Prækvalifikationsbetingelser. Begrænset udbud af uniformsgenstande til Dansk Politi. Rigspolitiet. Offentliggjort den 4.

Transkript

1 Prækvalifikationsbetingelser Begrænset udbud af uniformsgenstande til Dansk Politi Rigspolitiet Offentliggjort den 4. april 2011

2 1 Indledning Den ordregivende myndighed Kontakt under udbudsforretningen Information om ordregiver Baggrund for udbuddet Rammerne for udbudsforretningen Udbudsprocedure Udbuddets omfang Historisk forbrug Aftaleperiode og optioner Anmodning om deltagelse Generelt Anmodningsfrist Skriftlige spørgsmål Sprog Betaling Konsortier og andre sammenslutninger Egnethedsvurdering Personlige forhold Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tidsplan Aflysning af udbudsforretningen Bilagsfortegnelse Tjekliste Side 2

3 1 Indledning Disse betingelser angiver de nærmere rammer for prækvalifikationen til Rigspolitiets EU-udbud af uniformsgenstande. Side 3 2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed for denne udbudsforretning er: Rigspolitiet v./koncernservice Landlystvej Hvidovre 2.1 Kontakt under udbudsforretningen Alle henvendelser forud for anmodningsfristen vedrørende yderligere oplysninger, dokumentation, spørgsmål til materialet m.v. skal ske skriftligt via adm-udbud@politi.dk 3 Information om ordregiver Udbuddet gennemføres af Rigspolitiet på vegne af Dansk Politi. Politiet i Danmark, på Færøerne og i Grønland udgør et fælles korps, direkte ansat i staten. Justitsministeren er politiets øverste chef og udøver sin beføjelse gennem rigspolitichefen og politidirektørerne. Rigspolitiet er politiets øverste myndighed. Det er Rigspolitiets opgave at sætte retningen for hele dansk politi, herunder formulere overordnede strategier, understøtte arbejdet i politikredsene og koordinere politiets arbejde på landsplan. Rigspolitiet ledes af Rigspolitichefen og er organiseret i to hovedområder svarende til den måde, hvorpå politikredsene er organiseret. De to hovedområder er Politiområdet og Administrationsområdet. Herudover er der er et ledelsessekretariat, der organisatorisk er placeret direkte under rigspolitichefen. Desuden hører Politiets Efterretningstjeneste, PET, også under Rigspolitiet. Foruden Rigspolitiet er der 12 politikredse i Danmark, samt en i Grønland og en på Færøerne. Alle kredse har døgnbetjente hovedpolitistationer samt understationer, hvoraf nogle kun er åbne i dagtimerne. I en lang række kredse er der etableret nærpolitistationer. I tyndt beboede landområder anvendes der desuden landbetjente.

4 Dansk Politi har ca ansatte, som fordeler sig således: Side 4 Polititjenestemænd ca Jurister ca. 625 Kontoransatte ca Civilt ansatte og elever ca Baggrund for udbuddet Der er netop gennemført en omfattende budgetanalyse af politiets økonomi. Budgetanalysen identificerer et effektiviseringspotentiale på politiets indkøb på optil DKK 100 mio. årligt. Rigspolitiet har på den baggrund blandt andet iværksat et indkøbsprogram, der skal samordne og konsolidere politiets indkøb. Indkøb af uniformsgenstande indgår således i den første bølge af udbud, som skal bidrage til realiseringen af det samlede effektiviseringspotentiale. De årlige, gennemsnitlige omkostninger til indkøb af uniformsgenstande til politiet udgjorde i ca. DKK 30 mio. Det vurderes i budgetanalysen, at der et betydeligt besparelsespotentiale på uniformsområdet. Besparelsen skal opnås blandt andet gennem strammere efterspørgselsstyring, konsolidering af indkøb på færre leverandører samt tilpasning af produktspecifikationer. Budgetanalysen kan læses i sin helhed på Finansministeriets hjemmeside: itirapport/budgetanalyse_af_politiet_2009_2010_mckinsey_og_company.ashx 5 Rammerne for udbudsforretningen 5.1 Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsdirektiv, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts Udbuddet gennemføres i to separate faser; den nærværende prækvalifikationsfase og efterfølgende en egentlig tilbudsfase. Bemærk venligst, at udbudsmaterialet udelukkende fremsendes til de prækvalificerede ansøgere. 5.2 Udbuddets omfang Udbuddet omfatter produktion og distribution af uniformsgenstande til Dansk Politi.

