Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. oktober 2015, kl på Restaurant Bollinis, Hovedgaden 437, Hedehusene

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. oktober 2015, kl på Restaurant Bollinis, Hovedgaden 437, Hedehusene Til stede: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Anne Oddermose og Claus Mitchell Andersen Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen og udlejningschef Finn Larsen Revisor: Afbud: Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab v. statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Anne Oddermose 1/34

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni Revisionsprotokol Meddelelser... 5 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab for boligorganisation og afdelinger samt årsberetning Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Forvaltningsrevision Ansøgning om fritagelse for afholdelse af tab ved fraflytning Brug af vedligeholdelseskonto ny hjemmeside Bestyrelsesvederlag 2015/ Evaluering af Bolignøglen Styrkelse af beboerdemokratiet Rejsekort Afdeling 3602, Kallerupvang - godkendelse af individuel modernisering til køkken Valg af to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab Dankort til afdelingsbestyrelsesmedlemmer Tilbud om KAB s beboerophold Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt SAGER TIL ORIENTERING Styringsdialog Kommunal godkendelse af årsregnskab 2013/ Nyt fra afdelingerne Afdeling 3601, Rådhushaven helhedsplan byggeregnskab Afdeling 3602, Kallerupvang dørtelefoner og affaldsgård Afdeling 3602, Kallerupvang altaner status Afdeling 3603, Thorsgård vinduer og altandøre Afdeling 3606, Engvadgård energirenovering Velkomstpakker og servicerammer status Skabeloner til nye reglementer Skærpet proces ved frivilligt forlig Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne Mødekalender Eventuelt Fortroligt punkt /34

3 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 2: Revisionsprotokollat... 4 Bilag 3: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning... 6 Bilag 5: Driftsbudget for boligorganisationen pr. den 1. juni Bilag 6: Forvaltningsrevision for... 8 Bilag 7.1: Oversigt over modelvalg Bilag 7.2: Oversigt migration eksternt og internt i boligorganisationen Bilag 7.3: Oversigt over interne flytninger Bilag 7.4: Oversigt over udlejning af familieboliger den 1. januar december Bilag 8: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Bilag 9: Styringsdialogaftale Bilag 10: Pressemeddelelse Energirenovering får varmeregning til at styrtdykke Bilag 11: Husorden /34

4 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Taget til efterretning. 2. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 er fremsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 17. juni Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges organisationens revisionsprotokol til påtegning. Bilag 2: Revisionsprotokollat Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender de seneste indføjelser til revisionsprotokollen. 4/34

5 Revisionsprotokollatet blev godkendt. 4. Meddelelser Kundechef Marie-Louise Bruun orienterede om at sekretær Siv Laustsen har opsagt sin stilling pr. den 31. august Der er den 1. september 2015 ansat en ny sekretær, Randi Mørkeby Nielsen, der har overtaget Sivs opgaver. Randis mailadresse er: Taget til efterretning. SAGER TIL BESLUTNING 5. Regnskab for boligorganisation og afdelinger samt årsberetning Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder boligorganisationens og afdelingernes driftsregnskaber for den 1. juni 2014 til den 31. maj 2015 samt status pr. sidstnævnte dato. Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for og Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for boligorganisationen og afdelingerne. Boligorganisationens regnskab Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til den 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 31. maj 2015 er kr. efter fradrag af den bundne del på kr. Til organisationsbestyrelsens godkendelse vedlægges som bilag organisationsbestyrelsens beretning for året /34

6 Afdeling 3601, Rådhushaven Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til den 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3602, Kallerupvang Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges til nedsættelse af egenfinansiering. Status balancerer med kr. Afdeling 3603, Thorsgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3605, Fløngvangen Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges til nedsættelse af egenfinansiering. Status balancerer med kr. Afdeling 3606, Engvadgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2014 til den 31. maj 2015 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr. Status balancerer med kr. Regnskaberne er underskrevet af revisionen, og for afdelingernes vedkommende til godkendelse i afdelingsbestyrelserne. Bilag 3: Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender - boligorganisationens regnskab, således at regnskabet efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde, 6/34

7 - årsberetningen, således at årsberetningen efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisatioens repræsentantskabsmøde, - afdelingernes regnskaber. Organisationsbestyrelsen godkendte og indstillede - boligorganisationens regnskab til godkendelse til det efterfølgende repræsentantskabsmøde, - årsberetningen til godkendelse til det efterfølgende repræsentantskabsmøde, Organisationsbestyrelsen godkendte endvidere afdelingerne regnskaber. 6. Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni 2016 Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene er mulig i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet for den 1. juni 2016 til den 31. maj 2017 balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er 876 kr. pr. lejemålsenhed og afdelingernes grundbidrag udgør 426 kr. pr. lejemålsenhed. Bilag 5: Driftsbudget for boligorganisationen pr. den 1. juni 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet, og indstillede budgettet til godkendelse på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 7/34

