BUDGETVEJLEDNING FOR ANSØGNINGER TIL DMRU-PULJEN

Transkript

1 DMRU-puljen BUDGETVEJLEDNING FOR ANSØGNINGER TIL DMRU-PULJEN 1. GENERELT OM BUDGETTER FOR PROJEKTER OG AKTIVITETER Et væsentligt vurderingskriterium i forbindelse med en ansøgning handler om, hvorvidt indsatsens udgifter står i et rimeligt forhold til de forventede resultater samt om omkostningsniveauet er realistisk i forhold til muligheden for en fortsættelse af indsatsen uden støtte udefra. Budgettet skal derfor indeholde alle projektudgifter/udgifter relateret til indsatsen, og det skal opstilles på overskuelig og gennemsigtig vis. Det er vigtigt for vurderingen af ansøgningen, at budgettet er nemt at forstå. I vurderingen af ansøgningen bliver der lagt vægt på, at jeres budget hænger tæt sammen med jeres beskrivelse og strategi for projektet/indsatsen. Der vil samtidig blive lagt vægt på, at projektets/indsatsens omkostninger er rimelige og velbegrundede i forhold til de aktiviteter, I vil gennemføre og de resultater, I forventer at opnå. Når I skriver ansøgningen, bør I være opmærksomme på, at alle poster i budgettet er beskrevet og begrundet i selve ansøgningsteksten. Hvis I har udgiftsposter, som springer i øjnene, er det særligt vigtigt, at de er begrundet i projektets/indsatsens beskrivelse og strategi. Særligt kritiske punkter er fx aflønning af dansk personale og større indkøb/investeringer, eller hvis poster som lokal løn, administration og rejser udgør en forholdsvis stor del af det samlede budget. EGEN- ELLER SAMFINANSIERING Vær opmærksom på, at kun økonomiske bidrag (cash contributions) kan opføres som anden finansiering i budgettet. Det vil sige, at værdien af fx frivilligt arbejde og ydelser i naturalier (in kind contributions) ikke indgår i budgettet, men skal nævnes i ansøgningen. Adskillelsen mellem finansiering fra DMRU-puljen og anden finansiering skal fremgå tydeligt. Hvis der i budgettet er oplyst anden finansiering end DMRU- puljen, skal denne også fremgå af det afsluttende regnskab. 2. BUDGET FOR PROJEKTER Ansøgningen om støtte til projekter skal indeholde flg. budgetinformationer: Et budgetresumé og finansieringsplan (sektion B) Et detaljeret budget (bilag A til ansøgningen). Budgettet skal være detaljeret, så at det er muligt at vurdere rimeligheden. Yderligere detaljerede budgetter kan tilføjes som bilag for mere komplekse budgetposter

