Indkøbsstrategi Gentofte Kommune

Transkript

1 sstrategi Gentofte Kommune DE TVÆRGÅENDE FUMKTIONER

2 sstrategi Strategiens opbygning og perspektiv...3 Fokus strategi Operationalisering af strategien... 3 Indsatsområder...4 Organisering... 5 Kommunikation... 6 Kontraktopfølgning og controlling... 7 E-sourcing... 8 Eksterne samarbejder... 9 Økonomi, Besparelser...10 Udbudsplan 2010 med estimerede besparelser De Tværgående Funktioner Side 1

3 sstrategi har udarbejdet en strategi frem mod har de seneste 3 år haft fokus på at opbygge en strategisk centralt koordinerende indkøbsfunktion, at indgå indkøbsaftaler og realisere indkøbsgevinster. s hovedformål er at sikre kommunens samlede indkøb foretages så effektivt som muligt. For at opnå det mål, kræves at de attraktive indkøbsaftaler bliver indgået, men i ligeså høj grad at samme aftaler benyttes i fuld udstrækning. vil de næste 3 år fokusere på konsolidering og procesoptimering af kommunens samlede indkøb. Brugen af eksisterende indkøbsaftaler skal hæves markant. Aftaledækningen skal udvides med nye attraktive indkøbsaftaler herunder aftaler på de mere komplekse indkøb. vil internt arbejde med implementering af elektronisk indkøb for at sikre og understøtte optimale indkøb. vil eksternt arbejde med at udnytte stordriftsfordele og strategisk udvikling via fælleskommunalt indkøbssamarbejde og SKI. vil indfri følgende strategiske mål i perioden Implementering af elektronisk indkøbssystem Anvendelsen af indkøbsaftaler skal hæves til 80 % Aftaledækningen skal hæves til 500 mio. Fortsat optimering af indkøb og realisering af indkøbsgevinster De Tværgående Funktioner Side 2

4 Strategiens opbygning og perspektiv har defineret indsatsområder, opsat målsætning og aktiviteter ift. strategisk sigte for Målsætninger skal ses i det strategiske 3-årige perspektiv og skal dermed indfris inden udgangen af Aktiviteterne er uddybet under de enkelte indsatsområder. Aktiviteterne er baseret på at skulle gennemføres i 1. halvdel af strategiperioden, dvs. inden udgangen af juni Opfølgning på strategiens målsætninger og aktiviteter for 1. halvdel vil blive forelagt direktionen 1 halvår Aktivitetsplan for 2. halvdel af strategiperioden vil blive forelagt direktionen efter sommerferien Fokus strategi Fokuspunkterne i strategi er konsolidering op procesoptimering ift. aftaledækning, aftaleoptimering, og aftaleloyalitet. Med procesoptimering menes dels systemunderstøttelse i form af elektronisk udbuds- og indkøbssystem, dels forenkling af indkøbets processer herunder gennemføre LEAN på de mest centrale processer. Med aftaledækning menes andelen af kommunens indkøb der kan foretages via en indkøbsaftale. Aftaledækningen beregnes ift. de ca. 200 indkøbsområder der fremgår af Kommunalt udbudslandkort 1. Med aftaleoptimering menes optimering af vilkårene på de respektive aftaler. Vilkårene vil blive optimeret via konkurrenceudsættelse, markedsanalyse, tværkommunale udbud, standardisering af indkøbet og fokus på åbning til det internationale nærmarked. Med aftaleloyalitet menes anvendelsesgraden af indkøbsaftalerne. Målsætningen er at opnå en aftaleloyalitet på 80 %. Loyaliteten understøttes ved klar og målrettet markedsføring, systematisk controlling og systemunderstøttelse af indkøbsprocessen Operationalisering af strategien Fokuspunkterne i strategien vil blive bearbejdet gennem en række definerede indsatsom- 1 Kommunalt udbudslandkort er udarbejdet af SKI og Capacent og er udarbejdet som fælles udgangspunkt ift. de enkelte kommuners udbudsområder. De Tværgående Funktioner Side 3

5 råder. For hvert indsatsområde er der opsat målsætning og aktiviteter ift. strategisk sigte for perioden Indsatsområder Indsatsområderne er: Organisering Kommunikation Kontraktopfølgning og controlling E-sourcing Eksterne samarbejder De Tværgående Funktioner Side 4