8 7. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelsesår som sammenligningsgrundlag. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen at have fokus på afdelingernes underskud specielt i forbindelse med fraflytninger. Tab ved fraflytning Posten Tab ved fraflytninger svinger meget fra år til år set over de seneste tre år. Siden sidste regnskabsår er udgifterne på konto 130 faldet markant, og kun for Engvadgård ligger de stadig over gennemsnittet for KAB-fællesskabet. Der har været en procedureændring i KAB, der giver en hurtigere afskrivning af tilgodehavender. Denne procedureændring kan have forårsaget det store udsving i det foregående regnskabsår. Henlæggelser Derudover ser henlæggelsesniveauet fornuftigt ud i alle afdelinger. Som udgangspunkt anbefales det at henlæggelserne på konto 401, opsamlet henlæggelser, er to til tre gange indbetalingen på konto 120. I Fløngvangen er det 5,6 gange så stort, mens det i Thorsgård er 3,8 gange så stort og ligger dermed betydeligt over gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KAB-fællesskabet. Det høje henlæggelsesniveau i afdelingerne i skyldes, at små afdelinger er mere sårbare overfor store pludselige udgifter, og har derfor et større henlæggelsesbehov pr. m². Bilag 6: Forvaltningsrevision for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning, og eventuelt beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for Organisationsbestyrelsen tog forvaltningsrevisionen til efterretning, og besluttede at have fokus på huslejeudviklingen samt tab ved fraflytninger. Bestyrelsen ønsker til næste organisationsbestyrelsesmøde statistik over udviklingen i huslejen og henlæggelserne fremadrettet. 8/34

9 8. Ansøgning om fritagelse for afholdelse af tab ved fraflytning Det er tidligere besluttet, at ansøge Høje-Taastrup Kommune om dispensation fra lovændringen, der siger, at alle fremtidige tab ved fraflytninger, der overstiger 313 kr. pr. lejemålsenhed i en afdeling, skal afholdes af dispositionsfonden. Der blev i 2013 ansøgt om dispensation fra reglen, da s dispositionsfond ikke indeholdt midler til afholdelse af disse poster. Ved brev af den 5. november 2013 har Høje-Taastrup Kommune godkendt ansøgningen. Dispensationen er tidsbegrænset, og gælder til og med regnskabsåret Herefter kan der ansøges på ny, hvis dispositionsfonden endnu ikke indeholder midler nok til afholdelse af posten. Ved afslutningen af regnskabsåret indestår der på organisationens dispositionsfond, der skal afholde tab ved fraflytninger, kr. hvoraf den bundne del udgør kr. Boligorganisationens disponible del udgør kr. hvilket svarer til kr. pr. lejemål. Maksimumsbeløbet pr. lejemål udgør kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, om der skal ansøges om dispensation hos Høje-Taastrup Kommune. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal ansøges om dispensation hos Høje-Taastrup Kommune. 9. Brug af vedligeholdelseskonto En gennemgang af afdelingernes indestående på konto 404 viser, at mange lejemål har høje beløb stående på deres vedligeholdelseskonti. Samtidigt har nogle afdelinger store udgifter på konto 130 Tab ved fraflytning og udfordringer med dårligt vedligeholdte lejemål. Administrationen har derfor undersøgt forskellige muligheder for at sætte fokus på beboernes brug af vedligeholdelseskontoen. 9/34

10 Flere muligheder Organisationsbestyrelsen kan overveje forskellige muligheder for at sætte fokus på vedligeholdelse. Mulighederne kan kombineres: - en ændring af proceduren for brug af vedligeholdelseskontoen i fraflytningssituationen - en oplysningskampagne om vedligeholdelseskontoen (evt. med oplysning om råderetsmulighederne) - en systematisk gennemgang af boligernes vedligeholdelseskonti med personligt brev til de beboere, der har over et vist beløb på kontoen. Ændring af procedure for brug af vedligeholdelseskontoen i fraflytningssituationen I det KAB-administrerede selskab SAB er der igangsat et pilotprojekt for at undersøge, om det i praksis kan fungere, at afdelinger med B-ordning ændrer procedure for anvendelse af midler på vedligeholdelseskontoen. I dag fungerer det således, at når et lejemål opsiges fryses midlerne på kontoen, og beboeren har ikke længere adgang til denne. Dette gøres for at forhindre misbrug af kontoen. SAB s organisationsbestyrelse har godkendt, at der anvendes midler fra kontoen i perioden fra den ene lejer flytter til den næste flytter ind. Dog er der sat en grænse, således at der altid skal henstå mindst tre års hensættelser, når ny lejer flytter ind i lejemålet. Det er tanken, at modellen kan komme til anvendelse der, hvor der henstår store midler på kontoen, og hvor lejemålet har et tilsvarende stort efterslæb i vedligeholdelse. For at lejemålet kan fremstå indbydende og i orden, kan det være hensigtsmæssigt at foretage almindelige vedligeholdelsesarbejder i forbindelse med en fraflytning og særligt i den situation, hvor der er øvrige arbejder i lejemålet, og dette har en tomgangsperiode. Grundtanken fra pilotprojektet i SAB kan kopieres til, således at der gives flere muligheder for anvendelse af vedligeholdelseskontoen efter lejemålet er opsagt. Det betyder, at kontoen i nogle tilfælde også ville kunne blive brugt til udbedring af misligholdelse, såfremt dette kommer af manglede vedligeholdelse. Organisationsbestyrelsen skal overveje, hvordan en sådan model skal se ud i Høje-Taastrup Boligselskab. Gennemgang af vedligeholdelseskonti En anden mulighed for at sikre, at boligerne vedligeholdes er at sætte fokus på brug af vedligeholdelseskontoen i bo-perioden. Det kan gøres ved en gennemgang af vedligeholdelseskonti for samtlige lejemål. Efterfølgende sendes et personligt brev ud til de lejemål, der har over et af organisationsbestyrelsen fastsat beløb på kontoen. Brevet har til formål at gøre opmærksom på de midler, beboeren har til rådighed, og de pligter beboeren har i forbindelse med vedligeholdelse. Organisationsbestyrelsen kan overveje, 10/34

