R E F E R A T. Der blev velkommen til ny ledelsesrepræsentant Lars Kirk Andersen og ny medarbejderrepræsentant Eva Rebbe (HK).

Transkript

1 Den R E F E R A T fra møde i Fælles MED-Udvalg for Børn og Unge den , kl i lokale 187. Medarbejderrepræsentanterne holder formøde kl i 187. Sendt til: Ledelsesrepræsentanter Mads Gammelmark, Carsten Esager Sørensen, Erik Carstensen, Michael Gravesen, Lone Hubert og Lars Kirk Andersen. Medarbejderrepræsentanter Eva Rebbe, Helle Bøgh, Pia Villesen, Susanne Leth Nygaard, Torben Voss, Karsten Clausen Pedersen, Carina Lohmann Østergaard, Annette Dietz, Ane Landgren og Joan T. Albrecht (Marianne Engebjerg Nielsen deltog i stedet). Der var afbud fra: Joan T. Albrecht og Karsten Clausen Pedersen. Pkt. 01 Godkendelse af referat fra mødet den Godkendt. Det aftaltes, at der nedsættes en gruppe (Carsten E.Sørensen, Helle Bøgh, Pia Villesen og Torben Voss) der til næste møde forbereder punktet Strategisk kompetenceudvikling Pkt Orientering fra ledelsesrepræsentanterne Herunder orientering fra fagudvalg. Der blev velkommen til ny ledelsesrepræsentant Lars Kirk Andersen og ny medarbejderrepræsentant Eva Rebbe (HK). Pkt Orientering fra medarbejderrepræsentanterne Annette Dietz orienterede om, at tilbagemeldingerne fra spørgeskemaundersøgelse vedr. klippekortsmodul viser stor mangel på gennemført MED grunduddannelse. Det aftaltes, at Mads Gammelmark og Annette Dietz inviterer Karen Frost fra HR til et møde om brug af klippekortmodulet. Pkt Orientering om budget 2016 Mads Gammelmark orienterede om status på arbejdet med budgettet.

2 Der afholdes Byrådsseminar den 27. og Herefter vil der blive udsendt høringsmateriale til F-MED (den ) F-MED inviteres med til budget orienteringsmøde den , kl i Bibliotekssalen. F-MED afholder som tidligere udmeldt ekstraordinært møde om budgettet den , kl i mødelokale C, under Biblioteket. Pkt Nyt om arbejdsmiljø Erik Carstensen oplyste, at der den afholdes temadag Styrk samarbejdet og arbejdsglæden for tillidsrepræsentaner, sikkerhedsrepræsentanter og ledere. Den afholdes et temamøde (½ dag) omkring forbyggelse af arbejdsulykker. Der er lavet en forebyggelsespakke til skolerne En skole uden vold og trusler. Karen Frost er tovholder på formidling af ovennævnte via Intranettet. Pkt Revision af forretningsordenen for F-MED Forretningsordenen blev godkendt - nu med Mads Gammelmark som formand. Pkt. 07 Drøftelse af konsekvenser af principielle afgørelser om vold og trusler Offererstatningsloven betyder, at der kun kan ydes erstatning såfremt episoden er anmeldt til Politiet af forudrettede indenfor 72 timer. Idet loven har givet anledning til mange fortolkningsspørgsmål, er der nu nedsat en gruppe, der arbejder sammen med kommuner og politiet med henblik en revision af loven. Men indtil vi hører andet, skal der altså ske anmeldelse indenfor 72 timer. Erik Carstensen sørger for tilretning af Beredskabsplanen, så den passer til gældende lovgivning. Pkt Udtalelse vedrørende ny skoleordning for Holstebro by i forbindelse med Byrådets høring Sagsfremstilling Henover april, maj og juni 2015 er der udarbejdet et forslag til en ny skoleordning på baggrund af Byrådets anmodning om en analyse af skoleområdet i marts Et samlet byråd besluttede den 16. juni 2015 at gå videre med forslaget om en grundlæggende ny skoleordning for Holstebro by. Indledningsvist kan det præciseres, at skolevæsenet i

