Microsoft Word 2010 Videregående DK

Transkript

1 T a r g e t G r u p p e n Microsoft Word 2010 Videregående DK

2 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Faneblade og trykknapper i Word Båndet...3 Minimer båndet...4 Arbejde med filer... 4 Værktøjslinjen Hurtig adgang...6 Statuslinjen...8 Knapper på båndet Tips Brug af tastaturet Flyt tekstmarkør ved brug af tastaturet Blokmarkering af tekst ved brug af tastaturet Brug af musen Flyt tekstmarkør med musen Blokmarkering af tekst med musen Musen er en indikator Klik og Skriv Genvejstaster på tastaturet Aktivering af dialogbokse Klippebord (se Udklipsholder på fanebladet Startside) Direkte tegnformatering Direkte afsnitsformatering Andre funktioner Funktionstaster i Word Visuel udklipsholder Opgaveruden Udklipsholder Specielle tegn/symboler Typografier Hvad er en typografi? Hvorledes opbevares en typografi? Rediger og opret typografier Skift stil Standard-skrifttype Opgave Gennemgang/repetition af diverse funktioner anvendt på grundkursus Opgave Oprettelse af indholdsfortegnelse Opgave Oprettelse af stikordsregister Opgave Target Gruppen marts 2014 i

3 I n d h o l d s f o r t e g n e l s e Fodnoter og slutnoter Opgave Krydshenvisninger Opgave Tabel, sortering, fletning, standardbreve, labels Opret kartotek Skriv indkaldelsesbrev Flette brev med udvalgte poster (Indkaldelse til samtale) Labels til udvalgte poster (Afslag) Opgave Tabeller, repetition Opret tabel Formler i tabeller Opgaven Tabellen som den ser ud på skærmen Tabellen som den ser ud ved udskrift Opgave Skabeloner Alternativ 1 Stopkoder Alternativ 2 - Formularfelter Opgave Sektioner Opgave Makroer Optagelse af makro til trykknap Optagelse af makro til genvejstast En makro mere Makroen tildeles tastaturet Redigering af makro En opgave mere Ekstra opgaver Tabel, Fax Punktopstilling Grafik, spalter, billeder og Wordart Stikordsregister Target Gruppen marts 2014 ii

4 Opgave 7 Tabeller, repetition Vi skal nu oprette en fakturaformular ved hjælp af tabelfunktionen. En del af funktionerne er repetition fra grundkurset - andre er nye funktioner. Først lige lidt repetition fra grundkurset. En tabel kan opfattes som rækker og kolonner (søjler) med "kasser", der kaldes celler. Hver celle har sit eget "navn" forstået på den måde, at kolonner kaldes A, B, C... og rækker kaldes 1, 2, 3... Det, der står i nedenstående celler er cellenavne: Række 1 Række 2 Række 3.. Kol. A A1 A2 Kol. B B1 Target Gruppen marts

5 Opret tabel Opret et nyt dokument og vælg fanebladet Indsæt. Her finder du knappen Tabel klik på den: HOLD venstre museknap nede. TRÆK til der vises en tabel med 6 rækker og 5 kolonner. SLIP venstre museknap for at indsætte tabellen. Din tabel er nu klar til brug. Du kan redigere i tabellen, og ændre cellernes størrelse, indsætte, slette eller flytte rækker og kolonner. Target Gruppen marts

6 Formler i tabeller Tabeller kan bruges til mange forskellige ting. I første omgang vil vi bruge tabellen til at opstille et simpelt budget. Indtast teksten og tallene i cellerne bortset fra nederste række (række 6) og fra søjle E: 1. Kvartal 2.Kvartal 3. Kvartal 4. Kvartal Hele året Tallene i rækkerne og søjlerne skal adderes. Det gøres på følgende måde: PLACER markør i række 6, kolonne 1 VÆLG Tabelværktøjer, Layout, Formel Herved fremkommer dette billede: WORD foreslår selv at lægge de ovenstående tal sammen, hvilket i dette tilfælde er OK, så... Target Gruppen marts

