Dagsorden. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 23. maj 2013 Tid Kl

Transkript

1 Dagsorden Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 23. maj 2013 Tid Kl Sted Brand og Redning, Manøvej 25, Næstved NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 16. maj kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Bilagsoversigt: 4 : Evaluering af 14. marts : Redegørelse AKUT-midler 6.2 : Regnskab AKUT-midler 7 : Pixiudgave MED-aftale 11.b: AT-besøg 16 : Evaluering af mødet Deltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Poul Kold, Per B. Christensen, Bruno Lind, Bettina Høst Poulsen, Betina Karin Lassen, Mette Weirup Lyngsø, Morten Dahm, Gitte Jørgensen, Kaloua Digbeu- Larsen for Bo Kiersgaard, Tommy Skov, Benedicte Hesselager, Maria Pedersen, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Ulla Mikkelsen, Torben Stig Olsen for Patricia Dundorf, Arne Frank Poulsen, Lone Høegh Karlsen, Jacob Errboe Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef Steen N. Jensen Afbud/Fraværende Patricia Dundorf og Bo Kiersgaard Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. maj 2013 til 31. december 2014: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Poul Kold direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Bettina Høst Poulsen Medarbejdersiden: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, LO/HK Susanne Steen Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK --- Patricia Dundorf, LO/FOA --- Ulla Mikkelsen, LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Allan Husted, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Henrik P. Jensen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Jeanette Brighton Pedersen Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF --- Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Arbejdsmiljørepræsentanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Valg gennemføres den 21. maj 2013, hvor dagsordenen og mødetid og dato gives til de valgte. Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Orientering v/værterne hos Brand og Redning Godkendelse af dagsorden Konstituering af udvalget for valgperioden 1. maj december Godkendelse af referat fra den 14. marts 2013 og evaluering af mødet Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Status på anvendelse af AKUT-midler Forslag til pixi-udgave af MED-aftalen... 4

3 8. MUS/GRUS/LUS-samtaler og kompetenceudvikling Anonymitet og APV Årsrapport fra Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø... 7 a) Sygefravær - Statistik... 7 b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet... 7 c) Gensidig information om trivsel i organisationen Kommunikationsstrategi borgeren i centrum Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalg og MED-Virksomhedsudvalgs møder Den gode historie: Evaluering af dagens møde Eventuelt til orientering... 8 Kommende sager:... 8 Mødeplan Orientering v/værterne hos Brand og Redning Udvalget besøger Brand og Redning. Orientering 2. Godkendelse af dagsorden Beslutning 3. Konstituering af udvalget for valgperioden 1. maj december 2014 Medarbejdersiden vælges næstformand af og blandt alle medarbejderrepræsentanterne for denne valgperiode. Valget meddeles på selve mødet. Nuværende næstformand, Gitte Jørgensen, sikrer at nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter valgt den 21. maj involveres. Orientering til ledelsen 4. Godkendelse af referat fra den 14. marts 2013 og evaluering af mødet Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2012/Møder i 2013 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg > Referater fra møder i 2012/Referater fra møder i 2013 Evaluering af mødet: Medsendte bilag udfyldes inden mødet og drøftes på mødet. Bilag 4: minispørgeskema for evaluering af mødet den 14. marts Beslutning Side 3 af 8 sider

