrastruktur TMU 10 Tilslutningsanlæg til statslige anlægsprojekter (Køge nord) TMU 43 Tilslutning af forbindelsesvej fra STC til Egedesvej i ny rundkørsel TMU 201 Trafiksikkerhedspulje TMU 202 Cykeslstipulje TMU 203 Udvikling af mindre byer 500 EDU 09 Køge Rådhus - Samlet administration EDU 21 Etablering af centraliseret genoptræningscenter på 2500 m² EDU 24 Etablering af daghjem EDU 32 Kulturhus - sal og event Vedligeholdelsesudgifter EDU 01 Genopretning af kommunens ejendomme Ældreboliger (delvist lånefinansierede) EDU 13 Etablering af 30 nye aflastningsboliger EDU 14 Etablering af 32 (etape 1) og 31 (etape 2) nye plejeboligerplus 850 m² serviceareal Bellingeparken (fase 1) Jordforsyning - udgifter EDU 50 Jordforsyning byggemodning - boligformål ØU 51 Jordforsyning strategiske opkøb EU 53 Jordforsyning byggemodning - erhvervsformål (STC) Jordforsyning - indtægter ØU 52 Jordforsyning salgsindtægter - boligformål ØU 55 Jordforsyning salgsindtægter - erhvervsformål Jorddepot ØU 10 Køge Jorddepot Energispareprojekter EDU 99 Energispareprojekter Samlet anlægsramme administreres af TMF Fig 5. Bruttoudgiftsfordeling i alt bruttoudgifter Økonomiudvalget 36% 7% 10% Teknik- og miljøudvalget 47% Ejendoms- og driftsudvalget Lånefinansieret anlæg - jorddepot og energispareprojekt 23