Årsberetning 2013 Program for intern overvågning

Transkript

1 Årsberetning 2013 Program for intern overvågning Retningslinjer for indkøb og salg til markedspriser. Marts 2014 Udarbejdet af Susanne K. Kristensen Overvågningsansvarlig

2 Indhold 1 Indledning Omfattede selskaber Ledelseserklæring Beskrivelse af program for intern overvågning Overvågningsprogrammet Gennemførelse af programmet Foretagne kontroller Løbende kontrol Opfølgende kontrol Udestående og mellemværender Oversigt over udestående mellemværender med kommuner Oversigt over afviklede mellemværender med kommuner Konklusion...8 Bilag Bilag 1 Erklæring fra uafhængig revisor vedrørende, Billund Vands program for intern overvågning. 1

3 1 Indledning Årsberetning 2013 for Intern Overvågning er udarbejdet i henhold til Vandsektorloven, Lov nr. 469 af 12/06/2009 samt Bekendtgørelse om program for vandselskabers interne overvågning, Bekendtgørelse nr. 298 af 25/02/2010. Vandsektorloven fastlægger at vandforsyningsselskaber skal etablere et internt overvågningsprogram til sikring af skriftlige aftaler på markedsvilkår, således at det sikres, at bl.a. Billund Vands aftaler alene varetager selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Det er i vandsektorloven bestemt, at Aftaler skal indgås på markedsvilkår Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. Der skal på grundlag af Billund Vands program for intern overvågning udarbejdes en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet, En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet, En oversigt over Billund Vands og dets datterselskabers udestående og mellemværender med Billund kommune inkl. renter, opgjort på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen. En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber, Bekendtgørelse nr. 319 af 25/03/2010 Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring jf. Bilag Omfattede selskaber Denne årsberetning omfatter følgende selskaber: Billund Vand A/S Billund Drikkevand A/S Billund Spildevand A/S Billund Energi A/S Alle Selskaber er 100 % ejet af Billund Kommune. Det bemærkes, at Billund Drikkevand A/S, Billund Spildevand A/S og Billund Energi A/S ikke har en selvstændig organisation. Programmet for intern overvågning samt dets årsberetning er således etableret og administreret af Billund Vand A/S. I de følgende afsnit er det underforstået, at navnet Billund Vand dækker selskaberne Billund Vand A/S, Billund Drikkevand A/S, Billund Spildevand A/S og Billund Energi A/S. 2

4 2 Ledelseserklæring Ledelsen i Billund Vand har i medfør af vandsektorloven og den tilhørende bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010, etableret et program for intern overvågning i Nærværende årsberetning omfatter perioden 1. januar december Billund Vand skal hermed erklære, at: Årsberetningen for perioden 1. januar december 2013 er udarbejdet i overensstemmelse med vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven samt bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts Billund Vand bruger programmet for intern overvågning i dagligdagen og efterlever programmets retningslinjer. Nyansatte som er underlagt Program for intern overvågning er blevet orienteret om programmets indhold og information vedr. programmet er løbende givet til de aktuelle medarbejdere. Programmet for intern overvågning har fungeret som beskrevet i denne årsberetning. Den 3. marts 2014 Ole Pedersen Johnsen, Direktør 3