5 Området udbydes i følgende delaftaler: Side 5 1. Operationel uniform m.v. Herunder bukser og jakke, heldragter (indsatsdragter), handsker, og regntøj, samt mindre områder som cykeltøj, ridetøj og overtræksbukser og -luffer til Grønlands Politi. Desuden indgår måltagning efter behov ligeledes i denne delaftale. 2. Repræsentativ uniform m.v. Herunder benklæder, jakke, kasketter, caps, slips og læderbælter. Under denne delaftale skal der desuden leveres små mængder graviditetsbukser samt måltagning efter behov. 3. Strik. Herunder huer, halstørklæder og -trøjer samt skjorter, t-shirts og termoundertøj. Under denne delaftale skal der desuden leveres små mængder graviditetsskjorter. 4. Fodtøj. Herunder sko, støvler, sikkerhedsfodtøj, MC-støvler samt strømper. 5. Motorcykeludstyr. Herunder bukser, jakke og handsker samt måltagning efter behov. Der kan anmodes om prækvalifikation på et valgfrit antal delaftaler. Det forventes, at der indgås rammeaftale med en leverandør pr. delaftale. 5.3 Historisk forbrug Analyser af Politiets forbrug af uniformsgenstande i viser, at det gennemsnitlige årsforbrug på ca. DKK 30 mio. fordeler sig som følger: Delaftale 1: ca. 51% Delaftale 2: ca. 7%. Delaftale 3: ca. 18% Delaftale 4: ca. 21%. Delaftale 5: ca. 3% Forbruget forventes reduceret som følge af en strammere efterspørgselsstyring og reducerede priser. Det understreges, at alle omlysninger om historisk forbrug og fordelingen heraf alene har vejledende karakter og på ingen måde er bindende for ordregiver. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden Aftaleperiode og optioner Rigspolitiet forventer at indgå 2-årige rammeaftaler, gældende i perioden med mulighed for 2x1 års forlængelse.

6 6 Anmodning om deltagelse Side Generelt Ansøger skal nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af prækvalifikationsbetingelserne med tilhørende bilag samt sikre at alle minimumskrav er opfyldt. Det bemærkes, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at ordregiver er forpligtet til at afvise anmodningen. 6.2 Anmodningsfrist Anmodninger om prækvalifikation skal være ordregiver i hænde senest fredag den 6. maj 2011 kl Anmodninger afleveres personligt i receptionen eller sendes til: Rigspolitiet v./koncernservice Landlystvej 34 DK-2650 Hvidovre og mærkes med EU-udbud på uniformsgenstande + angivelse af relevante delaftaler Anmodninger der modtages efter fristens udløb vil blive afvist, og vil således ikke indgå i prækvalifikationsvurderingen. Anmodninger skal afgives i et (1) originalt, underskrevet eksemplar og to (2) papirkopier samt en kopi på en USB-nøgle i et gængs, redigerbart format. Såfremt der er afvigelser mellem de trykte og den elektroniske udgave, lægges det originale eksemplar til grund for prækvalifikationsvurderingen. 6.3 Skriftlige spørgsmål Det er muligt at stille skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Spørgsmål bør stilles hurtigst muligt og senest den 20. april 2011 kl Spørgsmål fremsendes via adm-udbud@politi.dk Spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være tilgængelige på senest den 28. april 2011 kl Sprog Anmodningen skal afgives på dansk, engelsk, svensk eller norsk.

