ABAX TRIPLOG. //Admin brugermanual

Transkript

1 ABAX TRIPLOG //Admin brugermanual

2 2 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ADMINISTRATION AF ABAX TRIPLOG Administrationsgrænsesnittet er kernen i ABAX Triplog elektroniske kørebog. Her fra har bedriften fuld oversigt over al bilbrug i virksomheden. En del funktioner er standard for alle, mens andre funktioner kun aktiveres hvis de er bestilt. er responsivt, så det er fuldt mulig at logge sig ind via PC, telefon, tablet mm. Layout vil være noget forskelligt fra PC til f.eks. tablet, men alle funktioner vil fortsat være der. I denne vejledning omtales kun de funktioner som vises på PC. MENUER Tilgang til ABAX Triplog elektroniske kørebog får man ved at logge på fra Benyt tilsendt brugernavn og password. Menuerne er inddelt efter produkter, og hvilke menupunkter som vises afhænger af hvad som er bestilt. Der ligger en dropdown menu under hver af menupunkterne, som viser flere undermenuer. INDHOLD Administration af ABAX Triplog 3 Menuer 3 ABAX Triplog 4 Køretøj 4 Chauffører 7 Turer 8 Administrerer områder 12 Leverede kørebøger 15 Historiske chauffører 15 Rapporter 16 Biladministration 15 Send SMS til chauffør 16 Spotsøg 17 RFID Log 17 ABAX Fleet Management 18 ABAX Equipment Control 20 Varsler 22 Indstillinger 25 Profil 27

3 4 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX TRIPLOG KØRETØJ For at få en oversigt over alle køretøjerne i flåden, klikker du på menupunktet «Triplog» og vælger «Køretøj» i dropdown menuen. Du vil så få et oversigtsbillede over alle køretøjerne i flåden. I eksemplet under fremkommer en liste over virksomhedens afdelinger. Ved at klikke på en afdeling, vises der en liste med oversigt over alle køretøjer i den valgte afdeling. Hvis der ikke er en afdelingsstruktur, vises der én liste med alle køretøjerne. Her bør alle oplysningerne udfyldes så nøjagtig som mulig. Registreringsnummer på køretøjet skal lægges ind uden mellemrum. Dette for at være konsekvent ved indsendelse af SMS med opdatering af oplysninger (f.eks. kilometerstand). «Flet ture ved» lader dig sammenlægge turer hvor der har været et stop. Hvis du for eksempelvis sætter denne værdi til 20 min, vil alle turer hvor der har været et stop under 20 min. vises som en enkelt tur. Dog med et tegn/indikation i kørebogen, om at turene er flettet sammen. Privatbil / fri bil (firmabil) Felterne «Privatbil / fri bil (firmabil)» og «Bil til disposition for erhvervskørsel» styrer hvordan kørebogen leverer data. Hvis der er sat kryds ud for «Privatbil / fri bil (firmabil)» vil alle kørte turer som standard blive mærket som privat. Denne indstilling bruges for dem som leverer en kørebog til kørselsgodtgørelse, og for brugere som har fået tildelt fri bil fra deres arbejdsgiver, og skal beskattes. Turer man kører med en privatbil bliver så ikke vist for arbejdsgiveren, før man har fulgt proceduren for levering af kørebogen. Det er med andre ord kun de turer man aktivt vælger kørt som en del af virksomhedens tjeneste, og som man skal have betalt for, som vises for arbejdsgiver. For firmabiler kan arbejdsgiver kræve at få tilgang til erhvervsturer kørt i arbejdstiden, og se køretøjet i flådekontrollen, hvis dette er bestilt. Disse adgange sættes op under brugerens indstillinger. Ved førstegangsoprettelse vil der kun være én liste over alle kørebøgerne i virksomheden, og som kun viser om den er sat op som en privatbil eller som erhvervsbil. For at lægge den relevante information til for hver enkelt bil, klikker du på en af bilerne/kørebøgerne. Du vil efterfølgende se et billede nedenfor, hvor du kan udfylde den relevante information om køretøjets detaljer. Bil til disposition for erhvervskørsel Hvis «Bil til disposition for erhvervskørsel» afkrydses, bliver alle kørsler markeret som erhvervskørsler. Alle kørsler vil derefter også kontinuerligt være tilgængelige for arbejdsgiver. Når en bil er afkrydset med «Privatbil /fri bil» er det kun føreren af bilen som kan forandre det til «Bil til disposition for erhvervskørsel». Det er kun virksomhedens administrator som efterfølgende kan forandre det tilbage. Det er gjort således af hensyn til personværn. I feltet «Valgt chauffør» vises føreren af bilen. Hvis dette felt står tomt, kan man søge efter ledige chauffører i feltet. «Søg efter ledig chauffør til køretøj». For at fjerne en chauffør, klik på X-symbolet til højre for chaufførnavnet. For at lægge en chauffør til, søg efter chaufførnavn i feltet «Søg efter ledig chauffør til køretøj». Hvis du skal oprette en ny chauffør, gøres dette under «Chauffører» som omtales senere i vejledningen. «Reg nr historik» viser en oversigt over hvilke biler enheden har været monteret i, hvis den har været monteret på flere køretøjer. «Chauffør historik» viser alle chauffører som har kørt bilen, hvis der har været flere chauffører.

