ÅRSRAPPORT 2015 FOR KOMMUNALE EJENDOMME

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2015 FOR Årsrapporten indeholder en årsberetning for 2015 og en handleplan for 2016 om aktiviteterne på ejendomsområdet med forkus på temaerne: porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi samt kommunikation.

2 SIDE 2

3 Indhold Resumé... 4 Baggrund... 6 Årsberetning 2015 Ejendomsstrategi - Handlingsplan Porteføljestyring... De fysiske rammer... Energi & Miljø... Kommunikation... Bygningsvedligeholdelsesrammen Større anlægsarbejder i Samarbejder i Handlingsplan 2016 Ejendomsstrategi - Handlingsplan Porteføljestyring... De fysiske rammer... Miljø & Energi... Kommunikation... Bygningsvedligeholdelsesrammen SIDE 3

4 Resumé Årsrapporten for kommunale ejendomme indeholder en årsberetning for 2015 og en handlingsplan for 2016, herunder også prioritering af bygningsvedligeholdelsesrammen 2016, en beskrivelse af større anlægsarbejder og eksterne samarbejder. Desuden indeholder den et afsnit om baggrunden for arbejdet med de kommunale ejendomme organisering, det politiske ophæng og bevillinger. Målet med årsrapporten er at give en samlet status på hovedparten af arbejderne med ejendomsområdet. Årsberetningen er bygget op om temaerne: Porteføljestyring, De fysiske rammer, Miljø & Energi samt Kommunikation. Nedenfor fremgår status på målene for På porteføljestyringsområdet er der arbejdet med opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne, hvor der er etableret ny indretning i et fællesrum på hver af de fire folkeskoler. Der er i samarbejde med diverse foreninger udarbejdet en vision for idrætsområdet, som blandt andet omfatter en ny hal ved stadion. Der er arbejdet med optimering på klubområdet, hvor forskellige scenarier er opstillet i budgetkataloget. Arbejdet med optimering på klubområdet fortsætter i Under overskriften de fysiske rammer er der i samarbejde med brugerne udarbejdet et projekt for en ny legeplads ved Herstedlund Skoles SFO, som blev etableret hen over sommeren. Ligeledes i samarbejde med brugerne er der udarbejdet en plan for renovering af Birkelundgård. Første etape er projekteret og udbudt, så man i slutningen af året kunne indgå kontrakt og byggearbejderne er påbegyndt. Projektforslaget til den nye bygning i Kongsholmcentret er udbudt og tilbuddene forelå i december Kommunens forsikringer har været i udbud og de nye forsikringsaftaler træder i kraft d. 1. januar 2016 med bedre dækning og til en lavere pris. Hen over efteråret har der været afholdt prækvalifikation for udbud af håndværkerydelser og tjenesteydelser der vedrører de kommunale ejendomme. Prækvalifikationen blev aflyst, da aftalerne ikke matcher de fremtidige krav for kosteffektiv bygningsvedligeholdelse, hvor stordriftsfordele udnyttes. På miljø- & energiområdet er der udarbejdet en handlingsplan for energi- og vandbesparelser. Enkelte projekter viste sig dog dyrere end ventet og det var nødvendigt at prioritere blandt projekterne. Der er gennemført en indledende analyse af vandsparepotentialet i forhold til Green Cities mål. Analysen viser at det er vanskeligt at nå målet. Der ar arbejdet med opsætning af system til energiledelse. Strukturen i systemet er opsat, men procedurer for kommunikation er ikke udarbejdet. Indenfor kommunikation er der arbejdet med evaluering af brugervejledningen for kommunale ejendomme. Der er gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt ledere og tekniske serviceleder i de kommunale ejendomme. I 2016 arbejdes der videre med forbedringspunkter. I forbindelse med rammeudbuddet er der afholdt informationsmøder i Kommunalbestyrelsessalen, hvor processen er fremlagt for de interesserede firmaer og der har været mulighed for at stille spørgsmål. Der er ikke udarbejdet en procedure for kommunikation og brugerinvolvering i forbindelse med byggearbejder i byen. I årsberetningen sammenlignes budget og reelle udgifter for bygningsvedligeholdelsesrammen for Puljen til drift, service og akut vedligeholdelse holdt budgettet. I de nødvendige puljer blev under halvdelen af budgettet brugt. Puljen til konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og planlagte vedligeholdelsesarbejder blev udvidet med 1,5 mio. kr. da der ikke skulle finansieres et merforbrug for 2015, som forudsat ved prioriteringen. Grundet udskudte projekter er der et mindreforbrug på ca. 2 mio. kr., som søges overført til I 2015 har der været følgende større anlægsarbejder: Plejecenter & Sundhedshus er afleveret, og byggeriet er klar til indflytning 11. januar. Særlige vedligeholdelsesmidler 2014 blev brugt til lovpligtig energimærkning af mindre kommunale ejendomme hen over efteråret, til to ombygninger i jobcentret, så de fik flere samtalerum. Der var også afsat penge til ombygning af toiletter på rådhuset, dette arbejde går dog først rigtig i gang Der er etableret automatiske brandalarmeringsanlæg på 14 kommunale ejendomme i Ombygning af Rådhuset foregik i forhallen, hvor der er etableret transparente mødelokaler og et loungeventemiljø til borgerne. Første etape af Renovering SIDE 4

