Referat fra møderne i Erfagruppen Epos Løn den 13. og 15. april 2010

Transkript

1 Velkomst Erfagruppens koordinator, Ann Langballe Madsen, startede dagen med at byde velkommen. Både på mødet i Vest- og Øst-gruppen var det skønneste solskinsvejr udenfor en fin gestus fra vejrguderne, når vi blev bremset af sneen tilbage i februar. Ann kunne blandt andet fortælle om den nye konstellation for PBJs Advisory Board. Formålet med Advisory Boardet er blandt andet at tage helikopterperspektivet på hele HRområdet, og Advisory Boardet består derfor af personer, der ikke kender til Epos som system. Den nyoprettede Erfastyregruppe består derimod af et felt af kunder, der har nær tilknytning til Epos. Formålet med Erfastyregruppen er at igangsætte nye tiltag i relation til erfagrupperne. Derfor består styregruppen af kunder, der netop ved, hvad der rører sig omkring Epos i dagligdagen, både på HR og Løn. Ann sluttede sin velkomst med et tilmeldings-suk fra Pernille: I er naturligvis altid meget velkomne til erfamøderne, selvom I tilmelder jer for sent, men sørg for at overholde tilmeldingsfristerne. Der kan naturligvis ske forglemmelser, og så vil Pernille gøre, hvad hun kan, for at finde en plads til jer. Nye versioner og tiltag i Epos Løn Lønkonsulent Jane Rohde Møller gennemgik de nye versioner og tiltag i Epos Løn, der er kommet til siden sidst. Dette drejede sig om version til version (Det tilhørende dokument til Janes oplæg Nye versioner og tiltag kan downloades fra Erfagruppen Epos Løns hjemmeside under Møder og 15. april, Løn.) Medarbejder Fanebladet Generel Her er ændret på felterne, så adressefeltet nu kun indeholder adresse, og felterne med postnummer og by er i selvstændige felter. Enkelte påpegede, at der er problemer med den svenske postnummertabel. Svaret var, at vi fra PBJ har købt tabellen hos det svenske postvæsen, og vi vil naturligvis være opmærksomme på dette, næste gang vi køber tabellen. Det er muligt selv at rette eventuelle fejl ved at importere postnumrene til systemet. Hvis det ikke er muligt at finde postnummertabellen under Løn Opsætning- Løn Postnr./by, er det fordi, der er en adgangstilladelse, der mangler. Denne tilladelse gives ved at gå ind under Opsætning Opsætning adgang Bruger, finde den person, der skal have adgang, højreklikke, vælge Detailoplysning og vælge Brugers adgangsgruppe. Derefter går man ind i adgangsgruppen og giver tilladelse til Postnr./by. Herudover er der kommet et felt til bemærkninger, og der blev spurgt til, hvad et sådan felt kan bruges til. Svaret fra de øvrige erfamedlemmer var, at feltet med fordel kan bruges til at notere, hvis en medarbejder f.eks. melder sig fra en sundhedsordning, eller hvis en medarbejder ikke vil skrive under på en tro og love-erklæring om f.eks. ikke at tage mobiltelefonen med hjem.

