2016 Holbæk. Business case for afholdelse af CSR Awards 2016 i Holbæk. Arrangeret af:

Transkript

1 2016 Holbæk Business case for afholdelse af CSR Awards 2016 i Holbæk Arrangeret af:

2 Danmarks største CSR-arrangement i Holbæk Holbæk Kommune har mulighed for at blive værtsby for CSR Awards og være proaktiv, når det gælder CSR og bæredygtighed. CSR Awards er en unik platform for Holbæk kommune til at promovere sig som sjællands forgangskommune og naturlige samlingspunkt for erhverv og viden. Med denne højt profilerede konference vil Holbæk kunne tydeligøre nogle af de initiativer kommunen tager for at fremtidssikre byen - eks. kommunens klare målsætninger som klimakommune, tilslutningen til Covenant of Mayors eller kommunens strategi for integration af nyankomne flygtninge. Værdien for Holbæk Kommune: Eksponering af Holbæk i nationale og lokale medier til en estimeret værdi af 5 mio. kr. Mulighed for at være værtsby for et arrangement, der tiltrækker deltagere fra Danmarks førende virksomheder, institutioner og NGO er samt ministerier og styrelser. Opgaver til lokale virksomheder i forbindelse med CSR Awards og afvikling af konference for en estimeret værdi af kr. Omkring 150 overnattende gæster, som vil generere omsætning for de erhvervsdrivende i Holbæk kommune til en estimeret værdi af kr. Som vært for CSR Awards vil Holbæk Kommune få: Mulighed for at styrke sit image som bæredygtig by - lokalt og nationalt. En afgørende rolle i at sammensætte et innovativt og nytænkende program for CSR Awards - eks. med fokus på resultatskabende miljøinitiativer eller håndtering af flygtningetilstrømmen til Danmark. Værtskab for ministre og kendte politikere, H.K.H Prins Joachim og prominente nationale og internationale talere. Mulighed for at promovere kommunen og det lokale erhvervslivs CSR-initiativer ved at afholde et side-event (workshop) og deltage i debatter med topledere, ministre, faglige eksperter og praktikere. Mulighed for at uddele en CSR-pris og hylde en lokal eller national virksomhed under Award Showet, hvor yderligere otte CSR-priser uddeles til lokale og nationale virksomheder. Mulighed for at samarbejde med en relevant nabokommune om værtsskabet og/eller venue og inddragelse af lokale virksomheder. 2 CSR Awards 2016

3 Om CSR Awards Formål CSR Awards er Danmarks største årlige CSR-konference og awardshow som har været afholdt siden Formålet med CSR Awards er at skabe synlighed og debat om virksomheders arbejde med bæredygtighed og social ansvarlighed. Målet med CSR Awards er at udbrede kendskabet til CSR-området, og at få flere virksomheder til at integrere CSR i måden at skabe og drive forretning. Konference Målet med konferencen er at give deltagerne konkrete redskaber og inspiration. Det sker ved at sætte fokus på udfordringer og succeshistorier gennem side-events, paneldebatter samt danske og internationale talere, der deler den nyeste viden. Blandt internationale talere ved tidligere CSR Awards kan nævnes Al Gore, Bill Clinton, Kofi Annan, Mark Kramer, William McDonough og Mo Ibrahim. Dertil har en lang række anerkendte danske og internationale CEO s, ministre og forskere bidraget. Awardshow Under awardshowet fejres de virksomheder, der går forrest og viser, hvordan CSR-arbejdet skaber gevinst for både virksomheder og samfundet. CSR-priser der blev uddelt i 2014 og 2015: CSR People Prize <100 og >100 CSR Environment Prize CSR Partnership Prize CSR Strategy Prize CSR Abroad Prize CSR Diversity Prize CSR Honor Prize Underholdning Hvert år har CSR Awards deltagere fornøjelsen af landskendte værter, såsom Mille Dinesen (2014) og Lise Rønne (2015). Ligeledes har kunstnere såsom Steffen Brandt (2014 og 2015), Scarlet Pleasure (2014) og Anya (2015) bidraget til at gøre awardshowet til en ekstraordinær oplevelse. Side-events Under konferencen afholdes en række side-events. De afholdes af CSR Fondens partnere, der selv arbejder med og indenfor et CSR-område. Her kan deltagerne blive inspireret, udveksle erfaringer og få konkrete værktøjer med hjem. 3 CSR Awards 2016

