EU-UDBUD 2016/S Outsourcing af Syddjurs Kommunes datacenter ved cloud serverdrift

Transkript

1 EU-UDBUD 2016/S Outsourcing af Syddjurs Kommunes datacenter ved cloud serverdrift Syddjurs Kommune Marts 2016

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Ordregiver Tidsplan Spørgsmål Informationsmøde Spørgsmål og svar Udbuddets omfang Arbejdsklausuler Ansøgning om at deltage - Udelukkelse og egnethed Oplysninger om den økonomiske aktør Udelukkelsesgrunde Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og/eller faglig formåen Konsortier Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Underleverandører hvis kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på Kontraktvilkår Tilbud kun ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud Tildelingskriterium og underkriterier Vægtning af krav... 8 i. Kriteriet pris:... 8 ii. Kriteriet kvalitet:... 9 iii. Kriteriet implementeringsevne: Afgivelse af tilbud kun for ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbuddets indhold Tilbuddets indhold Sprog Ejendomsret og betaling for tilbud Forbehold Tilbudsevaluering Forbehold og konditionsmæssighed Tildelingskriterium og underkriterier Evalueringsmodel Forhandling Side 1 af 13

3 13.1 Forhandlingsforløb Udelukkelsesgrunde Vederlag Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt Side 2 af 13

4 1 Indledning Udbuddet vedrører outsourcing af Syddjurs Kommunes datacenter ved cloud serverdrift. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. Udbudslovens 61-66, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at deltage i udbuddet, men kun ansøgere, som ordregiver opfordrer hertil, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udkast til Kontrakt om driftsrelaterede services med tilhørende bilag 1-9 (herunder kravspecifikation) Kontrakt med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til Kontrakt om driftsrelaterede services. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. Udbudsmaterialet er offentliggjort via: 2 Ordregiver Ordregiver er: Syddjurs Kommune IT afdelingen Lundbergsvej Ebeltoft Ordregivers kontaktperson fremgår af pkt Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse: 2. marts 2016 Frist for ansøgning om prækvalifikation: 1. april 2016 kl Udvælgelse af tilbudsgivere udsendelse af 4. april 2016 opfordring til at afgive tilbud: Spørgemøde: 13. april 2016 kl Spørgefrist: 21. april 2016 Svarfrist: 28. april 2016 kl Frist for aflevering af indledende tilbud: 4. maj 2016 kl Forhandlinger: 17. og 18. maj 2016 Side 3 af 13

5 Aflevering af endeligt tilbud: 25. maj 2016 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: 1. juni 2016 Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter Kontrakten kan underskrives. Forventet kontraktindgåelse: 15. juni Spørgsmål 4.1 Informationsmøde Der vil blive afholdt informations- og spørgemøde den 13. april 2016 kl Mødet afholdes i Byrådssalen, Lundbergsvej 2, 8400 Ebeltoft. Mødet vil blive transmitteret live via Syddjurs Kommunes hjemmeside, og der er derfor mulighed for at deltage i mødet via telefon. Referat fra informations- og spørgemødet vil blive offentliggjort på samme måde som skriftlige spørgsmål og svar, jf. pkt Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i Kontrakten, udbudsmaterialet i øvrigt, eller der er forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til: Indkob@syddjurs.dk att. Karin Sonne, med angivelse af Cloud serverdrift i emnefeltet. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via: 5 Udbuddets omfang Syddjurs Kommune ønsker, på baggrund af en beslutning om at rømme kommunens eksisterende datacenter, at indgå en aftale om outsourcing af den tekniske drift af kommunens ca. 227 servere med tilhørende storage. Der ønskes en cloud-baseret leverance forstået som "infrastructure as a service" (IaaS), leveret som en private cloud med reserveret kapacitet. Leverancen, der ønskes anskaffet, består af to dele: 1) Etablering og transition af den tekniske løsning 2) Et løbende samarbejde omkring drift og vedligeholdelse af den anskaffede løsning. Side 4 af 13

