VEJLEDNING OM OPSTILLING AF BUDGET TIL CIVILSAMFUNDSPULJEN OG NABOSKABSPULJEN

Transkript

1 CIVILSAMFUNDSPULJEN NABOSKABSPULJEN VEJLEDNING OM OPSTILLING AF BUDGET TIL CIVILSAMFUNDSPULJEN OG NABOSKABSPULJEN Revideret februar 2017 Indhold 1. VEJLEDNINGENS GYLDIGHED HVORDAN SKAL VEJLEDNINGEN BRUGES? GENERELT OM BUDGETTER FOR INDSATSER Udgifter i Danmark/udgifter i udviklingslandet... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 4. BUDGETFORMATET FANE 1: BUDGET FANE 3: DANSK TIMEANVENDELSE FANE 4: FINANSIERINGSPLAN FANE 5: BUDGETRESUME BUDGET FOR STØTTE TIL ANSØGNINGSPROCES BUDGET FOR SAMFINANSIERING EGENFINANSIERING OG SAMFINANSIERING... 11

2 1. VEJLEDNINGENS GYLDIGHED Denne vejledning gælder for ansøgninger til Civilsamfundspuljen og Naboskabspuljen. Bemærk: Vejledningen vil løbende blive revideret, hvis der sker ændringer i reglerne, eller hvis der har vist sig at være uklarheder i teksten. Bestyrelsen i den danske forening har selv ansvaret for at tjekke, om der er sket ændringer i reglerne. I kan altid hente den nyeste version af denne vejledning på CISUs hjemmeside.. 2. HVORDAN SKAL VEJLEDNINGEN BRUGES? I skal følge anvisningerne i denne vejledning, når I søger om støtte fra Civilsamfundspuljen og Naboskabspuljen. Vejledningens afsnit 3 og 4 refererer til regnearksfilen Budgetformat, som skal bruges ved ansøgning om midler til Medborgerindsats, Udviklingsindsats, Samfinansiering, Mindre Projekt, Større Projekt og Partnerskabsindsats. Vejledningens afsnit 5 refererer til regnearksfilen Budgetformat for Støtte til Ansøgningsproces. Vejledningens afsnit 6 omhandler, hvordan og hvornår eventuel egenfinansiering og samfinansiering skal indgå i budgettet. 3. GENERELT OM BUDGETTER FOR INDSATSER I forbindelse med ansøgning om midler til Medborgerindsats, Udviklingsindsats, Samfinansiering, Mindre Projekt, Større Projekt og Partnerskabsindsats, skal I udarbejde et detaljeret budget i budgetformatet. Budgettet skal vedlægges budgetnoter, som beskriver de linjer i det detaljerede budget, som kræver en nærmere forklaring. Budgettet skal indeholde alle udgifter relateret til indsatsen, som skal opstilles på overskuelig og gennemsigtig vis. Det er vigtigt for vurderingen af ansøgningen, at budgettet er nemt at forstå. I vurderingen af ansøgningen bliver der lagt vægt på, at jeres budget hænger tæt sammen med jeres beskrivelse og strategi for indsatsen. Der vil samtidig blive lagt vægt på, at indsatsens omkostninger er rimelige og velbegrundede i forhold til de aktiviteter, I vil gennemføre og de resultater, I forventer at opnå. Når I skriver ansøgningen, bør I være opmærksomme på, at alle poster i budgettet er beskrevet og begrundet i selve ansøgningsteksten. Hvis I har udgiftsposter, som springer i øjnene, er det særligt vigtigt, at de er begrundet i indsatsens beskrivelse og strategi. Særligt kritiske punkter er f.eks. aflønning af dansk personale og større indkøb/investeringer, eller hvis poster som lokal løn, administration og rejser udgør en forholdsvis stor del af det samlede budget. Generelle krav: Budgettet skal udarbejdes i danske kroner. For alle budgetlinjer skal det angives hvor stor en del af budgettet, der afholdes i Danmark, samt hvor stor en del der afholdes i udviklingslande(t). Se nærmere forklaring under pkt