3 Holstebro by står på skuldrene af folkeskoleloven og den almindelige grundskole. En ny skoleordning for Holstebro by betyder overordnet at ændre 5 distriktsskoler til én skole i ét samlet distrikt med 3 undervisningssteder med hver sin profil. Der opstilles konkrete målsætninger for eksempelvis klassesammensætninger og inklusion, herunder andelen af 2-sprogede elever pr. klasse, klassekvotienter på gennemsnit 24,5 elev i klassen, øget elevtrivsel på udvalgte parametre, 100 % kompetencedækning og bedre elevpræstationer afspejlet i deres karakter. En ny skoleordning er med henblik på at sikre et grundlag, således at den pædagogiske ledelse kan etablere klasser ud fra elevsammensætningen og sikre en god kapacitetsudnyttelse. Der er på nuværende tidspunkt stor mobilitet ved børnefamilierne i forhold til valg og fravalg af den lokale distriktsskole. Dermed er der stor variation i skolernes klassedannelser og økonomiske grundlag til at give eleverne et pædagogisk optimeret indhold. Derudover er der aktuelt en teknisk overkapacitet med 1600 elever med en beregnet klassekvotient på 26 elever pr. klasse. Dertil er prognoserne entydige i forhold til faldende elevtal. Det forslag som Byrådet har sendt i høring omfatter at Sønderlandsskolen, Rolf Krake skolen og Nørre Boulevard fortsætter som undervisningssteder. Ellebækskolen vil ikke længere fungere som undervisningssted fra skoleåret 2018/19 og Sct. Jørgens skole vil fra skoleåret 2017/18 ikke længere fungere som undervisningssted. Forslaget til ny skoleordning betyder samtidig, at det fremtidige skoletilbud i Holstebro by har sammenhængende skoleforløb fra 0 klasse til 9. klasse. Med ét skoledistrikt er der formelt set kun én skole. I praksis er det 3 undervisningssteder med 3 lokal leder, 3 forældreråd og 3 lokale elevdemokratier. Derudover vil det være relevant at drøfte organiseringen af en MED struktur i en eventuel ny organisering. I det politiske beslutningsgrundlag fremgår det, at der i forbindelse med en pædagogisk og ressourcemæssig optimering ved en ny skoleordning for Holstebro by, så er der ingen job i fare på grund af arbejdsmangel med afsæt i den normale omsætning af personale, antallet af midlertidige stillinger og skolevæsnets størrelse. I henhold til Holstebro Kommunes MED aftale fra maj 2013, så er formålet at styrke medarbejdernes engagement og arbejdsglæde gennem dialog, samarbejde, indflydelse og medbestemmelse. I Fælles-MED udvalgene drøftes og informeres gensidigt om alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold indenfor Fælles-MED udvalgets område. Fælles-MED udvalgene har medbestemmelse ved fastlæggelsen af retningslinier for tilrettelæggelsen af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold indenfor ledelsens ansvars- og kompetenceområde. Den gensidige information skal gives på et så tidligt tidspunkt, at det giver gode muligheder for en grundig drøftelse i udmøntningen af eksempelvis Byrådets beslutning. Den 12. maj 2015 blev Fælles-MED udvalget i Børn og Unge indledningsvist orienteret om forslaget til ny skoleordning for Holstebro by. Byrådet har på møde den 16. juni sendt forslaget i høring frem til 1. september. I forlængelse heraf anbefales, at Fælles-MED udvalget ved Børn og Unge har en opfølgende drøftelse af forslaget. Såfremt Byrådet efter endt høringsperiode beslutter på Byrådsmøde den 6. oktober 2015 at gennemføre forslaget til ny skoleordning, så anbefales, at Fælles-MED udvalget ved Børn og Unge

4 løbende drøfter og følger op på implementering af ny skoleordning for folkeskolen i Holstebro by i forhold til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. En eventuel implementering vil tage udgangspunkt i et værdigrundlag som er karakteriseret ved 1) størst mulig åbenhed og synlighed, 2) inddragelse og dialog med relevante interessenter samt 3) kvalitet i og udvikling af indsatser. Indstilling Til drøftelse Beslutning Michael Gravesen orienterede om arbejdet med Ny skoleordning i Holstebro by. Der der stadig en del elementer, der endnu ikke er taget stilling til bl.a. SFH-delen, Specialklasserne og 10. klasser. Forventes indarbejdet i løbet af forår F-MED vil være medinddraget under hele processen. F-MED tog orientering til efterretning med følgende kommentarer: Vigtig med med italesættese af processen, så der skabes tryghed på skolerne. Udarbejde principper for fordeling af medarbejderne på de tilbageværende skoler. Prioritere kulturarbejdet i den nye skoleordning i Holstebro by. Hurtig afklaring vedr. SFH, 10. klasser og specialklasser og MED organisering. Pkt Orientering om samarbejde med KL om ressourcestyring og planlægning af skoleåret efter folkeskolereformen. Sagsfremstilling Baggrunden for indsatsen er den økonomiske situation på folkeskoleområdet i Holstebro Kommune. Regnskabsåret 2014 sluttede med et isoleret merforbrug på 15,3 mio. kr. når resultatet friholdes for genbevillinger og særligt statsligt tilskud. Positive genbevillinger fra året før samt særlige tilskud i forbindelse med folkeskolereformen gjorde, at det bogførte underskud udgjorde 5,78 mio. kr. Der har siden 2014 været en række styringsudfordringer på skolerne, som bl.a. udløstes på grund af implementering af folkeskolereformen med ændrede arbejdsvilkår og lønforhold for personalet samt en ændret planlægning af skoleåret til følge. Når der ses isoleret på driften i 2015 forventes årets resultat at være et merforbrug på 11,2 mio.kr. Ud fra en isoleret driftsbetragtning er dette resultat bedre end året før, men dog endnu langt fra tilfredsstillende. Også i 2015 er skolerne blevet tildelt særlige midler i forbindelse med folkeskolereformen, hvilket gør at det forventede årsresultat ender på et merforbrug på 6,5 mio. kr. På skoleledermødet den 22. april 2015 er det derfor aftalt, at der indgås samarbejde med KL, som på udvalgte skoler gennemgår mulighederne for en bedre ressourceanvendelse. Udgangspunktet er budgetrammen for skolen og de faktiske forhold. Målet er, at bidrage til indsigt i og redskaber til, hvorledes skolens aktiviteter og udvikling af en ny praksis kan ske indenfor eksisterende økonomiske ramme og dermed danne grundlag for et fælles videngrundlag for alle skolelederne i Holstebro Kommune. De deltagende skoler (cases) er Staby skole, Sct. Jørgens skole, Halgård skole, Borbjerg skole og Idom-Råsted skole.

