Svar: Vedrørende krav-id 1.12.

Transkript

1 4) Vedr. pkt Det anføres, at leverandøren bedes redegøre for metoden til at "udregne" trivsel. Samtidig anføres det under pkt som MK, at der skal tilbydes en forskningsbaseret og valideret spørgeramme. Når der i pkt bedes redegjort for en metode til at "udregne" trivsel, ønskes der så et oplæg fra leverandøren til, hvordan forskningsbaserede metoder kan "fortolkes" til at definere en metode til at "udregne" trivsel i en kommunalt sammenhæng? Vedr. krav-id 1.4: Leverandøren bedes redegøre for metoden til at udregne trivsel. F.eks. om trivslen udregnes på baggrund af et gennemsnit af alle besvarelser, kernespørgsmål eller andet. Der ønskes et oplæg fra leverandøren på metoden til, hvordan leverandøren konkret aflæser kommunens/centrets/enhedens/gruppens samlede trivsel ud fra besvarelserne, fx om det er på baggrund af en bestemt sammensætning eller vægtning af spørgsmål. 5) Vedr. pkt Det anføres, at det er et krav, at der som minimum skal ydes telefonisk support på alle hverdag i tidsrummet 08:00-16:00. Defineres fredag, hvor de fleste afdelinger har en kortere arbejdsdag, også som hverdage? - og hvis ja, vil en tilsvarende kortere åbningstid for telefonsupport opfylde kravet? Krav-id 1.6: Ved telefonisk henvendelse skal brugersupport og rådgivning til Team HR som minimum være tilgængelig alle hverdage i tidsrummet Ja, fredag defineres som en hverdag. En kortere åbningstid for telefonsupport vil indgå i evalueringen af pågældende krav, jf. udbudsbetingelser pkt. 9. 6) Vedr. pkt Det anføres, at der skal gennemføres et pilotprojekt, hvor ændrede anonymitetskrav m.v. ønskes afprøvet. Skal det forstås således, at dette pilotprojekt gennemføres som en del af selve trivselsmålingen, hvor enkelte afdelinger medvirker i et forsøg med ændrede anonymitetskrav? Er det muligt at oplyse omfanget af afdelinger, hvor der ønskes et pilotprojekt? Er Helsingør Kommune opmærksom på, at en trivselsmåling nogen gange kan anvendes som et "whistle-blower" mulighed for medarbejdere, som ønsker at gøre opmærksomme på ulovlige forhold i forhold til myndighedernes/forvaltningernes håndtering af borger relaterede emner - og har Helsingør Kommune endvidere forholdt til, hvordan kommentarer af en sådan karakter skal håndteres i det felt til åbne kommentarer? Vedrørende krav-id Ja, pilotprojektet skal udføres for udvalgte enheder i selve trivselsmålingen. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at oplyse omfanget af afdelinger, da dette først afklares ultimo marts. Helsingør Kommune er opmærksom på, at trivselsundersøgelsen potentielt kan fungere som en whistleblower -ordning. Kommunen ønsker ikke at opfordre til, at trivselsundersøgelsen benyttes som en "whistleblower"-ordning. Kommunen har dog ikke særlige retningslinjer for, hvordan eventuelle kommentarer af en sådan art i kommentarfeltet skal håndteres, men ved gennemførelse af trivselsundersøgelsen med ændrede anonymitetskrav vil respondenten stadig ikke indgå med navns nævnelse. 7) Vedr. pkt Det anføres, at der ønskes en beskrivelse af et eventuelt APV-kortlægnings- og handleplansystem. Stiller hensingør Kommune i forbindelse med kortlægningen og den efterfølgende afrapportering af trivelsmålingen krav til MED/arbejdsmiljøgrupperne om, at der skal udarbejdes

