Referat. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 2. februar 2012 Tid Kl

Transkript

1 Referat Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 2. februar 2012 Tid Kl Sted Rådmandshaven, mødelokale 2 NB: Formøde for medarbejderne: Fredag den 27. januar kl. 8-10, Teatergade 8, mødelokale 3, 3. sal Deltagere Jens Christian Birch, Poul Kold, Ebbe Møller Olesen for Svend W. Jensen, Kim Christoffersen Dawartz for Per B. Christensen, Bruno Lind, Peter Pedersen, Gitte Jørgensen, Arne Frank Poulsen, Benedicte Hesselager, Hanne Sørensen, Jess Helge Larsen, Lone Høegh Karlsen, Annette Heegaard Johansen for Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Torben S. Olsen for Patricia Dundorf, Bo Kiersgaard, Majbritt Andreassen for Ulla Mikkelsen, Tommy Skov Som tilforordnet deltager Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen og Personalechef, Poul Erik Kristensen Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Afbud/Fraværende Per B. Christensen, Svend W. Jensen, Maria Pedersen og suppleant, Karen Dam og suppleant, Mette Weirup Lyngsø og suppleant, Lisbeth Ulla Møller, Patricia Dundorf, Ulla Mikkelsen Mødeleder Jens Christian Birch Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2011 til 31. december 2012: Ledersiden: Kommunaldirektør Jens Christian Birch Vicekommunaldirektør Poul Kold Økonomidirektør Peter Pedersen Teknik- og Miljødirektør Svend W. Jensen Job-, Omsorg- og Sundhedsdirektør Bruno Lind Børne- og Kulturdirektør Per B. Christensen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Hanne Sørensen, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Stig Olsen LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Jeanette Brighton Pedersen Marianne Hovmand, FTF/DSR Hákun P. Jacobsen, FTF/ETF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Arbejdsmiljørepræsentanter (tilhørende områdeudvalg oplyst i parentes): Lone Høegh Karlsen (skoler) Lene Cohrt (skoler) Jess Helge Larsen (job&arbejdsmarked) Vivi Marianne Hansen (ældre) Arne Frank Poulsen (administration) Jacob Errboe (børn&unge) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Indledning og film fra Center for Socialt Udsatte Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 8. december Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Udbudsstrategi... 4

3 6. Branding af MED-Hovedudvalget Tema i år Forslag til ændring af personalepolitiske retningslinjer Initiativer til kompetenceudvikling i Næstved Kommune Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik b) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Evaluering af sommerfest 2011 og budget for sommerfest Orientering om ny suppleant i udvalget Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Den gode historie: Eventuelt Kommende sager: Mødeplan Indledning og film fra Center for Socialt Udsatte v/virksomhedsleder, Troels Permin og Tillidsrepræsentant, Hanne Sørensen. Center for Socialt Udsatte modtog den 20. december 2011 Næstved Kommunes Arbejdsmiljøpris på foranledning af MED-Hovedudvalget. Centret har blandt andet i 2010 valgt at lave en film i tilknytning til tema om arbejdsglæde, indflydelse og synlighed og på basis af ansøgte midler fra SL. Ud fra filmen er alle ansatte i centret blevet opmærksomme på de forskellige arbejdsområder og har fået en fællesskabsfølelse, som er vigtig i samarbejdet og i det at have en attraktiv arbejdsplads. Filmens længde: 26 min. Opsamling Det var en meget stærk film, som giver et billede af at være udstødt af samfundet. Mange i forhold til deres opvækst og de påvirkninger fra forældre der sker allerede dér og som har en virkning på generationer fremadrettet. Stor anerkendelse til de ansatte. Medarbejderne viser respekt for medmennesker, som bestemt ikke møder respekt generelt i samfundet. Vi kan være stolte af at ansatte i Næstved opleves tillidsfulde og troværdige og arbejder for at give de socialt udsatte håb og støtte hvor de har brug for det. 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning Dagsorden godkendt. 3. Godkendelse af referat fra den 8. december 2011 Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2011 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg Side 3 af 14 sider

