IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

Transkript

1 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

2

3 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

4 Note Læs oplysningerne i Bemærkninger på side 223, før du bruger denne dokumentation og det tilhørende produkt. - Det er i øvrigt kun visse af de benyttede illustrationer, der vises i oversat udgave. Bemærk Denne udgave gælder for IBM SmartCloud Engage marts 2012 og IBM SmartCloud Connections marts 2013 og alle senere releases og ændringer, indtil andet angives i nye udgaver. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Kapitel 1. Aktiviteter En aktivitet er et sted, hvor personer, der er involveret i et projekt, kan dele oplysninger, tildele opgaver og dele ressourcer som filer, værktøjer og websteder. Brug en aktivitet til at organisere indhold og prioritere opgaver, der er relateret til et projektmål. Nyheder i Aktiviteter Find ud af, hvilke funktioner der er tilføjet. Kom godt i gang v Udforsk Kom godt i gang-app'en. v Opret en aktivitet for at organisere et teamprojekt. v Følg og tildel opgaver. v Genbrug en aktivitet, du har oprettet, til at følge en gentagen opgave. Brug Desktop-pluginer til Microsoft Windows Del, opret forbindelse og gør forretninger socialt fra Windows, Microsoft Outlook eller Microsoft Officeprogrammer (PowerPoint, Excel og Word). IBM Connections Desktop-pluginerne til Microsoft Windows tilføjer sociale netværksfunktioner som f.eks. aktiviteter, blogge, fællesskaber og wikier. Upload lokale filer til IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections fra Windows Stifinder. Del filer, arbejd med filer lokalt, og publicér dem derefter i IBM SmartCloud for Social Business. Publicér i en blog, vedhæft et dokument til en wiki, og søg efter indhold i IBM SmartCloud Engage eller IBM SmartCloud Connections. Vigtigt: Hvis du logger på IBM SmartCloud Engage vha. metoden "Brug min organisations logon", vil du ikke kunne logge på og brug Desktop-pluginerne. v Download Desktop-pluginerne v Sådan bruges Desktop-pluginerne Copyright IBM Danmark A/S 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

7 Kapitel 2. Oversigt over Aktiviteter Aktiviteter findes enten som en enkeltstående applikation eller som en widget i Fællesskaber. Brug aktiviteter til at hjælpe teamet med at arbejde sammen på en onlineplacering, hvor idéer om et projekt og projektressourcer oprettes, indsamles og deles. Tilføj indgange og opgaver til aktiviteten for at opsamle de nødvendige opgaver og gemme tilknyttede filer. Brug sektioner til at organisere dine aktivitetsindgange og opgaver. Her er nogle eksempler på projekter, du kan bruge en aktivitet til at spore: v Lukke et salg v Forberede et vigtigt møde v Skrive en rapport til en kunde v Ansætte en ny medarbejder Alle aktiviteter er tilgængelige fra oversigten Aktiviteter, herunder aktiviteter, der er oprettet som en del af et fællesskab. Aktiviteter, der er oprettet som en del af et fællesskab, er angivet i oversigten som Fællesskabsaktivitet. Aktiviteter vises under filtret Fællesskabsaktivitet i det primære vindue på siden Oversigt. Enkeltstående aktiviteter vises under filtret Mine aktiviteter. Mine aktiviteter er aktiviteter, som er aktive, og som du hører til. Det er aktiviteter, som: v Du har oprettet v Du er blevet tilføjet som medlem v Er en del af det fællesskab, du hører til Mine aktiviteter omfatter ikke offentlige aktiviteter, aktiviteter, du har frasorteret og aktiviteter, der er udført.aktiviteter kan have følgende status: Når du opretter en aktivitet som en del af et fællesskab, er medlemmerne af aktiviteten begrænset til de personer, som er medlemmer af fællesskabet. Fællesskabsaktiviteten kan indeholde en delmængde af fællesskabsmedlemmerne. For at gøre det nemmere at finde de aktiviteter, som er vigtige for dig, kan du tildele dem en prioritet. Fjern en aktivitet fra oversigten ved at frasortere den. Du kan oprette en kopi af en aktivitet eller eksportere den til en CSV-fil. Gem en aktivitet som en skabelon, og brug skabelonen til at oprette nye aktiviteter. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

9 Kapitel 3. Start af en aktivitet Der kræves ingen særlig adgang for at oprette en aktivitet. Når du har oprettet aktiviteten, kan du klikke på Aktivitetshandlinger for at redigere aktiviteten, oprette en kopi af aktiviteten eller bruge aktiviteten til at oprette en skabelon. Om denne opgave Aktiviteter kan oprettes fra bunden eller fra en skabelon. Når du starter en aktivitet fra en skabelon, oprettes den nye aktivitet med de oplysninger, der er gemt i skabelonen. Hvis skabelonen f.eks. indeholder et sæt trin, kontakter og ressourcer, udfyldes den nye aktivitet med det samme sæt trin, kontakter og ressourcer. 1. Navigér til aktivitetsoversigten, og klik på Start en aktivitet. Hvis du bruger det enkeltstående program, skal du klikke på Apps > Aktiviteter for at komme til aktivitetsoversigten. Hvis du starter en aktivitet inde i et fællesskab, skal du tilføje aktivitetwidgetten, før du kan starte en aktivitet. Du tilføjer aktivitetswidgetten ved at klikke på Fællesskabshandlinger > Tilpas og vælge Aktiviteter. 2. Valgfrit: Klik på Vælg en aktivitetsskabelon, og vælg en skabelon, når du vil oprette en aktivitet ud fra en skabelon. Hvis du vil udfylde medlemslisten med de medlemmer, der er defineret i skabelonen, skal du også vælge Brug medlemmer fra skabelon. 3. Angiv aktivitetsdetaljer. Detaljerne kan ændres senere ved at redigere aktiviteten. v Navn vises under emnet i den advisering, der bliver sendt til de tilføjede medlemmer. Hvis du ikke angiver et navn, får aktiviteten navnet Uden navn. v Vælg Tillad personer, som ikke findes i min organisation, at blive medlemmer af denne aktivitet for at medtage medlemmer i din organisation eller gæster uden for din organisation. Aktiviteter, der tillader eksterne medlemmer, kan deles med fællesskaber, der tillader eksterne eller interne medlemmer. Du kan senere rydde denne tilladelse, hvis du ikke vil tillade eksterne medlemmer i aktiviteten, forudsat at der ikke er knyttet nogen eksterne medlemmer til aktiviteten. Eksterne aktiviteter identificeres ved hjælp af ikonen Ekstern ud for aktivitetens titel. Undlad at vælge denne indstilling, hvis du kun vil medtage medlemmer i organisationen. Aktiviteter, der ikke tillader eksterne medlemmer, kan kun deles med fællesskaber, der ikke tillader eksterne medlemmer. Du kan ikke tillade eksternt medlemskab af en intern aktivitet på et senere tidspunkt. v Adskil flere emneord med kommaer. Når aktiviteten er gemt, tilføjes nye emneord til emneordssamlingen. v Når du tilføjer medlemmer, skal du først vælge medlemstypen og derefter medlemmets rolle. Angiv derefter navnet på personen, fællesskabet eller gruppen, der skal tilføjes som medlem. En ejer kan tilføje indhold, få vist og redigere alle indgange samt styre medlemskabet af aktiviteten. En forfatter kan tilføje og få vist indhold og redigere sine egne indgange. En læser kan kun få vist indhold. Bemærk: Gruppefunktionen er til rådighed på anmodning. Kontakt organisationens administrator for at få oplysninger. Hvis du indtaster en adresse på en person, som ikke har en konto, eller som har en konto, men som ikke er i samme organisation, skal du klikke på plusikonen for at tilføje den pågældende person. Hvis personen ikke har en konto, bliver du bedt om at sende en gæsteinvitation til den pågældende person, når du har gemt aktiviteten. Gæstemedlemmer skal acceptere invitationen for at få adgang til de aktiviteter, hvor de er tilføjet som medlemmer. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

10 v Sørg for, at aktivitetsmålet indeholder tilstrækkelige oplysninger til at hjælpe medlemmerne med at skelne mellem aktiviteter med enslydende navne. Der kan søges i målet, og det vises i den adviseringsbesked, som medlemmerne modtager, når de bliver inviteret til at deltage i aktiviteten. Resultater Når aktiviteten er oprettet, sender serveren en eller advisering til fanen Opdateringer på funktionen Mit dashboard for at give de personer, som du har tilføjet som medlemmer, besked om aktiviteten. Næste trin Du kan tilføje indhold til aktiviteten ved at oprette indgange eller opgaveelementer eller organisere aktiviteten med sektioner. Gem aktiviteten som en skabelon til fremtidig brug, eller gør den nemmere at finde ved at markere den som høj prioritet. Relaterede opgaver: Kapitel 8, Arbejde med skabeloner, på side 27 Genbrug type eller indhold for en aktivitet eller en indgang ved at oprette skabeloner. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

11 Kapitel 4. Tilføjelse af aktivitetsindhold Tilføj oplysninger til din aktivitet ved at oprette indgange. Opret og tildel opgaver ved at tilføje opgaveelementer. Tilføj ressourcer til aktiviteten ved at tilknytte eller linke til filer. Ved at tilføje indhold til en aktivitet opretter du et sted, hvor projektet kan dele oplysninger, tildele opgaver og dele ressourcer som websteder og filer. Brug indgange til at tilføje indhold til aktiviteten. Brug f.eks. en indgang til at tilknytte en fil, linke til en fil eller tilføje et bogmærke til et websted. Du kan også tilføje tilpassede felter til indgange. På samme måde som aktiviteter kan indgange oprettes fra bunden eller fra en tidligere gemt indgangsskabelon. Når du opretter en indgang, skal du huske, at beskrivelsesteksten og emneordene bliver søgbare. Som standard deles indgange i en aktivitet med alle medlemmer af aktiviteten. Du kan skjule en indgang for andre medlemmer ved at markere den som privat. Du skal være forfatter til eller ejer af aktiviteten for at tilføje indgange til den. Brug opgaveelementer til at spore de opgaver, som teamet skal udføre for at opfylde aktivitetens mål. Du kan tildele et opgaveelement til et aktivitetsmedlem, tilknytte en fil, linke til en fil eller tilføje et bogmærke til et websted. Du kan også tilføje tilpassede felter til et opgaveelement og give det en tidsfrist. Brug fanen Opgaveliste til at se en liste over dine opgaveelementer, herunder aktiviteter, der er oprettet som en del af et fællesskab. Svar på indgange og opgaveelementer ved at klikke på Mere for at se detaljerne om indgangen eller opgaveelementet. Vælg Tilføj en kommentar eller Tilføj opgave. Klik på Mere for at få vist detaljer om indgangen eller opgaveelementet. Redigér en indgang eller et opgaveelement ved at klikke på Mere > Redigér. Klik på Mere > Flere handlinger for at få vist en liste over de handlinger, du kan udføre på den enkelte indgang eller det enkelte opgaveelement. Du kan gøre følgende fra Flere handlinger: v Advisér andre personer om indgangen eller opgaveelementet. v Link til indgangen eller opgaveelementet. v Kopiér, flyt eller slet indgangen eller opgaveelementet. v Gem indgangen eller opgaveelementet som en skabelon. v Konvertér en indgang til et opgaveelement. Som standard gemmes dit arbejde automatisk hvert femte minut, medmindre administratoren ændrer intervallet. Hvis du undlader at gemme en indgang og lukker browseren, eller tidsfristen for sessionen løber ud, modtager du en advisering, næste gang du logger på. Fra beskeden kan du klikke på Vis for at åbne indgangen og genoptage arbejdet med den eller på Slet for at slette indgangen. Hvis du ikke foretager dig noget med den ikke-gemte indgang, vises beskeden igen, næste gang du logger på. Tilføjelse af en indgang Tilføj en indgang til en aktivitet, når du vil dele oplysninger med medlemmer af aktiviteten. Brug f.eks. en indgang til at stille et spørgsmål. Aktivitetsmeldemmerkan posere svar ved at klikke på Tilføj kommentar i indgangen. Du kan også bruge indgangsemnet som en metode til at foretage en annoncering. 1. Klik på Tilføj indgang. 2. Angiv de relevante oplysninger. Detaljerne kan ændres senere ved at redigere indgangen. Du redigerer en indgang ved at klikke på Mere for at udvide indgangen og derefter klikke på Redigér. 3. Tilføj indhold til indgangen. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

