Tirsdag Morgen nr Personalepolitikken i Syddjurs Kommune. Vinteren kom til Syddjurs

Transkript

1 Vinteren kom til Syddjurs Nogen måtte have gang i skovlene for at lave en passage til personaleindgangen i Borgerservicen i Rønde da sneen lå meterhøj på parkeringspladsen. Personalepolitikken i Syddjurs Kommune Arbejdsgruppe under MT-HSU forbereder den kommende personalepolitik i Syddjurs Kommune Af Eva Simonsen, udviklingskonsulent, Personale- og HR-afdelingen En af de første opgaver for det nye Hovedudvalg, der ifølge den godkendte MED-aftale skal træde sammen efter 1. april, bliver at vedtage en personalepolitik for Syddjurs Kommune. Personalepolitikken skal bidrage til at skabe en udviklende arbejdsplads for den enkelte og medvirke til at fremme arbejdsglæden og et godt arbejdsmiljø i kommunen. Grundlaget for personalepolitikken i Syddjurs Kommune er kommunens vision, værdier og ledelsesgrundlag. En arbejdsgruppe nedsat under MT-HSU har gennem nogen tid arbejdet med at udforme en række politikker. Der er lavet et forslag til en overordnet personalepolitik og en række delpolitikker, som omhandler konkrete emner. Fortsættes næste side Indhold Personalepolitikken i Syddjurs Kommune Overordnet personalepolitik og delpolitikker kan snart vedtages 1 Nemmere at bruge hinandens viden Fælles Intranet er klar 2 Postmodtagelsen Rutinerne er på plads i Postmodtagelsen i Borgerservicen i Rønde 3 Postens gang i billeder 4 Ny personaleforening på vej Der er indkaldt til stiftende generalforsamling for det administrative personale 6 1

2 Værdibaseret ledelse Den overordnede personalepolitik slår fast, at i et værdibaseret ledelsessystem udtrykker værdierne et fælles billede af, hvordan vi skal handle. Det er ikke hensigten at udarbejde fintmaskede regler eller konkrete delpolitikker, som tager højde for enhver situation. Gennem værdierne præciseres, hvilke krav ledelse og medarbejdere gensidigt kan stille til hinanden. Arbejdsgruppen har også udarbejdet forslag til følgende delpolitikker: Tjenestefrihed med løn, ligestillingspolitik, elevuddannelser, studerende og praktikanter samt seniorpolitik. Arbejdsgruppen vil i løbet af marts måned arbejde videre med at udarbejde forslag til følgende politikker: Medarbejderfastholdelse i forbindelse med sygdom Rekrutterings- og ansættelsespolitik Uansøgt afsked Voldspolitik Lønpolitik (principper) Kompetenceudvikling Både ledelse og medarbejdere har ansvar for, at personalepolitikken bliver anvendt som et konstruktivt udgangspunkt for udviklingen og samarbejdet med det overordnede mål, at opgaverne løses tilfredsstillende over for borgerne. Nemmere at bruge hinandens viden Fælles Intranet er et værktøj for ledere og medarbejdere og skal give et overskueligt billede af Syddjurs Kommune som organisation og som opgaveløser Hvorfor nu det? Bliver vi ikke bombarderet tilstrækkeligt med informationer og s, vil nogen måske spørge. Andre har sukket efter et sted hvor oplysninger og viden er lettilgængelige. Første generation af Intranettet Forhåbentlig bliver Intranettet til stor nytte i hverdagen. Det er målet at Intranettet skal fremme gennemskueligheden i kommunen og den tværfaglige eller helhedstænkende måde at løse opgaver på. Det nuværende Intranet skal i den sammenhæng opfattes som første generation. Fra direktionssekretariatet vil vi løbende arbejde på at udvikle nye værktøjer og integration til andre systemer hvor det er praktisk. Det forventes at der starter et udviklingsprojekt om Intranettet hen over sommeren. Nyheder og værktøj Samtidig skal det være et sted hvor man som ansat kan finde alle relevante oplysninger om f.eks. løn- og arbejdsforhold, om personalepolitik, kantineordninger mv. Det er også her man kan booke lokaler, bestille forplejning til møder. Og ikke mindst skal man hurtigt og nemt kunne finde kontaktoplysninger på medarbejdere i organisationen. Intranettet skal afløse mails til hele organisationen som nyhedsmedie. På intranettet vil man kunne læse nyheder fra IT og om personale og administration. Publicering Har du en nyhed eller nogen oplysninger der skal gøres tilgængelige på intranettet skal du kontakte Jeanette S. Nielsen i direktionssekretariatet. Af Ole Bjarke Nielsen Det fælles Intranet for alle ansatte i Syddjurs Kommune er tilgængeligt fra og med i morgen, onsdag den 7. marts på adressen 2