11 om der skal afsættes midler/ressourcer/timer til et opfølgende telefonopkald til berørte beboere og evt. også hjælp til at koordinere arbejdet eller kontakt til håndværkere. Inspiration til denne metode hentes blandt andet fra afdelingen Lundtoftegade, som har stor succes med metoden. Oplysningskampagne En sidste mulighed er at gennemføre en oplysningskampagne omkring pligter og mulighederne for vedligeholdelse af boligen. En sådan kampagne ville kunne kombineres med oplysning om råderetten, således at beboerne får mulighed for at kombinere vedligeholdelse med personlige ønsker til ændringer i boligen. En sådan kampagne kan dog sjældent stå alene. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forskellige muligheder for at sætte fokus på brug af vedligeholdelseskontoen samt beslutter, hvilke(n) mulighed(er) de ønsker at administrationen skal arbejde videre med. Det indstilles endvidere at organisationsbestyrelsen drøfter, om de ønsker andre muligheder undersøgt. Organisationsbestyrelsen besluttede; - at ændre proceduren for brug af vedligeholdelseskontoen i fraflytningssituationen således at der kan anvendes midler fra vedligeholdelseskontoen i opsigelsesperioden. Denne ordning kan kun benyttes, hvis der er minimum tre års henlæggelser på kontoen - en oplysningskampagne om brug af vedligeholdelseskontoen i boperioden - en systematisk gennemgang af boligernes vedligeholdelseskonti med personligt brev til de beboere, der har over tre års henlæggelser. 10. ny hjemmeside På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at organisationen skal have sin egen hjemmeside. Den endelige hjemmesideadresse oplyses på mødet. I forbindelse med oprettelsen er der taget nye billeder af alle afdelinger til brug for hjemmesiden, og administrationen har udarbejdet et udkast til tekst til hver afdelingshjemmeside. 11/34

12 3606, Engvadgård Engvadgård består af 71 store gårdhavehuse, hvor der bor mange børnefamilier. Bebyggelsen ligger centralt i Fløng med nem adgang til indkøbsmuligheder. Der er et varieret udbud af adgang til grønne områder. Alle boliger har egen have. Der er fælles friarealer imellem klynger af huse, og afdelingen ligger ud til åbne marker og grønne områder. Afdelingen har for nylig gennemgået en stor energirenovering. Der er en parkeringsplads tilknyttet hver boliggruppe, og afdelingen har et beboervaskeri samt beboerlokale, og benytter i øvrigt den nærliggende Fløng Skole til beboeraktiviteter. 3605, Fløngvangen Fløngvangen består af 16 lejligheder, og ligger i Hedehusene ud til Hedevej, ikke langt fra Hovedgaden. Der er næsten nye altaner på boligerne på første sal, mens boligerne i stueetagen har egen have. Fløngvangen har også en parkeringsplads tilknyttet bebyggelsen, og der er fælles vaskeri og tørrerum. 3603, Thorsgård Thorsgård består af 30 lejligheder i et rødt murstensbyggeri på hjørnet af Roskildevej og Taastrup Hovedgade. Afdelingen ligger centralt i Taastrup, tæt på Taastrup Station. Undtagen to boliger har alle lukkede altaner. Flere stuelejligheder har udgang til lille haveareal mod Roskildevej, mens 1. sals lejlighederne har franske altaner. Der er legeplads og opholdsareal i gården, hvor der også er parkering og garager samt fælles vaskeri og tørrerum. 3602, Kallerupvang Kallerupvang består af 92 lejligheder beliggende centralt i Hedehusene - ikke langt fra Hovedgaden og stationen. Boligerne i stueetagen har privat have/terrasse ind mod fællesarealet, mens de fleste boliger på 1. sal har fransk altan. Afdelingen har desuden flotte vedligeholdte udendørsarealer med græsplæner og legeplads. Der afholdes hvert år stor sommerfest. Afdelingen har fælles vaskeri og tørrerum samt parkeringsplads. 3601, Raadhushaven Raadhushaven består af 41 rækkehuse beliggende meget centralt i Taastrup tæt på hovedgaden og bymiljøet og ikke langt fra stationen. Der findes folkeskole, privatskoler og daginstitutioner inden for gåafstand. Alle boliger har egen kælder og stor have, og afdelingen er nyrenoveret med netop afsluttet helhedsplan. Raadhushaven ligger i dejlige grønne omgivelser og har friarealer og legeplads tilknyttet og er kendetegnet ved et tæt naboskab og stort beboerengagement. Afdelingen har tradition for at ønske hinanden god jul med gløgg, æbleskiver og julelotteri. 12/34

