Ole Skovsbøll, Peter Pagh Schmidt, Peter Bang, Lis Bundesen, Asger Hansen, Anders Nielsen, og Bodil Røn Winkel.

Transkript

1 Boligforeningen Fyn-Bo Bestyrelsen Referat fra møde i organisationsbestyrelsen mandag den 2. maj 2016, kl , på kontoret hos Boligkontoret Danmark, Sivlandvænget 27B, 5250 Odense S. Deltagere Fra bestyrelsen: Boligkontoret Danmark: Ole Skovsbøll, Peter Pagh Schmidt, Peter Bang, Lis Bundesen, Asger Hansen, Anders Nielsen, og Bodil Røn Winkel. Conny Bruun og Torben Hansen DAGSORDEN: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af, - dagsorden - referat fra bestyrelsesmødet d. 7. marts aktivitetsoversigt og beslutningsark 3. Revisionsprotokol intet til behandling 4. Meddelelser fra formanden og administrationen 5. Opfølgning Task-Force, effektiv drift, oplæg vedhæftet 6. Omkostningsfordeling ved renoveringssager, (med udgangspunkt i renovering af Møllevej 21) p.v.a. Peter Pagh Schmidt 7. Selvbestemmelse i den enkelte afdeling, p.v.a. Peter Pagh Schmidt 8. Implementering af råd til huslejen, oplæg vedhæftet 9. Implementering af konfliktmæglerfunktion, oplæg vedhæftet 10. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere, oplæg vedhæftet 11. Fremtidige projekter, - renovering ved fraflytning - procedure, finansiering og beslutningskompetencen 12. Partshøring vedrørende opførelse af minkfarm ved Skovhaven i Ullerslev, vedhæftet 13. Afdelingerne 14. Logo, - korrektur og godkendelse, oplæg vedhæftet 15. Økonomi a) Afdeling opfølgning på handleplan og økonomi for energirenovering af Platanvej 4 i Bogense og Badstuen 30A, Tåsinge. 16. Status på udlejning siden sidste møde, - oversigt vedhæftet 17. Eventuelt Side 1 af 7

2 Ad 1-2 Velkomst, godkendelse af dagsorden og referat fra mødet d , samt opfølgning på aktivitetsoversigt og beslutningsark Formanden Ole Skovsbøll bød velkommen til mødet. Administrationen ønsker tilføjet et nyt punkt 17, generalforsamlingen, så punkt 18, bliver eventuelt. Dagsorden godkendt med ændringer. Referat fra mødet d blev godkendt og protokol underskrevet. Ole oplyste, at han har taget kontakt beboere i afdeling 3 og 5, der ikke har oplyst deres adresse til administrationen. Det gav yderlige 2 beboere der gav deres accept til at få informationer mv. pr. . Aktivitetsoversigt og beslutningsark blev gennemgået. Opdateres til næste møde. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 4 Meddelelser fra formanden og administrationen Formanden havde ingen meddelelser. Fra Administrationen: a) Fra vandforsyningerne i Svendborg og Nyborg, har vi fået meddelelse om at de ikke vil forfølge restancer på lejere og fraflyttere. I stedet sender de automatisk kravet til udlejer, med henvisning til bestemmelserne i lovgivningen, at det til enhver tid er udlejer der hæfter for installationen. Vi forsøger at forfølge og opkræve restancerne hos fraflytterne, og i forhold til de lejere der ikke har betalt deres aconto, arbejder vi på at opkræve á conto og efterfølgende fået udarbejdet vandregnskaber hos forbrugsafdelingen. Disse enkeltstående regnskaber er meget ressourcekrævende at håndtere og koster afdelingen ekstra administration. Aktuelt er der udeståender med 3 lejere, fordelt på afdeling 1, 4 og 5, der samlet udgør ca kr. b) Afdeling 1, har modtaget juridisk bistand i en sag i boligretten, hvor lejer havde gjort indsigelse mod at genudlejningsperioden var for lang. Fraflytter hæftede i hele opsigelsesperioden, da der ikke var ansøgere til boligen. Boligforeningen vandt sagen i boligretten. Udviklingen i restancesager til vandforsyningen følges. Side 2 af 7