4 6 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Kilometerstand Bilens kilometerstand kan tilføjes under menuvalget «Kilometerstand». Her udfyldes værdien, efterfulgt af at der klikkes på «Gem». Alle tidligere aflæsninger vil fremkomme i listen. I eksemplet nedenfor er km den sidste værdi som er aflæst: Tag Med ABAX Tags kan du tilføje tags på køretøj og udstyr, på kort og i rapporte, hvis du har en ABAX Triplog/ABAX Equipment Control Pro eller Premium pakke. Du kan bruge disse tags til at gruppere, sortere, filtrere og organisere bilparken og udstyr. Dette gør det enkelt at kategorisere og søge efter søgeord som «krog», «dieselbil», «4x4», «minigraver», og til og med projektnummer eller projektnavn. ABAX Tags er utrolig nyttig når du arbejder med rapporter eller når man skal holde oversigt på digitale kort. Du kan tilføje dine egne tags ved at skrive i feltet «Klik eller skriv i søgelinjen». Når du begynder at skrive, vil feltet automatisk foreslå tags som du har benyttet tidligere. Hvis det er et nyt tag, så klikker du på «Tilføj» for at oprette det nye tag. Et tag kan fjernes ved at klikke på X ikonet. Du står frit til at benytte så mange tags som du behøver, for at organisere dine biler og udstyr på en effektiv måde. I dette eksempel har vi tilføjet to tags. Den ene fortæller os at det er et «Elektrisk» køretøj, mens det andet fortæller os at bilen har tilgang til en «boremaskine». Det er også muligt for brugeren at tilføje en kilometerstand, ved at indsende en SMS. Beskrivelsen af dette står i brugervejledningen til brugergrænsesnittet. Hvis man har noteret en fejl værdi, kan den slettes ved at holde markøren over den værdi man ønsker slettet, og klikke på det røde X-ikon som vises. Servicevarsler Ved at vælge «Servicevarsler» kommer der et billede frem, hvor du kan tilføje oplysninger om bilens service. De fleste moderne biler har serviceindikatorer med varsler på bilens instrumentbord. Det er imidlertid svært for den bilansvarlige at følge op på dette. Ved at tilføje oplysninger om bilens service i dette billede, kan den bilansvarlige få en oversigt over det kommende tidspunkt for service, uden at skulle tjekke dette i den enkelte bil. Den ansatte kan også varsles via SMS eller . Klik på «opdater» for å opdatere varslerne. Når du har tilføjet tags til dine biler eller udstyr, kan du benytte disse nøgleord/tags når du søger i rapporterne (fritekstsøg). Foreløbig har vi kun lanceret tags i «Turrapporten», men alle rapporterne vil i løbet af kort tid støtte søg baseret på tags. I tillæg vil søgefeltet i det digitale kort, samt statistikken på dit dashboard, også støtte tags. Når information om køretøjet er udfyldt, afslut ved at klikke på «Gem» øverst til højre i vinduet. Du vil så åbne sig et vindue, med en tekst som spørger om du har skiftet bil (om du har flyttet kørebogen over til en ny bil). Ved førstegangsregistrering, klik altid «nej». CHAUFFØRER Efter den relevante information om bilen er tilføjet skal du tildele bilen en chauffør. Hvis du allerede har chauffører i systemet, tildeler du bilen en chauffør som forklaret ovenfor i vejledningen om køretøjets detaljer. Ved førstegangsregistrering oprettes chauffører under menupunktet «Triplog» og «Chauffører». Har man allerede chauffører i systemet vil der ligge en oversigt over alle chaufførerne, på samme måde som i oversigten over køretøj. Du kan også søge efter chauffører i søgefeltet. For at oprette en ny chauffør klikker du på «Opret ny chauffør» øverst i højre hjørne. Tilføj relevant information om chaufføren, på samme måde som du gør med køretøjet. Navn, hjemland, afdeling og brugernavn er påkrævede felter. Når al relevant information er tilføjet, så afslut med «Gem» øverst i højre hjørne. Noter dig, at hvis telefonnummer ikke bliver tilføjet, skal der oprettes et password manuelt. Hvis et telefonnummer tilføjes, vil systemet generere et password og sende det til brugeren når du klikker på»send password».

