Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune

Transkript

1 Redegørelse for etablering af samarbejde mellem de kommunale redningsberedskaber for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune Oplæg til beslutning om dannelse af Østjyllands Brandvæsen Dato: 29. maj

2 Forord Formålet med denne redegørelse er at give et overblik over forudsætninger og muligheder ved etablering af et fælles redningsberedskab efter 60 i Styrelsesloven for Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus Kommune. Rapporten beskriver de eksisterende forhold for redningsberedskaberne og redegør for de foreslåede rammer for samarbejdet. Dette omfatter beskrivelse af det forebyggende beredskab, det afhjælpende beredskab og en række serviceydelser. Den overordnede økonomiske ramme er beskrevet og suppleret med bilag, der går mere i dybden med økonomien. Redegørelsen er udarbejdet af den administrative styregruppe bestående af kommunaldirektørerne fra Samsø, Odder og Skanderborg Kommune, samt direktør for Teknik og Miljø i Aarhus Kommune i samarbejde med Projektgruppen bestående af administrative chefer og beredskabscheferne for de eksisterende beredskaber. Redegørelsen og anbefalingerne har løbende været drøftet og afstemt med Borgmestrene fra Samsø, Odder og Skanderborg kommune samt Teknik- og Miljørådmanden fra Aarhus kommune. Bilag Bilag 1: Geografi og lokaliteter Bilag 2: Opgaveoversigt Bilag 3: Udkast til vedtægter Bilag 4: Udkast til ejerstrategi Bilag 5: Notat om beslutningsgange Bilag 6: Forslag til organisering af myndighedsområdet Bilag 7: Økonomisk redegørelse for Østjylland Brandvæsen Bilag 8: Høringssvar fra MED og BK Skanderborg Kommune /Lisbeth Binderup, Kommunaldirektør, Formand for styregruppen Samsø Kommune /Anders J. Jørgensen, Kommunaldirektør Odder Kommune / Henning Haahr, Kommunaldirektør Aarhus Kommune /Erik Jespersen, Direktør, Teknik og Miljø 2

3 Indhold 1 Baggrund Vision for samarbejdet Organisering Opgaver Den fælles beredskabskommission Fælles Beredskabsdirektør Sekretariat og stab Kommunal beredskabsplanlægning Det forebyggende beredskab Det afhjælpende beredskab Risikobaseret Dimensionering Serviceopgaver (sideordnede aktiviteter) Vagtcentralernes serviceopgaver for kommunerne Uddannelse Værksteds- og logistikopgaver Serviceopgaver fremadrettet hos Østjyllands Brandvæsen Værtskommune (administrationskommune) Lokaliteter Personale Økonomisk oversigt Budgetoversigt Etableringsomkostninger Muligheder for effektivisering Brandhaner Fremtidig finansiering Høringssvar Proces fremadrettet

4 1 Baggrund Regeringen og KL har med Aftale om kommunernes økonomi 2015 besluttet, at landets redningsberedskaber skal samles i 20 større enheder. Enhederne skal etableres som driftsfællesskaber, der fremadrettet vil varetage det kommunale redningsberedskab efter 60 i Styrelsesloven. Formålet med reformen er bl.a. at skabe mere effektive og robuste enheder. Driftsfællesskaberne skal være etablerede og i drift 1. januar Med økonomiaftalen fulgte også forventninger til effektiviseringer. Der er således sket en samlet reduktion i kommunernes bloktilskud på henholdsvis 50 millioner kroner i 2015 og 75 millioner i 2016 og fremadrettet. Herudover er der en forventning om, at kommunerne samlet set kan reducere udgifterne til redningsberedskabet igennem de nye samarbejder for yderligere 100 millioner kroner om året. Dette beløb reduceres ikke i bloktilskuddet. På baggrund af økonomiaftalen har borgmestrene fra de fire østjyske kommuner Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus fundet det hensigtsmæssigt at indgå et samarbejde. Der er nedsat en administrativ styregruppe, der sammen med en projektgruppe og en række arbejdsgrupper har arbejdet på at forberede samarbejdet med henblik på byrådenes behandling af forslaget og de mange praktiske opgaver der følger. Arbejdsgrupperne består af fagpersoner fra forskellige områder af de kommunale administrationer, f.eks. it, personale, økonomi, kommunikation m.m. Denne redegørelse er resultatet af de bagvedliggende analyser og af arbejdet med at finde de bedste fælles modeller for samarbejde. 4

5 2 Vision for samarbejdet Formålet med samarbejdet er at skabe et nyt moderne redningsberedskab, der kan klare fremtidens udfordringer. Samarbejdet skal bygge på en fælles vision om at udvikle og nytænke redningsberedskabet for at kunne udnytte mulighederne i den nye større enhed, og øge samarbejde med andre beredskaber i regionen. Målet er, at det nye østjyske redningsberedskab ikke blot skal kunne imødekomme de statslige krav om effektiviseringer, men også kunne levere en endnu bedre opgaveløsning, der kan møde fremtidens behov. Der skal med aftalen arbejdes på at udnytte størrelsen til at sikre høj faglighed og effektivitet på fælles områder som f.eks. administration, vagtcentraler, myndighedsarbejde, uddannelse, planlægning og koordinering. Samtidig skal der skabes grundlag for, at de enkelte kommuner kan have særlige beredskabsmæssige behov og udfordringer, som skal kunne håndteres. Det er ligeledes vigtigt for kommunerne, at aktive borgere og virksomheder fortsat engageres i form af rekruttering og fastholdelse af deltidsbrandmænd og frivillige. 3 Organisering På baggrund af de i denne redegørelse beskrevne forudsætninger og muligheder i samarbejdet foreslås det, at redningsberedskabet i de fire kommuner Samsø, Odder, Skanderborg og Aarhus slås sammen til ét fælles redningsberedskab. Det anbefales, at det fælles kommunale redningsberedskab organiseres som et 60 fællesskab efter Styrelsesloven og ledes af en fælles beredskabskommission efter bestemmelserne i Beredskabsloven og som beskrevet i vedlagte udkast til vedtægter. Fællesskabet etableres juridisk som et interessentskab I/S med kommunerne som interessenter (ejere). Det foreslås, at driftsfællesskabet benævnes Østjyllands Brandvæsen I/S. Geografi og lokaliteter fremgår af bilag 1. Med udgangspunkt i de opgaver som Østjyllands Brandvæsen skal løse, kan organiseringen illustreres således: Bestyrelse Ledelse Sekretariat og Stab Det forebyggende beredskab Det afhjælpende beredskab Serviceopgaver/ sideordnede aktiviteter 5