4 Beslutning Referatet godkendt med bemærkning til punkt 10 om initiativer til kompetenceudvikling. Her er der tilsyneladende sket en kommunikationsbrist, idet der fra medarbejderne var et ønske om at drøfte initiativerne i samarbejde med HR inden sagen fremlæggelse på ny. Se også punkt 9 på dagens dagsorden. 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte. Herunder orienteres blandt andet om: serviceudgifter Orientering og drøftelse Det generelle billede er, at rammen for serviceudgifterne overholdes både i Næstved og på landsplan. Der er faktisk sket en opsparing på en del af selvforvaltningsområderne, blandt andet dagtilbuds-området. Hovedårsagen til opsparingen er ikke en effekt af indefrosne midler i 2010, men ses som en positiv effekt om at Byrådets syv initiativer er blevet effektueret med stor opbakning og loyalitet. Måske er der foretaget en større stramning end det var nødvendigt, men det har givet en positivt effekt, så yderligere restriktioner/indsatser er undgået. Overskuddet bliver på områderne. Der holdes løbende øje på økonomien også i form af rundspørge på virksomhederne. I de økonomiske stramninger/initiativer skal vi dog også huske at være opmærksomme på ikke at stramme båndet så meget, at de ansattes trivsel og arbejdsmiljø tilsidesættes. Det er vigtigt at den enkelte virksomhedsleder tager ansvar for at der tages hensyn til alle vinkler økonomisk som arbejdsmiljømæssigt. 5. Udbudsstrategi Næstved Kommune skal i henhold til den kommunale styrelseslov udarbejde en udbudsstrategi. Formålet med udbudsstrategien er at skabe en fælles ramme for det fremadrettede arbejde med udbud i kommuner ved at angive, hvor udbud vil blive anvendt og hvordan anvendelsen af udbud vil blive øget. I Næstved Kommune er det Indkøbspolitikken, som Byrådet vedtog i december 2010, der fastlægger de generelle retningslinjer for anvendelse af udbud i forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser. Udbudsstrategien har det mere begrænsede formål at fastlægge på hvilke områder og på hvilke tidspunkter kommunen planlægger at udbyde kommunale driftsopgaver med henblik på evt. udlicitering, og hvordan arbejdet hermed tilrettelægges. Fra udbudsstrategien linkes der til den rullende udbudsplan, som ajourføres af Indkøbs- og Udbudskontoret, så potentielle leverandører kan danne sig et opdateret billede af kommunens udbudsplaner. Byrådet kan efter behov revidere udbudsstrategien, og der vil blive udarbejdet en årlig opfølgning i forbindelse med budgetlægningen. Der er lovkrav om udarbejdelse af en samlet opfølgningsredegørelse inden udgangen af 3. kvartal af valgår. Udbud af kommunale driftsopgaver er i de fleste tilfælde en kompleks opgave. Snittet kan lægges på mange måder, og hvordan udbuddet mere præcist tilrettelægges har derfor også Side 4 af 14 sider

5 stor betydning for organiseringen af de opgaver, der forbliver tilbage i kommunen. Udbudsstrategien lægger på den baggrund op til en proces i to faser. I fase 1 udarbejdes et beslutningsoplæg, som på relativt detaljeret niveau beskriver forventede fordele og ulemper ved at udbyde en given driftsopgave, og efter behov skitserer og beskriver forskellige modeller for hvordan udbuddet kan gennemføres. Det er det relevante fagområde, som er ansvarlig for udarbejdelse af fase1-rapporten. Der nedsættes dog altid en tværgående projektorganisation, hvori også Indkøbs- og Udbudskontoret deltager. Fase 1-rapporten indeholder en indstilling til Byrådet om det videre arbejde med udbud af opgaven. Efter behandling i relevante MED-udvalg, virksomhedspanelet, politiske fagudvalg og Økonomiudvalg beslutter Byrådet med udgangspunkt i Fase1-rapporten de nærmere rammer for gennemførelse af udbuddet. I fase2 gennemføres udbuddet. Indkøbs- og Udbudskontoret har hovedansvaret for gennemførelse af fase2, der nedsættes dog normalt altid en tværgående projektorganisation. Hvis der skal afgives kontrolbud, skal det i fase 2 (til forskel fra fase 1) sikres, at der er vandtætte skodder mellem projektorganisationen og de, der afgiver kontrolbud. Der er i denne byrådsperiode gennemført udbud af driftsopgaver på 2 områder. Administrationens kantinedrift. Kontrolbuddet fra Næstved Madservice