Et vejprojekts succes kommer ikke af asfalt alene - effekten af information ved vejprojekter

Transkript

1 Et vejprojekts succes kommer ikke af asfalt alene - effekten af information ved vejprojekter Af Lis Lørup, Rådet for Større Færdselssikkerhed ll@rfsf.dk og Sofie Ottesen, Rambøll Nyvig, ott@nyvig.dk Vejen til succes Der stilles større og større krav til kommunerne om synlighed overfor borgerne, borgerinddragelse og udvidet service. Det gælder også for de kommunale vejforvaltninger. Uanset hvilke vejprojekter nye anlæg, ombygninger af hensyn til sikkerhed eller miljø, hastighedsplaner, byrumsudvikling eller noget helt andet, vi arbejder med indenfor vejsektoren, er der behov for at tænke kommunikation til presse og borgere og samarbejdspartnere ind i projekterne. I mange tilfælde kan det endda vise sig at være en god forretning at gøre det. Information er et redskab, der kan gøre vejprojekterne mere vellykkede, fordi vejprojekterne ofte også handler om at påvirke trafikanternes adfærd f.eks. at få trafikanterne til at anvende en nyanlagt vej eller cykelsti eller til at sætte hastigheden ned i et bestemt område. Men informationsindsatsen om et konkret projekt kan også - som en sidegevinst - bruges som kanal for at fremme forvaltningens eller kommunens eget omdømme hos borgerne og byrådspolitikerne. Det handler om at sælge sig selv, sine resultater og sin arbejdsplads bedst muligt, og forudse eller lægge låg på den kritik, som kan opstå, ikke bare af projektet, men af forvaltningen som helhed. Større kommuner, Vejdirektoratet og amterne har ansat informationsmedarbejdere til at tage sig af kommunikationen med pressen og henvendelser fra borgerne mv., men som projektleder i en mindre kommune kan man selv med enkle midler og fornuftig planlægning opnå stor effekt af informationsindsatsen både under planlægnings- og anlægsfaserne og når projektet står færdigt. Tænk i helheder og grib mulighederne Erfaringer fra kampagnearbejdet viser, at det er vigtigt at gentage sit budskab, hvis man vil opnå en effekt. Men det ikke er nok bare at gentage det samme budskab i en uendelighed på akkurat samme måde. Det er de varierede gentagelser som gør kommunikationen effektiv. Denne erfaring kan også bruges i forbindelse med nyanlagte vejprojekter. Et fiktivt eksempel: X- købing kommune anlægger en ny cykelrute gennem et grønt område separat fra de meget trafikerede veje. Ruten går fra stationen forbi større arbejdspladser og en skole. Det er den perfekte cykelrute for pendlere og cyklende skolebørn, der helst ikke vil køre på de trafikerede veje. Da cykelstien er anlagt, klipper borgmesteren den røde snor, der markere åbningen. Der er billeder i lokalavisen fra begivenheden, og X-købing kommune har lavet en folder om ruten, som fås hos kommunens borgerservice og på biblioteket. Efter 6 måneder kører der stadig masser af cyklister på vejene og næsten ingen på cykelruten. Hvis nu man i X-købing før åbningen af cykelruten havde overvejet: hvem skal køre på cykelruten, hvordan får vi dem til det, og hvad skal vi i teknisk forvaltning og i X-købing kommune have ud af projektet, kunne resultatet have set anderledes ud. Når de potentielle cyklister er identificeret, kan de nås gennem målrettet kommunikation for at få dem til at bruge cykelruten, og projektet fortsætter længe efter, at snoren er klippet.