5 af Sydskolen forløb hen over sommeren og omhandlede udskiftning af eltavler og vandinstallationer, udskiftning af glas til energiglas og maleristandsættelse af udvendigt træværk i de berørte områder. I 2015 har der været følgende større interne og eksterne samarbejder: I Green Cities er der formuleret nye mål, da mange mål i samarbejdet udløber i Der er gennemført pilotprojekter med LED-belysning på CPH West Albertslund Gymnasium og i mødelokaler i forhallen på Rådhuset i samarbejde med Zumtobel Group. Albertslund Kommune er tovholder på det tværregionale projekt Lighting Metropolis, der skal demonstrere lysprojekter i flere byer. I CEICAD-projektet er der i 2015 etableret solceller på rådhuset og etableret ventilation og efterisolering af loft på Herstedlund Skole. De resterende midler er omprioriteret til energioptimering af vej- og stibelysning. Albertslund Kommune deltager i Elforsk-projektet LightEL, som beskæftiger sig med sundhedslys. Der skal laves demonstrationsprojekter i plejecentret og hos ældre borgere. Projektet løber i 2016 og Handlingsplan 2016 Indenfor porteføljestyring skal der arbejdes med kapacitetsanalyse på ejendomsområdet, som skal pege på potentialer til det kommende års budget. Desuden skal der udarbejdes en model for differentieret vedligehold for de kommunale ejendomme, så ejendommene vedligeholdes i forskellig grad. Under de fysiske rammer skal der gennemføres en række konkrete projekter. Renovering af Birkelundgård fortsætter hen over foråret. Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres og affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og forsikringsmæssige krav. Opgraderingen af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne fortsætter og på Sydskolen gennemføres anden etape af renoveringsplanen. Lejligheder i Stationstorvet 24 skal omdannes til ældre- og plejeboliger. I 2016 indsendes skema A og projektet projekteres og udbydes. På miljø- & energiområdet skal der arbejdes med en plan for helhedorienteret energirenovering af de kommunale ejendomme. Tag og solvarmeanlæg på Stadion skal renoveres og to belysningsprojekter i Lighting Metropolis-projektet påbegyndes. Under kommunikation skal der arbejdes med en øget dialog med brugerne og en fortsat professionalisering og brug af bygningsdata. Bygningsvedligeholdelsesrammen til prioritering for 2016 udgør kr. Der afsættes 15,5 mio. kr. til Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse, 1,050 mio. kr. til nødvendige puljer, 3,735 mio. kr. til konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og 13,133 mio. kr. til planlagte vedligeholdelsesarbejder. SIDE 5

6 Baggrund Ejendomsstrategien er grundlaget for arbejdet med udvikling og optimering af de kommunale ejendomme. Strategien indeholder en række overordnede temaer, der arbejdes med i de kommende år. Temaerne er porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi og kommunikation. I forlængelse af ejendomsstrategien udarbejdes årlige handlingsplaner, hvor temaerne udmøntes i konkrete aktiviteter og handlinger. Handlingsplanerne fremsendes til politisk drøftelse og godkendelse i kommunalbestyrelsen. Handlingsplanerne afrapporteres fremover i en samlet årsrapport for det kommunale ejendomsområde, som sendes til politisk behandling i 1. kvartal. Årsrapporten vil desuden indeholde en handlingsplan for det kommende års arbejde med de kommunale ejendomme. Rapporten indeholder dermed den tidligere indstilling om prioritering af bygningsvedligeholdelsesrammen. Denne årsrapport indeholder en opfølgning på handlingsplanen for 2015 samt beskriver i hovedtræk, hvad der er sket på ejendomsområdet i det forgangne år. Herefter kommer handlingsplanen for 2016, som beskriver de enkelte handlinger og målsætninger inden for ejendomsstrategiens temaer. Ejendomsområdet Organisatorisk er ansvaret for ejendomsområdet placeret i enheden Ejendom, Vej & Park i afdelingen Miljø & Teknik under direktørområdet By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. Ill. 1: Udsnit af organisationsdiagram for området By, Kultur, Miljø & Beskæftigelse. SIDE 6