5 8 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Til venstre for hver tur vises forskjellige symboler: Tildel fører til bil Når chaufføren er oprettet, finder du den bil som han/hun bruger i oversigten under menupunktet «køretøj»: For at tilføje føreren du har oprettet, til et køretøj, søg efter vedkommendes navn i feltet «Søg efter ledig chauffør til køretøj» og klik på navnet en gang. Afslut med «Gem» øverst til højre. E - Erhvervstur - Udenfor arbejdstiden, med formål - Indenfor arbejdstiden - Privattur - Udenfor arbejdstiden, mangler formål Det er muligt at specificere dit søg, til f.eks. bare at vise et angivet tidsrum i løbet af dagen. TURER Når du vælger «Ture» under menupunktet «Triplog», kommer du til et søgevindue, hvor du tilføjer de søgeelementer som er relevante. Hvis du vil du se turer for en specifik bil eller for en bestemt afdeling, kan du starte et søg i fritekstfeltet. Skriv dele af søgebegrebet (afdelingsnavn, registreringsnummer, brugernavn o.l.). Efterhånden som du skriver kommer der en liste op med det du søger. Når du ser den enhed eller afdeling som du er ude efter i listen, vælger du denne ved at klikke på den. Dit valg tilføjes så i feltet»filter». Du kan også angive og søge indenfor en ønsket datoperiode og eventuelt tidsrum på døgnet. Nedenfor vises et eksempel på sådan et søg: Har du defineret virksomhedens normale arbejdstid under «INDSTILLINGER», kan du også vælge at søge efter turer kørt udenfor denne «normale arbejdstid». Dette gøres ved at klikke på «Filter». Så får du nogle valgmuligheder op, som vist nedenfor: Her kan du enten vælge at vise turer inden tiden, turer uden for tid og turer uden for arbejdstiden. For at «uden for arbejdstiden» skal fungere, skal normal arbejdstid sættes op under indstillinger. Hvis du eksempelvis vælger ture uden for tid og sætter klokkeslættet fra 06:00 til 16:00, vil kun turer mellem 16:00 og 06:00 vises. Tilføjer du «Mangler formål», vil det kun være turene der ikke har et formål i dette tidsrum, som vises.

6 10 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Når du har tilføjet de ønskede indstillinger til dit søg, klikker du på «Tilføj filter» og «Søg». Du vil så få alle turene op på en liste der imødekommer dine søgekriterier. I eksemplet nedenfor er der foretaget et søg på afdelingen «Leasingbiler» den : Som billedet viser, så er der to forskellige symboler på turene i tillæg til dem du ser yderst til venstre. En med en vertikal streg over, og den anden uden. Den vertikale streg indikerer at der har været et stop på turen og den er derfor sammenlagt. Ved at klikke på en af turene, åbnes et vindue med detaljeret oplysninger om turen. Disse oplysninger er også tilgængelige for brugeren, og det er først om fremmest brugeren som skal vedligeholde oplysningerne i dette billede fra sin egen kørebog. Det vil imidlertid være mulig for administrator at tilføje oplysninger under «Formål» og «Kommentar», samt under menupunkterne «Førergenkendelse» og «Tillæg» Hvis du ønsker at se nærmere på et bestemt punkt på turen, f.eks. stop-adressen, holder du markøren over den gule figur nede i højre hjørne,og placerer figuren der hvor du ønsker at se flere detaljer, som vist nedenfor: Kortet vil så vise et gadebillede af det ønskede område. Formål I formålsfeltet kan du tilføje et formål med turen. Enten ved at skrive det manuelt, eller ved at klikke i feltet og vælge fra listen med forhåndsdefinerede formål. I kommentarfeltet er det kun muligt at tilføje fritekst. Førergenkendelse Under førergenkendelse kan du forandre føreren af turen, hvis der er behov for det. Fjern eksisterende fører ved å klikke på X-ikonet ved siden af navnet, og tilføj navnet på føreren af turen. Føreren som tilføjes skal være en eksisterende fører. På kortet kan du også ved hjælp af ikonerne plus og minus som du finder nederst i højre hjørne, zoome ind og ud til ønsket størrelse, for at kunne dokumentere en kørselsrute ved behov. Man kan også zoome ind og ud med hjulet på musen, eller ved at trække en firkant ud i kortet. Tillæg Her kan du tilføje eventuelle udgifter som du har haft i løbet af turen. Tur på kort Denne funktion viser en kortvisning af turen. Du får tillægsinformation.

