Intern vejledning i ProMark til projektøkonomer og ProMark-sekretærer

Transkript

1 Aarhus Universitet Intern vejledning i ProMark til projektøkonomer og ProMark-sekretærer Udgave

2 Indholdsfortegnelse ProMark-sekretærens rolle når en ny medarbejder starter / tidsregistrering indtil n oprettes i ProMark... 2 ProMark-sekretærens rolle når der mangler flueben i Ugentlig sign-off... 3 ProMark-sekretærens opgaver i relation til fravær mm Månedlig tidsregistrering den enkelte medarbejder taster selv timer i ProMark... 6 Når perioden er lukket med en blank indtastning i ProMark... 8 Perioden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en ompostering... 9 Perioden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en genåbning Procedure for arkivering af dokumentation Endelig godkendelse af timer for AGRO, ANIS, FOOD, ENG, MBG, DCA og ICROFS Rapporter i ProMark Information om registreringsfejl i forbindelse med bogføring af ProMark tidsregistreringer i Navision Data flow systemer imellem Nice to know Medarbejdere med arbejdstid over 37 timer / plustid Medarbejdere på deltid med en eller flere ugentlige fridage Bilag Budgettering og tidsregistrering for fleksjobbere Overenskomster med faktor 1½ og faktor 2 ved specielle arbejdstider

3 ProMark-sekretærens rolle når en ny medarbejder starter / tidsregistrering indtil n oprettes i ProMark I forbindelse med en nystartet medarbejder skal ProMark-sekretæren sørge for at fortælle den nye medarbejder om AU s tidshåndtering og udlevere det manuelle tidsregistreringsskema. Som ny medarbejder bliver man først oprettet i ProMark, når man er oprettet i Navision. Oprettelse i Navision sker, når første lønkørsel er kørt (omkring den 25. i måneden). Tidsregistrering skal derfor ske manuelt som beskrevet nedenfor, indtil n er oprettet i ProMark. Det manuelle tidsregistreringsskema ligger på: 1. Medarbejderen udfylder det manuelle tidsregistreringsskema, indtil n har mulighed for at logge på ProMark og taste timerne her. 2. Når lønkørselen er kørt, bliver n oprettet i Navision og i ProMark, og n kan nu logge på ProMark og taste timerne ind ud fra det manuelle tidsregistreringsskema, der har været anvendt siden arbejdets opstart. Den 25. i måneden udsendes reminder til samtlige, heriblandt nye hvorved reminderen samtidig fungerer som velkomstmail. I sjældne tilfælde kan det ske, at n først bliver oprettet i den efterfølgende måned. I så fald skal der også udfyldes et manuelt tidsregistreringsskema for måned Medarbejderen udfylder det manuelle tidsregistreringsskema. 2. ProMark-sekretæren anmoder om at åbne sidste måned ved at sende mail til ProMark-postkassen ProMark@au.dk. 3. Medarbejderen taster timer ind i ProMark. 4. Timerne bogføres i Navision sammen med indeværende måneds bogføring. Det er projektøkonomens ansvar, at få budgetteret n på projektet, hurtigst muligt efter n er oprettet i Navision, så n kan se sine budgetlagte timer i ProMark. 2

4 ProMark-sekretærens rolle når der mangler flueben i Ugentlig sign-off Som ProMark-sekretær har man ansvaret for at følge op på de notifikationer der kommer som følge af, at ikke har signet-off. Der udsendes følgende notifikationer: 1. reminder til n d. 25 i måneden 2. rykker d. 2 i følgende måned til de, der ikke har udført sign-off på en eller flere af månedens uger 3. samlet opfølgningsliste d. 3 til ProMark-sekretærer over de der mangler sign-off s Forløbet for ProMark-sekretæren vil være som følge: 1. Den 2. dag i den efterfølgende måned tjekker ProMark automatisk, om der er med manglende sign-off. Er det tilfældet, sendes en til afdelingens ProMark-sekretær med en liste over de, der stadig mangler at signe-off. 2. ProMark-sekretæren forsøger nu ved personlig henvendelse, via eller på anden måde at få de sidste til at taste de manglende timer og sætte flueben ved Ugentlig sign-off inden den 6. i måneden. Har en fraværende medarbejder fremsendt sin tidsregistrering via mail, indtaster ProMark-sekretæren de pågældende timer og signer perioderne off. Medarbejdere må kun ved forudgående aftale med ProMark-sekretæren sende manuelt tidsregistreringsskema ind til tastning. Hovedreglen er, at n altid selv taster sine timer. 3. ProMark-sekretæren tjekker nu via deres adgang til ProMarks faneblad Administration, om fravær er registreret i overensstemmelse med ProMark-sekretærens egne observationer i løbet af måneden. I fornødent omfang beder ProMark-sekretæren n om at rette fraværsregistreringerne inden deadline for sign-off. Hvis n stadig ikke når at signe-off, inden perioden lukker, er det ProMark-sekretærens ansvar at sikre, at n får tidsregistreret enten ifølge afsnit Når perioden er lukket med en blank indtastning i ProMark, Når perioden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en ompostering eller afsnit Når peroden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en genåbning. Hvis den samme medarbejder gentagne gange ikke følger AU s regler for tidshåndtering, vidererapporterer ProMark-sekretæren det til institut-sekretariatslederen, som formidler det videre til institutlederen. Institutlederen må derefter overfor n præcisere vigtigheden af korrekt og rettidig tidsregistrering. 3

