Referat fra mødet i Erfagruppen Epos Bolig den 5. februar 2015

Transkript

1 Velkomst Ann Langballe Madsen bød velkommen til mødet og gennemgik dagens program. Ann gennemgik desuden datoerne for de kommende møder i Netværket Epos og særligt det næste erfamøde i Epos Løn. Dialogforum Forummet virker nu, men bliver ikke brugt særlig meget. Ann opfordrede til at benytte det lidt mere, da det her er muligt at hjælpe hinanden. Bordet rundet Indlæg fra medlemmerne af Erfagruppen Epos Bolig. fsb Fra FSB deltog Karina. De har sendt breve ud via e-boks til alle afdelingsansatte. Der findes et abonnement hos e-boks, som tillader udsendelse af breve, hvor der udover brevet skal afleveres en liste over modtagere. De har skiftet server, så det er nu galt med ODBC udskrifterne igen. De har et ønske om at kunne vælge fed skrift for udfyldt detailoplysning (på medarbejderen). Dette har tidligere været undersøgt, men PBJ gør det gerne igen. De kan ikke omdøbe medarbejdere, fejlen er overgået til PBJs udviklingsafd. De kæmper lidt med administration af fri bolig. De ønsker, at brugeradministration kan blive gennemgået på et kommende erfamøde. DEAS Fra DEAS deltog Serap og Pia. Pia er ny hos DEAS, og har en fortid i produktionsbranchen og kendte Epos tilbage fra 1998 hos Løndal. Syntes boligbranchen er meget spændende. DEAS har mistet 2 medarbejdere, men har fået nye kolleger. De har mange ændringer i organisationen, og der ændres kontering igen. De har 287 CVR-numre. Genberegning fungerer nu. De har lige indført automatisk eindkomst og NemKonto. I forbindelse med overgang til NemKonto, var der nogle af deres CVR-numre, som var SE-numre. Der kan ikke overføres til NemKonto, hvis firmaerne ikke har et CVR-nummer. De spørger, om der kan der laves et udtræk over antal hoveder, gennemsnitsalder og anciennitet. Dette kan laves via ODBC, var tilbagemeldingen fra de andre deltagere. Der er lønarter på fejl og bemærkningslister som man ikke ønsker at se. Dette skal ændres i lønoperationerne. Det blev foreslået, at de lavede en liste og oprettede en sag i PBJ Service. Forespørger kurser i lønoperationer ja, ledige pladser på Lønarter 1 i Brøndby den 15. april og i Aarhus den 13. marts samt på de videregående kurser i Lønarter, niv. 2 i Brøndby den 13. maj og i Aarhus den 15. april. Tjek også PBJs kursuskalender på hjemmesiden, ellers kontakt Kursusadministrationen. Side 1

