3 Import af satser Import i Epos Løn...6

Transkript

1 Møde i Erfagruppen Epos Løn den 13. og 15. april 2010

2 Indholdsfortegnelse 1 Generelt Medarbejder Fanebladet Generel Postnr.-tabel Fanebladet Løn Fanebladet Goder Lønseddel direkte fra medarbejder Udskriv tillæg/træk Lønstatistik saldofunktion Import af satser Import i Epos Løn Nye Disco-koder Udskudt betaling af A-skat, ambi og ATP eindkomst indberetning Opdaterede felter Integration til Epos Portal Periodisering af løn Småting som kan være en stor hjælp i hverdagen Fravær Definer lønseddel Ny PBS-betaling Ny tabel med fravær Fraværskode og lønart uden firma Fraværsstatistik Nye lønarter Fravær Ferie funktionærer Skabelonlønarter Hændelsespakker ODBC-lister april 2010 Side 1

3 1 Generelt I versionsopdateringerne fra version til er der sket meget med Epos Løn. Der er blandt andet foretaget konvertering af medarbejderens adressefelt, konvertering af Disco-koder, og der er indeholdt nye lønarter til skattereform, udskydelse af skattebetaling og ATP. Der er også mange nye lønarter i standard, som vi ikke har lagt ind på jeres base, da det ville ødelægge de lønarter, I har nu. Der er dog mulighed for at hente disse lønarter, når I skal lave en ny. Det er også muligt at ændre de gamle lønarter, så de anvender den nye standard for Epos Løns lønarter. Det vil gøre, at I fremover kan oprette satser i satskartotek, hvilket betyder datostyring. Desuden er det nu muligt at periodisere bogføring af løn samt lave en lønberegning direkte fra medarbejderen uden at gå ind på styrekortet. 2 Medarbejder Der er foretaget en del ændringer på medarbejderformularen de fleste er omtalt i highligts til version Fanebladet Generel Der er flyttet rundt på felterne. Adressefeltet indeholder nu kun adresse. Postnr. og by er i selvstændige felter. Der er kommet et felt til bemærkninger, og der kan selvfølgelig søges på feltet i avanceret søgning. 20. april 2010 Side 2

4 2.1.1 Postnr.-tabel I forbindelse med at postnr. og by er skilt ud, er der kommet en postnr.-tabel, som I finder under Løn Opsætning-Løn Postnr./by. Hvis den ikke er der, er det fordi, I mangler tilladelse til det. Det er muligt at importere postnumre fra Danmark og Sverige, de øvrige lande skal I oprette selv. Importen foretages ved at højreklikke, finde Sverige og hente postnr. (ligesom bank). Der skal også oprettes regler i adresse-etiket, som ligeledes findes under Løn Opsætning-Løn. Der findes en vejledning til adresseetiket i dokumentet Nyheder Epos Løn version 6, som I har brugt i forbindelse med årsafslutningen. Dokumentet kan downloades fra PBJs hjemmeside, ved at logge ind på Kundeområdet, vælge menupunktet Vejledninger og derefter Årsafslutning. 2.2 Fanebladet Løn ATP satstype er udvidet med E-bidrag. De, der bruger E-bidrag, kender betydningen, men 99.9 % af jer bruger A-bidrag. 20. april 2010 Side 3

5 Feltet vedr. eskat kode er flyttet ind under Detailoplysning, hvor der p.t. er mulighed for at vælge koderne i det næste skærmbillede. Se gyldige koder på næste side. 20. april 2010 Side 4

6 2.3 Fanebladet Goder Her er der kommet et nyt felt nemlig miljøtillæg. Miljøtilægget er den årlige ejerafgift og adderes til fri bil så der stadig kun kommer en linje på lønsedlen. Feltet multimedie er også nyt men det er samme felt som der tidligere stod fri telefon, og det virker på samme måde. Der er lige en ting I skal huske omkring Multimedie og bogføring, multimedie er a- indkomst og bogføring skal opsættes på lønart og ikke på 1173, som er antal p.g.a. visning på lønsedlen. Vil her lige gøre opmærksom på at værdi af multimedie skal oplyses til DS som IL type 15. Check venligst Jeres lønart ved at højreklikke, detail og vælg IL- Type. Hvis den er tom så skal den udfyldes (husk at 1173 er antal) Endvidere skal miljøtillægget oprettes som felt 20 til E-indkomst, dette er et nyt felt. 20. april 2010 Side 5