2 X-købing kommune har helt automatisk adgang til en række kommunikationskanaler. De skal blot identificeres og bruges: Hver eneste uge har kommunen en side i lokalavisen med serviceinformation om alt fra svømmehallens åbningstider og pasningsmuligheder mellem jul og nytår i daginstitutionerne til nye lokalplanforslag sendt i høring. Her kunne f.eks. stå: X-købing er en by for cyklister. Derfor har vi anlagt cykelruten. Vi vil gerne have, at du bruger den også når du skal til undervisning på aftenskolen på skolen. I brevet som kommunen sender ud til forældrene til de nye børn i børnehaveklassen på skolen kan folderen om cykelruten vedlægges med et brev fra borgmesteren om, at X-købing kommune er en by for cyklister. Vi vil have sikre skoleveje for vore børn. Derfor har vi anlagt cykelruten, så dit barn kan komme sikkert i skole på egen cykel. På de arbejdspladser, som cykleruten løber forbi, deles folderen ud og på virksomhedens intranet kan informeres om cykelruten og om medarbejdernes muligheder for at få motion på vej til og fra arbejde. For X-købing er en by for cyklister og vi vil også være en sund by. For X- købing kommune bliver resultatet, at de borgere som bliver ramt af informationerne enten i rollen som forældre, avislæsere, aftenskolekursister eller medarbejdere på arbejdspladsen eller i en kombination af rollerne, får indtryk af X-købing som en kommune, der tænker på deres borgeres ve og vel.: De er vel nok flinke nede på kommunen de tænker især på os og hvor er vi glade for, at vi bor/arbejder her måske skulle vi også prøve den nye cykelrute. Hvordan får man det bedste ud af informationen om et vejprojekt? Alle projekter indeholder kommunikation på kryds og tværs mellem de involverede parter forvaltningen, de politiske udvalg, rådgiver, entreprenør, politiet, det lokale erhvervsliv, borgergrupper, den lokale presse osv. Ofte kompliceres kommunikationen af parternes forskellige interesser. Man får det bedste ud af et projekt ved at anerkende det store kommunikationsbehov, der opstår, når et projekt skal sættes i værk og planlægge informationsindsatsen efter behovet. Derved kan man med enkle midler få større succes med sit projekt. Planlæg indsatsen En enkel måde at lave kommunikationsplanlægning på er at stille sig selv en række relevante spørgsmål og skrive svarene ned. Husk at få en - eller helst flere udenforstående til at kigge dine overvejelser igennem: Det kan være svært at få det nødvendige helikopterperspektiv, når man sidder midt i et projekt. Er der en informationsmedarbejder i kommunen eller amtet er det oplagt at tage ham/hende med på råd allerede tidligt i processen. Start med at afklare mål, målgruppe og kritik.

3 Færre person-skader Ny hastighedsplan Lavere hastighed Figur 1: Hvad er det overordnede mål? Hvad er delmålene? Hvad er målet? Når du iværksætter et projekt, kan der være mange interessenter og mange dagsordener. Man kan let miste fokus og komme til at bruge tid på noget, der måske ikke bidrager til at nå projektets overordnede mål. Det kan være en stor hjælp at have det overordnede mål for øje og formidle det hvis man får en fornemmelse af, at et projekt er ved at køre lidt af sporet, eller delmålene ikke bidrager til det overordnede mål. For at finde det overordnede mål, skal man spørge sig selv: Hvad er den oprindelige idé med projektet? Hvilken situation/problematik skal det afhjælpe? Projektets delmål finder man ved at svare på spørgsmålet: Hvad skulle vi gøre for at realisere det overordnede mål? Det overordnede mål vil næsten altid være dit hovedbudskab. Hvem er målgruppen? Man finder målgrupper ved at stille spørgsmålet: Hvem skal gøres tilfredse med dette projekt? Det kan være mange forskellige grupper og svært at stille alle tilfreds. Ved vejrprojekter vil det typisk være borgerne som helhed eller en bestemt gruppe borgere (fx beboere ved en bestemt vej, en ældregruppe, borgere med skolesøgende børn el.lign.), en bestemt erhvervsgruppe eller de lokale politikere. Et følgespørgsmål bliver derfor: Hvem er det vigtigst at stille tilfreds? Ved at svare på det spørgsmål har du identificeret den/de primære målgrupper. Men vær opmærksom på, at det ikke er sikkert, at målgrupperne er enige i projektets mål og delmål. Hvem vil kunne kritisere projektet - og hvad vil kritikken gå på? Kritik i lokale medier, fra samarbejdspartnere eller borgergrupper, kan koste mange ressourcer og sætte nye dagsordener. Derfor er det vigtigt at forberede sig på kritik. Man forbereder sig ved at stille sig selv alle tænkelige kritiske spørgsmål til projektet. Tag udgangspunkt i mål og målgruppe og udvid dine overvejelser med spørgsmålet: Hvem vil blive mest påvirkede af projektet? Er der bestemte grupper, der skal ændre adfærd for at målet kan nås? (Fx benytte en anden rute, sænke hastigheden). Er det nødvendigt at skabe en adfærdsændring eller tage højde for en bestemt målgruppes holdning?