12 v Klik på Vedlæg fil for at tilføje en fil til indgangen. Filer, som du vedhæfter, uploades til aktiviteten og gemmes i aktiviteten. Filerne kan ikke deles uden for medlemskabet af aktiviteten. Der kan ikke søges i indholdet i de filer, der uploades til aktiviteter. Hvis du vil uploade en fil, som du kan dele med et bredere publikum senere, skal du føje filen til programmet Filer. Du kan tilføje et link til en fil eller folder i programmet Filer fra aktivitetsindgangen for at dele den med aktivitetsmedlemmerne. Filer, som du vedhæfter til en aktivitetsindgang, gemmes i aktiviteten. Bemærk: Dialogboksen Vedhæftning viser den maksimale filstørrelse, du kan uploade. Hvis du vedhæfter store filer til en aktivitet, kan det påvirke ydeevnen. Det kan tage længere tid at indlæse en aktivitet, der indeholder store filer. I stedet for at vedhæfte en fil til en indgang, kan du uploade filen til applikationen Filer og derefter tilføje et link til filen i din aktivitet. v Klik på Tilføj bogmærke for at tilføje en webadresse til indgangen. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til fil for at tilføje et link til en fil. Vælg den fil, du vil linke til. De tilgængelige filer afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i applikationen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i biblioteket. Hvis du vælger at oprette et link fra Min computer, uploades den valgte fil til aktiviteten, og der oprettes et link. Bemærk: Hvis applikationen Filer er implementeret, eller Linket bibliotek er aktiveret, er Min computer ikke tilgængelig. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til folder for at tilføje et link til en folder. De tilgængelige foldere afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er oprettet i applika- 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

13 tionen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er gemt i biblioteket. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Datofelt for at tilføje et Dato-felt til indgangen. Når du klikker på det tomme felt, vises en kalender. Du kan skrive en dato i feltet eller vælge en dato fra kalenderen. v Tilføj tilpassede felter > Personfelt for at tilføje et Person-felt til indgangen. Når du begynder at skrive et navn i feltet, bliver der vist en liste over navne fra adressekartoteket. Du kan vælge et navn i listen eller fortsætte med at skrive personens fulde navn eller adresse. Bemærk: Hvis du skriver navnet på en person inde fra Aktiviteter, skal du vælge fra forudskrivningslisten for at tilføje personen korrekt i stedet for at klikke på Tilføj medlemmer. Når du vælger fra forudskrivningsindgangen, vises det korrekte visitkort. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Tekstfelt for at tilføje et felt til almindelig tekst til indgangen. Du kan tilføje lige så mange typer felter, du ønsker, og du kan tilføje felter med den samme type flere gange. Omdøb et tilpasset felt ved at klikke på feltetiketten. Fjern et felt ved at klikke på ikonen Slet felt for det pågældende felt. Du kan ændre etiketten for et fil-, bogmærke- eller tilpasset felt til et navn, der bedre beskriver feltets formål. Hvis du f.eks. anvender indgangen til at angive kommentarer i forbindelse med gennemgangen, kan du tilføje to navnefelter, et forfatterfeltfelt og et korrekturlæserfelt. Du kan også tilføje et datofelt med etiketten Gennemgang efter dato og derefter tilføje en filvedhæftning med feltetiketten Dokument, der skal gennemgås. 4. Brug feltet Beskrivelse til at beskrive indgangen eller tilføje indgangsindhold. Du kan bruge værktøjslinjeindstillingerne til at formatere den tilføjede tekst. 5. Vælg en bestemt sektion i aktiviteten, som denne indgang skal tilføjes til. 6. Vælg Markér denne indgang som privat for at skjule indgangen for andre medlemmer. 7. Vælg Advisér personer om denne indgang, hvis du vil give aktivitetsmedlemmer besked om indgangen. Hvis du bruger en enkeltstående aktivitet, kan du advisere alle aktivitetsmedlemmer ved at vælge Alle individuelle medlemmer af aktiviteten. Denne indstilling adviserer ikke medlemmer af grupper eller fællesskaber. Hvis du ikke kan advisere alle, kan du vælge specifikke medlemmer på listen. Hvis aktiviteten er delt med et fællesskab, kan du advisere et udsnit af medlemmerne af fællesskabet ved Kapitel 4. Tilføjelse af aktivitetsindhold 9

14 at vælge Fællesskab: fællesskabsnavn, hvor fællesskabsnavn er navnet på fællesskabet, og derefter markere felterne ved siden navnene på de medlemmer, du vil advisere. Hvis du bruger en fællesskabsaktivitet, kan du vælge specifikke medlemmer på listen. Hvis du vil advisere både fællesskabsejere og enkelte medlemmer, skal du vælge ejernavne på listen fællesskabsnavn (fællesskabsejere), hvor fællesskabsnavn er navnet på fællesskabet, og derefter vælge de enkelte navne på listen Individuelle aktivitetsmedlemmer. Dine valg huskes, når du skifter mellem listerne. Bemærk: Filteret søger kun efter navne på den aktuelle side. Hvis der er flere sider, kan du klikke på Næste, indtil du kommer til en side med navne inden for samme alfabetiske interval som det navn, du søger efter, og derefter skrive navnet i filtreringsfeltet. Næste trin Du kan ændre egenskaberne for indgangene ved at klikke på Flere handlinger. Du kan f.eks. gøre en indgang privat ved at redigere den. Du kan også flytte indgangen, redigere den, slette den eller oprette en kopi af den. Du kan konvertere indgange til opgaveelementer ved at klikke på Flere handlinger > Konvertér til opgave. Opgaver er nyttige, når der er en indgang i aktiviteten, som du vil tildele, eller hvis tidsfristen for indgangen er før tidsfristen for aktiviteten. Ved at klikke på Flere handlinger > Advisér andre personer kan du henlede medlemmernes opmærksomhed på aktiviteten. Medlemmer, som du adviserer, modtager en besked eller en advisering på fanen Opdateringer i hjemmesideapplikationen, der indeholder beskrivelsen af indgangen og et link til den. Alle medlemmer af en aktivitet kan advisere andre medlemmer om en indgang i aktiviteten. Serveren kan sende adviseringer til aktuelle medlemmer af aktiviteten og til en person, som tilføjer en aktuel indgang til aktiviteter, selvom personen ikke længere er medlem. Relaterede opgaver: Arbejde med filer Ved at dele dokumenter i en aktivitet kan du organisere de filer, du skal bruge til at nå dine mål, på ét sted. Tilføj et link fra en indgang eller et opgaveelement til en fil eller folder. Vedhæft en fil til indgangen eller opgaveelementet. Arbejde med filer Ved at dele dokumenter i en aktivitet kan du organisere de filer, du skal bruge til at nå dine mål, på ét sted. Tilføj et link fra en indgang eller et opgaveelement til en fil eller folder. Vedhæft en fil til indgangen eller opgaveelementet. Inden du begynder Du kan tilføje et link eller en vedhæftning i en ny indgang eller et nyt opgaveelement, du opretter, eller i en eksisterende indgang eller et eksisterende opgaveelement. Hvis du vil opdatere en eksisterende indgang, skal du klikke på Mere for at vise indgangsdetaljerne og derefter klikke på Redigér. Hvis du vil opdatere et eksisterende opgaveelement, skal du klikke på Mere for at vise detaljerne for opgaveelementet og derefter klikke på Redigér > Flere indstillinger. Om denne opgave Når du vedhæfter filer til en aktivitet, gemmes filen i aktiviteten. Filer, der er vedhæftet til en aktivitet, kan kun åbnes af medlemmer af aktiviteten. v Klik på Vedlæg fil for at uploade en fil til aktiviteten. 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

15 Filer, som du vedhæfter, uploades til aktiviteten og gemmes i aktiviteten. Filerne kan ikke deles uden for medlemskabet af aktiviteten. Der kan ikke søges i indholdet i de filer, der uploades til aktiviteter. Hvis du vil uploade en fil, som du kan dele med et bredere publikum senere, skal du føje filen til programmet Filer. Du kan tilføje et link til en fil eller folder i programmet Filer fra aktivitetsindgangen for at dele den med aktivitetsmedlemmerne. Filer, som du vedhæfter til en aktivitetsindgang, gemmes i aktiviteten. Bemærk: Dialogboksen Vedhæftning viser den maksimale filstørrelse, du kan uploade. Hvis du vedhæfter store filer til en aktivitet, kan det påvirke ydeevnen. Det kan tage længere tid at indlæse en aktivitet, der indeholder store filer. I stedet for at vedhæfte en fil til en indgang, kan du uploade filen til applikationen Filer og derefter tilføje et link til filen i din aktivitet. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til fil for at tilføje et link til en fil. Vælg den fil, du vil linke til. De tilgængelige filer afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i applikationen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i biblioteket. Hvis du vælger at oprette et link fra Min computer, uploades den valgte fil til aktiviteten, og der oprettes et link. Bemærk: Hvis applikationen Filer er implementeret, eller Linket bibliotek er aktiveret, er Min computer ikke tilgængelig. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til folder for at tilføje et link til en folder. De tilgængelige foldere afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er oprettet i applikationen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er gemt i biblioteket. v Tilføj et link til en fil eller folder i beskrivelsen af indgangen eller opgaveelementet. Du kan også tilføje link til beskrivelsesfeltet. Brug linkikonen i værktøjeslinjen Beskrivelse til at tilføje et link. Relaterede opgaver: Tilføjelse af en indgang på side 7 Tilføj en indgang til en aktivitet, når du vil dele oplysninger med medlemmer af aktiviteten. Brug f.eks. en indgang til at stille et spørgsmål. Aktivitetsmeldemmerkan posere svar ved at klikke på Tilføj kommentar i indgangen. Du kan også bruge indgangsemnet som en metode til at foretage en annoncering. Tilføjelse af et opgaveelement på side 12 Du kan tilføje et eller flere opgaveelementer til en aktivitet og tildele dem til aktivitetsmedlemmer. Brug opgaveelementer til at administrere det arbejde, der skal udføres for at nå et aktivitetsmål. Du kan få vist alle opgaveindgange til en aktivitet fra oversigten Opgaver. Hentning af webadressen på en individuel oplysning Du kan åbne en indgang på dens egen webside og derefter gemme den som et bogmærke, sende den til et andet medlem i en chatbesked eller postere den som en bogmærkeindgang i en aktivitet. Enhver, som efterfølgende åbner linket, bringes direkte til indgangens webside. Inden du begynder Hvis du vil åbne en indgang fra en permanent webadresse, skal du være medlem af den aktivitet, som indeholder indgangen. Du kan ikke bruge et link til en indgang for at dele den med andre, som ikke er medlem af aktiviteten. Kapitel 4. Tilføjelse af aktivitetsindhold 11