2 Vedr. Opsætning-Løn Kalender Et spørgsmål fra salen var, hvordan man får weekenden med i sygefraværsdagene, når de ligger på hver sin side af en weekend, f.eks. fredag og mandag så er det fire dage, men systemet tæller kun to. Svaret er, at man kan sætte medarbejderne op på en syvdages-kalender for sygdom og en femdages-kalender for ferie det vil sige tilknyttet to forskellige kalendere. Det betyder, at kalender skal overstyres, når fraværet indtastes. Man vælger så den kalender, der er mest almindelig, til at stå på medarbejderen. Import af satser Hos mange kunder ligger lønarterne allerede i satskartoteket men det gør de ikke hos alle. Vi anbefaler, at alle importerer satser til satskartoteket, da de hermed bliver lettere at håndtere. Dette gælder blandt andet for ATP, hvor det nu er muligt at indlægge satsen, når man får besked, om det er ændret. Det kræver dog, at det er den nye ATPlønart, der er installeret (tal evt. med din konsulent om det). Periodisering og afledt kontering Der er lavet nye muligheder i bogføring, nemlig mulighed for periodisering af lønposter og afledt kontering. Periodisering giver mulighed for at opdele en 14-dages løn over to perioder, f.eks. 20 % i måned 10 og 80 % i måned 11. Afledt kontering betyder, at feriepenge, arbejdsgiverbetalt pension, ATP, feriefri m.m. kan fordeles efter de afdelinger eller andre dimensioner i bogføring, man ønsker. De af jer, der stadig kører med indirekte kontering, kan med fordel henvende jer til jeres konsulent, så vi kan få dette ændret til det nye, hvilket vil gøre hverdagen nemmere for jer. Revisorguf Jane præsenterede det attraktive revisorguf et udtræk af alle bogførte lønposter. Efter udtrækket skal der køres en ODBC-liste, og på denne liste kan man så finde ud af alt muligt omkring, hvad der er bogført, se på en enkelt medarbejder, en enkelt konto, en lønart, en lønperiode, you name it deraf navnet revisorguf. Funktionen findes under Kørsler-Løn Udtræk, Lønkontering (lukkede perioder). Udskudt betaling af A-skat, ambi og ATP Hvis I ikke har opdateret til version , anbefaler vi, at det gøres, da der i denne version er rettelser vedrørende udskudt betaling af A-skat, ambi og ATP. eindkomst indberetning Fanebladet Opdaterede felter Felt 55 (som også går under navnet misundelsesfeltet ) omfatter alle personalegoder. Her skal blandt andet buskort og sundhedsforsikring indberettes (sundhedsforsikring skal dog kun indberettes her, hvis den ikke tilbydes alle medarbejdere). Læs yderligere information om indberetning af personalegoder til SKAT via dette link:

3 Vedr. ændringer i forbindelse med overenskomstforhandlinger I forbindelse med overenskomsterne bliver satserne først offentliggjort efter ikrafttrædelsesdatoen som typisk er 1. marts. Inden diverse lokalaftaler ligger på plads, kan der være gået op til flere lønperioder, som derfor skal reguleres med tilbagevirkende kraft. Dette kan typisk være en kompleks opgave, som PBJ gerne hjælper dig med. Vi kan tilbyde et konsulentbesøg, hvor vi i samarbejde sikrer, at alle lønarter reguleres, og hvis I ønsker det, også specificeres på lønsedlen. Har dette interesse, bedes I oprette en sag i PBJ Service med emnet: "Overenskomstregulering". Oplys gerne information om antal forventede lønarter, som ønskes reguleret, samt evt. ønsket specifikation på lønseddel. Alle nye versioner af Epos Løn kan downloades fra Kundeområdet på PBJs hjemmeside. Nyt fra Kundeservice Afdelingsleder for Kundeservice, René Reinar Svendsen, præsenterede både sig selv, da han tiltrådte denne stilling tilbage i december 2009 og derfor ikke har deltaget på erfamøderne før, og præsenterede nye tiltag fra Kundeservice. René er tidligere Projektleder i PBJ. Nyhedsgruppen Vi har i PBJ etableret en nyhedsgruppe, der består af repræsentanter fra vores forskellige afdelinger. Nyhedsgruppen mødes en gang ugentligt og har til opgave at indfange og videredistribuere nyheder, der er relevante for jer kunder, og hvis indhold er til gavn for jer i jeres daglige arbejde. Der blev i denne sammenhæng diskuteret kommunikationskanaler, og det var tydeligt, at jeres foretrukne nyhedskanal ikke er PBJ Service men derimod nyhedsbrevene fra os. Det vil vi naturligvis imødekomme i fremtiden også det faktum, at I hellere vil have en nyhedsmail for meget end en for lidt. Nyhedsgruppen vil fremadrettet søge at få fastsat en møderække med relevante personer fra f.eks. SKAT, ATP og DI, så vi kan sparre med dem og komme eventuelle nyheder i forkøbet og informerer jer om det. Input i form af f.eks. lovgivningsmæssige nyheder til gavn for Nyhedsgruppens arbejde, I måtte sidde inde med, er meget værdsat. I så fald kan I sende det til Pernille på pem@pbj.dk eller på telefon , og så vil hun sørge for at videredistribuere det til rette vedkommende i PBJ. Årshjulet Vi er begyndt at arbejde efter et årshjul, der tydeliggør årets gang og de spidsbelastninger, der er. Dette skal give os overblik over omfanget af både vores egne og jer kunders opgaver på givne tidspunkter, så vi kan planlægge serviceringen af jer bedst muligt.