3 Postmodtagelsen Rutinerne er på plads i Postmodtagenlsen i Borgerservicen i Rønde Af Birgit Nielsen Tirsdag Morgen drog til Borgerservicen i Rønde for at tage Postmodtagelsen i nærmere øjesyn. Det er her hvor al post til Syddjurs Kommune kommer ind, sorteres, skannes og distribueres elektronisk til postmodtagelsesenhederne i organisationen. Medarbejderne fortæller at postgangen er under kontrol. Man er meget tæt på normal drift, men det har været en besværlig start. At vi nærmer os en normalsituation, kan vi blandt andet se på at vi i det daglige kun modtager få mails med beklagelser, siger kommunearkivar Jon Badstue Pedersen, der har været med til at systematisere og udarbejde dokumentationen for sagsgangen i postmodtagelsen. I starten væltede det bogstaveligt talt ind med mails med klager og vrede meldinger. Desværre var der god grund til det! Den digitaliserede kommune Syddjurs Kommune har som en af de få kommuner i landet taget skridtet fuldt ud mod at skabe den digitaliserede kommune. Som sådan skal al sagsbehandling og dermed al korrespondance med kommunen journaliseres digitalt i systemet Acadre, og samtidig skal alt bortset fra personalesager og borgersager være tilgængeligt for alle medarbejdere. Det er grundlaget for den gennemsigtighed, som skal kendetegne den offentlige forvaltning og give NEM adgang også for borgerne til egne sager. Højt ambitionsniveau Det var en stor mundfuld at starte på den 2. januar, siger Jon Badstue Pedersen. Ingen havde på forhånd kunnet forestille sig hvad beslutningen betød i praksis. Jeg er for eksempel blevet enormt overrasket over hvor meget post der ikke har en tydelig adresse. Ganske meget er blot adresseret til Syddjurs Kommune. Hvis et brev f.eks. indeholder kopier af lønsedler eller et skattekort, kan det være svært at finde ud af hvad det i det hele taget drejer sig om og derefter hvem der er den rette modtager. Syddjurs Kommune har fra starten sat et højt ambitionsniveau, og man har ikke givet køb på beslutningen om at al relevant post skal skannes uanset hvor meget man i de forskellige afdelinger har ønsket at få dele af posten udleveret eller tilsendt i fysisk form. Postskanningen er en lille men vigtig brik i at indføre fuld digitalisering i sagsgangen, og jeg synes det er godt at der fra ledelsens side ikke har været nogen vaklen, siger Jon Badstue Pedersen. Det betyder at der er begået en del fejl i starten, erkender Jon Badstue Pedersen. Postmodtagelsen startede jo helt på bar bund, og allerede den 2. januar lå der to ugers post hvor det meste var adresseret til de gamle kommuner, samtidig med at posten strømmede ind. Selv om nogle af medarbejderne i Postmodtagelsen var meget erfarne med hensyn til daglig postmodtagelse og sortering, var der ingen rutiner der umiddelbart kunne bruges. Samtidig var hele organisationen ny, og man manglede kendskab til og overblik over hvor de ca. 400 medarbejdere befandt sig i organisationen. Normal drift Alt i alt har det været et spørgsmål om at lære mens man gør det holde fast i overblikket, i mål og hensigter og sikkerhedsforanstaltninger og ændre og forbedre procedurer og arbejdsgange i forhold til erfaringerne undervejs. Lige nu er der én hurdle tilbage. Det er at få afviklet de fejlskanninger der er akkumuleret i den første tid. Der er sat ekstra ressourcer ind, og med den viden og de erfaringer medarbejderne har nu, forventes det løst i nærmeste fremtid. 3