3 De beboere der ikke betaler deres á conto til vandforsyningen skal gøres opmærksom på, at de vil blive pålagt de ekstra administrationsudgifter, det medfører for boligforeningen at foretage ekstra opkrævning. (administrationen oplyser til referat, at det er udmeldt fra vores juridiske afdeling, at det ikke er tilladt at pålægge lejeren individuelt for de ekstra omkostninger, men skal udgiftsføres i afdelingen) På baggrund af de få tilfælde der har været, vil det ikke blive aktuelt generelt at foretage ændringer, så beboerne opkræves á conto vand/- vandafledningsafgift sammen med huslejen, og at Boligkontoret Danmark udarbejder forbrugsregnskaber. Øvrige meddelelser blev taget til efterretning. Ad 5 Opfølgning Task-Force, effektiv drift Beslutningsskemaet er udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Organisationsbestyrelsen beslutter i hvilket omfang de givne anbefalinger skal føres ud i livet, og beslutningsarket udfyldes. Beslutningen på sidste møde var, at det skulle prioriteres, at der skete forhandling med de udvalgte leverandører. Det blev tillige drøftet, hvor kompetencerne til forhandling med leverandører ligger, herunder afdelingsbestyrelsernes medindflydelse. Conny oplyste, at afdelingsbestyrelserne har indflydelse, men projektet om effektiv drift er grundlagt i organisationsbestyrelsen, hvorfor det er her at beslutninger om det videre arbejde sker. Derfor kan afdelingsbestyrelserne godt komme med forslag til foretrukne leverandører. Administrationen v. Torben får mandat til at udvælge og foretage forhandlinger med de primære leverandører inden for El, VVS og Tømrer, samt malerarbejde/rengøring i forbindelse fraflytning. Torben kontakter Task-Force enheden i det omfang det vurderes nødvendigt. Aftaler med leverandører sker i samarbejde med afdelingsbestyrelserne Ad 6 Omkostningsfordeling ved renoveringssager, v. Peter Pagh Schmidt Peter forklarede, at han ikke har været enig i fordelingen af udgifter i den nylig gennemførte istandsættelse og renovering bolig på Møllevej. Der måtte være flere af de arbejder der er udført, som man kunne påligne fraflytter. Torben forklarede begreberne, normalistandsættelse, mislighold, samt slid og ælde, som er de kategorier af arbejder der skelnes imellem ved istandsættelse ved fraflytning. De nærmere bestemmelser om hvad fraflytter hæfter for er bestemt i vedligeholdelsesreglementet, der er udarbejdet på baggrund af lovgivningen. Peter Pagh Schmidt tog forklaringen til efterretning, men var fortsat ikke enig i fordelingen i den aktuelle sag. Ad 7 Selvbestemmelse i den enkelte afdeling, v. Peter Pagh Schmidt Emnet blev drøftet under pkt. 5, så intet yderligere tilføjet her. Side 3 af 7

4 Ad 8 Implementering af råd til huslejen Oplæg udsendt forud for mødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Bestyrelsen tog BDK s restancepolitik til efterretning iht. oplægget. Bestyrelsen godkendte, at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte, at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden. Ad 9 Implementering af konfliktmæglerfunktion Oplæg udsendt forud for mødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen Beslutter, hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Bestyrelsen besluttede at udgiften til konfliktmægling betales af selskabets dispositionsfond 100 % pr. sag. Der afsættes kr , pr. år, svarende ca. til 2 sager. Det er formanden i samarbejde med administrationen der kan rekvirere konfliktmægleren. Konfliktmægleren kan rekvireres i sager hvor det må konstateres, at konflikten ikke kan løses lokalt. Ad 10 Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Oplæg udsendt forud for mødet. Rådgivningsfunktionen er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Side 4 af 7