16 Om denne opgave Udfør følgende trin for at hente webadressen på en indgang: 1. Find den indgang, du vil oprette bogmærke for eller dele, og klik på Flere handlinger > Link til denne indgang. Bemærk: Hvis du ikke kan se linket Flere handlinger, er oversigten måske foldet sammen. Klik på indgangens titel for at udvide indgangen. 2. Du kan nu oprette et bogmærke for indgangen eller dele den med andre medlemmer ved at kopiere webadressen fra webbrowserens placeringsboks og indsætte den i en chat eller i bogmærkefeltet til en aktivitetsindgang. Tilføjelse af et opgaveelement Du kan tilføje et eller flere opgaveelementer til en aktivitet og tildele dem til aktivitetsmedlemmer. Brug opgaveelementer til at administrere det arbejde, der skal udføres for at nå et aktivitetsmål. Du kan få vist alle opgaveindgange til en aktivitet fra oversigten Opgaver. Om denne opgave Når du har klikket på Tilføj en opgave, kan du angive en kort opgavebeskrivelse i feltet Opgave og gemme opgaveelementet. Den beskrivelse, du angiver, identificerer elementet og vises i alle oversigter, der indeholder elementet. Når du vil tilføje flere oplysninger eller mere indhold, eller når du vil tildele opgaveelementet, skal du klikke på Flere indstillinger. Følgende trin indeholder oplysninger om de valgfrie elementer i Flere indstillinger. Når du befinder dig i en aktivitet, kan du oprette opgaveelementer for en aktivitet eller for en opgave, der allerede er oprettet i aktiviteten. Hvis du vil tilføje opgaven direkte til aktiviteten, skal du klikke på Tilføj opgave. Hvis du vil tilføje opgaveindgangen som et svar på en anden indgang, skal du åbne indgangen og derefter klikke på Tilføj opgave. Brug følgende oplysninger til at udfylde de ekstra indstillinger, der vises, når du har klikket på Flere indstillinger. 1. Som standard bliver opgaven tildelt til Alle (delt). Det betyder, at ethvert medlem af aktiviteten kan udføre opgaven. Hvis du vil tildele opgaveelementet til et bestemt medlem, skal du klikke på Vælg en person. 2. Tildel en dato for, hvornår opgaven skal være udført, i feltet Tidsfrist. 3. Tilføj indhold til indgangen. v Klik på Vedlæg fil for at tilføje en fil til indgangen. Filer, som du vedhæfter, uploades til aktiviteten og gemmes i aktiviteten. Filerne kan ikke deles uden for medlemskabet af aktiviteten. Der kan ikke søges i indholdet i de filer, der uploades til aktiviteter. Hvis du vil uploade en fil, som du kan dele med et bredere publikum senere, skal du føje filen til programmet Filer. Du kan tilføje et link til en fil eller folder i programmet Filer fra aktivitetsindgangen for at dele den med aktivitetsmedlemmerne. Filer, som du vedhæfter til en aktivitetsindgang, gemmes i aktiviteten. Bemærk: Dialogboksen Vedhæftning viser den maksimale filstørrelse, du kan uploade. Hvis du vedhæfter store filer til en aktivitet, kan det påvirke ydeevnen. Det kan tage længere tid at indlæse en aktivitet, der indeholder store filer. I stedet for at vedhæfte en fil til en indgang, kan du uploade filen til applikationen Filer og derefter tilføje et link til filen i din aktivitet. 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

17 v Klik på Tilføj bogmærke for at tilføje en webadresse til indgangen. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til fil for at tilføje et link til en fil. Vælg den fil, du vil linke til. De tilgængelige filer afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i applikationen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en fil, der er gemt i biblioteket. Hvis du vælger at oprette et link fra Min computer, uploades den valgte fil til aktiviteten, og der oprettes et link. Bemærk: Hvis applikationen Filer er implementeret, eller Linket bibliotek er aktiveret, er Min computer ikke tilgængelig. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Link til folder for at tilføje et link til en folder. De tilgængelige foldere afhænger af, hvad der er implementeret i dit system. Hvis applikationen Filer f.eks. er implementeret i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er oprettet i applikationen Filer. Hvis et linket bibliotek f.eks. er tilgængeligt i systemet, kan du oprette et link til en folder, der er gemt i biblioteket. Kapitel 4. Tilføjelse af aktivitetsindhold 13

18 v Klik på Tilføj tilpassede felter > Datofelt for at tilføje et Dato-felt til indgangen. Når du klikker på det tomme felt, vises en kalender. Du kan skrive en dato i feltet eller vælge en dato fra kalenderen. v Tilføj tilpassede felter > Personfelt for at tilføje et Person-felt til indgangen. Når du begynder at skrive et navn i feltet, bliver der vist en liste over navne fra adressekartoteket. Du kan vælge et navn i listen eller fortsætte med at skrive personens fulde navn eller adresse. Bemærk: Hvis du skriver navnet på en person inde fra Aktiviteter, skal du vælge fra forudskrivningslisten for at tilføje personen korrekt i stedet for at klikke på Tilføj medlemmer. Når du vælger fra forudskrivningsindgangen, vises det korrekte visitkort. v Klik på Tilføj tilpassede felter > Tekstfelt for at tilføje et felt til almindelig tekst til indgangen. Du kan tilføje lige så mange typer felter, du ønsker, og du kan tilføje felter med den samme type flere gange. Omdøb et tilpasset felt ved at klikke på feltetiketten. Fjern et felt ved at klikke på ikonen Slet felt for det pågældende felt. Du kan ændre etiketten for et fil-, bogmærke- eller tilpasset felt til et navn, der bedre beskriver feltets formål. Hvis du f.eks. anvender indgangen til at angive kommentarer i forbindelse med gennemgangen, kan du tilføje to navnefelter, et forfatterfeltfelt og et korrekturlæserfelt. Du kan også tilføje et datofelt med etiketten Gennemgang efter dato og derefter tilføje en filvedhæftning med feltetiketten Dokument, der skal gennemgås. 4. Brug feltet Beskrivelse til at beskrive indgangen eller tilføje indgangsindhold. Du kan bruge værktøjslinjeindstillingerne til at formatere den tilføjede tekst. 5. Vælg en bestemt sektion i aktiviteten, som denne indgang skal tilføjes til. 6. Vælg Markér denne indgang som privat for at skjule indgangen for andre medlemmer. 7. Vælg Advisér personer om denne indgang, hvis du vil give aktivitetsmedlemmer besked om indgangen. Hvis du bruger en enkeltstående aktivitet, kan du advisere alle aktivitetsmedlemmer ved at vælge Alle individuelle medlemmer af aktiviteten. Denne indstilling adviserer ikke medlemmer af grupper eller fællesskaber. Hvis du ikke kan advisere alle, kan du vælge specifikke medlemmer på listen. Hvis aktiviteten er delt med et fællesskab, kan du advisere et udsnit af medlemmerne af fællesskabet ved at vælge Fællesskab: fællesskabsnavn, hvor fællesskabsnavn er navnet på fællesskabet, og derefter markere felterne ved siden navnene på de medlemmer, du vil advisere. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

19 Hvis du bruger en fællesskabsaktivitet, kan du vælge specifikke medlemmer på listen. Hvis du vil advisere både fællesskabsejere og enkelte medlemmer, skal du vælge ejernavne på listen fællesskabsnavn (fællesskabsejere), hvor fællesskabsnavn er navnet på fællesskabet, og derefter vælge de enkelte navne på listen Individuelle aktivitetsmedlemmer. Dine valg huskes, når du skifter mellem listerne. Bemærk: Filteret søger kun efter navne på den aktuelle side. Hvis der er flere sider, kan du klikke på Næste, indtil du kommer til en side med navne inden for samme alfabetiske interval som det navn, du søger efter, og derefter skrive navnet i filtreringsfeltet. Næste trin Når du har gemt opgaven, kan du oprette en ny uden at klikke på Tilføj opgave. Hvis du vil oprette en ny opgave, skal du angive den i feltet Opgave. Ellers skal du klikke på Annullér for at fjerne tekstfeltet. Relaterede opgaver: Arbejde med filer på side 10 Ved at dele dokumenter i en aktivitet kan du organisere de filer, du skal bruge til at nå dine mål, på ét sted. Tilføj et link fra en indgang eller et opgaveelement til en fil eller folder. Vedhæft en fil til indgangen eller opgaveelementet. Kapitel 4. Tilføjelse af aktivitetsindhold 15

