Udbudsbetingelser. Universitetshospital Køge. B5 - Kontorbygning. Ver. 0.1 af 30. maj 2016 ver. 10. juni 2016

Transkript

1 B5 - Kontorbygning Universitetshospital Køge Ver. 0.1 af 30. maj 2016 ver. 10. juni 2016

2 Indholdsfortegnelse Indledning Orientering om overordnede forhold Formål Udbudsform Grundlag for afgivelse af tilbud Orienteringsmøde Vilkår for deltagelse Deltagere Vedståelse Alternative tilbud Digitalt tilbud Forespørgsler Forbehold Vederlag Tilbudsproces Tidsplan Aflevering af tilbud Præsentation og første forhandling Krav til tilbud Tilbud Tilbudsliste Tilbudsprojekt tilbudsbilag Procesbeskrivelse tilbudsbilag Redegørelse for organisation tilbudsbilag Vurdering af tilbud Tildelingskriterium Tilbudsliste Underkriterier Projekt Proces Organisation Forhandling Kontraktindgåelse / 16

3 0. Indledning Indledning Kommentar til materialet: Grundet den nye udbudslov hvor udbudsmaterialet skal offentliggøres samtidigt med at udbuddet annonceres, er det felter i udbudsmaterialet der står ufærdige indtil prækvalifikationen er gennemført. Dette medfører også at nærværende udgave er navngivet version 0.1, mens det endelige kommer til at blive navngivet 1.0. I forbindelse med realiseringen af Projekt Universitetshospital Køge udbydes B5 (Byggeetape 5 - kontorhus) i totalentreprise. B5 er et kontorhus på ca m2 der på sigt skal huse kontorfaciliteter for sygehuset når det er fuldt udbygget. I mellemtiden skal det under udførsel af det øvrige hospital (i alt m2) fungere som byggepladskontor for byggeledelse og funktionærer, hvorfor etapen er fremskudt i forhold til den oprindelige plan. Byggeriet skal opføres 2-3 etager (ingen kælder), med forbindelse til det eksisterende hospital. Ordregiver søger totalentrepriseteams der kan løfte opgaven med gennemførelse af opgaven, det vil sige et projekteringsteam der kan tegne gode kontorløsninger der falder i tråd med eksisterende byggeri, og en totalentreprenør der for står at lede projekteringen og udførelsen af kontorbygningen gnidningsfrit i et byggefelt med krævende naboer. Se i øvrigt dokumentet Funktionskrav for flere detaljer. 3 / 16

4 1. Orientering om overordnede forhold 1 Orientering om overordnede forhold 1.1 Formål Under henvisning til udbudsbekendtgørelse xxxxxxxxxxxxxxxx fremlægges udbudsmaterialet vedrørende totalentrepriseudbud på kontorbygning til Projekt Universitetshospital Køge. Udbuddet har tidligere været udbudt i hovedentreprise med udbudsbekendtgørelse 2015/S af: 18/12/2015. Denne er annulleret den 27/04/2016 ID: Nærværende udbud er annonceret ved en vejledende forhåndsmeddelelse 29/04/ ID: Udbudsform Udbuddet gennemføres efter de bestemmelser, der er gældende i henhold til EU-direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014, udbudsdirektivet efter reglerne om udbud med forhandling jf. Udbudslovens 61 stk. b. Kun prækvalificerede tilbudsgivere kan indgive et indledende tilbud jf. Udbudslovens 64. Der prækvalificeres mellem 3 og 4 tilbudsgivere. 1.3 Grundlag for afgivelse af tilbud Udbudsmaterialet omfatter: Dokument Version Dateret Udbudsbetingelser (nærværende dokument) Udbudstidsplan Tilbudsliste Paradigme til totalentreprisekontrakt Funktionskrav inkl. bilag Byggesagsbeskrivelse (BSB) Bilag Bilag A Regnskabsinstruks Bilag B Styringsmanual Bilag C Region Sjællands byggeregulativ Rev Bilag D Projekthåndbog USK Bilag E Region Sjællands IKT-aftale for USK Bilag F Region Sjællands sociale klausuler Bilag G Region Sjællands miljøkrav Rev Beskrivelse af screening Rev Checkliste screening Bilag H Projektforsikring Forsikringscertifikat Beskrivelse af forsikringsomfang og dækning Projektforsikring TRYG 4 / 16

