Referat fra møderne i Erfagruppen Epos Løn den 5. og 6. september 2012

Transkript

1 Velkomst Netværkschef Ann Langballe Madsen startede dagen med at byde velkommen. Ann gennemgik agendaen og præsenterede dagens deltagere fra PBJ. Kursusinteresse? Fra PBJs kursusadministration havde Ann et spørgsmål til deltagerne; har kurser i Lønarter niv. I og Lønarter niv. II interesse? Svaret var ja, så vi sørger for at arrangere disse to kurser specielt for Erfagruppen Epos Løns medlemmer. Husk desuden på, at alle medlemmer af Netværket Epos får 10 % rabat på alle kurser. Dette gælder også, hvis I køber et klippekort til kurser. Øget samarbejde med Comwell nye mødesteder Ann kunne derefter fortælle, at PBJ har indgået et øget samarbejde med Comwell, som kommer Erfagruppen Epos Løn til gode. Fra februar 2013 afholdes møderne i Erfagruppen Epos Løn, Vest, på Comwell Kolding, og fra september 2013 afholdes møderne i Erfagruppen Epos Løn, Øst, på Bella Sky Comwell. I denne sammenhæng blev muligheden for at få en rundvisning på Bella Sky ved det første erfamøde der drøftet der var bred enighed om, at det kunne være spændende. Netværksdagen afholdes fortsat på Comwell Middelfart, som det også har været tilfældet de seneste år. I år vil temaet være forandringer for organisationen og for individet, og der vil være mange spændende oplægsholdere på dagen, som vi her fra PBJ glæder os rigtig meget til. Framelding til arrangementer Ann fortalte desuden om framelding til arrangementer vi har haft dette emne på agendaen ved tidligere møder, men vi har kunnet forstå på flere af jer, at en gentagelse var nødvendig. Det er almindelig kutyme mange steder, at man skal betale et gebyr, hvis man ikke dukker op til et arrangement, som man var tilmeldt. Dette skyldes, at konferencestedet skal have sin betaling for det antal deltagere, der er tilmeldt, og udgiften for dem, der ikke dukker op eller melder fra for sent, tages af erfagruppens økonomi. Derfor skal man betale kr. 650,- når man ikke dukker op eller melder fra for sent. Dette gælder ligeledes ved sygdom, da man altid er meget velkommen til at sende en kollega, hvis man selv bliver forhindret. Ny prisstruktur for medlemskab af Netværket Epos Til slut gennemgik Ann den nye prisstruktur for medlemskab af Netværket Epos. Prisen for medlemskab af Erfagruppen Epos Løn og Erfagruppen Epos HR forbliver uændret på kr. 6000,- årligt pr. virksomhed. Dog kan man fra og med januar 2013 deltage med maks. to deltagere pr. virksomhed ved hvert erfamøde efterfølgende deltagere fra samme virksomhed betaler kr. 650,- pr. person pr. møde. Prisen for medlemskab af Erfagruppen Epos Bolig og Erfagruppen Epos Portal ændres fra kr. 1500,- om året til kr. 2500,- om året. I kan til disse erfamøder fortsat deltage med så mange fra hver virksomhed, som I ønsker. Til Netværksdagen kan I fortsat deltage med så mange fra samme virksomhed, som I ønsker.