5 ProMark-sekretærens opgaver i relation til fravær mm. Nr. Opgaveoverskrift Frekvens Opgaveindhold 1 Opfølgning på tidsregistrering ved månedsafslutning 2 Registrering af projekttid og fravær ved ns fravær Månedlig Løbende Opfølgning på at medarbejderne har registreret projekttid og fravær for hele måneden inden månedsafslutning. Udføres i overensstemmelse de notifikationer ProMark udsender. Kontrol/opfølgning på registreret fravær efter instituttets regler. Hvis n ikke er i stand til at tidsregistrere, registrerer ProMark-sekretæren ns projekttid og fravær efter aftale med n. Ved en medarbejders sygefravær i mere end 3 dage registrerer ProMark-sekretæren løbende ns fravær i ProMark. 3 Genåben periode ved blank indtastning 4 Registrering af ns børn aht. omsorgsdage 5 Registrering af barsels- og forældreorlov Løbende Løbende Løbende Tjek at måned er tom, anmod postkasse om åbning, meddel medarbejder at nu kan projekttid tastes. Hvis fravær meddel til ProMark sekretær, oplys om krydstjek af projekttid og fravær, meddel fravær til AU HR hrit@au.dk. 1. Når n får et barn, underretter n selv HR og meddeler ns navn og cpr.nr. (eller AUID) samt barnets fødselsdag (evt. adoptionsdato). HR søger for at n tildeles det korrekte antal omsorgsdage i ProMark og AUHRA. 2. Hvis en ny medarbejder har børn under 8 år, og n ønsker ret til omsorgsdage meddeles dette til HR via oplysningsskemaet, der indeholder ns cpr.nr. og barnets fødselsdato. HR opdaterer dette i AUHRA og kontakter AUHRA-supporten (hrit@au.dk), der overfører dagene til ProMark. ProMark-sekretæren registrerer barsels-, fædre- og forældreorlov samt andre typer af orlov i ProMark.*) Bemærk, at det kun er orlovstyper med løn, som skal registreres. Registreringen er nødvendig af hensyn til ns arbejdstidssaldo. Barsel, fædre og forældreorlov registreres med fraværstypen: Barselsorlov/Maternity leave. Vær opmærksom på delvis barsel (delvis genoptagelse af arbejdet). Hvis n f.eks. har orlov 7 timer om ugen, men får løn for 37 timer skal registreres 7 timers barsel pr. uge. Andre typer af orlov eller tjenestefrihed registreres som Fri med løn. *) Pr. medio april 2016 er dette dog endnu ikke endelig afklaret. 4

6 6 Overførsel af ferie og særlige feriedage til nyt ferie-år Årligt I god tid inden ferieårets afslutning laver sekretæren en oversigt over medarbejdernes restferie. Oversigten kan dannes i AUHRA. På baggrund heraf minder sekretæren med restferie om, at dette skal afholdes inden 1.maj. 7 Masseregistrering af fremtidig ferie efter korrekt varsel (gælder kun institutter der har valgt at anvende varslet ferie) 8 Indkaldelse til sygesamtaler Ved varsling af institutfast lagte ferieperiod er Løbende For de, der laver aftale med lederen om at få overført ferie og særlig ferie til næste ferie-år, foretager sekretæren overførslen i AUHRA (evt. i samarbejde med HR) Sekretæren foretager registrering af den varslede ferie i AUHRA med kørslen Masseregistrering af ferie. Den planlagte ferie overføres til ProMark med kørslen Overfør masseregistreret ferie. Herefter slettes den registrerede ferie i AUHRA, og ferie overføres automatisk til AUHRA i takt med, at den afholdes. Instituttet modtager mail fra ProMark om, at en medarbejder har været syg i 21 kalenderdage i træk eller har haft 8 sygeperioder i løbet af de seneste 12 måneder. Instituttet tager sammen med HR-partneren stilling til, hvorvidt der skal indkaldes til sygesamtale. 9 Ved nyansættelser Løbende Når en medarbejder tiltræder, vil vedkommende først optræde i ProMark efter første lønkørsel. Derfor skal n den første måned registrere sin tid manuelt på et skema, som sekretæren udleverer. Medarbejderen skal så ved månedens udløb taste sine projekttimer og fravær i ProMark. 10 Ved udløb af ansættelse Løbende Sekretæren bedes hjælpe den nyansatte på plads med denne proces. Instituttet modtager mail fra Lønkontoret/AUHRA om forventet fratrædelsesdato. Sekretæren følger op på, om n har registreret alt ferie som afholdes inden fratrædelse, og besvarer mailen når ferieregistreringen er foretaget. Medarbejderen vil blive ferieafregnet i måneden umiddelbart efter fratrædelsen. 5

