DentalSuite. Kreditormodul

Transkript

1 DentalSuite Kreditormodul Side 1

2 Kreditorsystemet er en integreret del af DentalSuite bogholderiet. Med kreditormodulet behøver du kun at have fat i dine regninger én gang. Når kreditordialogen aktiveres vises det nederst i kassekladden, og kan tilgås efter behov, blandt øvrige posteringer. Kreditorer kan oprettes direkte fra kassekladden, og anvendes umiddelbart. Oplysninger for en kreditor, kan indeholder en flettefunktion, for smart tast af hhv. betalings ID og posteringstekst. Arbejdsgang Opret evt. kreditor Registrer (bogfør) din opkrævning (kreditorpost, f.eks. Husleje), med kreditoroplysninger. Beløb, betalingsdato, mv. Arkiver opkrævningen i din bilagsmappe. Godkend opkrævningen til betaling. Accepter betalingsforslaget, posteringslinien i kassekladden ved at bogføre den. Opret en fil med betalingsoplysninger. Overfør betalingsoplysninger via din Netbank. Afstemning Side 2

3 Kreditor og kassekladde ligger i samme skærm Bemærk genvejene: ½ - søger kreditor. Kreditordialogvinduet bliver automatisk åbnet og markøren står klar i kontonummerfeltet for kreditorsamlekonto. Ctrl + - Kalder redigeringsvinduet for kreditorer. Her rettes, oprettes og slettes kreditorer. Ny tom kreditorpost. Sletter evt. indtastede oplysninger i dialogvinduet. Kopierer indholdet til en ny kreditorpost Opret/overfør kreditorpost til kassekladden. Sker også ved ENTER/TAB i beløbsfeltet. Samme funktion som Ctrl + Side 3

4 Vedligeholdelse af kreditorer Kaldes kreditorkartoteket uden der først er valgt en bestemt kreditor, vises stamkortet for kreditorer uden oplysninger. Modsat vises oplysninger på den valgte kreditor, der kan redigeres umiddelbart. (som på F4 - Patientforsiden) Angiv evt. en forkortelse (alias) til den enkelte kreditor. Fortryd ændringer Gem ændringer Slet kreditor Opret ny kreditor SMART generering af betalings-id Hvis kreditors IT system generere betalings ID på fakturaen, ud fra en kombination af ens EGET kundenummer hos kreditor samt fakturanummer, kan DentalSuite kreditorsystemet selv beregne betalings ID linien, blot ved at angive fakturanummer. Hvis betalings ID er sammensat af FAKTURANR + KUNDENR, angives følgende i linien: [FAKTURANR] Bemærk at kundenr. måske skal være foranstillet et antal 0 er alt efter længden af nummeret og alt efter placeringen af fakturanr. i betalings ID linien. Husk at det er det sidste ciffer der beregnes af DentalSuite. Side 4

5 Standardkonti kan ikke vælges før, de er navngivet i den/de enkelte kontoplaner. Dette er nødvendigt for ikke at skulle oprette samme kreditor for hvert firma der er oprettet i DentalSuite. Hvis man skal anvende kreditoren i flere firmaer, skal man huske på at kreditorkontonavnet skal være det samme i de enkelte firmaers kontoplaner. Standard konti er dog ingen forudsætning for at anvende kreditordialogen i kassekladden. Blot skal man selv angive de respektive konti for hver postering. Standard forslag til posteringstekst For at lette registrering af en kreditorpost, kan man vælge at lade DentalSuite foreslå en standard posteringstekst. Teksten kan kombineres med en flettekode der indsætter fakturanummer. Eksempel: Plandent faktura [FAKTURANR] Standard konti angives direkte i kontoplanen, og de skal ikke oprettes separat. Side 5

6 Automatisk overførsel til NET-BANK Hvis man ønsker at anvende automatisk overførsel til sin NETBANK, skal man angive hvilket NET-BANK system man anvender, samt kontonummer overførslen skal ske fra. Under menuen KREDITOR vælges Overførelse. Herefter foreslår DentalSuite at gemme oplysninger til NET-BANK samme sted som sidste gang. Inden man anvender Overførelse første gang, er det en god idé at oprette en mappe på computerens disk (lager) og så navigere sig frem til den efterfølgende. Via NET-BANK hentes filen fra samme placering. NET-BANK husker også placeringen fra gang til gang, på samme måde ved overførsler af patientindbetalinger til udligning af regninger fra DentalSuite. Side 6

7 Når der tastes en regning fra en kreditor, kan det vælges at taste hele regningen (alle linier på regningen) som en postering, eller det kan vælges at dele regningen op i flere posteringer. Posteringsdato Navn på kreditor (anvend evt. alias) Kontonummer i kontoplan for kreditorsamlekonto Fakturanummer på den post der tastes Betalingsdato (hvornår skal regningen betales) Bank konto, hvis kreditor ikke anvender indbetalingskort Betalings ID, hvis der ikke overførers til kreditors bank Besked til kreditor. Kun ved kort 73 eller ved bank overførsel Posteringsteksten er her udfyldt via en standardtekst angivet for den enkelte kreditor, og tilføjet flettekode for FAKTURANR. Driftskonto for varekøbet. Kontonummer hentes via standardkonti, angivet på den enkelte kreditor. Hvis denne konto sættes til 0 (slettes ved indtastning af postering) regner DentalSuite med at posteringen skal deles op i flere linier. Felterne i området Hovedoplysninger bliver nedtonet, og kan ikke ændres før der er balance i beløbene. Beløb der skal posteres. Ved at afslutte med ENTER eller TAB i dette felt springes videre til ny kreditorpostering. Side 7

8 Eksempel: Indtastning af kreditorpostering, hvor regningen IKKE deles op. Hele regningen placeres på samme driftskonto. Posteringen tastet i kreditordialogen. Posteringen er lagt i kassekladde Side 8

9 Indtastning af regning, hvor regningen fra kreditor deles op 3 forskellige driftskonto. Regningens hovedstol (total beløb) Første post på regningen Anden post på regningen Tredje post på regningen De samlede posteringer klar til bogføring Side 9

10 Side 10 Kreditor Betalinger Kreditorposteringer kan ses til en given dato. Det er muligt at søge efter kommende betalinger og det er muligt at søge efter posteringer der er registreret betalt. Godkend til betaling Markerer en post til betaling ved at DB-klikke eller markere den og trykke på MELLEMRUM. Hvis en faktura er delt, kan betalingen deles op på en eller flere poster. Gørs det, vil Hovedlinien der er markeret med FED skrift, blive noteret med Delvis i kolonnen Betales nu Når linier med poster der skal registreres betalt er markeret, klikkes på knappen Betal. Derved bliver de valgt poster overført til kassekladden, hvorefter de kan bogføres på vanlig vis med Insert. Listen viser posteringer, der skal betales inden valgte dato. Forskellige muligheder for at søger efter både kommende og tidligere betalinger. Ved klik på BETAL, overføres de valgte posteringer til kassekladden, og er klar til bogføring.

11 Side 11 Kreditor Her er faktura 5455 (første linie) ikke betalt færdig. Da linien har en markering for delvis har man tidligere valgt at opdele fakturaen, og man har valgt at betale de øvrige posteringer. Den resterende del (linie 2) er valgt ikke at skulle betales endnu. Linie 3 faktura 12144, hænger sammen med linie 4 og 5. Man har valgt at betale bele regningen samtidig. Linie 6 faktura er ikke opdelt i flere linier, og den er valg at skulle betales nu. Ved klik på BETAL, overføres de valgte posteringer til kassekladden, klar til bogføring.