Samlede kommentarer til SKI s kommende rammeaftale Managementkonsulentydelser

Transkript

1 Samlede kommentarer til SKI s kommende rammeaftale Managementkonsulentydelser DMR har i januar og februar 2011 deltaget i en konstruktiv dialog med SKI, herunder i tre workshops, om den kommende rammeaftale Managementkonsulentydelser. Vi håber på, at vi med de afleverede betragtninger kan bidrage til et godt resultat. Parallelt hermed har DMR sammen med FRI i regi af DI Videnrådgiverne startet et arbejde med at drøfte de mere principielle udfordringer med SKI s rammeaftale set-up på videnrådgivningsområdet. Neden for opsummeres DMR s vigtigste synspunkter til den kommende aftale. Overordnede principper DMR s tilgang til det fremtidige set-up for SKI s rammeaftaler indenfor managementkonsulentydelser er båret af følgende principper: Afspejler kundernes behov og ønsker Afspejler ydelsernes komplekse og immaterielle natur Transaktionsomkostningerne for både kunder (de offentlige brugere) og leverandører skal være lavest mulige Der skal være proportionalitet mellem kundernes og leverandørernes omkostninger ved at deltage set i forhold til det potentielle udbytte Lette at anvende Afspejler branchens sammensætning Gennemsigtighed herunder i både udvælgelse og tildeling SKI s rammeaftaler skal være juridisk i orden Generelle overvejelser Efter DMR s opfattelse er det afgørende, at det kommende set-up for managementkonsulentaftalen tager udgangspunkt i den virkelighed, som kunder og leverandører befinder sig i, herunder reflekterer kundernes indkøbsmønstre og rådgivningsydelsernes kompleksitet. Det kommende omfang af trækket på SKI s aftaler og herunder spørgsmålet om, hvilke typer af kunder, som forventes at bruge dem (stat, region, kommune) og hvilke typer af ydelser, som de særligt vil trække på er centralt for, hvordan man bør skrue aftale-komplekset sammen. Hvis der eksempelvis ikke forventes noget særligt træk på en delydelse, vil det være i strid med både proportionalitetsprincippet og ønsket om at holde transaktionsomkostningerne nede, hvis man laver et set-up, hvor mange virksomheder skal bruge store ressourcer for at komme på en rammeaftale, hvor de så igen skal konkurrere med mange andre leverandører i et konkret miniudbud. 1

2 I den sammenhæng er det centralt, at SKI grundigt afdækker brugen af de hidtidige managementrammeaftaler foruden kundernes forventninger og ønsker til deres kommende brug af SKI s rammeaftaler på managementaftalen. Ud fra de overordnede principper er det DMR s holdning, at direkte tildeling (men ikke en kaskade-model) er den mest ideelle tildelingsform i forbindelse med indkøb af mindre opgaver under en rammeaftale. Dette skyldes både hensynet til transaktionsomkostninger, men mindst lige så meget kundernes ønsker og managementydelsernes karakter. Køb af større opgaver, det vil sige opgaver over EU s tærskelværdier, kan af samme årsag bedre bære fornyet konkurrence i form af mini-udbud. Ifølge SKI s vurderinger, er det imidlertid ikke muligt med respekt af EU-udbudsreglerne at anvende direkte tildeling på denne vis. DMR har derfor i det følgende taget udgangspunkt i denne præmis. Oplysninger om kundernes hidtidige træk og forventninger til kommende brug af aftalen Indtil videre er det meget begrænsede fakta, som DMR er blevet præsenteret for vedrørende den historiske anvendelse af managementaftalen. Af de af SKI modtagne oplysninger fremgår, at statslige institutioner er den overvejende største kundegruppe. I forhold til kommunerne har SKI oplyst, at det særligt er de store kommuner, som trækker på SKI. SKI har ikke været i stand til at levere oplysninger om, hvorvidt der er en tendens til, at den enkelte kontrakt på en rammeaftale primært ligger over EU s tærskelværdi, eller om det modsatte gør sig gældende. Dette har gjort det vanskeligt for DMR at forholde sig konkret til den kommende management-aftale. Vedrørende den forventede kommende brug af SKI s rammeaftale har DMR gentagne gange forespurgt til en kvalitativ analyse af kundernes forventninger og ønsker, men er alene blevet præsenteret for en række udsagn fra SKI s leverandør-følgegruppe, som er repræsentativt sammensat af kunderne (overvægt af statslige kunder) 25 i alt: Kunderne ønsker færre leverandører pr. delaftale, end hvad tilfældet er med den opsagte, men gældende Dette dækker blandt andet over, at kunderne er indstillede på at skulle anvende miniudbud ved alle træk på rammeaftalen, men at de forudsætter, at transaktionsomkostninger minimeres Kunderne ønsker at bruge SKI-rammeaftaler uafhængig af, om anskaffelsen er over eller under EU s tærskelværdier Kunderne ønsker SKI s bistand i form af paradigmer, it-understøttelse samt konkret vejledning til konkret at håndtere miniudbud ved træk på de enkelte rammeaftaler Der er lavet en aftaledeling imellem SKI og SI. Som følge heraf, og som følge af, at SI sandsynligvis ikke ønsker at udvide sit sortiment af rammeaftaler på rådgivningsområdet i nogen nævneværdig grad, må det forventes, at både staten, kommunerne og regionerne vil fortsætte med at trække på SKI s rammeaftaler på managementkonsulentområdet. Dette forudsætter selvsagt, at set-up'et for rammeaftalerne bliver brugbart, da kunderne ellers forventes at lave egne rammeaftaler evt. i grupper. Udover at skabe mere dokumenteret viden om markedsvolumen, aftalernes hidtidige anvendelse og kundernes forventninger/ønsker opfordrer DMR til, at SKI fremadrettet løbende sikrer sig en grundig viden om anvendelsen/trækket på det fremtidige set-up. Denne viden bør danne grundlag for en evaluering efter noget tid af, om set-up et fungerer både i forhold til kunder og leverandører og evt. efterfølgende justering. 2