7 KLIK på OK Gør tilsvarende med de øvrige felter i række 6. Læg mærke til, at formlen i række 6, kolonne 5 foreslås at være SUM(VENSTRE), idet vi på nuværende tidspunkt ikke har indsat tal i de ovenstående felter. For at indsætte formler i felterne i kolonne 5 gøres følgende: PLACER markør i række 6, kolonne 5 VÆLG Tabel, Formel WORD foreslår selv at lægge de tal sammen, der står til venstre for feltet, hvilket i dette tilfælde er OK, så... KLIK på OK Tilsvarende gøres i de sidste øvrige felter. Det er smartest at starte nedefra, idet Word så foreslår formlen SUM(LEFT). Hvis vi startede fra oven, ville Word ved 3. række og nedefter foreslå SUM(ABOVE), hvilket ville betyde, at man manuelt skulle rette hver formel. Hvis man på et senere tidspunkt retter nogle tal, skal alle formel-felter opdateres. Dette gøres ved at markere felterne og trykke på Target Gruppen marts

8 Opgaven Opret en tabel bestående af 6 kolonner og 20 rækker. Markér første række og sæt cellehøjden til "Præcis", 7 cm. Flet de første 4 celler i første række til een celle og de sidste 2 celler til een. Indsæt billede ved hjælp af Indsæt, Multimedieklip. Hvis du ikke kan finde/har cyklen, vælg da et andet. I 2. række flettes celle nr. 2 og 3 til een celle og celle nr. 4 og 5 flettes til een. Skriv "FAKTURA NR" i første celle og "ORDREDATO" i 3. celle. Justér på cellestørrelserne ved at markere de enkelte celler og trække i de lodrette stiplede linier. Fortsæt på samme måde med at flette celler og skrive ledetekster i resten af tabellen. For at give større afstand mellem tekst og top/bund i rækkerne kan du vælge Format, Afsnit og sætte afstanden før og efter til f.eks. 3 pkt. Så skal der sættes streger, rammer og skygge. Det er nemmest at benytte knappen Kanter på fanebladet Design til dette. Herefter skal vi bestemme justeringen i felterne - I kolonnerne "Antal", "Pris pr. antal" og "Beløb" skal indtastningerne højrestilles. Så skal vi til formlerne! Placér markøren i "Beløbs"-feltet i 1. indtastningsrække (altså lige under overskriften "Beløb"). Vælg Layout, Formel - skriv følgende formel og vælg talformat: Target Gruppen marts

9 Gør tilsvarende med de øvrige beløbsfelter. Forhøj blot rækkenumrene med én hver gang. Bemærk dog, at der fremkommer en fejl, hvis et af de felter, der skal bruges til beregningen, ikke indeholder tal. Formlen i "NETTO"-feltet skal være: Formlen i "MOMS"-feltet skal være: Formlen i "TOTAL"-feltet skal være: Target Gruppen marts

10 Gem og udskriv dokumentet - kald det FAKTURA1. Prøv herefter at udfylde dokumentet med data. Vær opmærksom på, at felter med formler skal opdateres ved at trykke på: (Markér evt. først de felter der skal opdateres). Sørg for ikke at overskrive den tidligere gemte FAKTURA1, da vi skal bruge den "rene" udgave i næste opgave. Target Gruppen marts

11 Tabellen som den ser ud på skærmen Cykelfabrikken EvermoeS & Co Cykelrytteralléen Odense C : Fax: FAKTURA NR. ORDREDATO: Leveringsadresse: Betaling: Vor ref.: Faktureringsadresse: Deres ref.: Betalingsbet.: I øvrigt: Varenr. Betegnelse Stør. Antal Pris pr. antal Beløb Bemærkninger: NETTO MOMS TOTAL NB: De stiplede streger er tabelgitter - altså ikke streger der bliver udskrevet. Target Gruppen marts