5 1. Orientering om overordnede forhold Dokument Version Dateret Bilag I Oplæg til Plan for sikkerhed og sundhed PSS Bilag J Etapedeling øvrigt byggeri Bilag K ABT 93 med Region Sjællands tilføjelser og afvigelser Juni 2016 Tilbuddet skal ud over ovenstående materiale baseres på eventuelle efterfølgende udsendte rettelser og tilføjelser. 1.4 Orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde: Tirsdag den 23. august 2016, kl Orienteringsmødet afholdes på projektkontoret: Projekt Universitetshospital Køge Lykkebækvej Køge. I forbindelse med orienteringsmødet vil der være mulighed for at besigtige eksisterende bygningskompleks og byggefeltet. Tilmelding til orienteringsmødet med angivelse af antal deltagere skal elektronisk sendes til: Bascon A/S Att.: Agnete abr@bascon.dk Tilmelding til orienteringsmødet skal være modtaget senest d. 22. august / 16

6 2. Vilkår for deltagelse 2 Vilkår for deltagelse 2.1 Deltagere Teams indsættes i det endelige udbudsmateriale. Bygherre har bedt følgende 3-4 tilbudsgivere om at afgive tilbud på opgaven: Team 1 Totalentreprenør Underrådgivere Team 2 Totalentreprenør Underrådgivere Team 3 Totalentreprenør Underrådgivere Team 4 Totalentreprenør Underrådgivere 2.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i 6 måneder fra licitationsdagen. 2.3 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud. 2.4 Digitalt tilbud Tilrettes i det endelige udbudsmateriale. Udbudsgrundlaget er tilgængeligt på Byggeweb ( udbudsnummer TN xxxxxx). Mindre tilretninger vil for de prækvalificerede tilbudsgivere blive gjort tilgængeligt på Byggeweb i umiddelbar forlængelse af meddelelserne om prækvalifikation. Tilbudsgivernes kontaktperson vil blive tildelt adgang til de endelige udbudsdokumenter via Byggeweb. Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at udbudsmaterialet, som hentes fra Byggeweb, er fuldstændigt. Al kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgivere skal ske via dette elektroniske udbudssystem, herunder spørgsmål, svar og evt. rettelser. Tilbudsgiver opfordres til at læse alt materialet grundigt igennem, inden endeligt tilbud afleveres. 2.5 Forespørgsler Datoer tilrettes i det endelige udbudsmateriale. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og bør starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Eventuelle spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal uploades på Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet vil blive gjort tilgængelige i anonymiseret form på efterhånden som spørgsmålene indløber. Alle spørgsmål, der er modtaget senest d. 12. september 2016, (10 dage før tilbudsfristen), vil blive besvaret senest d. 16. september 2016 (6 dage før tilbudsfristen). Spørgsmål modtaget efter d. 12. sep- 6 / 16

7 2. Vilkår for deltagelse tember 2016, (10 dage før tilbudsfristen) vil blive besvaret, såfremt det er muligt fra ordregivers side at besvare disse senest d. d. 16. september 2016 (6 dage før tilbudsfristen). 2.6 Forbehold Der modtages ikke forbehold. Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsgrundlaget som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Bygherre vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsgrundlaget. Der er taget højde for Standardforbehold for totalentreprise af maj 2008 jf. bilag K. Se venligst denne for accepterede og ikke accepterede forhold. 2.7 Vederlag Der ydes ikke vederlag for deltagelse. 7 / 16