3 DMR s forslag til model Scope Anvendelse af SKI-rammeaftaler under EU s tærskelværdier en mulighed. Rammeaftaler er velegnede til køb af opgaver over en vis størrelse, dvs. primært over EU s tærskelværdier og under ingen omstændigheder under kr.-grænsen for annonceringspligten i Tilbudsloven, jf. proportionalitetsprincippet. Rammeaftaler kan desuden begrænse konkurrencen, og der kan argumenteres for, at mindre opgaver under EU s tærskelværdier derfor ikke bør kunne købes via rammeaftaler. Denne overvejelse bliver blot endnu mere reel, såfremt man begrænser antallet af leverandører på aftalerne og hermed reelt forbeholder markedet for relativt få. DMR har imidlertid forstået, at der er et stort ønske fra SKI og SKI s kunder om at kunne benytte et set-up hos SKI til at købe managementrådgivning - uanset om opgaven ligger over eller under tærskelværdierne. Det er derfor vigtigt, at SKI i sin information til/vejledning af kunderne udtrykkeligt gør opmærksom på, at kunderne ved indkøb under tærskelværdierne kan bruge set-up et, men ikke behøver anvende dette ufleksible regime ved opgaver under tærskelværdierne. Model Både et antal brede aftaler samt et antal smalle, specialiserede aftaler. Herved får kunderne mulighed for at købe forskellige typer ydelser, som passer til den konkrete opgave. Derudover kan flere leverandører komme på en rammeaftale. En yderligere fordel ved denne model er, at der kan være færre leverandører på den enkelte aftale, så miniudbud ikke bliver for omkostningsfuldt. Ligeledes vil små specialiserede virksomheder have mulighed for at få tildelt en rammeaftale. Proportionalitet mellem forventet omsætning og omfanget af delaftaler og antal leverandører på aftalerne. Inden SKI beslutter, hvor mange delaftaler, der skal være, samt hvor mange leverandører, der skal på de enkelte aftaler, bør SKI afdække den forventede omsætning på de enkelte ydelsesområder, så der reelt er sikkerhed for, at der er proportionalitet mellem omsætning og de samlede omkostninger, der er ved at byde på rammeaftalerne. Teknisk afklaring med en reel og kvalificeret indsnævring af feltet er afgørende. Gennemførelse af mini-udbud risikerer at blive meget omkostningsfuld samlet set. Derfor bør dels tildelingskriterierne være så skarpe, at de muliggør en reel teknisk afklaring, dels bør det være praksis, at der stilles uddybende, afklarende spørgsmål. SKI bør stille værktøjer til rådighed for indkøberne, der viser, hvordan det kan gøres. Udvælgelses- og tildelingskriterier kompetencer og referencer skal vægte i tildelingen. Udvælgelseskriterierne i prækvalifikationen bør dreje sig om virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet, antallet af konsulenter, kvalitetsstyringssystemer o.lign. Tildelingskriterierne bør fokusere på referencer og CV er. Der tages skarpt afstand fra at tildele på baggrund af fiktive procesbeskrivelser. Udvælgelses- og tildelingskriterierne for de brede henholdsvis de smalle aftaler bør i sagens natur ikke vægtes ens. Ved de brede aftaler bør der lægges forholdsvis meget vægt på blandt andet virksomhedens størrelse og antal ansatte, bredt sortiment osv. Ved de smalle aftaler bør der lægges tilsvarende mere vægt på faglig dybde og specialistviden. Kriterierne ved tildelingen af opgaver (miniudbud) bør inddrage løsningsdesign og løsningsforslag i forhold til den konkrete opgave. 3