5 3 Beskrivelse af program for intern overvågning Efter vandsektorloven skal vandselskabers aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at Billund Vands aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Billund Vand etablerede i 2010 med afsæt i ovenstående et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Programmet blev opgraderet til nyere version maj 2013, hvori 3. søsterselskab Billund Energi A/S indgår. Billund Vand har iværksat følgende tiltag: Etablering og revidering af overvågningsprogrammet med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Procedure for sikring af dokumentation for, at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Gyldighedsområdet for det interne overvågningsprogram er selskaberne Billund Vand A/S, Billund Drikkevand A/S, Billund Spildevand og Billund Energi A/S 3.1 Overvågningsprogrammet Det interne overvågningsprogram er et selvstændigt program. Det er planen at der i 2014 vil blive udarbejdet en særskilt skriftlig indkøbs- og udbudspolitik for Billund Vand, som vil fungere sideløbende med det interne overvågningsprogram. Det interne overvågningsprogram består af en manual, der beskriver selskaberne og deres overordnede politik for indgåelse af aftaler, sådan at det sikres at aftaler indgås skriftligt og på markedsvilkår. Der er udpeget en overvågningsansvarlig, som løbende påser, at programmet følges. Den overvågningsansvarlig er ansvarlig for overvågningsprogrammet, dets gyldighed og den interne egenkontrol, og referer direkte til den administrerende direktør for Billund Vand. Der er i programmet lavet en procesbeskrivelse for indgåelse af aftaler og kontrakter. I henhold til programmet er det de enkelte ansatte i administrationen samt de to driftsledere, som har ansvaret for at indkøbsprocessen sker i overensstemmelse med programmet. Disse figurerer som kontraktansvarlige. Alle aftaler skal ifølge programmet gå igennem en kontraktansvarlig. 4

6 Processen for indgåelse af aftaler kan efter Program for intern overvågning skematiseres efter nedstående figur: Løbende intern kontrol Programmet beskriver endvidere, hvilke dokumentationskrav der forventes at være opfyldt ved aftaleindgåelser og interne kontrolprocedurer. Til brug for opfyldelsen af kontrol og dokumentation af de indgåede aftaler, er der udviklet et elektronisk dokumentarkiv og kontraktregister, som sikrer en såvel løbende som opfølgende kontrol af aftalerne. Ligeledes er der udviklet et standardiseret dokumentationsskema, som den kontraktansvarlige skal udfylde med bl.a. sin begrundelse for valg af leverandør i forbindelse med aftaleindgåelsen. Programmet beskriver også en procedure for, hvordan der gives information til relevante medarbejdere vedr. programmet. Selve programmet er tænkt som et dynamisk program, som løbende skal udvikles i takt med, at der opnås erfaring med dets anvendelse. Programmet blev etableret i 2010, og er blevet lettere revideret for grammatiske fejl, samt for dybere beskrivelse af dokumentationsdelen i marts Programmet blev i 2013 opgraderet til en nyere version hvori 3. søsterselskab Billund Energi A/S indgår. Hvad angår kontraktregisteret er dette blevet udbygget i samarbejde med de kontraktansvarlige i løbet af året Gennemførelse af programmet Ændringer eller revideringer i programmet er formidlet til relevante medarbejdere ved informationsmøder. Der er udarbejdet en liste over de medarbejdere, der har fået informationen. Det reviderede program er udleveret til de kontraktansvarlige. Alle ansatte kan desuden finde programmet i det elektroniske dokumentstyringssystem. Denne generelle orientering er foregået på de ugentlige ressourcemøder/morgenmøder. 5

7 4 Foretagne kontroller 4.1 Løbende kontrol I henhold til det interne overvågningsprogram for Billund Vand, er der udført intern løbende kontrol på aftaler over kr ,- netto, gældende for perioden 1. januar til 31. december Ved den løbende kontrol bliver det kontrolleret, at aftaler er indgået skriftligt og om der er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering samt mulig afsøgning af markedet, som sandsynliggør, at aftaler indgås på markedsvilkår. Dette foregår ved at den kontraktansvarlige skal meddele den overvågningsansvarlige han/hun har en aftale over ,- kr. klar til kontrol. 4.2 Opfølgende kontrol Der er foretaget opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Kontrollen er gennemført ved stikprøve og har omfattet de aftaler der er indgået i perioden 1. januar til 31. december 2013, og som har været på under kr ,- netto. Ved kontrollen påses, at indgåede aftaler er tidssvarende, samt at effektueringen af aftalerne er sket i overensstemmelse med det interne overvågningsprogram og om dokumentationsskema er udfyldt. 6