2 handleplaner omkring trivsel? Er der mulighed for at oplyse, om Helsingør Kommune allerede anvender et elektronisk system til håndtering af APV? Krav-id 1.14: Såfremt Leverandøren tilbyder adgang til et APV-kortlægnings- og handleplanssystem, bedes Leverandøren vedlægge en beskrivelse af systemet (1 A4-side). Helsingør Kommune stiller krav om udarbejdelse af handleplaner på alle enheder og dermed i alle arbejdsmiljøgrupper. Helsingør Kommune anvender allerede på nuværende tidspunkt et elektronisk system til håndtering af APV-handleplaner. 8) Vedr. pkt Det anføres, at der skal føres automatisk log på alle ændringer i systemet. Er der mulighed for at definere hvilke ændringer i systemet som er medtaget under dette MK? Er det f.eks. ændringer af organisationsstrukturen som skal medtages under denne definition? eller tænkes der på ansre ændringer som der ønskes automatisk log på? Vedrørende krav-id 3.4. Det skal fremgå af den automatiske log, at ændringer i datavalideringen foretages, hvilket vil sige ændringer i organisatoriske data. 9) Vedr. pkt Det anføres under pkt. 4.2, at der skal anvendes en forskninsgsbaseret og valideret spørgeramme. Under pkt oplyses det, at Helsingør Kommune tidligere har anvendt en spørgeramme med ca. 90 spørgsmål. Har den tidligere anvendte spørgeramme været forskningsbaseret? - og hvis ja, er det muligt at oplyse hvilke spørgeramme/model/metode, som har været anvendt? Er det endvidere muligt at oplyse, om resultaterne fra tidligere undersøgelser ønskes inddraget i sammenlignende opgørelser mellem tirvselsmåligen 2015 og tidligere trivelsmålinger? Vedrørende krav-id 4.3 og 4.2. Ja, spørgerammen vi har brugt tidligere har været forskningsbaseret på EEI model (European Employee Index model). Det forventes ikke, at resultater for tidligere undersøgelser kan sammenlignes med fremtidige trivselsmålinger. 10) Vedr. pkt Det anføres, at rapporterne skal leveres i en præsentabelt og redigerbart format, herunder at Helsingør Kommune anvender PowerPoint som præsentationsværktøj. Ønsker Helsingør Kommune, at resultaterne leveres både i et rapportformat, som f.eks. Word, samt i en format med væsentlige resultater i en PowerPoint præsentation? Krav-id 6.6: Resultaterne af rapporterne leveres i et præsentationsvenligt og redigerbart format, som er kompatibelt med det benyttede produkt i Helsingør Kommune. Helsingør Kommune benytter Power Point som præsentationsværktøj. Der ønskes en samlet rapport i f.eks. Word eller pdf, jf. krav-id 6.4, og derudover et sammendrag af resultater i et præsentationsvenligt og redigerbart format, jf. krav-id 6.6, som giver medarbejderne i Helsingør Kommune mulighed for at redigere i indholdet, og derudover skal formatet være egnet til at præsentere resultaterne.

3 11) Vedr. pkt Det anføres, at rapporterne skal indeholde benchmarking med andre danske kommuner. Det anføres endvidere i bilag 1 (under pkt. 2), at Helsingør Kommune og leverandøren skal indgå i en proces, hvor spørgerammen udarbejdes. Hvordan forventes ønskes om sammenlignende resulaterne fra andre danske kommuner opfyldt, når der samtidig åbnes mulighed for, at udarbejdelsen af spørgerammen sker i et samarbejde mellem Helsingør Kommune og leverandøren (og dermed kan være svær at sammenligne med andre forskningsbaserede målinger)? Vedrørende krav-id Vi ønsker at vide, hvor stor en del af leverandørens oplæg til spørgeramme og elementerne heri, der kan benchmarkes på. Vi er bevidste om, at de Helsingør Kommune specifikke spørgsmål ikke benchmarkes. Vedr. udbud af Trivselsundersøgelse i Helsingør Kommune har vi et spørgsmål til kravspecifikationen. 12) I kravspecifikationen står der i punkt 6.10 (MK): 'Hver leder i Helsingør Kommune skal automatisk tildeles elektronisk adgang til samlet rapport '. Og i punkt 6.16 (MK): 'Der skal være mulighed for, at Team HR kan få adgang til at gensende evt. rapportlink til ledere'. Og i punkt 3.2 (K): 'Validering af organisatoriske oplysninger skal kunne foretages af Team HR og decentralt på lederniveau i systemet indtil 14 dage før udsendelse af spørgeskema'. Derudover står der i punkt 1.9 (MK): 'Alle respondenters besvarelser skal være 100 % anonyme i forhold til Helsingør Kommune'. Vi er i tvivl om, hvad der præcist menes med 'adgang' til systemet. Hvilken adgang til systemet ønskes der, og i hvilket omfang ønsker Helsingør Kommune selv at anvende systemet i forbindelse med denne undersøgelse? Og hvordan forventes det at påvirke muligheden for 100% anonymitet i forhold til Helsingør Kommune? Vedrørende krav-id 1.9 i forhold til krav-id 6.10, 6.16 og 3.2. Anonymiteten angår de informationer i respondenternes besvarelser, som Helsingør Kommune ikke må have adgang til. 6.10: Hver leder skal kunne tilgå rapport samt præsentationsmateriale fra eget niveau og i lige linje nedefter i organisationsstrukturen. Disse rapporter er anonymiseret i kraft af, at ingen navne fremgår, ligesom behandlingen af de indkomne svar er foretaget af leverandøren og ikke Helsingør Kommune. 6.16: Såfremt en leder henvender sig til HR, skal HR kunne give lederen adgang til at tilgå rapport fra eget niveau og i lige linje nedefter i organisationsstrukturen. 3.2: På dette tidspunkt er der ingen følsomme oplysninger i systemet (ingen besvarelser). Det er således kun organisationsdata, som Team HR og lederne får adgang til, hvorfor anonymitet ikke er en udfordring. For yderligere præcisering af adgang, se svar i ovenstående punkt 2 og 3.