7 Månedlig tidsregistrering den enkelte medarbejder taster selv timer i ProMark Denne proces beskriver de aktiviteter, der er forbundet med tidsregistrering i ProMark, når n selv taster timer. Det forudsættes, at n er oprettet i ProMark. Medarbejderen registrerer timer i løbet af måneden, ideelt set dagligt. Registreringen omfatter både projekttid og fraværstid. Ved slutningen af de enkelte uger sætter n flueben i feltet Ugentlig sign-off. Som hjælp er der nederst på siden en webpart kaldet Projekt registreringer, som viser, hvor mange timer der er budgetteret på de forskellige projekter. Ligeledes viser webparten en akkumuleret saldo for antal allerede registrerede timer. Denne oversigt er et hjælpeværktøj til, at man indtaster på de rigtige projekter samt undgår at indtaste for mange timer på projekterne. 1. Den 25. i måneden modtager n en automatisk generet mail fra ProMark, om at man skal huske at taste timer i ProMark inden måneden er omme. 2. Den 1. i den følgende måned tjekker ProMark automatisk, om n har sat flueben i Ugentlig sign-off. Er det ikke tilfældet, sendes en til n med følgende tekst Du har tidligere modtaget en mail om manglende Ugentlig sign-off i ProMark. Du mangler fortsat at sætte flueben i Ugentlig sign-off i ProMark for nedenstående uge(r). 3. Den 2. dag i den efterfølgende måned tjekker ProMark på ny, om der er med manglende sign-off. Er det tilfældet, sendes en til afdelingens ProMark-sekretær med en liste over de, der stadig mangler at signe-off. 4. ProMark-sekretæren forsøger nu ved personlig henvendelse, via eller på anden måde at få de sidste til at taste de manglende timer og sætte flueben ved Ugentlig sign-off. Har en fraværende medarbejder fremsendt sin tidsregistrering via mail, indtaster ProMarksekretæren de pågældende timer og signer perioderne off. Medarbejdere må kun ved forudgående aftale med ProMark-sekretæren sende manuelt tidsregistreringsskema ind til tastning. Hovedreglen er, at n altid selv taster sine timer. 5. Projektøkonomen kan via kuberapport ST54 Nonsensfejl tjekke, om der er indlysende tastefejl, som kan rettes af de enkelte inden bogføring. Brug arket Månedsseddel sektion til at tjekke, om n har brugt korrekte projekter og aktiviteter. Tjek evt. også, at 6

8 budgettet ikke er overskredet. Tjek evt. ligeledes, at der ikke er lavet indlysende tastefejl. Brug arket Tjek frokost til at tjekke, om n har tastet frokost i måneden. Fordelen ved at tjekke for nonsensfejl inden bogføring, er at n kan nå at rette i sin tidsregistrering, og projektøkonomen slipper for efterfølgende ompostering. 6. Perioden lukkes endeligt for registrering, når Økonomisekretariatet, Ressourceenheden bogfører timerne i Navision. 7. På dagen hvor timerne bogføres i Navision, skal én af instituttets ProMark-sekretærer sende en mail til instituttets forretningscontroller med en liste på dem, der ikke har fået tidsregistreret helt og/eller delvist. Forretningscontrolleren sender denne mail ud til projektøkonomerne i institutteamet, således alle er orienteret ift. afregninger. 8. ProMark-sekretæren har deadline den 20. for fremsendelse af de manuelle tidsregistreringsskemaer på de personer, der enten helt eller delvist mangler tidsregistrering i den måned, der er bogført. Kan de personer, der mangler registreringer helt eller delvist ikke levere et manuelt tidsregistreringsskema inden den 20. til ProMark-sekretæren, skal forretningscontrolleren igen informeres, og forretningscontrolleren skal herefter informere projektøkonomerne i teamet igen ift. afregninger. 9. Fraværsregistreringer overføres automatisk til AUHRA, hvorefter feriesaldiene fra AUHRA automatisk vil blive opdateret til ProMark. Dataflowet vil ske i forbindelse med månedsafslutningen, som er ca. den 10. i måneden. 7

9 Når perioden er lukket med en blank indtastning i ProMark Denne proces beskriver de aktiviteter, der er forbundet med ProMark, når perioden er lukket med en blank indtastning, dvs. der hverken er registeret projekttid eller fraværstid. 1. ProMark-sekretæren tjekker, at den foregående måned er 100% tom for registreringer. 2. ProMark-sekretæren anmoder ProMark-postkassen om at genåbne perioden i ProMark ved at skrive til ProMark@au.dk. Det er vigtigt ns AU-ID angives samt hvilken periode, der ønskes åbnet. 3. Perioden genåbnes, og ProMark-sekretæren meddeles herom. 4. ProMark-sekretæren meddeler n, at perioden er genåbnet for resten af måneden. Medarbejderen orienteres om at hvis der skal registreres fraværsdage, skal disse dage dels være tomme i fanebladet Projekttid, dels skal der fremsendes en mail til ProMark-sekretæren med angivelse af dagen(e) for fravær og tilhørende fraværsårsag(er). 5. ProMark-sekretæren meddeler den pågældendes fravær til HRIT@au.dk 6. Timerne bogføres af Økonomisekretariatet, Ressourceenheden sammen med næste bogføring. 7. Perioden må herefter ikke genåbnes. 8