4 Kriterierne skal kunne differentiere mellem ansøgerne og SKI skal reelt vurdere og validere de indsendte oplysninger bl.a. for at sikre gennemsigtighed. Det bør være muligt med referencer fra både private og offentlige kunder. Dels kan det være relevant for kunderne at se, at virksomheden har løst en tilsvarende opgave i en privat virksomhed, dels kan muligheden for private referencer gøre det muligt for virksomheder, der i en periode ikke har fået tildelt en rammeaftale, at komme på rammeaftale næste gang. Dog bør referencer fra løsning af opgaver i det offentlige vægte højest, da det vurderes, at det er dét, kunderne primært efterspørger. Det bør også overvejes at lade internationale referencer indgå i et vist omfang i de brede aftaler. Referencer på op til fem år bør accepteres. Samtidig bør det ikke være muligt at få godkendt referencer, der er over fem år, blandt andet fordi nogle af virksomhederne kan ændre sig meget kompetencemæssigt på forholdsvis kort tid. Kontraktsforhold Kontraktsforholdene i den nuværende aftale er generelt i orden, incl. leveringsaftalerne. Dog bør den nye aftale tage højde for følgende forhold: Rettigheder: Kunden får ejendomsretten til alle leverancer, som er specifikt udarbejdet til kunden i forbindelse med projektet, når det fulde honorar er betalt. Ejendomsret såvel som øvrige rettigheder til f.eks. metoder, værktøjer, patenter, copyrights, teknikker og processer såvel som andre materielle såvel som immaterielle aktiver, der bestod før projektet, bibeholdes af såvel kunden som Leverandøren og tredje part, uanset om disse anvendes i projektet eller ej. Erstatningsansvar: Leverandørens erstatningsansvar i forbindelse med denne aftale, kan ikke overstige det honorar, som Leverandøren har modtaget for den del af leverancen, som erstatningsansvaret vedrører. Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tab. Garanti: Leverandøren indestår for, at leverancerne vil blive udført med omhu, flid og kompetence. I tilfælde af mangler ved leverancerne, er Leverandøren som følge af denne garanti udelukkende forpligtet til at afhjælpe eventuelle mangler. Leverandøren er dog kun forpligtet til at afhjælpe mangler, hvor kunden reklamerer skriftligt til Leverandøren senest 30 dage efter, at leverancerne er udført. Udgifter, der kan omfattes: Udgifter til transport og parkering, materiale, eksempelvis undervisningsmateriale, tests o.lign. udgør en væsentlig omkostning og bør kunne inddrages. Forslag til aftalestruktur DMR s forslag til rammeaftalestruktur for den kommende aftale følger neden for. Udgangspunktet for forslaget er, at specialiserede aftaler ikke nødvendigvis bør dække alle de områder, der ligger under de brede aftaler, men snarere reflektere de områder, hvor der er nogle skarpe specialer. 1. Strategi- og forretningsudvikling 4

5 Strategi, forretningsmodel, herunder in-/outsourcing, samarbejde/netværk, servicemodel og styrings- og organisationsmodel. Aftalen skal dække: A. Analyse B. Formulering og design C. Implementering D. Opfølgning og evaluering Strategiudvikling og strategiimplementering, fokuseret på procesorienterede opgaver Økonomistyring og finansielle forhold Evaluering Samfundsøkonomiske analyser, herunder også effektundersøgelser Opinionsanalyser 2. Proces, effektivisering Proces, effektivisering, procesoptimering, lean, effektiviseringsprocesser, innovation mv. Risk management Rådgivning, processer og uddannelse i risk management. Udbud Dækker typisk området fra udbudsstrategi til og med kontraktsindgåelse. Indeholder indsigt i lovgivning, muligheder og praksis på området. Lean/Six Sigma Logistik og indkøb, herunder indkøbsoptimering 3. Ledelse og HR Meritgivende uddannelser bør ikke omfattes af rammeaftale, da uddannelser er bilag IIBydelser og dermed ikke udbudspligtige ydelser. 5

6 Rådgivning og kompetenceudvikling indenfor Ledelse og HR. Organisationsudvikling Rådgivning og udviklingsprocesser indenfor ledelse, organisationsudvikling og organisatoriske forhold. Organisationsudvikling Organisationsanalyser Rådgivning, udvikling og implementering af organisationskultur, -struktur, ledelsessystemer og politikker Ledelse af forandringsprojekter Ledelsesudvikling Rådgivning, ledelsesudvikling og lederuddannelser målrettet den enkelte organisations forhold. Ledelsesudvikling og lederuddannelse Udvikling af ledelsesgrupper Kompetenceudvikling af ledere Individuel udvikling Rådgivning, udviklingsprocesser og lederuddannelser målrettet individuelle behov. Coaching og individuel rådgivning/sparring Assessment, test og profilanalyser Karriereplanlægning Individuel udvikling af kompetencer og færdigheder 4. Sundhed og trivsel [Vi vender tilbage vedrørende dette emne først i næste uge] 5. Body Shopping og interim management Program og projektledelse, IT projektledelse, forandringsledelse IT projektledelse Programledelse 6

7 Interim management 6. Kommunikation Aftalen kan dække blandt andet ekstern kommunikation, intern kommunikation, markedsføring og andre tiltag, f.eks. kampagner/oplysningskampagner. 7