var eneste bud, så der er ikke sket en udlicitering. Rengøring Hele Rengøringsområdet er udbudt fordelt på ni geografiske delområder. Rengøringen er i alle delområder overtaget af private leverandører, og den Kommunale Rengøringsafdeling er nedlagt. Yderligere foreslås følgende områder vurderet med henblik på udbud i denne Byrådsperiode: Løn og Personaleadministration Det foreslås, at der inden 1. maj 2012 udarbejdes et beslutningsgrundlag for udbud af dele af Løn- og Personaleadministrationen med henblik på politisk beslutning om gennemførelse af udbud i løbet af Det forberedende arbejde er igangsat i samarbejde med andre kommuner i Region Sjælland. De sorte og de grønne områder. Det foreslås, at der i løbet af 2012 udarbejdes et beslutningsgrundlag for udbud af de sorte og de grønne områder, jf. også beslutningen om sammenlægningen af Park- og Vejområdet. Ud fra beslutningsoplægget tages der stilling til hvordan områderne fremover kan konkurrenceudsættes. Det forventes, at der bliver tale om en række deludbud. De første udbud forudsættes påbegyndt i Facility Management 1 Det foreslås, at der i løbet af 2013 udarbejdes et beslutningsoplæg om gennemførelse af udbud på Facility Management-området. Udbud forudsættes gennemført i Facility management (FM) (eng) er et begreb, der dækker over en leverance af en given serviceydelse. Flere organisationer arbejder professionelt med FM og in- eller outsourcer afhængig af situationen. Kort sagt beskæftiger FM-eren sig med de funktioner, som supplerer kerneforretningen. Eksemplerne er rengøring, IKT, reception, køkken, logistik, posthåndtering, gartnering og bygningsvedligehold. Udbyderne af facility management-ydelser er specialister på området og eksperter i at optimere leverancerne med hensyn til pris og kvalitet. Der er altid en omfattende kontrakt mellem en FM-leverandør og kunden. Denne specificerer typisk ret nøje hvad der skal leveres og det kræver ofte en del administration at følge op på en sådan konkrakt - både for udbyder og kunde. Danske eksempler på leverandører af facility management-ydelser er ISS, IBM og MultiData A/S. Side 5 af 14 sider

6 Økonomipåtegning De økonomiske konsekvenser beskrives i forbindelse med de enkelte udbud. Lovgrundlag Den Kommunale Styrelseslov, 62. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Udbud af kommunale driftsopgaver indebærer normalt virksomhedsoverdragelse af kommunale medarbejdere, medmindre kommunens kontrolbud bliver vindende bud. Der er derfor også i lovgivning, MED-aftale, Næstved Kommunens politikker, osv. bestemmelser om inddragelse af medarbejderne, herunder behandling i relevante MED-udvalg. Konsekvenser for decentrale enheder/virksomheder udtalelse fra Virksomhedspanel Det vurderes umiddelbart, at udbud på de nævnte områder vil påvirke de decentrale virksomheder væsentligt, hvorfor virksomhedspanelet skal høres inden politisk behandling af fase1-rapporten. Supplerende bemærkninger Der er henvist til udbudsstrategien i Økonomiaftalen fra 2010 og i budgetaftalen for Oplæg til politisk vedtagelse af udbudsstrategien er forsinket i forhold hertil og i forhold til Styrelseslovens forudsætninger om at udbudsstrategien vedtages i Byrådsperiodens første år. Bilag 5: Udbudsstrategi Indstilling - Oplæg til udbudsstrategi godkendes. Herunder at - der udarbejdes fase1 oplæg for Løn og personaleadministration inden 1. maj 2012 med henblik på gennemførelse af udbud i 2012, - der udarbejdes fase1 oplæg for de sorte områder og for de grønne områder i 2012 med henblik på gradvis gennemførelse af udbud fra der udarbejdes fase1 oplæg for Facility Management i 2013 med henblik på udbud i Drøftelse og Beslutning Udbudsstrategien godkendes med følgende bemærkninger: Fase 1 med udarbejdelse af en samlet afklaring af fordele og ulemper ved udbud af opgaven skal foreligge, hvorefter dette sendes til udtalelse i relevante MED-udvalg, inden Byrådet træffer endelig beslutning om udbud skal finde sted. Der gøres opmærksom på: at det er vigtigt at der under fase 1 afsættes den nødvendige tid i henhold til procedureretningslinjen og MED aftalens bilag 4, således at der i afklaringsfasen for det område der eventuelt sættes i udbud, skabes en