3 Det påhviler den danske organisation at holde større projektudstyr, inventar og personale forsikret i det omfang, det er muligt. Hvis der inkluderes løn eller honoraromkostninger i budgettet til dansk personale, skal organisationen have relevant registrering hos Skat. 4. BUDGETFORMATET Regnearksfilen Budgetformat har fem faner med hvert sit regneark, som gennemgås i de følgende afsnit. Budgetformatet kan hentes på CISUs hjemmeside. Fane 1 Budget, Fane 2 Budgetnoter samt fane 4 Finansieringsplan skal udfyldes af alle ansøgere. Fane 3 Dansk timeanvendelse skal udfyldes, hvis budgettet indeholder løn til dansk personale eller frivillige, der løser en faglig opgave. Fane 5 Budgetresume genererer automatisk et overblik over hovedbudgetlinjerne i budgettet FANE 1: BUDGET Kolonnerne Forbrug i Danmark og Forbrug i udviklingslandet Det samlede budget skal for hver budgetlinje opdeles i Forbrug i Danmark og Forbrug i udviklingslandet. Generelt set skal udgifter, og dermed budgetterede udgifter, placeres i det land hvor betalingen finder sted, dvs. det land hvor betalingsmodtageren befinder sig. Overordnet set gælder det derfor at: Administrationsbidraget i Danmark og revision i Danmark hører under Forbrug i Danmark. Løn til lokale medarbejdere og lokal administration hører under Forbrug i udviklingslandet. De andre budgetlinjer og de relaterede udgifter kan være sværere at placere: For aktiviteter vil udgifterne oftest være Forbrug i udviklingslandet. Men hvis f.eks. den lokale partner besøger Danmark som en del af en aktivitet, så skal udgifterne til besøget placeres i de(t) land(e) hvor betalingen finder sted. En flybillet købt i Danmark af den danske organisation hører under Forbrug i Danmark, mens hvis flybilletten er købt af den lokale partner i hjemlandet, hører udgiften under Forbrug i udviklingslandet. For investeringer gælder det, at hvis f.eks. en computer indkøbes i Danmark, skal udgiften placeres under Forbrug i Danmark, mens hvis computeren indkøbes i udviklingslandet, skal udgiften placeres under Forbrug i udviklingslandet. For dansk tilsyn gælder det, at udgifter skal opdeles. Så hvis flybillet og forsikring er købt i Danmark, placeres udgiften under Forbrug i Danmark, ligesom udgifter til hotel, diæter, lokal transport etc. placeres under Forbrug i udviklingslandet. For eventuel ekstern evaluering gælder det, at hvis konsulenten/evaluatoren er fra Danmark placeres lønnen under Forbrug i Danmark, mens en lokal/regional konsulent/evaluators løn placeres under Forbrug i udviklingslandet. Hvis der er tale om udgifter hvor betalingsmodtageren hverken er i Danmark eller i udviklingslandet, f.eks. i et andet 3

4 europæisk land, så skal udgiften placeres under Forbrug i Danmark. Hvis betalingsmodtageren er i samme region som udviklingslandet, skal det placeres under Forbrug i udviklingslandet. Budgetlinje 1: Aktiviteter Alle udgifter direkte relateret til gennemførelse af aktiviteter skal budgetteres i aktivitetsbudgettet. De forskellige aktiviteter specificeres så vidt muligt i separate budgetlinjer, og aktivitetsbudgettet struktureres efter de opstillede mål for indsatsen. Hvis det drejer sig om tværgående aktiviteter, skal disse budgetteres særskilt efter målene for indsatsen. Det vil bidrage til at vise, hvor den finansielle tyngde ligger. Hvis antallet af aktiviteter er meget stort, kan det dog for overskuelighedens skyld være en god idé at samle beslægtede aktiviteter i én budgetlinje og folde beløbet ud i en budgetnote (fane 2). Læs mere om budgetnoter i vejledningens afsnit 4.2. Teknisk konsulentbistand skal budgetteres under det relevante indsatsmål. Dette gælder teknisk bistand ikke alene fra Danmark men også fra lokale, regionale og internationale ressourcepersoner, hvis funktion udelukkende er i tilknytning til direkte gennemførelse af indsatsen. Hvis det tekniske input skal anvendes under flere indsatsmål, må bidraget deles ud på samtlige poster i den fordeling, der forventes anvendt. Det er vigtigt at angive timetal/lønsats for hvert enkelt bidrag. Læs mere om dansk timeanvendelse i afsnit 4.3. Budgetlinje 2: Investeringer Alle indkøb af