7 12 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ADMINISTRER OMRÅDER Administrator i en virksomhed kan oprette områder i kortet som bliver gældende for alle kørebøger i virksomheden. Områder som er oprettet i kortet kan benyttes til automatisk at udfylde navnet på et område i formålsfeltet, på turer som starter eller slutter indenfor området. I tillæg kan områder bruges til at overstyre adresseinformation. Hvis man angiver en specifik adresse for et område, vil denne adresse tilføjes som adressen for turen. Fra kortdata indhentes der f.eks. gadeadresse, men via denne funktion kan man også indhente husnummer. Områder kan også kategoriseres. Dette kan bruges til statistikker over hvor meget kørsel der er til de forskellige kategorier af områder. Når «Administrer områder» vælges i menuen, vises et kort hvor alle områderne er markeret med et nummer og området vises som en firkant. Man kan zoome ned i dette kort på samme måde som i øvrige kortvisninger, for at få flere detaljer. I venstre side af kortvisningen er der en liste over de områder som er oprettet af administrator. Ved at klikke på et af disse, zoomer kortet ind på dette området, samtidig som et indstillingsvindue for området åbnes. I dette indstillingsvindue vises navnet på området, og her kan der tilføjes en alternativ adresse for at området kan kategoriseres. Hvis man ikke har nogen kategorier fra tidligere, kan de også oprettes her. Ønsker man at slette området findes der også en knap for dette. I kortvisningen hvor området er markeret, vil man ved at føre musen hen over området få opført information om området, med længde og breddegrad, samt areal. For at oprette nye områder søger man først efter området ved f.eks bynavn i søgefeltet. Så klikker man på knappen «Opret område» i toppen af listen for de eksisterende områder, på venstre side. Efterfølgende kan man flytte rundt på firkanten og tække i kanterne, for at definere det område man ønsker. Lad adressefeltet stå tomt, når du gemmer et nyt område, med mindre Google Maps kommer med en fejl/manglende adresse for det. CHAUFFØRER Her har du fuld oversigt over hvilke biler de forskellige førere har disponeret. RAPPORTER Under menuvalget «Triplog» og «Rapporter» kan du vælge fra et udvalg af rapporter. Hvilke rapporter som er tilgængelig afhænger af hvilke ydelser der er bestilt. Rapporterne er sat op på samme måde, men man kan tilføje flere indstillinger på enkelte rapporter. Vælg først den rapport du ønsker og tilføj parametre som til og fra dato, søg på afdeling osv. som beskrevet under «TURER». Statusrapport Denne rapport viser en oversigt over nøgledata for hvert køretøj: Turrapport Turrapporten viser en oversigt over turer som er kørt for flåden totalt, per afdeling og per ansat: LEVEREDE KØREBØGER Leverede kørebøger viderestiller dig til det gamle grænsesnit. Dette vil også snart overgå til det nye grænsesnit, som de andre funktioner. Leverede kørebøger vil kun have en funktion for virksomheder med privatbiler, hvor der køres med kørselsgodtgørelse. Her vil du få en oversigt over alle tidligere leverede kørebøger. Ved at klikke på statusfeltet til en af de leverede kørebøger, kan du printe kørebøgerne, eller ophæve dem, hvis de ikke er korrekte. Fakturagrundlag Denne rapport kan bruges til at fakturere kunder for faktisk kørsel og udgifter på turen. Vælg ønsket sats og du vil få oversigt over hvor meget som skal faktureres per tur, formål, afdeling mm.:

