Referat. Mødeforum MED-Hovedudvalget Ekstraordinært møde. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 19. november 2009

Transkript

1 Referat Mødeforum MED-Hovedudvalget Ekstraordinært møde Sagsnr Dokumentnr Mødedato 19. november 2009 Til formøde for medarbejderrepræsentanterne var mødelokale 7 (Teatergade 8, 1. sal) reserveret fra kl Tid Kl Sted Rådhuset, Teatergade 8, mødelokale 8, 1. sal Deltagere Jens Christian Birch, Steen Andersen for Peter Pedersen, Per B. Christensen, Poul Kold, Bruno Lind, Jørgen Gerner Hansen for Svend W. Jensen, Gitte Jørgensen, Ulrik Andersen, Vibeke Blond, Patricia Dundorf, Benedicte Hesselager, Karen Dam, Sara Gundelach Vergo, Arne Lydiger, Erling B. Nielsen, Hasse Martini Clausen, Lene Ilnov, Max Nerum Olsen, Lone Høegh Karlsen Som tilforordnet deltog Personalechef Poul Erik Kristensen Næstved Kommune Teatergade Næstved personale@naestved.dk Afbud/fraværende Risikostyrings- og arbejdsmiljøchef Steen N. Jensen, Mette Weirup Lyngsø, Charina Hoffmann Kristensen, Peter Pedersen og Svend W. Jensen Mødeleder Jens Christian Birch Referent Agnes Lisbeth Nielsen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2009 til 31. december 2010: Ledersiden: Kommunaldirektør Jens Christian Birch Økonomi- og Personaledirektør Peter Pedersen Udviklingsdirektør Poul Kold Teknik- og Miljødirektør Svend W. Jensen Job-, Omsorg- og Sundhedsdirektør Bruno Lind Børne- og Kulturdirektør Per B. Christensen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Charina Hoffman Kristensen, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulrik Andersen, LO/FOA Arne Lydiker, LO/SL Hasse Martini Clausen, LO/3F Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Vibeke Blond FTF/DS Benedicte Hesselager, FTF/DLF Erling B. Nielsen, FTF/BUPL Sara Gundelach Vergo, AC/DJØF Sikkerhedsrepræsentanter: Lene Ilnov Max Nerum Olsen Lone Høegh Karlsen suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Olsen, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Helle Schultz, LO/SL Marianne Hovmand, FTF/DSR Lene Adolf Schmidt, FTF/ETF Jørgen Bom, FTF/DS Thomas Andreasen, FTF/DLF Lene Spuur, FTF/BUPL Gregers Kiehn, AC/IDA Inger Marie Stysiek Arne Frank Poulsen Lene Cohrt Som tilforordnet deltager personalechef Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring og arbejdsmiljø Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! 1. Godkendelse af dagsorden Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 10. september Personalegoder multimedieskat Eventuelt... 9 Beslutning Sag nr. 2 Godkendelse af referat fra den 10. september 2009 udsættes til det ordinære møde den 9. december Dagsordnen kunne herefter godkendes. Side 2 af 9 sider