13 Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte tekst til brug for boligorganisationens hjemmesider. Godkendt. 11. Bestyrelsesvederlag 2015/16 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. juni Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Organisationsbestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2013 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt mellem medlemmerne således, at alle medlemmer modtager kr. hver. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i organisationsbestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Godkendt. 13/34

14 12. Evaluering af Bolignøglen Boligorganisationen har tidligere besluttet at tilslutte sig fællesventelisten Bolignøglen, som trådte i kraft 1. januar Der blev samtidig besluttet, hvilken udlejningsmodel der skulle anvendes for de enkelte afdelinger. Modelvalg fremgår af bilag 7.1. Kommunen godkendte modelvalget pr. 1. januar Formålet med Bolignøglen er todelt: - at etablere en slagkraftig fællesventeliste til en konkurrencedygtig pris, der sikrer gode ventelister til alle familieboliger administreret af KAB samt at etablere en nem og overskuelig måde for den enkelte boligsøgende at søge en bolig i Hovedstadsområdet, såvel fra oprykningsventelisten (intern venteliste) og fra den almindelige venteliste. - en modernisering af udlejningsmodellen for boligsøgende på den almindelige venteliste til familieboliger gennem beslutning om udlejning efter modellerne A, B eller C for den enkelte afdeling i de enkelte boligorganisationer. Bolignøglen erstattede et antal gamle fællesventelister, der samtidig blev lukket, så de boligsøgende ikke længere kunne lade sig opnotere på dem. Allerede opnoterede på de gamle fællesventelister kommer foran opnoterede på Bolignøglen ved anvisning af boliger. Bolignøglen består af to dele, en fællesventeliste for de almene boligorganisationer og en ny udlejningsmodel til den almindelige venteliste (ekstern venteliste). Boligorganisationen besluttede, efter hvilken model hver enkelt afdeling skal udlejes alt efter hvor stor en andel af de ledige boliger, man ønsker skal tilbydes opnoterede på den almindelige venteliste. Modellerne kan kort beskrives således: Model A: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen. - Hver anden ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går direkte til opnoterede på den almindelige venteliste. Model B: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen - Tre ud af fire ledige boliger tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og en ud af fire af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste. 14/34

15 Model C: - Ledig bolig tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. - Hver anden tilbydes opnoterede på oprykningsventelisten i boligorganisationen og opnoterede på oprykningsventelisten i øvrige boligorganisationer, der er med i Bolignøglen, og hver anden af de ledige boliger går til opnoterede på den almindelige venteliste. I alle tre modeller bliver en ledig bolig først tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten i afdelingen. Derefter adskiller modellerne sig ved, at i model B og C trækkes de opnoterede på den almindelige venteliste længere frem og får boliger tilbudt på linje med opnoterede på oprykningsventelisten i selskabet og fællesventelisten Bolignøglen. Model C er den model, hvor flest opnoterede på den almindelige venteliste får adgang til den største andel af ledige boliger. Boligorganisationen kan selvstændigt beslutte at tilslutte sig en fællesventeliste, hvorimod udlejning efter model A, B eller C kræver en kommunal godkendelse, da udlejning efter disse modeller påvirker oprykningsretten. Ventelister Beboerne og de almindelige boligsøgende i KAB fællesskabet har taget Bolignøglen til sig. Både andelen, der vælger at lade sig opnotere til hele Bolignøglen, og opnoteringer på oprykningsventelisten har været stigende igennem perioden. Boligsøgende, der kun ønsker at søge bolig i en specifik afdeling/afdelinger kan nøjes med en opskrivning til en enkelt boligorganisation. Her har tilgangen været svingende. Tilgangen til ventelisterne anses som værende tilfredsstillende. KAB fælleskabet Opnoterede i alt Nye opnoterede i alt i året Bolignøglen opnoterede i året Ej oprettet Til en enkelt boligorganisation Oprykningsventelisten opnoterede Boligorganisationen Almindelig venteliste Oprykningsventeliste I boligorganisation er der sket en forøgelse af opnoterede på oprykningsventelisten og især på den almindelige venteliste. 15/34