21 Kapitel 5. Arbejd med aktiviteter Du kan redigere en aktivitet og dens indgange eller organisere dens indhold ved at oprette sektioner. Når du prioriterer aktiviteter, gør du det nemmere at finde de aktiviteter, som er vigtige for dig. Ved at frasortere aktiviteter forhindrer du, at de pågældende aktiviteter vises i oversigten. Når et aktivitetsmål er nået, kan du udføre aktiviteten. Om denne opgave Efter at aktivitetsmålet er nået, skal du klikke på Markér aktivitet som udført på titellinjen. Denne handling sletter ikke aktiviteten. Den udførte aktivitet fortsætter med at være tilgængelig fra oversigten Udført. Når du har markeret en aktivitet som udført, kan medlemmer ikke længere se den i listen over aktiviteter. Du kan gendanne en udført aktivitet fra oversigten Udførte aktiviteter ved at klikke på Gendan aktivitet i den udførte aktivitet. Aktiviteter, der ikke er aktive efter 90 dage, bliver automatisk markeret som udført. Der sendes en besked til aktivitetsejeren, før dette sker, for at oplyse om, at aktiviteten bliver markeret som udført, hvis den ikke anvendes. Du kan slette en aktivitet ved at flytte den til oversigten Papirkurv. Slet kun en aktivitet, hvis du ikke vil bevare nogle af oplysningerne i aktiviteten. Du kan gendanne aktiviteter fra papirkurven, indtil den tømmes. Det sker som standard efter 90 dage. Redigering af en aktivitet For at redigere en aktivitet skal du være ejer af aktiviteten. Når du redigerer titlen, beskrivelsen, tidsfristen eller emneord, der er knyttet til en aktivitet, bliver indholdet af de indgange, der er sendt til aktiviteten, ikke påvirket. Redigér aktivitetsoplysninger. v Fra oversigten Mine aktiviteter skal du finde den aktivitet, du vil redigere, i listen over aktiviteter, klikke på Mere for at udvide beskrivelsen af aktiviteten og derefter klikke på Redigér. v Fra den aktivitet, du vil redigere, skal du klikke på Aktivitetshandlinger på titellinjen og vælge Redigér aktivitet. Organisering af aktivitetsindhold Når du har tilføjet indhold til din aktivitet, kan du organisere det, så det er lettere at finde. v Klik på Tilføj sektion for at tilføje opbevaringssteder på højt niveau til en aktivitet. Sektioner er opbevaringssteder for grupper af aktivitetsindgange. Når du har oprettet en sektion, kan du flytte den eller omdøbe den ved at klikke på Handlinger fra sektionsoverskriften. Klik på Redigér sektion for at omdøbe sektionen. Du kan også slette sektionen ved at klikke på Handlinger fra sektionsoverskriften. v Klik på Aktivitetshandlinger på titellinjen, og vælg Tilføj relateret aktivitet for at tilføje et link til en relateret aktivitet. Herved oprettes en indgang, der linker til en anden aktivitet. Brug denne handling til at linke til en anden aktivitet, der indeholder oplysninger, som er interessante for de aktuelle aktivitetsmedlemmer. Kun medlemmer, der har adgang til den anden aktivitet, har adgang til den anden aktivitet fra indgangen. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

22 Prioritering af aktiviteter Alle aktiviteter har prioriteringsniveauet Normal. Du kan ændre prioriteringsniveauet for en aktivitet, så den bliver nemmere at finde. Om denne opgave Det prioriteringsniveau, du tildeler til en aktivitet, er kun synligt for dig. Det påvirker ikke den prioritet, som et andet medlem af aktiviteten tildeler den. Aktiviteter, som du har prioriteret som Høj eller Medium, vises på en kompakt liste, som du kan få adgang til ved at udvide Prioriterede aktiviteter. Bemærk: Prioriterede aktiviteter vises ikke i navigationsruden inde fra en aktivitet. Du skal først afslutte aktiviteten. Klik på fanen Aktiviteter for at afslutte den aktuelle aktivitet og vende tilbage til oversigten Mine aktiviteter. Der er følgende indstillinger for prioriteringsniveau: Høj prioritet Angiver, at aktiviteten er vigtig. Medium prioritet Angiver, at aktiviteten har en højere prioritet end en normal aktivitet. Normal prioritet (standard) Angiver, at denne aktivitet har en normal prioritet. Markér som frasorteret Flytter aktiviteten til oversigten Frasorterede aktiviteter. Du kan ændre prioriteringen enten fra oversigten Mine aktiviteter eller fra en aktivitet. v Fra oversigten Mine aktiviteter skal du finde den aktivitet, du vil prioritere. Klik på Mere for at udvide aktivitetsbeskrivelsen, klik på Prioritér, og vælg derefter et prioriteringsniveau. v Fra aktiviteten skal du klikke på Aktivitetshandlinger på titellinjen til aktiviteten og derefter vælge et prioriteringsniveau. Bemærk: Prioriteringsniveauet bliver ikke synligt i aktiviteten. Du skal vende tilbage til oversigten Mine aktiviteter eller gå til Prioriterede aktiviteter i navigationsruden i oversigten Mine aktiviteter for at se aktivitetens prioriteringsniveauer. Frasortering af en aktivitet, der ikke interesserer dig Du kan frasortere en aktivitet, som du ikke er interesseret i, for at fjerne den fra oversigten Mine aktiviteter. Hvis aktiviteten bliver mere nyttig, kan du tage den med igen. Om denne opgave Når du har frasorteret en aktivitet, forbliver du medlem af aktiviteten og kan stadig få adgang til dens indhold ved at skifte til oversigten Frasorterede aktiviteter. Andre medlemmer af aktiviteten kan stadig sende dig adviseringer om indgange i aktiviteten. 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

23 Du kan frasortere en aktivitet fra oversigten Mine aktiviteter eller fra en aktivitet. v Fra oversigten Mine aktiviteter skal du finde den aktivitet, du vil frasortere, og klikke på Mere > Prioritér > Markér som frasorteret. v Fra aktiviteten skal du klikke på Aktivitetshandlinger på titellinjen og derefter vælge Markér som frasorteret. Næste trin Hvis du vil medtage en aktivitet igen, skal du åbne oversigten Frasorterede aktiviteter i navigationsruden til oversigten Mine aktiviteter. Klik på Mere > Prioritér ud for den aktivitet, du vil medtage, og vælg derefter det relevante prioriteringsniveau. Abonnering på en feed for at få automatiske opdateringer Du kan bruge en feedlæser til at abonnere på en feed for en enkelt aktivitet, som interesserer dig, eller en samling af aktiviteter. Når du har oprettet et abonnement på en feed, overvåger feedlæseren den og modtager automatisk opdateringer for dig. Om denne opgave En feed er en måde at vise og automatisk levere det nyeste indhold af en webside direkte til din computer. Aktiviteter bruger en protokol, som kaldes Atom, til at publicere feeds. Et abonnement på en feed forenkler overvågningen af en aktivitet, fordi feedlæseren automatisk undersøger, om der er nyheder, og modtager indholdsopdateringer for hver feed. er vist, herunder fra over- Du kan abonnere på en feed fra et hvilket som helst sted, hvor feedikonen sigten Mine aktiviteter og fra individuelle aktiviteter. n for at abonnere på en feed afhænger af den feedlæser, du bruger. Følgende trin indeholder generelle retningslinjer. 1. Gør et af følgende: v Hvis du vil abonnere på en enkelt aktivitet, skal du åbne aktiviteten, finde en oversigt eller en sektion, der omfatter en liste over indgange, som du jævnligt vil hente opdateringer til, og derefter klikke på Feed for disse indgange. v Hvis du vil abonnere på flere aktiviteter, skal du åbne en oversigt, der indsamler de aktivitetstyper, du jævnligt vil hente opdateringer til, f.eks. oversigten Prioriterede aktiviteter > Høj prioritet, og klik derefter på Feed for disse aktiviteter. v Du kan abonnere på listen med opgaver ved at klikke på fanen Opgaveliste og derefter klikke på Feed for disse opgaver. v Du kan abonnere på skabelonerne ved at klikke på fanen Aktivitetsskabeloner og derefter klikke på Feed for disse skabeloner. 2. Tilføj feeden til din foretrukne feedlæser. De trin, du skal udføre for at gøre dette, afhænger af den webbrowser og den feedlæser, du bruger. Se i dokumentationen til webbrowseren eller feedlæseren for at få flere oplysninger. Kapitel 5. Arbejd med aktiviteter 19

24 Følg aktiviteter Medlemmer modtager ikke automatisk adviseringer om aktivitetsopdateringer. Hvis du vil modtage aktivitetsadviseringer, skal du følge aktiviteten. Alle kan følge en åben aktivitet. For at kunne følge en begrænset aktivitet skal du være medlem af aktiviteten. v Hvis der er tale om en enkeltstående aktivitet, skal du klikke på Følg denne aktivitet inde i aktiviteten. v Hvis der er tale om en fællesskabsaktivitet, skal du klikke på Følgehandlinger > Følg denne aktivitet. Bemærk: Følg denne aktivitet giver dig besked om følgende aktivitetsændringer: Aktivitetsoprettelse, sletning og aktivitetsredigeringer Aktivitetselementer, f.eks. elementoprettelse og -sletning Aktivitetshændelser, f.eks. oprette, følge eller kopiere en aktivitet Aktivitetsmedlemsskab, f.eks. tilføjelse af et medlem, en gruppe eller et fællesskab Følg denne aktivitet adviserer dig ikke om ændringer til aktivitetsfelterne, f.eks. redigeringer af bogmærker eller vedhæftede filer. Næste trin Du kan også holde øje med begivenheder i de aktiviteter, du følger, fra hjemmesiden ved at klikke på Jeg følger i navigationen. Hvis du ikke længere ønsker at modtage adviseringer om de seneste opdateringer til en aktivitet, kan du når som helst ophøre med at modtage dem. Hvis du vil ophøre med at følge en enkeltstående aktivitet, skal du klikke på Hold op med at følge denne aktivitet. Hvis du vil ophøre med at følge en fællesskabsaktivitet, skal du åbne fællesskabsaktiviteten og klikke på Følgehandlinger > Hold med at følge denne aktivitet. Kopiering af en aktivitet Vil du se en aktivitet, andre har oprettet, og som du vil genbruge? Hvis ejerne af aktiviteten ikke oprettede en skabelon til den, så andre kan genbruge den, kan du tage en kopi af den. Du kan også kopiere en af dine egne aktiviteter, hvis du vil genbruge den, men ikke har planer om at genbruge den så mange gange, at det kan være en fordel at oprette en skabelon. Inden du begynder Alle medlemmer af en aktivitet kan kopiere den. Når du kopierer aktiviteten, bliver du tilføjet den nye aktivitet som ejer. Eksterne aktiviteter kopieres som eksterne aktiviteter, og interne aktiviteter kopieres som interne aktiviteter. Om denne opgave Gør følgende for at kopiere en aktivitet: 1. Åbn den aktivitet, du vil kopiere. 2. Klik på Aktivitetshandlinger på titellinjen, og vælg derefter Kopiér aktivitet. 3. I formularen til den nye aktivitet skal du tilføje nye værdier eller ændre værdierne på felter, du vil opdatere. 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

25 4. Hvis du vil inkludere medlemmer fra aktiviteten, som du kopierer i din nye aktivitet, skal du klikke på Brug medlemmer fra aktivitet 5. Klik på Gem Eksport af aktiviteter Eksportér data fra en aktivitet for at oprette forskellige typer af regnearksbaserede rapporter. Om denne opgave Alle aktivitetsmedlemmer kan eksportere data fra en aktivitet til en CSV-fil (Comma Separated Values). Når du eksporterer en aktivitet til en CSV-fil, kan du flytte dataene til et regnearksformat. Bemærk: Alle datoer i den eksporterede CSV-fil bliver justeret i henhold til GMT (Greenwich Mean Time) uanset tidszonen for serveren eller for den bruger, der anmoder om eksporten. Når aktiviteten er flyttet til dette format, kan du starte på at oprette forskellige typer af rapporter ud fra dataene. 1. Åbn den aktivitet, du vil eksportere data fra. 2. Klik på Aktivitetshandlinger > Eksportér aktivitet. 3. Vælg Denne aktivitet for at eksportere hele aktiviteten, dvs. alle indgange, kommentarer, sektioner og opgaver, eller vælg en bestemt sektion i dialogboksen Eksportér. 4. Klik på Eksportér. 5. Gør et af følgende: a. Vælg Åbn med for at vælge et program, hvor den eksporterede aktivitet skal åbnes med det samme. Normalt bruger man regnearksapplikationer til at åbne CSV-filer. b. Vælg Gem fil for at gemme den eksporterede aktivitet i det lokale system og åbne den senere. Kapitel 5. Arbejd med aktiviteter 21