7 Det politiske ansvar for de kommunale ejendomme er placeret i Miljø- og Byudvalget, mens økonomiudvalget har ansvaret for køb, salg og leje af fast ejendom. Albertslund Kommune har historisk set haft et politisk fokus på at samle ejendomsadministrationen centralt i en teknisk struktur og under et teknisk funderet udvalg. Det gælder både i forhold til bevillinger, ansvar og opgaver. Det skaber unikke muligheder for at drive og udvikle ejendomsområdet ud fra en helhedsorienteret og bæredygtig tankegang ved bl.a. at samtænke drift og udvikling på ejendomsområdet. Mange kommuner arbejder i dag med at skabe en tilsvarende central ejendomsadministration. Fakta om de kommunale ejendomme Ejendomsområdet defineres i denne sammenhæng som de kommunale ejendomme inkl. tilhørende udearealer, såsom legepladser, parkeringspladser, boldbaner mv. Det drejer sig både om kommunalt ejede ejendomme samt ejendomme, hvor Albertslund Kommune er lejer. Pr. 1. januar 2016 er der 106 kommunale ejendomme med et samlet areal på ca m². Af disse udlejes ca m² til ikke kommunale formål. Det drejer sig primært om udlejning til Albertslund Gymnasium & HF. Af det samlede areal er ca m² lejede ejendomme, som ikke ejes af Albertslund Kommune. Opgørelsen er lavet på baggrund af BBR-oplysninger. De kommunale enheder er opgjort som ejendomme og ikke som bygninger. Lejede ejendomme Ejede ejendomme Udlejede ejendomme Ill.2: Diagram over fordelingen af ejede, lejede og udlejede arealer i de kommunale ejendomme. Bevillinger Bevillingerne på det kommunale ejendomsområde er centralt placeret. Det giver gode rammer for en effektiv og bæredygtig ejendomsadministration og gør det muligt at foretage en strategisk langtidsplanlægning for ejendomsområdet. De afsatte bevillinger forvaltes professionelt af en fagligt stærk og central administration, hvorfor der er et stort overblik over området, som mange andre kommuner arbejder på at etablere. De centrale bevillinger medfører desuden at den økonomiske risiko for uforudseelige hændelser ikke ligger hos de decentrale enheder. De samlede ejendomsudgifter udgøres af en lang række forskellige udgifter bl.a. bygningsvedligeholdelse, rengøring, grønt sjak og intern service (tidligere gårdmandsordning), grundvedligeholdelse, skatter, afgifter, forsikring mv. alt sammen udgifter, som er nødvendige for at der kan leveres kerneydelser til borgerne i de kommunale ejendomme. Budgetterne er placeret på flere forskellige områdebevillinger og en del af det kommunale anlægsbudget anvendes også på de kommunale ejendomme. Denne årsrapport beskæftiger sig med bygningsvedligeholdelsesrammen, som økonomisk er en pengepose (Bevilling 2050) til brug for drift og vedligeholdelse af de kommunale ejendomme. SIDE 7

8 Årsberetning 2015 Ejendomsstrategi Handlingsplan 2015 Handlingsplanen for 2015 består af fire indsatsområder: Porteføljestyring, de fysiske rammer, miljø & energi og kommunikation, som udspringer af den ejendomsstrategi, der blev vedtaget i Hvert år udarbejder Ejendom, Vej & Park en handlingsplan med konkrete aktiviteter indenfor de fire indsatsområder. I det kommende afsnit gengives handlingsplanen for 2015 og der følges op på aktiviteterne indenfor de fire områder. Porteføljestyring For porteføljestyring er der i 2015 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Opgradering af pædagogiske læringsmiljøer Idrætshandlingsplan Optimering på klubområdet Ill.3: Tabel med oplistning af mål på porteføljestyringsområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Opgradering af pædagogiske læringsmiljøer Ejendom, Vej og Park har i samarbejde med Skoler & Uddannelse samt medarbejdere på skolerne udarbejdet et indretningsprojekt til et fællesrum på hver af kommunens fire folkeskoler. Indretningen opgraderer fællesrummene, så de kan bruges i undervisningen. I slutningen af sommerferien blev det nye inventar leveret til skolerne, som kunne tage lokalerne i brug i det nye skoleår. Der har efterfølgende været enkelte tilpasninger af inventaret ift. brugen af de nyindrettede rum. Planlægningen af projekter for 2016 er påbegyndt. Mål nås Ny indretning af et fællesrum på hver af de fire folkeskoler blev etableret i slutningen af sommerferien. Planlægningen af projekter for 2016 er i opstartsfasen. Idrætshandlingsplan Der er udarbejdet en vision for idrætsområdet, som er blevet forelagt kommunalbestyrelsen. Visionen indeholder blandt andet ønsket om en ny hal ved stadion. Mål nås Vision er udarbejdet. Optimering på klubområdet Forvaltningen har gennem 2015 og i forbindelse med budgettet for 2016 leveret bygningsmæssige betragtninger og økonomi på driften af ejendommene til forskellige scenarier for besparelser på klubområdet. Dette arbejdes der videre med jf. budgetaftalen for Mål nås Proces for optimering af klubområdet pågår. SIDE 8