8 14 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Varselrapport Varselrapporten viser antal varsler som er modtaget fra systemet per bruger og afdeling: BILADMINISTRATION Under dette menupunkt bliver man foreløbig sendt til det gamle brugergrænsesnit. Biladministration er et værktøj for at administrere leasing-, forsikrings, brændstof- og dækaftaler o.l. Biladministration giver også flere nyttige rapporter som CO2 udslip, bilregnskab etc. Biladministration er et tillægsprodukt som skal bestilles. Kørelængderapport (fører) Viser det samme som forrige rapport, men er her sorteret på fører: Tid i område rapport Denne raport viser brugte timer per ansat, i hvert område. I oversigtsbilledet får man en hurtig status på hvordan bilerne ligger an i forhold til den gældende leasingaftale. Her ser man antal kilometer i leasingaftalen, antal kørte kilometer, hvor meget som genstår, hvornår leasingaftalen udløber, om man ligger an til at køre over eller under aftalt kørelængde og antal kilometer til næste service. Hvis man søger en bil frem og klikker på den, åbnes et vindue med bilens grunddata. Stoptidsrapport Denne rapport viser total stoptid for flåden, og per tur. Når man opretter en leverandør kan man vedligeholde hvad denne leverandør leverer via menupunktet «Roller» under Biladministrationsløsningen. Under fanen «Leasing» kan man registrere detaljerne fra leasingaftalen for den enkelte bil. Her kan man også tilføje information om serviceaftaler. Også her kan man vedligeholde leverandørregister til de forskellige ydelser. Administrator brugslog Her kan du se hvornår og hvad administrator har brugt ABAX systemet til:

9 16 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Under fanen «Forsikring» tilføjer man oplysninger og gældende forsikring på samme måde som for leasing. Under fanerne «Driftsomkostninger»,»Service» og «Udstyr» kan man tilføje relevant information, samt registrere service og reparationsomkostninger. Dette vil kunne danne et grundlag for et bilregnskab. SPOTSØG I spotsøg kan du se bevægelse indenfor et angivet område. Når du åbner spotsøg får du et kort op med en cirkel på. Alt indenfor cirklen vises i spotsøget. For at flytte på cirklen holdes markøren over dette symbol, og flyt cirklen til et ønsket område. Man kan også søge efter adresser i søgefeltet. For at udvide eller mindske cirklen, klik og træk på dette symbol: Det er også mulig at søge efter en bestemt dato i datofeltet. Når størrelsen og dato i søgefeltet er som du ønsker, klik «Søg». Du vil så få en tidslinje op som du selv kan udvide og mindske. Når du har sat rigtig tidsinterval klikker du på play: Du vil nu kunne se når de forskellige køretøjer kommer ind i området og hvornår de forlader det. Fra Biladministrationsmenuen kan man vælge «Rapporter», og man får tilgang til et antal rapporter som forenkler opfølgning af bilparken. Siden dette system er en del af ABAX Triplog, vil rapporterne være baseret på faktisk kørelængde på bilerne. Dette gør at de ajourføres løbende efter hvert som bilerne bruges. Menupunktet «Importere» indeholder en mulighed for at importere regnskabsdata ind i systemet for at kunne danne grundlaget for et bilregnskab. SEND SMS TIL FØRER Her kan du sende en SMS til dine chauffører, hvis denne funktion er bestilt. Vælg en eller flere chauffører fra listen, som du ønsker at sende en SMS til Skriv din besked, og tryk på «send besked» øverst i højre hjørne. RFID LOG Hvis RFID er bestilt kan man se al aktivitet i RFID loggen. Søg på til- og fra dato og specificer søget i fritekstfeltet hvis ønsket. Når indstillingerne for dit søg er gjort, klik på «generer rapport». Du vil så se alle hændelser i tidsintervallet. Hvis f.eks. en fejl fører er registreret på en bil, kan du klikke på hændelsen og ændre dette her.