6 Kort om den tekniske løsning Den eksisterende tekniske platform hos Syddjurs Kommune er baseret på en omfattende anvendelse af servervirtualisering igennem anvendelse af VM Ware s produkter. Ydelsen, der ønskes anskaffet, består af teknisk drift af en tilsvarende platform i et sikret fysisk miljø, herunder backup af data. Der kan forventes en årlig vækst i datamængder på 35 %, som følge af kommunens øgede anvendelse af digitale arbejdsgange i sagsbehandlingen. I forhold til brugernes klienter anvendes Citrix som den primære arbejdsplatform kombineret med mulighed for adgang via mobile enheder (smartphones og tablets). Netværksmæssigt har Syddjurs Kommune i dag et velfungerende MPLS-netværk, der binder alle kommunens institutioner og øvrige lokationer sammen. Den tekniske løsning forventes at kunne samarbejde med denne struktur. For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til bilag 2-7, samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål. Den udbudte Kontrakt er løbende. Bindingsperiode og opsigelsesvilkår fremgår af Kontraktens pkt. 38. Ordregiver har valgt ikke at udbyde kontrakten i særskilte delkontrakter, da det findes mest hensigtsmæssigt, at en leverandør leverer alle ydelser. Endvidere taler økonomiske hensyn for en samlet løsning, da der forventes at være besparelser ved selve udbudsprocessen samt ved den efterfølgende kontraktstyring. Særlige vilkår 5.1 Arbejdsklausuler Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausuler i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, jf. Kontraktens pkt Ansøgning om at deltage - Udelukkelse og egnethed Ordregiver har til hensigt at opfordre 3-5 ansøgere til at afgive tilbud. Udvælgelsen af ansøgerne vil ske blandt de virksomheder, der har den fornødne kapacitet til at løfte den udbudte opgave. Ved udvælgelsen vil der blive lagt vægt på relevansen og kvaliteten af de oplyste referencer i forhold til den udbudte opgave. Ansøgere, der ønsker at komme i betragtning til at byde på opgaven, skal fremsende de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger i forbindelse med sin ansøgning. Oplysningerne skal gives ved at udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 1 og vedlægge dette dokument ansøgningen. Den angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt ansøger er egnet til at løfte den udbudte opgave og hvilke leverandører, der opfordres til at afgive tilbud. 1 Da den elektroniske ESPD-tjeneste endnu ikke er aktiv, udfyldes ESPD i sin helhed af ansøgeren selv, og vedlægges ansøgningen. Side 5 af 13

7 6.1 Oplysninger om den økonomiske aktør Ansøger skal oplyse navn, CVR-nr., postadresse, kontaktperson, hvorvidt ansøger er en mikrovirksomhed, en lille eller en mellemstor virksomhed samt, hvorvidt ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre (ESPD del II, afsnit A). Endvidere skal ansøger oplyse om navn og adresser på den eller de personer, der måtte være beføjet til at repræsentere ansøger i forbindelse med denne udbudsprocedure med navn, stilling, postadresse, telefon, samt om nødvendigt detaljerede oplysninger om repræsentation (ESPD del II, afsnit B). Slutteligt skal ansøger underskrive sin ansøgning (ESPD del VI). 6.2 Udelukkelsesgrunde Ansøger skal bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1-3 og 136 (ESPD del III, afsnit A og B). Ansøger skal derudover bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens 137, stk. 1, nr. 1 6 (ESPD del III, afsnit C). 6.3 Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142 (ESPD del IV, afsnit B, nr. 1a), 2a, 4) og 5)): 1) Minimum samlet årsomsætning på kr. i hvert af de seneste 3 år 2) Minimum årsomsætning indenfor hosting af IT-drift på kr. i hvert af de seneste 3 år 3) Positiv egenkapital i hvert af de seneste to regnskabsår 4) Soliditetsgrad på minimum 25 % 5) Erhvervsansvarsforsikring på min. 5 mio.kr. 6.4 Teknisk og/eller faglig formåen Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143 (ESPD del IV, afsnit C, nr. 1b, 3): Der ønskes minimum 3, maksimalt 5 referencer vedr. cloud serverdrift fra de seneste 3 år, hvor opgavens omfang minder om ordregivers forhold hvad angår volumen, kompleksitet i systemlandskab og arbejdsprocesser helst i form af sammenlignelige kommuner eller andre offentlige kunder. Der ønskes beskrevet: o Beskrivelse af den løste opgave, herunder ansøgers rolle i opgaven samt hvilke typer af egne specialister ansøger anvendte i opgaveløsningen o Kontraktsum heraf relateret til hosting af IT-drift o Datoer o Modtagere Fremvise revisorgodkendelse ISAE 3402 type 2 for de lokaliteter og processer, der tilbydes ordregiver. Side 6 af 13

8 6.5 Konsortier Ansøges der om prækvalifikation af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Hvis ansøger deltager i udbudsproceduren sammen med andre, navnlig som del af en gruppe, et konsortium, et joint venture eller lignende, skal alle berørte deltagere indsende et særskilt ESPD. Endvidere skal hvad deltager i det individuelle ESPD angive den økonomiske aktørs rolle i gruppen de øvrige økonomiske aktører, der deltager i proceduren samt i givet fald navnet på den deltagende gruppe (ESPD del II, afsnit A). 6.6 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen Hvis ansøger under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.3 og 6.4) være den samlede egnethed, der vurderes. Baserer ansøger sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer, skal den anden enhed udføre den pågældende del af tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet, skal der vedlægges en særskilt ESPD med udfyldt del II, afsnit A og B samt del III, som er behørigt udfyldt og underskrevet af de pågældende enheder (ESDP del II, afsnit C). 6.7 Underleverandører hvis kapacitet ansøgeren ikke baserer sig på Hvis ansøger har til hensigt at give en del af Kontrakten videre til underleverandører som underleverancer, skal dette oplyses i ESPD (ESPD del II, afsnit D). 7 Kontraktvilkår Den udbudte Kontrakt indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast. 8 Tilbud kun ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud Kun ansøgere, som opfordres hertil, kan afgive tilbud. Der kan ikke afgives mere end et tilbud fra hver tilbudsgiver. Der accepteres ikke alternative tilbud. 9 Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Side 7 af 13

