Teknik- og Miljøforvaltningen. Virksomhedsplan

Transkript

1 Teknik- og Miljøforvaltningen Virksomhedsplan

2 INDHOLD Forord...2 Direktionens indsatsområder...4 Fælles indsatsområder for...5 Fælles indsatsområder fra Forside-illustration: Visualisering af den kommende Køge Nord station. Foto udlånt af: COBE, arkitektfirmaet Dissing + Weitling og det rådgivende ingeniørfirma Cowi. Forord Fokus på kvalitet i både den daglige drift og i udviklingsprojekter I 2014 ændrede vi organisationsstrukturen i Teknik- og Miljøforvaltningen, hvor ETK og Ejendomscenteret fusionerede som ny stor driftsafdeling. Vi tilpassede ligeledes de øvrige afdelinger, skar ned i antallet af afdelingschefer og moderniserede afdelingsnavnene. Selvom en ny organisationsstruktur skal have tid til at bundfælde sig, var vi med ændringerne godt rustet 2

3 til at løse vores mange opgaver. Vi tilførte således i 2014 ny værdi til Køge Kommune med starten på det store kvalitetsløft for de kommunale veje og ejendomme. Det sker konkret gennem udnyttelse af de opnåede økonomiske stordriftsfordele, de nye snitflader mellem drift, anlæg og udvikling og med helt nye tilsynsfunktioner for vej- og byggearbejder i Køge Kommune. Vi har også hjemtaget 2 ud af 5 kommunale rengøringsdistrikter og forbereder udbuddet af de øvrige distrikter. Det nye ETK er en realitet, som Køge Kommunes stærkeste kvalitetsgarant for god offentlig service, på vejene, i de kommunale ejendomme og på mange grønne områder. Og i får synergieffekterne på driftsområdet endnu stærkere bånd til Køge Kommunes beskæftigelsesordninger, når Projektcenter Køge Bugt fra januar fysisk flytter ind på ETKejendommen på Ørnevej. Det er en spændende mulighed for Teknik- og Miljøforvaltningen til at bidrage endnu mere til Køge Kommunes fælles sociale ansvar. I fortsætter vi således vores store fokus på den almindelige daglige drift. De store udviklingsprojekter ruller for fuld kraft i Køge Kommune. Og Teknik- og Miljøforvaltningens opgaver med myndighedskontrol, -koordinering og -tilladelser til de mange entreprenører som flokkes omkring os, er stadigt stigende, i takt med at mange projekter i disse år flyttes fra tegnebrættet til virkeligheden. Det er et område med mange opgaver, vi ikke har råd til at nedprioritere. Fx vil vi arbejde med at udvikle en moderne og stærk projektkultur. God borgerbetjening og et erhvervsvenligt klima er et andet vigtigt fokuspunkt for vores arbejde i. Lokale virksomheder skal have gode muligheder for at byde på de mange kommunale anlægs- og driftsopgaver. Fokus på effektiv behandling af bygge- miljøansøgninger med det nye system Byg- og Miljø, som blev udrullet i slutningen af 2014 har fortsat høj prioritet. Og vi vil fortsat samarbejde tæt med kommunens erhvervsservice, så den samlede indgang for virksomhederne til kommunens service og myndighedsbehandling bliver en succes. Til det vil vi bruge brugerundersøgelser og kvalitetsmålinger og virksomheds- og brugerinddragelse til løbende at forbedre vores service for borgere og virksomheder i Køge. Det sker i stigende grad gennem selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside, og derfor vil, ganske som året før, også stå i digitaliseringens tegn. Klimaudfordringer er den største trussel mod Køge Kommunes udvikling, velfærd og sundhed. Derfor bliver forvaltningens bidrag til kommende klimaindsatser et vigtigt afsæt for at beskytte de store værdier som disse år er ved blive at opbygget i Køge og mange steder tæt på Køge Bugt. Et bæredygtigt liv er også i fokus i, hvor det Grønne Hus gennemgår en strukturændring og får en vigtig ny rolle som Teknik- og Miljøforvaltningen kan drage nytte af, i form af et endnu tættere samarbejder om grønne initiativer og Agenda 21-arbejdet i vores mange plan og anlægsaktiviteter. Internt i forvaltningen har vi fokus på at medarbejderne, dem der i det daglige møder borgere og virksomheder og samarbejdspartnere, er vores vigtigste ressource. Vi har hver dag mere end 100 borgerhenvendelser om stort og småt, og det er gennem disse henvendelser forvaltningens image skabes. De mange opgaver som skaber en spændende hverdag og travle timer, skal udfoldes i et sundt og godt arbejdsliv for den enkelte medarbejder. Og med løbende fokus på vores vigtige sociale kapital som heldigvis er høj er jeg fortrøstningsfuld for endnu et år med stærkt samarbejde på kryds og på tværs. Vi vil både udforske nye veje til internt samarbejde og sikre at de enkelte teams kan få løst deres kerneopgaver mest effektivt, ved hele tiden at sikre at vores arbejdsprocesser og teknologiske hjælpemidler og nyistandsatte kontorer på rådhuset udnyttes optimalt. Torben Nøhr Teknik- og Miljødirektør Virksomhedsplanens periode Virksomhedsplanen er 2-årig, og dækker perioden 1. januar december. Og er blevet revideret pr. 31. januar. 3