reel medindflydelse og medinddragelse både på processen og på beskrivelsen. Samt at det tidsmæssigt vil være muligt at indhente relevante erfaringer fra andre projekter, for at skabe en så bred belysning som mulig at lønafdelingen har iværksat en række effektiviseringer siden besparelser i 2010, hvor der stadig er ansatte, som fratræder og den endelige implementering af ændrede arbejdsgange ikke er fuldt ud implementeret endnu. Ligesom nye værktøjer (Lønberegner) heller ikke er fuldt implementeret endnu og den fulde effekt derfor ikke er trådt i kraft. at vej og park området kun lige er fusioneret og dårlig har fundet sig selv og hinanden endnu og ej heller har fuldt overblik over de ressourcer, materiel m.v. som nu Side 6 af 14 sider

7 samlet er tilstede og hvordan arbejdsgange i relation til fusionen bliver. Den fusionerede virksomhed skal først nu i gang med at finde de ben, den skal stå på. Medarbejderne gør derfor opmærksom på at det er meget tidligt inden disse to konkrete afdelinger har fået fuldt optimeret effektiviserings-initiativer at udarbejde en afklaringsrapport på meget kort tid (tidsfrister er sat til 1. april/1. maj). Med blik på udbud af rengøringsområdet påpeges ligeledes at der i kravspecifikationer til et udbudsmateriale også skal inddrages elementer vedrørende arbejdsmiljø for de ansatte ved en virksomhedsoverdragelse. Ledelsen anerkender at der i processen skal være tid nok til en grundig afklaring og god proces, hvor relevante MED-udvalg og medarbejdere inddrages. Det skal ikke fremskyndes så hurtigt at processen ikke bliver reel. I Fase 1 vedrørende afklaring af lønfunktionen mødes personalechefer og udbudschefer for de fire aktuelle kommuner for at afdække hvad fase 1 skal rumme og de berørte ansatte vil løbende blive informeret og inddraget. 6. Branding af MED-Hovedudvalget På udvalgets møde den 8. december blev drøftes hvordan MED-organisationens arbejde bliver mere synligt for den enkelte ansatte: Hvordan kan MED-organisationen og ikke mindst MED-Hovedudvalget formidle og forklare, hvad det egentlig er, vi arbejder for og med? Hvordan bliver vi bedre til at fortælle, hvad vi laver og hvilken forskel det gør for medarbejderne og i sidste ende borgerne, at vi lægger ressourcer i MED-organisationen? Ved mødet den 8. december blev følgende emner bragt i spil som mulige tiltag: Hvad er MED-Hovedudvalgets mål for 2012? hvilke tre værdier/mål vil I gerne være synlige på? Kan den nyansatte få et velkomst-brev fra MED? Præsentation på ERNA og hjemmeside med billede og eventuelt hvilke mærkesager man står for Nyhedsbrev med f.eks. også beskrivelse af dilemmaer i beslutninger Tip en 13 er om MED med en god præmie Ind i mellem stille et spørgsmål ud i organisationen til alle ansatte! (blog på ER- NA/hjemmeside) Lille interview-film fra formand og næstformand om mødets hovedpunkter umiddelbart efter mødets afslutning Indstilling Udvalget drøfter og beslutter hvilke tiltag der ønskes afprøvet/iværksat, hvordan tiltagene skal i værksættes og hvem der gør hvad og hvornår. Beslutning Punktet udsættes til næste møde. 7. Tema i år 2012 I 2011 har den attraktive arbejdsplads været tema fra MED-Hovedudvalgets side. Den attraktive arbejdsplads var derfor tema for Hovedudvalgets udvidede møde den 22. september 2011 og har været udgangspunkt for arbejdsmiljøkonferencen den 3. november Endvidere drøftede udvalget flere emner på heldagsseminaret den 9. december Side 7 af 14 sider

8 Indstilling Udvalget drøfter og beslutter hvilke tema(er)/indsatser MED-Hovedudvalget (og MEDorganisationen) sætter særlig fokus på i 2012 og hvem der skal være tovholder(e) på de(t) valgte tema(er). Bilag 7a: Opsamling fra Temamøde for Hovedudvalget 9. december 2010 Bilag 7b: Opsamling fra udvidet temamøde for Hovedudvalget 22. september Drøftelse og beslutning Punktet udsættes til næste møde 8. Forslag til ændring af personalepolitiske retningslinjer Udvalget godkendte på mødet det konkrete indhold i de gennemskrevne retningslinjer, men ønsker at dokumenterne opdeles på en lidt anden måde. Der fremsendes vedhæftede forslag til opdeling af samtlige strategier, retningslinjer og administrationsgrundlag. Direktionen foreslår at dokumenterne