Kultur- og Fritidsudvalget

Transkript

1 Kultur- og Fritidsudvalget Dagsorden vedtagelser Møde nr.: 2 Mødested: Vedbæk Skole, Henriksholms Allé 2, 2950 Vedbæk Mødedato: Onsdag den 4. februar 2009 Mødetidspunkt: Kl Bemærkninger: Medlemmer: Fraværende: Erik Mollerup, Thomas Lesly Rasmussen, Anne Anbo, Lars Engelberth, Annelise Møller, Axel Bredsdorff og Jette Ebro Annelise Møller Fra forvaltningen: Henning Bach Christensen, Birgit Hoé Knudsen og Birgit Hemmingsen Næste møde: Onsdag den 11. marts 2009

2 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 1. Meddelelser Besøg på Vedbæk Skole & Kulturcenter M - Mariehøj og Mantziusgården - Mulighedernes huse. Udbud af bygherrerådgivning og fremrykning af projekt vedr. Mantziusgården Pulje til støtte af ombygning/indretning af ridefaciliteter til opfyldelse af ny Lov om hold af heste for 2009 og Aftale om tilskudsvilkår mellem Rudersdal Kommune og Høsterkøb Rideklub - Godkendelse Foreningen Sydprøvens venner, ansøgning om støtte til skolelevers studietur fra Alluitsup Paa til Rudersdal... 10

3 Side: 1 1. Meddelelser KFU Jnr BHK ÅBEN SAG Ingen.

4 Side: 2 2. Besøg på Vedbæk Skole & Kulturcenter KFU KULTUR/BHK I henhold til Kultur- og Fritidsudvalgets møde- og besøgsplan er der planlagt en besigtigelse af og besøg på Vedbæk Skole & Kulturcenter. Vedbæk skole er en tosporet skole med enkelte klassetrin på tre klasser. Skolen er taget i brug i 1975, og er bygget i ét plan, hvor centrum er Bibliotekscentret, som indeholder både skole- og folkebibliotek. Det lokale folkebibliotek blev placeret i skolens bygninger i 1991, hvor skolen fik status som lokalt kulturcenter. Bibliotekscentret har i samarbejde med skolen en række årlige arrangementer for børn og voksne, bl.a. teaterforestillinger, foredrag og musikarrangementer. Kulturcentret har en kunstforening, som arrangerer 8-10 årlige kunstudstillinger af ca. en måneds varighed. Centerrådet, som er sammensat af repræsentanter fra skolen, skolebestyrelsen, skolefritidsordningen, bibliotekscentret, kunstforeningen, de lokale brugere samt Handelsstandsforeningen i Vedbæk, koordinerer de forskellige aktiviteter. Til Vedbæk Skoles bygninger hører en idrætshal, Vedbækhallen, som udover undervisning og aktiviteter i skolefritidsordningen også anvendes af de lokale idrætsforeninger. Samarbejdet med idrætsforeningerne koordineres gennem Haludvalget, som refererer til Centerrådet. Haludvalget består af repræsentanter for de idrætsforeninger, som benytter hallen samt skolens leder. Valgperioden for Haludvalget er 1 år. Aktiviteter med børn og unge har højeste prioritet ved udlån af hallen. Fordelingen og disponering af idrætshallens faciliteter til foreningsformål efter skole- og SFO-tid beror i henhold til Folkeoplysningsloven i Folkeoplysningsudvalgets regi, idet den endelige henvendelse herom beror i en forudgående afklaring i haludvalget. Vedbæk Ungdomsklub som indtil var en del af Kulturcentret, er nu sammenlagt med Rudersdal Kommunes øvrige ungdomsklubber, og hører derfor under området: Ung i Rudersdal. Skoleleder Toni Besjakov byder velkommen og viser os hallen m.v. Herefter vil bibliotekschef Marianne Aastrup og teamleder Preben Hindberg vise rundt og orientere om bibliotekscentret. Direktionen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag.