7 2.4 Lønseddel direkte fra medarbejder Nu kan du højreklikke og få beregnet en lønseddel direkte fra medarbejderen uden at gå ind på styrekort. Der skal dog være et aktivt styrekort, for at det kan gøres. 2.5 Udskriv tillæg/træk Nu er det muligt at udskrive tillæg/træk, enten for de tillæg/træk, der er beregnet i perioden, eller alle de tillæg/træk-poster, der er oprettet. Beregnet tillæg/træk for perioden findes i Indholdsoversigt Løn Udskrifter-Løn. 2.6 Lønstatistik saldofunktion I formularen Lønstatistik - saldofunktion er det muligt at definere sit eget skærmbillede med informationer fra lønberegningen. Eksempelvis medarbejdernes ferieregnskab. Muligheden har eksisteret i længere tid, men nu er filter- og sorteringsfunktionen udvidet med to nye felter, herunder Lønperiode-kørselsnr. og Lønperiod-kørselsnr. (sortering). Lønstatistik - saldofunktion findes på Medarbejder Detailoplysning Lønstatistik - saldofunktion. 3 Import af satser Tidligere har det ikke været muligt at importere satser til satskartotek, men i lyset af de nye lønarter, vi har lavet, er det nu en mulighed. For at nævne nogle af de nye lønarter, som anvender satskartoteket, kan nævnes 9206, 9207 og Det er km. penge og ATP, hvor det nu er muligt at indlægge satsen, når man får besked, om de er ændret. For kunder med forudløn er det en kæmpe lettelse, da de ikke skal skifte frem og tilbage som sidste år, hvor både ATP og KM ændrede sig. Mange af jer har ikke disse nye lønarter, men tag fat i jeres konsulent og få ham/hende til at hjælpe jer. Når alle kører standardlønarter, kan man også forestille sig, at PBJ sender et regneark med de nye satser. Det kan vi ikke p.t., da der kan være nogle af jer, der ikke benytter de samme lønarter til disse ting. 3.1 Import i Epos Løn Dette er ikke noget nyt, men erfaringen viser, at der ikke er mange, der benytter sig af denne facilitet. Når I f.eks. ændrer månedslønnen, kan dette indtastes i et regneark og importeres, og dette gælder for de fleste faneblade og detailoplysninger i Epos Løn, f.eks. også arbejdsfunktion som er aktuel under næste punkt. 20. april 2010 Side 6

8 4 Nye Disco-koder Mange koder er ændret i DA, og mange arbejdsfunktioner eksisterer ikke. I forbindelse med versionsopdateringen har vi konverteret de koder, vi kunne, ud fra en tabel fra DS, men mange af jer har oplevet, at I har fået en masse medarbejdere med koden bestående af 10 nitaller. Disse medarbejdere må I selv tilrette ifølge vejledningen, der findes i dokumentet Nyheder Epos Løn version 6. Det er muligt at gå ind på DS hjemmeside og få hjælp der også. Nogle af jer har måske ikke givet tilladelse til det nye punkt under Opsætning, der hedder Arbejdsfunktion (IP300). Denne tabel viser, hvad vi har konverteret til, og de steder, der ikke er udfyldt, er de, der kommer på 10 x 9. Bare som eksempel, så hedder Bogholderiarbejde nu Regnskabsarbejde og den er konverteret. 5 Udskudt betaling af A-skat, ambi og ATP Betalingsfrister er ændret i Epos Løn. Mange har sikkert været forvirrede over diverse information om ATP og betaling via eindkomst. Hvis nogle af jer har slået ATP-betaling fra i denne forvirring, så skal I indlægge det igen, da det er et problem mellem SKAT og ATP, og I skal derfor ikke ændre noget. 20. april 2010 Side 7

9 6 eindkomst indberetning Vi har nu, som nævnt i highligts, sorteret ansættelsesdatoen ved samme CPR-nr. Vi har oplevet en del kunder, der af forskellige årsager har haft problemer med skattekort. De kunder, der tidligere har kørt DataLøn, har oplevet at få skattekort leveret med medarbejdernr. fra DataLøn. Nogle har endda oplevet, at SKAT har afmeldt deres medarbejdere pr , hvilket har resulteret i, at mange medarbejdere har fået indlagt skattekort med 55 %. Hvis nogle har disse problemer, er det SKAT, der skal kontaktes. Det har vi ikke mulighed for at gøre noget ved. Vi undersøger dog muligheden for at lave importen om, så det bliver efter CPR-nr. Dog vil der i så fald være et problem, hvis medarbejdere er oprettet med flere numre. 6.1 Opdaterede felter Felt 20 Værdi af multimedie og felt 55 Værdi af andre personalegoder er nu tilgængelige i feltnumre under eindkomst. Felt 20 skulle være i orden hos jer alle, men felt 55 er der ikke ret mange, der bruger. 7 Integration til Epos Portal Der er to nye menupunkter under Kørsler-Løn : Ændring i medarbejder chef, sekretær eller nærmeste leder Ændring i medarbejder gruppe Det vil spare en masse manuelt arbejde, hvis en medarbejder skifter f.eks. chef eller gruppe. 20. april 2010 Side 8