2 Domea Fra Domea deltog Mette, Gitte, Lene og Heidi. Domea har 10 års jubilæum med Epos til maj. Hvordan de vil fejre det, ved de ikke helt, men de mangler et statusmøde med PBJ, så det kan være, at de inviterer på kaffe. De har fået installeret ferielønarterne i version 2. Det har givet flere problemer end før, da de kun havde version 1. De synes, der mangler kompetencer på kontering i PBJ. Dette blev debatteret på det grundlag, at alle PBJ konsulenter burde kunne påtage sig rollen som sparringspartner. Der er så meget, de gerne vil bruge PBJs hjælp til, men PBJ skal være mere på forkant. De har mange medarbejdere i CPR-fordeling og vil gerne kunne beregne hovedmedarbejderen og dermed alle, der ligger i gruppen, så disse også er beregnet. PBJ undersøger om dette er muligt. De vil også gerne have, at der dannes kontering samtidig med, at der laves lønberegning. PBJ undersøger, om dette er muligt. Ved virksomhedsoverdragelse vil de gerne have lønarter, hvor saldi nulstilles og samtidig med udarbejdes en oversigt over, hvad den nye administrator overtager af saldi. De har et ønske om, at man kan lave en markering af kaldenavn. De vil gerne have, at skærmbillederne kan blive større, så man kan se flere felter og rækker. Kan størrelsen ændres automatisk på formularerne? PBJ undersøger om dette er muligt. På et kommende erfamøde vil vi gerne have gennemgået debug filerne fra lønkontering. De har en udfordring med at stednavne skubbes op bag gadenavn (sag oprettes). De havde nogle ledere, som manglede godkendelsesmail fra Portalen. Dette skyldes, at e mailadressen i lønsystemet var for gammel og skulle slettes og oprettes igen. De har problemer med at udskrive lønsedler i jobkø, men ved ikke om dette skyldes den nye server. Epos Portal bliver for nogle udfaset, men skal stadig benyttes af andre medarbejdergrupper. BO-VEST Fra BO-VEST deltog Marianne Damsgaard. De har gennemgået en fyrringsrunde og mistet 7 kolleger, herunder Marianne Jørgensen. Marianne sidder nu alene med løn for medarbejdere og 36 afdelinger. Boligkontoret Danmark Fra Boligkontoret Danmark deltog Jette. De har afgivet Sct. Jørgen, Viborg. De har fået et nyt selskab pr. 1.januar. De er i 2014 flyttet sammen med 3B, som også skal køre Epos lidt senere på året. De har nogle medarbejdere, som er fratrådt sidste år, hvor de først har fået besked i år. De kan ikke se nettoferiepengene i SKAT, men vil lige tjekke om de ikke ligger i sidste år, da SKAT flytter nettoferiepenge til den periode, hvori fratrædelsesdatoen ligger. De har medarbejdere med forskellige kalender hver anden uge dette kan løses manuelt i Portalen. De spørger, om andre også har linjer med nul fra Portalen. De skal slettes inden indlæsning i Epos Løn. Side 2

3 Boligkontoret Danmark fortsat De vil gerne vide, hvor langt vi er med udtræk til Udviklingsfonden, som var lovet færdigt i uge 5. Iflg. PBJs Lene L. Hansen er det med i den nye version (3.1.26). Herefter skal det sættes op hos dem. Der var i gruppen stor utilfredshed med, at PBJ ikke har levet op til det, der er blevet lovet. Spørgsmål til referatet og opfølgning fra sidste møde v/ Seniorkonsulent Lene Lykkegaard Hansen, Epos Løn DISCO koder Domea har sendt 2 SQL sætninger til Ann for at kunne trække DISCO koder ud, så det kan sammenlignes, hvordan alle boligselskaberne kører. Sætningerne ser således ud: Denne sql sætning kan bruges, hvis man bruger "Stilling": SELECT V_EMP_WAGE.FIRST_FAMILY_NAME, V_EMP_WAGE.EMPLOYED_NOW, V_EMP_WAGE.LOV_TRADE_GRP, V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.OCCUPATION_GRP, OC- CUPATION.TEXT, V_EMP_WAGE.LOV_HR_JOB_FUNC FROM RIO.OCCUPATION OCCUPATION, RIO.V_EMP_OCCUPATION_HISTORY V_EMP_OCCUPATION_HISTORY, RIO.V_EMP_WAGE V_EMP_WAGE WHERE V_EMP_WAGE.EMPLOYEENO = V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.EMPLOYEENO AND OCCUPATION.OCCUPATION_GRP = V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.OCCUPATION_GRP AND ((V_EMP_WAGE.EMPLOYED_NOW=1)) Denne sql sætning kan bruges, hvis man bruger "Titel": SELECT V_EMP_WAGE.FIRST_FAMILY_NAME, V_EMP_WAGE.EMPLOYED_NOW, V_EMP_WAGE.LOV_TRADE_GRP, V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.OCCUPATION_GRP, OC- CUPATION.TEXT, V_EMP_WAGE.TITLE FROM RIO.OCCUPATION OCCUPATION, RIO.V_EMP_OCCUPATION_HISTORY V_EMP_OCCUPATION_HISTORY, RIO.V_EMP_WAGE V_EMP_WAGE WHERE V_EMP_WAGE.EMPLOYEENO = V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.EMPLOYEENO AND OCCUPATION.OCCUPATION_GRP = V_EMP_OCCUPATION_HISTORY.OCCUPATION_GRP AND ((V_EMP_WAGE.EMPLOYED_NOW=1)) Lønkonsulentens lektie v/ Lene Lykkegaard Hansen Lene gennemgik ændringer i versionerne siden sidst. Se uddybning af punkterne nedenfor og i dokumentet "Lønkonsulentens lektie" på Erfagruppen Epos Boligs hjemmeside. eindkomst indberetning af fratrædelsesdato Hvis fratrædelsesdatoen fjernes eller ændres, bliver der sendt besked til SKAT. Dette afhjælper problematikken med bl.a. tidsbegrænsede ansatte. Nul-indberetning eindkomst Nu laves nulindberetning, når styrekortet er lukket og ikke som tidligere, når styrekortet er åbnet. Afvigelse på lønart nu med afvigelse i % Udskriften er udvidet med 2 ekstra udskriftkriterier, og der udskrives afgivelse i %. Side 3

