Aftale mellem Borgerservice og Michael Maaløe

Transkript

1 Aftale mellem Borgerservice og Michael Maaløe 1. Indhold Styringsmodellen i Silkeborg Kommune baserer sig på gensidige aftaler mellem institutionslederne og den budgetansvarlige chef for den bevilling, institution drives under. Parterne udformer og indgår en aftale, som beskriver hvordan de politiske mål konkretiseres og udmøntes på den enkelte institution eller serviceområde. Derudover kan der fastlægges mål for institutionens arbejde, som ike direkte er afledt af bevillingsmålene. Aftalen udarbejdes på grundlag af de opnåede resultater fra foregående års aftale, det aktuelle budgetårs bevillingsaftale mellem det politiske fagudvalg og afdelingschefen, samt det aktuelle års budget. Aftalen omfatter både den økonomiske og den faglige styring, således at der skabes klarhed og balance i forventningerne til institutionens udvikling og serviceniveau, og at dette afstemmes med de økonomiske rammer, som er til rådighed for institutionen. 2. Mission og Vision Økonomiudvalget har følgende mission og vision: Mission Økonomiudvalgets mission er gennem overblik og sammenhæng at sætte rammer for drift og udvikling. Vision Økonomiudvalgets vision er at sikre et bæredygtigt fundament for Silkeborg Kommune, der understøtter service, udvikling og trivsel. I handlingerne udvises tillid, respekt og mod. Bevillingens mål (De af bevillingens mål, som er relevante for den pågældende institution) Bevillingsmål for bevilling Mål Handlinger Succeskriterium Øge den digitale borgerbetjening Silkeborg Kommune lever op til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi På følgende områder bliver det obligatorisk for borgerne, at benytte en digital selvbetjeningsløsning: Pr. 1. december 2012: Bestilling af gult eller blåt sundhedskort Melde flytning Indskrivning i skole Indskrivning i SFO Opskrivning til Minimum 40 pct. af borgerhenvendelserne på det administrative område er digitale og minimum 80 pct. s anvendelse af digitale løsninger på de områder der bliver omfattet af obligatorisk digital service (aftalt mellem regeringen og KL) 1

2 dagsinstitution Pr. 1. december 2013: Begravelseshjælp Friplads i dagtilbud Hjælpemidler Indrejse / udrejse Kørekort Navne- og adressebeskyttelse Pas Skadedyrsbekæmpelse SKAT - ejendom Sygedagpenge (kun indberetningsskema) Udlån / udleje af lokaler og ejendomme Valg af læge Vielse / partnerskab Borgerne oplever god service (K) Videreudvikling af kommunens økonomistyring i lyset af kommende budgetlov Organisatorisk og faglig udvikling. Udviklingen baseres på den værdibaserede/lærende organisations principper. Implementering af talegenkendelse og borgerens adgang til egen sag Der gennemføres tilfredshedsundersøgelser på de administrative områder med flest eksterne henvendelser Oprettelse af borgergruppe, som inddrages og hjælper med forventningsafsøgning på centrale serviceområder Nuværende tilgange til opfølgning på budgettet videreudvikles Fremme rotationsprojekter i den kommunale organisation Fortsat implementering af Silkeborg Kommunes nye lederudviklingskoncept Implementeringen er gennemført Tilfredshedsundersøgelser viser minimum 80 % tilfredshed med den oplevede service Overholdelse af krav til budgetter og regnskaber samt bevarelse af decentralt budgetansvar Rotationsprojekter i den kommunale organisation understøttes med henblik på at der i 2013 er flere igangværende projekter Implementeringen er gennemført 2

3 Borgerservice har følgende mission og vision Borgerservice arbejder ud fra s overordnede vision: Alle borgere føler sig godt behandlet og vurderer indsatsen som topprofessionel. Mission Borgervejledningen: Vi betjener borgerne med udgangspunkt i den enkeltes situation og hjælper dem til at betjene sig selv. Team Ydelse og Opkrævning: Vi løser vores opgaver gennem empatisk og professionel borgerbetjening - det gør vi ved at være omstillingsparate og åbne for muligheder. 3