9 Der anvendes følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning 1. Pris 40 % 2. Kvalitet Teknisk, processer, samarbejde 40 % 3. Implementeringsevne 20 % 9.1 Vægtning af krav i. Kriteriet pris: Kunden beregner for hvert af de indkomne tilbud en samlet tilbudsteknisk pris, hvor de ydelseselementer, der udgør den samlede leverance i Kontraktens første 36 mdr. regnes sammen. Der estimeres i den forbindelse forventet forbrug af kapacitet og af timebaseret bistand ud over Kontrakten indenfor perioden. Optionerne tillægges vægt efter den sandsynlighed, der er for, at kunden vil udnytte dem. Dette fører til følgende grundlag for udregning af den tilbudstekniske pris, se i øvrigt Underbilag 5A. - Samlet vederlag for transition og transformation % (krav, der indgår i bedømmelsen: 44) - Samlet vederlag for drift og vedligehold i 36 mdr % (krav, der indgår i bedømmelsen: 45) - Indekseret prisregulering ved tilkøb / udvidelser % (krav, der indgår i bedømmelsen: 47, 48) - Omkostninger ved kontraktophør % (krav, der indgår i bedømmelsen: 50) - Timepriser ved bistand ud over Kontrakten % (krav, der indgår i bedømmelsen: 49) - Optioner, samlet vederlag, etablering + 36 mdr % (krav 46) Side 8 af 13

10 ii. Kriteriet kvalitet: Kvaliteten af den samlede ydelse forstået som kvaliteten af transition, kvaliteten af den tilbudte private cloud løsning, kvaliteten af de arbejdsprocesser, Leverandør anvender til at drifte og vedligeholde løsningen samt kvaliteten af den løbende rapportering og styring af samarbejdet er generelt beskrevet i Bilag 2, 3, 4, 6 og 7. Nedenfor er anført de kravelementer, der relaterer sig til kriteriet kvalitet. - Krav 2 Styring af sikkerhed hos Tilbudsgiver - Prioriteret krav 8 Krav til netværksforbindelsens kvalitet - Krav 12 Fordeling af storageforbrug efter IOPS-mønster - Krav 13 Krav til skalering af kapacitetsforbrug (op og ned) - Krav 14 Anvendt virtualiseringsplatform - Krav 16 Funktionalitet i den tilbudte backupløsning - Krav 22 Overdragelse af Kundens data og konfigurationer - Krav 25 Anvendelse af Kundens eksisterende serverlicenser - Krav 29 Omfanget og indhold af WAN-test - Prioriteret krav 56 KPI for svartid mellem virtualiseret server og storagesystemer - Krav 62 Krav til undersøgelse af fejlårsager - Krav 64 Krav til håndtering af akutte changes - Krav 67 Backup af komplet virtuel server / server-image - Krav 72 Samarbejdshåndbog Ved bedømmelsen af den tilbudte kvalitet, vil der blive lagt vægt på de i Bilag 2, 3, 6, 7, 8 og 9 specifikt anførte elementer, som Syddjurs Kommune har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. iii. Kriteriet implementeringsevne: Nedenfor er anført de kravelementer, der relaterer sig til kriteriet implementeringsevne - Krav 6 Leverandørens udmøntning af IaaS-cloud - Krav 9 Krav til anvendelse af VLAN s - Krav 23 Krav til transitions-tidsplan - Krav 24 Licensafklaringsforløb - Prioriteret krav 26 Krav til plan for transition og transformation - Krav 27 Tilbudsgivers evne til at styre afvigelser i transitionskøb - Krav 30 Installations-test - Krav 31 Pilot-test - Krav 32 Test af produktionsflytning Ved bedømmelse af Implementeringsevne vil der blive lagt vægt på de i Bilag 2 og 3 specifikt anførte elementer, som Syddjurs Kommune har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Side 9 af 13