9 Ill. 5: Kort over kommunen, hvor kommunale ejendomme er markeret. SIDE 9

10 De fysiske rammer For de fysiske rammer er der i 2015 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Etablering af legeplads ved Herstedlund Skoles SFO Renovering af Birkelundgård Projektforslag til ny bygning i Kongsholmcentret udbydes Udbud af forsikringer Rammeudbud på bygningsvedligehold Ill. 6: Tabel med oplistning af mål af for de fysiske rammer, med status på om målet nås eller ikke nås. Etablering af legeplads ved Herstedlund Skoles SFO Legepladsen ved Herstedlund Skoles SFO er blevet fornyet med nye redskaber, omdannelse af landskabet, boldgård m.v., som motiverer til leg og bevægelse og udfordrer børnenes motorik i flere aldersgrupper. Projektet er blevet til i et tæt samarbejde og deltagelse af både skolens personale og elever. Mål nås Legeplads ved Herstedlund Skoles SFO s legeplads er fornyet. Renovering af Birkelundgård I første kvartal af 2015 har Ejendom, Vej & Park i samspil med brugerne udviklet en samlet plan for Birkelundgårds fremtidige brug. Den afsatte rammebevilling er prioriteret til renovering og efterisolering af laden til helårsbrug. Første del af projektet er detailprojekteret og sendt i udbud. Der er indgået kontrakt med det vindende entreprenørfirma og renoveringsarbejderne er påbegyndt. Mål nås Renovering er påbegyndt som planlagt. Ill. 7: Billede af Birkelundgård. Projektforslag til ny bygning i Kongsholmcentret udbydes I 2015 udarbejdede Rørbæk & Møller og AI et projektforslag til den nye bygning i Kongsholmcentret for Albertslund Kommune. Projektet blev behandlet af 17 stk. 4-udvalget for midtbyen og godkendt i kommunalbestyrelsen i juni Bygningen rummer et kontorområde med plads til 60 personer og et auditorie, hvor op til 150 personer kan mødes til oplæg eller workshops. Arbejdet blev udbudt i hovedentreprise og fem entreprenørfirmaer gav deres bud i december Mål nås Projektforslag er udbudt SIDE 10

11 Ill. 8: Illustration af skitseforslag. Udbud af forsikringer Ejendom, Vej & Park har i samarbejde med kommunes forsikringsmægler Willis haft alle kommunens forsikringer i udbud. Willis har udarbejdet et beslutningsoplæg som indgår i den politiske behandling. Kommunalbestyrelsen har besluttet hvilke forsikringer der skal tegnes i Albertslund Kommune, herunder hvilken størrelse selvrisikoen skal være på de enkelte forsikringer. Forsikringerne er tegnet hos Gjensidige, AIG, Gouda og Protector. Med de nye forsikringer har kommunen opnået en bedre dækning end tidligere og samtidig er der opnået en besparelse på ca. 1,8 mio. kr. om året i en treårig periode. Mål nås De nye forsikringer er trådt i kraft 1. januar Rammeudbud på bygningsvedligehold Ejendom, Vej & Park igangsatte i 2015 en udbudsproces, som omhandler de håndværkerydelser og tjenesteydelser, som afdelingen indkøber til drift og vedligehold af de kommunale bygninger. I løbet af 2015 er udbudsmateriale udarbejdet. I august var der orienteringsmøde for alle interesserede entreprenører. Prækvalifikationen blev gennemført i slutningen af året. Forvaltningen valgte dog at annullere rammeudbuddet, idet forvaltningen i løbet af processen erkendte at den valgte udbudsform og tilhørende størrelse af delaftaler ikke i tilstrækkelig grad afspejler kommunens behov for omkostningseffektiv bygningsvedligeholdelse. Dette skyldes bl.a. besparelser i administrationen som følge af budget Mål nås ikke Rammeudbuddet blev annulleret. SIDE 11

12 Energi & Miljø For Miljø & Energi er der i 2015 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Handlingsplan for energi- og vandbesparelser Analyse af vandsparepotentiale i forhold til Green Cities mål Energiledelse Ill. 9: Tabel med oplistning af mål på miljø- og energiområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Handlingsplan for energi- og vandbesparelser Handlingsplanen for energi- og vandbesparelser blev fremsendt til politisk behandling på KB i maj I den nærmere konkretisering af projekterne viste nogle projekter sig at blive dyrere og det blev nødvendigt at prioritere blandt projekterne og udvide bevillingen. Belysningsprojektet på Herstedlund Skole og ventilationsprojektet på Brøndagerskolen blev sat i bero. De øvrige projekter som omhandler et ventilations- og loftisoleringsprojekt på Herstedlund Skole, etablering af nye brusere på Herstedvester Skole i drenge og pigeomklædning, på Gymnasiet i drenge- og pigeomklædningen ved hallen og i omklædningsrummene i gymnastiksalene på Kongsholmcentret blev gennemført. I vinterferien 2016 bliver der etableret ny belysning og akustikregulering i et fællesrum på Egelundskolen. Udfordringer med at nå mål Enkelte projekter blev sat i bero, da de var for dyre. Belysningsprojekt på Egelundskolen gennemføres i vinterferien Analyse af vandsparepotentiale i forhold til Green Cities mål I maj 2015 blev der fremsendt en orienteringssag til Miljø & Byudvalget (MBU), hvor besparelsespotentialet på vandforbruget i de kommunale bygninger blev belyst. Det stod klart at det ville blive svært at nå vandsparemålet i Green Cities. Der blev lavet en handlingsplan med fokus på forskellige bygningskategorier frem mod I 2015 var der fokus på idrætsområdet og MBU efterspurgte en kobling til vandforbruget i hallerne på skolerne. Via handlingsplanen for energi- og vandbesparelser blev der igangsat projekter om udskiftning af brusere. De igangsatte aktiviteter er dog ikke nok til på sigt at nå Green Cities vandsparemålet i HOFOR har undersøgt vandsparepotentialet på idrætsområdet og oplyser, at der ikke er nogle uhensigtsmæssige vandforbrugende løsninger. De nævner dog at man med fordel kan se på brug af regnvand til vanding af baner på idrætsanlæg. I forbindelse med renovering af tag og etablering af solvarme på stadion undersøges mulighederne for opsamling af regnvand fra tagfladerne. Mål nås Indledende analyse er foretaget. Energiledelse Strukturen til det nye energiledelsesprogram er opsat i december måned, så der kan arbejdes med energiledelse fra Procedurer for systematisk energiledelse er ikke udarbejdet. Udfordringer med at nå mål Strukturen er opsat, men kommunikationsformen omkring rapporterne er ikke afklaret. SIDE 12