2 BUDGET Budgetlinje 1: Aktiviteter Alle udgifter direkte relateret til gennemførelse af aktiviteter skal budgetteres i aktivitetsbudgettet. Budgettet f.eks. for et seminar kan inkludere udgifter til leje af undervisningslokale, transport, mad, overnatning, honorar til undervisere og undervisningsmaterialer. (Hvis projektansatte underviser på et seminar, er udgifterne til dette inkluderet under lønninger). De forskellige aktiviteter specificeres så vidt muligt i separate budgetlinjer, og aktivitetsbudgettet struktureres efter de opstillede projekt-/indsatsmål. Hvis det drejer sig om tværgående aktiviteter, skal disse budgetteres særskilt efter projekt-/indsatsmålene. Det vil bidrage til at vise, hvor den finansielle tyngde ligger. Faglig konsulentbistand Faglig konsulentbistand skal budgetteres under det relevante projektmål eller aktivitet. Dette gælder både faglig bistand fra Danmark og fra lokale ressourcepersoner, hvis funktion udelukkende er i tilknytning til direkte gennemførelse af projektet/indsatsen. Hvis det faglige input skal anvendes under flere projekt-/indsatsmål, må bidraget deles ud på samtlige poster i den fordeling, der forventes anvendt. Faglig bistand må beskrives og begrundes i ansøgningen og må være aktivitetsspecifik. Det er vigtigt at angive timetal/lønsats for hvert enkelt bidrag. Så vidt muligt skal konsulenter fra det pågældende land eller nabolande benyttes. Læs mere om dansk timeanvendelse i afsnit 4.2. Budgetlinje 2: Investeringer Alle indkøb af materiel til støtte for aktiviteterne anføres her. Under investeringer budgetteres større indkøb, der ikke indgår som direkte input til gennemførelse af aktiviteter, men som er nødvendige for at projektet kan gennemføres. Fx vil såsæd og undervisningsmaterialer blive budgetteret i aktivitetsbudgettet, mens indkøb af køretøjer og IT udstyr bliver set som investeringer. Der kan ikke ydes støtte til køb af jord, fast ejendom og normalt ikke til biler. Budgetlinje 3: Lokale medarbejdere I kan søge om løn til lokalt personale, som er nødvendige for at gennemføre projektet. I udgangspunktet skal aflønning af fastansat personale budgetteres under denne budgetlinje. Specificér for hver stilling: Stilling, mandmåneder og månedsløn Andre personaleudgifter Det bør fremgå, hvor stor en del af lønnen for de involverede medarbejdere det danske bidrag dækker. Vær opmærksom på de lokale regler for ansættelse, aflønning, opsigelse, obligatoriske sundhedsforsikring, løn i den 13. måned osv. Dette bør tages op med jeres lokale partner, der kender de lokale regler. Specifikt for projekter om organisationsudvikling gælder, at der ikke kan inkluderes lokale lønninger grundet indsatsens karakter. Budgetlinje 4: Lokal administration Der kan søges om støtte til lokale partneres omkostninger til at administrere aktiviteter, der er dækket af ansøgningen, herunder revisionsomkostninger. Kun direkte udgifter kan dækkes. Dvs. at lokal administration ikke kan blive dækket ved en vis procentdel af det totale budget. Servicering fra sydpartnerens økonomikontor og sekretariat kan blive inkluderet baseret på den tid der bliver brugt på projektet. Budgettet for kommunikation kan baseres på direkte udgifter eller som en del af den totale kommunikationsudgift. Alle administrationsudgifter skal dokumenteres med relevante bilag. 2

3 Vær opmærksom på, at det for bevillinger over kr. er et krav, at der foretages revision af en lokal revisor, der følger internationale revisionsstandarder. Budgetlinje 5: Dansk projekt monitoreringsbesøg Der kan søges om et projekttilsyn i løbet af projektperioden. Projekttilsyn er den danske organisations tilsyn med projektets gennemførelse og fremdrift i samarbejdet med den lokale partnerorganisation og omfatter konkret tilsyn, men ikke kapacitetsopbygning eller teknisk konsulentbistand, der skal budgetteres under aktiviteter. Projekttilsynet kan gennemføres af ansatte i og medlemmer af den danske organisation, der er fagligt kvalificeret og som har indsigt i den pågældende projektbevilling og det konkrete projektforløb. Der skal udarbejdes Term of Reference samt udarbejdes rapport fra besøget. Udgifter til tilsynsrejser skal budgetteres billigst muligt. Time- og dagpenge samt kilometergodtgørelse må maksimalt være lig med Finansministeriets laveste takster. Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel. Som led i at styrke læring fra projekter kan medlemsorganisationen søge om op til kr. til tilsynsrejse i forbindelse med projekter, der administreres af DMRU. Der kan dog ikke ydes tilskud til de rutinemæssige partnerskabsbesøg, som mange medlems- organisationer regelmæssigt aflægger, selv om disse rejser måtte omfatte besøg ved projekter, der finansieres af DMRU. For projekter, der administreres af medlemsorganisationen selv, kan der søges om støtte til løn eller honorar til den danske organisations ansatte eller frivilliges deltagelse i projekttilsyn. Vejledende timeantal er maks. 37 timer. Besøget kan evt. forlænges, hvis der er søgt om faglig bistand eller review. (Nærmere vejledning og krav fremgår af afsnittet om dansk timeanvendelse nedenfor). Budgetlinje 6: Reviews og evalueringer Review Der kan søges om støtte til et review af projektet. Aktiviteter i forbindelse med reviewet skal inkluderes på denne budgetlinje. Evaluering Det kan være en god idé at indtænke en ekstern evaluering, som enten midtvejs- eller slutevaluering, i projekter med flere faser eller i andre særlige tilfælde. En evaluering vil i givet fald skulle begrundes i ansøgningen, og størrelsen på udgiften til en evt. evaluering forventes at være proportional med projektets størrelse. Der kan ansøges om løn til ekstern konsulent, transport og ophold samt evt. aktiviteter i forbindelse med evalueringen. Evt. flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for almindeligt turistklassehotel. Hvis ikke der anvendes konsulenter fra det pågældende land eller nabolande i forbindelse med reviews og evalueringer, skal det begrundes i ansøgningen. Budgetlinje 7: Budgetreserve Der skal indarbejdes en budgetreserve på maksimum 10 % og minimum 6 % af de samlede omkostninger for linjerne 1-7 i budgetskemaet. 3