3 2. Godkendelse af referat fra den 10. september 2009 Beslutning Udsættes til det ordinære møde den 9. december Personalegoder multimedieskat Med skattereformen er der indført multimedieskat. Personer med adgang til arbejdsgiverbe-talte mobiltelefoner, PC/computere, internetadgang/bredbånd beskattes fra 1. januar 2010 af kr ,- årligt. Der sker beskatning af den værdi, som muligheden for privat rådighed over et multimedie, som er stillet til rådighed af arbejdsgiveren, indebærer. Der sker således beskatning, hvad enten man anvender medierne eller ej til privat brug. Loven medfører skattepligt for medarbejdere og politikere, der er udstyret med kommunale pc ere, telefoner eller netopkoblinger: Bredbåndsforbindelse Bærbar PC Stationær PC i hjemmet Mobiltelefon Skattepligt Udløser altid beskatning! Det gælder for arbejdsgiverbetalt bredbånd. Det gælder også, hvis bredbåndsforbindelse oprettes ved bruttolønsordning (sådanne ordninger er ikke oprettet i Næstved Kommune). Første gang en medarbejder tager en bærbar PC med hjem er der som udgangspunkt skattepligt. Altid skattepligt på grund af mulighed for privat rådighed og manglende mulighed for kontrol af den eventuelle private anvendelse af mediet. Tages en mobiltelefon med hjem én gang, udløser det som udgangspunkt skatte- Ej skattepligt Tages en bærbar PC rent undtagelsesvist med hjem, fordi det for eksempel i forbindelse med en tjenesterejse er mest praktisk, udløser det ikke skattepligt. Hvis en skole har et begrænset antal pc ere med særligt programmel til undervisningsbrug, og læreren i ny og næ låner en pc med hjem med det formål at forberede undervisning, udløser det ikke beskatning. Tager man rent undtagelsesvist telefonen med hjem, fordi det for eksempel i forhold Side 3 af 9 sider

4 Fastnet telefon pligt. Fastnettelefoner, hvor apparat og/eller forbrug betales af arbejdsgiver, udløser altid skattepligt. til en tjenesterejse er mest praktisk, udløser det ikke beskatning. Er det nødvendigt, at tage telefonen med hjem for at kunne passe arbejdet, for eksempel i tilfælde af tilkaldevagt, (men ikke begrænset til tilkaldevagtsituationer) udløser det ikke beskatning, hvis medarbejderen har afgivet tro- og love-erklæring om ikke at ville anvende telefonen privat, og arbejdsgiveren fører kontrol hermed. Er der en arbejdsmæssig begrundelse for, at en arbejdstager får stillet en mobiltelefon til rådighed, fordi arbejdsgiveren, kunder m.v. skal kunne komme i kontakt med arbejdstageren i og uden for almindelig arbejdstid, er betingelsen og nødvendighed opfyldt. PDA Se under mobiltelefon. Se under mobiltelefon. Det er afgørende, at der afgives troog love-erklæring om ikke at anvende mediet til private opkald, og at der føres kontrol med anvendelsen. Brik Brikløsninger er skattefri, hvis der anvendes privat PC og privat betalt bredbåndsforbindelse. Brikken kan udelukkende anvendes til at få adgang til arbejdsmæssige systemer. Multimediebeskatningen indebærer således en del ekstra administration for Næstved Kommune som arbejdsgiver: Oplysnings- og indeholdelsespligt Procedurer, herunder tro- og love-erklæringer Kontroller i forhold til arbejdsmæssig/privat anvendelse. De IT-ansvarlige har opgjort overslag over multimedier i Næstved Kommune: Side 4 af 9 sider