10 18 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX FLEET MANAGEMENT Med ABAX Fleet Management har du tilgang til køretøjerne på kort, hvis dette er bestilt. ABAX har to korttyper at vælge mellem; statisk og aktivt kort. Hvis aktivt kort er bestilt vil det vises her. Aktivt kort er en funktion som er beregnet til virksomheder hvor det at køre bil er hovedopgaven. Dette vil være specielt aktuelt for budfirmaer, transportselskaber og lignende. I kortvisningen vil du se alle køretøjer og udstyr som har denne funktion. Grøn og rød pil på kortet indikerer om køretøj står stille eller er i bevægelse og viser retning. På navnetagget står der om chaufføren har sat sig som ledig eller optaget. Sort tandhjul indikerer udstyr. I kortet vil positionen på enhederne blive opdateret efterhånden som bilerne flytter sig. Opdateringsfrekvensen er som standard hvert minut. Kortpositionen bliver imidlertid stående, så man kan opleve at en bil kører ud af kortet. Da må man tilpasse kortvisningen, enten ved at zoome ud, eller ved å flytte positionen på kortet. At flytte positionen på kortet kan gøres ved at holde højre mussetast nede på kortet og flytte kortet med musen. Man kan også markere en bil og følge køretøj ved at vise Google Street View billedet af en position, samtidig med at adresse løbende opdateres. Label Man kan vælge om etiketter skal vises på køretøjerne. Hvis du ønsker at de skal være synlige, afkrydser du med et flueben i firkanten til venstre for»label» som du finder under firmaindstillingerne i hovedmenuen, og vælger hvad som skal vises på kortet (fører, objektnavn, eller begge dele). Det kan være praktisk hvis der er mange biler indenfor et område. Gruppering Hvis man har mange biler indenfor et mindre område, kan man vælge at vise dem samlet i en gruppering. Denne funktion aktiveres ved at sætte et flueben ud fra «Gruppering». I eksemplet nedenfor ser vi at der er mange biler i et lille område. I billedet til højre er grupperingsfunktionen slået til. Det viser at der er 5 biler i området. Ved at klikke på grupperingen vil kortet zoome ind og vise de 5 biler. Trafik Ved at aktivere funktionen «Trafik» får man trafik flowet op på kortet. Den grønne streg indikerer at der ikke er trafik, den gule at der er nogen kø, og den røde indikere meget trafik og kødannelse. hvis du f.eks. modtager et indkommende opdrag, og ønsker at finde ud af hvem som er i nærheden, søger du efter adressen i søgefeltet. Du vil så se en liste over de 5 nærmeste køretøjer, og hvor langt disse er fra adressen. I eksemplet under er der søgt på «Silkeborggade 10» og kortbilledet viser hvor enhederne er: Følg valgte køretøjer Hvis du ønsker at følge et af køretøjerne i flåden, søger du efter det ønskede køretøj, klikker på det valgte køretøj, og markere «Følg udvalgte køretøj». Kortet vil så følge det valgte køretøj.

11 20 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // ABAX EQUIPMENT CONTROL ABAX Equipment Control er en tillægsfunktion og vil bare vises hvis det er bestilt. Udstyr Udstyret vises på samme måde som oversigten over kørebøger. Information om udstyret tilføjes ved at klikke på en enhed og man tilføjer information som i en kørebog. Varsler For at blive varslet når udstyr går udenfor området skal der indstilles en varslingsmetode under Udstyr > Varsler- Videresending af varsler. Her kan du vælge mellem SMS eller varsel. Aktiver/deaktiver geofence-områdekontrol Her kan du tilføje eller fjerne geofence-områder. Et geofence-område er et elektronisk hegn som du kan sætte op, rundt om din enhed. Når enheden går udenfor området vil dette aktivere en alarm som sendes på SMS eller . Ved førstegangsoprettelse skal du først opsætte et geofence-område. Dette kan gøres her ved at klikke på «geofenceområder»: Aktiv sporingsmodus Hvis enheden bliver stjålet er det muligt at få hyppigere positioner fra udstyret. Klik på knappen»aktiver sporingsmodus», og enheden vil rapportere oftere. Du vil få et kort op, hvor du kan søge på den adresse du ønsker at sætte et område rundt. Når du har søgt på en adresse og kortet har zoomet sig ind på adressen, klikker du på «Opret geofence område». Et geofence-område vises så i kortet, som vist i billedet til højre. Du kan forstørre og skrumpe området ved at klikke og trække med markøren på de hvide prikker. For at flytte på området klikker du og trækker inde i området. Tilføj information om området og hvilke(t) udstyr som skal være i området, og afslut med gem. Lad adresse feltet stå tomt når du gemmer et nyt område, med mindre at Google Maps kommer med en fejl/manglende adresse for området. Området vil nu lægge sig i oversigten til venstre i kortoversigten. Rapporter Her kan du vælge mellem 4 rapporter: Brugsrapport kun for udstyr med brugslogging. Viser antal timer udstyret har været brugt. Enheder indenfor område Viser hvilke enheder som har været indenfor områder Varselrapport Oversigt over alle varsler på alt udstyr Vedligeholdelse rapport Oversigt over vedligeholdelse på udstyr. Geofence-områder Her vises alle dine geofence-områder, og man kan oprette nye områder som omtalt tidligere. Kort I kortet vil du finde alle dine udstyrskontroller. Her kan du også søge på adresser, udstyr per afdeling og specifikt udstyr.