materiel til støtte for aktiviteterne anføres her. Under investeringer budgetteres større indkøb, der ikke indgår som direkte input til gennemførelsen af aktiviteter. F.eks. vil såsæd og undervisningsmaterialer blive budgetteret i aktivitetsbudgettet, mens indkøb af køretøjer og it-udstyr bliver set som investeringer. Der kan ikke ydes støtte til køb af jord og fast ejendom. Budgetlinje 3: Udstationerede medarbejdere Der kan i begrænset omfang medtages omkostninger til udstationeret personale. Sådanne udgifter skal altid være fagligt begrundet og være afpasset i omkostningsniveau til indsatsens samlede budget. Lønniveau bør afhænge af opgavens karakter og skal følge niveau for tilsvarende opgaver i andre danske NGO er, der arbejder i regionen. Følgende skal som minimum fremgå af budgettet: Stilling, mandemåneder (dvs. % af fuldtidsstilling, timeantal m.v.) og løn Andre udsendelsesudgifter (rejse, forsikring, vaccinationer) Der kan ikke medtages overhead for udstationeret personale. Budgetlinje 4: Lokale medarbejdere I kan søge om løn til lokalt personale. I udgangspunktet skal aflønning af fastansat personale (f.eks. projektansvarlig, bogholder m.v.) budgetteres under denne budgetlinje. Specificér for hver stilling: Stilling, mandemåneder (dvs. % af fuldtidsstilling, timeantal m.v.) og løn Andre personaleudgifter Det bør fremgå, hvor stor en del af lønnen for de involverede medarbejdere puljen dækker, f.eks. om der er tale om 4

5 en deltidsstilling, eller om medarbejderens samlede løn dækkes af flere indtægtskilder. Vær opmærksom på de lokale regler for ansættelse, aflønning, opsigelse, obligatoriske sundhedsudgifter, løn i den 13. måned osv. Dette bør tages op med den lokale partner, der kender de lokale regler. Ved indsatser, der løber over flere år, vil det desuden være en god idé at indregne lønstigninger /-reguleringer undervejs i projektperioden. Lønniveauet skal være i henhold til de lokale lønniveauer. Den danske ambassade eller andre NGO er kan evt. være behjælpelig med information om disse niveauer. Budgetlinje 5: Lokal administration I kan søge støtte til lokale partneres omkostninger til at administrere aktiviteter, der er dækket af ansøgningen (f.eks. husleje, forsikringer, telefon, internet m.v.). Revisionsomkostninger i udviklingslandet skal også dækkes af budgetlinje 5. Vær opmærksom på, at det for bevillinger over kr. er et krav, at der foretages revision af en revisor i udviklingslandet, der følger internationale revisionsstandarder. Hvis indsatsen løber over flere år, anbefales det, at man også får foretaget en årlig lokal revision. I særlige tilfælde, hvor det ikke er muligt at få foretaget lokal revision, kan der gives dispensation fra dette krav. Ved bevillinger mellem og kr. anbefales det, at der foretages revision af en revisor i udviklingslandet, der følger internationale revisionsstandarder. Alternativt skal alle bilag revideres i Danmark. Læs mere om krav til revision i forvaltningsvejledningen, der findes på CISUs hjemmeside. Budgetlinje 6: Dansk projekttilsyn Projekttilsyn er den danske organisations løbende tilsyn med indsatsens gennemførelse og fremdrift i samarbejdet med partneren, herunder finansielt tilsyn. Projekttilsynet kan gennemføres af ansatte i og medlemmer af den danske organisation, og omfatter tilsyn, men ikke kapacitetsopbygning eller teknisk konsulentbistand, der skal budgetteres under budgetlinje 1: Aktiviteter. Der kan søges om støtte til løn eller honorar til den danske organisations ansatte eller frivilliges deltagelse i projekttilsyn. Nærmere vejledning og krav fremgår af denne vejlednings afsnit 4.3. om aktivitetsspecifik konsulentbistand. Udgifter til tilsynsrejser skal budgetteres billigst muligt, og antallet af deltagere i rejser skal begrænses til det nødvendige. Time- og dagpenge samt kilometergodtgørelse må maksimalt være lig med Finansministeriets satser for tjenesterejser. Link til satserne kan findes på CISUs hjemmeside. Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel, se i øvrigt Finansministeriets satser for tjenesterejser vedr. hoteludgifter. Den danske organisation og partneren kan også gennemføre en intern gennemgang eller review af indsatsen. Der kan ansøges om de samme typer omkostninger som ved dansk projekttilsyn. Aktiviteter i forbindelse med en intern gennemgang eller review af indsatsen, som inddrager målgrupper og andre, som er involverede i indsatsen, kan budgetteres under budgetlinje 1: Aktiviteter. Budgetlinje 7: Ekstern evaluering Det kan være en god idé at indtænke en ekstern evaluering, som enten midtvejs- eller slutevaluering, af indsatsen. En evaluering vil i givet fald skulle begrundes i ansøgningen, og størrelsen på udgiften til en evt. evaluering 5

6 forventes at være proportional med indsatsens størrelse. Bemærk at det er et krav for indsatser over 2 mio. kr., at der foretages en ekstern evaluering. For at få støtte, skal evalueringer leve op til Danidas minimumskrav 1 : Være uafhængige: Evalueringerne skal udføres af en ekstern, uafhængig person. Der kan således ikke opnås støtte til evalueringer, hvor organisationens ansatte, medlemmer eller andre involverede i aktiviteterne udfører evalueringen. Indeholde overvejelser i forhold til DACs evalueringskriterier: Relevans af aktivitetens formål, efficiens af ressourcer i forhold til resultat, effektivitet i forhold til opfyldelse af mål, aktiviteternes direkte og indirekte effekt samt aktiviteternes bæredygtighed. Det vil dog ikke i alle tilfælde være relevant at inddrage alle kriterierne, men det er vigtigt, at organisationen klargør, hvorfor nogle inddrages og andre udelades. Være offentligt tilgængelige på den danske organisations hjemmeside. Organisationen skal desuden indsende evalueringen til CISU samt informere CISU, når evalueringen foreligger på hjemmesiden. Der kan ansøges om løn til ekstern konsulent samt de samme typer omkostninger som ved dansk projekttilsyn (budgetlinje 6). Evt. flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for almindeligt turistklassehotel. Se i øvrigt Finansministeriets satser for tjenesterejser vedr. hoteludgifter (link kan findes på CISUs hjemmeside). Aktiviteter i forbindelse med en evaluering, som inddrager målgrupper og andre som er involverede i indsatsen, kan budgetteres under budgetlinje 1: Aktiviteter. Bemærk at når den danske organisation og partneren gennemfører en intern gennemgang eller review af indsatsen, skal omkostninger budgetteres under budgetlinje 6: Dansk projekttilsyn (vedr. dansk deltagelse) og budgetlinje 1: Aktiviteter. Budgetlinje 8: Projekt- og programrelateret oplysning (PRO) i Danmark I kan søge støtte til oplysning i Danmark relateret til indsatsen, dog maksimalt 2 % af budgetlinje 1-7 i budgetformatet. Såfremt man vælger ikke at medtage de 2 % til projekt- og programrelateret oplysning, vil midlerne i stedet indgå i Oplysningspuljen, som alle CISUs medlemsorganisationer kan søge midler til oplysningsaktiviteter fra. Budgetlinje 9: Budgetmargin Budgettet skal indeholde en budgetmargin på maksimum 10 % og minimum 6 % af de samlede omkostninger for budgetlinjerne 1-8. Budgetmargin kan tages i anvendelse, hvis der opstår uforudsete udgifter i relation til de øvrige budgetposter. Budgetmargin kan dog ikke bruges for budgetlinje 8: Oplysning i Danmark. Budgetmargin kan typisk bruges i forbindelse med valutaudsving, der fordyrer indsatsen, samt hvis andre forhold 1 Minimumskravene er beskrevet i Generelle principper for støtte til udviklingsaktiviteter gennem danske civilsamfundsorganisationer - januar 2016, som findes på 6