5 Side: M - Mariehøj og Mantziusgården - Mulighedernes huse. Udbud af bygherrerådgivning og fremrykning af projekt vedr. Mantziusgården KFU Jnr HBC Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den som grundlag for fase 2 rapporten 2M Mariehøj og Mantziusgården Mulighedernes huse, en ændret styregruppesammensætning, samt at sagen genoptages primo 2009 med hensyn til fastlæggelse af proces for valg af bygherrerådgiver og/eller arkitekt. For så vidt angår Mariehøj anbefaler forvaltningen, at der anvendes den samme bygherrerådgiver som teknisk, økonomisk og juridisk rådgiver igennem hele processen, og at der udskrives en arkitektkonkurrence med henblik på valg af arkitekt. Bygherrerådgiveren får til opgave at gennemføre arkitektkonkurrencen. For så vidt angår Mantziusgården anbefaler forvaltningen, at der anvendes en bygherrerådgiver som samtidig står for byggeteknisk rådgivning i forbindelse med arkitekt- og ingeniørydelser, herunder også udbud af fagentrepriser, tilsyn m.v. til det færdige projekt. For begge projekter kan bygherrerådgiveren udvælges ved et udbud under EUtærskelværdien, idet rådgiverhonoraret skønnes at ligger under kr. Jf. de nye regler af kan et sådant udbud finde sted ved annoncering på kommunens hjemmeside. Forvaltningen anbefaler, at begge udbud gennemføres med en prækvalifikation. Annoncen skal indeholde en beskrivelse af opgaver, frist for modtagelse af anmodning om deltagelse, og frist for tilbud samt kriterier for tildeling af kontrakten. Forvaltningen foreslår vedlagte tids- og handleplan for rådgiver vedr. Mariehøj og Mantziusgården. Forvaltningen anbefaler, at direktionen bemyndiges til at indgå aftale om rådgiverydelsen jf. vedlagte tids- og handleplan. Økonomi Udgiften til bygherrerådgiver og byggeteknisk rådgivning indgår som en del af anlægsudgiften og finansieres således af byggeriet. Mantziusgården Styregruppen for 2M-projektet anbefaler, at optimeringen af Mantziusgården, jf. anbefalingerne i den af KFU-godkendte rapport: 2M Mariehøj og Mantziusgården Mulighedernes huse igangsættes så hurtigt som muligt efter valg af bygherrerådgiver. Projektet på Mantziusgården har i forhold til Mariehøj et mindre omfang, økonomisk, bygningsmæssigt og bruger/borgerinvolveringsmæssigt. Igangsætningen af dette projekt vil samtidigt sikre en synlig fremdrift, samtidig med at projektets samlede kompleksitet minimeres. ÅBEN SAG

6 Side: 4 Såfremt det besluttes at fremrykke Mantziusgården, vil der efter valg af bygherrerådgiver blive udarbejdet en ny tids- og handleplan, der vil blive fremlagt til godkendelse i Kultur- og Fritidsudvalget. Økonomi Fremrykningen kan få betydning for den i Budget 2009 godkendte investeringsoversigt. Bilag Tids- og handleplan for Mariehøj og Mantziusgården, januar 2009 Direktionen foreslår, 1) at der foretages udbud af opgaven som teknisk, økonomisk og juridisk bygherrerådgiver for Mariehøj og udbud af opgaven som teknisk, økonomisk og juridisk bygherrerådgiver for Mantziusgården som samtidig står for byggeteknisk rådgivning i forbindelse med arkitekt- og ingeniørydelser, 2) at direktionen bemyndiges til at udvælge rådgiver(e) og indgå aftale med denne/disse, og 3) at projektet vedr. optimering af Mantziusgården igangsættes efter valg af bygherrerådgiver, og at der i umiddelbar forlængelse heraf fremlægges en ny tidsog handleplan vedr. Mantziusgården til politisk godkendelse. KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Annelise Møller deltog ikke i sagens behandling.