16 Udlejning Oprykningsventelisten Beboerne i KAB-fællesskabet har taget fællesventelisten til sig. Der har været en støt stigende andel af boliger, der er udlejet til opskrevne på oprykningsventelisten via fællesventelisten. KAB fællesskabet Venteliste oprykning 21,1 % 23,3 % 25,2 % Andelen, der er udlejet til oprykningsventelisten, er i perioden steget fra 21,1 % til 25,2 % i I perioden 2012 til 2014 er 616 husstande flyttet fra en boligorganisation til et andet under bolignøglen og husstande internt i den enkelte afdeling eller boligorganisation. Vedlagt som bilag 7.2 og 7.3 migrationstal imellem boligorganisationerne og internt i de enkelte boligorganisationer og afdelinger. I boligorganisationen har der samlet set været et lille fald i antal boliger, der er udlejet efter oprykningsventelisten. Boligorganisationen Venteliste oprykning 12,8% 8,3% 10,0% Den almindelige venteliste Moderniseringen af anvisningen med modelvalg er i mindre grad slået igennem. Udlejning til opskrevne på den almindelige venteliste KAB fællesskabet Venteliste almindelig 20,7 % 18,5 % 18,1 % Venteliste fleksibel 24,9 % 24,7 % 21,9 % I alt 45,5 % 43,2 % 40 % Udlejningen til den almindelige venteliste har i perioden været faldende fra 45,5 % i 2012 til 40 % i /34

17 Der er kun for ganske få afdelinger truffet beslutning om udlejning efter model B og C. Da anvisningen til kommunerne ligger nogenlunde stabilt, vil forskydningerne i andelen af udlejninger ske imellem oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Derudover har der været tekniske startproblemer med at udleje efter de trufne modelvalg. Disse faldt først helt på plads i eftersommeren I boligorganisationen har der været en stigning i andelen af udlejninger til den fleksible venteliste og et fald i andelen af udlejninger til den almindelige venteliste. Samlet set er der en mindre stigning i andelen af udlejninger til ventelisterne. Boligorganisationen Venteliste almindelig 41,0% 41,7% 36,7% Venteliste fleksibel 35,9% 29,2% 43,3% I alt 76,9% 70,9% 80,0% Bilag 7.4 viser udlejningen i boligorganisationen i perioden 1. januar 2009 til 30. juni Boligorganisationens valg af modeller, har betydning for hvordan udlejningerne fordeler sig mellem boligsøgende fra oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Oprykningsventelisten oprykningsret og karenstid For opnoterede på oprykningsventelisten gør følgende sig gældende: - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om karenstid på oprykningsretten. Der er variationer fra nul til to år. - Den enkelte boligorganisation træffer beslutning om der er oprykningsret til familieboligerne for beboere i ungdoms- og ældreboliger. Her er der variationer fra ingen oprykningsret til oprykningsret med karenstid fra et til to år. Disse variationer er truffet i de enkelte boligorganisationer ud fra lokale forhold. Dette gør det vanskeligt for den enkelte opnoterede på oprykningsventelisten at gennemskue, hvilke regler der gælder, når de ønsker at anvende oprykningsretten og tilpasse deres boligforhold til deres aktuelle familiesituation. Der er en del boligorganisationer der har to års karenstid på oprykningsretten i såvel afdeling som boligorganisation og oprykningsret fra ungdoms- og ældreboliger. Der er ingen ungdoms- eller ældreboliger i. 17/34

18 har tidligere besluttet følgende: - At der er to års karenstid på oprykningsretten i såvel afdeling som øvrige afdelinger og boligorganisationer. Bilag 7.1: Oversigt over modelvalg Bilag 7.2: Oversigt migration eksternt og internt i boligorganisationen Bilag 7.3: Oversigt over interne flytninger Bilag 7.4: Oversigt over udlejning af familieboliger den 1. januar december 2015 Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og træffer beslutning om modelvalg for den enkelte afdeling for perioden 1. januar 2016 til 31. december 2019 samt træffer beslutning om karenstid. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede; - at vælge model B for perioden den 1. januar 2016 til den 31. december 2019, - at der skal være to års karenstid på oprykningsret i egen afdeling, - to års karenstid på oprykningsretten udenfor afdelingen, - at beboere i ungdomsboliger har oprykningsret til familieboliger med to års karenstid. 13. Styrkelse af beboerdemokratiet I forbindelse med et afdelingsmøde, hvor der blev stillet mange spørgsmål til den beboerdemokratiske proces forud for en renoveringssag, besluttede formandsskabet efterfølgende at styrke kendskabet generelt til beboerdemokratiet. Næstformanden afholdte i den forbindelse et foredrag på et afdelingsmøde i Rådhushaven, med det formål at højne forståelsen og måske dermed interessen for, hvilke rettigheder og indflydelse man som beboer har i beboerdemokratiet. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte, om det vil være af interesse, at der på kommende afdelingsmøder i de enkelte afdelinger er behov for et foredrag, der opridser hvad rettigheder og indflydelse den enkelte beboer har i et beboerdemokrati. Næstformanden stiller sig til rådighed herfor. 18/34