13 Kommunikation For kommunikation er der i 2015 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Aktivitet Mål nås Ikke Udfordringer med at nå mål Mål nås Evaluering og opdatering af brugervejledning Kommunikation i forbindelse med rammeudbud Procedure for kommunikation og brugerinvolvering i forbindelse med byggearbejder i byen Ill.10: Tabel med oplistning af mål på kommunikationsområdet, med status på om målet nås eller ikke nås. Evaluering og opdatering af brugervejledning I efteråret 2015 udarbejdet Ejendom, Vej & Park et digitalt spørgeskema om ledere og tekniske servicelederes brug af brugervejledning for kommunale ejendomme. 55 % besvarede spørgeskemaet, hvoraf kun 27% havde brugt brugervejledningen. I 2016 arbejdes der videre med yderligere implementering og tydeliggørelse af ansvarsfordeling. Mål nås Spørgeskemaundersøgelse er foretaget og indsatsområder er udpeget. Ill. 11: Eksempel på en side i Brugervejledning for kommunale ejendomme. Kommunikation i forbindelse med rammeudbud I august blev der i samarbejde med erhvervsrådet afholdt et orienteringsmøde i kommunalbestyrelsessalen, hvor faste samarbejdsparter og øvrige interesserede blev inviteret. Proces, krav og udbudsportal blev gennemgået. Mål nås Dialogmøde er afholdt. Procedure for kommunikation og brugerinvolvering i forbindelse med byggearbejder i byen For at styrke kommunikationsindsatsen om de bygge- og anlægsarbejder i byen ønskede Ejendom, Vej & Park at sætte fokus på brugen af byggepladsskilte til at kommunikere kort og enkelt om projekter. Dette er bl.a. sket i forbindelse med Plejecenter & Sundhedshus, renovering af rådhuset og også ved arbejder i byen f. eks. ny cykelparkering ved stationen. Mål nås Der er arbejdet med et på udvalgte projekter. SIDE 13

14 Bygningsvedligeholdelsesrammen 2015 Sammenligning af budget og forbrug Budget Ill. 12: Diagram over den budgetterede fordelingen af bygningsvedligeholdelsesrammen. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse Nødvendige puljer Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og planlagte vedligeholdelsesarbejder I alt kr kr kr kr. Forbrug Ill. 13: Diagram over den reelle fordelingen af udgifterne på bygningsvedligeholdelsesrammen. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse Nødvendige puljer Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og planlagte vedligeholdelsesarbejder Forsinkede projekter til overførsel I alt kr kr kr kr kr. SIDE 14

15 Udgiften til drift, service og akut bygningsvedligeholdelse er som budgetteret. I de nødvendige puljer er der et mindre forbrug, som vedrører puljen for imødegåelse af myndighedspåbud kun er ca. halvt brugt, at der er ikke brugt penge på udbedringer som følge af arbejdspladsvurderinger, at kun ca. en tredjedel af budgettet i puljen til indeklimaproblemer er brugt. I puljen til sikkerhedsarbejder på legepladsområdet er en mindre overskridelse af budgettet. Puljen til konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder og planlagte vedligeholdelsesarbejder blev udvidet med ca. 1,5 mio. kr., da der ikke skulle finansieres et merforbrug fra 2015, som forudsat ved prioriteringen. Da det blev klart at der var penge i overskud er nye projekter igangsat. Der blev afsat penge til at supplere projektet på Birkelundgård, så længen kan isoleres og tag kunne udskiftes. Der er desuden afsat penge til etablering af ventilation i Børnehuset Kastanjen. Ingen af projekterne kunne gennemføres i 2015 pga. lang proces med brugerne. De forsinkede projekter overføres til 2016, så projekterne kan gennemføres. Forsinkede projekter til overførsel er isolering af længer på Birkelundgård. I det kommende afsnit er der en nærmere forklaring af, hvordan udgifterne fordeler sig i denne pulje. Budget Ill. 18: Diagram, som viser den forventede fordeling af investeringer mellem klimaskærm, tekniske installationer, indvendigt vedligehold, og uderum i 2015 indenfor de konkrete akutte vedligeholdelsesarbejde og de planlagte vedligeholdelsesarbejder. Forbrug Ill. 19: Diagram, som viser den reelle fordeling af investeringer mellem klimaskærm, tekniske installationer, indvendigt vedligehold og uderum i 2015 indenfor de konkrete akutte vedligeholdelsesarbejde og de planlagte vedligeholdelsesarbejder. SIDE 15