6 3.1 Opgaver Ved dannelse af det nye fælles beredskab overdrages de opgaver, der knytter sig til Beredskabsloven som i dag løses af kommunerne, til det nye 60 fællesskab. Østjyllands Brandvæsen får således det faglige og juridiske ansvar for disse opgaver, uagtet om udførelsen af opgaver lægges ud til underleverandører. Der ses rundt om i landet forskellige modeller for, hvordan samarbejdet omkring beredskabsopgaven tænkes formaliseret imellem kommunerne. Styregruppen anbefaler en model, der svarer til det, der er lagt op til fra KL og Regeringens side i forbindelse med Økonomiaftalen for Modellen bygger på princippet om, at Østjyllands Brandvæsen overtager alle de opgaver som beredskaberne løser i dag for kommunerne, med undtagelse af opgaver som lovgivningsmæssigt eller af andre vægtige grunde ikke kan overføres til fællesskabet. Ved denne model gives der mulighed for at udnytte stordriftsfordelene fuldt ud ved en sammenlægning og udnytte muligheden for at tænke fælles opgaveløsning på tværs af kommunerne under en fælles ledelse. Modellen sikrer først og fremmest en tæt sammenhæng mellem planlægning, den forebyggende indsats, det uddannelsesmæssige og den afhjælpende indsats, hvormed der etableres en homogen enhed med en relativ simpel organisering. I og med at alle kerneopgaver overføres til fællesskabet, er der også bedre mulighed for, at selskabets ledelse kan holde fokus på kerneopgaverne samt kan sikre høj faglighed i løsning af alle kerneopgaverne. På længere sigt vil det med denne model være lettere for selskabets ledelse at justere eller tilpasse organisationen, opgaveløsningen eller serviceniveauet i og med, at alle kerneopgaver ligger i fællesskabet og dermed ikke er bundet op af en række kontrakter med en eller flere udførende enheder, kommunale som private. Denne model vil desuden give mulighed for indtægtsdækkende virksomhed i fællesskabet, hvor eventuel overkapacitet kan udnyttes, eksempelvis optimal udnyttelse af vagtgående personales arbejdstid. Samtidig vil der være bedre mulighed for at få stordrift og synergi på de serviceopgaver som beredskaberne i dag løser for kommunernes øvrige serviceområder. F.eks. vagttjeneste på kommunale bygninger, brand- og førstehjælpsuddannelse, indkøb, tilsyn, vedligehold af brandmateriel osv. Der er i dag inden for de fire beredskaber en stor grad af opgaver som løses af andre aktører. Disse opgaver tænkes i Østjyllands Brandvæsen fortsat løst af andre aktører ligesom den øgede volumen tænkes anvendt til i videre omfang at afprøve mulighederne for yderligere udbud af opgaver, f.eks. flere slukningsområder eller tværgående opgaver. I bilag 2 (Opgaveoversigt) er der lavet en samlet oversigt over opgaver som styregruppen anbefaler overdrages til Østjyllands Brandvæsen. Det skal bemærkes, at Folketinget endnu ikke har justeret lovgivningen, således at myndighedsopgaver der hører til fyrværkeriloven og lov om sikringsrum kan overføres til Østjyllands brandvæsen. Ændringen i loven er varslet, men kommer den ikke inden 1. januar 2016, er det nødvendigt med et midlertidigt delt ansvar mellem kommunerne og Østjyllands brandvæsen. Dette vil indebære at Østjyllands Brandvæsen gennemfø- 6

7 rer de praktiske opgaver som f.eks. sagsforberedende arbejde mens den afsluttende sagsbehandling vil ligge hos kommunerne. Skulle det statslige tilsyn kræve, at disse ændringer optages specifikt i vedtægterne når de finder sted vil byrådene skulle godkende ændringer i vedtægterne når dette finder sted igen. 3.2 Den fælles beredskabskommission Sammensætningen af den nye fælles beredskabskommission følger af Beredskabsloven. Som det fremgår af udkastet til vedtægter anbefales det, at Beredskabskommissionen sammensættes med borgmestrene fra Samsø, Odder og Skanderborg Kommune, Rådmand for Teknik og Miljø i Aarhus Kommune, et yderligere medlem af Aarhus Byråd, politidirektørerne fra de omfattede politikredse samt en observatør for de frivillige. Beredskabskommissionen får det fulde faglige og økonomiske ansvar for det kommunale redningsberedskab i de fire kommuner. Der er ved udformning af vedtægterne sigtet efter at give Beredskabskommissionen det nødvendige ledelsesrum som bestyrelse for selskabet til at kunne løse opgaven med at forme og udvikle det kommunale redningsberedskab bedst muligt på vegne af de fire byråd. De overordnede retningslinjer for Beredskabskommissionens arbejde er beskrevet i ejerstrategien, som er byrådenes forventninger til 60-fællesskabets ledelse. De kommunalt udpegede medlemmer af Beredskabskommissionen er jf. Styrelsesloven under instruktionsbeføjelse fra kommunalbestyrelserne. Samtidig følger det af Beredskabsloven, at den risikobaserede dimensionering (serviceniveauet) fortsat skal godkendes af kommunerne. Den nærmere beskrivelse af Beredskabskommissionen og forholdet til kommunalbestyrelserne, samt den overordnede strategiske retning og prioritering for Beredskabskommissionens arbejde fremgår af bilag 3 (udkast til vedtægter), bilag 4 (udkast til ejerstrategi) samt bilag 5 (Notat om beslutningsgange). 3.3 Fælles Beredskabsdirektør Til at varetage den daglige ledelse af Østjyllands Brandvæsen ansættes der en fælles Beredskabsdirektør. Vedkommende får ud over den daglige virksomhedsdrift også det overordnede ansvar for løsning af de kommunale beredskabsopgaver inden for de fire kommuner. For at skaffe den fornødne ledelseskraft i sammenlægningsperioden, ansættes vedkommende, således at der er en overgangsperiode inden Østjyllands Brandvæsen starter. Vedkommende forventes at kunne tiltræde stillingen som fælles Beredskabsdirektør med virkning fra 1/ Dette gøres for at sikre fælles retning og fremdrift i sammenlægningsperioden, samt at der bliver taget hul på de mange store opgaver for redningsberedskabet sammen med medarbejderne i de fire kommunale redningsberedskaber, så hurtigt som muligt. 3.4 Sekretariat og stab Ledelsen i det kommende Østjyllands Brandvæsen vil have et behov for ledelsesstøtte i form af en sekretariatsfunktion og en stabsfunktion. En sekretariatsfunktion kan blandt andet varetage håndtering af økonomi og regnskab, fakturering, HR, mundering, journalisering, løn, betjening af reception, hovedpostkasse og telefon og referatskrivning. 7