19 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der er interesse for at afholde et oplæg om beboerdemokrati på de enkelte afdelingers kommende beobermøder. Organisationsbestyrelsen besluttede, at tage imod tilbuddet om at afholde et oplæg om beboerdemokrati på de enkelte afdelingers kommende afdelingsmøder. 14. Rejsekort Det er ikke muligt mere at købe klippekort hos DSB. I stedet for klippekort er det nu blevet muligt, at oprette et rejsekort der kan benyttes ved mødedeltagelse i KAB o.lign. Formandsskabet foreslår, at boligorganisationen opretter rejsekort til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer, og at hver afdelingsbestyrelse ligeledes har et kort liggende til fælles brug. Betaling for forbrug vil blive trukket på henholdsvis organisationsbestyrelsens og afdelingsbestyrelsens konto. Rejsekortet vil blive et rejsekort erhverv, som en virksomhed, institution, myndighed eller organisation ejer, og låner ud til sine medarbejdere til rejser med bus, tog eller metro. De gældende rejseregler for medrejsende børn under 12 år gælder også for rejsekort erhverv. Hver voksen, der tjekkes ind, kan f.eks. have to børn under 12 år gratis med. De gratis børn skal ikke tjekkes ind. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter om der skal bestilles rejsekort til organisationsbestyrelsens medlemmer samt til afdelingsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal bestilles rejsekort til hvert medlem af organisationsbestyrelsen og at der skal bestilles et fælles rejsekort til afdelingsbestyrelserne. 15. Afdeling 3602, Kallerupvang - godkendelse af individuel modernisering til køkken På afdelingsmødet den 28. januar 2015 blev det besluttet, at beboerne skal tilbydes, at de kan modernisere deres køkken mod en individuel lejeforhøjelse. 19/34

20 Afdelingsmødet har ikke taget stilling til, hvad et maksimum beløb til den enkelte modernisering må koste, og der er heller ikke taget stilling til en maksimal låneramme for afdelingen. Finansieringen af individuelle moderniseringer kan ske ad to veje: Enten ved optagelse af et 20-årigt realkreditlån eller ved lån af egne midler. Administrationen gør opmærksom på, at hvis beløbet der skal lånes er under kr. i alt, så er det ikke rentabel at optage et 20-årigt realkreditlån, da omkostningerne herved er for høje. I denne situation vil finansieringen af køkkenerne ske ved lån af egne midler. Opmærksomheden skal derfor henledes på, at afdelingen har henlæggelser der kan bære denne post. Sker finansieringen ved optagelse af et kreditforeningslån, og udgør moderniseringen af det enkelte køkken ca kr., vil den månedlige ydelse ca. udgøre 700 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender brug af individuel modernisering af køkken i afdeling Kallerupvang. Organisationsbestyrelsen besluttede at udskyde punktet til næste ordinære organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 2. juni Valg af to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab På mødet den 23. oktober 2014 blev følgende valgt til medlemmer af KAB s repræsentantskab: Begge er på valg. Jan Carstensen Berit Breiner Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Bo Nakel Maria Simonsen Bo Nakel er på valg. 20/34

21 Maria Simonsen er ikke på valg, idet hun er udtrådt fra alle bestyrelsesposter pr. den 17. december Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab. Følgende medlemmer blev valgt til KAB s repræsentantskab: Jan Carstensen Berit Breiner Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Claus Mitchell Andersen Vakant 17. Dankort til afdelingsbestyrelsesmedlemmer Der har været en del kritik blandt afdelingsbestyrelsesmedlemmer af den nuværende ordning med MasterCard. Afdelingsbestyrelsesmedlemmer med lokalkonti kan derfor nu få udstedt Dankort til de gældende konti. Dermed bliver det mere enkelt at foretage indkøb m.v. i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Fordelen ved Dankort er, at kortet kan bruges alle steder. Ulempen er, at den tilknyttede konto kan trækkes over, selvom der er tale om et betalingskort og ikke et kreditkort. Hvis der sker overtræk, er det afdelingen, som i sidste ende dækker et eventuelt tab, som skyldes overtræk på kontoen. Danske Bank har en service, som minimerer risikoen for store tab: Mindre overtræk på oprettede konti rapporteres straks til KAB fra banken med anmodning om inddækning af overtrækket. Selv små overtræk accepteres ikke fra bankens side. Større overtræk medfører blokering af kortet. 21/34