4 13) Helsingør Kommunes udbudsmateriale: 4.8. Spørgeskemaet skal udover de fælles spørgsmål også kunne indeholde op til 5 lokale spørgsmål, såsom spørgsmål til folk med borgerkontakt, folk med arbejde i borgerens eget hjem o.l. Når Helsingør Kommune angiver op til 5 lokale spørgsmål, er det så op til fem spørgsmål, der går igen i hele kommunen og aktiveres af fx baggrundsoplysninger (spring i skemaet), eller er der mulighed for at tilføje op til fem lokale spørgsmål mange forskellige steder i organisationen? Vedr. krav-id 4.8. Helsingør Kommune skal have mulighed for at tilføje op til 5 lokale spørgsmål til specifikke faggrupper af respondenter. Med faggruppe menes f.eks. medarbejdere inden for ældreområdet, psykiatri, handicap og skole. 14) Helsingør Kommunes udbudsmateriale: Kommentarer i spørgeskemaet skal rapporteres anonymiseret. Kommentarer fra respondenterne kan rapporteres anonymt, men det kræver, at de bliver håndteret og at eksempelvis person- og stednavne anonymiseres. Kan Helsingør Kommune venligst uddybe, om de ønsker hjælp til denne behandling af åbne kommentarer, eller om de ønsker selv at gøre det (i en model, hvor Helsingør Kommunes HR-afdeling får alle åbne kommentarer til gennemlæsning og evt. redigering, leverer det tilbage til leverandøren, som så indlæser de evt. redigerede kommentarer i rapporterne). Begge dele er muligt. Krav-id 6.17: Kommentarer i spørgeskemaet skal rapporteres anonymiseret. Kommentarer skal rapporteres anonymiseret således, at respondentens navn anonymiseres. Indholdet af kommentaren skal ikke anonymiseres. Helsingør Kommune har derfor ikke brug for hjælp til behandling, da selve indholdet af kommentarerne ikke skal behandles eller redigeres. 15) Helsingør Kommunes udbudsmateriale: 7. PRØVEADGANG TIL SYSTEMET Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver stille prøveadgange til systemet til rådighed for 3 forskellige brugerprofiler. Med prøveadgangen skal man kunne teste: Lederens adgang til validering og til rapporter, herunder overblik over besvarelser. Hvad menes med overblik over besvarelser? Udbudsbetingelsernes pkt. 7: Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver stille prøveadgange til systemet til rådighed for 3 forskellige brugerprofiler. Med prøveadgangen skal man kunne teste: Lederens adgang til validering og til rapporter, herunder overblik over besvarelser. Team HR s adgang til validering. Layout og funktionalitet af spørgeskema for respondenter.

5 Leverandøren skal stille vejledninger i ovenstående til rådighed. Med overblik over besvarelser menes monitorering af antal indkomne svar pr. enhed og total antal (svarprocenter), jf. krav-id ) Helsingør Kommunes udbudsmateriale: Leverandøren skal udarbejde rapportskabeloner på følgende rapporter: - Kommunerapport - Centerrapporter - Enheds-/områderapporter - Team-/grupperapporter Skal der vedlægges rapporteksempel på én variant eller samtlige fire varianter i tilbuddet? Vedrørende Udbudsbetingelserne pkt. 9 samt krav-id 6.2. Hvis rapportskabelonen vil variere efter kommune, center, enhed/område og team/gruppe, ønskes eksempler på alle fire rapporter. Hvis skabelonen ikke varierer, er eksempel på én skabelon tilstrækkeligt. 17) Jfr. 4.3 Helsingør ønsker at anvende deres egne tidligere anvendte spørgsmål (op til 90 stk.) Jfr. 4.2 skal leverandøren tilbyde spørgerammen. Hvem skal levere spørgsmålene til undersøgelsen? Krav-id 4.3: Helsingør Kommune har tidligere arbejdet med en spørgeramme med ca. 90 fælles spørgsmål. Helsingør Kommune skal kunne reducere antallet af spørgsmål, dog med det forbehold, at undersøgelsen stadig indeholder en fuldt dækkende psykisk arbejdspladsvurdering. Spørgerammen skal leveres af leverandøren, jf. krav-id 4.2. Helsingør ønsker derudover at have en indflydelse på spørgsmålene i spørgerammen så vidt det er muligt, jf. krav-id , hvilket leverandøren bedes redegøre for. 18) Jfr. 4.4 Helsingør Kommune ønsker mulighed for at tilpasse spørgerammen og fravælge leverandørens spørgsmål jfr Samtidig ønsker Helsingør Kommune en fuldt dækkende psykisk arbejdspladsvurdering jfr Skal leverandøre garantere dette?