8 En stabsfunktion kan blandt andet varetage betjening af ledelsen, intern og ekstern kommunikation, håndtering af arbejdsmiljø, analyser, notatskrivning, planlægning og dimensionering. Foruden den direkte ledelsesstøtte i form af sekretariats- og stabsfunktion hos Østjyllands Brandvæsen vil der være behov for en række specialiserede støttefunktioner til administrationen som i dag varetages central i kommunerne for beredskaberne. Det er eksempelvis specialiserede opgaver i forbindelse med IT, løn, HR, forsikringer, bygningsvedligehold, kompetenceudvikling, revision, jura, indkøb med videre. Disse specialiserede støttefunktioner foreslås varetaget af en værtskommune, jf. beskrivelse senere i redegørelsen Kommunal beredskabsplanlægning I henhold til Beredskabsloven 25 skal kommunerne udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Den samlede kommunale beredskabsplanlægning består typisk af en overordnet plan for håndtering af kommunens krisestyring samt en række konkrete planer og instrukser i de forskellige kommunale sektorer for bestemte typer af hændelser - eksempelvis planer for sundhedsberedskab, klimarelaterede vejrhændelser, forurenet drikkevand, kystforurening etc. I dag er det typisk kommunens redningsberedskab, der koordinerer udarbejdelsen af de kommunale beredskabsplaner. Det foreslås derfor, at opgaven med at vejlede og koordinere den samlede kommunale beredskabsplanlægning fortsat ligger ved redningsberedskabet som har den nødvendige viden og erfaring med beredskab og kan koordinere opgaven med den fælles risikobaserede dimensionering. Opgaven foreslås derfor også overdraget til Østjyllands Brandvæsen. Ansvar for vedtagelse af beredskabsplanen vil dog jf. beredskabsloven fortsat ligge hos den enkelte kommunalbestyrelse. Det bør desuden fortsat være den enkelte kommunale sektor i hver kommune, der reelt har ansvaret for den konkrete udarbejdelse af egne planer og instrukser. Der må dog forventes en betydelig synergieffekt ved samling af den koordinerende opgave idet erfaringer og viden omkring kommunal beredskabsplanlægning kan samles for alle kommunerne i samarbejdet. I forbindelse med Østjyllands Brandvæsen etablerering skal der ske en konkret definering af snitfladerne for den kommunale beredskabsplanlægning mellem Østjyllands Brandvæsen og den enkelte kommune. Herunder konkrete tidsplaner og forventninger til leverancer. Der skal desuden ske en nærmere definering af Østjyllands Brandvæsens rolle i forskellige kommunale krisestabe. Sammenhængen til øvrige planer er gengivet i følgende figur: 8

9 Plan for kommunens beredskab (Hovedplan for hver kommune) 25 i Beredskabsloven Plan for det kommunale redningsbereskab Sundhedsberedskabsplan Øvrige planer (x voldsomt vejr, IT-nedbrud, drikkevandsforurening etc) Beredskabsplan for ivækrsættelse af sanering af kyststrækninger 4 i Bekendtgørelse om risikobaseret kommunalt redningsberedskab Sundhedsloven 210 Ikke lovbestemt, men efter behov og lokale risici Havmiljøloven 35 stk. 2 Plan for kommunens beredskab (Plan for fortsat drift) Skal vedtages af kommunalbestyrelsen i et møde mindst én gang i hver kommunal valgperiode. Forslag til kommunernes hovedplan udarbejdes af Østjyllands Brandvæsen i samarbejde med den enkelte kommune Plan for kommunale redningsberedskaber (Risikobaseret dimensionering). Fælles plan gældende for Østjyllands Brandvæsen. Skal behandles i Beredskabskommissionen og efterfølgende vedtages af den enkelte kommunalbestyrelse i et møde mindst én gang i hver kommunal valgperiode Beredskabsplan for iværksættelse af sanering af kyststrækninger (Strandrensningsplan) Fælles plan gældende for de kystnære østjyske kommuner Randers, Norddjurs, Syddjurs, Aarhus, Odder og Samsø. Ved fremtidig revidering nedsættes en tværkommunal arbejdsgruppe med repræsentanter fra kommunerne samt Østjyllands Brandvæsen og andre aktører. Sundhedsberedskabsplan og øvrige planer Planer gældende for den enkelte kommune. Planerne koordineres af Østjyllands Brandvæsen men udarbejdes af den ansvarlige sektor i den enkelte kommune 3.5 Det forebyggende beredskab Det indstilles, at Østjyllands Brandvæsen skal varetage de samme opgaver på det forebyggende område som de fire kommuners redningsberedskaber løser i dag. Samlet set betyder det, at Østjyllands Brandvæsen skal varetage følgende opgaver: Myndigheds- og forebyggelsesopgaver, herunder lovpligtige brandsyn Brandteknisk byggesagsbehandling efter bestemmelserne i Beredskabsloven 9