7 6.5 Betaling Ansøgere og tilbudsgivere modtager ikke betaling i forbindelse med deltagelse i nærværende udbudsforretning. Side 7 Der ydes ligeledes ikke vederlag for vareprøver, der skal indleveres i forbindelse med afgivelse af tilbud. 6.6 Konsortier og andre sammenslutninger I det omfang ansøgere udgør et konsortium, hæfter deltagerne solidarisk i forhold til den ordregivende myndighed. Blandt konsortiets medlemmer skal der udpeges én fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura overfor den ordregivende myndighed og varetager al kontakt hertil. Standardblanket til formålet er vedlagt som bilag 1. En ansøger kan basere sig på andre enheders formåen uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem aktøren selv og de enheder, ansøger ønsker at basere sig på. Såfremt ansøger ønsker at basere sig på andre enheders formåen, skal det dokumenteres, at ansøger råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved en af alle parter underskrevet beskrivelse af de indbyrdes rettigheder og forpligtelser. Ved sammenslutning af ansøgere, f.eks. i et konsortium, skal oplysninger til brug for egnethedsvurderingen afgives for hver enkelt deltager, uagtet at det er sammenslutningens egnethed som helhed, der vurderes. Deltagerne skal samlet set opfylde eventuelle minimumskrav. 7 Egnethedsvurdering Til brug for Rigspolitiets vurdering af ansøgers egnethed til at varetage den udbudte opgave skal nedenfor nævnte dokumentation vedlægges anmodningen. Der skal vedlægges dokumentation for hver delaftale ansøger anmoder om at blive prækvalificeret til. 7.1 Personlige forhold En underskrevet og dateret erklæring på tro love vedrørende forholdene nævnt i EU s udbudsdirektivs art. 45, herunder oplysninger om ansøgers gæld til det offentlige. Bilag 2 skal benyttes. 7.2 Økonomisk og finansiel formåen Ansøger skal vedlægge følgende dokumentation for virksomhedens økonomiske og finansielle formåen: En underskrevet erklæring fra ansøgers revisor om ansøgers nettoomsætning indenfor det konkrete område, som de/n konkrete delaftale/r vedrører, i de seneste tre godkendte regnskabsår.

8 Minimumskrav vedrørende delaftale 1: Ansøger skal dokumentere en nettoomsætning på minimum DKK 20 mio. pr. år for de seneste tre godkendte regnskabsår. Minimumskrav vedrørende delaftale 2-4: Ansøger skal dokumentere en nettoomsætning på minimum DKK 10 mio. pr. år for de seneste tre godkendte regnskabsår. Minimumskrav vedrørende delaftale 5: Ansøger skal dokumentere en nettoomsætning på minimum DKK 1 mio. pr. år for de seneste tre godkendte regnskabsår. Side 8 Oplysning om ansøgers soliditetsgrad for de senest tre godkendte regnskabsår. Oplysninger vedrørende ansøgers aktuelle økonomiske situation i form af en særskilt, underskrevet erklæring fra ansøgers revisor om, at der ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske forhold siden udgangen af det senest godkendte regnskabsår. Hvis der er indtrådt væsentlige negative ændringer i virksomhedens økonomiske forhold, bedes disse uddybende beskrevet. Fremlæggelse af ansøgers balance eller uddrag heraf, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, fra de seneste tre godkendte regnskabsår. Dokumentation for gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring vedlægges i form af kopi af police samt kopi af den senest betalte faktura. Minimumskrav: dækningssum på minimum DKK 10 mio. pr. begivenhed. 7.3 Teknisk og faglig formåen Ansøger skal vedlægge følgende dokumentation for virksomhedens tekniske og faglige formåen: Referenceliste over de væsentligste leverancer af tilsvarende produkter eller ydelser, der er leveret i løbet af de seneste tre år. Der kan maksimalt angives 10 referencer. Ansøger bedes benytte bilag 3 eller et tilsvarende bilag indeholdende de oplysninger, der efterspørges i bilag 3. Oplysninger om hvorvidt ansøger vil benytte underleverandører til at opfylde en eventuel kontrakt med Dansk Politi, samt hvilke opgaver underleverandøren i så fald forventes at varetage. 7.4 Objektive kriterier for valg af kvalificerede ansøgere Der prækvalificeres fem ansøgere pr. delaftale.