5 I skoledelen er der ca. 470 lærermaskiner registreret. I forhold til nogle af dem er der medarbejderbredbånd. IT-centeret har registreret ca. 530 bærbare pc ere, hvortil kommer hjemme-pc ere anskaffet for forvaltningernes egen regning IT-centeret har registreret ca. 200 bredbåndsforbindelser IT-centeret har registreret ca mobiltelefoner. Faglige organisationer har stillet krav om, at arbejdsgivere skal kompensere den enkelte medarbejder for multimedieskatten gennem udbetaling af et løntillæg svarende til de kr., som der sker beskatning af. Mange statslige institutioner har i forhold til disse krav spurgt Personalestyrelsen, om der er adgang til at yde lønmæssig kompensation for konsekvenserne af de ændrede regler. Personalestyrelsen har hertil svaret, at det ligger uden for de gældende lønsystemer at forhøje/nedsætte lønnen som konsekvens af ændrede skatteregler, og der er således ikke grundlag for at yde tillæg som kompensation for multimediebeskatningen. Samme tilgang vil blive lagt til grund af Personalestyrelsens repræsentant i Kommunernes Lønningsnævn, hvis spørgsmålet fremlægges her. Blandt samarbejdskommuner er opfattelsen også, at det vil være problematisk at kompensere skatteændringer (endda skatteændringer, som er et delelement i en samlet skattereform) med kommunale lønkroner. Den omvendte situation at sætte lønnen ned, når der kommer skattelettelser er således ikke mulig. Center for personale og HR-udvikling har udarbejdet materialer til opsamling af oplysninger om medarbejderes rådighed over de forskellige former for multimedier. Opsamling vil ske via de lokale virksomhedsledelser. Tro- og love-erklæring, kontrolprocedure m.v. udarbejdes tillige af Center for personale og HR-udvikling. Det vil ske i forbindelse med, at SKAT udmelder de formelle og endelige krav herom. Økonomipåtegning Der er ikke afsat budget til kompensation for dele af skattereformen. Det vil være særdeles bekosteligt og derfor helt urealistisk - at stille en fuld multimediepakke til rådighed for alle, der har et eller flere medier til rådighed. Det ville betyde, at der skulle oprettes i størrelsesordenen 2000 bredbåndsforbindelser a kr. pr. år. Det ville betyde, at der skulle indkøbes yderligere pc ere a kr. Der vil endvidere blive yderligere udgifter til licenser til office-pakken ved en sådan forøgelse af antallet af hjemme-pc ere. Alternativt kunne alle, der har mobiltelefon stillet til rådighed få adgang til at anvende mobiltelefonen til private opkald. Ringsted Kommune har for eksempel besluttet dette. I Næstved Kommune kan der aftales flat rate abonnement på mobiltelefonerne for en pris a 360 kr. pr. kvartal. Det giver adgang til ubegrænset brug af telefonen i Danmark. Direkte opkald internt til Næstved Kommunes egne numre er gratis. For de personer, der har adgang til mail, kalender, internet m.v. kan der for en merpris på abonnement på 15 kr. pr. kvartal ske et fald i prisen for datatrafik fra 8 kr. pr. mb til 2 kr. pr. mb. Lovgrundlag Ligningsloven. Kommunernes Lønningsnævns rammer for brug af lønsystemet. Næstved Kommunes MED-aftale, som forudsætter høring i MED-systemet om forhold vedrørende arbejdstilrettelæggelsen på arbejdspladserne. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Side 5 af 9 sider

