for Nørre Alslev Vandværk

Transkript

1 Årsberetning for programmet for intern overvågning for Nørre Alslev Vandværk CVR. nr for perioden 1. januar 2013 til 31. december 2013 Nærværende årsrapport er udarbejdet af Flemming Heintz for Nørre Alslev Vandværk. Nørre Alslev, den Flemming Heintz 1

2 Indholdsfortegnelse Beskrivelse af programmet... 3 Programmets gennemførelse... 6 Kontrol med overholdelsen af programmet... 6 Oversigt over godkendte aftaler... 6 Oversigt over gennemførte kontroller... 7 Oversigt over gennemførte revurderinger af aftaler med længere løbetid... 7 Oversigt over undervisning af medarbejdere

3 Beskrivelse af programmet Nedenfor følger en beskrivelse af det program for intern overvågning, som er vedtaget af bestyrelsen i Nørre Alslev Vandværk. Overvågningsansvarlig Det er besluttet, at driftsleder Flemming Heintz er overvågningsansvarlig, med ansvar for etablering af programmet for intern overvågning, den løbende kontrol, udarbejdelse af årsberetning m.v. Den overvågningsansvarlige refererer til bestyrelsen via formanden. Den overvågningsansvarlige skal med iværksættelsen af programmet for intern overvågning godkende indgåelsen af samtlige aftaler. Overordnet politik for indgåelse af aftaler Efter vandsektorloven skal selskabernes aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebære diskriminering af kunder eller leverandører. Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelser samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, når vandselskabet forud for kontraktindgåelsen har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU`s udbudsdirektiver, anses for værende indgået på markedsvilkår. Aftaler, der ikke er udbudspligtige, skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår. Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindelige forekommende betingelser i markedet og ikke ugunstige for selskabet. Særlig dokumentationspligt 100 t.kr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi over 100 t.kr. Ved økonomisk værdi forstås den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. 3

4 Ovenstående skal ske således, at Nørre Alslev Vandværk over for forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet. For ikke udbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100 t.kr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100 t.kr. skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og underlagt samme dokumentationskrav som aftaler der overstiger 100 t.kr. Den overvågningsansvarlige skal foretage kontrol af ikke-udbudspligtige aftaler, som ikke overstiger 100 t.kr. Dokumentation Ved indgåelsen af aftaler gælder følgende: Ingen andre end den overvågningsansvarlige kan indgå aftaler Følgende dokumentation skal foreligge før en aftale godkendes Kort beskrivelse af aftalens indhold Pris og vilkår - dokumentation for markedsvilkår - Hvis aftalen er udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation. - Hvis ikke udbudspligtig, skal selskabet kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. - Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100 t.kr. så skal den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. Skriftlig aftale Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare dokumentation og de underskrevne aftaler på vandværket. Politik for information om program for intern overvågning Det skal sikres, at hvis der er eller kommer medarbejdere, udover den overvågningsansvarlige med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning, informeres om programmet og er bekendte med deres ansvar for dets overholdelse. Dette skal sikres ved følgende tiltag: Den overvågningsansvarlige udleverer kopier af programmet til de relevante medarbejdere og iværksætter undervisning i det omfang, han finder nødvendigt for at de pågældende medarbejdere kan overholde programmet. Den overvågningsansvarlige skal opbevare dokumentation for afholdt undervisning. Dokumentationen skal omfatte: Indhold af orientering 4