7 betyder, at indkøb eller andre udgiftsposter i relation til aktiviteterne bliver dyrere end forudset på budgetteringstidspunktet. Budgetlinje 11: Revision i Danmark Alle bevillinger over revideres af den danske organisations egen revisor. Hvis indsatsen løber over mere end ét regnskabsår, skal der laves et årligt mellemregnskab for bevillingen, der skal indgå som en del af organisationens årsregnskab. Revisionen skal således dække såvel det afsluttende som de årlige projektregnskaber. Hvis der udføres en årlig revision i udviklingslandet af projektregnskabet, skal dette udgiftsføres under budgetlinje 5: Lokal administration. Er det samlede budget på under kr., ydes der normalt ikke støtte til revision, da revisionen betales direkte af CISU, og den skal ikke tages med i budgettet. De samlede udgifter til revision i Danmark og i udviklingslandet bør normalt kunne holdes under 3 % af en indsats under kr. For indsatser over kr. vil 3 % dog ofte vurderes til at være for højt. Reglerne omkring revision uddybes i Forvaltningsvejledningen, som kan findes på CISUs hjemmeside. Budgetlinje 13: Administrationsudgifter i Danmark 7 % af projektomkostningerne kan afsættes til administration i Danmark. Det beregnes som 7 % af subtotalen (budgetlinje 12). Administrationsbidraget skal dække de generelle administrative merudgifter i organisationen, der ikke kan dækkes af andre budgetlinjer. Disse udgifter kan være: Banktransaktionsomkostninger i Danmark. Kontorholdsudgifter (husleje, rengøring, kontorhold, transport, el og vand, støttepersonale og andre almindelige driftsudgifter). Udgifter til personale på hovedkontor (og evt. landekontor), der udfører almindelig sagsbehandling, herunder: o Udarbejdelse af ansøgninger og andre oplæg. o Udgifter til rejser, der ikke er led i aktivitetsspecifik monitorering. o Rekruttering og udvælgelse af ikke-projektspecifikt personale, mødevirksomhed og kontakt med CISU og Udenrigsministeriet. o Rapporteringsopgaver. o Generelle budget- og regnskabsopgaver. o Medlemmer af bestyrelse/forretningsudvalgs deltagelse i samarbejdet. I det afsluttende regnskab for indsatsen til CISU skal der ikke redegøres for den konkrete anvendelse af midlerne til dansk administration. De skal dog fremgå af foreningens eget regnskab FANE 2: BUDGETNOTER Budgetnoter er med til at sikre, at budgettet er forståeligt for de personer, der skal bruge budgettet. Desuden er 7

8 budgetnoterne vigtige i forhold til at kunne vurdere indsatsens omkostningsniveau, der er en del af vurderingen af ansøgningen. Derfor skal linjer i budgettet, som kræver en nærmere forklaring, beskrives i budgetnoterne. Det kan for eksempel være, hvad enheden skal bruges til eller dækker over. Desuden er det vigtigt, at væsentlige udgifter i budgettet specificeres i budgetnoterne i form af en udregning af omkostning per enhed, antal enheder og det samlede beløb. Eksempel: I et projekt er der i aktivitetsbudgettet indlagt publicering af et studie: No. Activity Total amount, DKK Design, print and publishing of scoping study 6,705 En budgetnote til denne udgiftspost kunne se sådan ud: The partners agreed to print and publish a shortened version of a scoping study in 100 copies. The estimated price of the design is a lump sum of DKK 2,980. The estimation is that printing per unit of scoping study amounts to DKK The total price for 100 units is DKK 3, FANE 3: DANSK TIMEANVENDELSE Det tredje faneblad i budgetformatet omhandler dansk timeanvendelse og skal udfyldes, hvis budgettet indeholder løn til ansatte i den danske organisation