8 3. Tilbudsproces 3 Tilbudsproces 3.1 Tidsplan Tilrettes i det endelige udbudsmateriale Jf. udbudstidsplanen er hovedterminerne som følgende: Udsendelse af Udbudsbekendtgørelse/ upload af udbudsmateriale 21. juni 2016 Frist for afgivelse af ansøgning om prækvalifikation 9. august 2016 Samtidige meddelelsesbreve om udvælgelse af tilbudsgivere/ upload af endeligt udbudsmateriale Medio august 2016 Orienterings- og besigtigelsesmøde 23. august.2016 Spørgefrist hvor der garanteres svar på spørgsmål (10 dage inden tilbudsfrist) 12. september 2016 Sidste udsendelse af rettelsesbrev (6 dage inden tilbudsfrist) 16. september 2016 Tilbudsfrist 22. september 2016 Herefter indledes en dialogfase jf. pkt. 6 i nærværende dokument. 3.2 Aflevering af tilbud Licitationen afholdes Torsdag den 22. september 2016, kl Via Byggeweb Udbud. Bygherrens krav til tilbud er angivet senere i nærværende dokument. 3.3 Præsentation og første forhandling Efter aflevering af tilbud ønsker bygherren en præsentation af forslag til opgavens løsning og forhandling jf. pkt. 6 i nærværende dokument. Alene tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssigt tilbud, vil have mulighed for at deltage. Præsentationer og forhandlinger finder sted hos: Projektkontoret Projekt Universitetshospital Køge Lykkebækvej Køge 8 / 16

9 4. Krav til tilbud 4 Krav til tilbud 4.1 Tilbud Tilbuddet skal bestå af udfyldt tilbudsliste med tilhørende tilbudsbilag 1 3 samt et evt. følgebrev. Tilbuddet skal være på dansk, dog accepteres teknisk dokumentation på engelsk, svensk eller norsk. 4.2 Tilbudsliste Tilbudslisten skal være korrekt udfyldt og underskrevet. Eventuelle forbehold skal være anført jf. pkt Navngivne tilbudte nøglepersoner anføres jf. pkt Tilbudsprojekt tilbudsbilag 1 Tilbudsprojektet skal som minimum indeholde følgende materiale: Situationsplan visende bygge- og anlægsarbejder omfattet af nærværende udbud i mål 1:500 Etageplaner i mål 1:200, med angivelse af indretningsforslag Snit og facader i mål 1:200 Delsnit i mål 1:50 1 rumlig fremstilling udefra og 1 rumlig fremstilling indefra Tegningsfortegnelse omfattende alle tegninger Projektbeskrivelse Som tillæg til tilbudsprojektet medsendes projektbeskrivelse. Der ønskes en kortfattet beskrivelse, som supplerer tegningsmaterialet med oplysninger om forslagets arkitektoniske kvaliteter, herunder hvorledes samspillet mellem det eksisterende hospital og den nye kontorbygning vil fremstå. Der skal redegøres for hvordan fleksibiliteten sikres i huset, og hvordan tilbudsgiver ser en mulig opdeling mellem den midlertidige funktionelle bygning der skal fungere som byggepladskontor og det færdigkompletterede byggeri til brug for sygehusets administration jf. funktionskravene. Der ønskes en redegørelse for tilbudsprojektets samlede hoveddisposition og for tilbudte principper for tekniske anlæg og installationer, herunder oplysninger om Idé og hoveddisposition Arkitektur og hovedgreb Byggetekniske principper Materialevalg Tekniske anlæg Tekniske installationer Drifts- og vedligeholdelsesmæssige forhold Inventar Arealopgørelse Samt øvrige relevante oplysninger Materialeliste Som tillæg til tilbudsprojektet medsendes liste over de valgte materialer og kvaliteter. 9 / 16