deles op i tre kategorier: Strategier Retningslinjer (både KTO/KL-skal-retningslinjer og overordnede retningslinjer) Administrationsgrundlag o Enkelte retningslinjer er ændret til at være administrationsgrundlag: Bevilling af skærmarbejdsbriller Markering af tjenstlige mærkedage Modtagelse af gaver, rejser og lignende Offentlige ansattes ytringsfrihed Bilag 8a: Forside, indledning og indholdsfortegnelse Bilag 8b: Strategier Bilag 8c: Retningslinjer_del 1 Bilag 8d: Retningslinjer_del 2 Bilag 8e: Administrationsgrundlag Bilag 8f: Inspirationskatalog mm. Beslutning Godkendt med følgende opsamling vedrørende den skriftlige udviklingsplan i relation til MUS-samtale: Center for Personale og HR undersøger om formuleringen er korrekt i retningslinjen for MUS-samtaler: Denne skriftlige udviklingsplan/aftale ikke må gemmes i edoc, da det er en personlig aftale mellem dig, som ansat, og din leder 9. Initiativer til kompetenceudvikling i Næstved Kommune HR-konsulenter, Helene Lind Kryger Nielsen og Maria Sommerstedt-Rasmussen deltager ved behandling af dette punkt. Sagen blev drøftet på mødet den 8. december, hvor det blev besluttet at der ønskes mere baggrundsbelysning af f.eks. de valgte kriterier, inden der træffes beslutning. HR-udvikling har fremsendt en yderligere beskrivelse vedrørende valgte kriterier: Resume Her kommer 3 initiativer vedrørende kompetenceudvikling i Det ene er omkring den tværgående pulje, som der blev sat penge af til i budgetforliget. Og de 2 andre initiativer er en del af rekrutteringsstrategien og har dermed intet med den tværgående pulje at gøre og skal derfor finansieres på anden vis. Side 8 af 14 sider

9 Tværgående pulje til kompetenceudvikling: Der er mange gevinster ved et øget fokus på udvikling af de menneskelige ressourcer i Næstved Kommune. Højere trivsel, fastholdelse af medarbejdere og en løbende udvikling af kvaliteten i kommunens ydelser, er nogle af gevinsterne. Behovet for og ønsker om kompetenceudvikling er individuelt og afhænger både af den enkelte arbejdsplads udfordringer og den enkelte medarbejders styrker, behov og ønsker for kompetenceudvikling. Forslag til initiativer for øget fokus på kompetenceudvikling: Karriereplanlægning Individuelle uddannelsesforløb Specielt tilrettelagte kurser på tværs i organisationen Test af teams og individuelle medarbejdere Samarbejde med uddannelsessteder som fx ZBC og RUC Jobrotation Mentorordninger Talentudviklingsforløb Teamudvikling/ledelsesudvikling For at opnår det højst mulige udbytte af kompetencemidlerne, foreslår HR-udvikling, at der opstilles nogle kriterier, som skal være rammen for de ekstra kompetencemidler i SVU og VEU støtte skal tænkes ind i udmøntningen, når forløbet berettiger til det. Følgende kriterier foreslås til brug af kompetenceudviklingspuljen på 1 mio. i den aftalte periode. Decentrale virksomheder Organisationsændringer Generel opgradering af faggrupper Konkret opgradering af den enkelte medarbejder Omstillingsprocesser på decentrale virksomheder Ovenstående kriterier er valgt med udgangspunkt i, at puljen skal gøre en aktiv forskel i de virksomheder, hvor udfordringerne i det indeværende år vurderes at være størst. Dette gør sig især gældende i de virksomheder, der står overfor større fusionsprocesser. Vurderingen er, at et tilskud fra puljen til en faglig opkvalificering af medarbejdere, er et godt supplement til de allerede eksisterende tilbud, kommunen tilbyder. Forventningen er, at der med fokus på både den faglige opkvalificering samt den personlige udvikling i forbindelse med fusionsprocesser, skabes det mest optimale fundament for at fusionen bliver en succes. Helt konkret foreslå HR-udvikling, at kriteriet for 2012 er omstillingsprocesser på decentrale virksomheder. Omdrejningspunktet er en faglig kompetenceudvikling af medarbejdere, der gerne understøtter en omstillingsproces, og ruster dem til det fremtidige arbejde under og efter en fusion/sammenlægning. HR-udvikling foreslår følgende decentrale virksomheder: Fusion/sammenlægning mellem vej og parkvæsenet Fusion/sammenlægning mellem Bibliotek og Borgerservice Sammenlægning af daginstitutioner Sammenlægningen i socialpædagogisk center Sammenlægningen mellem skole IT og IT I kompetenceudviklingsplanerne for de ovennævnte decentrale virksomheder skal elementer som flere praktikpladser, jobrotationsprojekter, SVU-godtgørelse inddrages, da det er en del af Byrådets budgetforligsaftale. Side 9 af 14 sider