10 8 Periodisering af løn Det er nu muligt at periodisere en 14-dages-løn bagud i tiden. Hvis f.eks. en 14-dages-løn er i to måneder, kan man nu få den del, der vedrører gammel måned, bogført i gammel måned, og det, der vedrører indeværende måned, i indeværende måned. Dette kræver naturligvis, at bogføringssystemet ikke er lukket for import i gammel måned. Fordeling kan laves på dage eller %, men det er i realiteten det samme. Fordelingsnøglen kunne være 4 og 6 for arbejdsdage i perioden. Til de seneste møde i Erfagruppen Epos Løn i september 2009 hørte I om afledt kontering, og vi håber, at mange har taget det i brug, da det er til stor gavn, f.eks. i forbindelse med at få den rigtige lønomkostning pr. afdeling. 20. april 2010 Side 9

11 9 Småting som kan være en stor hjælp i hverdagen 9.1 Fravær Anvender I de nye fraværslønarter, er der en ny facilitet, der anvender lønperioden. Ofte overføres fravær fra f.eks. 20 til 19, og når en medarbejder så fratræder den 30., så mangler der nogle dage, og det vil der ikke gøre, hvis denne facilitet anvendes. De steder, hvor det er aktuelt, er barsel, ferie, feriefri o.l. 9.2 Definer lønseddel Har du mange firmaer, er det blevet meget nemmere, da der nu kun skal defineres lønseddel pr. afregningsform dog, hvis du har logo på, er det stadig pr. firma. For kunder med mange firmaer har dette været en besparelse, og det er også muligt at definere lønseddel pr. afdeling, hvis der er behov for dette. 20. april 2010 Side 10

12 9.3 Ny PBS-betaling Det er nu muligt at indbetale til DA Oplysnings- og Uddannelsesfond via PBS. Lønarten for DA/LO uddannelsesfond skal ændres til ovenstående under fanebladet Betaling. Husk der skal opsættes parametre. Opsætningen skal laves under DA/LO Oplys.- og Uddannelsesfond. Sæt RBF sekvens 1 og værdi 1 for overenskomst, og sekvens 2 værdi 2 er HK overenskomst. Har du behov for dette så kontakt PBJs Kundeservice, som vil hjælpe dig. 20. april 2010 Side 11

13 9.4 Ny tabel med fravær Tabellen hedder som vist v_wage_period_absence-d, og billedet viser, hvad den indeholder. 20. april 2010 Side 12

14 9.5 Fraværskode og lønart uden firma I formularen Fraværskode og lønart er det nu muligt at oprette linjer uden firma. Det betyder, at man kan lave en opsætning, der gælder for alle firmaer i systemet på én gang. Det er stadig muligt at holde det på firmaniveau. I så fald kan man overstyre en generel linje ved at udfylde firmafeltet. Fraværskode og lønart findes i Indholdsoversigt Løn Opsætning-Løn. 9.6 Fraværsstatistik Fraværsstatistikken er udvidet, så der foruden medarbejder(nummer) også udskrives navn. Fraværsstatistik findes i Indholdsoversigt Løn Udskrifter-Løn. 20. april 2010 Side 13

15 10 Nye lønarter 10.1 Fravær I har sikkert alle hørt, at der er kommet nye fraværslønarter, hvor man f.eks. kun behøver at indtaste startdato på barsel, og så kører resten af sig selv. Alle regler opsættes under satser, og der kan tages højde for både overenskomst og faggruppe. Husk, som tidligere nævnt, at satser kan importeres, og de satser, vi har lagt ind, er DI hovedoverenskomstregler, hvilket for øvrigt gælder alle de nye lønarter, vi har lavet. Når man køber de nye fraværslønarter, får man et beregningsskema med i handelen. Dette regneark giver de oplysninger, der skal indtastes på medarbejder omkring barsel. Derfor håndterer Epos Løn reglerne, så I ikke skal ikke tænke på graviditet, barsel og forældreorlov. Det samme er gældende for max sats i 6 uger. 20. april 2010 Side 14