4 Finansiering af CSR Awards Finansieringsmodel Et typisk budget for CSR Awards ligger på 4 mio. kr. Beløbet fordeles mellem CSR Fonden og kommunen, herunder også nationale og regionale partnere. En mulig finansieringsmodel Finansieringen for kommunen er til forhandling og drøftelse mellem kommunen og fonden. Den kunne eks. se ud som følger: Kontant beløb på 1 mio. kr. Sponsorering af venue (til en estimeret værdi af kr.) kr. fra Regionen, lokale partnere og billetsalg Kommunen betaler således for afholdelsen af CSR Awards eks. kontant 1 mio. kr., sponsorerer venue i kommunen og finder sponsorater for kr. fra Regionen, det lokale erhvervsliv samt via billetsalg. Kan der findes sponsorater for mere end kr., kan kommunes bidrag på kontant 1 mio. kr. nedbringes. Kommunen forpligter sig således til at finde finansiering på 1,25 mio kr. plus venue, og kommunen vil til gengæld ikke hæfte for et evt. underskud, såfremt CSR Fonden ikke finder sponsorater for den resterende del af budgettet. CSR Fonden finansierer den resterende del af budgettet gennem partnerskaber med nationale virksomheder og organisationer. Det får kommunen med i prisen Billetter: Rådighed over 250 fribilletter til konference og Award Show til en værdi af kr. samt 10 VIP billetter til særarrangement. Billetterne kan uddeles lokalt eller sælges. Side-event: Afholdelse af et to-timers side-event til en værdi af kr., hvor kommunens vigtigste indsatser på CSR-området præsenteres - eks. om kommunens miljøinitiativer eller håndtering af nyankomne flygtninge. Budget INDTÆGTER CSR AWARDS 2016 Værtskommune (+ Region og lokalt erhvervsliv) Strategiske partnere (nationale partnere) TOTAL Side-eventpartnere Prispartnere Billetsalg + salg i øvrigt INDTÆGTER CSR AWARDS TOTAL OMKOSTNINGER CSR AWARDS 2016 Konsulent bistand (konferencier, tolk, honorar til talere) Awardshow (show, vært, kunstnere, underholdning m.m..) Venue og catering Diverse udgifter (billetsystem, program-app, evaluering m.m.) Rejseudgifter (talere) Kommunikation (Annoncer, grafisk design, Børsen tillæg) UDGIFTER CSR AWARDS I ALT OMKOSTNINGER SEKRETARIATET Aministration Personale (salg, projektledelse, redaktion m.m.) Salgs- og rejseomkostninger UDGIFTER CSR FONDEN I ALT RESULTAT 0 CSR-pris: En CSR-pris, der hylder netop det CSR-område, som kommunen ønsker at sætte fokus på. Mulighed for, at kommunens borgmester er prisoverrækker under awardshowet. Marketingpakke: En marketingpakke, hvor kommunen kan markedsføre sig i annoncer i et CSR-tillæg i Børsen, i CSR Quarterly, på csr.dk samt i CSR.dk s nyhedsbrev. Marketingpakken har en værdi af kr. (se side 9). Et- eller toårig kontrakt CSR Fonden vil meget gerne indgå et to-årigt samarbejde, da dette giver mulighed for: At spare ressourcer (år to) At involvere det lokale erhvervsliv over en længere periode At opnå større branding i forbindelse med samarbejdet mellem kommunen og fonde 4 CSR Awards 2016