2 Som medlem af Netværket Epos er der rigtig mange fordele, her er nogle af dem: Alle har mulighed for at deltage i Styregruppen for Netværket Epos og dermed få yderligere indflydelse på Netværket Epos udvikling Deltagelse i erfagruppemøder Adgang til erfagruppernes lukkede forum på PBJs hjemmeside Den årlige Netværksdag Rabatter på kurser PBJs samarbejde med PID - Personalechefer i Danmark giver Netværket Epos medlemmer en række fordele mere om disse fordele senere i dette referat. Til slut en opfordring fra Ann: Husk at bruge hinanden mellem møderne! I sidder alle med rigtig god viden, og des mere I deler den med andre, des mere får I også selv igen. Tips og tricks Rundt ved bordene var en livlig erfaringsudveksling, og mange tips og tricks blev delt ved møderne. Her er et uddrag fra den efterfølgende opsamling: Kontakter i Epos Løn kan flette til Word. Lønregulering import og eksport af data til Epos Løn. ODBC-udtræk, både faste udtræk og ad hoc fra gang til gang, når der f.eks. skal laves rapporter. Mange nævnte ODBC som et rigtig godt værktøj, blandt andet til at hente afspadseringstimer og feriefridage. SKAT har varslet større bøder. Der blev spurgt, om andre har hørt om dette. Det var der ikke, så vi har undersøgt sagen. I dette link fra BDO er en redegørelse for bøderegnen: SKAT.aspx. Flere har oplevet en udfordring i forbindelse med skattekort, der ikke virker for medarbejdere, der skifter mellem månedslønnet og timelønnet og derved skifter medarbejdernummer hver gang. SKAT har en udfordring med at modtage og behandle oplysninger til samme CPR-nummer i den rigtige rækkefølge. Der vil være tale om genansættelse samtidig med fratrædelse og oprettelse af nyt eposnummer. Når man skal foretage dette, vil det være nødvendigt først at foretage fratrædelsen, så køre en eindkomst-indberetning, derefter (typisk næste dag) at foretage genansættelsen eller nyoprettelsen og så køre eindkomst igen. Problemet ligger hos SKAT, der ikke kan sikre den korrekte rækkefølge af modtagne samtidige oplysninger. En forespørgsel lød på tips til bedre styring af indrapportering af data f.eks. i forbindelse med registrering af ferie hvis man som virksomhed ikke har en HRportal. Et svar var de nye feriepengelønarter, der løser problematikken om tilbageførsel af ferie og fremførsel af data igen og dermed styring af bogføringen. Flere anbefalede også de nye feriepengelønarter, der sparer meget arbejde i forbindelse med fraværsregistrering. I forbindelse med skattekort og bestilling af bikort oplever flere, at de ikke får bikortet. På fanebladet Skat er det vigtigt at have sat flueben i Bestil altid bikort. I filen rekvireres skattekorttype 2, som er bikort. Får du ikke bikortet, så gør således: Gå ned i eindkomst og vælg Genrekvirér skattekort, indtast medarbejdernummer og dags dato og sæt flueben i feltet Bikort. Tryk ok, herefter vælges eindkomst indberetning, og herefter køres en eindkomst, hvor til dato er samme dato som bikortets rekvisitionsdato. Kører du automatisk eindkomst indberetning, behøver du ikke gennemføre ovenstående handling eindkomst ind-

3 beretning, idet bikortet automatisk kommer med i næste eindkomst indberetning. Nogle havde oplevet, at feriepenge var blevet indbetalt dobbelt det skyldtes en fejl i en lønart, som nu er blevet rettet. Et tip i forbindelse med fraværsregistrering er anvendelse af Epos Portal, som flere anbefalede brugen af. I oprettelsen af en ny medarbejder, hvor man tapper på medarbejderstamdatakortet, oplevede flere, at billedet fryser. Et tip fra salen var at trykke Shift + tabulator, som får den til at gå tilbage, og efterfølgende kan man bruge tabulatorknappen. Feriekonto, rentenotaer: Nogle medarbejdere har ikke fået deres feriepenge, og Feriekonto siger, det er fordi, virksomheden ikke har indbetalt. Ifølge HK er det ikke lovligt og Feriekonto er efter sigende også i gang med at arbejde på en løsning. Flere nævnte brugen af hændelser som et uundværligt værktøj. Dog havde nogle oplevet, at hændelser kan finde på at blokere men det kan løses, så tag fat i din konsulent, hvis det er tilfældet hos dig. Der blev spurgt til, hvorfor man ikke kan køre én lønkørsel samlet i stedet for flere? Svaret var, at der er steps ind i mellem, blandt andet med kontrolfunktioner, som skal gennemføres, før man kan gå videre til næste step. Et tip fra salen lød at afstemme PBS ere med nettokonteringen det kan laves i Excel. Tip om barselsskemaet: Så kører Epos Løn hele proceduren. Dette skema fås i forbindelse med de nye fraværslønarter. Ved versionsopdateringer skal man være opmærksom på at gemme sin egen opsætning inden opdateringen, for ellers slettes opsætningen. Man skal passe på ikke at lønberegne, før styrekortet er lukket. Husk at sætte flueben, så der spærres for lønberegningen i forbindelse med PBSoverførsler. Automatisk eindkomst letter arbejdet meget, da man herved ikke skal huske på alle de manuelle ting. Også ACF og sundhedsforsikringer blev diskuteret omkring bordene. Flere anbefalede kurset i Lønarter, blandt andet fordi man her kan lære selv at rette i fejl- og bemærkningslisten og derved blive selvhjulpen. Saldofiler blev også nævnt som et godt værktøj det bruges blandt andet til feriesaldi, både til timelønnede og funktionærer. Status og nye tiltag i Epos Løn Jørgen Bærentzen, Direktør for Leverancer og Produktudvikling, gennemgik status på emner, der har været fremsat på tidligere erfamøder, samt de nye tiltag i Epos Løn, som der arbejdes på netop nu. Nye tiltag Datostyring på fri bil, personalegoder m.m. Optimeret interface til saldofunktioner o Dette er lavet, da flere havde efterspurgt en øget brugevenlighed, da det er kompliceret at arbejde med Lønsedler i e-boks og i jobkø så man kan afvikle det på serveren Stamdataimport blanke felter Udvidelse af gruppe tillæg/træk

