Indstilling. Byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår it-løsning og uddannelse i byrådsperioden Resume. 2. Beslutningspunkter

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Den 14. maj 2009 Århus Kommune Byrådsservice Borgmesterens Afdeling Byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår it-løsning og uddannelse i byrådsperioden Resume Der iværksættes en ny it-løsning for byrådsperioden Itløsningen består af såvel hardware (pc, mobilenhed, printer m.m.) som en adgang til kommunens it-systemer og programmer (post- og kalendersystem, dagsordenssystem, kontorprogrammer m.m.) samt drift og support. Arbejdet indgår i den samlede kommunikationsstrategi for byrådet, som også omfatter etableringen af en ny byrådsportal på kommunens fælles intranet, MedarbejderPortalen, senest i januar Med indstillingen ønskes der samtidig et øget fokus på byrådsmedlemmernes muligheder for uddannelse. Det gælder både i forbindelse med byrådets tiltræden og i løbet af byrådsperioden. Det foreslås, at der udarbejdes en uddannelsesstrategi, som tilgodeser byrådsmedlemmernes behov og ønsker for løbende videreuddannelse. Uddannelsesstrategien forankres i et nyt udvalg vedrørende byrådets arbejdsvilkår, der etableres fra 1. januar Samtidig nedlægges det rådgivende edb-udvalg. M0/2009/ Sagsnummer M0/2009/01032 Sagsbehandlere Kasper Bang Nielsen og Frederik Gammelgaard Telefon Direkte telefon Telefax E-post post@ba.aarhus.dk E-post direkte kbn@aarhus.dk 2. Beslutningspunkter At 1) rammerne for byrådets it-løsning tiltrædes. At 2) rammerne for byrådets uddannelsesstrategi tiltrædes. At 3) det rådgivende edb-udvalg nedlægges fra 1. januar 2010, og at der i stedet etableres et udvalg vedrørende byrådets arbejdsforhold.

2 At 4) der inden for den eksisterende ramme til byrådets arbejdsforhold m.v. (byrådskontoen) afsættes kr. årligt til byrådets løbende uddannelsesaktiviteter. 3. Baggrund 3.1 It-løsning Byrådsmedlemmerne skal til enhver tid have en tidssvarende hjemmearbejdsplads i form af telefon og pc med adgang til netværk m.v. stillet til rådighed i forbindelse med hvervet som byrådsmedlem. Der skal derfor iværksættes en ny it-løsning for byrådsperioden It-løsningen består af såvel hardware (pc, mobilenhed, printer m.m.) som en adgang til kommunens it-systemer og programmer (post- og kalendersystem, dagsordenssystem, kontorprogrammer m.m.) samt drift og support. Byrådsservice er således i gang med arbejdet frem mod en driftsikker og fremsynet it-løsning for byrådet i perioden Arbejdet indgår i den samlede kommunikationsstrategi for byrådet, som bl.a. også omfatter etableringen af en ny byrådsportal på kommunens fælles intranet, MedarbejderPortalen, senest i januar Uddannelse Byrådsmedlemmerne har i dag mulighed for i løbet af byrådsperioden at deltage i relevante kurser m.v. som led i varetagelsen af hvervet som byrådsmedlem. Det enkelte byrådsmedlem kan ansøge om at få udgifterne hertil dækket af Århus Kommune. Den mulighed vil fortsat bestå, men med indstillingen ønskes der et øget fokus på byrådsmedlemmernes mulighed for uddannelse. Det gælder både i forbindelse med byrådets tiltræden og i løbet af byrådsperioden. 4. Den forventede effekt Indstillingen skal understøtte byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår, herunder ved at sikre tidssvarende hjemmearbejdspladser. Styrkelse af byrådsmedlemmernes uddannelse skal derudover ses i sammenhæng med en overordnet målsætning om at gøre byrådsarbejdet attraktivt og tilgængeligt for alle politikere uafhængigt af forudsætninger og erfaringer. Side 2 af 5

3 5. De planlagte ydelser 5.1 It-løsning Det tilstræbes, at løsningen kommer til at hvile på følgende principper: Mobilitet/fleksibilitet: Hardwaren skal være bærbar og muliggøre tilgang til kommunens systemer overalt. Der anvendes mobilt bredbånd. Fremsynethed: Der skal tages højde for udviklingen på itområdet; både med hensyn til nye hardwareløsninger og kommunens systemplatform. Selvom løsningen fastlægges allerede i midten af 2009, skal det så vidt muligt sikres, at f.eks. løsningens hardwaremæssige grundelementer kan benyttes i minimum halvdelen af perioden. Driftssikkerhed: Driften af de relevante systemer og supporten på hardwaren skal have solid forankring enten internt (hos Byrådsservice og it-supporten i Borgmesterens Afdeling) eller hos eksterne leverandører. Det skal desuden tilstræbes, at der i videst muligt omfang er tale om en standardløsning hvilende på kommunens systemer, hvilket vil give den sikreste drift. Integration af systemer: I projektet vedrørende ny byrådsportal skal der så vidt muligt sikres en gnidningsfri og sømløs overgang mellem systemerne og gerne en mere simpel logonprocedure, end det er tilfældet i den nuværende løsning. Konkret er det med hensyn til hardware planen, at det enkelte byrådsmedlem skal have mulighed for at vælge mellem to modeller af seneste nye bærbare pc er og to modeller af bærbare mobiltelefoner/pda er. Desuden skal man kunne vælge mellem en udvidet laserprinter med farveprint, kopi- og skanningsfunktioner og en mindre men hurtigere sort/hvid-printer. Der skal kunne printes trådløst (uden kabeltilslutning til printeren) såvel i hjemmet som i byrådsmedlemmernes kontorlokaler på rådhuset, og pc erne skal have et indbygget kort til mobilt bredbånd. Byrådsservice har i april 2009 gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt byrådsmedlemmerne, som havde til hensigt at evaluere den eksisterende løsning og frembringe ønsker til den fremtidige løsning. Resultaterne fra undersøgelsen vil indgå i det videre arbejde. Arbejdet omfatter bl.a., at Byrådsservice i forbindelse med kommunens miniudbud vedrørende it-arbejdspladser udskriver en projektkonkurrence, hvor mulige leverandører kan komme med forslag til ny it-løsning for byrådet. Side 3 af 5