4 Vedr. 2 x login Vi arbejder på, at man, når man er logget ind på enten PBJ Service eller vores hjemmeside, ikke behøver at logge ind igen for at komme fra det ene til det andet. Der er en teknisk begrænsning, som vores udbyder af systemet bag PBJ Service endnu ikke har formået at løse, hvorfor det endnu ikke er muligt. Vi giver jer besked, når løsningen er fundet. Vedr. svartid og travlhed Sagerne i PBJ Service kan som bekendt tildeles status Haster, Haster meget eller Kan vente. De prioriteres naturligvis med Haster meget først i rækken, men på tidspunkter, hvor der er meget travlt, kan selv sager med denne status risikere at måtte vente lidt tid med at blive løst. Spidsbelastningerne i f.eks. december og januar kommer vi aldrig uden om, men vi søger hele tiden at blive bedre til at optimere vores hjælp til jer i disse perioder blandt andet ved at nogle af vores konsulenter i de travle perioder hjælper supportmedarbejderne i Kundeservice med at løse jeres sager. Det blev påpeget fra salen, at en supportmedarbejder ikke bør starte med at sige, at der er meget travlt, for derefter at jappe den givne sag igennem, så man som kunde sidder tilbage med følelsen af ikke at have fået tilstrækkelig hjælp, og at supportmedarbejderen blot fik sat et hak ud for sagen. Vi beklager, at en kunde har haft denne oplevelse, og vi vil naturligvis tilsikre, at det ikke sker fremadrettet. Ønske: En kviksvar -funktion Det kan i en stresset situation virke tidskrævende at oprette sagen i PBJ Service, og muligheden for at kunne ringe ind til Kundeservice med et hurtigt spørgsmål, efterspørges derfor det vil sige en kviksvar -funktion til disse små, hurtige spørgsmål, der kræver et hurtigt svar. Dette vil vi undersøge muligheden for at efterleve. Flere fortalte dog, at de har oplevet at ringe ind til Kundeservice med en hastesag, som de har fået hjælp til med det samme, og som de efterfølgende har oprettet som en sag i PBJ Service, for dermed at bevare historikken i sagen. Ønske: Brug fjernskrivebord mere Et ønske fra salen var, at supportkonsulenterne i højere grad gør brug af fjernskrivebordet, når de hjælper kunden. Man lærer nemlig utrolig meget af, at supportkonsulenten visuelt viser en, hvordan man gør. Dette ønske har vi noteret os her i PBJ, og det er givet videre til supportkonsulenterne, så de kan søge at imødekomme det fremadrettet. Det skal dog nævnes, at muligheden kan være begrænset af den enkelte kundes it-politik, der i visse tilfælde ikke gør det muligt at anvende fjernskrivebordet. Gennemgang af Serviceaftalen Serviceaftalen er et vigtigt dokument, som I kunder arbejder og faktureres efter, men som mange af jer desværre ikke har læst. Det kan derfor godt føre til misforståelser, og dialogen om Serviceaftalen viste sig også at være relevant at tage op på erfamøderne. René indledte med at præcisere, at Serviceaftalen i bund og grund er et spørgsmål om licens og brugsret det er en vedligeholdelsesaftale for Epos Løn, nøjagtig som hvis man købte f.eks. Microsoft Office til virksomheden. Med Serviceaftalen er I garanteret et beredskab hos os, så løsningen af jeres sager påbegyndes inden for fire timer. Uden Ser-

5 viceaftalen ville scenariet være, at I kunder skulle henvende jer til en konsulent, som måske først ville have tid til at løse sagen næste onsdag ikke allerede i dag eller i morgen. Gråzonerne Mange nikkede genkendende til Renés udsagn om, at vi nok alle har prøvet at modtage en faktura og tænke hm, hvorfor skal jeg betale for det?. Der vil altid være gråzoner, for hvornår er der eksempelvis tale om en fejl i systemet, og hvornår er det en fejl begået af brugeren af systemet? Vi vil altid være åbne for dialog i det tilfælde, hvor disse gråzoner opstår, så vi sammen kan nå