10 Brandteknisk byggesagsbehandling (sagsforberedelse) efter bestemmelserne i Byggeloven Sagsbehandling af midlertidige arrangementer Sagsbehandling af risikovirksomheder efter bestemmelserne i Seveso II direktivet Tilsyn med sikringsrum og betondækningsgrave efter bestemmelserne i Beskyttelsesrumsloven Tilsyn med fyrværkeri efter bestemmelserne i Fyrværkeriloven Forebyggelseskampagner og rådgivning I forhold til den samlede myndighedssagsbehandling, herunder også byggesagsbehandlingen, er det vigtigt, at Østjyllands Brandvæsen leverer en smidig og professionel service på et fagligt højt niveau. Her vil en samling af medarbejderne styrke fagligheden i form af bedre muligheder for faglig sparring, koordinering og synergi på tværs omkring det brandtekniske område. Det er samtidig vigtigt, at der fortsat er et tæt lokalt samarbejde med de fire ejerkommuner på hele sagsbehandlingsområdet. Ved brandsyn kontrollerer Brandvæsenet, at de lovmæssige forhold som minimum er overholdt, og at der ikke er foretaget ulovlige bygningsmæssige ændringer i en række brandfarlige virksomheder og i bygninger, hvor der opholder sig mange personer. Det er under brandsynene, at brandvæsenet har den direkte kontakt med ejere og brugere af en bygning, hvor der er særlige forhold, der gør sig gældende omkring brandsikkerhed. Det er vigtigt, at der fortsat er et stærkt tillidsforhold mellem Østjyllands Brandvæsen og østjyske borgere, virksomheder og institutioner. Det er desuden vigtigt, at lokalkendskabet hos medarbejderne hos Østjyllands Brandvæsen fastholdes. Det anbefales derfor, at der for Østjyllands Brandvæsen defineres følgende bærende principper for myndighedssagsbehandling som skal opfyldes: Ensartet og effektiv myndighedssagsbehandling med høj faglighed Lokal tilknytning med fokus på lokal erhvervsfremme I bilag 6 (Forslag til organisering af myndighedsarbejdet) beskrives en række mulige løsninger til, hvordan ovenstående to bærende principper for myndighedssagsbehandlingen konkret kan udmøntes. Tabel 1: Det forebyggende beredskab i tal for de fire østjyske kommuner Aarhus Skanderborg Odder Samsø I alt Kommune Kommune Kommune Kommune Personale (2015) * 19 Antal Brandsynsobjekter** (2013) Gennemførte brandsyn i pct.** (2013) * Odder Brandvæsen varetager det forebyggende beredskab i Samsø Kommune i dag ** Kilde: Beredskabsstyrelsen

11 3.6 Det afhjælpende beredskab Med det afhjælpende beredskab forstås alt det, der populært sagt har med de blå blink at gøre. Det vil sige de fire kommuners operative beredskab. Samlet set betyder det at Østjyllands Brandvæsen skal løse følgende opgaver: Teknisk indsatsledelse Brandslukning Redning Håndtering af miljøuheld Frigørelse af fastklemte Bådberedskab Dykkerberedskab Højderedningsberedskab Oliehavnsberedskab Nødbehandler- og samaritterberedskab Personrensningsberedskab Kemikalieberedskab AED beredskab. Vagtcentral Derudover løses en operativ opgave for Staten, hvor de varetager al brandslukning til søs i den vestlige del af Danmark. 11

12 Det afhjælpende beredskab i Østjyllands Brandvæsen varetages af henholdsvis fuldtidsansatte, deltidsansatte og frivillige. Det er vigtigt, at der også fremadrettet i Østjyllands Brandvæsen er en struktur, der gør det muligt at rekruttere personale til det afhjælpende beredskab. Det afhjælpende beredskab serviceres af en lokal vagtcentral i forhold til håndtering af udkald, håndtering af automatiske brandalarmer og betjening af indsatsleder. 12

13 Tabel 2: Det afhjælpende beredskab i tal for de fire østjyske kommuner Aarhus Kommune Skanderborg Kommune Odder Kommune Brandstationer Ny Munkegade Skanderborg Odder Trindsøvej Galten Lystrup Ry (Odder) Hørning Vagtcentral for Ja brandudkald (døgnbemandet) Antal fuldtids slukningstog Antal deltids slukningstog Antal udrykninger* (2014) Antal udrykninger pr indbyggere* (2014) Antal udrykninger til blinde alarmer* (2014) Omkomne ved brand * (sum ) 2 (1 kommunalt, 1 entreprise) 3 (2 kommunalt, 1 entreprise) * Kilde: Beredskabsstyrelsen - Samsø Kommune Tranebjerg Nordby Ja Ja Ja (3 kommunalt, 1 entreprise) 1 (1 kommunalt) 2 (2 entreprise) I alt Risikobaseret Dimensionering Serviceniveauet for det afhjælpende beredskab skal vedtages af kommunalbestyrelserne én gang i hver byrådsperiode i forbindelse med sagsbehandling af den såkaldte risikobaserede dimensionering. For alle fire kommuner gælder, at de respektive kommunalbestyrelser senest fastlagde serviceniveau i Det vil sige, at der senest i slutningen af igangværende byrådsperiode skal vedtages en ny risikobaseret dimensionering. Tabel 3 viser overordnet det serviceniveau for det afhjælpende beredskab, som de enkelte kommunalbestyrelser vedtog i