12 Tabellen som den ser ud ved udskrift Træk Cyklen Gågaden 5000 Odense C Att.: P. Dahl Tlf.: Cykelfabrikken EvermoeS & Co Cykelrytteralléen Odense C : Fax: FAKTURA NR ORDREDATO: Leveringsadresse: Betaling: Giro ovenstående Vor ref.: Ch Faktureringsadresse: Deres ref.: Pd ovenstående Betalingsbet.: her og nu I øvrigt: Varenr. Betegnelse Stør. Antal Pris pr. antal Beløb 125 Herrecykel 22-24" ,00 kr , Damecykel 20-22" ,00 kr , Børnecykel 16-18" 6 600,00 kr 3.600,00 Bemærkninger: NETTO kr ,00 MOMS kr 9.150,00 TOTAL kr ,00 Target Gruppen marts

13 Opgave 8 Skabeloner Som du sikkert har opdaget i Opgave 6, er der en stor risiko for at komme til at slette eller overskrive de "fortrykte" felter - både ledeteksterne og formlerne, hvis man gemmer fakturaen som et almindeligt dokument. Vi skal derfor nu prøve at arbejde med Felter og Skabeloner. Alternativ 1 Stopkoder Åbn dokumentet FAKTURA1. Placér stopkoder alle de steder, hvor der skal indtastes variable oplysninger - se på næste side. Dette gøres ved at placere markøren og trykke på: - Gem herefter dokumentet på følgende måde: Vælg Filer, Gem som... (F12) Skriv FAKTURA1 i Filnavn. Vælg Word-skabelon i filtype. Klik på OK. Når vi fremover skal bruge en faktura, anvendes følgende fremgangsmåde: Vælg Filer, Nyt Klik under Mine skabeloner eller Seneste åbnede skabeloner på Faktura1. Klik på OK. Herved er skabelonen kopieret til et nyt dokument - dvs. at vi med denne fremgangsmåde ikke risikerer at overskrive, slette eller på anden måde ødelægge skabelonen. Target Gruppen marts

14 Tryk på for at komme til første stopkode. Skriv oplysningerne og tryk igen osv. For at udfylde fakturaen skal vi bruge tasten for at hoppe fra stopkode til stopkode. Target Gruppen marts

15 { } Cykelfabrikken EvermoeS & Co Cykelrytteralléen Odense C : Fax: FAKTURA NR. { } ORDREDATO: { } Leveringsadrese: Betaling: { } { } Vor ref.: { } Faktureringsadresse: Deres ref.: { } { } Betalingsbet.: { } { } I øvrigt: { } { } Varenr. Betegnelse Stør. Antal Pris pr. antal Beløb { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } { } Bemærkninger: NETTO { } MOMS { } TOTAL Target Gruppen marts

16 Alternativ 2 - Formularfelter En anden måde at arbejde med skabeloner på, er at oprette skabelonerne som formularer. Som du måske opdagede i den forrige skabelon (den med stopkoderne), kan det stadig lade sig gøre at overskrive eller slette dele af den fortrykte tekst - dog ikke i selve skabelonen, men i det dokument, der baseres på skabelonen. Ved at benytte formular-funktionen sikrer man sig, at kun de felter, der defineres som formularfelter, kan redigeres - alt andet i formularen bliver skrivebeskyttet. Åbn dokumentet FAKTURA1 (det oprindelige dokument - ikke skabelonen fra før). For at kunne arbejde med formularfelter, skal du tilføje fanebladet Udvikler til båndet. Det gør du med Filer, Indstillinger, Tilpas båndet: Det er denne gruppe, vi skal arbejde med: Vi vil her bruge de gammeldags formularfelter, da de nye er mindre fleksible. Men i mange situationer er der ingen forskel om man vælger den ene eller den anden metode. Target Gruppen marts

17 Placér markøren der, hvor modtagerens navn skal indtastes. Klik på første type formularfelt et tekstfelt. Indsæt på samme måde felter til adresse, postnr., by og att. person. Ved feltet "Fakturanr" indsættes på samme måde et formulartekstfelt, men herudover vælges knappen og følgende felter ud- Egenskaber - fyldes: Ved feltet "Ordredato" indsættes på samme måde et formulartekstfelt, men herudover vælges knappen Egenskaber og følgende felter udfyldes: Target Gruppen marts

18 NB! Her kan du også eksperimentere med det nye datofelt: Indsæt almindelige formulartekstfelter ved "Betaling", "Vor ref", "Deres ref", "I øvrigt", "Leveringsadresse" og "Faktureringsadresse". Ved cellen "Betalingsbet." indsættes et formularfelt - Rulleliste og følgende indstillinger vælges: Target Gruppen marts