til en løsning, alle parter er tilfredse med. For når vi taler Serviceaftale og fakturering, er det ikke muligt at tegne en klar streg i sandet med skal faktureres på den ene side og skal ikke faktureres på den anden side. Det blev i denne forbindelse kommenteret, at vi i PBJ skal blive bedre til at gøre jer opmærksom på, når I henvender jer, om den givne sag skal faktureres eller ej. Det vil vi tilstræbe at gøre fremadrettet, hvis vi har den givne information om sagen, der gør det muligt. Det blev samtidig fra salen bemærket, at det er vigtigt, at vores salgsfolk fra starten gør det klart, hvad Serviceaftalen indebærer, og hvilke løsninger der ikke er standard, og som derfor vil blive faktureret fremadrettet. Dette går vi naturligvis videre med til vores salgsafdeling her i PBJ. Ønske i relation til Serviceaftalen At vi publicerer f.eks. prisen på et klippekort, så man som kunde kan se, hvilke muligheder man har for betaling. Download vejledning til Serviceaftalen En guide til at give et overblik over, hvorvidt en ydelse er omfattet af Serviceaftalen, blev efterspurgt på erfamøderne. En sådan er nu at finde på vores hjemmeside på Kundeområdet under menupunktet Kundeservice. Generelle emner der blev bragt op på erfamøderne En række generelle emner udover ovenstående blev desuden bragt op på erfamøderne disse er refereret nedenfor. Tips og tricks ønskes til septembermøderne Flere gamle kunder har en opfattelse af, at de halter bagefter de nyimplementerede kunder, fordi de ikke er tilstrækkelig opdaterede på de mange nye tiltag, der er kommet i Epos Løn i tidens løb. Efter en drøftelse af dette blev en gennemgang af disse nye tiltag efterspurgt til møderne i september, da det både vil være relevant for nye og gamle kunder. Det vil vi naturligvis gerne imødekomme, og Lars Bachmann Andersen vil derfor til september gennemgå tips og tricks til opgradering af de mange tiltag i Epos Løn, som er udviklet i tidens løb, men som mange måske ikke er opmærksomme på at anvende optimalt i det daglige arbejde eller som måske slet ikke anvendes. Vedr. opkobling til nye kunder På erfamødet var der dialog vedrørende opkobling til nye kunder med et eksempel på en kunde, hvor der blev forsøgt koblet op på en database, der ikke eksisterede. Dette er håndteret hverken kunden eller PBJ havde de korrekte oplysninger angivet. Til videre

6 orientering har Kundeservice nu påtaget sig den løbende vedligeholdelse og i den forbindelse også skrevet ud til vores relevante afdelinger om, hvorledes de skal forholde sig, når/hvis der dukker informationer op, som afviger fra de registrerede. Versionsbeskrivelsen er vanskelig at forstå Det blev påpeget, at versionsbeskrivelsen, som I kunder får i forbindelse med en versionsopdatering, ikke står på forståeligt dansk. Sproget er meget teknisk, og de enkelte punkter står meget kortfattet, så det kan være vanskeligt at gennemskue, præcis hvad de indebærer for jer og jeres brug af Epos. Svaret fra Morten Tue Skov, afdelingsleder i Løn, er, at versionsbeskrivelsen er et dataspecifikt og meget teknisk dokument, som vores udviklere står bag. Den giver et samlet overblik over, hvad der er lavet af nyudvikling og fejlrettelser i Epos Løn. For en mere fyldestgørende og specificeret forklaring henvises til de highlights, der altid udarbejdes i forbindelse med en ny version og uploades sammen med dem på Kundeområdet på vores hjemmeside. Disse highlights er udarbejdet af vores konsulenter og er derfor skrevet i et mere fyldestgørende sprog end versionsbeskrivelsen. Samtidig er der god information at hente i de udsendte nyhedsbreve Kundeservice informerer, som også skal ses som et forståelsesmæssigt supplement til versionsbeskrivelsen. Prisen på Fritvalgsarket Prisen på