11 10 Afgivelse af tilbud kun for ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud 10.1 Tilbudsfrist Det indledende tilbud skal afleveres skriftligt i 2 fysiske eksemplarer. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Det elektroniske eksemplar på USB skal være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF, dog skal Bilag 5A være i Microsoft Excel kompatibelt format. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Materialet sendes inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist til: Team Udbud og Indkøb Syddjurs Kommune Lundbergsvej Ebeltoft Att.: Karin Sonne Tilbud skal mærkes Cloud serverdrift og Tilbuddet må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen. 11 Tilbuddets indhold 11.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger eller beskrivelser, der kræves i forbindelse med vurderingen af underkriterier: Bilag 2c Kravoversigt til besvarelse Bilag 5a Prisindtastning Bilag 9 Underskrevet Databehandleraftale Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger. Side 10 af 13

12 11.2 Sprog Tilbud og bilagsmateriale skal være på dansk Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 12 Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter: 12.1 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt Tildelingskriterium og underkriterier Tilbuddene vurderes derefter på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, ud fra underkriterierne Pris, Kvalitet og Implementeringsevne, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af Kontrakt eller iværksættelse af forhandlingsrunde i henhold til pkt Evalueringsmodel Ved vurderingen af tilbuddene anvendes følgende evalueringsmodel: Der bliver givet en karakter mellem 0-5 for alle underkriterierne og tilhørende delkriterier. Pris vægtes 40 % Der gives en karakter på 5 til det laveste bud. Der anvendes en gearet pointmodel. Da priserne på området forventes at ligge forholdsvist tæt på hinanden, anvendes en gearing på 25 %, dog med elastik i gearingen op til højeste pris, dog med et maksimum gearing på 50 %. Dvs. at en samlet pris, der er præcis 25 % dyrere end laveste pris vil få karakteren 0, og priserne der imellem vil blive pointgivet lineært imellem de to punkter. Elastikken i gearingen gør, at en tilbudspris, der er mere end 25 % dyrere end det billigste tilbud, ændrer på maksimumpunktet for den lineære sammenhæng. Priser der er mere end 50 % dyrere end laveste pris anses for ukonditionsmæssige. Side 11 af 13

13 Eksempel: Spredning op til 25 % Tilbudspris Point Spredning over 50 % (elastik helt spændt) Tilbudspris Point 5 4 2,5 0 Ukonditionsmæssig Kvalitet og Implementeringsevne vægtes 40 % og 20 % Hvert enkelt krav vurderes på en skala fra 0-5 ud fra følgende kriterier: 0 = Lige netop antagelig beskrivelse, men kvaliteten af beskrivelsen er af en sådan standard, at den rejser mange spørgsmål 1 = Mindre tilstrækkelig beskrivelse 2 = Tilstrækkelig beskrivelse, men med minimal acceptgrad af opfyldelse 3 = Beskrivelsen er acceptabel, men der er plads til forbedringer 4 = Beskrivelsen har kun plads til få og mindre væsentlige forbedringer 5 = Beskrivelsen er fuldt dækkende i forhold til det efterspurgte De tildelte points for hvert under- og delkriterium vil blive vægtet efter angivelsen og der vil fremkomme en samlet pointsum, hvorefter den tilbudsgiver med flest point vil få tildelt Kontrakten. Evalueringsskemaet er vedlagt som bilag A. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. 13 Forhandling Formålet med forhandlingerne er, dels at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3-5 tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele på baggrund af de indledende tilbud, men i så fald kun til en tilbudsgiver, hvis indledende tilbud er konditionsmæssigt. Tilbudsgiverne vil senest den 21. april 2016 modtage orientering om, hvorvidt ordregiver ønsker at gennemføre en forhandlingsrunde eller tildele på baggrund af de indledende tilbud Forhandlingsforløb Såfremt ordregiver ønsker at gennemføre en forhandlingsrunde, vil tilbudsgiverne blive indkaldt til forhandling i henhold til tidsplanen. Forhandlingsmøderne vil være af to timers varighed med følgende tema for forhandlingen: Tilbudsgivers korte præsentation af tilbuddet o Gennemgang af transitionsforløbet samt efterfølgende samarbejde herunder Side 12 af 13

14 Tidsplan Performance (tests) Tilgængelighed (plan B) Backup overgang Licens overgang Arbejdsprocesser: fejlhåndteringsproces, justering af ressourcer proces, chance proces, eskalations proces Samarbejde: indhold af statusmøder, hyppighed mv. Ordregivers feedback på det indledende tilbuds styrker og svagheder Fokus på de elementer i det indledende tilbud, hvor ordregiver ser det største potentiale for forbedring 13.2 Udelukkelsesgrunde Inden ordregiver tildeler Kontrakten, vil ordregiver verificere, at tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens Dette vil ske ved indhentelse af en serviceattest, som er maksimalt er 6 måneder gammel og som dokumenterer oplysninger i ESPD vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens 159, stk. 2. Skønner ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Inden ordregiver afviser en tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens Vederlag Syddjurs Kommune yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne. 14 Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12/ med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før Kontrakten er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb. 15 Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde Offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet der er omfattet af aktindsigt. Side 13 af 13