eller løn eller honorar til frivillige i den danske organisation. Der kan ikke opstilles faste regler for, hvor stor en andel af en bevillings midler, der kan gå til aflønning eller honorering af dansk personale eller frivillige. I vurderingen af dansk timeanvendelse i forhold til bevillingens størrelse vil der blive lagt vægt på: At behovet for aktivitetsspecifik konsulentbistand er begrundet i behov fra partneren eller målgruppen. At lokale konsulenter ikke med fordel kunne have udført opgaven. At dansk input i bevillingen ikke skaber afhængighed af den danske partner. Der skal med andre ord i budgetlægningen tages hensyn til omkostningseffektivitet og relevans for partner og målgruppe, når der indregnes dansk konsulentbistand. Hvad angår styrkelse af partnerskabet, vil det være muligt at budgettere med nødvendige besøg, der kan støtte op om dette, enten i kombination med projekttilsyn eller i rimeligt omfang som selvstændige aktiviteter. Der skelnes principielt ikke mellem fastansatte, midlertidigt ansatte eller frivilliges timeanvendelse i forbindelse med en bevilling. Taksterne skal i begge tilfælde følge reglerne, som skitseret i det følgende. Opmærksomhed henledes på at: Alle indsatsspecifikke udgifter, der vedrører danske lønninger, skal på forhånd være indarbejdet i budgettet/ansøgningen for de enkelte aktiviteter og skal efterfølgende kunne dokumenteres i regnskab og rapportering for aktiviteten. 8

9 For foreninger med fast medarbejderstab 2 (i Danmark eller på evt. landekontor) er det muligt at medtage overhead ud over de dokumenterede lønudgifter. For at medtage overhead skal der anvendes et tidsregistreringssystem, således at timeanvendelsen kan udgiftsføres under aktivitetsregnskabet. Hverken fastansatte, midlertidigt ansatte eller frivillige kan anvende en timesats (eksklusive evt. overhead), der overstiger den pågældendes aktuelle timeaflønning. For lokalt personale på landekontorer må lønsatser ikke overstige det gennemsnitlige lønniveau for tilsvarende organisationer i landet. Det skal af budgettets fane 3 under rubrikken beskrivelse af opgave fremgå, hvad medarbejderen/den frivillige skal bidrage med, hvordan der skal bidrages og med hvilket formål. Følgende aktiviteter kan falde inden for den danske organisations timeanvendelse: Vedr. budgetlinje 1: Faglig rådgivning, støtte og kapacitetsopbygning af lokale partnere og andre relevante aktører. Faglig støtte til partners administration og regnskabsførelse. Rekruttering af aktivitetsspecifikt personale. Udvikling af indsatsspecifikke policies, strategier og retningslinjer. Koordinering af aktiviteter under bevillingen med eksterne aktører. Vedr. budgetlinje 6: Monitorering af igangværende indsatser, herunder på tilsynsrejser. Reviews af igangværende aktiviteter. Vedr. budgetlinje 7: Deltagelse med ressourcepersoner i forbindelse med evalueringer ikke udførende for selve evalueringen. Vedr. budgetlinje 8: Oplysningsaktiviteter i Danmark finansieret af bevillingen. I forbindelse med aflæggelsen af organisationens årsregnskab kan CISU kræve: En specifikation af organisationens indtægter i form af overheads fra timeanvendelse i puljebevillinger. I tilfælde af konsulentydelser udført af medarbejdere på et landekontor, en specifikation af indtægter i form af overhead fra aktivitetsspecifik konsulentbistand samt en specifikation af kontorets samlede omkostninger. For private virksomheder, der indgår som andre aktører i indsatser, kan udgifter til indsatsspecifik konsulentbistand og projekttilsyn, der udføres af virksomhedens faste medarbejderstab, udgiftsføres under aktivitetsregnskabet på grundlag af registreret tidsanvendelse. Medtagelse af sådanne udgifter skal i givet