5 Dato for afholdelse Liste deltagende medarbejdere Politik for kontrol med program for intern overvågning Den overvågningsansvarlige har ansvaret for kontrollen med program for intern overvågning. Løbende kontrol Den overvågningsansvarlige foretager, jf. politikkerne, en løbende kontrol ved aftaleindgåelse. Aftaler med længere løbetid skal årligt underlægges en kontrol af om aftalen er tidssvarende. Der skal udarbejdes en dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses at være indgået på markedsvilkår. Herunder anbefales om aftalen skal genforhandles eller opsiges. Rapportering Den overvågningsansvarlige udarbejder i forbindelse med regnskabsaflæggelsen en rapport, som beskriver den aktuelle status på programmet for intern overvågning. Rapporteringen omfatter: En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet Oversigt over godkendte aftaler Oversigt over gennemførte løbende kontroller Oversigt over gennemførte revurderinger af aftaler med længere løbetid Oversigt over undervisning af eventuelle medarbejdere Årsberetningen skal bilægges en revisorerklæring omkring programmets etablering og de gennemførte kontroller. Bestemmelserne om intern overvågning trådte principielt i kraft 1. juli Den første årsberetning skal imidlertid alene omfatte perioden 1. juli december Den første årsberetning skal indsendes til Forsyningssekretariatet og være offentliggjort senest 1. maj For de efterfølgende år skal årsberetningen for et kalenderår indsendes 1. maj det efterfølgende kalenderår. Program for løbende opsamling og opbevaring af dokumentation For beløb under kr ,- har vi undersøgt markedet og fundet det bedste køb for den kvalitet, som vi forlanger af indkøb på varerne. For indkøb over kr ,- har vi indhentet pris fra flere leverandører. Ved indkøb på over kr ,- indhentet der pris efter udbud fra flere leverandører. 5

6 Programmets gennemførelse Efter vedtagelsen af ovenstående program har den overvågningsansvarlige gennemgået samtlige eksisterende aftaler, og fået revideret og ajourført dem. Derudover har den overvågningsansvarlige sørget for, at der blev etableret aftaler på de områder, der ikke tidligere har haft faste aftaler. Kontrol med overholdelsen af programmet Da den overvågningsansvarlige samtidig er indkøbsansvarlig, foregår kontrollen som et samarbejde mellem den overvågningsansvarlige og vandværkets administrative personale for at sikre, at vandsektorloven overholdes. Dette sker gennem kontrol af bilag, hvor aftalerne gennemgås, og opgaver vedrørende afsøgning af markedet fastlægges. På disse møder fastlægges samtidig rutiner vedrørende udbud og prækvalificering i forbindelse med større projekter, der overstiger kr. Oversigt over godkendte aftaler Der er indgået følgende aftaler om entreprenørarbejde og VVS i 2013: Prisaftale med Nørre Alslev Maskinstation, Bogfinkevej 10, 4840 Nørre Alslev Prisaftale med Egelev Smedie, Egelev Gade 22, 4840 Nørre Alslev Der er indgået prisaftaler for år 2013 med følgende firmaer: SEAS-NVE Strømmen A/S, Hovedgaden 36, 4520 Svinninge indgået fastpriskontrakt omkring indkøb af el. Eurofins Miljø A/S, Ladelundvej 85, 6600 Vejen indgået aftale om prøvetagning og analyse af drikkevand i henhold til drikkevandsbekendtgørelsen, samt prøvetagningsplan fra Guldborgsund Kommune. Øvrige aftaler: Vandværket har modtaget tilbud fra Vantech, Knebel Bygade 40, 8420 Knebel omkring køb af vandmålere Bestyrelsen i Nørre Alslev Vandværk har aftale vedrørende revision af årsregnskabet med Beierholm Revision, Slotsgade 11, 4800 Nykøbing F. MSE Entreprenørfirmaet Alstrup Strandvej 2 b 4840 om etablering af ledning fra Nr. Alslev til pendlerplads vest for motorvej. Samt ledning ved Nr. Kirkeby. 6

7 Oversigt over gennemførte kontroller Da samtlige aftaler er gennemgået og revurderet i forbindelse med indførelsen af program for intern overvågning, har den overvågningsansvarlige anset det for unødvendigt samtidig at gennemføre stikprøvekontroller for perioden 1. januar 2013 til 31. december Disse ligger implicit i ovenstående liste over indgåede aftaler. Oversigt over gennemførte revurderinger af aftaler med længere løbetid Udover ovenstående har vandværket ikke aftaler, der løber længere end et år ad gangen, med undtagelse af vores aftale med revisor. Da denne aftale på sigt kan andrage mere end kr., er det besluttet i bestyrelsen, at der årligt ved generalforsamlingen skal tages stilling til valg af det eksterne revisionsselskab, således at der indgås aftaler med det valgte selskab for det efterfølgende år. Oversigt over undervisning af medarbejdere Da den overvågningsansvarlige samtidig er indkøbsansvarlig er der ikke sket undervisning af medarbejdere i organisationen. 7