10 Perioden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en ompostering Dette afsnit forudsætter at omposteringsfaciliteten er leveret. Indtil det er sket, forventeligt i juni måned, følges en anden procedure, se næste afsnit. 1. Hvis n opdager, at timer er blevet fejlregistreret, eller at der er huller i tidsregistreringen, skal n anmode projektøkonomen om at rette fejlen. Det skal ske på mail eller ved anden skriftlig henvendelse. Bemærk, at der skal være en dokumentation, der viser, at det er n, der har bedt om omposteringen. Hvis der er tale om huller, skal n endvidere fremsende det manuelle tidsregistreringsskema i udfyldt stand. Hvis projektøkonomen opdager, at timer er blevet fejlregistreret, eller at der er huller i tidsregistreringen, sender projektøkonomen en mail til n og forklarer fejlen, og hvordan den påtænkes rettet. Medarbejderen anmodes om, at bekræfte pr. mail. Hvis der er huller, skal n endvidere fremsende det manuelle tidsregistreringsskema i udfyldt stand. 2. Projektøkonomen omposterer via den nye omposteringsfacilitet i ProMark. Projektøkonomen skal være opmærksom på følgende situationer: Hvis ændring i projekttid kolliderer med en allerede registreret fraværstid, skal projektøkonomen tage kontakt til HRIT@au.dk, så man i fællesskab bliver enige om, at f.eks. ferie skal slettes af AU-HR. Det er kun AU-HR, der kan ændre på registreret fraværstid. Hvis ændring i fraværstid kolliderer med en allerede registreret projekttid, skal projektøkonomen tage kontakt til HRIT@au.dk, så man i fællesskab bliver enige om, at projektøkonomen sletter projekttiden, og AU-HR indsætter fraværsdagen(e). Omposteringen placeres datomæssigt på den sidste søndag i den måned, man omposterer i. Projektøkonomen udskriver omposteringsbilaget fra ProMark og vedhæfter den ovennævnte dokumentation. 3. Det manuelle tidsregistreringsskema og/eller tilsendte mail med henvisning til rettelserne arkiveres af projektøkonomen sammen med det fra ProMark udskrevne omposteringsbilag. Se afsnit om arkiveringsproceduren. 4. Timerne bogføres af Økonomisekretariatet, Ressourceenheden sammen med næste måneds bogføring. 9

11 Perioden er lukket, og der skal rettes ved hjælp af en genåbning Dette afsnit gælder kun så længe, omposteringsfaciliteten IKKE er leveret. Indtil det er sket, forventeligt i juni måned, åbnes som undtagelse op for at en periode kan genåbnes. Når der genåbnes for en periode, hvori der allerede er registreret, og der herefter ændres i registreringerne, er der ulykkeligvis ikke noget maskingenereret transaktionsspor i ProMark. Med almindelige ord: Man kan ikke se, hvad der måtte have været registreret før ændringen. Derfor er der skærpede krav til dokumentationen, herunder at rettelser sker ved projektøkonomen, ikke n selv. 1. Hvis n opdager, at timer er blevet fejlregistreret, eller at der er huller i tidsregistreringen, skal n anmode projektøkonomen om at rette fejlen. Det kan ske på mail eller ved anden skriftlig henvendelse. Bemærk, at der skal være dokumentation, der viser, at det er n, der har bedt om omposteringen. Hvis der er tale om huller, skal n endvidere fremsende det manuelle tidsregistreringsskema i udfyldt stand. Hvis projektøkonomen opdager, at timer er blevet fejlregistreret, eller at der er huller i tidsregistreringen, sender projektøkonomen en mail til den pågældende og forklarer fejlen og hvordan den påtænkes rettet. Medarbejderen anmodes om at bekræfte pr. mail. Hvis der er tale om huller, skal n endvidere fremsende det manuelle tidsregistreringsskema i udfyldt stand. 2. Projektøkonomen anmoder ProMark@au.dk om at få åbnet perioden for den pågældende. Skal der foretages udfyldning af et hul, går projektøkonomen ind som den pågældende, åbner den/de uger, der skal udfyldes og registrerer ud fra den modtagne tidsregistreringsskema. Samt signer-off. Skal der flyttes timer fra projekt A til projekt B, sletter projektøkonomen timer på A og indtaster dem på B. Samt signer-off. Inden rettelsen foretages, skal projektøkonomen være opmærksom på følgende situationer: Hvis ændring i projekttid kolliderer med en allerede registreret fraværstid, skal projektøkonomen tage kontakt til HRIT@au.dk, så man i fællesskab bliver enige om, at f.eks. ferie skal slettes af AU-HR. Det er kun AU-HR, der kan ændre på registreret fraværstid. Hvis ændring i fraværstid kolliderer med en allerede registreret projekttid, skal projektøkonomen tage kontakt til HRIT@au.dk, så man i fællesskab bliver enige om, at projektøkonomen sletter projekttiden, og AU-HR indsætter fraværsdagen(e). 3. Det manuelle tidsregistreringsskema og/eller den tilsendte mail med henvisning til rettelserne arkiveres af projektøkonomen. Se afsnit om arkiveringsproceduren. 4. Timerne bogføres af Økonomisekretariatet, Ressourceenheden sammen med næste måneds bogføring. 10

12 Procedure for arkivering af dokumentation Når der er sket en ompostering (eller rettelse i forbindelse med en genåbning), skal følgende dokumenter arkiveres. - Udskrift fra ProMark som automatisk indeholder bruger-id (se Ex. 1). Indtil omposteringsfunktionaliteten i ProMark er klar se da Ex Mail eller anden skriftlig dokumentation for at n har bedt om ompostering/åbning af periode - Eller det manuelle tidsregistreringsskema Det er projektøkonomens ansvar, at alle dokumenterne scannes ind som et samlet dokument og arkiveres i ProMark mappen, som ligger under St_Adm_Finance. I ProMark mappen gemmes under stedkode med følgende filnavn Bilagsnummer ÅÅÅÅ-MM-DD Medarbejderens navn. Bilagsnummeret genereres af ProMarks omposterings facilitet. Indtil omposteringsfunktionaliteten er klar, gemmes under filnavnet OMPOST-TEMP ÅÅÅÅ-MM-DD Medarbejderens navn Ex.1 PM_OMP Poul Henning Kirkegaard Ex.2 PM_OMP-TEMP Niels Halberg 11