5 VIRKSOMHEDSFORUM FOR SOCIALT ANSVAR Rådgiver for beskæftigelsesministeren Partnerskabstyper Det er vores mange samarbejdspartnere, der gør det muligt at afholde CSR Awards. Fælles for alle samarbejdspartnerne er, at de enten arbejder med eller har interesse og viden inden for CSRområdet. Hvert år er både offentlige og private samarbejdspartnere med til at støtte CSR Awards. Prispartner Som prispartner står du bag og uddeler en af årets CSR-priser, fordi du gerne vil sætte fokus på CSR-området i Danmark og være med til at hylde de virksomheder, der gør en ekstraordinær indsats. Side-eventpartner Som side-eventpartner har du mulighed for at holde dit eget side-event (breakout session). Her kan du sætte fokus på et særligt område indenfor CSR-feltet. Strategisk partner Som strategisk partner har du både mulighed for at uddele en CSR-pris og afholde et side-event. Samtidig vil du have ind flydelse på programmets indhold, rammerne for arrangementet samt udviklingen af CSR Awards konceptet Det får du som prispartner ved CSR Awards: Ejerskab af en CSR-pris Professionelt og festligt Award Show med anerkendt vært og kendte kunstnere Samarbejde om medieomtale Omfattende marketingpakke Billetter til konference og Award Show samt VIP-billetter Indflydelse på planlægningen af CSR Awards ved at deltage i fire partnermøder Det får du som side-event partner: En eller to-timers side-event, hvor du bestemmer temaet, formen og indholdet Lokale, teknik, forplejning samt adgang til en stor målgruppe af deltagere Samarbejde om medieomtale Markedsføring Billetter til konference og Award show samt VIP-billet Indflydelse på planlægningen af CSR Awards ved at deltage i fire partnermøder Det får du som strategisk partner: Ejerskab af en CSR-pris En eller to-timers side-event, hvor du bestemmer temaet, formen og indholdet Samarbejde om medieomtale Omfattende marketingpakke og annonce i CSR.dk s Børsen-tillæg Billetter til konference og Award Show samt VIP-billetter Afgørende indflydelse på planlægningen af CSR Awards, herunder deltagelse i fire partnermøder samt repræsentantskab i et Advisory Board Det koster det at være prispartner: Prispartnere støtter CSR Awards ved at betale kr. + moms. Det koster det at være side-event partner: Som side-event partner er din støtte til CSR Awards afhængig af, hvilket side-event du ønsker, dvs. om du ønsker en eller to-timers side-event og hvor mange deltagere, der skal være plads til. Et side-event koster mellem kr. + moms. Det koster det at være strategisk partner: Som strategisk partner støtter du CSR Awards med minimum kr. 5 CSR Awards 2016

6 Fordelingen af opgaver CSR Fonden står for planlægning og afvikling af CSR Awards, mens kommunen bidrager med lokalt netværk og viden. CSR Fonden er ansvarlig for den overordnede planlægningen, afvikling og evaluering af CSR Awards dvs. tilrettelæggelse af program, booking af talere, promovering af arrangementet, planlægning af awardshowet samt generel projektledelse. Kommunen Mobilisering af det lokale erhversliv, herunder aftaler med lokale sponsorer og partnere Praktisk planlægning (samarbejde med venue) Lokal presse Kommunen bidrager med den lokale dimension af arrangementet dvs. inddragelse af lokale sponsorer og deltagere, hjælp til udvælgelse af venue, lokal promovering samt praktisk planlægning. Ved indgåelse af et samarbejde aftales den specifikke ansvarsog opgavefordeling. Kommunens involvering og indflydelse Som værtskommune får I indflydelse på indholdet og rammerne for CSR Awards. Det får I gennem: Partnermøder: Partnermøder er for CSR Fondens partnere, som alle støtter op om og bidrager til CSR Awards. Der afholdes i alt fire møder - tre før CSR Awards og et efter. Til partnermøderne giver CSR Fonden en status på planlægningens fremdrift og partnerne har mulighed for at komme med ideer og ønsker. Advisory Board: Der oprettes et Advisory Board, hvor relevante repræsentanter fra kommunen, CSR Fondens ledelse og fondens store strategiske partner mødes og sikre, at samarbejdet og planlægningen går som forventet. Det er også her de store strategiske beslutninger tages. CSR Fonden Program/indhold Overordnet projektledelse Administration og praktisk planlægning (drejebog m.m.) Kommunikation, markedsføring og presse 6 CSR Awards 2016