14 Tabel 3: Nuværende serviceniveau for det afhjælpende beredskab i de fire østjyske kommuner Aarhus Kommune Skanderborg Kommune Odder Kommune Samsø Kommune Antal indsatsledere på bagvagt* vagt Afgangstider Ny Munkegade: 1 min Trindsøvej: 1 min Skanderborg: 5 min Galten: 5 min Odder: 5 min Tranebjerg: 5 min Nordby: 5 min Ny Munkegade deltid: 5 min Lystrup: 5 min Odder: 5 min Ry: 5 min Hørning: 5 min Ankomsttider til 10 min 10 min 10 min 10 min tæt bebyggelse Ankomsttider til 15 min 15 min 15 min 15 min spredt bebyggelse Bemanding på en Standardudrykning * * Samsø har som ø-samfund ikke de samme betingelser for tilkaldelse af mellemkommunal bistand, som redningsberedskaberne på fastlandet. Derfor skal redningsberedskabet på Samsø kunne stå alene i fire timer, før det første materiel fra fastlandet kan komme til øen. Dette særlige forhold indgår i dimensioneringen af redningsberedskabet på Samsø Det indstilles, at det nuværende serviceniveau fastholdes for 2016 og at der i løbet af udarbejdes en nye fælles risikobaseret dimensionering for Østjyllands Brandvæsen. Den fælles risikobaseret dimensionering giver mulighed for en gentænkning og en harmonisering af dele af det afhjælpende beredskab i Østjyllands Brandvæsen, eksempelvis placering af kapaciteter og bemanding m.v. 3.7 Serviceopgaver (sideordnede aktiviteter) Foruden opgaverne hos det forebyggende og det afhjælpende beredskab, som følger direkte af beredskabsloven, løser redningsberedskaberne også en række serviceopgaver og sideordnede aktiviteter. For mange af disse opgaver gælder, at det er beredskabsrelaterede opgaver, hvorfor redningsberedskabet kan udnytte eksisterende faglighed og ressourcer til at løse opgaven og støtte kommunernes øvrige områder med de kompetencer og den kapacitet som brandvæsnet besidder. Det være sig eksempelvis optimal udnyttelse af faciliteter, køretøjer, viden samt personalets arbejdstid. Dette sikrer en højere effektivitet og lavere omkostninger på den samlede opgaveløsning i kommunerne. I det følgende beskrives nogle af de større serviceopgaver uddybende: Vagtcentralernes serviceopgaver for kommunerne Fælles for beredskabernes vagtcentraler er, at de løser en række serviceopgaver ved siden af den beredskabsmæssige opgave med udkald for brandvæsenet. Her er der især tale om opgaver, der løses for kommunerne. En klassisk større serviceopgave redningsberedskabets vagtcentral kan løse for kommunerne, er at servicere den kommunale hjemmepleje ved nødkald. Denne opgave består i, at redningsberedskabets vagtcentral modtager nødkald i alle de tilfælde, hvor hjemmeplejen ikke kan besvare dem. Det er typisk en relativ stor opgave. i Aarhus Kommune overvåger Aarhus Brandvæsens vagtcentral eksempelvis ca antal nødkald. Øvrige kommunale serviceopgaver, som redningsberedskabernes vagtcentral løser er eksempelvis: 14

15 Tyveri- og videoovervågning af kommunale bygninger, varetage adgangskontrol for kommunens bygninger, overvågning af elevatorer, telefonvagt for miljøvagt, telefonvagt for kommunen etc. Vagtscentralernens serviceopgaver sikrer høj faglighed og helhed i opgaveløsningen på grund af den store rutine med opgaven og det tætte samarbejde som brandvæsnet har med politiet og det akutte medicinske beredskab (regionen). Samtidig sikrer udnyttelsen af overskudkapacitet en samlet set mere effektiv opgaveløsning for kommunerne som helhed Uddannelse Aarhus Brandvæsen driver i dag eget uddannelsescenter inklusiv brandskole. Uddannelsescentrets primære opgave er at uddanne nye brandfolk såvel som at vedligeholde kompetencerne hos det eksisterende mandskab. Hovedargumentet for at drive et uddannelsescenter i Aarhus er at bidrage til en væsentlig besparelse på den obligatoriske uddannelse af brandmandskabet. Det vurderes, at Aarhus Brandvæsen i dag årligt sparer cirka 2 millioner kroner på selv at uddanne eget brandmandskab. Det forventes at samlingen af uddannelse i Østjyllands brandvæsen kan give en samlet set billigere uddannelse. Faciliteterne og den faglige kompetence på Uddannelsescentret udnyttes derudover til at udbyde en lang række beredskabsrelaterede kurser. Brand og Redning i Skanderborg Kommune og Odder Brandvæsen afholder ligeledes en række kurser, hvor de beredskabsmæssige kompetencer udnyttes. Det være sig eksempelvis kurser i førstehjælp eller brand. Der afvikles især beredskabsmæssige kurser for offentligt ansat personale Værksteds- og logistikopgaver Til driften af et brandvæsen hører en række værksteds- og logistikfunktioner som eksempelvis pulverværksted, røgdykkerværksted og eftersyn af brandhaner. Disse kompetencer udnyttes ligeledes til at varetage en række beredskabsrelaterede serviceopgaver, igen primært for kommunerne. Disse opgaver kunne eksempelvis være: salg og eftersyn af hjertestartere, udlejning og eftersyn af slukningsmateriel, udlejning og eftersyn af nøglebokse etc Serviceopgaver fremadrettet hos Østjyllands Brandvæsen En samlet oversigt over alle nuværende serviceopgaver, som redningsberedskaberne i de fire kommuner i dag løser, kan ses i bilag 2 (Opgaveoversigt) Det anbefales, at alle serviceopgaver som redningsberedskaberne i de fire kommuner i dag løser, overdrages til Østjyllands Brandvæsen. Det anbefales, at alle serviceopgaver fremadrettet udføres på baggrund af en kontrakt med beskrivelser af opgave og kvalitet. 3.8 Værtskommune (administrationskommune) Af juridiske og økonomiske årsager anbefales det, at Østjyllands Brandvæsen tilkobles en værtskommune. Værtskommunen skal hjælpe Østjyllands Brandvæsen med en lang række specialiserede administrative opgaver, f.eks. it, indkøb, udbud, forsikringer, barselsfond, budget, regnskab, personale, lønudbetaling, jura osv. Herudover skal værtskommunen sikrer en række praktiske økonomisk opgaver, f.eks. afløftning af moms og kassebeholdning (likviditet). Det anbefales, at Aarhus Kommune er værtskommune for Østjyllands Brandvæsen, og at der indgås en serviceaftale mellem Aarhus Kommune og Østjyllands Brandvæsen på de opgaver som ønskes løst af værtskommunen. Der tages udgangspunkt i de eksisterende opgaver som løses 15

