M Ø D E R E F E R A T

Transkript

1 M Ø D E R E F E R A T Deltagere: Bente Kloster Sted: Agerfløjen 5 Kurt Christiansen Niels Vesterlund Flemming Sørensen Steffen Andersen Afbud: ingen dato: 24. marts 2010 Dagsorden 1. Referat fra sidste møde den 25. januar Meddelelser fra formanden a. Orientering om fastelavn b. Orientering fra mødet med naboforeningerne c. Orientering fra mødet med kommunen d. Status på Skt. Hans e. Diverse 3. Generalforsamling a. Indkaldelse b. Fastsættelse af kontingent. c. Forslag til E-post d. På valg i. Flemming Sørensen (genopstiller ikke) ii. Steffen Andersen iii. Kurt Christiansen e. Andet 4. Alle mand af hus den 24. april Forretningsorden 6. Eventuelt Ad 1 Referat fra 25. januar 2010 blev godkendt. Bemærkning: inkasso-sag er ikke sat i gang men startes snarest. Ad 2a Næstformanden orienterede om fastelavns arrangementet, som Dåstruplund havde arrangeret. Der var stor tilfredshed med arrangementet, hvor der var over 100 deltagere (47 fra Stendyssen). Bestyrelsen besluttede at bakke op om et tilsvarende arrangement næste år. Bestyrelsen anbefaler at lokalerne reserveres i god tid og at bl.a. Lassensminde og Østervang inviteres (se bilag 1: Evaluering)

2 Ad 2b Næsteformanden orienterede om mødet med naboforeningerne (se bilag 4), hvor der var den sædvanlige gode opbakning. Mødet var konstruktivt og med god gensidig drøftelse. Speciel gav Emilsgave en god orientering om Parcelhusejernes Landsforening. Bestyrelsen overlader til den nye bestyrelse at beslutte medlemskab af Parcelhusejernes Landsforening, men orienterer herom på generalforsamlingen. Kassereren påpegede at foreningens bankkonto måske er en erhvervskonto, der ikke er omfattet af bankernes erstatningspligt. Bestyrelsen besluttede, at der skal oprettes 2 elektroniske underskrifter på foreningens konti. Ad 2c Bente Kloster orienterede om mødet med kommunens tekniske forvaltning og naboforeningerne. Kommunens referat var rundsendt forud for mødet. - Der skal anlægges en cykelsti fra Viby til Roskilde. Anlægget deles op i flere etaper. Etape 1, der forløber langs banens vestside frem til Kirke Syv er planlagt til udførelse i Se bilag 2. - Cykelstierne Grydestykket, Sløjen og Skolestien får i 2010 ny asfalt. (Afventer dog politisk godkendelse primo april) - Der etableres i nye legepladser h.h.v. ved DUI-huset og Åparken. Efter mødet har bestyrelsen rettet henvendelse om at græsslåning på legepladsen. Forvaltningen har efterfølgende svaret at græsset vil blive slået inden medio maj, og 6 10 gange i løbet af sommeren. Ad 2d Næsteformanden orienterede Båltaler: John Nicklasson Sang: Ramsø Sangerne Musik: Ramsø Musikskole Næste møde: 20. maj kl 19:00 på engen ved petanquebanen. Ad 2e Formanden oplyste at der ikke er kommet svar fra kommunen vedr. vores skrivelse fra februar 2009 og brev vedr. rabatter fra januar Ad 3a Forslag til indbydelse blev godkendt. Ad 3b Bestyrelsen foreslår at kontingent for 2010 ændret kr. 500,00 Ad 3c Bestyrelsen besluttede, at der ikke skal kommunikeres via . Ad 3d Flemming Sørensen modtager ikke genvalg. Steffen Andersen og Kurt Christiansen modtager genvalg. Bestyrelsen foreslår genvalg til suppleanter og revisorer. Ad 3e