7 Sådan falder op gav erne i løbet af året Et Award år strækker sig typisk fra januar til december, dvs. at det i alt tager omkring 12 mdr. at planlægge, afvikle og følge op på et CSR Awards. Tidslinjen til højre giver et overblik over, hvilke opgaver der er forbundet med CSR Awards, herunder hvad det typisk kræver af ressourcer at være værtskommune. Kommunen vil typisk have en tovholder, som samarbejder med CSR Fonden henover ca. 6 mdr. Dertil vil der være behov for, at kommunens presseafdeling løbende varetager PR og kommunikationsopgaver i forhold til den lokale presse. Januar, februar, marts: Kontrakt med værtskommune Årets tema fastsættes Talere inviteres Partnere/sponsorer findes PR og kommunikation: promovering af værtskommune, venue og årets tema Kommunens involvering: Etablering af kontakt mellem lokale virksomheder og CSR Fonden Lokal presse Evt. planlægning af CSR-pris Estimeret tidsforbrug: ca. 1 arbejdsdag om ugen April, maj, Juni: Kontrakt med venue Planlægning af CSR-priserne Partnere/sponsorer findes Årets konferencier, vært og kunstnere til awardshow bookes Kontrakt med div. leverandører PR og kommunikation: promovering af partnere, CSR-priser og talere 2016 Kommunens involvering: Udvælgelse og kontrakt med venue Etablering af kontakt mellem lokale virksomheder og CSR Fonden Evt. planlægning af CSR-pris Lokal presse Estimeret tidsforbrug: ca. 1 arbejdsdag om ugen Juli, august, september: Program færdiggøres Planlægning af side-events Nominerede til årets CSR-priser udvælges Tiltrækning af deltagere Planlægning med venue (overordnet) PR og Kommunikation: promovering af årets program, nominerede virksomheder og awardshowet Kommunens involvering: Tiltrækning af lokale/regionale deltagere Planlægning med venue Evt. planlægning af side-event Lokal presse Estimeret tidsforbrug: ca. 2 arbejdsdage om ugen Oktober, november, december: Praktik Afholdelse af CSR Awards Evaluering Opfølgning og tak til partnere/sponsorer Planlægning med venue (detaljeret) PR og Kommunikation: Årets CSR-pris vindere, billeder fra dagen m.m. Kommunens involvering: Planlægning med venue (bl.a. parkering og skiltning) Værtsrolle under CSR Awards borgmesteren holder velkomsttale og mødes med talere, oplægsholdere m.m. Lokal presse Estimeret tidsforbrug: ca. 2 arbejdsdage om ugen 7 CSR Awards 2016

8 Forslag til program for CSR Awards 2016 CSR Awards præsenterer den nyeste viden, faciliterer debat og skaber rammerne for, at deltagerne kan netværke og lade sig inspirere. Talere (10:00 11:30): To talere og en paneldebat på scenen (i plenum). Talerne vil være både internationale og nationale CEOs, CSR-eksperter, politikere og visionære debattører Side-events (11:30 12:30): En-times side-events (minikonferencer), hvor deltagerne får mulighed for at gå i dybden med et specifikt CSR-område. Side-events afholdes af lokale og nationale partnere. Frokost og netværkstid (12:30 13:30) Side-events (13:30 15:30): To-timers side-events (minikonferencer), hvor deltagerne får mulighed for at gå i dybden med et specifikt CSR-område. Side-events afholdes af lokale og nationale partnere. Markedsplads og netværkstid (15:30-16:30): Markedsplads med f.eks. speakers corner, paneldebatter og oplæg af kortere varighed. Inspireret af arrangementer som fx bogforum går deltagerne rundt på markedspladsen og bliver inspireret af og hører om cases, dokumenterede CSR-initiativer, produkter eller rapporter. Talere (16:30 17:30): En-to store (internationale) hovedtalere på scenen (i plenum) Middag og Award show (18:00 21:00): Optakt til Award Showet med galla-stemning, efterfulgt af middag og Award Show (ca. 1,5 times varighed uden pauser). 8 CSR Awards 2016