22 Proceduren ved bestilling af Dankort er, at Dankort og tilknyttet konto bestilles af boligorganisationens kundechef på boligorganisationens CVR-nummer efter organisationsbestyrelsens godkendelse. Den eksterne kontrol, bogføring og afstemning for brugen af Dankort og den tilknyttede konto, er den samme som for oprettede konti til lokale kontorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter/godkender at afdelingsbestyrelsesmedlemmer med lokalkonti, får adgang til at benytte Dankort. Godkendt. 18. Tilbud om KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i 2016 beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt kr. for deltagelse på seniorophold og for deltagelse på familieophold er prisen i alt kr. for voksne og kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på Senioropholdet i alt kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt kr. for voksne og kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. 22/34

23 Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 deltog to beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads. Organisationbestyrelsen besluttede, at beboerne i får tilbudt 5 pladser på Beboerferien i Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samar- 23/34

24 bejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 8: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Godkendt. SAGER TIL ORIENTERING 20. Styringsdialog Den 14. april 2015 havde kommunen inviteret til det årlige styringsdialogmøde. Kommunen havde i år inviteret både og AKB, Taastrup på samme tidspunkt. Forud for dette møde var der afholdt et formandsmøde mellem afdelingsbestyrelsesformændene i de to boligorganisationer, hvor fælles udfordringer med kommunen blev diskuteret. Administrationen havde på forhånd indsendt den lovpligtige dokumentation for både boligorganisationen og afdelingerne, som mødet tog udgangspunkt i. Høje-Taastrup Kommune udarbejder hvert år en rapport fra mødet, hvori status fra organisationen og afdelingerne er beskrevet. 24/34

25 Bilag 9: Styringsdialogaftale 2014 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Kommunal godkendelse af årsregnskab 2013/2014 På styringsdialogmødet i april 2015 blev boligorganisationens regnskaber godkendt afhøje- Taastrup Kommune med følgende bemærkninger: s langtidsplaner dækker over 16 år for at sikre, at der er tilstrækkeligt med henlæggelser. Alle afdelinger er godt med i forhold til henlæggelser. Der er den givet tidsbegrænset dispensation fra reglerne, hvorefter boligorganisationen skal afholde afdelingernes udgifter til tab ved fraflytninger, der samlet overstiger 313 kr. pr. lejemål. Dispensationen er gældende frem til og med Der er store tab på fraflytninger i Thorsgård og Engvadgård og en stigning i Kallerupvang fra 0 sidste år til kr. oplyste, at deres likviditet fortsat er meget lav, og at de derfor overvejer at fremsende en ny dispensationsansøgning. På sidste dialogmøde blev det drøftet, at afdelingen Engvadgård havde udfordringer bl.a. i forhold til meget høje varmeudgifter og deraf følgende stor fraflytningsprocent kombineret med en meget lille venteliste. oplyste, at ventelisten er lidt forbedret og at fraflytningsprocenten samtidig er faldet en smule. Energirenoveringen i afdelingen har bevirket, at lejernes varmeudgifter er faldet betydeligt, og endda en smule mere end forventet. Årsregnskabet 2013/2014 for boligselskabet Høje Taastrup Boligselskab og de 5 afdelinger er taget til efterretning med ovennævnte bemærkninger. 25/34

26 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 22. Nyt fra afdelingerne Administrerende direktør Jens Elmelund var i september 2015 på tur i alle afdelinger under. Rådhushaven Der arbejdes fortsat med eftervirkningerne efter helhedsplanen. Der er påtalte fejl/mangler, som fortsat mangler afklaring. Kallerupvang Der er planlagt ekstraordinært beboermøde den 28. oktober 2015, hvor et forslag om etablering af altaner skal behandles. Forslaget omhandler alle 1. sals lejligheder. Byggeskadesagen vedrørende fuger/isolering af vinduer har fundet sin løsning og fejl/mangler på de indrapporterede problemer vil nu blive løst. Thorsgård Afdelingens driftsleder er med udgangen af juni 2015 gået på pension. Afdelingens drift er overtaget af Majbritt Liss Larsen hvis arbejdstid er delt mellem Thorsgård og Engvadgård. Fløngvang På grund af lovmæssige udfordringer er projektet omkring solenergi endnu ikke kommet videre. Det undersøges p.t., om det kan betale sig at tilslutte ejendommen til fjernvarme, men da det kræver nye rørføringer i hele ejendommen, kan det betyde, at omkostningerne vil blive for store. Engvadgård Der arbejdes på en renovering/ombygning af ejendomskontoret/materialebygning med de resterende midler fra energirenoveringen. EON s udstyr er blevet fjernet i september 2015.Afdelingen har overtaget bygningen, hvori EON s kedel var opstillet, hvilket er sket uden omkostninger for afdelingen. 26/34