9 Rigspolitiet vil, såfremt der er flere end fem kvalificerede ansøgere pr. delaftale, udvælge de bedst egnede ansøgere på baggrund af ansøgers relevante referencer, jf. bilag 3, samt ansøgers soliditetsgrad de seneste tre godkendte regnskabsår. Side 9 8 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Ansøgernes spørgsmål til materialet vil blive behandles anonymt og fortroligt af ordregiver. Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgers fortrolige, forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må dog i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ansøger og dennes ansatte skal iagttage ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, der måtte komme til ansøgers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. 9 Tidsplan Udbudsprocessen forventes af følge nedenstående tidsplan: Aktivitet Afsendelse af udbudsannonce til EUtidende. Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til prækvalifikationsbetingelserne Dato 4. april april 2011 kl Anmodningsfrist 6. maj 2011 Kl Alle ansøgere modtager skriftligt svar på deres anmodning. Udbudsbetingelser sendes til de prækvalificerede virksomheder. Mulighed for besigtigelse af Dansk Politis nuværende uniformsgenstande. Besigtigelsen gennemføres hos Rigspolitiet, Landlystvej 34, Hvidovre. 1. praktiske frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål Frist for udsendelse af svar på skriftlige spørgsmål Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for udsendelse af svar på modtagne spørgsmål 18. maj maj juni juni 2011 kl juni august 2011 Kl august 2011 TILBUDSFRIST 22. august 2011 Kl Tilbudsvurdering 22. august 1. oktober 2011 Udsendelse af accept- og afslagsmed- 1. oktober 2011

10 delelser Stand-still periode 1. oktober 12. oktober Kontrakter underskrives 14. oktober 2011 Opstart af kontrakter 1. november 2011 Side Aflysning af udbudsforretningen Udbudsforretningen betragtes først som afsluttet, når kontrakten er underskrevet af alle parter. Indtil da kan udbudsforretningen aflyses, såfremt der måtte være saglig grund hertil. 11 Bilagsfortegnelse Det samlede prækvalifikationsmateriale består udover nærværende prækvalifikationsbetingelser af følgende bilag: 1. Standardbilag til konsortier og andre sammenslutninger 2. Tro og love erklæring vedr. forholdene omfattet af EU s Udbudsdirektivs art Skabelon til angivelse af information om relevante referencer 12 Tjekliste For at sikre, at alle relevante oplysninger vedlægges anmodningen, bedes følgende tjekliste benyttes. Oplysninger Konsortier og andre sammenslutninger Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45 samt ansøgers gæld til det offentlige Nettoomsætning vedrørende den/de konkrete delaftale/r der anmodes om prækvalifikation til Soliditetsgrad Aktuel økonomisk situation Balance Erhvervs- og produktansvarsforsikring Dokumentation Bilag 1 vedlagt nærværende materiale udfyldes og vedlægges anmodning. Bilag 2, Tro og love erklæring, vedlagt nærværende materiale udfyldes og vedlægges anmodning. Erklæring udarbejdet af ansøgers revisor vedrørende de seneste tre godkendte regnskabsår. Bemærk at minimumskrav skal være opfyldt. Erklæring om ansøgers soliditetsgrad de seneste tre godkendte regnskabsår. Ansøger skal selv udarbejde denne erklæring, evt. i skematisk form. Erklæring fra ansøgers revisor Ansøgers balance for de seneste tre godkendte regnskabsår vedlægges anmodning. Kopi af police samt kopi af den seneste betalte faktura vedlægges anmodning. Bemærk minimumskrav på DKK 10 mio. pr. skadesbegivenhed skal være opfyldt.

11 Relevante referencer Underleverandører Bilag 3 vedlagt nærværende materiale udfyldes og vedlægges anmodning. Oplysninger om hvorvidt ansøger påtænke at benytte underleverandører og i givet fald, hvilke opgaver underleverandørerne forventes at varetage. Side 11