6 Krav-id 4.4: Leverandøren bedes redegøre for Helsingør Kommunes mulighed for at tilpasse/omformulere spørgsmålene i spørgerammen. Tilpasning og fravælgelse af leverandørens spørgsmål, jf. krav-id 4.6, skal ske med det forbehold, at undersøgelsen stadig indeholder en fuldt dækkende psykisk arbejdspladsvurdering, jf. krav-id 4.3 og udbudsbetingelserne, pkt ) Jfr Hvad er det forventede omfang af denne telefoniske support til lederne? Krav-id 6.13: Leverandøren skal tilbyde Team HR og alle ledere telefonisk support i forhold til tekniske spørgsmål vedr. undersøgelsens design samt rapportforståelse i sædvanlig arbejdstid på hverdage 6 uger efter rapportudlevering til ledere. Det forventede omfang af den telefoniske support kan Helsingør Kommune ikke forudse, men i kraft af at leverandøren har leveret vejledning til Team HR, jf. hhv. krav-id 6.12, samt præsenterer hovedresultaterne for lederne jf. krav-id 6.19, vil det være mindre spørgsmål af teknisk karakter, som Team HR ikke umiddelbart kan besvare. 20) Jfr Såfremt der bestilles eksempelvis 30 specielle ekstrarapporter jfr. 6.5, skal disse i så fald stadig leveres inden én uge? Krav-id 6.15: Ekstra rapporter skal foreligge højest 1 uge efter bestilling. Ja, ekstra rapporter skal leveres i elektronisk format, jf. krav-id 6.4, højest 1 uge efter bestilling. 21) Jfr Genudsendelse af link, antyder at den tidligere adgang til rapporter er begrænset i en given periode? I så fald, hvilken periode? Krav-id 6.16: Der skal være mulighed for, at Team HR kan få adgang til at gensende evt. rapportlink til ledere. Ledernes adgang til rapporter er ikke begrænset i en given periode, men kravet dækker de tilfælde, hvor lederen har mistet rapportlinket. Hvis lederen kan tilgå rapporten via en hjemmeside med eget brugernavn og password, vil genskabelse af linket være unødvendigt. I sådanne tilfælde vil det være link til hjemmesiden og evt. brugernavn og password, som HR skal kunne genfremsende. 22) Jfr Helsingør Kommune ønsker benchmark mod andre kommuner. Leveres disse data af Helsingør Kommune? Vedrørende krav-id 6.26.

7 Nej, data leveres af leverandøren. 23) Punkt 6.20 (MK): Leverandøren skal levere konsulentbistand til individuelle ledertilbagemeldinger til koncernledelsen og ledergruppen i Center for Erhverv, Politik og Organisation. I alt 18 individuelle tilbagemeldinger Hvilken form for konsulentbistand skal tilbudsgiveren levere? Vedrørende krav-id Med konsulentbistand menes der, at en kvalificeret medarbejder fra leverandøren skal udføre ledertilbagemeldingerne til koncernledelse og ledergruppen i Center for Erhverv, Politik og Organisation. Team HR udfører ledertilbagemeldinger for de øvrige 9 centre i Helsingør Kommune. Ledertilbagemeldingerne består i, at leverandørens medarbejder giver en tilbagemelding på resultatet af rapporten til den pågældende leder samt vejleder lederen i, hvordan rapporten fortolkes og hvordan lederen efterfølgende kan håndtere opfølgningsarbejdet. 24) Punkt 6.26 (K): Rapporter skal indeholde ekstern benchmarking: Sammenligning af resultat med andre danske kommuner. De eksterne benchmarks skal aftales med Helsingør Kommune i forbindelse med godkendelse af rapportskabeloner. Tænkes der her på benchmark fra en bestemt undersøgelser og i givet fald hvilken undersøgelse? Eller er det benchmark som tilbudsgiveren er i besiddelse af? Vedrørende krav-id Det er benchmarks, som tilbudsgiveren er i besiddelse af.