hjælpeværktøjet til opsætningen af parametre og satser på lønarter, som omfatter Industriens fritvalgsordning og lignende ordninger i Epos Løn, blev efterspurgt på erfamødet. Regnearket kan rekvireres for kr. inkl. 15 min. telefonisk gennemgang. Der er yderligere information om dette samt pris i nyhedsbrevet Kundeservice informerer udsendt den 28. april Kompetenceark efterspørges Et kompetenceark med blandt andet oplysninger om overenskomster, og om man har timelønnede, blev efterspurgt på erfamøderne. Kompetencearket skal løbende opdateres og ligge på erfagruppens hjemmeside, så det er let for det enkelte erfamedlem at få overblik over de øvrige medlemmers kompetencer, når man har brug for hjælp. Vi er netop i gang med at redigere Erfaområdet, og vi vil søge at inkorporere et sådan kompetenceark i den fremtidige struktur for hjemmesiden. Deponerings-cd en sendes anbefalet og med pakkepost Der var spørgsmål til deponerings-cd en, der kommer to gange årligt, hvorfor der skal betales for den, og om den ikke burde sendes anbefalet. Det er vigtigt for os at understrege, at deponerings-cd en altid sendes anbefalet og med pakkepost. Betalingen udgør den tid, der bruges på håndtering af deponerings-cd erne. Vedr. tonen i Kundeservice Der blev blandt nogle erfamedlemmer givet udtryk for, at tonen i Kundeservice ikke altid er lige venlig og servicemindet. Det er naturligvis både beklageligt og uacceptabelt, og der blev taget hånd om dette allerede dagen efter erfamødet. Vedr. seminaret Velkommen til Kundeservice Alle nye brugere af PBJs systemer, det vil sige eksempelvis nye medarbejdere hos jer kunder, inviteres automatisk til seminaret Velkommen til Kundeservice. På mødet kom det frem, at gamle brugere også gerne vil deltage på seminaret. Da seminarerne i sin

7 tid blev startet op, blev alle brugere inviteret til at deltagere, så alle har modtaget en invitation. Denne er muligvis røget i glemmebogen, men alle har fortsat mulighed for at deltage. I skal blot logge jer ind på Kundeområdet på PBJs hjemmeside. Under menupunktet Kurser finder I tilmeldingssiden til seminaret. Indtil videre er der fastsat fire seminardage, der afholdes hos PBJ i henholdsvis Brøndby og Århus: Brøndby den 18. juni 2010 Århus den 22. juni 2010 Brøndby den 22. oktober 2010 Århus den 25. oktober 2010 Opsamling Dagen blev sluttet af med en fælles opsamling og en snak om udviklingsønsker og emneønsker til de kommende erfamøder. Udviklingsønsker Oprydning i f.eks. gamle medarbejdere og gamle lønarter, det vil sige muligheden for at gøre disse inaktive Historik på Gruppe Tillæg/træk Forslag til kommende erfamøder At en PBJ-konsulent går i dybden med en eller flere funktionaliteter i Epos Løn Tips og tricks til opgradering af de mange tiltag i Epos Løn, som er udviklet i tidens løb, men som mange måske ikke er opmærksomme på at anvende optimalt i det daglige arbejde eller som måske slet ikke anvendes Et ønske var desuden mere tid til punktet Nye tiltag i Epos Løn, så der er mulighed for at gå mere i dybden med de nye tiltag En gennemgang af Hændelser Kursusønske Vi har tidligere for Erfagruppen Epos Bolig haft afholdt kurser i ODBC særligt målrettet dem, og det samme var ønsket fra Erfagruppen Epos Løn. Ønsket var et kursus for begyndere og let øvede og et for øvede, så man har mulighed for først at tage på det for begyndere og let øvede og derefter opgradere sine kompetencer med kurset for øvede. Vi vil meget gerne efterleve dette ønske og sørger for at oprette disse to kurser eksklusivt for Erfagruppen Epos Løns medlemmer og til en fordelagtig pris. Vi vender tilbage, så snart datoerne er på plads. PBJ siger tak for et godt møde i både Øst og Vest og ønsker på gensyn til de kommende møder i Erfagruppen Epos Løn.