9 Markedsføring Som værtskommune bliver I automatisk en del af en omfattende marketingpakke i et medieunivers målrettet CSR-professionelle. Det drejer sig om Børsens læsere samt det samlede antal læsere på CSR.dks medier (CSR Quarterly, CSR.dk og CSR.dk nyhedsbrev) - i alt mere end læsere. Indirekte eksponering Som værtskommune står Holbæk som medafsender på al markedføring af CSR Awards. Det gælder alt fra print og web til korrespondance, brochurer, programmer, plakater m.m. Indirekte eksponering DKK CSR.dk Nyhedsbrev CSR Quarterly Børsen Oplag: Læsere: CSR Quarterly Oplag: Læsere i alt: CSR Børsen tillæg I ALT Indirekte eksponering: Estimeret markedsføringsværdi af CSR Awards via annoncer gennem CSR.dks mediepalette og CSR Børsen tillæg. Direkte eksponering Ud over ovenstående markedsføring inkluderer samarbejdet en direkte marketingpakke, hvor kommunen kan markedsføre sig i annoncer i CSR tillæg i Børsen, CSR Quarterly, div. webannoncer, nyhedsbreve m.m. Direkte eksponering DKK CSR.dk (Annoncering i 6 mdr.) Nyhedsbrev (To annoncer pr. mdr.) CSR Quarterly (3x 1/1 sides annonce) CSR.dk Besøg pr. måned: Sidevisninger pr. måned: CSR.dk nyhedsbrev Antal modtagere total: CSR Børsen (1/1 sides annonce) I ALT Direkte eksponering: Kommunen får mulighed for at markedsføre sig gennem egne annoncer i CSR.dk s mediepalette og CSR Børsen tillæg. 9 CSR Awards 2016

10 Presse Presseindsats 2016 Der er både før, under og efter CSR Awards spændende historier og cases, som har interesse og opmærksomhed fra alle mediegrupper. CSR fonden og CSR.dk har på den baggrund planlagt en massiv presseindsats, som inkluderer dagspressen, fagpressen og lokalpressen. CSR.dk og Børsen-tillæg CSR.dk sætter specifikt fokus på CSR Awards i to udgaver af magasinet CSR Quarterly, hvoraf det ene samdistribueres med Børsen umiddelbart før CSR Awards. Derudover vil der løbende blive publiceret historier på CSR.dk, csr.awards.dk samt diverse sociale medier. Planen for 2016 er at opnå presseomtale til en annonceværdi af omkring 5 mio. kr. (i 2015 var den 4 mio. kr.) i følgende medietyper: Landsdækkende og lokale medier: Webmedier Regionale og lokale dagblade Lokale ugeaviser Fagblade og magasiner Landsdækkende dagblade Nyhedsbureauer TV-indslag Radio Marts årgang CSR.DK - FORUM FOR BÆREDYGTIG FORRETNING INTERVIEW CSR Awards 2016 i Holbæk Vi er faldet bagud med vores snak om motiver, definitioner og fejlfinderi. Vi skulle hellere tale om, hvad det ervæsentligt for forretningen at tage fat på. Søren Kjærsgaard, Holbæks Borgmester KLIMA, MILJØ OG ENERGI Hvad kan Scanias lastbiler gøre ved forurening og klimaforandringer? CSR.dk ser på lastbiler. CSRFOLK FOLK SKRIVER Cradle to cradle-certificerede Desso fortæller om at komme godt i gang med bæredygtighed. DONG ENERGYS GODE RÅD HM I EN GREENWASH-STORM Hvad har energiselskabet lært af sine klimapartnerskaber og hvor skal de hen nu? Få gode råd her. Lyver HM om sikkerheden hos leverandører i Bangladesh? Eller kunne der være andet og mere i den historie? 21 MILLIONER SLAVER 10 CSR Awards GIV INVESTORERNE INFORMATION DET NYE CSR Fra fagblad til forum - CSR.dk skal være der hvor danske CSRfolk mødes. + + GRØNNERE BYGGERI, JA TAK