27 Kapitel 6. Søgning efter aktiviteter Søg efter aktiviteter, som du er medlem af, og de tilsvarende indgange. Søgningen omfatter udførte aktiviteter. Søgeresultaterne omfatter ikke private indgange eller indgange eller aktiviteter i papirkurven. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

29 Kapitel 7. Filtrering af aktiviteter og indgange efter emneord Hvis du mærker indgange og aktiviteter med emneord, gør du det nemt at finde dem senere. Når du søger efter indgange eller aktiviteter efter emneord, kan du finde lignende mærkede oplysninger fra andre aktivitetsmedlemmer. Om denne opgave Alle emneord i dine aktiviteter vises i en emneordssamling, herunder emneord, der er tilføjet af andre medlemmer. Emneord kan vises som en sky eller som en liste. Emneskyen viser de hyppigst anvendte emneordsudtryk med fed, stor skrifttype. Emneordslisten viser de emneord, der oftest anvendes, først. Emneskyen og emneordslisten viser kun de mest populære emneord. Emneordslisten viser de ti mest populære emneord.emneskyen viser mere end 10. v Tilføj emneord til en aktivitet eller indgang. Klik på Aktivitetshandlinger > Redigér aktivitet for at tilføje et emneord til en aktivitet Hvis du vil tilføje et emneord til en indgang eller et opgaveelement, skal du udvide indgangen eller opgaveelementet og klikke på Mere > Redigér. v Søg efter aktiviteter eller indgange, der er kategoriseret med et bestemt emneord. Søg efter de aktiviteter, der er kategoriseret med et bestemt emneord. Udvid Emneord i navigationsruden til Mine aktiviteter, og klik på emneordet. Søg efter de indgange i en aktivitet, der bruger et bestemt emneord. Udvid Emneord i den aktivitet, der indeholder indgangen eller opgaveelementet, og klik på emneordet. v Søg efter et bestemt emneord. Udvid Emneord i navigationsruden, og klik på Søg efter et emneord. Angiv navnet på emneordet. Når du klikker på et emneord, vises det mærkede indhold. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

31 Kapitel 8. Arbejde med skabeloner Genbrug type eller indhold for en aktivitet eller en indgang ved at oprette skabeloner. Om denne opgave Du kan bruge en aktivitetsskabelon til at indsamle de påkrævede trin, kontaktpersoner, ressourcer og værktøjer, der bruges til at gennemgå en almindelig proces. Når du har oprettet skabelonen, kan du oprette flere aktiviteter ud fra den for hvert projekt, der bruger processen. Du kan bruge en indgangsskabelon til at samle en gruppe af felter, der omfatter en tilpasset indgang. Når du har oprettet indgangsskabelonen, kan du oprette flere indgange ud fra den. v Du starter en aktivitet fra en skabelon ved at klikke på Start en aktivitet og vælge Vælg en aktivitetsskabelon. Hvis du vil oprette en indgang fra en skabelon, skal du klikke på Tilføj fra indgangsskabelon og vælge den skabelon, du vil bruge. v Hvis du vil oprette en aktivitetsskabelon ud fra en eksisterende aktivitet, skal du klikke på Aktivitetshandlinger > Kopiér som ny skabelon. Hvis du vil oprette en indgangsskabelon ud fra en eksisterende indgang eller et eksisterende opgaveelement, skal du klikke på Flere handlinger > Gem som indgangsskabelon fra indgangens detaljeoversigt. v Hvis du bruger den enkeltstående udgave af Aktiviteter, kan du oprette en ny skabelon uden først at starte en aktivitet. Klik på Aktivitetsskabeloner > Start en ny skabelon. Relaterede opgaver: Kapitel 3, Start af en aktivitet, på side 5 Der kræves ingen særlig adgang for at oprette en aktivitet. Når du har oprettet aktiviteten, kan du klikke på Aktivitetshandlinger for at redigere aktiviteten, oprette en kopi af aktiviteten eller bruge aktiviteten til at oprette en skabelon. Redigering af aktivitetsskabeloner Redigér en aktivitetsskabelon for at ændre den efter oprettelsen. Inden du begynder Redigering af en skabelon påvirker ikke de aktiviteter, du tidligere har oprettet ved hjælp af skabelonen. Om denne opgave Gør følgende for at redigere en skabelon: 1. Klik på fanen Aktivitetsskabeloner for at få vist listen over skabeloner. 2. Find den skabelon, du vil redigere, klik på Mere for at udvide den, og klik derefter på Redigér. Hvis skabelonen allerede er åben, skal du fra titellinjen vælge Skabelonhandlinger > Redigér skabelon. Bemærk: Kun ejerne af en skabelon kan redigere den. Hvis du ikke er ejer, får du ikke vist linket Redigér, og menupunktet Redigér skabelon er ikke aktiveret. 3. Foretag de ønskede ændringer, og klik derefter på Gem. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

32 Redigering af indgangsskabeloner Aktivitetsejeren kan redigere indgangsskabeloner, der er oprettet fra tilpassede indgange. F.eks. kan aktivitetsejeren ændre den ikon, der er anvendes af skabelonen, som en id. Inden du begynder Udfør ikke denne procedure, hvis der ikke er nogen skabeloner i aktiviteten. En indgangsskabelon er en prototype på en indgang. Hvis du opretter en tilpasset indgang, du vil genbruge, kan du gemme den som en skabelon. Næste gang du tilføjer en indgang, har du mulighed for at tilføje en indgang med de tilpassede felter, der er angivet i skabelonen. Der er flere oplysninger i Oprettelse af indgangsskabeloner. Om denne opgave Gør følgende for at redigere en indgangsskabelon: 1. Åbn den aktivitet, der indeholder de indgangsskabeloner, du vil redigere. 2. Klik på Aktivitetshandlinger på titellinjen, og vælg derefter Redigér indgangsskabeloner. 3. Klik på Redigér ud for den skabelon, du vil redigere. 4. Udfør de ønskede ændringer. Hvis du vil knytte en ikon til skabelonen, skal du vælge en ikon. Når du knytter en ikon til en skabelon, bliver ikonen vist i titlerne på de indgange, der er oprettet fra skabelonen. 5. Klik på Gem. 6. Redigér en anden indgangsskabelon, eller klik på Luk. Markering af aktivitetsskabeloner som foretrukne for at få let adgang Du kan prioritere de tilgængelige aktivitetsskabeloner ved at markere dem, du bedst kan lide, som foretrukne. Når du gør det, tilføjes skabelonerne til oversigten Foretrukne skabeloner, der er tilgængelig fra navigationsvinduet på fanen Aktivitetsskabeloner, og du kan hurtigt anvende de skabeloner, du synes er mest nyttige. Inden du begynder Alle, der har adgang til en aktivitetsskabelon, kan markere den som foretrukken. Om denne opgave Gør følgende for at markere en aktivitetsskabelon som foretrukken: 1. Klik på fanen Aktivitetsskabeloner for at få vist listen over skabeloner. 2. Find skabelonen, klik på Mere for at folde den ud, og klik på Markér som foretrukken skabelon. Resultater De skabeloner, der er markeret som foretrukne, identificeres i oversigten Aktivitetsskabeloner og vises i oversigten Foretrukne skabeloner. 28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

33 Næste trin Hvis du vil fjerne en skabelon fra oversigten Foretrukne skabeloner, skal du åbne oversigten Foretrukne skabeloner, finde skabelonen i listen, klikke på Mere for at folde den ud og derefter vælge Markér som normal skabelon. Sletning af aktivitetsskabeloner Slet aktivitetsskabeloner, som du ikke ønsker, at andre personer skal bruge, eller som er forældede. Inden du begynder Du skal være ejer af en aktivitetsskabelon for at kunne slette den. Sletning af en skabelon påvirker ikke de aktiviteter, du har oprettet ved hjælp af skabelonen. Om denne opgave Gør følgende for at slette en aktivitetsskabelon: 1. Klik på fanen Aktivitetsskabeloner for at få vist listen over skabeloner. 2. Find den skabelon, du vil slette, klik på Mere for at udvide den, og klik derefter på Slet. Hvis skabelonen allerede er åben, skal du fra titellinjen vælge Skabelonhandlinger > Slet skabelon. Bemærk: Kun ejerne af en skabelon kan slette den. Hvis du ikke er ejer, får du ikke vist linket Slet og heller ikke menupunktet Slet skabelon. 3. Klik på OK for at bekræfte sletningen. Kapitel 8. Arbejde med skabeloner 29

34 Næste trin Hvis du vil gendanne en slettet skabelon, skal du klikke på Skabelonpapirkurv i navigationsvinduet til fanen Aktivitetsskabeloner, finde skabelonen, klikke på Mere for at udvide dets beskrivelse og derefter klikke på Gendan. Bemærk: Kun ejerne af en slettet skabelon kan gendanne den. Hvis du ikke er ejer, vises linket Gendan ikke. 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