4 5. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte herunder orienteres om endelig vedtagelse af budgetstrategi. Evaluering og opfølgning på temamøde med byrådet den 22. april Udvalget drøfter og beslutter om forberedelsen til dialogmøder med Byrådet skal ske på anden vis. Formand og næstformand foreslår at der udarbejdes en dagsorden til mødet, som er sat af hele udvalget og ikke kun medarbejderne. Orientering, drøftelse og beslutning vedr. dialogmøder med Byråd 6. Status på anvendelse af AKUT-midler Indberetning af anvendelsen af lokalt afsatte AKUT-midler for år 2011 og 2012 er sendt til KL og KTO den 25. april. Ordningen er med overenskomsten 2013 blevet en permanent ordning, hvor kommunen hvert år skal afsætte 1 øre pr. ATP-pligtig arbejdstime. Anvendelsen af de lokale AKUTmidler aftales i MED-Hovedudvalget. De lokale AKUT-midler bliver i kommunen, såfremt de anvendes til lokale aktiviteter for tillidsvalgte, herunder tillige fælles udviklingsaktiviteter, seminarer, konferencer m.v. for tillidsvalgte. Midler som ikke bliver anvendt til disse formål i kommunen skal indbetales til den centrale AKUT-fond, som administreres af KL og KTO. Vedlagt fremsendes redegørelse for anvendelse af midlerne i 2011 og 2012 til orientering. Udvalget drøfter og beslutter hvordan de lokale AKUT-midler anvendes fremover. Bilag 6.1: Redegørelse AKUT-midler Bilag 6.2: Regnskab indsendt til KL og KTO Drøftelse og beslutning 7. Forslag til pixi-udgave af MED-aftalen Forhandlingsorganet har besluttet at der skal udarbejdes en miniudgave af den nyligt vedtagne MED-aftale. Formålet er et let læseligt værktøj i hverdagen på arbejdspladsen, når har brug for de vigtigste elementer fra MED-aftalen. Målgruppen for pixi-udgaven er MEDog arbejdsmiljøorganisationen, som kan bruge informationen som let information for øvrige ansatte i kommunen. Der lægges op til at pixi-udgaven udgives som en pixibog - størrelse ca. 11x11 cm. Forhandlingsorganet lægger beslutningskompetencen for en pixi-udgave af MED-aftalen hos MED-Hovedudvalget. Bilag 7: Forslag til pixi-udgave Drøftelse og beslutning Side 4 af 8 sider

5 8. MUS/GRUS/LUS-samtaler og kompetenceudvikling Emnet indgår i udvalgets temadrøftelser iht. årshjul/strategiplan Hvordan skabes de bedst mulige udviklingssamtaler? Med det nye inspirationsmateriale, ligges op til, at der lokalt reflekteres over, hvordan udviklingssamtaler kan gennemføres. For det behøver jo ikke at være efter samme model som sidste gang. Og fungerede det rigtig godt sidst, så er der på den anden side heller ikke grund til at lave det om. Der er metodefrihed, når der skal holdes MUS, TUS, LUS eller GRUS. Det eneste krav er, at medarbejderne tilbydes en årlig udviklingssamtale. Center for Personale og HR har udviklet 5 forskellige former for udviklingssamtaler, som den enkelte leder kan lade sig inspirere af og gøre til sine: Kvartalssamtaler Medarbejderudviklingssamtale (MUS) Gruppeudviklingssamtale (GRUS) Teamudviklingssamtale (TUS) Lederudviklingssamtale (LUS) Der findes mere information på ERNA: HR stiller nogle afgørende spørgsmål som indledning til materialet, som kan hjælpe den enkelte leder til at tune ind på samtalen; dens rammer og formål. Der er også muligheder for at bruge elektroniske spørgeskemaer, som kan redigeres, så spørgsmålene giver mening lokalt. Det tidligere MUS-skema er stadig tilgængeligt på ERNA. Vigtigst af alt er det, at den enkelte leder involverer sine medarbejdere i forhold til overvejelser og beslutninger om udviklingssamtalerne. Det er oplagt at finde formen sammen med den pågældende medarbejder, for det er jo ikke sikkert, at den samme måde passer til alle medarbejderne. Samtidig er det vigtigt at pointere, at GRUS/TUS-samtaler ikke kan tilsidesætte den enkelte medarbejders krav om en individuel udviklingssamtale, hvis den enkelte medarbejder ønsker det. Bliver udviklingssamtalerne afholdt? HR udarbejder i løbet af året en stikprøveundersøgelse for at undersøge, om medarbejdere og ledere i Næstved Kommune får tilbudt de årlige udviklingssamtaler. Det er for tidligt at konkludere på stikprøveundersøgelsen. Der ses dog en tendens til, at langt de fleste medarbejdere får tilbudt udviklingssamtaler i form af MUS eller GRUS/TUS. Dog virker det som om, at ikke alle ledere får tilbudt LUS. Drøftelse 9. Anonymitet og APV Medarbejderne ønskede på mødet den 14. marts 2013 at anonymitet i APV-kortlægning drøftes igen. Punktet er tidligere drøftet dels ved beslutning af rammerne for et elektronisk APV-system i 2010 og senest på mødet den 24. maj I forbindelse med indkøb af et elektronisk system, som kan håndtere hele APV-processen, fik projektgruppen mandat til at beslutte at arbejdsmiljøgrupperne, som nøglepersoner i APV-arbejdet, har adgang til at se hvem der har svaret hvad i kortlægningen af arbejdsmiljøet på den enkelte arbejdsplads. Projektgruppen var en tværfaglig gruppe sammensat med Side 5 af 8 sider

