rersyning BORNHOLMS Årsberetning 2014 Program for intern overvågning Bornholm Vand AIS Cvr. Nr April 2015 Program for intern oven ågning

Transkript

1 April 2015 Program for intern oven ågning Cvr. Nr Bornholm Vand AIS Program for intern overvågning Årsberetning 2014 rersyning BORNHOLMS

2 i Indledning 2 2 Ledelseserklæring 3 Indhold Bornhol,,,s I and AIS Årsberetning 201 0_Pmgrani for intern overågning April 20/5 3 Beskrivelse af program for intern oven ågning Overvågningsprogrammet 4 4 Foretagne kontroller Konklusion på årets kontroller 6 5 Oversigt over udestående mellemværender med kommuner 6 6 Oversigt over afriklede mellemværender med kommuner 6

3 Vand A/S Årsberetning 2olrognmifhr intern oienåg,iing April 20/5 Denne årsberetning er kommet i stand i forbindelse med vandsektorens lovplig tige krav til udarbejdelse af årsberetninger vedrørende de interne overvåg ningsprogrammer. Indledning Vand AIS skal i medfør af vandsektorloven etablere et program for intern over vågning. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at Vand AIS ved afta leindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interes senters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunkiet For kommunalt ejede selskaber gælder der imidlertid særlige bestemmelser. Koncerninteme ydelser fra et fælles sen iceselskab må alene faktureres på grundlag af kostprisen. Ko ii c er nov enig I Regionskommune I Forsyning AIS I I I Vand AIS pildevand AJS Varme AJS ServiceA/S Den koncerninterne kostpds er for 2014 på kr. 315 kr. hvilket er en pris der ligger en del un der de timepriser vi kender i markedet. Alle medarbejdere er ansat i Service AIS, det betyder at Vand AIS køber arbejdskraft, efter behov, af Service AIS til en timepris å 1cr Der skal på grundlag af programmet udarbejdes en årsberetning, som indeholder:

4 31. Bor,,Iud,ns Vand AIS Årsberetning 20/ 0_Progran for inger,, o en ågn ing April 20/5 en beskrivelse af programmet, en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med over holdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen. og en oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse afårsberetningen,jf. bekendtgørelse om afvikling afmellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den I. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen om program met for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. 2 Ledelseserklæring Ledelsen i Vand AIS har i medfør af vandsektorloven og den tilhørende bekendt gørelse nr. 298 af25. marts 2010, etableret et program for intern overvågning. Nærværende årsberetning omfatter perioden I. januar Vi skal hermed erklære, at: december årsberetningen for perioden 1. januar december 2013 er udarbejdet i overensstem melse med vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven dateret april det endelige program er igangsat den 1. juli Der er ledelsens opfattelse, at Born holms Vand AIS i perioden op til færdiggorelsen af programmet har efterlevet de samme retningslinjer, som er endeligt formaliseret ved programmets endelige vedtagelse den programmet for intern overvågning har i perioden fra vedtagelsen den funge ret som beskrevet i denne årsberetning. Rønne, den Per Manlev Hansen direktør 3

5 Bprnho!nts Vand A S Årsberetning 2010_ProgrwnJbr intern o I enågning April Beskrivelse af program for intern overvågning Efter vandsektorloven skal vandselskabers aftaler om kob og salg indgås skriftligt på mar kedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal oveiwåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at Vand AIS aftaler alene skal varetage skabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller Leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern oven ågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Vand AIS skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt oven ågningspro gram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etab lering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Vand AIS har iværksat følgende tiltag: Etablering af et overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre taleindgåelse på markedsvilkår. sel af Fortsat lcbende drift afoven ågningsprogram med tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Procedure for sikring af dokumentation for, at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Det interne overvågningsprogram omfatter i henhold til vandsektorloven alene vand- og spildevandsselskaber. Vand AIS har imidlertid besluttet, at det interne ningsprogram omfatter alle selskaberne i Forsyning A/S ovenåg 3.1 Overvågningsprogrammet Det interne overvågningsprogram er integreret med Vand AIS indbbs- og budspolitikker. Det interne oven ågningsprogram består af en manual godkendt af ledelsen, som beskriver selskabets overordnede politik for indgåelse af aftaler og detaljerede politikker for underom råder. Der er udpeget en oven ågningsansvarlig, som løbende påser, at programmet følges. Programmet beskriver endvidere, hvilke dokumentationskrav der forventes at være opfyldt ved aftaleindgåelser, og hvilke interne kontrolprocedurer, der er til løbende og opfølgende kontrol af programmets overholdelse. Til brug for opfyldelsen af programmet er der udviklet et særligt arkivsystem som sikrer, at der kan gennemføres såvel løbende som opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Ligesom der er udviklet et standardiseret kontrolskema, som medarbejderne skal udfylde i forbindelse med aftaleindgåelse. ud 4

