Årsberetning Program til Intern Overvågning

Transkript

1 Årsberetning 2012 Program til Intern Overvågning

2 Indhold Indledning... 3 Ledelseserklæring... 3 Beskrivelse af program til intern overvågning... 4 Overvågningsprogrammet... 4 Foretagne kontroller... 5 Løbende kontrol... 5 Opfølgende kontrol... 5 Kommunale aftaler... 5 Konklusion på årets kontroller... 6 Oversigt over udestående og afviklede mellemværender med Odder Kommune... 6 Side 2 af 6

3 Indledning Odder Spildevand skal i medfør af vandsektorloven etablere et program for intern overvågning. Programmet skal medvirke til, at Odder Spildevand ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet Der skal på grundlag af programmet udarbejdes en årsberetning, som indeholder: en beskrivelse af programmet, en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner og en oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. Ledelseserklæring Ledelsen i Odder Spildevand A/S har i medfør af vandsektorloven og den tilhørende bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010, etableret et program for intern overvågning. Nærværende årsberetning omfatter perioden 1. januar december Jeg skal hermed erklære, at: årsberetningen for perioden 1. januar 31. december 2012 er udarbejdet i overensstemmelse med vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven dateret april programmet for intern overvågning har fungeret som beskrevet. der ikke i 2012 har været modtaget administrative ydelser fra Odder Kommune. er er igangsat en proces med evaluering og fornyet udbud af løbende aftaler. Odder den 23. april 2013 Michael Lind-Frandsen direktør Side 3 af 6

4 Beskrivelse af program til intern overvågning Efter vandsektorloven skal vandselskabers aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at Odder Spildevands aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Odder Spildevand skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Odder Spildevand har iværksat følgende tiltag: Etablering af et overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Procedure for sikring af dokumentation for, at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Overvågningsprogrammet Det interne overvågningsprogram er integreret med Odder Spildevands indkøbs- og udbudspolitikker. Det interne overvågningsprogram består af en manual godkendt af ledelsen, som beskriver selskabets overordnede politik for indgåelse af aftaler og detaljerede politikker for underområder. Der er udpeget en overvågningsansvarlig, som løbende påser, at programmet følges. Programmet beskriver endvidere, hvilke dokumentationskrav der forventes at være opfyldt ved aftaleindgåelser, og hvilke interne kontrolprocedurer, der er til løbende og opfølgende kontrol af programmets overholdelse. Til brug for opfyldelsen af programmet er der udviklet et særligt arkivsystem som sikrer, at der kan gennemføres såvel løbende som opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Ligeledes er der udviklet et standardiseret kontrolskema, som medarbejderne skal udfylde i forbindelse med aftaleindgåelse. Det interne overvågningsprogram indeholder endvidere retningslinjer for, hvorledes medarbejderne informeres om deres ansvar i forbindelse med det interne overvågningsprogram. Selve programmet er tænkt som et dynamisk program, som løbende skal udvikles i takt med, at der opnås erfaring med dets anvendelse og integration i virksomheden. Side 4 af 6

5 Foretagne kontroller I henhold til det interne overvågningsprogram for Odder Spildevander er der foretaget følgende kontroller i løbet af 1. januar 31. december Løbende kontrol Der er foretaget løbende kontrol ved alle aftaleindgåelser omfattet af overvågningsprogrammet. Ved den løbende kontrol er det sikret, at der er indhentet det nødvendige antal tilbud og at aftaler indgås på markedsvilkår. Ved kontrollen er det endvidere påset, at der forud for aftalernes indgåelse er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering og afsøgning af markedet som sandsynliggør, at aftaler indgås på markedsvilkår med henblik på at sikre, at Odder Spildevand har opnået de bedst mulige priser og vilkår. Opfølgende kontrol Der er foretaget opfølgende kontrol af indgåede aftaler. Kontrollen er gennemført ved stikprøve. Der udtages i medfør af det interne overvågningsprogram 20 % af indgåede aftaler og minimum 5 aftaler til kontrol. For 2012 er der udtaget 5 stikprøver af i alt 19 aftaler omfattet af overvågningsprogrammet. Af de 19 aftaler er der 6 aftaler, som dækker mere ned én leverance. De 6 aftaler er rammeaftaler for følgende ydelser: TV-inspektion (nyt rammeudbud) Bortskaffelse af afvandet slam til landbrugsformål (løbende aftale fornyet udbud) Elektronisk driftsjournal anskaffelse og løbende vedligeholdelse Laboratorieydelser, analyser af slam og udløbsprøver (fornyet udbud) Rammeaftale for rådgivningsydelser i f.m. nedlæggelse af 2 renseanlæg og separatkloakering i 3 bysamfund. Priser indhentet ved EU-udbud (nyt rammeudbud) Rammeaftale for rådgivningsydelser baseret på enhedspriser fra EU-udbud (ny rammeaftale). Ved kontrollen påses, at indgåede aftaler er tidssvarende, samt at effektueringen af aftalerne er sket i overensstemmelse med det interne overvågningsprogram. Kommunale aftaler Odder Kommune stiller vederlagsfrit kommunegaranti for kassekredit og lån til anlæg i Kommunekredit.. For gennemførelse af sætning af rottegift i kloakbrønde samt forestået kortlægning i f.m. anmeldte rotter, har Odder Spildevand A/S faktureret kr. ( kr.) excl. moms til Odder Kommune. For indhentning af vandforbrug samt beregning af spildevandsafgift for enkeltejendomme har Odder Spildevand A/S faktureret kr. (6.437 kr.) excl. moms til Odder Kommune. Tal i parentes vedrører 2011 Side 5 af 6

6 Konklusion på årets kontroller De interne kontroller i Odder Spildevand har ikke givet anledning til bemærkninger. Oversigt over udestående og afviklede mellemværender med Odder Kommune Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets udeståender med kommuner. Nedenstående opgørelse er pr. 31. december Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Selskab Kommune Tilgodehavender Gæld Art (selskab) (selskab) Odder Spildevand Odder Kommune tkr. 0 tkr. Mellemværende fra stiftelse, primært hidrørende fra uforbrugte anlægsmidler omkring stiftelsestidspunktet Odder Spildevand Odder Kommune 858 tkr. 0 tkr. Almindeligt tilgodehavende fra salg af ordinære ydelse Selskabets tilgodehavende er i 2012 nedbragt med tkr. Side 6 af 6