7 Side: 5 4. Pulje til støtte af ombygning/indretning af ridefaciliteter til opfyldelse af ny Lov om hold af heste for 2009 og FOU/Kultur Jnr 07/35260 BOE KFU Jnr 07/35260 BOE Folkeoplysningsudvalget besluttede den at afsætte et beløb til støtte af ombygning/indretning af ridefaciliteter til opfyldelse af ny Lov om hold af heste. Den nye pulje finansieres af puljen til ekstraordinær vedligeholdelse af egne og/eller lejede lokaler samt etablering af nye, mindre faciliteter. Det er besluttet at afsætte kr. pr. år i 2009 og 2010 til formålet. Folkeoplysningsudvalget anmodede endvidere Kulturområdet om at fremlægge forslag til retningslinier for puljen. Med afsæt i Lov om hold af heste og den af Dansk Landbrugsrådgivning udarbejdede vejledning har Kulturområdet udarbejdet vedlagte forslag til retningslinier for puljen. Forslag til retningslinier Formålet med puljen er at yde et engangstilskud til de rideklubber, som har egne lokaler, og som modtager lokaletilskud jf. gældende lokaletilskudsregler for Rudersdal Kommune samt at det målrettes foreningens børn og unge virksomhed. De rideklubber, der selv ejer deres ridefaciliteter, er Birkerød Rideforening og Holte Ride-Klub. Rideklubben Egene, Vedbæk Rideklub og Ørholm Rytterklub lejer lokaler til deres rideskolevirksomhed og aktiviteter, og det er ejernes ansvar at sørge for, at faciliteterne er i overensstemmelse med den nye lov. Det er derfor forventeligt, at der vil ske justeringer i lejekontrakter og lejeniveau, som kan medføre ændring i driftstilskuddet til lokaler til disse foreninger. Høsterkøb Rideklub lejer et ridehus og er derfor ikke omfattet af reglerne i Lov om hold af heste. I vejledningen til Lov om hold af heste er der udarbejdet en oversigt over de 9 bestemmelser, som loven berører. Januar 2011 Januar 2016 Januar 2020 Opstaldning i spiltov Krav til gulv Krav til lofthøjde Krav til rum og udstyr Krav til fold Krav til boksstørrelse Krav til indeklima Krav til foldplan Krav til lys Kulturområdet anbefaler, at puljen målrettes de 3 krav, der træder i kraft den Kulturområdet anbefaler endvidere, at foreningerne, som ansøger puljen, skal for- ÅBEN SAG

8 Side: 6 holde sig til de øvrige krav, som indgår i Lov om hold af heste for de efterfølgende år (2016 og 2020). Dette vil give foreningerne mulighed for at foretage de nødvendige tiltag, inden lovens øvrige enkelte bestemmelser træder i kraft. Kulturområdet foreslår endvidere, at der som en forudsætning skal medfølge dokumentation for kravet til pågældende ombygning/etablering, at der foreligger et tilbud for opgaveløsningen samt at der fremlægges en tids- og handleplan, et budget og oplysning om egen medfinansiering. Kulturområdet anbefaler, at der fastlægges en ansøgningsfrist for 2009 og en for 2010, således at ansøgeren kan iværksætte sin ombygning/etablering i sommerperioden, hvor der traditionelt ikke er store indendørsaktiviteter i ridefaciliteterne. Endelig foreslår Kulturområdet, at engangstilskuddet udbetales med 2/3 ved bevillingen og 1/3 ved regnskabsaflæggelsen, og at denne senest vil kunne afleveres 1. november i samme år, som tilskuddet er bevilget for. Folkeoplysningsudvalget behandler sagen den og udvalgets indstilling vil foreligge til Kultur- og Fritidsudvalgets møde. Bilag Retningslinier for puljen til støtte af ombygning/indretning af ridefaciliteter til opfyldelse af ny lov om hold af heste for 2009 og Kulturområdet foreslår, a) at Folkeoplysningsudvalgets anbefaling af retningslinerne for Puljen til støtte af ombygning/indretning af ridefaciliteter til opfyldelse af ny Lov om hold af heste for 2009 og 2010 godkendes, b) at Folkeoplysningsudvalgets anbefaling af Kulturområdets forslag vedrørende puljen, herunder ansøgningsfrister mv., godkendes, og c) at Folkeoplysningsudvalget i forbindelse med regnskabsaflæggelse for 2009 foretager eventuelle justeringer af retningslinierne for kommende ansøgning for FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET indstiller Kulturområdets forslag a) c) tiltrådt. Direktionen foreslår, at Folkeoplysningsudvalgets anbefaling tiltrædes. Forvaltningen oplyste forinden, at FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET tiltræder Kulturområdets forslag, idet det foreslås, at de 2/3 af engangsbevillingen udbetales, når arbejderne igangsættes. KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Annelise Møller deltog ikke i sagens behandling.