16 Udgiften til klimaskærm er ca kr. større end budgetteret. Det skyldes bl.a. at der blev igangsat nødvendig renovering af tagene på tårnene på CPH West Albertslund Gymnasium og reparation af facade på Bakkens Hjerte. Udgiften til tekniske installationer er ca. 1,5 mio. kr. større end budgetteret. Dette skyldes hovedsagligt at der er igangsat nødvendig udskiftning af vandinstallationer på Sydskolen for ca. 2,1 mio. kr. Disse vandinstallationer er placeret på Sydskolen i den del af bygningen, som CPH West ikke lejer - og er derfor ikke en del af den fælles aftale om renoveringsprojektet for 10 mio. kr. Desuden er trangfølgeplanen for kloaker og vandinstallationer ikke gennemført. Dette har givet mulighed for at finansiere andre projekter på de tekniske installationer så som elevatorer i Jobcentret og MusikTeatret, konkrete kloakprojekter, udskiftning af eltavle og elinstallationer, etablering af CTS på Sydskolen og projektering af vandinstallationer på Herstedvester Skole. Udgiften til indvendigt vedligehold er ca. 1,2 mio. kr. lavere end budgetteret. Dette skyldes hovedsagligt at belysnings- og akustikprojektet på Herstedlund Skole ikke blev gennemført, da udgifterne viste sig at blive væsentligt højere end budgettet. Desuden blev tidsplanen med gennemførelse i sommerferien meget presset, da arbejderne også krævede en asbestsanering. Renoveringen af køkkenet i Storken blev også væsentligt billigere end ventet. Udgiften til uderum er reduceret med ca kr. Dette skyldes at alle projekter er blevet billigere end ventet og enkelte ikke er gennemført. SIDE 16

17 Større anlægsarbejder i 2015 Plejecenter og sundhedshus Byggeriet blev afleveret som planlagt i starten af oktober. Herefter blev bygningen indrettet med inventar og IT. Kvickly åbnede d. 5/11, Sundhedshuset åbnede d. 1/12 og indflytning i Plejecentret starter d. d. 18/ Særlige vedligeholdelsesmidler 2015 Energimærkning Energimærkning af mindre bygninger blev gennemført hen over efteråret. Ombygning i jobhuset Hen over sommeren blev der gennemført to mindre ombygninger i jobhuset, så der er flere samtalerum. Ombygning af toiletter på rådhuset Projektet er udarbejdet, og planlægningen er i gang. Midlerne søges overført til 2016, hvor projektet ventes gennemført. Etablering af automatiske brandalarmeringsanlæg Kommunes automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA) er udbygget så risikoen for en større skade minimeres. Det gælder også etablering af ventilationsstop så brandspredning minimeres. I 2015 og 2016 installeres ABA på 14 lokationer: Herstedøster Skole, Hallerne ved Hyldager, Toftekærhallen, Materialegården, Damgårdshave, Birkelundgård, Familiecentret Storagergård, Børnehuset Baunegård/Baunegårdens Klub, Roskilde Kro, Bibliotek og medborgercenter Hedemarken, Albertslund Motorsports Center, Dyregården Toftegården og Bakkehuset. Ombygning af rådhuset I sommeren 2015 er der etableret nye mødelokaler i forbindelse med forhallen. Mødelokalerne er transparente og skal medvirke til at rådhuset virker mere åbent. I forhallen er der etableret et loungemiljø til ventende borgere. Vagtens faciliteter er også renoveret, så de fremstår mere åbne og imødekommende. Renovering af Sydskolen I forbindelse med CPH West Albertslund Gymnasium & HF pr har indgået en ny lejeaftale med Albertslund Kommune om leje af den nordlige del af Sydskolen, blev der opnået enighed om et skyldigt efterslæb på vedligeholdelsen på 10 mio. kr. Disse midler er i et samarbejde mellem CPH West og Albertslund Kommune disponeret indenfor fire hovedområder: Udskiftning af el-tavler og vandinstallationer, facaderenovering inkl. nye energiruder i glasgange og maleristandsættelse af disse områder. Renoveringen er fortrinsvis udført i de nordlige områder af skolen. Ved årsskiftet er alle de aftalte arbejder udført og til gode priser, således at der i samråd med CPH West indledes samarbejde om disponering af de resterende midler i en etape 2, som planlægges til udførelse i SIDE 17