4 Budgetmargin kan tages i anvendelse, hvis der opstår uforudsete udgifter i relation til de øvrige budgetposter. Dette vil typisk være i forbindelse med valutaudsving, der fordyrer projektet, samt hvis andre forhold betyder, at indkøb eller andre udgiftsposter i relation til aktiviteterne bliver dyrere end forudset på budgetteringstidspunktet. Budgetlinje 8: Revision i Danmark DMRU står for revisionen i Danmark for projekter, der forvaltes af DMRU. Medlemsorganisationer, som selv administrerer, skal gøre brug af egen revisor og inkludere udgiften i budgettet.. Hvis indsatsen løber over mere end ét regnskabsår, skal der laves et årligt mellemregnskab for bevillingen som en del af foreningens årsregnskab. Revisionen skal således dække såvel det afsluttende som de årlige regnskaber. De samlede udgifter til revision i Danmark og samarbejdslandet bør normalt kunne holdes under 3 % af et mindre projekts/indsats budget. For større projekter/indsatser vil 3 % dog ofte blive vurderet til at være for højt. Reglerne omkring revision uddybes i Forvaltningsvejledningen. Revision af organisationens årsregnskab dækkes ikke af bevillingen. Budgetlinje 9: Administration i Danmark Medlemsorganisationer, som selv administrerer, kan inkludere 7% i administrationsbidrag. Se forvaltningsvejledningen hvilke udgifter administrationsbidraget skal dække. Dansk timeanvendelse timerne skal lægges derude Af det detaljerede budget skal det fremgå, om budgettet indeholder løn til ansatte og honorar til frivillige i den danske organisation. I vurderingen af dansk timeanvendelse i forhold til bevillingens størrelse vil der blive lagt vægt på at: behovet for aktivitetsspecifik konsulentbistand er begrundet i behov fra partneren eller målgruppen. lokale konsulenter ikke med fordel kunne have udført opgaven. dansk input i bevillingen ikke skaber afhængighed af den danske partner. Der skal med andre ord i budgetlægningen tages hensyn til omkostningseffektivitet og relevans for partner og målgruppe, når der indregnes dansk konsulentbistand. Følgende aktiviteter kan falde inden for den danske organisations timeanvendelse: Faglig rådgivning til projektspecifikke aktiviteter. Udvikling af projektspecifikke policies, strategier og retningslinjer. Opmærksomhed skal henledes på at: Alle projektspecifikke udgifter, der vedrører danske lønninger, skal på forhånd være indarbejdet i budgettet/ansøgningen for de enkelte aktiviteter og skal efterfølgende kunne dokumenteres i regnskab og rapportering for aktiviteten. For organisationer med fast medarbejderstab (som er ansatte med en kontrakt, der ikke er knyttet til et specifikt projekts levetid) er det muligt at medtage op til 80% overhead ud over de dokumenterede lønudgifter. For at medtage overhead skal der anvendes et tidsregistreringssystem, således at timeanvendelsen kan udgiftsføres under aktivitetsregnskabet. Hverken fastansatte, midlertidigt ansatte eller frivillige kan anvende en timesats (eksklusive evt. overhead), der overstiger den pågældendes aktuelle timeaflønning. For lokalt personale på landekontorer må lønsatser ikke overstige det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende organisationer i landet. 4