6 Organisering arbejder ud fra en kundeorienteret tilgang. De generelle indkøb koordineres på tværs af opgaveområderne, og indkøbsaftaler indgås så vidt muligt i tværkommunalt fællesskab 2 eller via SKI 3. Hensigten med den kundeorienterede tilgang er opnåelse af større indsigt og forretningsforståelse ift. det enkelte opgaveområde. Det overordnede mål er optimering af det samlede indkøb, men det kræver en differentieret tilgang ift. det enkelte opgaveområdes specifikke ydelser og politiske virkelighed. Det er et klart mål at vende billedet så det enkelte opgaveområde motiveres til at tænke indkøb som et naturligt element i effektivisering af opgaveområdet herunder områdets understøttelse af kommunens samlede strategi. Målsætning: Der skal udarbejdes indkøbsprofil for de enkelte opgaveområder, herunder overblik over det specifikke indkøb, arbejdsgange og rutiner. Der skal sikres en tydelig forventningsafstemning og arbejdes hen mod formalisering i form af intern kontrakt indeholdende den aftalte indsats, herunder: Optimering af aftalegrundlag og brug af aftaler Realisere indkøbsbesparelser Afdække varer/ydelser egnet for tværkommunalt samarbejde Afdække varer/ydelser egnet for elektronisk indkøb Sikre overholdelse af gældende udbudsregler Aktiviteter: i 2010 skal fokus være på afdækning af indkøbet i de enkelte opgaveområder, herunder: Opfølgning på brug af gældende indkøbsaftaler Tegne indkøbsprofil på opgaveområdeniveau, herunder udbudspligtige områder Afstemme beslutningskompetence 2 ssamarbejde (Gentofte, Rudersdal, Gladsaxe, Lyngby-Taarbæk og Frederiksberg) 3 Staten og kommunernes indkøbsservice (indgår indkøbsaftaler på vegne af det offentlige) De Tværgående Funktioner Side 5

7 Kommunikation Effektivt koordineret indkøb er en kommunikationsopgave. Den optimale effekt indtræffer først når alle anskaffelser foretages i forhold til gældende indkøbsaftaler eller forretningsgang for indkøbet. Forudsætningen herfor er at indkøberen har umiddelbar viden ift. opdaterede retningslinjer, indkøbsaftaler og fokusområder etc. Den daglige informationsmængde for en medarbejder i kommunen er meget høj. Kommunikationen skal være meget klar, den skal målrettes og gøres lettilgængelig for modtageren, hvis vi som afsender skal komme igennem med budskabet og opnå det forventede udbytte af informationen. Målsætning: Kommunikationsflowet skal opgraderes og målrettes via de kanaler hvori målgruppen henter information. sstrategien skal være bredt kendt, herunder obligatoriske aftaler, økonomisk målsætning mv. Det skal være langt lettere at finde frem til hvilke indkøbsaftaler der er gældende, herunder at finde de oplysninger der er relevante for at kunne foretage korrekte indkøb. Mål: Prisen på en konkret vare skal kunne fremsøges på max. 1 minut. Nye indkøbsaftaler skal implementeres umiddelbart, de skal endvidere understøttes af informativ, lettilgængelig information der sikrer optimal udnyttelse af aftalens vilkår. Aktiviteter: Nyt fra skal udkomme min. hver 2. måned. Fokus på generelle indkøbstiltag, indkøbsaftaler, økonomi osv. Interaktiv indkøbsdialog på intranet. Evt. afvikling i form af dynamisk blog hvor generelle spørgsmål/input omsamles i en FAQ. Kreative aktiviteter der understøtter aftalebrug/fokus på indkøb. (fx julekalender dagens indkøbsspørgsmål) Drejebog for implementering af aftaler, herunder rollefordeling mellem, indkøber og leverandør. gennemfører LEAN på implementeringsprocessen i Kommunikationsopgaven vil i høj grad blive understøttet af et obligatorisk elektronisk indkøbssystem. Det skal være langt lettere at finde frem til hvilke indkøbsaftaler der er gældende, herunder at finde de oplysninger der er relevante for at kunne foretage korrekte indkøb. Mål: Prisen på en konkret vare skal kunne fremsøges på max. 1 minut. De Tværgående Funktioner Side 6