4 3. Økonomi budgetforudsætninger for institutionen Driftsbudget for kr. 4. Mål for Borgerservice for 2013 Mål Handlinger Succeskriterier Øge den digitale borgerbetjening Digitalisering af kontanthjælpsansøgninger, og i forlængelse heraf Arbejdsgangsanalyse 40 % af kontanthjælpsansøgerne søger digitalt ved udgangen af Arbejdsgangsanalyse gennemføres i 2. kvartal Fortsat brug af Floorwalkere og udvikling i rollen/funktionen Afholdelse af workshop med deltagelse af borgere med henblik på forventninger til og udvikling af floorwalkerfunktionen. Antallet af henvendelser, der medbetjenes og henvises til selvbetjeningsløsninger udgør 50 % af de personlige henvendelser på områderne skat, pension, boligstøtte, folkeregister, sygesikring og vielse. Én medarbejder er i Borgerservice er i åbningstiden på gulvet som floorwalker. Ud over deltagelse i eksterne arrangementer, arrangerer Borgerservice aktiviteter omkring selvbetjeningsløsninger/digital Post/NemID for målgrupperne de unge og de ældre aktiviteterne vil foregå såvel internt som eksternt (i hele kommunen) Min. 6 aktiviteter Borgerne oplever god service (K) Brugertilfredshedsundersøgelse gennemføres primo 2013 Når resultatet af brugertilfredshedsundersøgelsen foreligger, vil der efterfølgende blive arbejdet med undersøgelsens resultat i forbindelse med den konti- 4

5 Medarbejderne er i stand til at kunne identificere borgere med særlige behov og borgere, der skal have hjælp til selvhjælp, og i forlængelse bibeholde oplevelse af god service ved henvisning til selvbetjening. Organisatorisk og faglig udvikling. Udviklingen baseres på den værdibaserede/lærende organisations principper. Afklaring af de tre grupper af borgere og tilrettelæggelse af serviceniveau. Uddannelse af i første omgang Borgervejledningen. 2-4 årlige sektionsmøder med fokus på strategi, mål og økonomi Udarbejdelse af standard fraser og breve nuerlige udvikling af service Ved undersøgelsens opbygning tages afsæt i aktuelle fokuspunkter for de to teams med primær borgerkontakt. Antal ekspeditioner af medbetjening og henvisninger til selvbetjening udgør 25 % af de personlige henvendelser uden at det få en negativ effekt på resultatet af brugertilfredshedsundersøgelsen primo Ved konstatering Der skal udarbejdes min. 20 nye fraser/standardbreve. Ved udarbejdelsen inddrages borgere i arbejdet. 5. Rammerne for ledelsens arbejde De politiske udvalgs mål og budgettet udgør rammen for institutionernes arbejde. Styringen af Silkeborg Kommune bygger på et princip om økonomisk decentralisering, hvor det økonomiske og personalemæssige ansvar i vidt omfang er uddelegeret til den enkelte institutionsleder. I øvrigt henvises til de generelle decentraliseringsregler for Silkeborg Kommune, hvor principperne bag overførselsadgang af budget til efterfølgende års bevilling er beskrevet i afsnittet om bevillingsregler i Budget i overblik. Aftalerne offentliggøres på kommunens hjemmeside senest 31. januar 2013, med mindre andet er aftalt. 5

6 Bilag Kvalitetsmodellen i Borgerservice Nedenstående skema er brugt på kvalitetsseminaret december 2012, hvor en repræsentativ gruppe fra Borgerservice med deltagelse af både medarbejdere og ledere har drøftet sektionens styrker og forbedringsmuligheder. På baggrund af den bruttoliste med forbedringsmuligheder, der er dannet på seminaret, har sektionens leder indgået en aftale med afdelingschefen om, hvilke mål sektionen skal arbejde efter det kommende år. Bilaget skal ikke nødvendigvis offentliggøres og findes i versionen, der ligger på kommunens intranet. 6