12 22 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // VARSLER ABAX Triplog udløser varsler, hvis noget tilsyneladende ikke fungerer som det skal. Varsler Under «Varsler» > «Nye varsler», listes alle indkommende varsler. Man får besked om navn på chaufføren, og registreringsnummer på bilen det gælder. Der står dato og klokkeslæt for hvornår varslet er kommet, samt type varsel og eventuel dato for kommunikation med enheden: Varselopsætning I tillæg til at modtage varsler i dette grænsesnit, kan man vælge at få tilsendt varsler på eller SMS. Dette for at sikre, at man får varsler hurtigt, selv om man ikke er logget ind i systemet dagligt. Varslerne som er tilgængelige finder du under «Varselopsætning». Ved at klikke på et af varslerne, åbnes der et vindue, hvor man kan behandle varslet. Her kan man tilføje en kommentar og gemme den. Varslet bliver fremdeles liggende som værende nyt, men man kan med kommentaren beskrive en begrundelse, hvis denne er grunden til at varslet ikke er fjernet. Dette kan blive aktuelt, hvis f.eks. en ansat er på ferie, og bilen er parkeret uden GPS-dækning Så vil der komme en varsel om mistet kontakt efter tre døgn, men der er ikke nogen grund til at gøre noget, da dette ikke er nogen fejl, men bilen står fortsat uden GPS-dækning. Hvis man klikker «Marker som behandlet», vil varslet forsvinde fra listen, men dukker op igen efter kort tid, hvis årsagen til varslet ikke er fjernet. Når bilen igen tages i brug, vil varslet forsvinde fra listen. For at tilføje adresse eller telefonnummer på varslet, klikker du på varslet, og udfylder felterne i vinduet som åbnes: Typer varsler: Det er flere typer varsler som vises. VARSLER FOR ABAX TRIPLOG Førerløs bil Dette varsel er knyttet til funktionen med førergenkendelse. Varslet kommer hvis en enhed rapporterer en tur uden at en fører er registreret på bilen. Alle varsler Under «Alle varsler» kan du søge efter varsler per bil, afdeling eller for hele flåden. Varsler som ikke er behandlet har et i-symbol til venstre på linjen. Behandlede varsler har ikke dette symbol: Høj hastighed Over 150 km/t Det er mulig at tilføje et varsel for erhvervsbiler, som varsler arbejdsgiver, hvis en bil kan have kørt en hastighed over 150 km/t. Varslet kan ikke sættes lavere, men det kan sættes højere. Det anbefales at ABAX kundecenter kontaktes når varslet modtaget for verificering, da atmosfæriske forhold o.l. kan påvirke varslet. For det første indebærer denne hastighed en betydelig risiko på vejene, arbejdsgiver kan opfordre den ansatte til roligere kørsel. For det andet er det arbejdsgiverens biler, som ofte er profileret med reklame for virksomheden. Denne form for kørsel kan være negativ for virksomhedens omdømme. For det tredje er brugere af erhvervsbiler ofte afhængige af at køre bil for at kunne udføre sit arbejde. Hvis de mister kørekortet, kan jobbet være i fare. Stor afvigelse mellem kørt og aflæst distance 10+ procent afvigelse. Hvis der over 10% afvigelse på aflæst distance og det systemet har beregnet, vil dette varsel vises. Det kan indikere at enheden har været frakoblet således at turer ikke er blevet registreret. Ingen ny tur på 14+ dage Hvis der går mere end 14 døgn uden at en enhed har rapporteret en tur, vil dette blive varslet. Varslet forsvinder med det samme, en enhed registrerer og rapporterer en ny tur.