6 Det har således også indgået som et element i økonomiaftalerne mellem staten og KL, at der skulle ske anvendelse af mobil teknologi i optimeringen af arbejdsgange og processer, og at der herved skulle frigøres et synligt og dokumenteret råderum efter investeringer i denne teknologi. Næstved Kommune har både i administrationen og i servicevirksomhederne arbejdet inden for rammerne af en digitaliseringsstrategi og rammerne for udvikling af arbejdsgange og arbejds-processer. Hvis der sker større begrænsninger i anvendelsen af multimedier, vil det skabe begrænsninger i allerede optimerede arbejdsgange, og det vil mindske mulighederne for yderligere optimering af arbejdsprocesser m.v. Der er tale om en skat på arbejdsredskaber, som er nødvendige og indgår i den almindelige arbejdstilrettelæggelse på enhver moderne arbejdsplads. For lærere forudsættes det for eksempel, at en del af forberedelsen sker fra hjemmet, da der ikke kan stilles arbejdspladser til rådighed på skolen. Der har derfor også været en drøftelse i MED-Hovedudvalget af multimedieskatten med følgende protokollering: Omfanget i Næstved Kommune er: ca. 530 bærbare pc, ca. 200 bredbånd, ca mobiltelefoner. Der er tre veje: - Tilbud om flere multimedier i en pakke til den enkelte medarbejder o det kan overvejes om de ansatte, som har f.eks. mobiltelefon også skal have netopkobling og bærbar pc dog betinget af at det er nødvendigt for arbejdsfunktionen/faglig begrundelse. - Mulighed for at den enkelte fravælger multimedier - Udarbejdelse af retningslinjer og procedurer for brugen af multimedier der stilles til rådighed med henblik på at undgå uhensigtsmæssig beskatning. o såfremt medierne bruges arbejdsmæssigt er det muligt at underskrive en tro og love-erklæring, når mediet lånes med hjem. Dette medfører ingen multimedieskat, men kommunen skal kontrollere brugen. (mediet kan dog ikke lånes med hjem hver dag). Når medierne bruges privat medfører det multimedieskat. Forhold omkring TR-vilkår skal afklares i forhold til skatten. RSA-brikken alene udløser ikke multimedieskatten. Det undersøges hvad andre kommuner gør. Punktet drøftes igen på næste møde. Politisk behandling Bestemmelserne om multimedieskat gælder også for medier, der er stillet til rådighed for folkevalgte. Indstilling Det indstilles, at 1. De medier, der stilles til rådighed, skal tage udgangspunkt i behovet for at udøve sit job. Det forudsættes, at denne vurdering har været lagt til grund i forhold til anskaffelser af multimedier til alle ansatte medarbejdere. 2. Hvor SKAT åbner mulighed for skattefri anvendelse af medier ved anvendelse af tro- og love-erklæringer og lokal kontrol, etableres de fornødne procedurer. 3. Der gives adgang til at anvende mobiltelefon til private opkald i sammenhæng med omlægning til flat rate. 4. Når der stilles bærbar pc eller stationær hjemme-pc til rådighed, sker det fortsat ud fra en nøje vurdering af den ansattes behov for arbejdsmæssig brug. Side 6 af 9 sider

7 5. Når der stilles bredbåndsopkobling til rådighed, sker det fortsat ud fra en nøje vurdering af den ansattes behov. 6. Der iværksættes registrering af medarbejderes rådighed over multimedier, således at Næstved Kommunes indberetningspligt kan opfyldes. Beslutning Direktionen, Der skal udarbejdes en samlet økonomisk beregning i forhold til at anvende flatrate. Jens Chr. Birch drøfter sagen i KL. Sagen drøftes på direktionsmødet d Direktionen, Indstilling til MED-Hovedudvalget den Det indstilles, at MED-Hovedudvalget drøfter sagen med henblik på indstilling til Økonomiudvalget den Drøftelse/beslutning Den samlede beskrivelse om multimediebeskatning og den foreliggende indstilling til MED- Hovedudvalget blev gennemgået og drøftet med henblik på indstilling til Økonomiudvalget den 7. december Fra ledersiden blev det oplyst, at Kommunernes Landsforening (KL) har udsendt notat af 10. november 2009 vedrørende Multimedieskatten spørgsmål om lønkompensation og tilknyttede personalejuridiske spørgsmål. I notatet søger KL at besvare en række spørgsmål om multimedieskattens konsekvenser for løndannelse og andre tilknyttede personalejuridiske spørgsmål. Vedrørende de lønmæssige forhold er det KL s opfattelse, at det ligger uden for de gældende lønsystemer på det kommunale område at forhøje eller nedsætte lønnen som konsekvens af ændrede skatteregler. Der skal således ikke ydes løntillæg som kompensation for multimediebeskatningen. Den ændrede multimediebeskatning vedrører den skattemæssige behandling af multimedier. Derimod berøres ansættelsesforholdet ikke. Ansættelsen er således fortsat reguleret af den ansættelsesretlige lovgivning, overenskomster, aftaler, kontrakter, forudsætninger mv. Eventuelle forpligtelser til at være til rådighed, at lade sig tilkalde eller udføre merarbejde ændres ikke. Det samme gælder en eventuel pligt til at have rådighed over et multimedie, som ansættelsesmyndigheden stiller til rådighed for den ansatte. Det er KL s vurdering, at en ansættelsesmyndighed kan kræve, at en ansat har rådighed over et multimedie, som ansættelsesmyndigheden stiller til rådighed for den ansatte, hvis det er sagligt begrundet i hensynet til udførelsen af arbejdet, f.eks. hvis den ansatte af arbejdsmæssige grunde skal være tilgængelig via mobiltelefon og/eller mail eller skal have ekstern adgang til arbejdspladsens it-system mv. Dette gælder også selv om den ansatte beskattes af multimediet. Dette krav kan stilles ved ansættelsen eller under ansættelsen. Side 7 af 9 sider