4 Direktionens indsatsområder DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Det sunde arbejdsliv Stående beredskab mod stress Afdelingschefer og Tillids- og Arbejdsmiljørepræsentanter indgår i beredskabet og kan i samråd henvise medarbejdere med stresssymptomer til BOMI, og FALCK Healthcare mv. løbende Vi har god erfaring med tidlig indsats for stressramte. Lokale initiativer i afdelingerne Alle afdelinger fokuserer på egne fælles sundhedsfremmende aktiviteter i pauser, og skaber rum for fleksibel afvikling af selvorganiserede motionsaktiviteter op til og efter arbejdstid. Flere afdelinger bruger allerede kaffepausen kl til at dyrke fælles morgen-gymnastik Deltagelse i større idrætsevents Medarbejdere opfordres til at sætte hold som kan deltage i fx DHL og Køge Stafetterne, Køge på Vægten og andre motionsaktiviteter. Vi planlægger derudover selv afholdelse af en større forvaltnings-motionsevent fx til forvaltningsdagen i februar. Der har i de senere år været nedgang i antallet af deltagere til fx DHL stafetten. Vi kan bakke op om lokale initiativer i Køge området for at højne tilslutningen. Røg fri forvaltning Som et forsøg vil vi prøve at motivere rygere til at modtage hjælp til at stoppe. Brugertilfredshed Byggesager udgør pilotprojekt for brugertilfredshedsmålinger i forvaltningen. Brugertilfredshedsmålinger indføres systematisk for byggesagsbehandlingen og vurderes i slutningen af året indført på miljøsager mv. Interessentanalyse af TMFs omverden Vi vil bruge interessentanalysen som en indikator på hvad vores interessenter synes vi gør godt og hvordan vi kan blive endnu bedre. Analysen foretages af uvildigt firma. 4

5 Fælles indsatsområder for EGNE INDSATSOMRÅDER Projektkultur og projektstyring Revitalisering af TMFs projektkultur Intern spredning af de nye projektstyringskrav og kompetencer gennem videndeling og opfølgning 11 projektledere uddannet i Plan om opfølgning under udarbejdelse. Forbedring og konsolidering af styringsværktøjer og oprettelse af nye understøttende mødeformer Afholdelse af projektstyregruppemøde hver 14. dag. Forbedring af projektværktøjet projektoversigten 1. halvår Edagsorden systemet forsøges brugt til formålet. Uddannelse af nye projektledere i forvaltningen Teamledere At styrke projektledelseskompetencerne i forvaltningen og udvikle medarbejdere med projektledelses- og/eller projektleveranceansvar. 2. halvår Igang Mere kompetence til ledere på niveau 3. Fællesleder forløb, netværk mv. Afklaring af forvaltningens teamleder-niveau, hvordan fordeles kompetencer på niveau 3, og hvordan vil vi styrke ledelsesrummet for teamledere. Fælles forløb for teamledere og nye koblinger til niveau 1 og 2. Miljøafdelingens mission- og vision Status Resultatkrav/delmål Periode Status Miljøafdelingen udarbejdede i 2014 en fælles mission som lyder: Miljø afdelingens mission og visionsarbejde som inspiration for øvrige afdelinger At Miljøafdelingen deler deres tanker og resultater i deres mission- og visionsarbejde med resten af forvaltningen. 1 halvår Vores opgave er at sikre de fysiske rammer for det gode liv i Køge Kommune. Miljø bidrager hertil ved at passe på naturen, luften, havet, vandløb, søer og grundvandet Hvert team oversatte herefter den fælles mission til indsatsmål for det daglige arbejde med grandvand, natur, miljø, affald og Agenda21 (Se en uddybelse i bilag 4.) ETKs vision- og mission At udforme og indarbejde ny vision og mission for det samlede ETK At den nye organisation ejendomsdrift og vej- og entreprenørdrift opnår fælles retning og samhørighed gennem en fælles mission og vision for ETK. Vision og mission blev formuleret i slutningen af