13 Endelig godkendelse af timer for AGRO, ANIS, FOOD, ENG, MBG, DCA og ICROFS Godkendelse af de tidsregistrerede og bogførte timer for ovenstående institutter fortsætter indtil videre som i ARS. Det er et krav i forhold til bl.a. EU projekter, så der ikke skal udarbejdes timesedler ved regnskabsaflæggelse. Proceduren opretholdes, indtil projektlederne kan godkende timerne i ProMark. 1. Efter Økonomisekretariatet, Ressourceenheden har bogført timer i Navision, udskriver ansvarlig forretningscontroller eller projektøkonom i institutteamet kuberapporten ST53 OM Godkendelsesrapport og sender den til de godkendelsesansvarlige i instituttet. 2. Den ansvarlige forretningscontroller eller projektøkonom i institutteamet sikrer, at rapporten kommer retur i underskrevet tilstand og arkiverer den i instituttets elektroniske mappe for godkendelsesrapporter, som findes her: O:\St_Adm_Finance\PROMARK\Godkendelsesrapporter. Filen navngives den aktuelle måned. 12

14 Rapporter i ProMark På nuværende tidspunkt er der kun udarbejdet rapporter i Økonomikuben og det er kun i Økonomi som har adgang til dem. Der er udarbejdet 5 kuberapporter: ST50 PM Timesedler pr projekt-person ST51 PM Ej Signoff ST52 PM Fravær ST53 PM Godkendelsesrapport ST54 PM Nonsensfejl Følgende bør man bemærke ved brug af rapporterne: Kuberapporterne viser timer og minutter i centi-minutter, hvorimod man i ProMark registrerer i timer og minutter. Dvs. er der registreret 7 timer og 24 minutter i ProMark, vises det som 7,40 i kuberapporterne. HUSK at tage højde for det, når I eks. omposterer i ProMark efter en kuberapport. Kuberapporterne trækker data fra ProMark. Data i ProMark kan ændres, indtil de er overført til Navision se årshjulet sidst i dette dokument. Det skal man være meget opmærksom på, når man trækker rapporterne og sikrer sig, at afgrænsningen på perioder er korrekt. Kuberapporterne ST50-ST54 er kun til brug for projektøkonomer. Projektledere og trækker stadig oplysninger i ST ST25 m.m. Her er timerne bogført og dermed endelige. Her følger en kort beskrivelse af rapporterne. For yderligere uddybning henvises til overskrifter i rapporterne eller kontakt evt. en superbruger i kube/standardrapporter. ST50 PM Timesedler pr projekt-person Heri findes 5 underrapporter. De 2 første ark er lavet på baggrund af RKS gamle timerapporter, og de næste 2 er lavet på baggrund af FÅF s gamle timerapporter. De 4 første ark viser kun arbejdstimer, i 5. ark er også medtaget fravær. ST51 PM Ej Signoff Rapport hvor man kan se, hvem der har uger, der ikke er signet off. 13

15 ST52 PM Fravær Indeholder 4 underrapporter som bl.a. viser, hvor meget ferie og fravær medarbejderne har registreret. I rapporten finder man ligeledes en oversigt over medarbejdernes flekssaldi. ST53 PM Godkendelsesrapport Bruges kun af FÅF institutter. Se afsnit Endelig godkendelse af timer for AGRO, ANIS, FOOD, ENG, MBG, DCA og ICROFS. ST54 PM Nonsensfejl Bruges til at tjekke åbenlyse tastefejl inden bogføring. Her kan man følge op på, om medarbejderne får registreret ½ times frokost pr. dag eller om der er tastet på forkerte projekter og/eller aktivitetslinier. 14

16 Information om registreringsfejl i forbindelse med bogføring af ProMark tidsregistreringer i Navision Timer bogføres hver måned i Navision på baggrund af registreringerne foretaget i Promark. Bogføringen af timerne foretages i henhold til ProMark relateret uddrag af månedshjul jf. afsnit sidst i dokumentet. Datoer fremgår ligeledes af månedshjul som findes på AU s Økonomiportal: I forbindelse med bogføring kan det ske, at et projekt og/eller en aktivitet er lukket. 1. Hvis et projekt er lukket, mappes posteringen til projekt ProMark registreringsfejl på aktivitet ProMark registreringsfejl. 2. Hvis en aktivitet er lukket på et givent projekt, oprettes aktivitet på projektet, og ProMark posterne bogføres på den nye aktivitet. Fejlrettelse / ompostering: Der udsendes en fejlliste fra Økonomisekretariatet, Ressourceenheden, som viser, hvilke poster der er mappet til projekt med henvisning til den oprindelige kontering fra ProMark. Fejllisten gemmes samme sted som øvrige fejllister fra Økonomisekretariatet, Ressourceenheden. Specifikt: O:\FA_AU-Okonomi\Ressourcelister\2016\ProMark Registreringsfejl (afhængig af årstallet). Projektøkonomer / fakulteter har initiativpligten i forhold til at rydde op. Fejlrettelse pkt. 1: a. Hvis ProMark registreringen er korrekt, og fejlen skyldes, at projektet er lukket for tidligt i Navision, skal omposteringen laves i Navision som en sagsompostering på ressourcen. Det vil sige fra projekt ProMark registreringsfejl og aktivitet ProMark registreringsfejl, til det relevante projekt og den relevante aktivitet. 15