18 Samarbejder i 2015 Det bliver en stadig vigtigere del af arbejdet med de kommunale ejendomme at deltage i projekter med eksterne parter. De kommunale ejendomme stilles til rådighed i forhold til test af nye teknologier, så nye og bedre løsninger kan udvikles. Det er en del af byens DNA at byen bruges som laboratorium. Mange af projekterne gennemføres i en kobling mellem kommuner/regioner, virksomheder og vidensinstitutioner f. eks. Zumtobel Group, Phillips, Cisco, Danmarks Tekniske Universitet, Aalborg Universitet, Region Hovedstaden og Gate 21. Projekterne gennemføres ofte med støtte fra EU eller nationale fonde som f. eks. Elforsk eller EUDP. Green Cities I det tværkommunale samarbejde Green Cities har Albertlund, Allerød, København, Kolding og Herning i mange år haft en fælles målsætning på forskellige miljøområder. Målene udløb i 2015, så i 2015 har der været en proces om formulering af nye mål. Processen resulterede i flere mål, men som noget nyt, skal alle kommuner ikke forpligte sig på alle og samme mål. Der blev i alt formuleret 18 mål, hvor hver kommune minimum skulle forpligte sig på 10 af målene. Albertslund Kommune har forpligtet sig til følgende målsætninger, der vedrører de kommunale ejendomme: Vi reducerer CO 2 -udledningen forbundet med drift af kommunes bygninger og biler med minimum 55 % fra 2006 til Vi genanvender mindst 25 % af plastaffaldet og 20 % af metalaffaldet fra husholdninger i Vi reducerer mængden af affald, som sendes til forbrænding fra husholdninger med minimum 30 % fra 2010 til Belysningsprojekter på CPH West og Albertslund Rådhus Albertslund Kommune har indgået et samarbejde med belysningsfirmaet Zumtobel. Der er foreløbig aftalt to konkrete pilotprojekter på henholdsvis CPH West - Albertslund Gymnasium & HF og Albertslund rådhus. I vinterferien 2015 blev der etableret et demonstrationsprojekt med LED-belysning i tre klasselokaler på CPH West - Albertslund Gymnasium & HF. De tre klasselokaler har hver sin løsning en simpel, en mellem og en avanceret løsning. Projektet er fremvist i flere sammenhænge bl.a. til miljørepræsentanterne i kommunen, de tekniske serviceledere på skolerne, 17.4-udvalget for innovation og flere udenlandske delegationer. Der er igangsat en evaluering af projektet, hvor elever og lærere spørges til deres oplevelser af lyset. En belysningskonsulent supplerer med belysningsfaglige input til de tre konkrete løsninger. Samlet set forventes evalueringen at give input i forhold til energi, komfort og økonomi, så det er muligt at vælge, hvilken løsning man i givet fald kan arbejde videre med i de øvrige klasselokaler og på sigt evt. på de øvrige skoler i kommunen. På Albertslund Rådhus er der etableret LED-belysning i mødelokalerne, som ligger i forbindelse med forhallen. På sigt vil der også blive udarbejdet demonstrationslokaler for kontorer. Lighting Metropolis (LIME) Albertslund Kommune er tovholder på det tværregionale projekt Lighting Metropolis. Projektet blev endeligt godkendt af Kommunalbestyrelsen i september Projektet samler Region Hovedstaden, Region Sjælland og Skåne i et projekt, hvor man vil demonstrere lysprojekter i byer i disse tre regioner. I Albertslund Kommune er der to demonstrationsprojekter, der vedrører de kommunale bygninger. Det ene projekt er forsøgsprojektet Digital Ceiling som går ud på at etablere et intelligent loft i den nye bygning i Kongsholmcentret. Det andet projekt er et belysningsprojekt på Herstedøster Skole, hvor der er fokus på læringslys i klasselokaler og fællesrum. SIDE 18

19 CEICAD Albertslund Kommune deltager i CEICAD, som er et EU-projekt, hvor der gives støtte til forberedelse af investeringer i energispareprojekter eller vedvarende energi. Oprindeligt skulle der investeres i solceller, men på grund af ny lovgivning er dette ikke muligt. I 2015 er der etableret solceller på Albertslund rådhus og etableret ventilation og efterisolering af loft på Herstedlund Skole med tilskud fra CEICAD. Albertslund Kommune valgte i 2015 at konvertere den resterende del af investeringerne til energioptimering af vej- og stibelysningen. LightEL Albertslund Kommune deltager i Elforsk-projektet LightEL, som beskæftiger sig med sundhedslys. Der skal laves demonstrationsprojekter i plejecentret og hos ældre borgere. Projektet løber i 2016 og SIDE 19

20 SIDE 20

21 Handlingsplan for 2016 Handlingsplanen for 2016 består af fire indsatsområder: Porteføljestyring, De fysiske rammer, Miljø & Energi og Kommunikation. Hvert år udarbejdes en handlingsplan med konkrete aktiviteter indenfor de fire indsatsområder. I det kommende afsnit oplistes aktiviteterne i handlingsplanen for 2016 indenfor de fire områder. Flere af indsatsområderne hænger tæt sammen med den politiske prioritering samt direktørernes indsatsområder, hvorfor flere af aktiviteterne udspringer af budgetaftalen for Ejendomsstrategi Handlingsplan 2016 Porteføljestyring For porteføljestyring er der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Kapacitetsanalyse, som skal angive potentialer til besparelser på den samlede ejendomsudgift ( 5 mio. kr. besparelse fra 2017 ) Model for differentieret vedligehold for kommunale ejendomme Kapacitetsanalyse Der skal laves en kapacitetsanalyse af den samlede kommunale ejendomsportefølje. Analysen skal pege på, hvordan kommunen kan optimere bygningskapaciteten og opnå en besparelser på ca. 5. mio. kr. i Analysen sker i dialog med organisationens forskellige afdelingsledere. Gennemførelse af kapacitetsanalyse Model for differentieret vedligehold for kommunale ejendomme En model for differentieret vedligehold skal udarbejdes. Bygningsmassen vil blive opdelt i nogle kategorier, hvor bygninger vedligeholdes i forskellig grad. Udkast til model udarbejdes SIDE 21