10 4. Krav til tilbud Vurdering af drift og vedligeholdelsesomkostninger Som tillæg til tilbudsprojektet medsendes tilbudsgivers bedste vurdering af udgiften til drift, i form af forbrug af el, vand og varme, af tekniske anlæg og installationer samt udvendig og indvendig vedligehold af det tilbudte projekt. Udgiften ønskes oplyst for det samlede anlæg for de første 5, 10, 15 og 30 år Procesbeskrivelse tilbudsbilag 2 Procesbeskrivelsen skal tage udgangspunkt i den aktuelle opgave. Procesbeskrivelsen udarbejdes på baggrund af opgavebeskrivelsen i udbudsmaterialet og supplerer denne med totalentreprenørens forslag til den konkrete løsning af opgaven. Tilbudsgiverens procesbeskrivelse skal indeholde: Beskrivelse af procesforløbet i hovedfaser med forslag til, hvordan bygherre, myndigheder, andre rådgivere og leverandører inddrages, herunder forslag til styring af tid og milepæle/beslutninger for hver hovedfase Konkrete tiltag til fremme af samarbejde En redegørelse for, hvorledes tilbudsgiveren ser projektets væsentligste problemstillinger og udfordringer, samt forslag til, hvorledes disse imødegås Forslag til risikostyring og styring af økonomi for opgaven Gennemførelsesplan/ tidsplan Som tillæg til procesbeskrivelsen medsendes gennemførelsesplan/ tidsplan. Bygherrens overordnede krav til tidsplan fremgår af udbudstidsplanen. Totalentreprenøren skal udarbejde forslag til en detaljeret tidsplan for byggeriet i såvel projekteringsfasen som udførelsesperioden med markeringer af faseskift i projekteringsperioden og relevante milepæle i udførelsesperioden, herunder milepæle med forventede input og beslutninger fra bygherre. Budgetoplæg Som tillæg til procesbeskrivelsen medsendes budgetoplæg der godtgør, at projektet kan udføres indenfor den angivne økonomi. Af budgetoplægget skal der som minimum fremgå: Pris for vinterforanstaltninger Prisen for bygningen forberedt til brug for byggepladskontor jf. funktionskravene Prisen for færdigkomplettering af bygningen til brug for sygehusets administration jf. funktionskravene (option der kan udgå) Prisen for svagstrømsprojekt (option der kan udgå) Den samlede pris skal svare til den ramme der er givet for byggeriet på 52 mio. kr. Tilbudsgiver skal være indforstået med, at der efter forhandlingen er afsluttet kan vælges kun at indgå aftale omkring udførelsen af basisbygningen men, at der samtidigt kan besluttes at færdigkomplettere bygningen med det samme. Ligeledes er svagstrømsprojektet afhængigt af Projekt Universitetshospital Køges øvrige svagstrøm-udbud. Der vil altid indgå koordinering med svagstrømsprojektet i basisydelsen. 10 / 16

11 4. Krav til tilbud Redegørelse for organisation tilbudsbilag 3 Redegørelsen skal indeholde en organisationsplan, hvori der redegøres for opgavens fordeling mellem totalentreprenøren og dennes rådgivere/underleverandører samt placering og ansvar for nøglemedarbejdere. Specielt skal der redegøres for, hvilke nøglemedarbejdere der primært er katalysatorer for det daglige samarbejde med Bygherre. Der skal ikke vedlægges CV for alle medarbejdere, som påtænkes anvendt, men alene for navngivne nøglemedarbejdere fra deltagerne i totalentreprenørens projektorganisation, dvs. nøglemedarbejdere fra totalentreprenøren og fra arkitekt- og ingeniørfirma. Specielt skal CV er redegøre for nøglemedarbejderens erfaring med totalentreprise, evt. i form af et tillæg til nøglemedarbejderens standard-cv. 11 / 16