17 b. Hvis ProMark registreringen er forkert, skal omposteringen laves i ProMark via ProMark omposteringsfunktionaliteten (forventes klar primo juni). Mere beskrivelse følger, når denne er klar. Indtil omposteringsfunktionaliteten er klar tillades genåbning af perioder se afsnit herom. Fejlrettelse pkt. 2: a. Hvis ProMark registreringen er korrekt, og fejlen skyldes, at aktiviteten er lukket for tidligt/aktiviteten fejlagtigt er blevet lukket, skal omposteringen laves i Navision som en sagsompostering på ressourcen. Det vil sige fra aktivitetsnummer 88881, til den relevante aktivitet. b. Hvis ProMark registreringen er forkert, skal omposteringen laves i ProMark via ProMark omposteringsfunktionaliteten (forventes klar primo juni). Mere beskrivelse følger, når denne er klar. Indtil omposteringsfunktionaliteten er klar tillades genåbning af perioder se afsnit herom. Hvis det ikke vurderes at være væsentligt, kan posten forblive på aktivitet på det pågældende projekt. Fejllisten kaldes for nuværende: ProMark Registreringsfejl (samt information om måned). 16

18 Data flow systemer imellem I ProMark findes der integrationer fra IDM, til og fra Navision og til og fra AUHRA. IDM integration IDM leverer AUID, enhed, password som er Windows login og til ProMark. Når enhed omtales i ProMark sammenhæng, er det lig med godkendelsesgruppen i ProMark. IDM integrationen opretter/opdaterer automatisk løbende. Navision integration fra Navision til ProMark I forhold til medarbejderstamdata beriges med type 01 (faktisk) eller 03 (allokering), sted (afdeling i ProMark), ressourcenummer, stillingstype, ansættelsesgrad og fratrædelsesdato. Ved flere åbne ressourcenumre vælges et nummer. Medarbejderstamdata opdateres fra Navision via SLS, som kun opdateres en gang månedligt omkring d. 25 i måneden. Fratrædelsesdato opdateres pt. manuelt. Projekter og aktiviteter opdateres dagligt. For at projekter opdateres, skal de have status ordre, og aktiviteter skal være åbne for at være åbne i ProMark. Der medtages kun projekter i ProMark, hvor sagsoplysningen timegrundlag er lig med faktisk. Budgetter på personer, projekter og aktiviteter leveres dagligt, såfremt antal timer er større end 0 og projekt og aktivitet er åbne. Navision integration fra ProMark til Navision En gang pr. måned overføres - i overensstemmelse med månedshjulet tidsregistreringer og omposteringer fra ProMark til bogføring i Navision. Særlig tidsplan for årsafslutning kommer senere. 17

19 AUHRA ProMark leverer ferie-fraværs-dage til AUHRA. AUHRA leverer ferie-fraværs-saldi til ProMark. Dataene overføres månedligt. Illustration 1 18

20 Nice to know Hvorfor skal frokost tastes i ProMark, når det alligevel ikke bogføres i Navision? Frokost skal tastes, så der bliver gjort rede for alle timer bl.a. er det dokumentation overfor EU-revisionen. Kan man taste flere timer end budgetteret? Ja, det kan man godt. Rubrikregistrering er blot vejledende budgetterede timer. Informationerne kommer fra budgetlagte timer i Navision, hvorfor man må formode, at timerne er korrekte. Da der ikke er en spærre på tasting af timer på trods af, at budgetterede timer er nået, er det meget vigtigt, at projektøkonomen præciserer overfor n, at når registrerede timer matcher budgetterede timer, bør projektøkonomen kontaktes, så timer kan tastes på et alternativt projekt eller evt. en aktivitet for medfinansiering. På den måde undgås omposteringer. Hvad er nonsens-fejl? Nonsens-fejl er fejl, som man med sund fornuft kan se, er en fejl. F.eks. er der tastet 03:00 timer frokost på en dag. Her er det indlysende, at den der har tastet, har tastet forkert; der skulle have stået 00:30 time frokost. Hvad er sign-off? Sign-off feltet viser, om n er færdig med at udfylde perioden i ProMark. Hvis der ikke er sat flueben i feltet, vil nedenstående rykkerprocedure finde sted: Den 2. i måneden vil, der stadig ikke har signet-off modtage en rykker. Den 3. i måneden vil der blive sendt en samlet liste over de som ikke har signet-off til ProMark sekretæren, som har ansvaret for, at de sidste får det gjort inden bogføringsdeadline. Registrering frem i tiden I ProMark er det ikke muligt at registrere arbejdstid frem i tiden. Kun ferie, sygdom og andet fravær kan forhåndsregistreres. Fraværsprojekterne er lukket Ved overgang til ProMark er det besluttet, at fraværsprojekterne lukkes. En af årsagerne er, at fraværet ikke bogføres i Navision. 19