8 Den ændrede multimediebeskatning kan således ikke i sig selv begrunde, at en ansat afviser eller returnerer et multimedie, som ansættelsesmyndigheden stiller til rådighed for den ansatte. Der blev på mødet gjort opmærksom på, at KL s fortolkning er bindende for kommunernes administration af reglerne. Medarbejdersiden fastholder, at man vil have ret til at aflevere et multimedie, og gør endvidere opmærksom på, at det også skal afklares, hvordan TR erne er stillet. KL s notat af 10. november 2009 udsendes sammen med referatet. Direktionen vil i december måned skrive om, hvordan den ser på multimedieskatten i forhold til den digitale strategi. Spørgsmål vedrørende fortolkning af beskatningsreglerne blev stillet og drøftet. Hvordan defineres f.eks. ny og næ og et begrænset antal? Personalechef Poul Erik Kristensen gjorde opmærksom på, at Næstved Kommune ikke kan rådgive om skatteretlige spørgsmål, og at KL allerede har gjort SKAT opmærksom på behovet for rådgivning og vejledning. Personalechefen har bedt om et møde med SKAT for en nærmere vejledning og afklaring af spørgsmål om multimedieskatten. Eksempler og situationsbeskrivelser, som ønskes belyst/fortolket på dette møde kan sendes via næstformanden til Poul Erik Kristensen. Center for Personale og HR har udarbejdet: Brev til eksterne virksomhedsledere vedr. registrering af medarbejdernes multimedier Skema til registrering af multimedier stillet gratis til rådighed for ansatte i Næstved Kommune Brev til medarbejdere i Næstved Kommune, som gratis har fået stillet computer, telefon, PDA og/eller netopkobling til rådighed og Tro og love erklæringer og indberetningsblanket til LØN. Det udarbejdede materiale blev uddelt og drøftet på mødet. Materialet skal redigeres og tydeliggøres inden det udsendes, f.eks. skal forkortelser/fremmedord som PDA, flat rate og lignende forklares nærmere. Medarbejdersiden kan ikke godkende den indstilling, der foreligger i sagen: Medarbejderrepræsentanterne i MED-Hovedudvalget tager multimedieskatten og de uhensigtsmæssigheder, den medfører, til efterretning da det er lovgivning, men beklager dem multimedieskatten og dens følger er ikke i tråd med kommunens digitaliseringsstrategi. Medarbejderen skal have ret til at aflevere sit multimedie, hvis medarbejderen ikke ønsker en beskatning. Hvis ledelsen pålægger medarbejderen at anvende multimediet, således at det vil udløs beskatning, skal medarbejderen modtage en kompensation, der modsvarer den faktiske skattemæssige udgift. Udmeldingen til vores kolleger skal som udgangspunkt være, Hvis du ikke ønsker en beskatning så lad multimediet blive på din arbejdsplads. Det bør undersøges om prisen på bredbånd på kr. 6000,- er den rette. Side 8 af 9 sider

9 Måden at håndtere brug af multimedier på, skal tages op i de relevante MED-udvalg. Der skal være klare retningslinjer målrettet den enkelte arbejdsplads. 4. Eventuelt På MED-Hovedudvalgets møde den 9. december 2009 aftales mødedatoer for hele Næste møde: Onsdag den 9. december 2009 kl Side 9 af 9 sider