16 10.2 Ferie funktionærer I januar måned 2010 har vi frigivet nye lønarter omkring ferie funktionærer (timeløn følger). Funktionærer kan være komplicerede, blandt andet på grund af elever og lærlinge, der har specialregler. Disse regler håndterer vi i de nye lønarter. Vi håndterer også overførsel ifølge ferieloven, og det er også muligt at køre ferie i timer (dog ikke en blanding af timer og dage). Samtidig har vi nu mulighed for at tilbageføre ferie Skabelonlønarter Vi har en skabelonlønart til tillæg før skat, som nemt kan ændres til fradrag før skat blot ved at indlægge en ekstra linje, der vender fortegn. Vi har en skabelonlønart til fradrag efter skat, som også nemt kan ændres til tillæg efter skat, som ovenstående. Disse to lønarter kan I erhverve ved at importere dem fra standard, men I kan også kontakte jeres konsulent, som vil være behjælpelig med at få dem indlagt på jeres system og samtidig fortælle, hvad de med fordel kan anvendes til. Det samme gælder også for ferie og fravær. Disse lønarter kan erstatte de fleste af de gamle lønarter og kan anvendes både som variabel og tillæg/træk, hvilket betyder, at I ikke behøver at få lavet en ny lønart eller en ændring i en eksisterende lønart, hvis I har behov for at lave en variabel ændring. Lønarten vil medtage både tillæg/træk og variabel. Disse nye lønarter henter også sats fra satskartotek, hvilket betyder, at de er datostyrede, og at de ikke benytter konstanter på lønarten. Supplerende oplysninger pga. forskellige satser, f.eks. på kantine, håndteres nu også af tillæg/træk. Med andre ord er det en fordel, at man ikke behøver satser under faggruppe, supplerende oplysninger, tillæg/træk m.m., men at man kan have dem ét sted og med datostyring. 11 Hændelsespakker Medarbejder: Hændelsesnavn Modtagere Hændelse der benyttes Oprettet medarbejder IT + HR + Nyoprettet_medarbejder_idag (nærmeste leder) Fratrædelse IT + HR + (nærmeste leder) 18_dage_før_fratrædelse (udvides med tekst om at sikre indsamling af udleverede effekter) Overvågning stamdata LØN Medarbejder_oprettelsesfelter (indeholder 10 generelle felter) Jubilæum LØN + HR + (nærmeste leder) Jubilæum_30dage_før (kundespecifik om det skal være 10, 20, 25 og 40 år m.v.) Fødselsdag HR + (nærmeste leder) Fødselsdag_50år_60år_ugen_før (kundespecifik om den skal udvides) Danmarks Statistik LØN NY (bestående af Medarbejder_arbejdsfunktion og medarbejder_da-felter) 20. april 2010 Side 15

17 Fravær: Hændelsesnavn Modtagere Fravær HR + (nærmeste leder) Fravær 4 uger HR + (nærmeste leder) Hændelse der benyttes Sygdom_mindst 5_dage_indenfor_2mdr Ny (Der skal pr afholdes sygesamtale med medarbejderen inden for de første 4 ugers sygdom) Refusion LØN Søg_dagepengerefusion_anc_over_8 uger og 120 sygedagsregel leder) HR + (nærmeste Barns 1. sygedag HR + (nærmeste leder) Søg_dagpengerefusion_anc_under_8 uger Sygdom_mindst_100_dage_indenfor_1år Ny Aktion: Hændelsesnavn Modtagere 3 mdr. anciennitet LØN + HR + (nærmeste leder) Hændelse der benyttes Ny (3 måneder- 10 dage før) kan benyttes til prøvetid, pension, m.v. Hyldevare: Hændelsesnavn Modtagere Hændelse der benyttes Portalfelter LØN + HR Portal_felter Bankkontrol ens LØN Bankkonto_kontrol_ens kontonr. Deltid med fuldtidskalender LØN Deltid_med_fuldtidskalender Feriekode tjek LØN Feriekode_tjek (ansættelsesform kontra feriekort) Fødselsdag i dag LØN + HR Fødselsdag_idag 20. april 2010 Side 16

18 12 ODBC-lister De 10 lister, vi har lavet, er: Afdelingsopdelt feriepengeforpligtelse Afstemning hvor man kan se sammenhængen af am-indkomst ud fra konteringen Fritvalgssaldi Oversigt over regnskab timer og kr. Afdelingsopdelt oversigt over feriedage og feriefridage (timer) Afstemning af PBS og Bank kontra konteringen Fravær 120 sygedages-regel Bruttolønsliste med benefits eindkomstafstemning (den eksisterende) Fraværsliste med køn, alder og faggruppe (forudsætter dagligt fravær) 20. april 2010 Side 17