4 Status på kommende tiltag Opgradering af Oracle til 11x o Dette vil blive foretaget inden for det næste halve år I vil høre mere, når tid er (det vil typisk tage mellem en halv og en hel dag for en tekniker at gennemføre opgraderingen) Sletning af historik styrekort inkl. lønberegning, lønkontering, variable data og fravær o I en af de kommende versioner vil dette kunne lade sig gøre man vil skulle opsætte kriterier for, hvor lang tid tilbage i tiden, man vil slette Sletning af medarbejdere option o For både dette og ovenstående punkt gælder, at man kan lægge data i et arkiv i stedet for at slette. Det sker ved, at man opretter en ny database, hvor man kan kopiere data over i, så man ikke længere har disse data i den database, man kører produktion i. En udfordring her er dog, at man med tiden vil få oprettet en række historik-databaser. Vi lægger hovederne i blød over, hvordan dette kan løses bedst muligt. Et ønske blev her fremsat: Muligheden for at markere de lønarter, som man ikke benytter mere, som inaktive. Afdeling er allerede muligt at sætte inaktiv, og vi undersøger muligheden med lønarterne. Indtil inaktive lønarter bliver en mulighed, findes der en work around løsning. Det er muligt til brugerprofilen at angive de lønarter, som en bruger positivt må anvende. Her skal man således indtaste alle de gyldige lønarter til en brugergruppe. Nye versioner af Epos Løn Lønkonsulent Lars Bachmann Andersen uddybede Jørgen Bærentzens indlæg og gennemgik den nye version og tilhørende tiltag i Epos Løn, der er kommet til siden sidst. Dette drejede sig om version , hvor følgende nye tiltag er indeholdt: Datostyring på afdeling, fri bil m.m. Saldofunktioner nyt og mere brugervenligt layout, blev kort nævnt dette er beskrevet i Tips og Tricks nr. 10 (ligger på erfagruppens hjemmeside) Lønsedler til e-boks og køres via job-kø o Der blev i denne sammenhæng fremsat ønske om, at filen til Epos Portal kommer med i Job-køen vi undersøger muligheden for dette. Tillæg/træk gruppe o Dette er et hjælpeværktøj, når man opretter nye medarbejdere Fraværsregistrering Vær obs på, at der er kommet nye regler beskæftigelsesreglen på formularen Fravær er ændret fra 13 til 26 uger. Ovenstående punkter er uddybet i dokumentet med highlights for version , som kan downloades fra PBJs hjemmeside. Log ind på Kundeforum, vælg menupunktet Epos opdatering Epos Løn opdatering hvor den nyeste version og highlights til alle versioner ligger.