8 5 Udestående og mellemværender 5.1 Oversigt over udestående mellemværender med kommuner Billund Vand skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over Billund Vands udeståender med Billund Kommune. Oversigten over udeståenderne er opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offentliggørelsen af nærværende årsberetning. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Opgørelsen opgjort pr. 1. marts 2014 Selskab Kommune Tilgodehavender Gæld (selskab) (selskab) Billund Vand A/S Billund Kommune 0,- kr. 0,- kr. Billund Spildevand A/S Billund Kommune 0,- kr ,- kr. Billund Drikkevand A/S Billund Kommune ,- kr. 0,- kr. Samlet Billund Kommune ,- kr ,- kr. 5.2 Oversigt over afviklede mellemværender med kommuner Billund Vand skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets helt eller delvist afviklede mellemværender med Billund Kommune. Opgørelsen opgjort pr. 1. marts 2014 Selskab Kommune Afviklede tilgodehavender (selskab) Afviklet gæld (selskab) Billund Vand A/S Billund Kommune 0,- kr. 0,- kr. Billund Spildevand A/S Billund Kommune 0,- kr ,- kr. Billund Drikkevand A/S Billund Kommune ,- kr. 0,- kr. Samlet Billund Kommune ,- kr ,- kr. Løbende er der almindelige mellemværender mellem Billund Kommune og de enkelte selskaber vedr. almindelig samhandel. 7

9 6 Konklusion Programmet er kendt og brugt af de ansatte og i særdeleshed af de kontraktansvarlige. De relevante medarbejdere har løbende fået information om programmet og der har løbende været dialog for at motivere de kontraktansvarlige. Ny tilkommende aktuelle medarbejdere har fået udleveret programmet og er blevet sat ind i brugen af systemet. Efter flere års brug af programmet, kan der i selskaberne ses en økonomisk besparelse på bl.a. indkøb af arbejdsbeklædning og øvrige personale udgifter som f.eks. frugtordning. Ligeledes har der været besparelse på laboratorieudstyr i driften. Ovenstående har gjort at de medarbejdere der køber ind, er opmærksomme på at indhente flere priser for at handle og indgå aftaler på markedsvilkår. Der har i 2013 været indgået flere rammeaftaler på alm håndværkerydelser og leverancer. Også i 2014 vil der være øget fokus på indgåelse af rammeaftaler. Der har været løbende kontrol med aftaler og kontrakter for Der har været et mindre antal stikprøvekontroller på de aftaler, som ikke har været underlagt løbende kontrol. Desuden har der været et øget fokus på, at de kontraktansvarlige opdaterer rammeaftaler med leverandører. Det kan konkluderes, at programmet for intern overvågning i 2013 er benyttet efter hensigten, og at medarbejdere og ledelse har fokus på at overholde programmet. 8

10 Bilag 1 Erklæring fra uafhængig revisor vedrørende, Billund Vands program for intern overvågning. Deloitte laver selv denne erklæring efter deres egen skabelon Til ledelsen i Billund Vand A/S og Forsyningssekretariatet Vi har gennemgået Vandselskab X's beskrivelse af programmet for intern overvågning, herunder beskrivelsen af kontrollerne til sikring af programmets overholdelse. Det er ledelsens ansvar at tilrettelægge og beskrive programmet samt sikre kontrol af programmets overholdelse. Vort ansvar er, baseret på vort arbejde, at udtrykke en konklusion om, hvorvidt programmet er etableret, og om der er foretaget den kontrol, der er beskrevet i programmet. Denne erklæring, som omfatter perioden x. måned -31. december 20xx, er udelukkende udarbejdet til brug for Vandselskab X og Forsyningssekretariatet. Det udførte arbejde Vort arbejde er udført i overensstemmelse med danske revisionsstandarder samt Forsyningssekretariatets Revisionsinstruks af 13. juli 2010 om revision af vandselskabers interne overvågning, med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for vor konklusion. Arbejdet omfatter forespørgsler, observationer samt vurdering og stikprøvevis efterprøvelse af den information, vi har modtaget. Det er vor opfattelse, at det udførte arbejde giver et tilstrækkeligt grundlag for vor konklusion. Konklusion Det er vor opfattelse, at programmet er etableret, og at der i perioden x. måned -31. december 20xx er foretaget den kontrol, der er beskrevet i programmet. X-by, den x. måned 20xx Y revisionsvirksomhed NN statsautoriseret/registreret revisor 1