6 repræsentanter fra f.eks. skoleområdet, ældreområdet, MED-Hovedudvalget samt arbejdsmiljøfaglige, sproglige og IT-tekniske ressourcer. Det elektroniske APV-system har været anvendt i cirka 2 år. Alle arbejdsmiljøgrupperne er uddannes i at anvende systemet og blandt andet blevet informeres om at resultaterne af en måling af arbejdsmiljøet er ikke-anonymt for arbejdsmiljøgruppen. Arbejdsmiljøgrupperne er nøglepersoner for at iværksætte handlingsplaner for at løse udfordringer ved kortlægning af arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, således at vi sikrer opfyldelse af arbejdsmiljølovens krav om en sikker og sund arbejdsplads. Alle arbejdsmiljøgrupper giver tilkende, at de oplever, at det er særdeles givtigt, at kunne kvalificere besvarelsen af et spørgeskema, qua at der kan følges op på undersøgelsen i en dialog med den/de ansatte, som derved kan uddybe besvarelsen. Således kan arbejdsmiljøgruppen sikre at der sættes de rette initiativer i gang. Dér hvor ansatte af forskellige årsager ikke har haft lyst til at besvare et spørgsmål, er arbejdsmiljøgrupperne blevet klædt på til at informere alle ansatte om muligheden for en dialog direkte med f.eks. arbejdsmiljørepræsentanten, tillidsrepræsentanten eller lederen. Der informeres også om muligheden for drøftelse ved kontakt til Trivselshotline eller en af konsulenterne i Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR. Administrator (Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR) har ikke modtaget henvendelser siden mødet den 24. maj, om problemer ved ikke-anonymiteten. Indtil mødet den 24. maj var der modtaget to henvendelser om det. Siden november 2010 og til 1. maj 2013 har i alt 130 virksomheder gennemført en kortlægning af arbejdsmiljøet. Heraf har flere virksomheder gennemført flere kortlægninger og kortlægninger af det psykiske arbejdsmiljø kun for ledere. Center for Personale og HR er af den opfattelse, at når ansatte slet ikke oplever at kunne besvare spørgeskemaet, fordi arbejdsmiljøgruppen kan se hvad de har svaret, så er dette i sig selv en indikation af, at der er arbejdsmiljøproblemer og mistillid på arbejdspladsen. Baggrunden for denne indikation bekræftes blandt andet også i de Task-Force-opgaver, som der er taget initiativ til/gennemført. Kortlægningen af arbejdsmiljøet er ikke et mål i sig selv. Målet er, at arbejdsmiljøgruppen skal have et kvalificeret grundlag til at følge op på de indikerede problemer med relevante handlingsplaner. Det er uproblematisk at anvende ikke-anonymiseret kortlægning af APV og Trivsel i virksomheder, hvor der grundlæggende er dialog og relationer af tillid. Der kan i meget konkrete tilfælde være virksomheder, hvor der måske er en utryghed og en mangel på tillid, som giver en risiko for, at kun få vil svare eller ikke svarer ærligt, hvis en afdækning sker ikkeanonymt. Hvis der findes sådanne virksomheder, skal centerchefen involveres og i dialog med den lokale ledelse og medarbejderrepræsentanter afklare, hvad der skal iværksættes af problemafdækning, problemafklaring og iværksættelse af problemløsning. Virksomheder med for eksempel samarbejdsproblemer, problemer med mistillidsrelationer m.v. har tillige mulighed for at anvende rejsehold fra Center for Personale og HR også med henblik på problemafdækning, problemafklaring og problemløsning. Afdækning, afklaring m.v. kan ske i både fortrolige rum og i mere åbne dialogfora alt efter de konkrete omstændigheder. Det elektroniske system til kortlægning af APV og Trivsel kan teknisk set godt håndtere anonymitet. Men det giver problemer for den konkrete anvendelse. For eksempel er det også anonymt for administrator, som derfor ikke kan hjælpe, hvis der er problemer med at logge på systemet, problemer med besvarelse af skema m.v. Drøftelse og beslutning Side 6 af 8 sider