5 ACF og de nye indberetningsregler for feriekort Chefkonsulent Anne-Lise Heidelberg og Projektkoordinator Stina Mærsk fra Dansk Arbejdsgiverforening deltog på mødet med et oplæg om ACF og de nye indberetningsregler for feriekort. De fortalte blandt andet om baggrunden for feriekortet og de udfordringer, de har haft i forbindelse med blandt andet copyright og piratkopiering af DAs feriekort. Følgende blev gennemgået: Baggrunden for ACF Hvem skal indberettes? Hvad er det obligatorisk at indberette? Hvad sker der med de data, der indberettes til ACF? Hvad er et eferiekort? Fordelen ved overførsel af feriekort til e-boks Kan man modtage feriekort med retursvar (anmodninger), selv om lønsystemet ikke kan opsamle og indlæse dem i lønsystemet? ACF fra A til Z herunder o Er det nødvendigt med en adgangskode, når man: har eget lønsystem, der løbende indberetter elektronisk? får et lønservicebureau til at indberette? o Kan man og skal man - rette? o Hvordan retter man indberettede elektroniske data? o Hvordan nedskrives feriekortet (hovedferiekort bliver til restferiekort)? o Hvordan udskrives feriekort via en lang PDF? o Hvordan udskrives feriekort enkeltvis? Se alle slides på Erfagruppen Epos Løns hjemmeside under menupunktet Videnbank Mødemateriale 5. og 6. september Anne-Lise Heidelberg inviterede til, at medlemmerne af Erfagruppen Epos Løn kontakter hende med spørgsmål opstået på baggrund af erfamødet Anne-Lises adresse er alh@da.dk.

6 Nyt samarbejde med PID Personalechefer i Danmark Mette Nørlem, Editor og Chief of Staff i PID, sluttede dagen af. Hun fortalte lidt om PID som organisation og de mange fordele, som det nye samarbejde mellem PID og PBJ giver for medlemmerne af Netværket Epos. Blandt andet har alle medlemmer nu gratis adgang til Jobudvikleren direkte fra erfagruppens hjemmeside. Når man er logget på sin erfagruppes hjemmeside, findes et link til Jobudvikleren på siden under menupunktet Medlemsfordele. Gratis magasiner til alle dem, der ønsker det PID udgiver en række spændende magasiner, og flere af dem tilbydes nu alle medlemmer af Netværket Epos som et led i samarbejdet mellem PBJ og PID. Det drejer sig om magasinerne Ledelse i Udvikling, Uddannelse og Udvikling og HR Guide samt PIDs elektroniske nyhedsbrev HR&NU!. Fra PBJ udsendes en forespørgsel til alle medlemmer af Netværket Epos, om hvem der ønsker at modtage magasinerne og nyhedsbrevene, så I aktivt giver os en tilkendegivelse heraf. Mette Nørlem er underviser på PBJs kurser Ann kunne desuden supplere med informationen om, at Mette Nørlem også er jurist og er underviser på kurser hos PBJ, blandt andet kurserne Personalehjulet og Virksomhedens samtaler. En beskrivelse af kurserne findes i kursuskataloget på PBJs hjemmeside. Afrunding på mødet Dagen blev sluttet af med en fælles opsamling og evaluering af mødeformen for dette møde. Der var udbredt tilfredshed med det indledende gruppearbejde og videndeling, samt formen hvor der både er tips og tricks deltagerne imellem, nyt fra PBJ og input udefra med eksterne oplægsholdere. Vi vil naturligvis søge at skabe samme gode form ved de kommende møder. Ny ad hoc arbejdsgruppe for Erfagruppen Epos Løn Under opfølgningen på Tips og Tricks kom flere med gode input i forhold til forbedring af strukturen for møderne i Erfagruppen Epos Løn. Dem vil vi naturligvis rigtig gerne lytte til og gøre brug af. Ann Langballe Madsen har derfor nedsat en arbejdsgruppe, der skal være med til at forbedre erfatankegangen i Erfagruppen Epos Løn. Blandt andet skal vi tage stilling til, hvordan erfagruppens hjemmeside kan anvendes til erfa mellem møderne. Denne gruppe består udover Ann og Lene Lykkegaard af: Hanne Willadsen fra Yara Praxair Helle Løwe Knudsen fra Lemminkäinen Lene Sasser fra Bestseller Arbejdsgruppen sætter sig sammen snarest. Vi regner med at have behov for 1-2 møder. Her fra PBJ siger vi tak for et godt møde i både Øst og Vest og ønsker på gensyn til Netværksdagen og de kommende møder i Erfagruppen Epos Løn.