8 Kontraktopfølgning og controlling indgår indkøbsaftaler for at skabe optimale vilkår for løbende anskaffelser. En indkøbsaftale indeholder endvidere en forpligtelse i forhold til samhandel med den respektive aftaleleverandør. Effekten af indkøbsaftalen skal sikres ved systematisk fokus på aftalens vilkår, leverandørens performance og indkøbernes brug af aftalen. På indkøbsaftalerne er priserne ofte optimeret på et afgrænset sortiment af varer og ydelser. Der skal følges op på at kommunens indkøb foretages på de optimerede produkter og ydelser hos aftaleleverandører. Målsætning: Der skal ved udgangen af 2012 dokumenteres en anvendelsesgrad/loyalitet på indkøbsaftaler på 80 %. En høj loyalitet er en forudsætning for realisering af besparelser på indkøb. En høj loyalitet er endvidere med til at understøtte kommunens image som aftalepartner, hvilket fremadrettet genererer bedre aftalevilkår på kommunens aftaler. En systematisk kontraktopfølgning skal sikre kvaliteten i leverandørens performance. Kontraktopfølgning vil endvidere bestå i løbende stikprøver på priser og leveringstider mv. Aktiviteter: Opbygning af controllerfunktion Implementering af system til dynamisk rapportering på aftaleanvendelse Systematisk stikprøvekontrol på leverandørens priser og aftalevilkår i øvrigt Sikre korrekte leverandørstamdata, herunder betalingsbetingelser for opnåelse at aftalte kredittider. Afstemme klar rollefordeling på indkøbsaftaler og kontrakter med den decentrale indkøbsorganisation De Tværgående Funktioner Side 7

9 E-sourcing Gentofte Kommunes vil være bedst på nettet. sstrategien vil understøtte ambitionen og udnytte mulighederne for systemunderstøttelse af hele indkøbsprocessen. Målsætning: Udbud og e-auktion Udbud skal ske via elektronisk udbudssystem. Formålet er at effektivisere processen og minimere ressourceforbruget på de enkelte udbud. Endvidere giver systemet mulighed for bedre markedsafdækning da der via systemet foretages en mere målrettet markedsføring af det konkrete udbud. Den elektroniske proces giver endvidere mulighed for systematisk at konkurrenceudsætte flere mindre indkøb grundet en mere simpel proces. Ved at foretage konkurrenceudsættelse af flere køb under udbudsgrænsen kan der opnås markante besparelser på områder der i dag ikke udsættes for systematisk konkurrence. E-auktion Udbudssystemet indeholder et e-auktionsmodul. vil satse på at afholde e-auktioner på de områder hvor det kan understøtte resultatet af udbuddet. Elektronisk indkøbssystem Der er aftaledækning på langt de fleste forbrugsvarer. Aftalerne er obligatoriske, men der placeres et stort indkøb udenfor de gældende aftaler, eller der købes forkerte produkter. For at understøtte brugen af aftaler skal alle aftaler være tilgængelig via et indkøbssystem. For at optimere pris indeholder flere aftaler et standardsortiment bestående af prisoptimerede produkter, hvorfor det er vigtigt at køb styres hen mod standardsortimentet. Alle standardvarer skal være tilgængeligt via ét elektronisk indkøbssystem. Brugen af aftalerne skal i 2012 være på 80% (loyalitetsgrad). Aktiviteter: EU-udbud gennemføres som hovedregel via elektronisk udbudssystem. Dynamisk indkøbssystem for optimering af aftaler på køb af ekstern konsulentbistand. Tilbud til organisationen om konkurrenceudsættelse af flere indkøb under udbudsgrænsen. De Tværgående Funktioner Side 8

10 Gennemføre minimum 1 e-auktion på udbudspligtigt område Gennemføre pilotprojekt på elektronisk indkøbssystem fx i et opgaveområde Eksterne samarbejder indgår i eksterne samarbejder i videst mulig omfang det understøtter visionen og indkøbsstrategien. deltager i flg. samarbejder med nævnte målsætninger: Fælleskommunalt indkøbssamarbejde med Gladsaxe, Rudersdal, Lyngby-Taarbæk og Frederiksberg. Fælles udbud med stor volumen giver bedre vilkår i markedet Skiftende tovholderrolle øger antallet af udbud i den enkelte kommune Fælles indkøbsfaglig kompetenceudvikling Fælles initiativer i forhold til nye og mere værdiskabende indsatser på indkøbsområdet herunder samarbejde opgaveområderne imellem på tværs af kommunerne Større dialog med internationale nærmarkeder, fx Sverige og Tyskland herunder tilpasse udbudsmaterialer mv. Partnerskab med SKI (Statens og kommunernes indkøbsservice) Implementering af SKI-aftaler Benchmark af indkøbsaftaler Strategiske projekter fx indkøbsanalyser, indkøbsloyalitet, CSR Professionalisering af markedsføringsmaterialer mv. De Tværgående Funktioner Side 9