35 Kapitel 9. Opdatering af medlemmer Tilføj eller medlemmer fra din aktivitet. Medlemmer kan tilføjes, når du opretter en aktivitet, eller efter at aktiviteten er startet. Opdatér medlemsroller for at bestemme, hvilke ændringer et aktivitetsmedlem kan foretage. De tilgængelige roller afhænger af, om du opdaterer en enkeltstående aktivitet eller en fællesskabsaktivitet. Opdatering af en enkeltstående aktivitet Der er forskellige typer af enkeltstående aktiviteter: offentlige, Din organisation eller private. Hvis aktiviteten er privat, skal du være medlem for at kunne se eller have adgang til aktiviteten. Som standard er nye aktiviteter private, og den person, som opretter aktiviteten, tildeles automatisk ejerrollen. Alle i din organisation, der har adgang til aktivitetsserveren, har adgang til offentlige aktiviteter. Hvis du vil gøre en aktivitet offentlig, skal du udvide listen Medlemmer > Adgang og klikke på (Redigér) ud for det aktuelt valgte adgangsniveau. Hver aktivitet skal have én forretningsejer. Forretningsejeren kan gøre det samme som en ejer. Forretningsejeren kan også overføre forretningsejerrollen til et andet aktivitetsmedlem. Det er muligt for en person at blive tilføjet som aktivitetsmedlem af en gruppe, der allerede har adgang til aktiviteten. I så fald fortrænger den rolle, der tildeles, når medlemmet tilføjes efter navn, den rolle, der overtages fra gruppen. Eksempel; Marie tilføjes til en aktivitet og tildeles forfatterrollen. Marie er også del af en gruppe, som er medlem af aktiviteten. Gruppen er tildelt en læserrolle. Marie bevarer den adgang, som er tildelt forfattere. Det er også muligt for en person at være medlem af to grupper, som også er medlemmer af en aktivitet. Disse to grupper kan være tildelt forskellige roller. I så fald overtager personen rollen med det højeste adgangsniveau. Eksempel: En aktivitet indeholder Gruppeforfattere, der er tildelt forfatterrollen, og Gruppelæsere, der er tildelt læserrollen. Hvis John er medlem af begge grupper, så får John forfatteradgang til aktiviteten. Hvis din aktivitet tillader medlemmer, der er eksterne for organisationen, kan du ændre den, så den kun tillader medlemmer, der er interne for organisationen. Denne ændring er kun tilgængelig, hvis der ikke er nogen eksterne medlemmer for øjeblikket i aktiviteten. Hvis der er eksterne medlemmer tilknyttet aktiviteten, skal du fjerne dem, før du kan ændre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet. Hvis du vil ændre en ekstern aktivitet til en intern aktivitet, skal du udvide listen Medlemmer og klikke på (Redigér) ud for Ekstern under Adgang. Ryd derefter indstillingen Tillad personer, som ikke findes i min organisation, at blive medlemmer af denne aktivitet, og klik på Gem. Når du har ændret en ekstern aktivitet til en intern aktivitet, fjernes ikonen Ekstern fra aktivitetens titel. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

36 Opdatering af en fællesskabsaktivitet Hvis fællesskabet er privat, er alle de tilhørende aktiviteter private. Derudover defineres medlemskabslisten for en privat fællesskabsaktivitet af medlemskabslisten for det fællesskab, den hører til. Du kan ikke ændre medlemslisten for en fællesskabsaktivitet ved hjælp af programmet Aktiviteter. Tilføjelse af medlemmer til en enkeltstående aktivitet For at give en person adgang til en enkeltstående aktivitet kan du tilføje personen som et medlem. Du skal være forfatter til eller ejer af en aktivitet for at tilføje medlemmer. En forfatter kan tilføje læsere og andre forfattere. En ejer kan tilføje medlemmer i alle roller. Om denne opgave Hvis du tilføjer en person, som allerede er medlem af aktiviteten, bliver den gamle indgang overskrevet af den nye medlemskabsindgang. 1. Klik på Medlemmer i navigationsruden i aktiviteten for at åbne oversigten Medlemmer. 2. Klik på Tilføj medlemmer. 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

37 Vælg først medlemstypen, derefter medlemsrollen, og angiv så navnet på personen, fællesskabet eller gruppen. En forretningsejer kan tilføje, revidere og slette indhold eller medlemmer af en aktivitet og selve aktiviteten. En ejer kan tilføje indhold, få vist og redigere alle indgange samt styre medlemskabet af aktiviteten. Forfattere kan få vist indhold og redigere deres egne indgange. En læser kan kun få vist indhold. Bemærk: v Gruppefunktionen er til rådighed på anmodning. Kontakt organisationens administrator for at få oplysninger. v Hvis du indtaster en adresse på en person, som ikke har en konto, eller som har en konto, men som ikke er i samme organisation, skal du klikke på plusikonen for at tilføje den pågældende person. Hvis personen ikke har en konto, bliver du bedt om at sende en gæsteinvitation til den pågældende person, når du har gemt aktiviteten. Gæstemedlemmer skal acceptere invitationen, før de kan få adgang til aktiviteten. Resultater Serveren sender en eller advisering til fanen Opdateringer på hjemmesiden til hvert nyt medlem med besked om aktiviteten. Tilføjelse af medlemmer til en fællesskabsaktivitet Du kan tilføje alle medlemmerne af et fællesskab til en fællesskabsaktivitet eller vælge en delmængde af fællesskabsmedlemmerne, der skal tilføjes som medlemmer. Om denne opgave Du skal være forfatter til eller ejer af en fællesskabsaktivitet for at tilføje medlemmer. En forfatter kan tilføje læsere og andre forfattere. En ejer kan tilføje medlemmer i alle roller. Hvis du tilføjer en person, som allerede er medlem af aktiviteten, bliver den gamle indgang overskrevet af den nye medlemskabsindgang. Gør følgende for at tilføje et medlem til en fællesskabsaktivitet: 1. Åbn en fællesskabsaktivitet i oversigten Mine aktiviteter. 2. Klik på Tilføj medlemmer. Du kan ikke se linket Tilføj medlemmer, hvis du er læser af fællesskabsaktiviteten, eller hvis du blev tilføjet, da hele fællesskabet blev tilføjet til fællesskabsaktiviteten, og du ikke blev tilføjet individuelt. 3. Gør et af følgende: v Vælg Giv alle medlemmer af fællesskabet adgang til aktiviteten som forfatter, hvis du vil tilføje alle fællesskabsmedlemmer som forfattere. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du er ejer af en fællesskabsaktivitet. v Gør følgende, hvis du vil tilføje alle medlemmerne i en anden rolle end forfatter, eller hvis du vil begrænse adgangen for fællesskabsaktiviteten til en del af fællesskabsmedlemmerne: a. Vælg Giv kun følgende medlemmer af fællesskabet adgang til aktiviteten som forfatter. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du er ejer af en fællesskabsaktivitet. b. Hvis du vil tildele en anden rolle end standardrollen, som er Forfatter, til de medlemmer, du tilføjer, skal du klikke på pilen ud for feltet Forfatter og derefter vælge Ejer eller Læser. Hvis du ikke er ejer af aktiviteten, kan du ikke tilføje en person som ejer. c. Markér afkrydsningsfeltet ud for de personer, du vil tilføje til fællesskabsaktiviteten. Kapitel 9. Opdatering af medlemmer 33

38 Bemærk: Du kan ikke tilføje en gruppe til en fællesskabsaktivitet. 4. Når du er færdig med at tilføje medlemmer til aktiviteten, skal du klikke på Gem. Resultater De medlemmer, du valgte at tilføje til fællesskabsaktiviteten, modtager en advisering, der fortæller om aktiviteten. Skift forretningsejer for en aktivitet Du skal være den aktuelle forretningsejer for at kunne overføre forretningsejerskab for en aktivitet til et andet medlem. Om denne opgave Den person, der opretter en aktivitet, er forretningsejer af aktiviteten. Hver aktivitet skal have en forretningsejer, og den kan kun have en forretningsejer. Forretningsejeren kan udføre alle de handlinger, som en aktivitetsejer kan. Forretningsejeren kan også overføre forretningsejerrollen til et andet aktivitetsmedlem med en aktiv konto. Bemærk: Du kan ikke overføre forretningsejerskab til et gæstemedlem af en aktivitet, og en gæst, der er forretningsejer, kan ikke overføre forretningsejerskab. Følg disse trin for at ændre forretningsejer for en aktivitet: 1. Fra oversigten Mine aktiviteter skal du klikke på en aktivitet for at åbne den. 2. Klik på Medlemmer i navigationsruden. 3. Klik på Redigér ud for det medlem, hvis rolle du vil ændre til forretningsejer. 4. Klik på Forretningsejer, og klik derefter på Gem. 5. Klik på OK for at bekræfte ændringen. Resultater Du er ikke længere forretningsejer. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

39 Kapitel 10. Fællesskaber Vær sammen med personer, der deler dine interesser. Nyheder Se, hvilke funktioner der er tilføjet, siden den sidste release. Kom godt i gang v Se en video for at lære om Fællesskaber. v Udforsk applikationen Kom godt i gang. v Bliv medlem af et fællesskab og begynd at bidrage. v Del filer med dit fællesskab v Sæt en gruppe af ligesindede personer sammen ved at oprette dit eget fællesskab. Brug Desktop-pluginer til Microsoft Windows Del, opret forbindelse og gør forretninger socialt fra Windows, Microsoft Outlook eller Microsoft Officeprogrammer (PowerPoint, Excel og Word). IBM Connections Desktop-pluginerne til Microsoft Windows tilføjer sociale netværksfunktioner som f.eks. aktiviteter, blogge, fællesskaber, filer og wikier. Upload lokale filer til IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections fra Windows Stifinder. Del filer, arbejd med filer lokalt, og publicér dem derefter i IBM SmartCloud for Social Business. Publicér i en blog, vedhæft et dokument til en wiki, og søg efter indhold i IBM SmartCloud Engage eller IBM SmartCloud Connections. Vigtigt: Hvis du logger på SmartCloud Engage vha. metoden "Brug min organisations logon", vil du ikke kunne logge på og bruge Desktop-pluginerne. v Download Desktop-pluginerne. v Hvordan bruges Desktop-pluginerne. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

41 Kapitel 11. Hvad er et fællesskab? Et fællesskab lader personer, som deler en interesse, arbejde sammen med hinanden. Hvad skaber et fællesskab? Fællesskaber er grupper af personer med fælles interesser. Alle i organisationen kan deltage i et fællesskab med åben adgang, mens medlemskab af et begrænset fællesskab er begrænset til en bestemt gruppe. Du kan også oprette et fællesskab i organisationen med modereret adgang, så du kan styre medlemskabet og administrere adgangen til fællesskabets ressourcer. Bemærk: Åbne eller modererede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis administratoren har valgt at deaktivere en af eller begge fællesskabstyper. Et fællesskab er en måde for brugerne at holde kontakt med hinanden, dele oplysninger og udveksle ideer. Fællesskaber udgør en fremragende måde at forbinde medlemmer af et projektteam, organisere en arbejdsgruppe til undersøgelse af ny teknologi og sætte en gruppe personer med de samme interesser i forbindelse med hinanden. Brug værktøjerne i funktionen Fællesskaber til at nå ud, skabe forbindelser, blive organiseret og komme i gang med at dele oplysninger. Som ejer af et fællesskab kan du invitere andre til at deltage, og du kan administrere indholdet af medlemsskabet af fællesskabet. Hovedpunkter i fællesskaber Uanset om du bliver tilføjet til eller slutter dig til et fællesskab eller starter dit eget, kan du bruge disse funktioner til at få det meste ud af din oplevelse. v Deltag i et fællesskabs diskussionsforum for at udforske emner af fælles interesse og diskutere løsninger på fælles problemer. v Ejere kan få adgang til siden Medlemmer for at tilføje medlemmer til eller fjerne medlemmer fra fællesskabet. Alle medlemmer af fællesskabet kan se listen med de personer, som tilhører fællesskabet. v Brug emneord til at tildele beskrivende nøgleord til dit fællesskab. Emneord er nyttige, når du vil søge efter en bestemt type fællesskab eller filtrere søgeresultater. v Ved at tilføje ekstra widgetter til dit fællesskab stiller du flere funktioner til rådighed for medlemmerne. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