10 De følgende initiativer har intet med den tværgående pulje til kompetenceudvikling at gøre. De relaterer sig til kompetenceudvikling og specifikt til rekrutteringsstrategien og finansieres dermed af HR-puljen. Rekrutteringsstrategi Seniorinitiativer: Det er nødvendigt at sikre, at senior-medarbejdere har lyst til at blive længere på arbejdspladsen. En metode er at uddanne seniormedarbejdere til mentorer overfor nye medarbejdere. Dette sikrer en værdifuld deling af viden til gavn for både senior-medarbejderen, den nye medarbejder og organisationen. En mentorordning er et dokumenteret værktøj, der bl.a. bidrager med: Hurtigere introduktion og oplæring af nye medarbejdere Øget fastholdelse af medarbejdere At bibeholde den oparbejdede faglige viden i organisationen Øget trivsel og nedbringelse af fravær Øget fokus på værdier og holdninger Det forslås, at der indkøbes ekstern bistand til denne opgave. Der vil i udvælgelsen blive lagt vægt på, at uddannelsen af mentorer sker ud fra Næstved Kommunes værdier og kultur. Et eksempel på en udbyder er Mentorcompanyet, der er en del af AS3 og specialiseret i uddannelse af mentorer og implementering af mentorprogrammer. Et forløb består af 2 dages uddannelse samt 2 netværksmøder og det koster 4230,00 kr. pr. person. Charter for flere kvinder i ledelse: Næstved Kommune har forpligtet sig i medlemskab af Charter for flere kvinder i ledelse i forhold til Chartrets 7 punkter. Målene beskrevet i chartret er en konkretisering af ligestillingsstrategien og er med til at sikre lige vilkår for kvinder og mænd i forbindelse med ansættelser i lederstillinger. HR-udvikling foreslår, at punkt 4 bliver særligt indsatsområde i 2012: Punkt 4 Synliggøre kvindelige ledertalenter i forbindelse med rekruttering Et stillingsopslag skal skrives i et sprog og med et indhold, der appellerer til både kvinder og mænd. Ved ansættelsessamtalen skal det tilstræbes en lige fordeling af kvinder og mænd. Er der ikke tilstrækkeligt med kvalificerede kandidater, kan stillingsopslaget genovervejes og genopslås. Ved etablering af et ansættelsesudvalg er det en fordel at have en lederkollega fra en anden afdeling med i udvalget, dette kan hensigtsmæssigt være en af det modsatte køn. Ved etablering af ansættelsesudvalg skal begge køn være repræsenteret. Økonomipåtegning Tværgående pulje til kompetenceudvikling: Der er i budgetforliget afsat 1 mio. kr. i 2012 Seniorinitiativer: Finansieres over HR puljen Charter for flere kvinder i ledelse: Udmøntes af HR-udvikling Påtegning om personalemæssige konsekvenser I udmøntningen af den tværgående pulje til kompetenceudvikling inddrages de udvalgte virksomheder i udvikling af de konkrete udviklingsforløb. Konsekvenser for decentrale enheder/virksomheder udtalelse fra Virksomhedspanel Virksomhedspanelet orienteres om indsatserne. Side 10 af 14 sider

11 Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Kompetenceudvikling for de fusionerende enheder kan forebygge personaleflugt og sygefravær. Bilag 9a Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune Bilag 9b Charter for flere kvinder i ledelse Indstilling: HR-udvikling indstiller, at - Den tværgående pulje til kompetenceudvikling øremærkes til fusionerende decentrale virksomheder i Seniorinitiativet med fokus på uddannelse af mentorer iværksættes i Der arbejdes med Charter for flere kvinder i ledelse med fokus på pkt. 4 i Drøftelse og beslutning Vedrørende initiativer til anvendelse af den tværgående kompetenceudviklingspulje inddrages følgende medarbejderrepræsentanter i en drøftelse med HR: Gitte Jørgensen, Benedicte Hesselager, Nils Ørby-Lieberkind og Ulla Mikkelsen sammen med Per B. Christensen. Sagen forelægges efter ny drøftelse på MED-Hovedudvalget. Arbejdsgruppen kan beslutte at iværksætte initiativer her og nu, hvor det vurderes at være nødvendigt, f.eks. i forbindelse med fusioner. MED-Hovedudvalget orienteres løbende om brugen af kompetencemidlerne og