27 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 23. Afdeling 3601, Rådhushaven helhedsplan byggeregnskab På organisationsbestyrelsesmødet den 11. juni 2015 blev det besluttet at udskyde endelig godkendelse af byggeregnskabet for helhedsplanen i Rådhushaven, idet der var tvivl om flere poster i regnskabet. Det blev på samme møde besluttet, at der skulle afholdes et møde med KAB, Center for byggeri for at afklare disse punkter. Der har tirsdag den 1. oktober 2015 været afholdt et møde, hvor det blev aftalt, at KAB, Center for byggeri skulle undersøge flere punkter. Der er aftalt endnu et møde ultimo november 2015, hvorefter det endelige regnskab vil blive indstillet til godkendelse hos organisationsbestyrelsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 24. Afdeling 3602, Kallerupvang dørtelefoner og affaldsgård På det ekstraordinære afdelingsmøde den 18. marts 2014, blev opsætning af altaner, affaldsgård og dørtelefoner sendt til afstemning. - Affaldsgårde og dørtelefoner blev vedtaget. - Opsætning af altaner faldt ved stemmelighed. Affaldsgårde og dørtelefoner er udført og afleveret. Projekterne blev styret af driften og uden behov for bistand fra Center for Byggeri. 27/34

28 Finansiering Udgiften til affaldsgårde blev afholdt af driften med midler fra driftsbudgettet. Udgiften til dørtelefoner blev dækket af midler, som blev returneret til afdelingen som følge af en fejlberegning af ejendomsvurderingen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indstillingen til efterretning. Taget til efterretning. 25. Afdeling 3602, Kallerupvang altaner status Der har været afholdt urafstemning blandt boligerne på Vesterkøb. Afstemningen handlede om hvorvidt beboerne ønskede altanerne mod Vesterkøb eller mod haven. Resultatet af afstemningen blev behandlet af afdelingsbestyrelsen og rådgiveren primo september Resultatet af urafstemningen blev, at altanerne skal vende mod haven/fællesområdet. Finansiering Huslejestigningen udgør ca. 550 kr. pr. måned pr. lejemål. Projektet finansieres med kr. i trækningsretsmidler og den resterende del med et 30 årigt lån. Tid Det forventes at have et projekt klar til afstemning på ekstraordinært afdelingsmøde inden udgangen af Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager indstillingen til efterretning. Taget til efterretning. 28/34

29 26. Afdeling 3603, Thorsgård vinduer og altandøre På det ekstraordinære afdelingsmøde den 14. januar 2014 har beboerne vedtaget at gennemføre renoveringsprojektet med udskiftning af altandøre og vinduer. Anlægsbudgettet er i alt kr. Finansiering Realkreditlån, 20 år Frie henlæggelser LBF trækningsret kr kr kr. Tid På grund af udfordringer med adgang til enkelte boliger, har byggeperioden trukket ud. Projektet blev afleveret i juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 27. Afdeling 3606, Engvadgård energirenovering Baggrund Engvadgård har gennemført et større energirenoveringsprojekt i perioden 2014 til starten af Det har nedsat varmeforbruget, og samlet set givet afdelingen nogle bedre boliger med mere tidsvarende boligkomfort. Alle arbejder er afsluttet. Økonomi og finansiering De samlede udgifter til projektet overstiger ikke de budgetterede udgifter på kr. Hvis tilskuddet fra EU s støtteordninger, viser sig at give et overskud i projektregnskabet, ønskes disse midler anvendt til forbedringer af afdelingens ejendomskontor. 29/34

30 Udbetalingen af de sidste støttemidler vil ske primo 2016, hvorfor der herefter kan tages stilling til forbedringer af ejendomskontoret. Der vedlægges som bilag en pressemeddelelse om energirenoveringen i Engvadgård. Bilag 10: Pressemeddelelse Energirenovering får varmeregning til at styrtdykke Der indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 28. Velkomstpakker og servicerammer status På forrige organisationsbestyrelsesmøde blev det besluttet, at organisationen skulle indføre konceptet omkring servicerammer og velkomstpakke i afdelingerne. Boligorganisationerne havde igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Sideløbende havde mange beboere efterlyst bedre information ved indflytning. På denne baggrund blev der igangsat en proces, der kunne danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service - herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service blev der udviklet et værktøj, kaldet Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Det blev besluttet, at s servicerammer skulle indeholde fem hovedtemaer: 1. At bo og leve alment. 2. Service af ude- og fællesarealer. 3. Service på ejendomskontoret. 4. Service hjemme hos beboeren. 5. Service via it. 30/34

31 Processen med servicerammen er efterfølgende blevet behandlet i de fleste af organisationens afdelinger med opstart i det tidlige forår Målet var, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau skulle være gennemført med udgangen af juni Status er, at Kallerupvang, Fløngvangen og Rådhushaven har færdigbehandlet deres servicerammer. I Engvadgård har afdelingsbestyrelsen fået et udkast til gennemgang og eventuel godkendelse, og i Thorsgård er man grundet afdelingsbestyrelsessituationen ikke kommet i gang endnu. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 29. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne, blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab, og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenerne, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med Høje-Taastrup Boligselskabs logo, og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under Om KAB //Projekt // En hånd til alle // Husorden. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne. Bilag 11: Husorden 31/34