4 Borgere: For meget trafik! Handel: Mere trafik! Skolebørn: Lavere fart! Ny trafiksanering Politiet: For farligt! Transporterhverv: Større mobilitet! Trafikudvalg: For dyrt projekt! Figur 2: Eksempel på parter i et projekt og den kritik, de kan komme med Hvordan realiserer man sin informationsindsats? Næste skridt er at overveje, hvordan man kan komme kritikken i møde og forene de forskellige interesser. Involvér Involvér de parter (målgrupper), du har identificeret som afgørende for projektets succes. Nu skal du vælge, hvordan du vil få budskabet ud. Det kan fx ske ved at iværksætte en borgerinddragelsesproces, hvor en følgegruppe bliver nedsat. Det kan også være godt at inddrage andre målgrupper som fx det lokale busselskab eller handelsstandsforeningen tidligt i processen. Lyt til deres argumenter og sørg for at holde alle fokuserede på det fælles overordnede mål fx færre ulykker ved et bestemt kryds eller en mere tryg skolevej. Vær opmærksom på, om de involverede parter er klar over, hvad de kan forvente, og hvor meget/hvad de kan påvirke. Hvis en aktiv og involveret borgergruppe får det indtryk, at de kan få gennemført en gennemgribende byrumssanering, og budgettet kun rækker til en enkelt gennemfartsvej, vil den konflikt sandsynligvis ende med at forrykke fokus fra det fælles overordnede mål. Informér Sørg for også at informere bredt om projektet. Ofte vil et projekt få betydning for mange borgeres hverdag fx hvis de fremover skal til at skifte rute til arbejde, stå 10 min. tidligere op for at cykle med børnene til skole, eller køre 30 km/t. i stedet for 50 gennem et lokalt byområde. Den lokale presse er som regel meget interesserede i at formidle historien og de vil have mange læsere i målgrupperne. Den enkleste måde at lave pressearbejde på er at ringe til jeres lokale aviser/tv/radiokanal. Fortæl dem om projektets overordnede mål hvilket problem projektet skal afhjælpe, og hvem vil det påvirke. Forsøg at gøre det så konkret og nærværende som muligt. Er det et større projekt vil pressen skrive om det, uanset om du kontak-

5 ter dem eller ej. Ved selv at tage kontakten har du mulighed for at sætte dagsordenen. At benytte sig af de lokale medier er både en billig og effektiv måde at informere om et projekt. En anden billig løsning er at sørge for, at jeres hjemmeside er opdateret med den seneste udvikling i projektet. Råder I over elektroniske skilte, kan de også være effektive kommunikationskanaler, fordi de præsenterer budskabet på rette tid og sted på vejen. Følg op og skab sammenhæng Benyt alle anledninger for at følge op på den indsats, der er sat i værk. De fleste kommuner har en serviceinformationsside i den lokale avis brug den til at fortælle om nye tiltag men også til at følge op på tidligere tiltag. Brug kommunen/amtets hjemmeside og vær ikke tilbageholdende med at kontakte de lokale medier med små opfølgningshistorier. Mange fagfolk bliver overraskede over, hvor stor interessen er selv for små nyheder. Redaktørerne kan selvfølgelig sige nej tak til dit forslag til historie, men de er glade for tilbuddet. Et godt samarbejde med de lokale medier er i alles interesse journalisternes, teknikernes og læsernes. Er der tale om en decideret kampagne, fx for at få hastigheden ned ved skoler eller en bestemt ulykkesbelastet strækning, vejarbejde el. lign., så vil det altid være en god idé at planlægge en gentagelse for at sikre effekten varer ved. Overordnet mål: Tryggere skolevej Projekt: Skolevejsanalyse Resultatet af analysen Historier om delresultater fx på en specifik vej eller skole Nye trafiktal/hastighedsmålinger Nye ulykkestal Særlige kontrolindsatser m. Automatisk Trafikkontrol eller færdselspolitiet Nye elpærer i gadelygterne, ny opstribning el. lign. Kommentér læserbreve eller aktuelle historier om trygge skoleveje Efterår: Lys på cyklen, reflekser Sommer: Nye skolebørn Vinter: Glat føre, hastighed, cykelhjem Forår: Flere på cykel Figur 3: Eksempler på opfølgningshistorier, der kan bruges i pressearbejde for at støtte op om det overordnede mål benyt enhver anledning! Evaluér For at få det bedste ud af indsatsen er det nødvendigt at samle op fx på borgerhenvendelser, presseklip mv. Hvad fik I ud af at informere om projektet, og hvad kunne man gøre bedre næste gang? Og sidst, men ikke mindst: Informér også om din evaluering!