9 Side: 7 5. Aftale om tilskudsvilkår mellem Rudersdal Kommune og Høsterkøb Rideklub - Godkendelse. FOU/Kultur Jnr 08/35318 BOE KFU Jnr 08/35318 BOE ÅBEN SAG Folkeoplysningsudvalget tiltrådte den Kulturområdets forslag til proces for afklaring og forslag til fremtidige vilkår for tilskud til Høsterkøb Rideklub. Beslutningen blev tiltrådt i forlængelse af statusorienteringen for supplerende lokaletilskud til lokale rideklubber. Den afklarende drøftelse med Høsterkøb Rideklub Kulturområdet har den afholdt møde med foreningen omkring afklaring af fremtidige vilkår for tilskud. Kulturområdet vurderer, at der ikke direkte er tale om folkeoplysende foreningsaktiviteter i henhold til Folkeoplysningslovens 1 og 14. Kulturområdet anerkender derimod, at initiativtageren udbyder en god og fornuftig fritidsaktivitet for børn og unge i lokalområdet. Det vil derfor være muligt at etablere en særlig aftale om fritidstilbud Høsterkøb Rideklub, som tager afsæt i princip om aftale om tilskudsvilkår. Aftale om tilskudsvilkår mellem Høsterkøb Rideklub og Rudersdal Kommune Udkastet til aftalen indeholder følgende elementer: Periode Lov- og aftalegrundlag Formål Den fysiske ramme Tilskudsgrundlag Tilskudsvilkår/forudsætninger Særlige vilkår Økonomi Markedsføring/PR Samarbejdsrelationer Evaluering Varighed Kulturområdet foreslår, at aftalen løber for perioden 2009/10, og at Høsterkøb Rideklub stiller deres ridehus på 800 m 2 til rådighed for foreningens medlemmer alle ugens dage i tidsrummet Det er en forudsætning, at det er børn og unge samt handicappede, der udgør 70 % af den anvendte tidsramme, og at der afholdes 4 stævner i aftaleperioden. Det foreslås endvidere, at aftalen evalueres i september 2010 med mulighed for indgåelse af en ny 2-årig aftale.

10 Side: 8 Økonomi Kulturområdet anbefaler, at aftalen indgås med et samlet årligt tilskud på kr. som udbetales i 4 rater pr. år. Tilskuddet tager afsæt i Høsterkøb Rideklubs gennemsnitlige tilskud (aktivitetstilskud og lokaletilskud) for 2008 og forventet reguleret tilskud for I aftalen er det indarbejdet, at 75 % af tilskuddet skal målrettes lokaleudgiften og 25 % skal anvendes til træning, stævner og øvrige aktiviteter for Høsterkøb Rideklubs børn og unge under 25 år. Kulturområdet anbefaler, at tilskuddet ydes efter Folkeoplysningslovens 6 stk. 2 (Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at dele af den beløbsramme, der er nævnt i stk. 1, kan anvendes til nærmere angive formål inden for lovens område) Kulturområdets bemærkninger Kulturområdet har haft en god dialog med Høsterkøb Rideklub og kan med afsæt i foreningens stigende medlemstal anbefale, at der indgås en aftale om tilskudsvilkår, således at der fortsat kan tilbydes rideaktiviteter for børn og unge i Høsterkøb. Høsterkøb Rideklub har udtrykt tilfredshed med løsningen og håber, at Folkeoplysningsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget kan godkende udkastet. Økonomi Da Aftale om tilskudsvilkår for fritidstilbud Høsterkøb Rideklub søges gennemført ud fra Folkeoplysningslovens 6, stk. 2, om nærmere angivne formål, bør den fornødne beløbsramme hertil optages selvstændigt under Kultur- og Fritidsudvalgets budgetområde (uden for Folkeoplysningsudvalgets tilskudsramme). Kulturområdet anbefaler, at der oprettes et kontoområde hertil på funktion Fritidstilbud Høsterkøb Rideklub, samt at det foreslåede årlige tilskud på kr. finansieres af det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde ved en omplacering af kr. fra kontoen til aktivitetstilskud og kr. fra kontoen for lokaletilskud. Folkeoplysningsudvalget behandler sagen den , og udvalgets indstilling vil foreligge til Kultur- og Fritidsudvalgets møde. Bilag Udkast til aftale om tilskudsvilkår mellem Høsterkøb Rideklub og Rudersdal Kommune. Kulturområdet foreslår indstillet til Kultur- og Fritidsudvalget: a) at Folkeoplysningsudvalgets anbefaling af Aftalen om tilskudsvilkår mellem Høsterkøb Rideklub og Rudersdal Kommune godkendes,