43 Kapitel 12. Ofte stillede spørgsmål i Fællesskaber Find spørgsmål på ofte stillede spørgsmål fra brugere af Fællesskaber. v Jeg er netop blevet deltager af et fællesskab og finder masser af nyttige oplysninger. Hvordan kan mine kollegaer også nyde gavn af et medlemskab? v Er det muligt at redigere indlæg, som en anden person har tilføjet til forummet? v Hvordan arkiverer jeg emner i et fællesskabsforum? v Hvordan kan jeg samarbejde med andre medlemmer af mit fællesskab? v Hvordan opretter jeg forskellige distributionslister i et fællesskab? v Hvad er en widget? v Hvorfor skal jeg tilføje widgetter til mit fællesskab? v Hvordan forhindrer jeg medlemmer i at tilføje indhold til et fællesskab? v Hvordan ophører jeg med at abonnere på s fra et fællesskab? v Hvordan finder jeg ud af, hvilke fællesskabsmedlemskaber en person har til fælles med mig? v Jeg har ved en fejltagelse klikket på knappen Forlad fællesskab for et fællesskab, jeg ejer. Hvordan bliver jeg ejer af fællesskabet igen? v Hvordan udskifter jeg det billede, som bruges som logo for mit fællesskab? v Hvordan kan jeg se de seneste arrangementer og handlinger i forbindelse med fællesskaber og medlemskaber? Jeg er netop blevet deltager af et fællesskab og finder masser af nyttige oplysninger. Hvordan kan mine kollegaer også nyde gavn af et medlemskab? Du skal være ejer af fællesskabet for at tilføje medlemmer til det. Du kan sende de personer, som du mener kan være interesseret i at deltage, et link til fællesskabet, eller du kan bede en ejer af fællesskabet om at tilføje dem som medlemmer. Hvad er et bogmærke? Et bogmærke er en reference til et websted, der gør det nemt for dig at hente URL'en eller websiden frem på et senere tidspunkt. Er det muligt at redigere indlæg, som en anden person har tilføjet til forummet? Ja, men kun hvis du er ejer af fællesskabet. Hvordan arkiverer jeg emner i et fællesskabsforum? I øjeblikket er det ikke muligt at arkivere emner fra et fællesskabsforum. Hvordan kan jeg samarbejde med andre medlemmer af mit fællesskab? Du kan udveksle synspunkter og oplysninger med andre medlemmer af fællesskabet ved at starte emner i diskussionsforummet, sende adviseringer og tilføje bogmærker til fællesskabet. Hvordan opretter jeg forskellige distributionslister i et fællesskab? Hvis du er ejer af et fællesskab, kan du oprette underfællesskaber inden for fællesskabet for at samle udsnit af fællesskabets medlemmer. Denne funktionalitet er nyttig, når du vil definere distributionslister, der ikke omfatter alle fællesskabets medlemmer, eller når du vil oprette specifikke fokusgrupper inden for et fællesskab. Hvad er en widget? En widget er en selvstændig, HTML-baseret repræsentation af et softwareprogram. Fællesskabsejere kan tilføje widgetter til fællesskaber fra det udvalg, der er i widgetpaletten. Widgetter vises på fællesskabets oversigtsside og i fællesskabsnavigationen. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

44 Hvorfor skal jeg tilføje widgetter til mit fællesskab? Når du tilføjer widgetter til dit fællesskab, får du mulighed for at stille flere funktioner til rådighed for medlemmerne af fællesskabet. Du kan f.eks. bruge widgetten Filer til at uploade filer, du kan dele med andre medlemmer. Hvordan forhindrer jeg medlemmer i at tilføje indhold til et fællesskab? Som ejer af et fællesskab kan du begrænse fællesskabets medlemmer muligheder for at tilføje indhold til fællesskabet ved at redigere deres medlemskabsrolle for specifikke applikationer. Du kan f.eks. redigere indstillinger for Filer, så medlemmer kun har læseradgang, og så de ikke kan uploade eller redigere fællesskabsfiler. Hvis du vil ændre adgangsniveauet for fællesskabsmedlemmer, skal du vælge Fællesskabshandlinger > Redigér fællesskab fra siden Oversigt, klikke på fanen for det program, du vil begrænse adgangen til, og angive den rolle, du vil tildele til fællesskabsmedlemmerne. Alle medlemmerne tildeles den samme rolle. Bemærk: Du skal være logget på for at få adgang til menuen Fællesskabshandlinger. Hvis du er fællesskabsejer, kan du også fjerne widgetterne i et fællesskab. Hvis du f.eks. vil forhindre medlemmer i at tilføje bogmærker til et fællesskab, kan du fjerne widgetten Bogmærker fra fællesskabet ved at åbne widgettens handlingsmenu og vælge Skjul eller Fjern. Hvis du skjuler widgetten, fjernes den midlertidigt. Hvis du fjerner den, slettes alt indhold, der er knyttet til widgetten. Du kan når som helst bringe widgetterne tilbage til fællesskabet ved at vælge Fællesskabshandlinger > Tilpas på siden Oversigt og vælge widgetten. Hvordan ophører jeg med at abonnere på s fra et fællesskab? I øjeblikket findes der ikke en indstilling i Fællesskaber, der muliggør dette. Du kan dog overveje at definere et filter i din klient. Bemærk, at du kan deaktivere adviseringer for hele IBM Connections fra fanen Indstillinger for . Der er flere oplysninger i Angivelse af indstillinger for advisering. Hvordan finder jeg ud af, hvilke fællesskabsmedlemskaber en person har til fælles med mig? Hvis du ser en anden brugers profil, vises listen over de fællesskaber, som I begge tilhører, under overskriften Fællesskaber. Jeg kom ved et uheld til at vælge indstillingen Forlad fællesskab for et fællesskab, som jeg er ejer af. Hvordan bliver jeg ejer af fællesskabet igen? Hvis du er den eneste ejer af et fællesskab, kan du ikke forlade det. Hvis det var muligt for dig at forlade fællesskabet, er der mindst én anden ejer, som kan genindsætte dig som ejer. Hvordan udskifter jeg det billede, som bruges som logo for mit fællesskab? Du skal være ejer af fællesskabet for at redigere dets logo. Vælg Fællesskabshandlinger > Redigér fællesskab, og klik på Upload et fællesskabsbillede for at udskifte fællesskabets logo. Hvordan kan jeg se de seneste arrangementer og handlinger i forbindelse med fællesskaber og medlemskaber? Seneste opdateringer til begivenheder og handlinger, der sker i fællesskaber, som du har adgang til, vises på hjemmesiden. Hvorfor åbnes applikationen ikke? Hvis et program stopper under indlæsningen, når du starter den, skal du kontrollere, om HTTP 1.1-protokollen er aktiveret. Om denne opgave Når du starter Aktiviteter, Fællesskaber og Filer, kan det forekomme, at applikationerne stopper under indlæsningen og aldrig åbner. Kontrollér, at browseren anvender HTTP 1.1-protokollen. Du kan kontrollere og aktivere protokollen ved at følge instruktionerne nedenfor. 40 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

45 1. Valgfrit: Gør følgende, hvis du anvender Internet Explorer: a. Klik på Funktioner > Internetindstillinger b. I dialogboksen Internetindstillinger skal du klikke på fanen Avanceret. c. Blad ned til afsnittet HTTP-indstillinger, og vælg følgende indstillinger: v Brug HTTP 1.1 v Brug HTTP 1.1 via proxyforbindelser. d. Klik på Anvend, og klik derefter på OK. 2. Valgfrit: Gør følgende, hvis du anvender Mozilla Firefox: a. På adresselinjen skal du skrive about:config og trykke på Enter. b. Når advarselssiden vedrørende garanti vises (about:config), skal du klikke på knappen for at fortsætte. c. Find network.http.proxy.version på siden, og dobbeltklik på den. d. Skriv 1.1, og klik på OK. 3. Valgfrit: Gør følgende, hvis du anvender Google Chrome: a. Klik på skruenøglen, der vises efter adresselinjen. b. Klik på Options. c. Klik på Under the Hood. d. Klik på Change Proxy Settings. e. I dialogboksen Internetindstillinger skal du klikke på fanen Avanceret. f. Blad ned til afsnittet HTTP-indstillinger, og vælg følgende indstillinger: v Brug HTTP 1.1 v Brug HTTP 1.1 via proxyforbindelser. g. Klik på Anvend, og klik derefter på OK. Kapitel 12. Ofte stillede spørgsmål i Fællesskaber 41

47 Kapitel 13. Gennemse eller søg efter fællesskaber Du kan gennemse eller søge efter fællesskaber i din organisation, som interesserer dig. Om denne opgave Du kan finde interessante fællesskaber og komme i kontakt med dem på flere måder. Du kan f.eks. gennemse fællesskaberne for at se, hvilke fællesskaber der er tilgængelige, eller du kan søge på bestemte nøgleord. Emneord er en smart måde at søge i eller efter et fællesskab i din organisation. Hvis du f.eks. er interesseret i fotografering, kan du søge efter emneordet fotografering for at finde alle de fællesskaber, som bruger dette emneord. Når du opretter et fællesskab, skal du huske at medtage relevante emneord for at angive formålet med fællesskabet og gøre det nemmere for andre at finde. Udfør følgende for at gennemse eller søge efter et fællesskab. Bemærk: Fanen Fællesskaber i din organisation, Start et fællesskab eller søgemuligheden er ikke tilgængelig for gæstemedlemmer. Åbne eller modererede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis administratoren har valgt at deaktivere den ene eller begge typer af fællesskab. v Sådan søger du efter fællesskaber: 1. Klik på fanen Fællesskaber i din organisation for at få vist alle fællesskaberne i din organisation med åben eller modereret adgang, eller klik på fanen Fællesskaber for kun at få vist de fællesskaber, der tilhører dig. Listen viser en beskrivelse af fællesskabet, antallet af medlemmer, datoen for sidste opdatering, navnet på den person, som har opdateret det, og de emneord, der et knyttet til fællesskabet. 2. Find et fællesskab ved at sortere listen alfabetisk, efter mest populære fællesskaber eller efter senest opdateret. v Sådan søger du efter et nøgleord i et fællesskabs navn, beskrivelse eller emneord: 1. Angiv et ord, du vil søge efter, i feltet Søg. 2. Angiv, om du vil søge i alle fællesskaber eller dine egne fællesskaber, ved at klikke på Pil ned og foretage et valg. 3. Klik på søgeikonen. v Sådan søger du efter et fællesskab ved hjælp af emneord: Klik på et emneord i emneskyen for at finde fællesskaber, som bruger dette emneord. Søg efter et fællesskab i oversigten, som interesserer dig. Du finder andre fællesskaber, som bruger et bestemt emneord, ved at klikke på et af de emneord, der er knyttet til fællesskabet. v Du kan gøre følgende for alle fællesskaber: Placér markøren på personens navn, og klik på linket for at få vist medlemmets visitkort. Klik på navnet på fællesskabet for at åbne dets oversigtsside. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