4 FAKTA om skanning Aviser, reklamer, tidsskrifter m.v. skannes ikke Uddatamateriale fra KMD skannes ikke, videresendes til afdeling Post mærket lægeoplysninger, licitationstilbud ol. skannes ikke. Sagsbehandleren afgør hvad der skal ske med dokumentet Tegninger større end A3 skannes kun i det udsnit der viser hvad indholdet er Rapporter og bøger skannes kun med forside, evt. indholdsfortegnelse og forord. Materialet udleveres til sagsbehandler Resten skannes og registreres FAKTA om ressourcer Fem personer starter i postafdelingen om morgenen når posten skal åbnes og sorteres. I gennemsnit bruges der ca. 17 timer om dagen på at klare dagens post. Morgenposten videresendes til rette modtager samme dag den modtages. Postens gang i billeder Posten åbnes og sorteres. Posten sorteres, fordeles i dueslag til afdelinger. Mellem hver ny postting lægges et såkaldt separatorark med afdelingens stregkode. Posten skannes. Stregkoden angiver hvor dokumentet skal sendes hen. Dokumentet påføres et kendingsnummer. 4

5 På skærmbilledet tjekkes om skanningen er i orden, om den er læsbar osv. Ellers justeres den. Når skanningen er tilfredsstillende, sendes dokumentet, og herefter er det synligt i den pågældende afdelings postkasse. Post til administrationsbygninger og afdelinger. De indskannede dokumenter arkiveres under dato og adskilles afdelingsvis. Her opbevares de i 3 måneder og herefter makuleres de. Inden for 3 måneder skulle eventuelle fejl være opdaget, så dokumenter, der f.eks. skulle have været sendt ud i afdelinger, opdages og bliver sendt. Fysisk post tidsskrifter, reklamer, brochurer o.l. der ikke indskannes, samles afdelingsvist og lægges i æsker, som rådhusbetjentene bringer med på deres postrunde. Postbilen læsses. Ruten starter i Ebeltoft ca. kl stop: Rønde, post afleveres og modtages til distribution i Kolind, Hornslet og Ebeltoft 2. stop: Kolind, post afleveres, og modtager post til distribution 3. stop: Hornslet, post afleveres og post modtages til distribution 4. stop: Rønde, intern post afleveres til distribution 5. stop: Vestergade Tirstrup (visitatorer, hjælpemiddelcentral), post afleveres og post modtages til frankering, som foretages i Ebeltoft. 5

6 Ny personaleforening på vej Syddjurs Kommunes administrative personale skal have en ny personaleforening, og der er indkaldt til stiftende generalforsamling Af Birgit Nielsen Bestyrelsesmedlemmer fra personaleforeningerne i de tidligere kommuner har siden efteråret 2006 arbejdet på hvordan man etablerer en personaleforening for det administrative personale i den nye Syddjurs Kommune. Forberedelserne er tilendebragt, og der er indkaldt til stiftende generalforsamling mandag den 26. marts. Der er også udarbejdet et forslag til vedtægter for den nye personaleforening. Fire huse en udfordring for den fælles kultur Syddjurs Kommunes administration er som bekendt fordelt på de fire gamle rådhuse og skal fortsat være det i nogen tid fremover. Det har byrådet slået fast på anlægsseminaret i begyndelsen af marts. Kommunaldirektør Nich Bendtsen har flere gange understregt at vi ikke skal have fire forskellige kulturer i kommunen. Ledelsen prioriterer højt at der skal arbejdes for at skabe fælles forståelse af hvad det vil sige at være ansat i Syddjurs Kommune og en fælles holdning til hvordan servicerer og inddrager borgerne. Igennem personaleforeningens arrangementer kan vi få nogle gode fælles oplevelser. Det er med til at styrke sammenhængen i organisationen, siger Dorthe Høst fra direktionssekretariatet, der har været med i forberedelsesgruppen. Hun opfordrer til at man møder op til generalforsamlingen. Man må også meget gerne melde sig som kandidat til bestyrelsen. Der skal vælges to repræsentanter plus en suppleant fra hvert hus. Tilmelding til generalforsamlingen sendes til Hanne Hildebrandt hhi@syddjurs.dk senest mandag den 12. marts kl