21 ProMark kan ikke håndtere negative budgetter. Da ProMark ikke kan håndtere negative budgetter, vil de ikke blive læst ind fra Navision. Følg her de lokale procedurer for budgettering. Fratrådte vises i ProMark Kuberapport Fratrådte vil fortsat være aktive i en måned efter fratrædelsesdatoen. Derfor vil stadig vises på en eventuel sign-off liste, selv om n er fratrådt. Fratrædelsesdatoen er den dato, som er modtaget og registreret i SLS. Sletning af budgetter ProMark kan ikke registrere at man sletter en budgetlinie i Navision. Derfor skal sletning af budgetlinjer i Navision ske ved, at man laver en linje med modsat fortegn (og evt. sletter linjer dagen efter). Spørgsmål fra medarbejderne Følg med på ProMark hjemmesiden: Eller skriv til ProMark@au.dk Medarbejdere med arbejdstid over 37 timer / plustid Dette vedrører et meget lille antal og forventes pt. løst ved løbende at regulere fleksen. Medarbejdere på deltid med en eller flere ugentlige fridage Foreløbig optræder de i ProMark med ligelig fordeling af tid på ugens 5 arbejdsdage. Løbende vil fleksen blive korrekt, såfremt fridage holdes jf. HR anvisning om at fordele dem. Endelig beslutning er i proces i HR. 20

22 Årshjul for bogføring af ProMark tidsregistrering 2016 Januar Februar Marts Ti 1 1. reminder til n Fr 1 1. reminder til Ma 1 1. reminder til n n Lø 2 Ti 2 On 2 Sø 3 2. reminder til n On 3 2. reminder til n To 3 2. reminder til n Ma 4 To 4 Fr 4 Reminder til ProMarksekretæren og n Ti 5 Fr 5 Lø 5 On 6 Lø 6 Sø 6 To 7 Sø 7 Ma 7 Bogføring af tidsregistrering Fr 1 1. reminder til n April Maj Juni Sø 1 On 1 Lø 2 Ma 2 2. reminder til Sø 3 2. reminder til n Ti 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer On 4 Lø 4 To 2 2. reminder til Fr 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer Ma 4 Reminder til ProMarksekretæren og n Ti 5 To 5 Kristi himmelfartsdag Sø 5 Grundlovsdag On 6 Fr 6 Ma 6 To 7 Bogføring af tidsregistrering Fr 8 Sø 8 On 8 Lø 9 To 9 Bogføring af tidsregistrering Ma reminder til Lø 7 Ti 7 Bogføring af tidsregistrering On reminder til To 9 Lø reminder til Juli August September Fr 1 Ma 1 To 1 Lø 2 2. reminder til Ti 2 2. reminder til Fr 2 2. reminder til Sø 3 Opfølgningsnotifikation til On 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer ProMark-sekretærer Ma 4 To 4 Sø 4 Ti 5 Fr 5 Bogføring af tidsregis trering Lø 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer Ma 5 On 6 Lø 6 Ti 6 Bogføring af tidsregistrering Sø 7 On 7 To 7 Bogføring af tidsregistrering Ma reminder til To reminder til Sø reminder til 21

23 Oktober November December Lø 1 Ti 1 To 1 Sø 2 2. reminder til On 2 2. reminder til Fr 2 2. reminder til Ma 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer To 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer Ti 4 Fr 4 Sø 4 On 5 Lø 5 Ma 5 To 6 Sø 6 Ti 6 Fr 7 Bogføring af tidsregistrering Ti reminder til n Ma 7 Bogføring af tidsregistrering Fr reminder til n Lø 3 Opfølgningsnotifikation til ProMark-sekretærer On 7 Bogføring af tidsregistrering Sø reminder til n 22

24 Bilag 1. Budgettering og tidsregistrering for fleksjobbere Der er to fleksjob-ordninger, gammel og ny. I denne sammenhæng er det tilstrækkeligt at vide at efter den gamle ordning, er n ansat på fuldtid, men hvor det kun er en del af denne tid, der forudsættes udfyldt med arbejde; den resterende tid er man ikke tilstede. Universitetet betaler den normale fulde løn; AU modtager refusion fra den pågældendes kommune samt fra den særlige fleksjobfond, hvorved den pågældendes timeløn bliver meget lav. Efter den ny ordning er man ansat på deltid, og AU betaler normal fuld løn (n modtager endvidere en refusion direkte fra kommunen, men det vedrører således ikke AU). Der er derfor forskel på, hvordan man skal budgettere og registrere afhængigt af, hvilken ordning n er ansat efter. Det er HR, der kan oplyse hvilke på hvilken ordning, man måtte have ansat på sin stedkode. Nye fleksjobbere ansættes efter den ny ordning, mens på gammel ordning sædvanligvis fortsætter på denne, medmindre der sker væsentlige ændringer i den pågældendes sygdomsforhold Til illustration benytter vi et konkret eksempel fra BIOS, afdelingen på Kalø, hvor man har begge slags. Oversigten nedenfor er sammenstykket fra flere kilder (Hvid = Navision, Gul = Captia, Grøn = beregning ud fra Captia og rød = AUHRA-rapport). Ud fra AUHRA-oplysningen om Socialt Kapitel kan udledes, om man er på ny eller gammel ordning (endvidere kan for gammel ordning aflæses refusionsdelen; bemærk at der ikke nødvendigvis er nogen klar sammenhæng mellem refusionsbrøken (1/2 eller 2/3) og fordelingen på P- tid og F-tid). MAS er ansat efter gammel ordning, hans ansættelsesbrøk er 1,00 (=fuldtid,) men der er en aftale om, at han arbejder 20 timer om ugen; de resterende 17 timer har han fri. Det kan som vist omregnes til en produktiv tid på 789 årlige timer og en fraværende tid på 671 timer. For AOM gælder tilsvarende men med nogle andre tal for ugentligt P-tid og F-tid. MK er ansat efter ny ordning med 15 ugentlige timers P-tid. Hun har derfor ikke nogen F-tid. Så derfor svarer det budgetteringsmæssigt og registreringsmæssigt til, at hun er ansat på deltid med 15 ugentlige timer, og der skal derfor ikke budgetteres eller registreres noget på det særlige FFF-projekt (se nedenfor). 23