4 Derudover vil det løbende i byrådsperioden blive vurderet, om itløsningen er tidssvarende, og om den dækker byrådsmedlemmernes behov. Det bemærkes, at byrådsmedlemmer vil blive omfattet af multimedieskatten, som hvis lovforslaget vedtages indebærer, at der medregnes et beløb på kr. (2010-niveau) i ens skattepligtige indkomst. Byrådet vil blive orienteret nærmere herom. 5.2 Uddannelse Med indstillingen ønskes der et øget fokus på byrådsmedlemmernes muligheder for relevant uddannelse. Det gælder både i forbindelse med byrådets tiltræden og i løbet af byrådsperioden. For så vidt angår uddannelsesforløb i forbindelse med byrådets tiltræden vil der blive gennemført forløb særligt rettet mod nye byrådsmedlemmer, og forløb, der også er rettet mod genvalgte byrådsmedlemmer. Uddannelsesforløbet vil ligeledes tage højde for, at byrådsmedlemmerne kan have forskellige funktioner, herunder som udvalgsformand. Uddannelsesforløbene vil derfor blive modulbaserede og gennemført i første halvdel af Der sendes medio 2009 en indstilling til direktørgruppen om rammerne herfor, og uddannelsesforløbene vil blive gennemført i samarbejde med magistratsafdelingerne. Det foreslås endvidere, at der udarbejdes en uddannelsesstrategi, der tilgodeser byrådsmedlemmernes behov og ønsker for løbende videreuddannelse. Det kan f.eks. være inden for it, kommunikation, ledelse, men også mere fagspecifikke emner. I strategien vil tillige indgå aktiviteter, der relaterer sig vilkårene for at være politiker i Århus Kommune. Det skal bl.a. ses i lyset af den gennemførte omdømmeundersøgelse, hvor det politiske niveau ligger forholdsvis lavt hos såvel ansatte som borgere. Uddannelsesstrategien forankres i nyt et udvalg vedrørende byrådsmedlemmernes arbejdsforhold, jf. afsnit 6.2 nedenfor. 6. Organisering af indsatsen 6.1 It-løsning Byrådsservice har ansvaret for opgaven. Byrådsservice har i februar 2009 foretaget en orientering og høring af det rådgivende edb-udvalg. Som skitseret i afsnit 5.1 blev der i april 2009 gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt byrådsmedlemmerne, som havde til hensigt at evaluere den eksisterende løsning og frembringe ønsker til den fremtidige løsning. Resultaterne herfra danner grundlaget det videre Side 4 af 5

5 arbejde, som bl.a. omfatter, at Byrådsservice udskriver en projektkonkurrence. Det sker i forbindelse med kommunens miniudbud vedrørende it-arbejdspladser, som sættes i gang ultimo maj I projektkonkurrencen kan mulige leverandører komme med forslag til ny it-løsning for byrådet. 6.2 Uddannelse Med henblik på styrke byrådsmedlemmernes uddannelsesaktiviteter i løbet af byrådsperioden foreslås det at etablere et udvalg vedr. byrådets arbejdsforhold fra 1. januar Udvalgets opgaver er at rådgive vedrørende udarbejdelse og udmøntning af en uddannelsesstrategi, der tilgodeser byrådsmedlemmernes behov og ønsker for løbende videreuddannelse. Udvalget består af syv byrådsmedlemmer og nedsættes i medfør af kommunestyrelsesloven 17, stk. 4. Udvalget er rådgivende. Det foreslås samtidig at nedlægge det rådgivende edb-udvalg, således at dette udvalgs aktiviteter (rådgivning om byrådets IT-løsning) fremover varetages af udvalget vedrørende byrådets arbejdsvilkår. 7. Konsekvenser for ressourcer Udgifterne til anskaffelse af it-udstyr, introduktionsforløb m.v. finansieres indenfor den i 2010 afsatte KB-bevilling på kr. Det forventes dog, at de faktiske udgifter vil fordele sig over både 2010 og 2011, da det forudses, at der skal indkøbes supplerende hardware i Der afsættes inden for den eksisterende ramme til byrådets arbejdsforhold m.v. (byrådskontoen) kr. årligt til byrådets løbende uddannelsesaktiviteter. Nicolai Wammen / Niels Højberg Tidligere beslutninger Århus Byråd vedtog den 7. september 2005 Pc-ordning for byrådets medlemmer for byrådsperioden Århus Byråd vedtog den 5. oktober 2005 Justering af PCordninger vedtaget af Byrådet den 19. december Århus Byråd vedtog den 23. april 2008 Telefonaftale for Byrådets medlemmer. Side 5 af 5