3 Formanden fremlagde udkast til beretning, og udbad sig bestyrelsens kommentarer. Der fulgte en kort drøftelse og bestyrelsen bakker op om beretningen. Ad 4 Næstformanden fremlagde udkast til indbydelse. Opgaverne vil omfatte: - Fejning af veje, stier og vendepladser. - Klipning af grene o.l. De enkelte beboere ordner primært opgaver på egen vendeplads og tilhørende stier/fortove Udkastet blev tilrettet og godkendt. Ad 5 Formanden gennemgik udkast til forretningsorden (se bilag 3) - bestyrelsen drøftede mulighederne for mail-konference - bestyrelsen drøftede flertalsbeslutninger. - bestyrelsen drøftede mindretalsbeskyttelse. - reglerne for indkaldelse til bestyrelsesmøde blev drøftet Bestyrelse overlader udkastet til den nye bestyrelse. Ad 6 Generalforsamling torsdag den 22. april 2010 kl Skolen - traktement: smørebrød plus øl og vand (Steffen) (glas, kopper, bestik, tallerkner, sukker og fløde). - Hvert bestyrelsesmedlem medbringer en kande kaffe. Alle mand af hus arbejdsdag lørdag den 24. april 2010 kl. 9:00 Bestyrelsesmøde onsdag den 28. april 2010 kl. 19:00 Agerfløjen 38 (alternativt torsdag den 27. maj). Bestyrelsesmøde onsdag den 9. juni Agerfløjen 4.

4 Bilag 1 EVALUERING FASTELAVNSFEST Dato: Lørdag d. 13. februar 2010 Kl. 10:00 12:00 Mødested: Dåstrup Forsamlingshus Til stede: Dåstruplund og Stendyssen Grundejerforeninger Tidspunkt Vi har ikke hørt beklagelser over tidspunktet for festen i stedet har vi hørt folk sige, at de ikke ville være kommet, hvis det var blevet afholdt søndag. Mødested Ingen udtalelser om mødestedet er hørt. Traktement Der var en del fastelavnsboller til overs og mange der ikke var spist op. Karina foreslår at vi også køber nogle almindelige boller pyntet dem med glasur og drys det kan de fleste børn lide og mange foretrækker den slags fremfor wienerbrød. Kaffe/te/vand blev indtaget uden kommentarer. Slikposer og juice så også ud at være tilfredsstillende. Tøndeslagningen Vi skal være klar med bidtangen, når børnene har haft to slag hver så er det ok at hjælpe til. Tønden til herrene skal sættes i vand en uge før da den ellers er for nem at få ned. Vi skal huske at notere hvem der har slået bunden (droning) løs og hvem der har slået toppen (konge) løs. Til næste år skal vi forsøge at få deltagerne til kun at opholde sig på den ene side af tønderne. Bestyrelsens arbejde før dagen Vi skal lave aftale imellem de forskellige grundejerforeninger allerede til efteråret. Invitationer skal indeholde information om tilmelding kan foregå via Dåstruplunds hjemmeside den blev benyttet flittigt i år. Svarfristen var for tæt på selve dagen det gav udfordringer i forhold til bestilling og indkøb samt at lave slikposer. Bestyrelsens arbejde på dagen Vi mødtes kl. 8:00 i Forsamlingshuset, hvor vi hurtigt blev enige om hvordan borde og tønder skulle placeres. Benthe måtte ud og handle, da der var flere ting vi manglede i vores planlægning. (Huskeseddel til næste arrangement udarbejdes). Vi måtte hidkalde Pernille, da stigen var låst inde.