4 Sygeferiedagpenge Der er ændret i loven om sygeferiedagpenge. Der er ikke længere 12 mdr. anciennitetskrav Der skal betales for 2. sygedag Ingen øvre grænse for betalingsperiode. Gradvis afskaffelse af G-dage For korttidsansatte er ændret således, at der nu kun skal udbetales 2. ledighedsdage for ansatte med max. 3 måneders anciennitet. Fraværsstatistik og ferie v/ Lene Pedersen, Chefkonsulent Løn og Personale samt Heidi Ørtoft Herskov, Domea. De er nu vendt hjem fra rejsen med Epos Management og har nogle rigtig gode ting med hjem. Fokus er på, hvor meget man er på arbejde og ikke hvor meget fravær, men at det hænger sammen. Der udsendes hver måned en oversigt over hvor meget tilstedeværelse, der har været under de enkelte chefer. Der sendes samtidig en ferieoversigt, således at der kan komme mere fokus på indberetning af ferie. De skal levere de første lederrapporter her i uge 9. Det bliver spændende at høre om, hvordan dette bliver modtaget. Specificeret tekst på udtræk, som ikke er lavet med ODBC v/ Lene Lykkegaard Hansen Lene gennemgik opsætning af "Definer udtræk". Se uddybning af gennemgang i dokumentet "Tips & Tricks" på Erfagruppen Epos Boligs hjemmeside. Domea syntes, dette var meget relevant, smart og godt! Bølge : ) Din hverdag i lønafdelingen erfadialog i grupper Der var nogle gode samtaler i grupperne. Der blev talt meget om kontering, herunder kontoplaner og dimensioner. Der mangler generelt sparring fra PBJ med kunderne omkring mange ting, herunder bl.a. kontering. Sparring er faktisk en ydelse, de gerne vil betale for, hvis det kan afhjælpe deres hverdag. Boligkunderne er nu så stor en gruppe, at der godt kunne tænkes et internt PBJ konsulentnetværk omkring boligkunderne. Lene P. spørger om udvidede åbningstider i Kundeservice er muligt? Gerne tidligere og også gerne senere. En god idé efter alles mening. Indføre en chatservice til mindre opgaver, slet jobkø, spørge om dette eller hint kan laves. Erfamødet ligger lige tidligt nok i forhold til årsafslutning. Side 4

5 Domea vil gerne have et tilbud på, hvad der skal til for at ændre deltid fra timer pr. uge til timer pr. måned og hvad der skal til for at forenkle deres kontering. Hvad skal Domea selv lave og hvad skal PBJ lave? DEAS syntes at ved overdragelse af ejendomme til anden administrator, eller når de sælger ejendomme, mangler der på firmabillede en markering for om dette firma er aktiv eller ej aktiv, gerne datostyret fra lønkoder. Visningen kan være et flueben lig med ansat på medarbejder stambilledet. Opfølgning og emneforslag til næste møde Emner til næste gang Gennemgang af brugeradministration opsætning af brugeradgang Gennemgang af debug filerne for lønkontering Mere af det vi ikke ved. Tak for i dag Ann rundede mødet af og takkede hele gruppen for et altid stort engagement. Tilbagemelding om at udlevere liste over erfamedlemmer til afskediget medlemmer er ok. Vi glæder os allerede til at ses igen den 8. oktober Side 5