7 10. Årsrapport fra Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR Rapporten fremsendes til udvalgets orientering med særlige henvisning til siderne 12 16, hvor der er beskrevet indsatser og målopfyldelse for arbejdsmiljøstrategien Rapporten er tilgængelig på forsiden af Orientering 11. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal kan ses på > arbejdsmiljø > sygefravær > statistik > i året 2012 og > i året 2013 Drøftelse og Beslutning b) Oversigt over besøg og afgørelser fra Arbejdstilsynet Bilag 11.b: Oversigt over besøg og reaktioner siden mødet den 14. marts Orientering og drøftelse c) Gensidig information om trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Gensidig orientering og Drøftelse 12. Kommunikationsstrategi borgeren i centrum Der er vedtaget en kommunikationsstrategi, som både rummer fokus på ekstern og intern kommunikation. Strategien kan findes her: ERNA > Praktisk > Kommunikation > Kommunikations-politik Orientering 13. Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. Beslutning 14. Emner, som er drøftet på MED-Områdeudvalg og MED- Virksomhedsudvalgs møder Referater kan ses på intranettet: ERNA > Personale > MEDindflydelse og - bestemmelse -> MED-område- og Virksomhedsudvalg Og/eller mht. Områdeudvalgene på > MED > Områdeudvalgene Orientering og drøftelse Side 7 af 8 sider

8 15. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! Fortællinger 16. Evaluering af dagens møde Kort individuel udfyldelse af mini-spørgeskema. Udvalget drøfter eventuelle fremtidige ændringer af mødeform og indhold. Udvalget drøfter om der er møde-punkter, som skal gøres særligt synlige for resten af MEDog arbejdsmiljøorganisationen. Bilag 16: mini-spørgeskema Beslutning 17. Eventuelt til orientering Orientering Kommende sager: Mødeplan 2013 Strategiplan/årshjul arbejde mellem ordinære møder Sygefravær og fravær generelt o indsatser og tiltag o administrationsgrundlag for sygefravær Opfølgning på branding af MED eksempler på synliggørelse af MED-arbejdet og velkomstbrev til nyansatte fra MED-Hovedudvalget Drøftelse af temadag for MED-Hovedudvalget, fx med Sanne Nikolajsen fra OAO som brush-up på MED-aftalen og rammerne. Gerne tilrettelagt med repræsentant både fra KL og fra KTO. Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl Torsdag den 22. august Budgettemamøde halvdagsarrangement Mandag den 26. august 1 times budget-dialogmøde med Byrådet Torsdag den 26. september Torsdag den 7. november: Heldagsarrangement Arbejdsmiljøkonference Torsdag den 14. november Side 8 af 8 sider