5 Vi skal have en klar aftale om hvem der er tøndemestre så de også kan få en kaffepause indimellem. Det fungerede fint med opdelingen af børnene i forhold til tønderne. Aftale om hvem der tager billeder i løbet af festen man kan ikke både være tøndemester/koordinator o.lign og så rende rundt og skulle tage billeder. Oprydning og rengøring løb fint og med hjælp fra deltagerne, fik vi hurtigt styr på huset igen. Alle børn og voksne så ud til at have en hyggelig formiddag og mange takkede for et godt arrangement. Huskeseddel til Fastelavnsfest Invitationer skal indeholde info om tilmelding via Dåstruplunds hjemmeside. Tilmeldingsfrist bør senest være tirsdagen før. Indkøb Tønder Kroner Katte til at sætte på tønderne Terpentiner Reb Afmærkningstape (rødt) Engangstallerkener Servietter Fastelavnsboller til børn og voksne Juice æble/appelsin Kaffe The Sukker Mælk Karameller og lign til at putte i tønderne Små plyskatte til at putte i tønderne Slikposer til børnene Øl/vand til dem der rydder op Vin til de voksne kattekonger Kattetunger til de voksne kattedroninger I øvrigt Gavekort til børnenes kattedroninger og kattekonger Praktisk at medbringe Skraldesække

6 Køkkenrulle Staniol/frostposer Viskestykker Karklude Fløjte (for at få alles opmærksomhed) Bidtang Køller (ligger hos Karina)

7 Dette billede kan ikke vises i øjeblikket. Dette billede kan ikke vises i øjeblikket. Dette billede kan ikke vises i øjeblikket. Dette billede kan ikke vises i øjeblikket.

8 bilag 3 UDKAST til Forretningsorden Af vedtægternes 13 stk. 3 fremgår følgende: Bestyrelsen fastsætter iøvrigt selv sin forretningsorden og fører protokol over forhandlingerne og de af bestyrelsen trufne beslutninger. Protokollen underskrives af de tilstedeværende medlemmer. Mig bekendt har der aldrig været nedfældet en sådan på skrift. Normalt vil det sikkert heller ikke været et problem, men der kan opstå situationer, hvor det kunne været hensigtsmæssigt at alle har den samme opfattelse. Jeg vil derfor foreslå, at vi kort nedskriver den forretningsorden vi arbejder ud fra. Mit forslag kunne være følgende: 1. Afholdelse af bestyrelsesmøder sker i henhold til vedtægternes 15 stk 1 og stk Indkaldelse til bestyrelsesmøde sker skriftlig ved . Indkaldelse skal ske med mindst 8 dages varsel. Kortere varsel kan komme på tale, men kræver i givet fald samtykke fra den øvrige bestyrelse. 3. Formanden sikrer at der udsendes dagsorden til mødet senest 5 dage før mødets afholdelse. Udsendes pr. 4. Ønsker de øvrige bestyrelsesmedlemmer punkter medtaget på dagsorden skal dette meddeles formanden inden udsendelse af dagsordenen. 5. Dagsorden skal i det omfang dette er påkrævet være bilagt en nærmere beskrivelse af de punkter der til behandling. Dette gælder også punkter fra bestyrelsesmedlemmerne i øvrigt. 6. Bestyrelsen kan udstede prokura til et enkelt medlem til færdiggørelse af en enkelt sag uden yderligere forelæggelse for bestyrelsen. Resultatet skal dog altid afrapporteres til bestyrelsen ved næstkommende bestyrelsesmøde. 7. Enkeltsager kan, hvis det findes nødvendigt eller hensigtsmæssig afklares uden et egentlig bestyrelsesmøde. Afklaringen kan være eller anden elektronisk medie herunder telefonmøder. Resultatet af denne afklaringsproces skal medtages i næste mødes protokol. Dog skal der afholdes et egentlig bestyrelsesmøde blot et enkelt medlem ønsker det. Reglerne for afholdelse af et sådant bestyrelsesmøde følger reglerne i punkt 1 til Der føres protokol for hvert bestyrelsesmøde jf. 13 stk 3. Protokollen skal underskrives af de bestyrelsesmedlemmer der deltager i mødet. 9. Udfra protokollen laves et overordnet referat fra bestyrelsesmødet der offentliggøres på hjemmesiden.