12 5. Vurdering af tilbud 5 Vurdering af tilbud Efter afholdt licitation vurderes de indkomne tilbud af en arbejdsgruppe bestående af: Lene Stevnhoved, Projektchef Byggeri, Projektet Universitetshospital Køge Karsten Landvad, Projektleder Byggeri, Projektet Universitetshospital Køge Thomas Nordkvist Jensen, teknisk chef, Sjællands Universitetshospital Agnete Brøsted, Bygherrerådgiver, Bascon 5.1 Tildelingskriterium Udbuddet vurderes ud fra det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ved vurderingen anvendes en vurderingsmodel, der består af følgende underkriterier, som indbyrdes vægtes således: Tildelingskriterie Projekt Herunder projektbeskrivelse, materialeliste og driftsøkonomi Proces Herunder gennemførelsesplan og budgetopstilling Vægtning 45 % 30 % Organisation 25 % Vurderingen af det enkelte underkriterium sker iht. en pointskala fra 1 til 10, hvor ikke alle talværdier mellem 1 og 10 anvendes for alle kriterier. Bedst tænkelige 10 Meget over middel 9 Noget over middel 8 Over middel 7 Lidt over middel 6 Middel 5 Lidt under middel 4 Under middel 3 Noget under middel 2 Netop acceptabelt Tilbudsliste Tilbudslisten udfyldes korrekt jf. pkt Underkriterier Projekt I vurderingen af projekt indgår oplysninger fra følgende tilbudsbilag: Tilbudsprojekt tilbudsbilag 1 Herunder også projektbeskrivelse, materialeliste og driftsøkonomi. Vurderingen af underkriteriet projekt sker som en helhedsvurdering. 12 / 16

13 5. Vurdering af tilbud Beskrivelse, tegninger og illustrationer af det tilbudte forslag til ny kontorbygning vil blive bedømt på baggrund af en samlet vurdering i forhold til det i funktionskravene beskrevne, og hvorledes tilbudsgivers forslag afspejler, at tilbudsgiver har sat sig ind i projektet, så det er muligt at opnå de efterspurgte forventninger og ønsker, der er anført i udbudsmaterialet, herunder Tilbudsgivers vurdering af de første 30 års drifts- og vedligeholdelsesomkostninger.. Følgende grundlæggende elementer vil blive vægtet positivt ved vurderingen af projekt: Arkitektonisk og funktionelt vellykket koncept der samtidigt opnår fleksibilitet for fremtidige ombygninger De tilbudte tekniske anlæg og installationer er af god teknisk kvalitet og er fremtidssikret De valgte materialers egenskaber og kvaliteter, herunder den forventede nedslidningsgrad. Herudover vil der blive lagt vægt på de ekstra kvalitetstiltag ud over basiskrav tilbudsgiveren har kunnet indarbejde indenfor den afsatte økonomi, ud fra den af Region Sjælland prioriterede liste Proces I vurderingen af proces indgår oplysninger fra følgende tilbudsbilag: Procesbeskrivelse tilbudsbilag 2 Herunder også budgetopstilling og forslag til tidsplan. Vurderingen af underkriteriet procesbeskrivelse sker som en helhedsvurdering. Beskrivelse af opgavens løsning bedømmes på baggrund af en samlet vurdering af beskrivelsen i forhold til den konkrete opgave, og hvorledes tilbudsgivers beskrivelse afspejler, at tilbudsgiver har sat sig ind i projektet og de risici, dette er forbundet med, så det er muligt at opnå de efterspurgte forventninger og ønsker, der er anført i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver skal udvise forståelse for opgavens kompleksitet, og sammenhæng med det øvrige Projekt Universitetshospital Køge, samt beskrive en realiserbar proces for opgavens løsning, særligt i forbindelse med konstruktiv inddragelse af bygherre, myndighedsbehandling og interessentinvolvering. Tilbudsgiver skal udvise en grundlæggende forståelse for opgavens risici samt beskrive brugbare håndteringer af disse risici i form af korrigerende eller forebyggende handlinger, der er udførlige. Budgettet skal være overskueligt, og det skal være muligt at danne et overblik over udgiften til det samlede byggeris omkostninger samt at uddrage en eventuel fradragspris for arbejder der udskydes til efter bygningen har været brugt som byggepladskontor. Gennemførelsesplanen/ tidsplanen skal være overskuelig og vise en forståelse for processer og tidsforløb for denne type opgave. Det vil vurderes positivt om tidsplanen kan reduceres, så bygningen kan benyttes tidligere Organisation I vurderingen af procesindgår oplysninger fra følgende tilbudsbilag: Redegørelse for organisation tilbudsbilag 3 Vurderingen af underkriteriet organisation sker som en helhedsvurdering. Vurderingen af tilbudsgiverens organisation sker ud fra, hvorvidt der i lyset af den udbudte opgave demonstreres en hensigtsmæssig og effektiv organisation med relevante kompetencer og høj kvalitet. 13 / 16