11 Folkene bag CSR Awards Styrket kommunikationsplatform for CSR Awards CSR Fonden har pr. januar 2016 indgået et strategisk partnerskab med mediepartneren, CSR.dk forum for bæredygtig forretning. Derved bliver PR- og kommunikationsindsatsen for CSR Awards styrket markant. Samarbejdet betyder, at der er flere kræfter til at løfte den store opgave det er at udvikle og fremme forretningsdrevet CSR i Danmark. Om CSR Fonden CSR Fonden er en non-profit organisation, som blev etableret i 2011 med en vision om at fremme bæredygtighed og socialt ansvar både nationalt og globalt. Fondens primære aktivitet er CSR Awards, en stor årlig konference og et Award Show, hvor vi inspirerer og fejrer de virksomheder, der arbejder med at koble forretning og CSR. Om CSR.dk CSR.dk er Danmarks eneste erhvervsmedie og community med dedikeret fokus på forretningsdrevet CSR. CSR.dk udgiver både ugentlige nyhedsbreve og sit eget magasin, CSR Quarterly og har ligeledes et eksklusivt samarbejde med Børsen. CSR.dk udgives af mediehuset Horisont Gruppen a/s og har eksisteret i snart 20 år. Salg, marketing og projektledelse Maria Bøge, Direktør. Joanna Solvig Jansen, Projektchef. Ebbe Holm, Business Manager Rasmus Brylle, Partner Steen Brylle, Partner. Jacob Raahauge, Grafisk Designer. Kommunikation og presse Eva Harpøth Skjoldborg, Redaktør. Anders Kampmann, Journalist. Sarah Stendorff Meier, Redaktionsassistent. CSR Fondens bestyrelse Maarten van Engeland, Bestyrelsesformand i CSR Fonden. Connie Nielsen, International skuespiller og stifter af Human Needs Project. Christian Honoré, Stifter af Goodwings. Anette Stube, Director of Group Sustainability hos A.P. Møller Mærsk. Elise Ross-Hansen, Partner hos Bruun & Hjejle. Linda Nielsen, Professor, dr.jur. på Københavns Universitet, Juridisk Fakultet. 11 CSR Awards 2016

12 CSR Awards bidrager fortsat til CSR-agendaen i Danmark 71 procent af alle deltagerne i 2015 er tilfredse eller meget tilfredse med arrangementet som helhed. 87 procent er motiveret til også at deltage i Deltagerne fremhæver CSR Awards indholdsrige og brede udbud af aktiviteter. Deltagerne har i høj grad fået perspektiver på, hvordan CSR kan skabe forretningsmæssig værdi samt inspiration til at øge fokus på CSR i egne organisationer. CSR Awards 2015 havde igen en passende fordeling mellem den faglige og den festlige del af arrangementet. Det siger deltagerne om CSR Awards Fantastisk koncept. Dejligt, at der bliver sat fokus på det, som virksomheder sætter en ære i at gøre i vores dagligdag. Fortsæt med det. Vi havde en fantastisk dag, som vi vil huske længe. Ja, så lærte vi også noget nyt og fik nye netværk. Et godt arrangement, der virkelig gav stof til eftertanke og satte fokus på de mange, mange mennesker, der hver dag er involveret i dette vigtige arbejde, hvis det skal give menneskeligt udbytte og samtidig på sigt sende signaler til hele verden. Det allervigtigste er at mødes med alle de dejlige kolleger og samarbejdspartnere - hele det danske CSR-netværk er samlet under samme tag. Det er en varm fest! Stærkt program og god variation - både mellem typen af talere og temaer. Det virkede også rigtig godt med de små interviewseancer. Alt sammen meget inspirerende og velgennemført. 12 CSR Awards 2016

13 At være vært for CSR Awards to år i træk, har uden tvivl sat spor i Holstebro Kommune. Samarbejdet med erhvervslivet om at hjælpe gruppen af unge udsatte ind på arbejds markedet, skabe mønster brydere eller kæmpe for bæredygtige produktionsløsninger er præget af en fornyet bevidsthed om samfunds ansvar i forretningen. Det fik vi for alvor sat i perspektiv og italesat i 2013 og 2014, og i dag kan vi se, at CSR-tilgangen skaber nye initiativer. H.C. Østerby, Borgmester, Holstebro Kommune Vi har været imponerede over CSR Fondens engagement og professionelle tilgang. Uden CSR Fondens indsats og netværk er det svært at forestille sig eventen afviklet med så spændende et internationalt program og så mange deltagere fra hele landet. Samtidig var det en god anledning til at vise vores nye konferencefaciliteter frem for så stor en deltagerkreds fra hele landet. Vejle er landets tredjestørste konferenceby, og vi vil gerne endnu længere ud ad den vej. Arne Sigtenbjerggaard, Borgmester, Vejle kommune 13 CSR Awards 2016