bidrager yderligere til drøftelse af initiativer, som forelægges fra arbejdsgruppen. Den nu første prioriterede indsats i forhold til Charter for flere kvinder i ledelse sættes i værk, dog ønskes første dot: Et stillingsopslag skal skrives i et sprog og med et indhold, der appellerer til både kvinder og mænd omformuleret. Initiativet er første skridt for at komme frem til de måltal kommunen har forpligtet sig på ved at tilslutte sig Chartret og følges op med flere initiativer. Seniorinitiativerne i relation til rekrutteringsstrategien godkendes dog med tilføjelse om at der også skal ses på lidt yngre alder allerede fra +50 år. 10. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal kan ses på > arbejdsmiljø > sygefravær > statistik > i året 2011 Drøftelse og Beslutning Vi kan konstatere et fald i sygefraværet. Der er iværksat et projekt, som samler alle initiativer omkring sygefravær. Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR er projektleder. I projektet er blandt andet taget initiativ til fem temadage Fremmøde frem for fravær, som primært er målrettet formand og næstformand for alle MED-udvalg i kommunen. Der er udbudt fem mere temadage mere i marts og april via planbook, da de første fem hurtigt blev overtegnet. b) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Herunder orienteres om tids og handleplan vedrørende organisationsanalyse for administrationen i Næstved Kommune. Der holdes et fælles orienteres møde for MED-Hovedudvalget og MED-Områdeudvalget Administration den 21. februar 2012 kl , hvor rapport vedrørende organisationsanalysen fremlægges. Side 11 af 14 sider

12 I relation til en ændring af den administrations organisation er der truffet budgetmæssig beslutning om at der skal ses på en forenkling og afbureaukratisering af MEDorganisationen. Forhandlingsorganet vil derfor blive inviteret til drøftelser snarest efter afklaring af den administrative organisation. Ændring af MED-organisationen forventes at skal iværksættelse pr. 1. januar 2013 i forbindelse med nyvalg til organisationen. Bilag 10b: Tidsplan for processen Tidsplan opdateres løbende på ERNA > Aktuelt > Organisationsanalyse Gensidig orientering og Drøftelse Der er indkaldt til møde den 21. februar. Rapporten vil være tilgængelig nogle dage før mødet. Der vil blive set på en forenkling af MED-organisationen i kølvandet af en ændret administrativ organisation, da MED-organisationen skal afspejle ledelsesstrukturen. Forhandlingsorganet vil blive indkaldt. Der sker ligeledes interne om-organiseringer andre steder i kommunen, f.eks. børn og kulturforvaltningen. 11. Evaluering af sommerfest 2011 og budget for sommerfest 2012 På mødet den 8. december 2011 blev besluttet at der skulle iværksættes en evaluering af sommerfesten I perioden fra den 19. december 2011 til den 12. januar 2012 har det derfor været muligt for alle ansatte via sms-service, at bidrage med deres oplevelse af sommerfesten 2011 og idéer til hvordan en sommerfest i 2012 kan blive mere attraktiv og derved opnå et større fremmøde. Resultatet af evalueringsprocessen fremgår af bilag 11a. Planlægningsudvalget for sommerfest-arrangementet har oplyst at der ved sommerfesten 2011 var 867 tilmeldte og der deltog ca Der er brugt omkring ,-. Der ønskes en klar melding om, hvorvidt der kan holdes en fest igen næste år og samtidig hvad beløbsrammen for kommende års sommerfest er? Bilag 11a: Oversigt over evaluering samt idéer til fremadrettet sommerfest Bilag 11b: Budgetoverslag for sommerfest Bemærkninger til bilag 11b: I budgettet er ikke indregnet festudvalgets tidsforbrug, trykning af sange og lign. Omsætning og indkøb ved salg af øl, vand, vin og kaffe holdes udenfor budgettet. Opgaven varetages af kulturcenteret. Der er pga. prisniveauet et meget begrænset overskud. For at kunne holde de lave priser er udgift til personale i salgsboden dog indregnet i budgettet. Budgetoverslaget svarer til niveau Planlægningsudvalget indstiller, at - der holdes sommerfest hvert andet år på baggrund af at der allerede nu er et tidspres på en sommerfest Det vil sige at næste sommerfest holdes i at der afsættes flere midler til en hvert andet år-sommerfest for alle ansatte. Budgetrammen drøftes i henhold til Bilag 11b. - opgaven med planlægning og tovholder for sommerfesten går på skift i de forskellige forvaltninger. Der kan ved festen indgå en overrækkelse af stafet til næste tovholder på arrangementet. Der skal informeres allerede nu om hvilken forvaltning der skal være tovholder på næste arrangement. - det nuværende planlægningsudvalg udarbejder en drejebog, som beskriver hvordan opgaven kan løses i forhold til praktiske opgaver forbundet med at holde en større fest til at støtte tovholder-skift. Det nuværende planlægningsudvalg kan bistå med gode råd, hvis det ønskes. Side 12 af 14 sider