5 Det skal af en ansøgning fremgå, fx i form af en opgavebeskrivelse, hvad organisationens medarbejdere / frivillige skal bidrage med, hvordan der skal bidrages og med hvilket formål. Hvis der inkluderes løn eller honoraromkostninger i budgettet til dansk personale, skal organisationen have relevant registrering hos Skat. 3. BUDGET FOR AKTIVITETER Forundersøgelse, kapacitetsopbygning, netværk og partnerskabsaktiviteter. Til at udarbejde budgettet for ovenstående indsatser skal det budgetskema anvendes, som findes i ansøgningsskemaet. Der kan normalt søges op til kr. for forundersøgelser og kapacitetsopbygning samt netværksaktiviteter. Der kan dog søges om op til kr. til støtte for partnerskabsaktiviteter, hvor medlemsorganisationen skal bidrage med mindst 10% af budgettet. DMRU tilbyder at deltage i ovenstående aktiviteter som facilitator eller med faglig ekspertise, hvis dette ønskes fra medlemsorganisationens og sydpartnerens side og hvis DMRU skønner det nødvendigt og muligt. I så fald skal budgettet inkludere rejse og opholdsudgifter. Budgetlinje 1: Aktivitetsomkostninger, lokale konsulenter og andre udgifter Her kan f.eks. angives udgifter til tolk eller til lokal fagkonsulent, hvis de nødvendige kompetencer ikke er til stede hos jeres lokale samarbejdspartner. Brug af ekstern assistance skal begrundes specifikt i ansøgningen. Bemærk, at min kr. er øremærkede til aktiviteter (fx undersøgelser, workshops og eksterne inputs). Budgetlinje 2: Internationale flyrejser Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse. Der kan normalt højst søges om dækning af fire personers rejseomkostninger inkl. udgifter til visum dog kun for to personer ved forundersøgelser. Budgetlinje 3: Vaccinationer og rejseforsikring Rejseforsikring af den person/personer, der deltager i rejsen Omkostninger til nødvendige vaccinationer og evt. malariamedicin. Budgetlinje 4: Opholdsudgifter Tilskuddet må ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel. Eventuelle diæter må maksimalt være lig med Finansministeriets satser. Der kan dog ikke udbetales diæter i forbindelse med partnerskabskonferencer, da kun direkte udgifter til opholdsudgifter kan medtages. Forundersøgelser: maksimalt for to uger. Partnerskabsaktiviteter: maksimalt for én uge inkl. transport. Budgetlinje 5: Lokal transport Der kan søges om støtte dels til lokal transport (fx fra hovedstaden til projektområdet/opholdsstedet). Budgetlinje 6: Andre udgifter 5

6 Eventuelle ekstra ordinære udgifter som ikke kan dækkes under ovenstående budget linier, skal udspecificeres. Budgetlinje 7: Budgetreserve Budgetmarginen skal minimum udgøre 6 % og kan maksimalt udgøre 10 % af linjerne 1-6 i budgettet. I forbindelse med kursusophold kan der ikke inkluderes lommepenge / sittingallowances, transport rundt i landet til møder m.m. samt udgifter til telefon og praktikophold. Ved bevillinger under kr. revideres det afsluttende regnskab af DMRUs revisor. Det kan i særlige tilfælde accepteres, at revisionen af et projekt til under kr. foretages i samarbejdslandet, men det skal på forhånd være begrundet i ansøgningen. 4. BUDGET FOR PERSONEL UDSENDELSE Korttidskonsulenter og -rådgivere Der kan ansøges om op til kr. til udsendelse af korttidskonsulenter og -rådgivere. I budgettet kan inkluderes Budgetlinje 1: Aktivitetsomkostninger. Budgetlinje 2: Internationale flyrejser Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse. Budgetlinje 3: Vaccinationer og rejseforsikringer Omkostninger til nødvendige vaccinationer og evt. forebyggende malariamedicin. Rejseforsikring af den person/de personer, der deltager i rejsen. Budgetlinje 4: Opholdsudgifter Tilskuddet må ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel. Eventueller dagpenge må maksimalt være lig med Finansministeriets satser. Budgetlinje 5: Lokal transport Der kan søges om støtte dels til indenrigsrejse (fx fra hovedstaden til projektområdet), dels til lokal transport i forbindelse med besøget i projektområdet. Budgetlinje 6: Lønninger Honorar til faglig konsulent i forhold til tabt arbejdsfortjenneste. Budgetlinje 7: Andre udgifter: Skal udspecificeres Budgetlinje 8: Budgetreserve Budgetreserven skal minimum udgøre 6 % og kan maksimalt udgøre 10 % af linjerne 1-6 i budgettet. Udviklingsarbejdere Ved udsendelse af en udviklingsarbejder for en toårig kontraktperiode kan der pt. ydes et tilskud på op til kr til den ansøgende medlemsorganisation. 6