16 centralt for brandvæsnet i dag for at sikre en stabil drift i implementeringsperioden. Herefter vil ledelsen i Østjyllands Brandvæsen med passende intervaller kunne tage aftalen op til revision med værtskommunen. 3.9 Lokaliteter Østjyllands Brandvæsen kommer til at virke fra mange forskellige adresser. Dette skyldes at afstand er en afgørende faktor for en del af opgaveløsningen. Særligt i forhold til det afhjælpende beredskab. Styregruppen indstiller, at Østjyllands Brandvæsen får hovedsæde i Aarhus. Dette skyldes den store overvægt af opgaver og personale som er knyttet til Aarhus som by og det skal sikre så tæt samspil som muligt mellem ledelse, administration og udførende enheder. Der findes ikke på nuværende tidspunkt et oplagt sted at samle de medarbejdere, der med fordel kan samles. For at opnå de ønskede effektiviseringsgevinster og synergieffekt af det øgede samarbejde, skal der efter dannelse af Østjyllands Brandvæsen ske en samling af medarbejdere, og der bør findes en ny fælles hovedlokalitet, som kan rumme uddannelsescenter, forebyggelse inkl. myndighedssagsbehandling, administration, ledelse og fælles vagtcentral. Østjyllands brandvæsen vil i samarbejde med Aarhus Kommune finde et egnet til en sådan hovedlokalitet. Der foreslås ikke ændringer i antal og beliggenhed af brandstationer, men i forbindelse med udarbejdelse af en ny fælles risikobaseret dimensionering skal den operative struktur gennemgås med henblik på at sikre den mest optimale opgaveløsning i den nye enhed. I den forbindelse kan der ske ændringer i den operative struktur, som kan medføre ændringer i antallet og placeringen af brandstationer. For at sikre størst mulig fleksibilitet for Østjyllands Brandvæsen vil der fra starten opereres med en lejemodel, hvor brandvæsenet lejer sig ind i de eksisterende bygninger hos kommunerne. Der gives mulighed for at Østjyllands Brandvæsen på et senere tidspunkt kan overtage ejerskabet af bygningerne, hvis dette findes hensigtsmæssigt. Samlet oversigt overlokaliteter findes i bilag Personale I forbindelse med etablering af Østjyllands Brandvæsen overføres alt personale som i dag er beskæftiget med de kommunale redningsberedskaber og de tilknyttede opgaver til fra kommunerne til 60-fællesskabet. Der er i dag tilknyttet følgende personale til løsning af opgaverne, der overgår til Østjyllands Brandvæsen. Tabel 5: Oversigt over personale Kommune Odder Skanderborg Aarhus Samsø I alt Fuldtidsansatte* Honorarlønnede deltidsansatte Frivillig *Heraf tjenestemænd Hertil kommer de ansatte hos de tilknyttede entreprenører; Falck og Samsø Redningskorps. 16

17 Ift. tjenestemændene ligger der en stor økonomisk forpligtigelse til pension. For ikke at belaste Østjyllands Brandvæsen med denne meget store byrde, forbliver forpligtigelsen til pension i de afgivende kommuner, dog således at der sker en afregning mellem Østjyllands Brandvæsen og de afgivende kommuner svarende til pensionsbidraget for overenskomstansatte. Ved overgangen til Østjyllands Brandvæsen skal de eksisterende lokale aftaler tages op til revision med henblik på etablering af nye fælles lokale aftaler og opsigelse af de eksisterende aftaler. Herunder evt. dannelse af en ny fælles MED-aftale. I forhold til håndtering af evt. overtallige medarbejder i forbindelse med effektiviseringer ved dannelse af Østjyllands Brandvæsen, anbefales det dog, at der laves en overgangsperiode, således at disse medarbejdere omfattes af de afgivende kommuners politikker omkring overtallige medarbejdere ved effektiviseringer i et år fra stiftelsen af Østjyllands Brandvæsen. 4 Økonomisk oversigt Økonomien for Østjyllands Brandvæsen tager udgangspunkt i et større udredningsarbejde ift. at kortlægge de faktiske omkostninger til de eksisterende redningsberedskaber, med henblik på at skabe en økonomisk ramme, der gør det muligt at drive Østjyllands Brandvæsen selvstændigt med de eksisterende opgaver og det nuværende serviceniveau. Ved dannelsen af Østjyllands Brandvæsen I/S som et kommunalt driftsfællesskab sker finansieringen fortsat over de enkelte kommuners skatteindtægter. Udgifterne fordeles mellem kommunerne efter den i vedtægterne angivet finansieringsnøgle med mindre der i særligt tilfælde aftales andet. Der tages udgangspunkt i budgetterne for På grund af de meget store forskelle i risici og forudsætningerne for at drive redningsberedskaber i de nuværende kommuner, er der væsentlige forskelle mellem kommunernes nuværende driftsudgifter til redningsberedskabet. F.eks. er det nødvendigt, at Samsø opretholder et beredskab, der er væsentligt større end det geografiske og befolkningsmæssige grundlag foreskriver fordi Samsø er en ø og skal kunne klare sig uden assistance fra andre i længere tid. Der skal i selskabets første levetid udarbejdes en mere langsigtet finansieringsmodel, som tager højde for den demografiske og fysiske udvikling, der finder sted i Østjyllands Brandvæsens virkeområde og som hænger sammen med den fælles risikobaserede dimensionering. Der er i bilag 7 (Økonomisk redegørelse for Østjyllands Brandvæsen) givet en deltaljeret redegørelse for de enkelte elementer i økonomien og de forudsætninger der ligger til grund for budgettet. 17