19 Under "Nyt emne" skriver du "Netto kontant" og klikker på knappen Tilføj, derefter skriver du "8 dage" og vælger knappen Tilføj o.s.v. "Varenr", "Betegnelse", "Stør." og "Bemærkninger" oprettes som almindelige formulartekstfelter. "Antal" oprettes som formulartekstfelter, Type = Tal, Maksimal længde = 4. "Pris pr. antal" oprettes som formulartekstfelter, Type = Tal, Talformat = "kr #.##0,00;(kr #.##0,00)". "Beløb" oprettes som formulartekstfelter med følgende indstillinger: Target Gruppen marts

20 Husk at rette formlen for hvert felt (læg 1 til hvert af felterne). Teksten i feltet Bogmærke er valgfri. Der skal stå noget i feltet og der må ikke stå det samme i flere felter. "Netto" oprettes med denne indstilling: "Moms" oprettes på samme måde som ovennævnte, men med formlen: =c18*25%. "Total" oprettes med formlen: =sum(c18:c19). Target Gruppen marts

21 Nu skulle formularen gerne se således ud: Når designet er færdigt, skal formularen beskyttes, inden den gemmes som skabelon - i modsat fald vil felterne ikke virke korrekt: Vælg Udvikler, Begræns redigering... Target Gruppen marts

22 Vælg Udfyldning af formularer under Redigeringsbegrænsninger i opgaveruden og klik på Ja, aktiver beskyttelse. Du bliver spurgt om en adgangskode den vil evt. blive brugt, når du igen vil redigere din skabelon og skal låse dokumentet op. Du vælger selv, om du vil beskytte med adgangskode. Gem dokumentet som Word-skabelon - kald det FAKTU- RA2. Så kommer det spændende øjeblik! Opret et nyt dokument baseret på skabelonen FAKTURA2 og prøv at indtaste data. Virker det? Ja - men... Beregningsfelterne bliver ikke opdateret på skærmen. Dette sker først under udskrivningen. Når dokumentet er blevet udskrevet, er felterne også blevet opdateret på skærmen. Dette er Word s måde at håndtere formler på. Target Gruppen marts

23 Opgave 9 Sektioner Med udgangspunkt i dokumentet En kvinde ved bålet skal dette dokument opdeles i to sektioner. Åbn en frisk udgave af En kvinde ved bålet. Indsæt et sektionsskifte før afsnittet, der begynder med ordene Og netop mens disse. Vælg Sidelayout, Skift, Sektionsskift, Næste side Dit dokument er nu delt i to sektioner. Du kan nu give de to sektioner forskellige margener og forskellige sidehoveder og sidefødder. Opret nu Sidehoved og Sidefod. I sidehoved skal der indsættes sidenummer og det samlede sidetal. Dette gøres fra fanebladet Indsæt. Target Gruppen marts

24 Det åbnes et ekstra faneblad med dine valgmuligheder: Vælg Sidetal: Target Gruppen marts

25 Sætningen i sidehoved kan være Side X af Y. Hvor X og Y står for de indsatte felter. Sidehoved skal være gennemgående for hele dokumentet. I sidefod i første sektion skrives Side X af Y i X. sektion. (Senere vil der så stå Side 1 af 2 i sektion 1). Antallet af sider i sektionen indsættes som et felt. Vælg Indsæt, Hurtige dele, Felt Under Kategorier vælg Nummerering Under Feltnavne vælg SectionPages Target Gruppen marts

26 Når du indsætter sidetal i sektion nummer 2, skal du formatere sidetallet og give besked om, at nummereringen skal starte forfra. Til sidst indsættes sektionsnummeret Under Kategorier vælg Nummerering Under Feltnavne vælg Section Target Gruppen marts

27 Husk at afbryde forbindelsen mellem første og anden sektion i sidefod, hvis der skal stå noget forskelligt i de to sidefødder. Jeres sidehoved og sidefod skulle gerne se således ud. Sidehoved Target Gruppen marts