FAQ & vejledning til Scanjour Captia 4.5

Transkript

1 FAQ & vejledning til Scanjur Captia 4.5 Indhld Om vejledningen... 2 Supprt... 2 FAQ prblemer g løsninger... 3 Installatin... 3 CDO mangler... 3 Hukmmelsesfejl... 3 Imprt af dkument... 4 Fejl ved imprt af PDF-fil... 4 Fejl ved imprt af TIFF-fil... 4 Brugernavn g adgangskde... 5 Prblemer med brugernavn g adgangskde... 5 Outlk... 6 Adgangskden skal indtastes igen g igen... 6 Prblemer med integratinen mellem Captia g MS Office... 6 Outlk går ned Diverse Captia virker ikke Diverse fejl Indblik Print Internet Explrer virker ikke Installatin af Captia Generelt inden installatin Ny bruger i Captia Valg af adgangskde Installatin/adgang til Captia fr første gang Føj Captia til Lkalt Intranet Fjern scanjur.au.dk fra Websteder du har tillid til Afinstallatin af Captia Side 1 af 20

2 Om vejledningen Denne Captiavejledning er udarbejdet til AU IT s supprt af Captia. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde mellem Peter Zinck Nielsen, AdmApp, AU IT g Liv Lykke Ekmann, OA, AU HR. Supprt Hvad skal løses af brugeren? Installatin af Captia/nye versiner Hvad skal løses af Jurnalen? (Kntaktplysninger: captia@au.dk eller ) Prblemer vedr. funktinaliteten Prblemer vedr. rettigheder Brugeradministratin Systemvedligehldelse (Cnfiguratin Management) Vedligehldelse af Captia-site samt sikre at der her findes installatinsvejledning, vejledning i løsning af generelle fejl samt vejledning i håndtering/brugen af Captia Hvad skal løses af supprten? Hjælper brugeren hvis de løber ind i prblemer ifm. installatin af Captia samt med integratinen til Officepakken Hvad skal løses af driften/serverdriften/scanning? Udarbejde vejledninger til brugerne/supprten vedr. fejlretning Sikre stabil drift Hvad skal løses af ScanJur 3. level supprt ScanJur kntaktes via Følgende har adgang til at indrapprtere fejl: t -Jørgensen, AdmApps Den persn sm indrapprter fejl til ScanJur, skal sende mails til rientering til venstående persnkreds. Side 2 af 20

3 FAQ prblemer g løsninger Installatin CDO mangler Prblem: Fejl ved installatin af Captia, sm frtæller at CDO en mangler g at man skal kntakte administratr. Løsning: Linket henviser til CDO en på nettet. Klik g dwnlad: 24F081725D36&displaylang=en Vælg herefter Kør g du er klar til at bruge Captia igen. Hukmmelsesfejl Prblem: Memry errr på XP, når man frsøger at åbne Side 3 af 20

4 Løsning: Følg linket, sm har et løsningsfrslag. Imprt af dkument Fejl ved imprt af PDF-fil Prblem: Når brugeren frsøger at uplade en PDF-fil i Captia kmmer denne fejlmeddelelse: Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lkalt Intranet (se s. 17). Kpier filen til rden af C-drevet g frsøg igen. Hvis det ikke virker, så prøv evt. at gøre navnet krtere. Fejl ved imprt af TIFF-fil Prblem: Følgende fejlmeddelelse ppper p, når TIFF-fil frsøges imprteret til Captia: Side 4 af 20

5 Løsning: Hvis man vil imprtere en TIFF-fil til Captia, skal filen have endelsen.tif..tiff fungerer ikke. Nrmalt vises filendelser ikke i Windws Stifinder, så fr at kunne rette endelsen, skal man først gøre følgende (Windws 7): Åben Windws Stifinder. Vælg Organiser > Mappe- g søgeindstillinger. Vælg Vis. Fjern flueben fra Skjul filtypenavne fr kendte filtyper. Tryk OK. Brugernavn g adgangskde Prblemer med brugernavn g adgangskde Prblem: Det tilsendte brugernavn g adgangskde fungerer ikke. Løsning: Kntakt Jurnalkntret, sm sender en ny. Prblem: Prblemer med at lgge på. Løsninger: Hvis ikke denne frm på brugernavnet dur esdh.au.dk\auxxxxxx, så prøv denne i stedet: esdh\auxxxxxx. Det kan skyldes prblemer med netværk/server. Prøv igen senere. Der er tastet frkert brugernavn/adgangskde tjek m det tastes krrekt eller bed m et nyt. Adgangskden kan være udløbet. Fjern sjweb.djf.agrsci.dk fra Styring af legitimatinsplysninger i Kntrlpanel > Brugerknti. Side 5 af 20