11 Økonomi, Besparelser Udbudsplan De planlagte aktiviteter i udbudsplanen estimeres at genere kr. 4,5 mio. i indkøbsbesparelser. Nedenfor er angivet de indkøbsområder der planlægges gennemført og som dermed danner grundlag for beregningen. Nogle områder er stadig i analysefasen, hvorfor der ikke er anført estimat på det enkelte område, men en samlet estimering på kr. 1,4 mio. Eksterne konsulentydelser Der arbejdes endvidere på en model for konkurrenceudsættelse af kommunens samlede køb af eksterne konsulentydelser, hvor det estimeres at der kan realiseres besparelser på yderligere 4,5 mio. årligt. Det forventes ikke at der kan realiseres kr. 4,5 mio. i Øvrige tiltag Ud over de i udbudsplanen anførte aktiviteter, arbejder på et effektiviseringskatalog over besparelsestiltag på en række områder. Samtidig deltager i et effektiviseringsprogram i SKI-regi under navnet 10 i 10. Målsætningen for arbejdet er at 10 kommuner udarbejder forslag til effektiviseringer på kr. 10 mio. årligt pr. kommune. De samlede tiltag vil efterfølgende blive underlagt en potentiale/risikovurdering for nærmere prioritering. Et separat oplæg forventes præsenteret for direktionen efter nærmere aftale. Hjemtagelse af besparelser har de seneste 3 år hjemtaget indkøbsbesparelser ultimo året. Der er udarbejdet detaljeret dokumentation og processen omkring hjemtagelse har resulteret i at realisering af gevinster er foretaget så sent på året, at man i vid udstrækning har disponeret budgettet for resten af året. I dialog med opgaveområdernes økonomiansvarlige, vil en del af besparelserne i 2010 blive estimeret og budgetmæssigt tilbageholdt primo året. Dermed agerer de budgetansvarlige i højere grad ud fra en ramme tilpasset de indkøbsbesparelser der realiseres i takt med nye indkøbsaftaler implementeres. Der følges løbende op på hvorvidt de realiserede indkøbsbesparelser ligger inden for rammerne af de estimerede i modsat fald afstemmes med opgaveområdernes økonomiansvarlige i på hvilken måde afvigelserne budgetmæssigt tilpasses. Forudsætninger for besparelser I forhold til de estimerede indkøbsbesparelser, er der en række forudsætninger der vil påvirke muligheden for realisering. De Tværgående Funktioner Side 10

12 Estimaterne er beregnet i forhold til status quo i kommunens indkøbsvolumen, men forudsat bedre prisvilkår. Kommunens øvrige effektiviseringsprogram vil imidlertid bevirke at forbruget på flere områder bliver mindre, hvilket vil resultere i en mindre indkøbsbesparelse på selvsamme områder. Kommunens store andel af selvejende institutioner er ikke underlagt indkøbspolitikken. Det er en forudsætning for både opnåelse og realisering af indkøbsgevinster, at de i forhold til indkøbsbesparelser underlægges samme regelsæt som de kommunale institutioner. vil ifm. effektiviseringstiltagene fremlægge en model for realisering af besparelser i selvejende institutioner. De Tværgående Funktioner Side 11

13 Udbudsplan 2010 med estimerede besparelser sområde Besparelse sområde Besparelse Diabetes Catering til ældre - Grafiske aftaler VVS - Mejeriprodukter friske æg Maler - Hårde hvidevarer El - Rådgivning hjælpemidler DBI - Frost og Kolonial Reng. BH - AV-udstyr Linned - Værktøj Tolk Måtteservice Catering børninst. - Gartnerisk vedligehold - Vikar ældre/amt - Vikarservice Kød Hjælpemidler depot - Sportsartikler - Elevatorservice Alarmsystemer - Vin Tandprotetiske arbejder og tandregulering Planter Udstyr til tandlægeklinikker Børnebleer Renovation institutioner - Bibliotek, film og spil - PC'er skærme - Besparelser budgetteret Besparelser afventer budgettering "-" I alt De Tværgående Funktioner Side 12