5 Samarbejde med KL omfatter en gennemgang af mulighederne for en bedre ressourceanvendelse for folkeskolerne i Holstebro Kommune. Det er aftalt med KL, at Projektet skal i alle faser forankres hos skolechefen og i skoleledergruppen. Den økonomiske ramme på skoleområdet skal overholdes. Fem udvalgte skoler skal analyseres ift. den planlægningsmæssige og pædagogiske anvendelse af den økonomiske tildeling. Der afvikles workshop for de fem skoleledere samt skolechefen med fokus på, hvordan planlægningen af skoleåret og folkeskolereformens mål om at øge alle børn og unges læring og trivsel samt de nye elementer i skoledage kan udmøntes indenfor den nuværende økonomiske ramme. Det er forventningen, at der etableres et grundlag for ny praksis for skoleåret 2016/17. Som supplement til samarbejdet med KL vedrørende ressourcestyring og planlægning af skoleåret efter folkeskolereformen, så iværksættes desuden fortsat fast budgetopfølgning, opfølgning på gældsafvikling, elektronisk hjælpeværktøj i forhold til økonomisk overblik/ressourceforbrug til skoleledelserne samt en udgående økonomifunktion målrettet ressourcestyring og overblik på hver enkelt skole. Indstilling Til orientering Beslutning Udsat. Pkt 10 Orientering om Masterplan på Dagtilbudsområdet Carsten Esager Sørensen orienterede om status på arbejdet på Masterplan på Dagtilbudsområdet. Der er gennemført fire dialogmøder med politikkere/borgere/forvaltning. God tilslutning og gode debatter. Dialogmøderne resulterede i følgende 3 interessefelter: Lokal serviceleverance 49% Pædagogisk bæredygtighed 36% Økonomisk bæredygtighed 15% Der arbejdes herudfra vidre med Masterplanen. Behandles i Udvalget den Forventes at blive sat i høring den F-MED tog orientering til efterretning. Pkt. 11 F-MED arbejdsform v/mads Gammelmark Udsat.

6 Pkt Mailordning Sagen er en genoptagelse fra sidste møde den , hvor punktet blev udsat. Sagsfremstilling På mødet i Hoved-MED den 19. januar 2015 blev der rejst et spørgsmål vedr. sikkerhed omkring håndtering af personfølsomme oplysninger. Ved personfølsomme oplysninger menes i denne forbindelse ansættelsesbreve og lønindplaceringsskemaer indeholdende cpr. nr. Mails sendes krypteret og kan derfor betragtes som sikker mail. Løn & Personale kan derfor sikkert sende oplysninger både indenfor Holstebro Kommune og til Skolekom-mails. I Holstebro Kommune er der pt. 43 TR/FTR, som ikke har en Holstebro-mail. De er alle ansat i Børn og Unge, og det skønnes af ca. halvdelen af dem, har en Skolekom-mail. En oprettelse på det adm. net incl en holstebro.dk mail koster 2000 kr. om året pr. bruger. Holstebro-mails er kun sikre, hvis der kommunikeres med andre, som har en Holstebromail eller en Skolekom-mail. Såfremt behovet er at kunne kommunikere med andre, som ikke har dette, er mailen ikke sikker. Mails og elektroniske dokumenter må ifølge Datatilsynet højst opbevares i 30 dage. Hvis de efterfølgende skal arkiveres elektronisk, kan dette evt. ske i SBSYS, forudsat at brugeren har adgang hertil. Der er mulighed for at oprette en sag med indblik på SBSYS, som kun den enkelte TR har adgang til. Dette kræver dog en særlig vejledning, samt en særlig opmærksomhed på, at sagen skal slettes, når medarbejderen ikke længere er TR. Fysiske dokumenter med personfølsomme oplysninger må sendes via normal post og kan opbevares i et aflåst skab. Det er derfor også tilladt at udskrive mails og gemme papirerne aflåst. Indstilling Til drøftelse. Beslutning Siden sidste møde i F-MED har H-MED besluttet, at give adgang til, at TR/FTR kan oprettes med en kommune mailadresse. Det er den enkelte institutionslederes ansvar at sørge for, at relevante medarbejdere oprettes med kommun . Liste over medarbejdere der ønskes oprettes sendes til IT-førstehjælper Eva Rebbe. Pkt Eventuelt Intet.