6 Komme godt igennem de mange anlægs- og gravearbejder Koordineret udførelse af de store gravearbejder i Køge Kommune. Endnu bedre styring og opfølgning i de mange graverarbejder og store anlægsaktiviteter. I gang især med Banedanmark Ringstedbanen, Fjernvarme-projektet, Køge Kyst, Motorvejsudvidelsen mv. Gravekommunikation Fortsat fokus på udvikling og daglig drift af god kommunikation om vores mange gravearbejder I 2014 ansattes kommunikatør som delt medarbejder mellem Kommunikationsstaben og Anlægsafdelingen, med henblik på at styrke den daglige løbende kommunikation om anlægs- og graverarbejderne i alt fra skiltning til facebook. Interaktiv borgerinddragelse At høste gevinsterne ved interaktiv borgerinddragelse gennem den digitale Hvidbogs-løsning At mindst fire nye høringsprocesser foregår via systemet som blev brugt på Koege.dk til at samle borgerinput til Affaldsplanen fra Være vært for KTC årsmøde At afholde et vellykket KTC årsmøde som fremhæver værdier ved Køges igangværende udviklingskurs Nedsættelse af projektgruppe til planlægning og styring af arrangementet Branding af Køge 2. halvår Koordinering 1. halvår Fælles indsatsområder fra DIREKTIONENS INDSATSOMRÅDER Digitalisering Skabe en god praksis for hvordan afdelingerne hjælper hinanden med at skabe relevant indhold og rydde op, på koege.dk Vi vil sikre en kvalificeret drift af TMFs indhold på koege.dk og øge mulighederne for brugernes selvbetjening Selvbetjeningsløsninger ifølge bølgeplan for digitalisering Sikre en god organisering af vores web-medarbejdere så vi bliver mindre sårbare overfor flaskehalse i hjemmeside-arbejdet Fx skal implementere selvbetjeningsløsningen Byg- og Miljø: så det bliver 1. og 2. halvår halvår I 2013 og 2014 tog vi ifm. lanceringen af det Koege.dk site, en stor tørn på opgaven. Løbende ændringer ift. systemudruling jf. Digitaliseringsbølgerne se nedenfor. personalemæssig sårbarhed i weborganiseringen i 1. halvår betyder at opgaven må sættes på standby. Byg og Miljø er fuldt implementeret. Dog er 1 Revideret, med seneste status pr. januar. 6

7 nemmere for byggeansøgere at få overblik over hvilke forhold, der skal være opfyldt og oplyst i forbindelse med en ansøgning. systemet ikke uden mangler, der arbejdes på processer for imødegåelse af disse. Se oversigt over yderligere selvbetjeningsog digitaliseringsprojekter som udmøntes i Teknik- og Miljøforvaltningen i bilag 2. Udfordring med ikkeindscannede bygningsdokumenter skal afklares én gang for alle ift. at lette byggesagsbehandlingen. Følgende delmål skal sikres: Giv et praj funktionen skal være vores primære kanal for betjening af borgerhenvendelser som hidrører driftsopgaver Ekstra informationskampagne om løsningen når den er klar som APP -Intern organisering, snitflader til driftsorganisation og det nye Call- Center i den nye afdeling for Vej, Park og bygningsdrift på Høgevej 9. -Udvikling af selve systemet, synkronisering med omstillingssystemet (IVR) og tilpasning/smartere arbejdsgange -Kommunikation: Kanalstrategi skal være offentlig kendt for borgere og brugere (gerne via flere medier) løbende Projektet er gennemført og løsningen er i drift. Løbende forbedringer implementeres i 1. halvår. Fortsætte vidensindsamling om vores brugere og borgere gennem tilfredsheds-, holdnings- og adfærdsundersøgelser. Spørgeskemaer, fokusgrupper mv. fx på Affaldsområdet. Ny viden skal sikre at vi fokuserer på det vigtige og afdække behov for nye digitale løsninger på det tekniske område. Gik i gang i løbet af 2. halvår Fortsætter i 2014 og, hvor også andre undersøgelser skal foretages fx på Drift af Vej, Park og Ejendomme. Kommunikationsstaben satte arbejdet på standby men forventes taget op til fornyet indsat, hvor det giver mening, i løbet af. Vi vil udarbejde en pjece, video el. lign. som fortæller borgeren om, hvad vi kan hjælpe med, og hvad den gode borger selv kan gøre på hjemmesiden At understøtte ønsket om at flere borgere betjener og holder sig selv informeret via koege.dk. Sikre at forvaltningens opgaver er kendte, borgerne ved hvor de skal henvende sig, og tage hul på dialogen og inddragelsen af alle borgere der har interesse for at hjælpe os med at gøre ting smartere, billigere og bedre på det tekniske område Blev udsat i Afventede bla. Info om selvbetjeningsløsningen Byg og miljø Forventes løst med hjælp fra et kommunikationsfirma. Ledelsesgrundlag Gøre Ledelsesgrundlaget levende og brugbart i TMF-sammenhæng. Spørgsmål vi skal kunne besvare i løbet af 2014: Hvordan arbejder chefgruppen med ledelsesgrundlaget og hvilken sammenhæng har principperne og hvilke vægtes højest i TMFs ledelse? 1. og 2. halvår 2014 og forsætter i Chefgruppen arbejdede med ledelsesgrundlaget ifm sommerens chefseminar Tages op løbende. Fx på Forvaltningsdagen. 7