25 For hver stedkode hvor der er ansat fleksjobbere, er der oprettet et særligt projekt til at håndtere Fleksjobberes Fleksjob-betingede Fravær, FFF-projektet. Nedenfor ses hvordan der er budgetteret på FFFprojektet for BIOS-Kalø. Denne budgettering og tilhørende registrering for fleksjobbere på gammel ordning er nødvendig, for at fleksen ikke løber løbsk (der skal registreres 100 %, når man er budgetteret 100 %). Endvidere, når der budgetteres på denne måde, vil de pågældende fleksjobbere i ProMark kunne se udover de projekter de måtte være budgetteret på til deres produktive tid FFF-projektet, hvor de skal registrere deres særlige fravær. Den enkelte fleksjobbers opdeling på P-tid og F-tid fremgår af personalesagen og kan i sagens natur ændre sig over tid. Det kræver derfor medvirken fra HR, for at den rette budgettering kan foretages. Det bemærkes, at skulle den enkelte fleksjobber blive syg, skal registrering heraf ske ved anvendelse af den særlige fraværskategori Sygdom-fleksjob/Sickness-fleksjob Registrering af fravær for en fleksjob er A Heldagsfravær En fleksjob er der er heldags fraværende skal registrere hele dagen som fravær, og skal dermed ikke denne dag registrere timer på det særlige fleksjob-projektet. Dette gælder fleksjob-sygdom, ferie og alle andre fraværstyper. Dette vil få fleksjob ernes forskellige saldi (fleks, ferie, omsorgsdage osv) til at stemme, og vil påvirke sygestatistikken på samme måde som for ikke-fleksjob. B Deltidsfravær Det er desværre mere kompliceret ved deltidsfravær, hvor man bliver nødt til at tage hensyn til fleksjobbrøken. Det skal gøres på følgende måde uanset fraværstype. Medarbejderen udregner én gang for alle sin fleksjob-brøk. Hvis man arbejder 3 timer om dagen er den 3/7,4 = 0,41 eller hvis man arbejder 10 timer om ugen 10/37 = 0,27. En fleksjob er der en dag er fraværende et antal timer (men ikke den fulde arbejdstid) skal derfor fordele den resterende tid ud fra fleksjob-brøken, således der holdes lige meget fravær på arbejdstiden og på fleksjob-tiden. Det beskrives bedst ved et eksempel. C Eksempel på deltidsfravær for en fleksjobber 24

26 Jens er på fleksjob og arbejder 3 timer om dagen, dvs. har en fleksjob-brøk 3/7,4 = 0,41. Jens arbejder en given dag 2 timer og vil holde ferie resten af dagen. Han skal for denne dag registrere de 2 arbejdstimer på et projekt på sædvanlig vis og fordele de restende 5,4 timer i forhold til fleksjobbrøken dvs.: Ferieregistrering: 5,4 timer *0,41 = Fleksjobprojektet 5,4 timer * (1-0,41) = 5,4*0,59 = 2,21 timer 3,19 timer 5,40 timer Nu er det altid en uskik at tage feriedage i mindre klumper end dage. Når det drejer sig om fleksjob ere vil man se at det bliver uhyggeligt indviklet at administrere. Der er oprettet følgende FFF-projekter. Skabelonen indeholder kun 1 linje. Ikke alle projekterne for FÅF er oprettet endnu. 25

27 Overenskomster med faktor 1½ og faktor 2 ved specielle arbejdstider Nogle overenskomster på TAP- og AC-TAP-området hjemler mulighed for, at man kan få faktor 1½ og faktor 2. Dette kræver dog, at det strækker sig ud over den normale arbejdstid, og at det er aftalt på forhånd. Hvordan disse ekstratimer håndteres i forbindelse med registrering i ProMark afhænger af det aktuelle instituts regler. For institutterne i RKS (i Roskilde, Silkeborg og Kalø) gælder følgende: TAP- eller AC-TAP- registrerer deres merarbejde 1-1, med mindre de i forvejen har aftalt med deres projektleder, at arbejdet strækker sig ud over den normale arbejdstid, og at deres arbejdsindsats kan betragtes som pålagt over-/merarbejde. I så fald regulerer de selv timetallet med den relevante sats, jf. gældende overenskomster og kollektive aftaler, før de laver deres tidsregistrering i ProMark. For institutterne i FÅF (Foulum, Årslev og Flakkebjerg) gælder følgende (Er endnu ikke godkendt af FÅF institutterne, men er i proces): TAP- eller AC-TAP- registrerer deres merarbejde 1-1, med mindre de i forvejen har aftalt med deres institutleder, at arbejdet strækker sig ud over den normale arbejdstid, og at deres arbejdsindsats kan betragtes som pålagt over-/merarbejde. I så fald regulerer de selv timetallet med den relevante sats, jf. gældende overenskomster og kollektive aftaler, før de laver deres tidsregistrering i ProMark. Bemærk: Der må ikke registreres overarbejde på projekter, hvor bevillingsgiver ikke dækker overarbejde. I de sjældne tilfælde hvor det er aftalt at mer-/overarbejdet konverteres til løn, skal fleksen nødvendigvis nedskrives. HR-løn (i RKS Gitte Nielsen, i FÅF Mette Hansen) anmoder AU-HR om at få nedskrevet fleksen. 26