9 Bilag 4 Resumé Den 4. marts 2010 Møde mellem nabogrundejerforeningerne Dåstrup og Viby Vest Deltagere: Grundejerforeningen Lassensminde Grundejerforeningen Østervang Grundejerforeningen Dåstruplund Grundejerforeningen Emilsgave Grundeejerforeningen Stendyssen I alt 10 personer. Afbud: ingen Velkomst: Thomas Toft bød velkommen til mødet, dels som en opfølgning på sidste års møde med Roskilde Kommune og dels som et formøde til mødet med Roskilde Kommune den 11. ds. Som tidligere var der ingen dagsorden, men ordet var frit. Emilsgave orienterede om ønsker om forbedring af udkørslen fra Emilsgave til Vibyvejen. (speciel SF-stens belægning) Ramsø Kommune har tidligere givet tilsagn om at slette knopperne. Thomas Toft spurgte til de opretning af SF-stene i fortovene. Emilsgave omtalte vedligeholdelsen af stierne. Specielt øst-stien. En del af anlægget er anlagt og betalt af grundejerforeningen Emilsgave : lamper og skraldespande. Bl.a. er der gravet antennekabel fra masten til ejendommen rema Emilsgave, der ejer jorden har aldrig givet tilladelse til nedgravning af kabel. Emilsgave omtalte problemer med vedligeholdelse og tømning af skraldespande på fællesarealer sidste år var der på et tidspunkt 3 store sække med efterladenskaber fra hunde. Et arbejde og en udgift for pågældende grundejerforening. I vinter er en beboer, der ikke bor i udstykningen, faldet og brækkede en arm på den fælles sti. Sagen er behandlet som en forsikringssag, men er blevet klart afvist, fordi der ikke er offentlig adgang på pågældende sti. Gruppen ønsker oplysninger om kommende cykelsti fra Viby til Roskilde. Bente Kloster omtalte klagerne over trafikken på Faurbjergvej. Thomas Toft omtalte kommunens forespørgsel om hvilke matrikler der hører til deres grundejerforening. Andre havde ikke fået forespørgselen. Kommunen har tidligere lovet at tydeliggøre krydset Engvej/Assendløsevej Særligt ønskes en bedre mærkning for krydsende cyklister. Fartkontrol blev drøftet både i Dåstrup, ved rensningsanlægget, Dalen og på Vibyvejen. Trafikforholdene i Dalen hvor cyklisterne klemmes i begge sider af vejen., Lysregulering Dalen/Vibyvejen blev drøftet med hensyn til større sikkerhed for biler og cyklister. Dåstruplund omtalte åbningstiderne på KARA, hvor åbningstiden på hverdage er ændret fra kl. 12 til kl. 10, men efterlyser åbningstider om søndagen. Stendyssen orienterede om en Tilstandsrapport for veje og stier i udstykningen. Rapporten forventes at blive endelig i løbet af maj (efter tøbrud). Parcelhusejerne Landsforening o Emilsgave har i nogle år været medlem af PL.

10 o Lovpligtige ansvarsforsikring, Bestyrelses- og ledelsesansvar, Samlet forsikringspris kr. 1100,00 pr år. o Foreningen har en finansieringsaftale fra Nordea til brug for forbedringer af veje o.l. o Kontingentet beløber sig til kr. 108,00 pr medlem. o Igennem Købsstedernes Brandforsikring tilbydes der visse rabatter. o Parcelhusejernes Landsforening, Kirke Værløsevej 24, 1., C, 3500 Værløse. Vedligeholdelse af grønne områder blev kort drøftet med lidt erfaringsudveksling. Bl.a. blev der videregivet anbefaling af: anlægsgartner Ole Madsen Aps, Kløvermarken 40 1, 4330 Hvalsø, Tlf Skt. Hans blev kort resumeret: o Båltaler: John Niklasson er OK o Ramsøsangerne er OK o Ramsø Musikskole er OK o Planlæsningsmøde/opgavefordeling den 20. maj kl. 19:00 på engen/bålpladsen/petanquebanen.