8 TEKNIK- OG MILJØFORVALTNINGENS INDSATSOMRÅDER Ny Politisk Virkelighed Afdække de nye byrådspolitikeres behov og sammen afprøve forskellige Understøtte de nye udvalg modeller og former i den 1. og 2. halvår på det tekniske område politiske betjening Løst de nye udvalg er kommet godt i gang. Afstemme forventninger med de nye udvalg Opbygge gode relationer mellem politikere og forvaltning Tilrettelægge og afvikle studierejser for EDU og TMU Bilaterale møder og introprogram 1. halvår Bilaterale møder og introprogram Løbende Løst. Løst. Ny organisering i Teknik- og Miljøforvaltningen Sikre at vores organisering stemmer overens med de politiske og økonomiske krav til vores opgavevaretagelse og visioner for det tekniske område Afklare snitflader i den nye organisation og til andre interessenter for den nye driftsmodel Foretage nødvendige justeringer i den daglige drift på Ejendoms- Vej og Parkområdet. At klarlægge samarbejdsrelation til PC Køge Bugt 1. halvår 2014 Løst. 2. halvår 2014 Løst Evaluering i foråret. Sikre en god proces for en ny organisering Inddragelse gennem FMU, TR og faglige organisationer, spørgemøder, god kommunikation mv. 1. og 2. halvår Løst. Evaluere organisationstilpasningen Foretage en involverende evalueringsproces som afsøger nytilkomne synergieffekter og fokusere på endnu flere forbedringer i koordinering mellem fx drift og anlæg. Ultimo 2014 Udsat til april, på opfordring fra FMU og LMU. Social kapital Vi vil arbejde med social kapital og sikre arbejdsglæde i forvaltningen på trods af forandringer, arbejdspres og kompleksitet Minimum 1 forvaltningsdag og en række afdelings- og chefseminarer med fokus på social kapital og andre trivselsfaktorer. FMU fokuserer løbende på både arbejdsmiljø, sygefravær og trivsel. Gerne på nye måder. løbende Er et løbende fokus i både afdelingerne og hele forvaltningen og nu også en del af Køge Kommunes fælles ledelsesgrundlag. Afdelingsseminarer i 2014 og. Forvaltningsdagen. Vi samarbejder med interne udviklings- og organisationskonsulenter og personaleafdelingen for at understøtte et fælles tværkommunalt fokus på trivselsparametrene i social kapital Proaktiv kommunikation Vi forsætter vores fokus fra Nåede for første gang målet med en samlet 2013 på TMFs kommunikation PR Score på +30 løbende PR score for Køge Kommune på +30 i og PR score og målretter brugen af medierne yderligere Fortsætter i fx med flere historier til 8

9 regional, national og fagpresse i samarbejde med Kommunikationsstaben. Vi har mange samarbejder og mødeformer med borgerne som fungerer rigtig godt. Fx Ravnborgsspringcenter, Busgrupper, Trafiksikkerhedsgrupper og andre borgerpaneler. Det der virker godt i disse former skal vi forstærke. Målrettet dialog med øvrige borgergrupper og interessenter fx ifm. bedre drift og vedligeholdelse af vores fælles ejendomme, veje og parker Dialog med udvalg om hvor og hvem man kan inddrage i disse fora løbende Vi har allerede gode erfaringer her, fra den tidligere byrådsperiode, at bygge videre på. Arbejdet med Herfølge Bydelsplan udfoldes konkret på denne måde i. Projektkultur God styring af både små og store projekter og opstart af en effektiv og bæredygtig projektkultur Implementering og fortsat arbejde med Projektoversigten og projektstyringsmøderne. Samarbejde med Analyseenheden/It afd. om smartere og bedre fælles overblik på projekter, som går på tværs af forvaltningerne. Løbende Løst. I 2014 uddannede vi 12 nye projektledere i TMF. Og Projektkulturen får yderligere fokus i. Se i øvrigt nyt indsatsområde for. 9