6 Prblem: Bruger har indtastet frkert adgangskde (mange gange). Løsninger: Knten skal åbnes igen eller brugeren skal have en ny adgangskde. Outlk Adgangskden skal indtastes igen g igen Prblem: Bruger bliver bedt m adgangskde hele tiden g det frstyrrer Outlk. Løsninger: Føj Captia til Lkalt Intranet (se s.17). Prblem: Gentagne gange beder Outlk m adgangskde g Outlk lukker. Til sidst fejlmeddelelsen her: Løsning: Adgangskden kan være udløbet. Prblemer med integratinen mellem Captia g MS Office Prblem: Prblemer med at sende mails fra Captia via Outlk med filer fra Captia. Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lkalt Intranet (se s.17). Afinstaller g geninstaller Captia. Følg vejledningerne. Prblem: Prblemer med at jurnalisere en mail i Captia via Gem mail -knappen i Outlk. Side 6 af 20

7 Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lkalt Intranet (se s.17). Afinstaller g geninstaller Captia. Følg vejledningerne. Luk Outlk, gå til start Outlk igen g frsøg at gemme mailen igen. Prblem: Outlks/Wrds tilføjelsesprgrammer (knapper) fra Captia er frsvundet. Løsning: Det kan skyldes at tilføjelsesprgrammet SJ Addin integratin fr MS Outlk er blevet deaktiveret. Det kan aktiveres igen på følgende måde: Bemærk: I engelsksprgede udgaver af Outlk hedder tilføjelsesprgram Add-in. Outlk 2007: Vælg Deaktiverede elemener i menuen Hjælp. Marker Tilføjelsesprgram: sj add integratin fr ms utlk (sjdcintegratin.dll) g klik på Aktiver. Side 7 af 20

8 Outlk 2010: Vælg Indstillinger i menuen Filer. Vælg Tilføjelsesprgrammer. Vælg Deaktiverede elementer ud fr Administrer nederst i vinduet. Klik på Udfør. Marker Tilføjelsesprgram: sj add integratin fr ms utlk (sjdcintegratin.dll) g klik på Aktiver. Side 8 af 20

9 Hvis dette ikke løser prblemet, må du afinstallere g geninstallere. Følg vejledningerne. Prblem: Når der skal gemmes en mail i Captia kmmer disse fejlmeddelelser: Side 9 af 20

10 Løsning: Klik på Opdater i den øverste bks herver g genstart Outlk. Outlk går ned Prblem: Outlk går ned hele tiden (f.eks. pga. en frkert adgangskde, når man lgger på Captia). Løsninger: Klik Annuller det kan skyldes prblemer på netværket/serveren. Prøv igen senere. Tjek m brugernavn g adgangskde er krrekte. Adgangskden kan være udløbet. Deaktiver tilføjelsesprgrammet sj adinn (se herver) midlertidigt, men så virker Captia ikke fra Outlk. Diverse Captia virker ikke Prblem: Captia fungerer ikke ptimalt. Løsning: Afinstaller g installer Captia. Det er hurtigt g løser de fleste prblemer (se s. 14 g 19). Prblem: Captia fungerer ikke efter at brugeren har brugt den ældre versin af Scanjur. Løsning: Ofte skyldes prblemer med Captia, at der findes en ældre versin af Captia på cmputeren. Slet gamle versiner af Scanjur fra cmputeren. Afinstaller g geninstaller Captia (se s. 14 g 19). Diverse fejl Prblem: Diverse fejl. Side 10 af 20

11 Løsning: I en lgfil fra installatinen kan man finde fejl: Åbn Stifinder > Indtast %temp% i søgefeltet >Åbn lgfilen sj_webclient. Indblik Prblem: Brugeren har ikke de indblik/rettigheder, sm han/hun har brug fr. Løsning: Kntakt Jurnalkntret. Print Prblem: Når man frsøger at printe et dkument fra Captia, udskrives kun lidt af websiden g ikke selve dkumentet. Løsning: Fr at printe et dkument i Captia: Klik på handlingsiknet, klik herefter på udskriv dkument i dkumentprgram. (Man kan ikke udskrive via Filer > Udskriv eller Ctrl + P i Internet Explrer.) Internet Explrer virker ikke Prblem: Internet Explrer fungerer ikke på hjemmesider, der bruger Flash, efter Captia er installeret. Løsning: Det kan skyldes Flash. Afinstaller Flash g se m det gør en frskel. Side 11 af 20