5 Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Bestyrelsen tog informationen om rådgivningsfunktionen til efterretning. Ad 11. Fremtidige projekter, - renovering ved fraflytning, - procedure, finansiering og beslutningskompetencen Torben redegjorde for tiltagende udfordringer afdelingerne har med flere og flere skimmelsvampsager. Når disse sager opstår, må vi handle hurtigt, sætte i gang med udbedring, og udgifterne trækker ekstraordinært på afdelingernes henlæggelser, som det senest er konstateret i afdeling 2. Vi har nogle boliger der har nogle mangler, og er i en dårlig forfatning. Her er der derfor potentielt en risiko for, at der i disse boliger opstår problemer. Det skal vi være på forkant med så vi har mulighed for at få udgifterne til udbedring finansieret med hjælp af de opsparede trækningsretsmidler. Administrationens anbefaling er derfor, at der udarbejdes oplæg med renovering af boligerne ved fraflytning, eller ved frivillighed. Oplægget skal omhandle de gense typer af boliger der findes, med beskrivelse af projektet, finansiering og huslejekonsekvens. Projektet skal fremlægges og godkendes i organisationsbestyrelsen og på afdelingsmøderne. Conny gennemgik procedure for projekter der søges finansieret med hjælp af trækningsretsmidler og kreditforeningslån. Det er især vigtigt, at beboerdemokratiet får indflydelse, og at kommunen ansøges i forhold til evt. pant, garantier og godkendelse af lejestigningen. Som det fremgår, har det stor betydning for finansieringen, at projektet startes rigtigt op. Projekterne kræver godkendelse i flere instanser, hvorfor det må forventes en behandlingstid inden man kan igangsætte arbejdet. Bestyrelsen besluttede, at administrationen skal arbejde videre med oplæg på renovering ved fraflytning. Oplægget skal fremlægges og godkendes af organisationsbestyrelsen, afdelingsmødet, samt af kommunen. Som en del af finansieringen skal LBF søges om trækningsretsmidler. Projektet kan indeholde op til 8 boliger, fordelt på flere afdelinger, der renoveres over en periode på op til 5 år. Ad 12 Partshøring vedrørende opførelse af minkfarm ved Skovhaven i Ullerslev Skrivelse fra Nyborg Kommune udsendt forud for mødet. Der har været en del lokal presse om opførelsen af minkfarmen. Bekymring om er kan blive problemer med genudlejning. Torben tager kontakt til boligforeningens lejere på Hovmarken i Skellerup for drøftelse, og herefter tages der stilling til om boligforeningens bestyrelse, på vegne af beboerne, skal indsende høringssvar. Side 5 af 7

6 Ad 13 Afdelingerne Ad 13 a) lukket punkt: Ad 13 b) lukket punkt: Ad 13 c) lukket punkt: Lejer der ønsker nye hække må selv bekoste dette. Ad 14 Logo, - korrektur og godkendelse 3 forslag til logo udsendt forud for mødet. Logo nr. 1 i gråtoner med navn højre justeret blev godkendt som det nye logo. Administrationen kontakter kommunikationsafdelingen for levering mv. Ad 15 Økonomi a) Afdeling opfølgning på handleplan og økonomi for energirenovering af Platanvej 4 i Bogense og Badstuen 30A, Tåsinge. Renovering af Platanvej 4 udsættes til afklaring om renoveringsprojekt. Torben kontakter lejer. Badstuen 30A, er det aftalt med lejer hvilke mangler der udbedres nu. Finansieres af henlæggelserne. Ad 16 Status på udlejning siden sidste møde Aktuel statusliste omdelt på mødet. Der er pt. ikke risiko for tomgange. Ad 17 Generalforsamlingen Gennemgang af oplæg til dagsorden til beboerne. Peter Pagh Schmidt meddelte, at han ikke ønsker at genopstille som næstformand. Ad 18 Eventuelt Intet til drøftelse. Side 6 af 7

7 Der er aftalt følgende møderække 14. juni 2016 kl OB-møde for ordinær generalforsamling 14. juni 2016 kl Ordinær generalforsamling Mødested: Sivlandvænget 27B, 5260 Odense S Afdelingsmøder: 6. september 2016 kl ordinært afdelingsmøde afdeling 1-5 i Odense 12. september 2016 kl ordinært afdelingsmøde afdeling 6 i Kerteminde Referent: Conny Bruun Odense d Bestyrelsens underskrift: Ole Skovsbøll Peter Pagh Schmidt Asger Hansen Anders Nielsen Peter Bang Lis Bundesen Bodil Røn Winkel Side 7 af 7