49 Kapitel 14. Hvordan bliver jeg medlem af et fællesskab? Du kan blive deltager i et fællesskab på flere forskellige måder. Når et fællesskab i din organisation har åben adgang, kan alle i organisationen deltage ved at åbne fællesskabet og klikke på Deltag i dette fællesskab. Hvis der er modereret adgang til fællesskabet, skal du anmode om medlemskab. Du kan også blive inviteret til at deltage i et fællesskab, hvis en fællesskabsejer inviterer dig til at blive medlem. Bemærk: Åbne eller modererede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis din administrator har valgt at deaktivere en af eller begge disse fællesskabstyper. Deltagelse i fællesskaber Meld dig ind i et fællesskab, der er beregnet til et emne, som du er interesseret i, og start deltagelse. Inden du begynder Du kan finde et fællesskab, du vil deltage i, ved at gennemse alle fællesskaberne i din organisation med åben eller modereret adgang på fanen Din organisation Fællesskaber eller ved at søge efter et fællesskab, der er optaget af et bestemt emne. Åbne eller modererede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis administratoren har valgt at deaktivere en af eller begge fællesskabstyper. Bemærk: Du kan deltage i offentlige fællesskaber i den organisation med åben adgang ved at klikke på en knap, men du skal anmode om at deltage i fællesskaber i organisationen, der er modereret. Begrænsede fællesskaber er private, og de vises ikke på fanen Din organisation Fællesskaber. Den eneste måde, du kan deltage i denne type fællesskab på, er, når ejeren af fællesskabet tilføjer dig som medlem eller inviterer dig til at deltage. Gør følgende for at deltage i et fællesskab. 1. Vælg det fællesskab, du vil deltage i, på fanen Din organisation Fællesskaber. 2. Gør et af følgende afhængigt af fællesskabets adgangsniveau: v Hvis fællesskabet har åben adgang, skal du klikke på Deltag i dette fællesskab. Hvis du modtager en meddelelse om, at fællesskabet har det maksimale antal medlemmer, skal du kontakte fællesskabsejeren for at undersøge, om eventuelle inaktive medlemmer kan fjernes. Klik på Medlemmer i navigationen, og vælg derefter Ejere i feltet Filtrér efter. v Hvis fællesskabet har modereret adgang, skal du vælge Anmodning om at deltage i dette fællesskab. Skriv grunden til, at du vil deltage i fællesskabet, og klik på Send. Din anmodning bliver sendt til fællesskabsejeren, som kan tilføje dig til fællesskabet. Hvis du bliver tilføjet som medlem, modtager du en om, at du er blevet tilføjet til fællesskabet. Resultater Når du bliver deltager i et fællesskab med åben adgang, tilføjes fællesskabet straks til listen over dine fællesskaber på fanen Fællesskaber. Når du anmoder om at deltage i et modereret fællesskab, vises fællesskabet ikke på fanen Fællesskaber, før dit medlemskab er blevet godkendt af ejeren af fællesskabet. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

50 Accept af invitationer til fællesskab Når du modtager en invitation til at deltage i et fællesskab, skal du acceptere eller afvise invitationen. Om denne opgave Når en fællesskabsejer inviterer dig til at deltage i et fællesskab, modtager du en , der indeholder invitationen og nogle basisoplysninger om fællesskabet, såsom dets navn og beskrivelse. Du kan acceptere eller afvise invitationen ved hjælp af linkene i en. Du kan behandle en invitation om at deltage i et fællesskab på følgende måder: v Klik på Deltag i dette fællesskab for at acceptere invitationen og deltage i fællesskabet. Fællesskabet tilføjes derefter til listen over dine fællesskaber på fanen Fællesskaber. Fællesskabet tilføjes derefter til listen over dine fællesskaber i oversigten Jeg er medlem. v Klik på Afslå denne invitation for at afvise invitationen. Ejeren af fællesskabet underrettes ikke om, at du har afvist invitationen. v Du kan ignorere invitationen ved ikke at foretage dig noget. Når du ignorerer en invitation om at deltage i et fællesskab, kan den ligge uåbnet i det uendelige, medmindre en fællesskabsejer vælger at tilbagekalde den. Ejeren af fællesskabet har også mulighed for at sende invitationen igen som en påmindelse. 46 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

51 Kapitel 15. Oprettelse af fællesskaber Start et fællesskab for at opmuntre personer i din organisation, som har samme interesser eller mål, til at samarbejde med hinanden. Om denne opgave Fællesskaber kan være åbne, modererede eller begrænsede. Åbne og modererede fællesskaber er synlige for alle i organisationen. Begrænsede fællesskaber er ikke synlige for personer, som ikke er medlem af fællesskabet. Kun begrænsede fællesskaber tillader, at gæster uden for organisationen bliver medlemmer. Bemærk: Åbne eller modererede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis administratoren har valgt at deaktivere en af eller begge fællesskabstyper. Gør følgende for at starte et fællesskab: 1. Klik på Start et fællesskab i en hvilken som helst oversigt i fanen Fællesskaber. Bemærk: Gæstemedlemmer kan ikke oprette et fællesskab. 2. Påkrævet: Skriv et navn på fællesskabet i feltet Navn. Vælg et navn, som angiver formålet med fællesskabet. Bemærk: Der kan ikke være flere åbne eller modererede fællesskaber med det samme navn, men du kan godt have flere begrænsede fællesskaber med det samme navn. Dette navngivningssystem tillader et organisationsfællesskab og et begrænset fællesskab med det samme navn eller et modereret og et begrænset fællesskab med det samme navn. 3. Angiv et eller flere emneord i feltet Emneord. Emneord er nøgleord, som du definerer for at give brugerne flere muligheder for at se, hvad et fællesskab drejer sig om. Emneord kan bestå af et enkelt ord eller flere ord, der er forbundet med understregningstegn eller bindestreger. Et fællesskab, som arbejder med handicapvenlighed, kan f.eks. have emneordene handicap og nedsat-syn. Emneord giver brugerne flere måder at finde et interessant fællesskab på. De emneord, du definerer her, vises ud for fællesskabet på fanen Fællesskaber i <din organisation>. 4. Påkrævet: Angiv det adgangsniveau, dit fællesskab skal have: Tabel 1. Adgangsniveauvalg til fællesskabet Indstilling Begrænset (personer skal være inviteret for at kunne deltage) Beskrivelse Vælg denne indstilling, hvis fællesskabet skal være begrænset, og brugere skal inviteres til at blive medlem. Copyright IBM Danmark A/S 2010,

52 Tabel 1. Adgangsniveauvalg til fællesskabet (fortsat) Indstilling Tillad personer, som ikke findes i min organisation, at blive medlemmer af dette fællesskab Modereret (alle i min organisation kan se indhold, men skal anmode om at deltage) Åben (alle i min organisation deltage) Beskrivelse Denne indstilling er kun til rådighed for begrænsede fællesskaber. v v Vælg denne indstilling, hvis du både vil medtage medlemmer i organisationen og gæster uden for organisationen. Du kan senere rydde denne indstilling, hvis der ikke er nogen eksterne medlemmer, som er tilføjet, inviteret eller tilmeldt i fællesskabet. Eksterne fællesskaber identificeres ved ikonen Ekstern for fællesskabstitlen. Undlad at vælge denne indstilling, hvis du kun vil medtage medlemmer i organisationen. Du kan ikke tillade eksternt medlemskab af et internt fællesskab på et senere tidspunkt. Vælg denne indstilling, hvis fællesskabet skal være åbent for organisationen, og du ønsker, at brugerne skal anmode om deltagelse. Vælg denne indstilling, hvis fællesskabet skal være åbent, og alle i organisationen kan deltage. ud 5. Angiv navnene på de personer, du vil tilføje som medlemmer af fællesskabet. Du kan søge efter navne i din organisations adressekartotek. Forudskrivning forudsiger det navn, du er ved at skrive, ved at sammenligne det med navne i det adressekartotek, som administratoren angiver. Hvis det ønskede navn bliver foreslået, kan du klikke på det for at tilføje det. Bemærk: Hvis du angiver en adresse for en person, som er uden for din organisation, bliver du bedt om at sende denne person en gæsteinvitation, efter du har gemt fællesskabet. Gæstemedlemmer skal først acceptere invitationen til at deltage, før de kan få adgang til de fællesskaber, hvor de er tilføjet som medlemmer. Hvis du ikke ønsker at tilføje medlemmer til fællesskabet nu, kan du redigere fællesskabet på et senere tidspunkt og tilføje medlemmer der. Bemærk: Du tilføjer fællesskabsejere ved at klikke på pil ned ved siden af Medlemmer og vælge Ejere og derefter gentage den fremgangsmåde, der er beskrevet i trinet vedrørende tilføjelse af fællesskabsmedlemmer. Som opretter føjes du automatisk til fællesskabet som forretningsejer. Du kan overføre forretningsejerskab af fællesskabet til et andet fællesskabsmedlem. 6. Angiv en beskrivelse af formålet med fællesskab i feltet Beskrivelse. Vær så specifik som muligt. Angiv fællesskabets mål. 7. Klik på Upload et fællesskabsbillede for at søge efter et billede, du kan tilknytte til fællesskabet på oversigtssiden. Billedet kan være i formatet.jpeg,.gif eller.png. 8. Klik på Gem. 48 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage og IBM SmartCloud Connections Brugervejledning

53 Næste trin Du kan nu tilføje indhold til fællesskabet. Relaterede begreber: Tilpasning af fællesskabet på side 77 Tilpasning af fællesskabet er en måde at skille det ud fra andre fællesskaber på. Du kan f.eks. tilknytte karakteristisk grafik til fællesskabet eller tilføje funktioner, der giver fællesskabet yderligere funktionalitet. Du skal være ejer af fællesskabet for at kunne tilpasse det. Kapitel 17, Hvordan tilføjer jeg medlemmer til fællesskabet?, på side 59 Som ejer af et fællesskab kan du når som helst tilføje medlemmer til dit fællesskab. Du kan invitere personer til at deltage i fællesskabet, og hvis fællesskabet modereres, kan du bestemme, om du vil acceptere eller afvise indkommende medlemsanmodninger. Moderede fællesskaber er muligvis ikke tilgængelige i din organisation, hvis administratoren har valgt at deaktivere denne funktion. Du kan tilføje flere medlemmer til dit fællesskab på én gang vha. importværktøjet på siden Medlemmer. Kapitel 19, Administration af dine fællesskaber, på side 71 Som ejer af et fællesskab kan du redigere det for at opdatere basisoplysningerne om fællesskabet eller de applikationer, der er knyttet til fællesskabet. Hvis der ikke længere er brug for fællesskabet, eller hvis det er oprettet ved en fejltagelse, kan du slette det. Kapitel 15. Oprettelse af fællesskaber 49

Vis mere