13 Drøftelse og beslutning Næste sommerfest holdes i år Drøftelse af øvrige indstillinger i sagen udsættes til næste møde. 12. Orientering om ny suppleant i udvalget FTF har valgt en ny suppleant. Hákun P. Jacobsen er valgt som suppleant for Karen Dam. Orientering Taget til efterretning. 13. Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. Beslutning Ingen yderligere emner udover de sager som er udsat på mødet. 14. Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalgenes møder Referater kan ses på intranettet: ERNA > Personale > MEDindflydelse og - bestemmelse -> MED-område- og Virksomhedsudvalg Og/eller på > MED > Områdeudvalgene Orientering og evt. drøftelse Ingen bemærkninger. 15. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Fortællinger Filmen er en god historie, hvor vi kan være stolte af vores ansatte og den forskel de gør! HK har holdt kongres, hvor det blandt andet er besluttet at arbejde for at have en fælles lønforsikring for alle medlemmer. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! 16. Eventuelt Orientering om Væk med Multimedieskatten Folketinget har den 21. december 2011 besluttet at ophæve reglerne om multimediebeskatning og i stedet indføre regler om beskatning af fri telefon mv. De nye regler træder i kraft pr. 1. januar Multimediebeskatningen ophæves pr. 1. januar I stedet indføres en beskatning af fri telefon (herunder fri datakommunikation), hvor der ikke er adgang til arbejdsgivers netværk. Den skattepligtige værdi udgør et grundbeløb på kr. For ægtefæller eller samlevende, der begge er omfattet af beskatningen nedsættes den skattepligtige værdi med 25 %. Der er en selvstændig indberetningspligt for arbejdsgiveren for beskatning af fri telefon. Fri telefon betragtes som A-indkomst. Side 13 af 14 sider

14 Fremover vil der for pc ere med tilbehør, der er stillet til rådighed som led i en fleksibel lønpakke blive medregnet et beløb svarende til 50% af udstyrets nypris ved opgørelsen af den skattepligtige indkomst. Der indføres dog en overgangsordning, således at aftaler indgået før 1. januar 2012 kan løbe i tre år (frem til udgangen af 2014). Der henvises til vejledning herom på SKAT's hjemmeside. En pc der er stillet til rådighed af arbejdsgiveren til brug ved arbejdet beskattes ikke. Informationen vil være at finde på ERNA > Personale > Personalehåndbog > Løn Orientering Konsekvensen af den ændrede multimedieskat bliver at der kommer nye aftale-skemaer, således at ændringer indberettes. Orientering om adgang til ERNA/intranet: Alle ansatte adgang til intranettet/erna: Inden sommerferien 2012 forventes det, at der bliver en løsning, så alle ansatte får adgang til ERNA. Der kigges på en løsning som sikrer at 100 brugere kan være samtidigt på ERNA, hvilket kan udvides hvis det viser sig at rammen ikke er stor nok. Kommende sager: Evaluering af rengøringsudbud. Branding af MED-Hovedudvalget Tema i år 2012 Initiativer til kompetenceudvikling Budget og plan for sommerfest i 2013 Mødeplan 2012 Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl februar kl februar: ekstraordinært møde for MED-Hovedudvalget og MED-Områdeudvalget Administration vedrørende rapport om organisationsanalyse. kl , Byrådssalen. 20. marts (årshjul, 1. kvartal) obs! Ændret dato! 14. Maj, mandag, en times byrådstema-møde 24. maj (årshjul, 2. kvartal) 23. August, halvdags budgettemamøde MED-Hoved- og Område-udvalg 27. August, mandag, en times byrådstema-møde 27. september (årshjul 3. kvartal) 8. november er heldags kl. 8 16, Arbejdsmiljøkonference 13. december (årshjul 4. kvartal) Side 14 af 14 sider