7 Ved udsendelse af en udviklingsarbejder for en etårig kontraktperiode kan der ydes et tilskud på pt. op til kr til den ansøgende medlemsorganisation. I tilfælde af begrundede kontraktforlængelser kan der ydes et tilskud svarende til længden af kontraktforlængelsen i henhold til ovenstående støtteregler. Følgende udgifter kan inkluderes i budgettet for udsendelse af udviklingsarbejdere og korttidskonsulenter. DMRU s medlemsorganisationer kan have andre regler for hvilke udgifter, der kan refunderes, og vil følge disse. Men kun nedennævnte udgifter kan i givet fald helt eller delvist dækkes af DMRU s tilskud til udsendelse af udviklingsarbejdere, idet den samlede refusion fra DMRU ikke kan overskride det beløb, som der er bevilget i forbindelse med udstationeringen. Før udsendelsen Samtale med psykolog Lægeundersøgelse Receptpligtig medicin Anbefalede vaccinationer Udrejseudgifter for den udsendte samt medfølgende ægtefælle og evt. børn Under udsendelsen Udstationeringsforsikring omfattende person-, løsøre-, ansvars-, retshjælps-, overfaldsog ulykkesforsikring Lønomkostninger Arbejdsgivers pensionsbidrag Skolepengerefusion Etableringsbidrag (rimeligt engangsbeløb til dækning af indflytningsudgifter) Anskaffelse af arbejdsrelevant arbejdsudstyr i begyndelsen af udstationeringsperioden Huslejeudgifter Receptpligtig medicin Udgifter til nattevagt og andre nødvendige sikkerhedsmæssige udgifter Rejseudgifter til og fra Danmark i forbindelse med fødsel A-kassebidrag (samt efterlønsbidrag) Anskaffelse af internationalt/lokalt kørekort Efter udsendelsen Hjemrejseudgifter ved kontraktafslutning for den udsendte samt medfølgende ægtefælle og evt. børn Genetableringstilskud Samtale med psykolog Lægeundersøgelse Udover det faste DMR-U tilskud kan medlemsorganisationen gennem DMR-U særskilt søge om: Børnefamilieydelse i henhold til gældende retningslinier 5. Oplysningsaktiviteter 7

8 Op til kr. kan bevilges til en oplysningsindsats i Danmark, hvis aktiviteterne er knyttet til et igangværende projekt under DMRU-puljen. Større beløb kan bevilges, hvis flere medlemsorganisationer går sammen om en aktivitet. Formålet er at nå ud over medlemsorganisationens bagland med oplysning om udviklingsarbejdet og kendskab til forholdene i Syd. Der er ikke specielle krav til udformningen af budgettet, men der gælder følgende regler for hvilke udgifter, der kan finansieres: Udvikling, produktion og tilrettelæggelse af oplysningsmaterialer og -aktiviteter Direkte omkostninger til events, udstillinger, offentlige møder etc.; Transportudgifter i forbindelse med oplysningsaktiviteter. Rejser og ophold for besøgende fra Syd som led i fx foredragsturne eller andre aktiviteter. Honorarer til kunstnere eller foredragsholdere uden for jeres egen kreds. Udgifter der ikke kan finansieres: Indsamlinger og aktiviteter der primært sigter mod fundraising Foreningens almindelige kommunikation med baglandet, fx nyhedsbrev og hjemmeside. Honorarer til medlemmer/aktive/frivillige/ansatte i den ansøgende organisation. Aktiviteter der alene har karakter af kulturel udveksling, mellemfolkelig kontakt eller integration. 6. Handicapkompensation Formålet er at sikre, at eventuelle uforudsete behov for støtte i form af handicapkompensation tilvejebringes. Til alle bevillingstyper kan der søges om kompensation til uforudsete merudgifter, som er forbundet med aktiviteter og indsatser, hvor personer med et handicap ellers ville være forhindret i at deltage. Det kan fx være tolkning, punktskriftsudskrivning, ekstra transportudgifter og relativt dyrere træningsfaciliteter på grund af tilgængelighed. Der kan endvidere bevilges midler til dækning af omkostningerne ved at medbringe personlige hjælpere, tegnsprogstolke, særlig transport samt andre hjælpemidler til udlandsrejsen. OM BUDGETVEJLEDNINGEN Denne vejledning gælder fra 1. april 2014 for alle ansøgninger til DMRU-puljen. Vejledningen vil løbende blive revideret, hvis der sker ændringer i reglerne, eller hvis der har vist sig at være uklarheder i teksten. Medlemsorganisationen har selv ansvaret for at tjekke, om der er sket ændringer i reglerne. I kan altid hente den nyeste version af denne vejledning på December