18 4.1 Budgetoversigt Her nedenfor er givet en oversigt over økonomien i driftsøkonomien i Østjyllands Brandvæsen fordelt på de fire kommuner: Tabel 6: Budget for Østjyllands Brandvæsen Tabel 1: Samlet budgetoversigt kr. Samsø Odder Skanderborg Aarhus Samlet Lønbudget Budget til løbende anskaffelser (drift/anlæg) Budget til kontrakter (eksl. evt. indtægter) Øvrigt driftsbudget Indtægter (interne og eksterne) Totale driftsbudget Overhead Forøgelse/ formindskelse af budget Budgetgrundlag i alt Nødvendige samlede merbevilling for at dække efterslæb ( ) Implementeringsomkostninger Effektiviseringskrav Effektiviseringskrav Effektiviseringskrav Samlede budget Samlede budget Samlede budget Samlede budget Etableringsomkostninger I forbindelse med etablering af Østjyllands Brandvæsen er der en række etableringsomkostninger. Disse er estimeret til ca. 4 millioner kr. Disse skal dække omkostninger til følgende områder: Faglig bistand Juridisk og revisionsfaglig bistand til udarbejdelse af vedtægter, myndighedssagsbehandling, kortlægning og analyse af økonomien, revision af åbningsbalance, kortlægning af aftaler og kontrakter, genforhandling og evt. udbud af opgaver, bygningsgennemgang og værdiansættelse af lejeværdi, forsikringsgennemgang og tegning af selvstændige forsikringer, gennemgang af it-systemer, valg og implementering af systemer, analyser i forbindelse med udarbejdelse af ny fælles risikobaseret dimensionering, vandforsyningsstrategi m.m. 1 Odders lønbudget er reduceret med kr., som følge af at DUT-reguleringen allerede er delvist udmøntet. Skanderborg og Aarhus Kommuners budgetter inkluderer pensionsbidrag på 16 % til tjenestemandspension. 2 Øvrigt budget er et beregnet ud fra de resterende budgetposter, som et residualbeløb. Aarhus Kommunes budget er reduceret med kr., svarende til budgettet til barselsudligning, da dette element for alle kommuner indregnes som et element overheadberegningen jf. afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. 3 Besparelsen for Samsø Kommune er allerede udmøntet for 2015 og frem. Da kommunens budget til beredskab er fast, som følge af deres driftskontrakt, er besparelsen fundet på andre områder. Kommunen mangler derfor ikke at udmønte besparelsen. Besparelsen for Odder Kommuner er allerede udmøntet med kr. fra 2015 og frem. Reduktionen er inklusiv i det angivne lønbudget. Den beregnede andel af Odder Kommunes besparelse, er derfor reduceret med kr. 18

19 Navn og logo I forbindelse med oprettelse af Østjyllands Brandvæsen vil der blive behov for at udskifte navne og logoer på biler, dragter og andet materiel. Der forventes at kunne laves en rullende udskiftning på en del ting, men alene udskiftning af navne på biler er estimeret til at koste kr pr køretøj. Sammenflytning Det forventes, at der skal ske sammenflytning af nogle af de administrative funktioner. Til dette er der knyttet omkostninger til flytning og indretning af kontorer. 4.3 Muligheder for effektivisering Som det fremgår af økonomiaftalen mellem KL og regeringen, ligger der også en forventning om, at de kommunale redningsberedskaber kan høste en række stordriftsfordele ved sammenlægningerne. Fordele som kan omsættes til lavere omkostninger uden at den samlede risikohåndtering ændres væsentligt. Der er her tale om en generel antagelse på landsplan. Der er i udmøntningen af reduktionerne i bloktilskuddet ikke taget hensyn til de nuværende beredskabers omkostningsniveau og faktiske forhold. F.eks. at deltagerkommunerne har et lavt omkostniveau i forhold til på landsplan eller at Samsø er en ø og dermed vanskeligt kan udnytte synergien i en større enhed ved at trække på hjælp fra nabokommunerne. For at sikre at den overordnede risikohåndtering inden for kommunerne kan opretholdes i sammenlægningsperioden, anbefales det derfor, at effektiviseringerne indfases gradvist. Der er fra beredskabscheferne i de nuværende beredskaber set på de muligheder, som forventes at kunne realiseres for Østjyllands Brandvæsen. Disse muligheder bygger på en overordnet gennemgang af hvilke områder, der ses et potentiale for effektivisering ved sammenlægningen. Der lægges op til, at Østjyllands Brandvæsen i perioden frem til 2018 kan realisere en effektivisering svarende til det beløb, som kommunerne er blevet reduceret i bloktilskuddet. Dette giver Østjyllands Brandvæsen mulighed for inden for en realistisk tidshorisont at gennemføre de nødvendige forandringer. Der er således ikke forventede gevinster i 2015 og de generelle forventninger til effektiviseringsgevinster i 2016 er lavere end for 2017 og Det vurderet realiserbare effektiviseringer ved sammenlægningen fremgår af nedenstående tabel. Tabel 7: Udmøntning af effektiviseringskrav reduktioner i driftsomkostningerne 1000 kr Effektivisering Umiddelbar effektiviseringsgevinst 500 Samlet effektivisering (akkumuleret) I forhold til de beløb som forventes realiseret, peges der på følgende fokusområder for effektivisering: 2016 Umiddelbar effektiviseringer ved sammenlægning, f.eks. fælles ledelse, administration m.m. og gevinster ved fælles drift 2017 Ny fælles risikobaseret dimensionering, optimeret operativ struktur, konkurrenceudsættelse m.m Samling af enheder og stordriftsfordele ved etablering af ny fælles hovedlokalitet og uddannelsescenter 19

20 Effektiviseringerne kan eksempelvis findes ved at lave målrettede indsatser inden for følgende områder: Administration og ledelse Stordriftsfordelene ved fælles ledelse og administration udnyttes ved en samling af enheder og ved at etablere en fælles ledelsesstruktur. Logistik og indkøb Det forventes, at den større enhed vil give mulighed for bedre udnyttelse af kapaciteten og give mulighed for synergieffekter ved fælles standarder og fælles indkøb. Salg og service Ved at tænke de mange sideordnede aktiviteter sammen på tværs af kommunerne er der mulighed for at se på synergieffekter på tværs og skabe et større kundegrundlag. Forebyggelse (inkl. sagsbehandling og tilsyn) Med den større enhed samles flere ekspertiser. Den større volumen giver mulighed for modernisering og digitalisering af opgaverne i højere grad end i dag. Vandforsyning Ved at lave en samlet vandforsyningsstrategi er der mulighed for sænke omkostningerne til vandforsyning. F.eks. ved udvikling og sammentænkning med vand- og varmeselskaber. Herigennem kan behovet for brandhaner og branddamme reduceres. Operativ (Ledelse, struktur, kapacitetsudnyttelse m.m.) Igennem en fælles risikobaseret dimensionering og ved at ændre på den samlede struktur og indlede tættere samarbejde med naboberedskaber, er det forventningen at den nuværende kapacitet kan udnyttes bedre. Innovative samarbejder (finansiering af langsigtet udvikling) Ved at indgå i strategiske samarbejder med lokale virksomheder og uddannelsesinstitutioner udvikles og øges Østjyllands Brandvæsens udstyr og viden. Herigennem skabes effektiviseringer ved f.eks. øget digitalisering og ved at lokale virksomheder kan skabe løsninger og knowhow til eksport og skabelse af flere lokale arbejdspladser. Konkurrence Den større volumen giver muligheden for at gentænke opgaveløsning i en større sammenhæng. Ved at sikre en løbende evaluering af hvordan opgaver kan løses bedst og afprøve priser mellem offentlige og private aktører, forventes det derfor at kunne give en samlet set billigere opgaveløsning. Ny hovedlokalitet Ved at samle uddannelse, logistik, administration, ledelse, vagtcentral og forebyggende indsats på en lokalitet forventes der at kunne hentes besparelser ved at udnytte ressourcerne mere effektivt på tværs af enheder. 20