fald baseres på medarbejderens aktuelle timeaflønning (dog maksimalt i henhold til taksterne nedenfor), mens der ikke kan beregnes overhead af denne timeløn. Revisionsudgifter vedrørende den enkelte indsats afholdes af projektbudgettet. Revisionsudgifter i Danmark og på eventuelle landekontorer budgetteres særskilt og dækkes uden for administrationsvederlaget. Revision af organisationens årsregnskab dækkes ikke af bevillingen. Satser for aktivitetsspecifik konsulentbistand De samlede udgifter, der i Danmark kan udgiftsføres over projektbevillingen, udgøres af: 2 Ved fast medarbejderstab forstås ansatte med en kontrakt, der ikke er knyttet til en specifik indsats' levetid. 9

10 De faktiske lønudgifter for de enkelte medarbejdere, dog maksimalt Udenrigsministeriets anciennitetsbaserede maksimumstakster 3. Maks. 80 pct. af lønnen i overhead til forholdsmæssig dækning af de generelle driftsomkostninger. Hvis den danske organisation opfylder kravene for at kunne medtage 80 % overhead af lønnen, udregnes den samlede lønudgift ved at gange timeløn plus overhead med antallet af timer. Af opgørelsen vil det fremgå, hvor stor en del af timeanvendelsen, der sker i Danmark, og hvor stor en del der sker lokalt i indsatsen sammen med partneren FANE 4: FINANSIERINGSPLAN I fane 4 i budgetformatet skal I udfylde en finansieringsplan, hvilket er en oversigt over, hvornår og i hvor store rater I forventer at anmode om at få udbetalt jeres bevilling. Hvis der undervejs i indsatsen bliver behov for at ændre i finansieringsplanen, skal I indsende en revideret finansieringsplan til CISU FANE 5: BUDGETRESUME Når I har udfyldt fane 1 i budgetformatet, vil der automatisk genereres et budgetresume i fane 5, der giver et overblik over hovedbudgetlinjerne i budgettet. 5. BUDGET FOR STØTTE TIL ANSØGNINGSPROCES Til at udarbejde budgettet for Støtte til Ansøgningsproces skal I anvende regnearksfilen Budgetformat for støtte til ansøgningsproces. Budgetformatet kan hentes på CISUs hjemmeside. Budgettet skal udarbejdes i danske kroner. Der kan søges op til kr., der kan dække alle typer af relevante omkostninger. Det ansøgte beløb hos hoveddonor skal være på minimum kr. I det følgende forklares de enkelte budgetlinjer: Budgetlinje 1: Løn eller honorar Relevante udgifter til løn eller honorar hos de omfattede partnere i ansøgningen. I øvrigt henvises til reglerne om dansk timeanvendelse i vejledningens afsnit 4.3. Budgetlinje 2: Konkrete aktivitetsudgifter Udgifter til relevante aktiviteter såsom workshops, surveys eller lignende i forbindelse med ansøgningsprocessen. Budgetlinje 3: Rejseudgifter Flyrejser må højst udgøre prisen på økonomiklasse, og indkvartering må ikke overstige prisen for et almindeligt turistklassehotel, se i øvrigt satser for tjenesterejser vedr. hoteludgifter. 3 De aktuelle takster kan findes på 10

11 Budgetlinje 4: Budgetmargin Budgetmarginen skal minimum udgøre 6 % og kan maksimalt udgøre 10 % af linjerne 1-3 i budgettet. Budgetnoter Det kan være relevant at tilføje budgetnoter til de linjer i budgettet, som kræver en nærmere forklaring. Til dette bruger I fane 2 i budgetformatet. Se vejledningens afsnit BUDGET FOR STØTTE TIL SAMFINANSIERING Til at udarbejde budgettet for Støtte til Samfinansiering skal I anvende regnearksfilen Budgetformat, der kan hentes på CISUs hjemmeside. Budgettet skal udarbejdes i danske kroner. Budgettet skal vise det ansøgte beløb fra Civilsamfundspuljen fordelt på Civilsamfundspuljens hovedbudgetlinjer. Til dette bruger I fane 5 i budgetformatet. Se vejledningens afsnit 4.1. for en nærmere beskrivelse af hovedbudgetlinjerne. Det kan være relevant at tilføje budgetnoter til de linjer i budgettet, som kræver en nærmere forklaring. Til dette bruger I fane 2 i budgetformatet. Se vejledningens afsnit 4.2. De andre faner i budgetformatet skal ikke udfyldes. 