6 Vand AIS Årsbercmning 2010 Progmmnjor intern oi enignii;g April2015 Del interne ovenågningsprogram indeholder endvidere retningslinjer for, hvorledes medar bejderne informeres om deres ansvar i forbindelse med det interne overvågningsprogram. Selve programmel er tænkt som el dynamisk program, som løbende skal udvikles i takt med, at der opnås erfaring med dets anvendelse og integration i virksomheden. Der er i dag systemer som har stor integrationlsammenhæng med andre systemer. Disse sy stemer kan vi først udbyde på det tidspunkt hvor vi finder at der findes udbydere der kan kla re håndtering af det enkelte systemkrav samt integration til andre systemer. Som eksempel kan nævnes afregningssystem, regnskabssystem samt automatiske bankoverførsler. 4 Foretagne kontroller I henhold til det interne overvågningsprogram for Vand AIS er der foretaget føl gende kontroller i løbet afperioden fra 1januar til 31. december 20)4, Lobende kontrol Der er foretaget løbende kontrol ved alle aftaleindgåelser med en aftalesum på mere end kr. Ved den løbende kontrol er det sikret, at alle aftaler er indgået skriftligt. Ved kontrollen er det endvidere påset, at der forud for aflalernes indgåelse er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering som sandsynliggor, at aftaler indgås på markedsvil kår med henblik på at sikre, at Vand AIS har opnået de bedst mulige priser og vilkår. Den forebyggende kontrol, hvor oven ågningsansvarlige skal påse at aftalerne udsættes for den korrekte udbudsform, er i perioden ikke foretaget af overvågningsansvarlige, men i ste det foretaget af de enkelte aftaleansvarlige. (her tænkes på udbud, licitation, underhåndsbud, annoncering mv.) Opfolgende kontrol Der er foretaget opfolgende kontrol af indgåede aftaler. Kontrollen, som gennemføres årligt har omfattet aftaler indgået i perioden samt løbende afta ler. Kontrollen er gennemført ved stikprove. Der udtages i medfør af det interne oven ågnings program 3aftaler til kontrol. Med en samlet værdi af b De 3 aftaler drejer sig kon kret om Vandledningsarbejde! analyser/smedearbejde. Ved kontrollen påses, at indgåede aftaler er tidssvarende, samt at effektueringen af aftalerne er sket i overensstemmelse med det interne oven ågningsprogram. Vi har før denne overvågning er trådt i haft lavet en rammeaftale, med en entreprenør, vedr. reparation og vedligeholdelse af ledninger samt mindre gravearbejder. Denne aftale fornys hver 4. år gennem udbud og licitation. 5

7 17. september 2010 er faktureret til kostpris. Der er i medfør af Forsyningssekretariatets vejledning om intern overvågning indhentet en ser omfattet af bekendtgørelse nr af 16. december 2009 og bekendtgørelse nr af revisorerklædng fra Regionskommunes revisor, som dokumentation for, at ydel Kommunale aftaler April 20!5 6 status over selskabets helt eller delvist afviklede mellemværender med kommuner. Ved mellemværender forstås alle lilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offent liggørelsen af nærværende årsberetning. 6 Oversigt over afviklede mellemværender med kommuner Tilgodehavender VandA/S Regionskommune 0 tkr. 0 tkr. Selskab Kommune (selskab) Gæld (selskab) Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offent liggørelsen af nærværende årsberetning. Gælden i skemaet nedenfor er opgjort den Årets afdrag udgjorde 0 tkr. Og ren status over selskabets udeståender med kommuner. som ikke skyldes forsyningsleverancer ten udgjorde 0 tkr. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af25. marts 2010 årligt indberette en 5 Oversigt over udestående mellemværender med kommuner De interne kontroller i Vand AIS har ikke givet anledning til bemærkninger. 4.1 Konklusion på årets kontroller A rsbc rc tning 20! 0_i rogram for intern o I Cfl âgning Bornhol,ns Va,,d A/S