13 24 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Mistet kontakt Hvis der går mere end tre døgn uden at enheden har indsendt en GPS-position, vil der blive varslet om mistet kontakt. Dette varsel forsvinder med det samme enheden rapporterer igen. Mistet strømtilkobling Hvis enheden i bilen mister strømtilførselen, vil den umiddelbart sende en besked om dette. Enheden har et opladebart batteri internt, som så overtager. Men dette med en begrænset varighed. VARSLER FOR ABAX EQUIPMENT CONTROL INDSTILLINGER Afdelinger Under indstillinger (tandhjulet) kan du oprette afdelinger. For at oprette en ny afdeling, vælger du «Afdelinger» i menuen, og klikker efterfølgende på knappen «Tilføje afdeling» øverst til højre. Når du klikker på «Tilføje afdeling», bliver du videresendt til et nyt vindue. Her udfylder du den ønskede information, minimum navn på afdelingen: Geofence: udstyr udenfor område Dette er et varsel som er knyttet til udstyrskontrollen. Der kan opsættes et geografisk «hegn» på kortet som en enhed skal holde sig indenfor. Hvis enheden fragtes udenfor dette område, vil dette varsel blive indsendt. Ingen GPS position modtaget i 10 dage Dette varsel gælder også for udstyrskontrol, og kommer hvis en enhed ikke har rapporteret en GPS-position i 10 døgn. Varslet forsvinder når der indsendes en ny position. Fælles for alle varslerne ovenfor, er at de antyder, at der kan være noget galt, og at der skal foretages en undersøgelse. Hvis en bil står ubrugt, er parkeret i et garageanlæg eller er på værksted, vil det ofte være naturlige forklaringer til varslet. Men er bilen derimod i daglig brug, skal der følges op på sagen, og få det rettet. Hvis man mistænker at der er noget galt med selve enheden, kan man tage kontakt med ABAX kundecenter på telefon , som vil bistå med fejlsøgningen. Afdelingen vil så blive tilføjet til oversigten over afdelinger som vist i billedet nedenfor. Tildeling af køretøj i en afdeling gøres under køretøjsindstillingerne som omtalt tidligere. Normal arbejdstid Under dette valg kan virksomheden definere tidsrummet som virksomhedens biler normalt benyttes i tjeneste. Dette blandt andet for at kunne kontrollere, at bilerne ikke benyttes til privat brug. Ved at udfylde arbejdstiderne, hvor bilerne normalt er i brug til erhvervskørsel, vil man under «Triplog» > «Ture», enkelt få en liste frem over kørsel udenfor den ordinære arbejdstid. Tilsvarende søgning har man i rapporten»turrapport». Ingen kontakt (GSM) pi 25 dage Dette varsel gælder udstyrskontrollen, og kommer hvis en enhed ikke har positioneret sig på GSM-nettet i 25 døgn. Varslet forsvinder når en ny position kommer. Lavt batteri Dette er et varsel om at der skal skiftes batteri på enheden. Enheden skal sendes til ABAX for et batteriskifte og service. Vedligeholdelsesvarsel (under 1 måned til vedligeholdelse) Hvis man har tilføjet vedligeholdelsesvarsel under indstillingerne af udstyret, vil dette varsel vises når der er under 1 måned til vedligeholdelsen skal udføres. Varsel ved overskridelse af maxhastighed Hastighedsvarslet kan aktiveres eller deaktiveres. Vælg «Aktiveret», hvis du ønsker at modtage varslet Periodiske rapporter Under periodiske rapporter kan du opsætte et udvalg af rapporter som systemet automatisk sender til en adresse for at lette administrationen af kørebøgerne. Rapporterne kan sendes dagligt, per uge, eller per måned. Indstillingerne er tilsvarende til indstillingerne for afdelinger. Klik på «Tilføj ny», vælg type rapport, frekvens og hvilken adresse rapporten skal sendes til. Sæt så rapporten som aktiv og vælg om du ønsker rapporten i HTML eller i PDF. Afslut med «Gem». Rapporten vil så vises i oversigten:

14 26 The difference is ABAX ABAX Triplog // Admin user guide // Formål Under formål kan du tilføje de mest benyttede formål for hele virksomheden, eller for en enkelt afdeling. Disse formål vil vises som forslag når man klikker på formål på en tur fra f.eks. turrapporten. Som standard ligger formålene som vist nedenfor: For at tilføje et nyt formål, eller ændre på dem som allerede er oprettet, klikker man på «Tilføj ny». I vinduet som åbnes, kan du tilføje hvilken afdeling formålet gælder for, og hvad formålsteksten skal være. Firmaindstillinger Under firmaindstillinger kan du ændre hvad som skal vises i de forskellige funktioner, og forandre hvad som skal vises i de forskellige funktioner. Du kan vælge routing, labelindhold (hvad som vises i flådekontrollen), hvorvidt disse skal være live eller ikke som standard og gruppering. Hvis du markerer for gruppering vil der vises et ikon som fortæller hvor mange biler der er indenfor et område. Hvis man har mange biler indenfor samme område vil dette give dig en bedre oversigt i flådekontrollen. Under andre indstillinger kan du vælge at vise flere detaljer i kortvisningen.

15 ABAX-BR-GU-007/DK/ PEOPLE TECHNOLOGY PRODUCTS The difference is ABAX TM ABAX, Per Henrik Lings Allé 4, 2100 København Ø