12 Installatin af Captia Generelt inden installatin Inden installatin af Captia er det vigtigt at fjerne gamle udgaver af Scanjur. Det er ikke nødvendigt at Scanjur er installeret på cmputeren, fr at brugerne kan søge/slå p i gamle sager, da prgrammet er brwserbaseret. Gamle udgaver klliderer med Captia, så Captia ikke fungerer ptimalt. Brug altid Internet Explrer (32 bit) sm brwser i frbindelse med Captia. Andre brwsere fungerer ikke med Captia - heller ikke Internet Explrer 64-bit. Når man installerer Captia, er det vigtigt at man lgger på Captia sm den bruger, der fremver skal bruge prgrammet. Brug aldrig eget brugernavn/adgangskde på brugerens cmputer, da Captia vil huske g anvende disse i stedet fr brugerens i visse sammenhænge. Vigtigt efter installatin g geninstallatin: Tilføj: til Lkalt Intranet (se s.17). Fjern: Scanjur.au.dk fra Websteder, du har tillid til, fr hvis denne URL anses fr at være pålidelig, vil prgrammet installere nye elementer uden at spørge g det skaber prblemer med Captia (se s. 18). Er Captia ikke installeret krrekt første gang, kan der pstå frskellige børnesygdmme. Opstart altid Captia før andre prgrammer pstartes. Også selvm Captia ikke skal bruges, da tilføjelsesprgrammer i Outlk g Wrd ellers vil bede m en adgangskde, fr at få frbindelse til Captia. Ny bruger i Captia Brugeren har mdtaget et brugernavn g en midlertidig adgangskde til Captia pr. mail: Eksempel: Brugernavn: esdh.au.dk\auxxxxxx Midlertidig adgangskde: ESDHtxxxx Den midlertidige kde skal ændres inden Captia installeres. Se mere herunder. Side 12 af 20

13 Valg af adgangskde Først skal adgangskden ændres. Det er kun muligt at ændre kden her første gang. Følg dette link Udfyld brugernavn g adgangskde præcist sm plyst i prettelsesmailen. Brug f.eks. cpy-paste, men vær pmærksm på kun at kpiere brugernavn/adgangskde. Klik Lg n. Skift adgangskden. Kravene herunder er ikke nødvendigvis krrekte. Brug f.eks. 6 bgstaver g 4 tal afsluttet med et tegn. Side 13 af 20

14 Installatin/adgang til Captia fr første gang Luk alle Office-prgrammer (Outlk, Wrd sv.). Vælg Internet Explrer (ikke Internet Explrer 64 bit). Hvis perativsystemet er Windws 7, skal Internet Explrer startes ved at højreklikke på Internet Explrer i startmenuen g vælge Kør sm administratr. Ved andre udgaver startes Internet Explrer på nrmal vis. Kpier URL en her til adresselinjen i Internet Explrer: Udfyld brugerplysninger g sæt flueben i feltet Remember my passwrd. Side 14 af 20

15 Hvis frmen esdh.au.dk\auxxxxxx ikke fungerer, frsøg med esdh\auxxxxxx. Accepter, at Captia-klienten installeres på din PC. Vælg Installer tre gange i meddelelsesbksene, der dukker p i midten/frven/frneden af skærmen. Side 15 af 20

16 Herefter er Captia klar til brug på Pc en. Det kan være nødvendigt at lukke g starte Outlk, Wrd sv. igen, før integratinen med disse prgrammer fungerer. Hvis Internet Explrer blev kørt sm administratr sm beskrevet venfr, så luk prgrammet g start det igen på nrmal vis. Side 16 af 20

17 Føj Captia til Lkalt Intranet Fr at undgå prblemer med gentagne meddelelser m indtastning af adgangskde eller fejl ved imprt af dkumenter (g meget andet), skal dmænet anføres sm websted under Lkalt Intranet : Åbn Captia i brwseren, vælg Internetindstillinger. Vælg fanen Sikkerhed > Lkalt intranet > Websteder Vælg Avanceret g tilføj Luk g bekræft alle åbne vinduer Side 17 af 20

18 Fjern scanjur.au.dk fra Websteder du har tillid til Fjern fra Websteder du har tillid til, da ældre udgaver af Scanjur ellers vil installere sig selv igen g igen g det klliderer med Captia. Åbn Internet Explrer, klik på Funktiner, vælg Internetindstillinger. Vælg derefter Sikkerhed > Pålidelige websteder. Klik på knappen Websteder. Det kan være nødvendigt at fjerne fluebenet i Kræv servergdkendelse, men klik det på igen efter webstedet er fjernet. Side 18 af 20

19 Afinstallatin af Captia Luk alle Office-prgrammer (Outlk, Wrd sv.) g Internet Explrer. Åbn Kntrlpanel via startmenuen g vælg Fjern et prgram eller Prgrammer g funktin. I Windws XP hedder punktet Tilføj/fjern prgrammer. Side 19 af 20

20 Vælg prgrammet ScanJur Captia webclient eller ScanJur Captia webclient x64 g klik på Fjern. Nu fjernes Captia. Alle prgrammer, der hedder nget med Scanjur skal fjernes. Kun Scanjur Captia må være installeret på cmputeren, da den ældre udgave af Scanjur klliderer med Captia, så den ikke fungerer. Man kan sagtens slå p i Scanjur uden at den er installeret på cmputeren. Genstart cmputeren g herefter kan Captia geninstalleres. Side 20 af 20