7. EGENFINANSIERING OG SAMFINANSIERING Begrebsafklaring Egenfinansiering og egetbidrag dækker over det samme. CISU definerer det som den danske organisations og partner(s) eventuelle eget bidrag til indsatsen. Det kan være i form af økonomiske bidrag eller anden ressourcemobilisering. Samfinansiering og medfinansiering dækker over det samme. CISU definerer det som anden ekstern funding til indsatsen, der supplerer det, der ansøges om hos CISU. Beløbet kan udgøre en større eller mindre del af det samlede budget. Hvad siger retningslinjerne? Der rejses ikke krav om sam- eller egenfinansiering, når der søges om midler til indsatser i Civilsamfundspuljen og Naboskabspuljen. Men CISU hilser samfinansiering velkommen. Anvendes andre midler direkte i indsatsen, skal det fremgå af ansøgningen og budgettet. For at kunne medtage samfinansiering er det en forudsætning, at samfinansieringen er sikret på ansøgningstidspunktet. Man skal derfor oplyse, hvor samfinansieringen kommer fra, og om finansieringen allerede er sikret. Hvilke bidrag skal med i budgettet? I budgettet medtages kun økonomiske ressourcer (cash contributions), som 1) man er sikker på er til stede, 2) som kan bogføres under indsatsen og 3) som vil indgå i det samlede afsluttende reviderede regnskab for indsatsen. 11

12 Lønninger eller tabt arbejdsfortjeneste, der ikke reelt bogføres, samt værdi af frivilligt arbejde (in kind contributions) skrives således ikke ind i budgettet. Oplysninger om sådanne tilførte ressourcer er relevante og kan beskrives i en note under budgettet eller sidst i ansøgningens strategiafsnit. Ekstra finansielle ressourcer, der kan tænkes at blive tilført, men som ikke er sikret på ansøgningstidspunktet, kan ligeledes beskrives i strategiafsnittet og efterfølgende i den afsluttende (narrative) rapport. Bidrag eller elementer relateret til indsatsen, men som ikke er en beskrevet del af den ansøgte indsats' budget, kan beskrives i strategiafsnittet samt i den narrative afrapportering. Kun midler der reelt regnskabsføres i indsatsen, og som kan indgå i det afsluttende regnskab og dennes revision, føres ind under kolonnen Heraf andre finansielle bidrag, kr.. Finansiering Af bidraget fra CSP/PNB, hvor meget bruges i Danmark og hvor meget i udviklingslande(t)? Samlet budget, kr. Heraf bidrag fra CSP/PNB, kr. Heraf andre finansielle bidrag, kr. Forbrug i Danmark, kr. Forbrug i udviklingslande(t), kr. 1. Aktiviteter i alt Budgetlægning Samfinansiering eller egenfinansiering kan budgetteres under kolonnen Andre / Other sources på to måder: 1) Som en fast procentdel af de enkelte budgetlinjer I eksemplet nedenfor består den anden finansiering af et beløb, der fordeles ligeligt over alle budgetlinjer altså som en fast procentdel på 10 %. Samlet budget, kr. Heraf bidrag fra CSP/PNB, kr. Finansiering Heraf andre finansielle bidrag, kr. Af bidraget fra CSP/PNB, hvor meget bruges i Danmark og hvor meget i udviklingslande(t)? Forbrug i Danmark, kr. Forbrug i udviklingslande(t), kr. 1. Aktiviteter i alt Investeringer i alt Udsendte medarbejdere i alt Lokale medarbejdere i alt ) Til særlige udgifter (investeringer, specifikke lønninger eller lign.) I eksemplet nedenfor er den anden finansiering øremærket til investeringer. Samlet budget, kr. Heraf bidrag fra CSP/PNB, kr. Finansiering Heraf andre finansielle bidrag, kr. Af bidraget fra CSP/PNB, hvor meget bruges i Danmark og hvor meget i udviklingslande(t)? Forbrug i Danmark, kr. Forbrug i udviklingslande(t), kr. 1. Aktiviteter i alt Investeringer i alt Udsendte medarbejdere i alt Lokale medarbejdere i alt