21 Østjyllands Brandvæsen får en selvstændig økonomi og alle deltagende kommuner hæfter solidarisk. Der er i budgettet fastlagt en fælles håndtering af de statslige effektiviseringskrav, som er udmøntet i en reduktion i kommunernes bloktilskud. Budgettet er derfor friholdt fra evt. generelle effektiviseringskrav eller reduktioner i prisfremskrivninger som de enkelte kommuner i øvrigt måtte have vedtaget for på tværs af sektorer. 4.4 Brandhaner Ændring i de lovgivningsmæssige krav til vandforsyning til brandslukning, byernes struktur har ændret sig og udskillelse af vandselskaberne fra kommunerne samt skrappere krav til drikkevandskvalitet og terrorsikring gør, at der er behov for at se nærmere på vandforsyning til brandslukning. Vandforsyning i Aarhus Kommune udgør en særlig udfordring. Aarhus Brandvæsen har gennemført en undersøgelse af tilstanden på brandhanerne i Aarhus kommune. Undersøgelsen viser, at der er et efterslæb på vedligeholdelse af vandforsyningen til brandslukning i Aarhus Kommune. Ca. 10% af de eksisterende brandhaner er ude af drift og det nuværende niveau for vedligeholdelse er ikke tilstrækkeligt til at opretholde funktionen af de resterende brandhaner. Hvis vandforsyningen ønskes opretholdt med de nuværende traditionelle løsninger vil en nedgradering til nutidigt behov med nedlæggelse af brandhanerne, der ikke anvendes og genopretning af de tilbageværende brandhaner kræve en større engangsinvestering. Herudover vil det kræve en forøgelse af driftsbudgettet at opretholde de resterende brandhaner. Med baggrund i undersøgelsen foreslås det, at der udformes en ny strategi for brandvæsenets vandforsyning. En sådan fastlæggelse af fremtidig strategi for vandforsyning kræver et større arbejde i forhold til at afdække muligheder og involvering af mange parter. Den skal tage højde for mere miljøvenlige løsninger, hvor der arbejdes mod integration med klimatilpasningsløsninger, drikkevandssikkerhed, lokale vand- og varmelagre mm. Der er derfor ikke muligt på nuværende tidspunkt at pege på det præcise behov for investeringer og budgetforøgelser til vandforsyning. Det anbefales derfor heller ikke at der igangsættes et større arbejde med nedgradering og genopretning før strategien er udarbejdet. Det vil derfor være en af selskabets første opgaver sammen med Aarhus Kommune at udarbejde en vandforsyningsstrategi som herefter kan fastlægge det konkrete behov. Aarhus Kommune forpligtiger sig omvendt til over for fællesskabet at sikre, at der med baggrund i strategien tilvejebringes den nødvendige økonomi til at sikre vandforsyning til brandslukning i Aarhus Kommune. 4.5 Fremtidig finansiering Der er op nuværende tidspunkt væsentlig forskelle i organisering og tilrettelæggelse af beredskabet i de fire kommuner. Derfor er der også forskel i hvor stor et bidrag pr. indbygger der betales for det kommunale beredskab. Byerne udvikler sig og risikobilledet vil ændre sig med tiden. Samtidig vil Østjyllands Brandvæsens aktiviteter med tiden integreres til en samlet opgaveløsning med fokus på øget kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen. Der skal derfor i Østjyllands Brandvæsens første levetid ske en gentænkning af den nuværende finansieringsmodel og der arbejdes imod en mere ensartet fordeling af omkostningerne, f.eks. med et ens bidrag (takst) pr. indbygger som kan favne forandringer i demografik og risikoprofil. 21

22 5 Høringssvar Der har været foretaget en høring af MED-udvalgene og Beredskabskommissionerne i de fire kommuner, hvor udkast til denne redegørelse har været fremsendt til kommentering. Høringssvarene og Styregruppens kommentarer er vedlagt som bilag. 6 Proces fremadrettet Der ligger en lang række opgaver, der skal løses før Østjyllands Brandvæsen er fuldt etableret. Styregruppen og projektgruppen vil fortsætte arbejdet med at etablere 60-fællesskabet. I andet halvår af 2015 med klargøring og støtte til den nye ledelse og i første halvår af 2016 som støtte til den nye ledelse og som hjælp til afklaring af snitflader og fælles opgaver i overgangsfasen. Der er her nedenfor givet et overblik over nogle af de væsentligste opgaver i etableringsperioden Juli September August-december Orientering af medarbejdere om overflytning Ansættelse af Beredskabsdirektør Godkendelse af vedtægter og økonomi i statsforvaltningen Fastlæggelse af snitflader og processer ift. Beredskabsplanlægning og Byggesagsbehandling i samarbejde med kommunerne Udarbejdelse af servicekontrakter og overdragelse af eksisterende kontrakter Implementering af nye fælles it-, HR- og økonomistyringssystemer Nedsættelse af Overgangs-MED Ledelsens og Overgangs-MED s udkast til nye lokalaftaler Fastlæggelse og implementering af ny organisering Udpegning af medlemmer til beredskabskommissionen Udarbejdelse og påtegning af åbningsbalance 2016 Januar Stiftelse af 60-fællesskab Opsigelse af eksisterende lokalaftaler Nedsættelse af MED-udvalg Januar-juni Udarbejdelse af fælles risikobaseret dimensionering og forslag til ny fælles operativ struktur Udarbejdelse og implementering af effektiviseringsplan Udarbejdelse af vandforsyningsstrategi 22