11 Side: 9 b) at det årlige tilskud fastlægges til kr. for 2009 og kr. for 2010, og c) at finansieringen af tilskuddet sker via det folkeoplysende foreningsarbejde med kr. fra kontoen for aktivitetstilskud og kr. fra kontoen for lokaletilskud en nyoprettet konto for Fritidstilbud Høsterkøb Rideklub. FOLKEOPLYSNINGSUDVALGET indstiller Kulturområdets forslag a) - c) tiltrådt Direktionen foreslår, at FOLKEOPLYSNINGSUDVALGETS anbefaling tiltrædes. KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Annelise Møller deltog ikke i sagens behandling.

12 Side: Foreningen Sydprøvens venner, ansøgning om støtte til skolelevers studietur fra Alluitsup Paa til Rudersdal KFU Jnr KULTUR/BHK Foreningen Sydprøvens venner har henvendt sig til Kulturområdet om støtte til besøg fra Alluitsup Paa. Repræsentanter fra Skoleområdet og fra bygden i øvrigt har henvendt sig til foreningen om planer og ønsker til en studietur for 9 elever fra udskolingsniveauet samt 2 lærere. Der foreligger endnu ikke helt konkrete planer for rejsen og bygden er for tiden ved at indsamle midler til rejsen, som beløber sig til over kr. Birkerød Kommune har tidligere været engageret i studiebesøg m.v. og sidst i 2006, hvor kommunens område for kultur, fritid og idræt støttede Foreningen Sydprøven med deltagelse i planlægningen før besøget (arrangementer, aktiviteter og ophold m.v.) samt under besøget i en vis udstrækning. Endvidere støttede kommunen besøget med et beløb til dækning af transport, aktiviteter og bespisning. Der foreligger fyldestgørende opfølgnings- og afrapporteringsmateriale fra besøget i Sydprøvens venner engagerer sig i besøget ved planlægning, den praktiske afvikling af besøget f.eks. bespisning, hjemmebesøg, ledsagelse på ture, opfølgning, kontakt til Foreningen af Grønlandske Børn m.v. Foreningen af Grønlandske Børn forventes ligeledes at engagere sig i besøget. Der er overvejelser om, at besøget finder sted i marts eller i sensommeren Udover kommunens etablerede venskabsbysamarbejder, har Rudersdal Kommune et samarbejde med Sydprøven. Kulturområdet vurderer, at det er relevant, at kommunen engagerer sig i studiebesøget og foreslår, at Kulturområdet tilbyder Foreningen Sydprøvens venner, at Området støtter besøget med deltagelse i planlægningen, foranstaltning af overnatning, tilbud om arrangementer og enkelte aktiviteter samt under besøget i en vist udstrækning. Det forudsættes, at det er Foreningen Sydprøvens venner, der er ansvarlig og hovedtovholder i besøget. Det foreslås endvidere, at Kulturområdet af udgiftsrammen til kultur for børn og unge disponerer op til kr. excl. moms til besøget. Direktionen foreslår, ÅBEN SAG

13 Side: 11 1) at Rudersdal Kommune engagerer sig i besøget som beskrevet, 2) at Kulturområdet disponerer op til kr. excl. moms af udgiftsrammen til kultur for børn og unge, og 3) Sydprøvens Venner udarbejder en rapport fra besøget. KULTUR- OG FRITIDSUDVALGET tiltræder Direktionens forslag. Annelise Møller deltog ikke i sagens behandling.