14 5. Vurdering af tilbud Endvidere gennemføres en vurdering af sammenhængen mellem tilbudsgiverens organisation i forhold til den udbudte opgave og de tilbudte nøglemedarbejdere. CV er bedømmes på grundlag af en samlet vurdering af medarbejdernes erfaring og kompetence, relevant for den pågældende opgaves størrelse og faglige indhold, samt i forhold til medarbejdernes placering i projektorganisationen. 14 / 16

15 6. Forhandling 6 Forhandling Forhandlingsforløbet forventes gennemført efter følgende forløb: 1. Modtagne tilbud vurderes efter ovenstående vurderingsmodel 2. Efter den indledende vurderingen af de modtagne tilbud, forbeholder bygherre sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud. 3. Såfremt kontrakten ikke tildeles efter det indledende tilbud, vil der blive indbudt til forhandlinger. Alene tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssigt tilbud, deltager. 4. Inden forhandlingsmødet udsendes et oplæg til dagsorden til mødet. 5. Til forhandlingsmødet har tilbudsgiver mulighed for at præsentere sit tilbud og sine idéer til opgavens løsning og organisation samt at præsentere projektets nøglemedarbejdere. Det vil være et krav fra bygherren, at de nøglemedarbejdere, som er udset til at være primære katalysatorer for det daglige samarbejde, deltager i forhandlingsmødet/-møderne. Efter præsentationen kan de enkelte bestanddele i tilbuddet drøftes og forhandles. 6. Efter forhandlingsmødet udsendes kort referat fra mødet. 7. Bygherren kan vælge at udsende supplementsblad med angivelse af frist for fremsendelse af eventuelt revideret tilbud. Tilbudsgiver vil i så fald have mulighed for at tilrette sit tilbud, herunder både beskrivelser, CV er og budget. 8. Såfremt der indkaldes til nyt forhandlingsmøde gentages pkt Bygherren kan forinden vælge at begrænse antallet af deltagere. 9. Når bygherren mener at et tilfredsstillende resultat er opnået i forhandlingen vurderes de indkomne forslag jf. pkt. 5. Bygherres faglige indtryk af rådgiverens nøglemedarbejdere vil sammen med oplysninger givet på mødet indgå i bedømmelsen af tilbuddet. 10. Opgaven tildeles den totalentreprenør der har givet det tilbud der vurderes økonomisk mest fordelagtigt jf. pkt. 5. Uanset afgivelse af andet eller tredje reviderede tilbud skal tilbudsgiver vedstå sine tidligere afgivne tilbud, og det ligger bygherre frit for at vælge hvilket tilbud der ønskes modtaget. 15 / 16

16 7. Kontraktindgåelse 7 Kontraktindgåelse Efter forhandlingerne er afsluttet iht. til den ved forhandlingernes begyndelse udmeldte procedure, vil vinderen af totalentreprisekonkurrencen blive udpeget på grundlag af den ovenfor beskrevne vurderingsmodel. Samtlige tilbudsgivere vil få samtidig meddelelse om den udpegede vinder, med begrundelse for udpegningen. Ved meddelelsens afsendelse påbegyndes en 10 dages stand still periode før der kan indgås aftale med vinderen. h:\33xxx\33249 universitetssygehus køge\07 udbud\22 udbud b5\udbudsmateriale\01 udbudsbetingelser docx 16 / 16