22 De fysiske rammer For de fysiske rammer er der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Renovering af Birkelundgård Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen Fortsættelse af opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne Renovering af Sydskolen, etape 2 Omdannelse af lejligheder i Stationstorvet 23 til ældre- eller plejeboliger Renovering af Birkelundgård I 2016 vil renoveringen af ladebygningen blive afsluttet, således at man herefter har et multianvendeligt lokale med brugsegenskaber til helårsbrug med varme og nye opdaterede overflader i samklang med bygningens særlige arkitektoniske kvaliteter. Renoveringsarbejder er gennemført inden april Den nye bygning i Kongsholmcentret opføres I foråret 2016 godkendes hovedentreprenøren og opførslen af den nye bygning opstartes. Bygningen ventes færdig i foråret Bygningen opføres Affaldsgårde tilpasses det nye affaldsregulativ og krav fra forsikringen Der er kommet et nyt affaldsregulativ, som betyder at der skal sorteres i flere fraktioner i de kommunale enheder bl.a. plast metal og madaffald. Det kræver i mange tilfælde en udvidelse af den eksisterende affaldsgård. Desuden stiller forsikringen krav om at affaldsgårde skal ligge mere end 5 meter fra bygninger, så risikoen for brand mindskes. Derfor skal nogle affaldsgårde nedlægges og etableres et nyt sted. Renoveringsarbejder og etablering af nye affaldsgårde igangsættes i foråret 2016 og forventes at løbe over nogle år Fortsættelse af opgradering af de pædagogiske læringsmiljøer på skolerne Der etableres opgraderinger af læringsmiljøer i sommerferien En arbejdsgruppe fra hver enkelt skole fastlægger en plan for de kommende års opgraderinger i samarbejde med projektlederne og eventuelle eksterne rådgiver. Plan for kommende års opgraderinger udarbejdes. Renovering af Sydskolen, etape 2 I 2016 vil den igangværende renoveringsplan fortsætte med udskiftning af vandinstallationerne mod syd, således at alle vandinstallationer herefter i princippet er nye. Facaderenoveringen vil blive forsat i glasgangene mod sydvest, hvor træværk og stern renoveres og males og alle vinduer forsynes med nye lavenergiruder. Endvidere etableres ny LED belysning i ca. 10 klasserum efter den model, som evalueringen af belysningsprojektet på CPH West Albertslund Gymnasium peger på. 2. etape af renovering af Sydskolen gennemføres. Omdannelse af lejligheder i Stationstorvet 23 til plejeboliger I 2016 vil forvaltningen arbejde med at omdanne boligerne i Stationstorvet 23 til ældre med særlige behov. I 2016 indsendes Skema A, der foretages projektering og licitation afholdes. Skema A indsendes og projektering foretages. SIDE 22

23 Miljø & Energi For Miljø & Energi er der i 2016 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Plan for helhedsorienteret energirenovering af de kommunale ejendomme Renovering af tag og solvarmeanlæg på Stadion Opstart af LIME-projektet belysningsprojekt på Herstedøster Skole Plan for helhedsorienteret energirenovering af de kommunale ejendomme I foråret igangsættes en plan for helhedsorienteret energirenovering af udvalgte kommunale ejendomme. Der fokuseres på kategorier af ejendomme, hvor der i forvejen er strategiske overvejelser om kategoriens udvikling. Planen indarbejdes i budget 2017 og overslagsårene 2018, 2019 og Som udgangspunkt for planen vil udvalgte kategorier af de kommunale ejendomme blive gennemgået i forhold til deres potentiale indenfor forskellige temaer. Der vil blive taget udgangspunkt i en model som blev anvendt i , hvor alle bygninger blev gennemgået i forhold til temaerne arkitektur & design, brugerfaciliteter, indeklima, levetid for de enkelte bygningsdele, energi, adgangsforhold, udearealer og økonomi. Denne gennemgang ses i sammenhæng med kapacitetsanalysen og der peges på hvilke bygninger, man forventer at beholde på lang sigt og hvilke bygninger man forestiller sig en kortere horisont for. Input fra disse analyser og information om Albertslund Forsynings plan for udrulning af lavtemperaturfjernvarme vil pege på, hvilke bygninger der kan renoveres med en mere holistisk tankegang og et lidt længere perspektiv. Der skal undersøges alternativer til hvordan en sådan energirenovering kan finansieres. Der laves en plan for helhedsorienteret energirenovering af udvalgte kommunale ejendomme. Renovering af tag og solvarmeanlæg på Stadion I foråret 2016 skal tag og solvarmeanlæg på stadion udskiftes. Arbejdet er en del af CEICAD, som finansierer en del af rådgivningen. Arbejdet vil blive udbudt i foråret 2016 og gennemført hen over sommeren Tag og solvarmeanlæg på Stadion renoveres. Opstart af LIME-projekt I efteråret 2016 blev Interreg-projektet Lighting Metropolis (LIME) godkendt i EU. I 2016 starter arbejdet med Albertslund Kommunes delprojekter. Det ene drejer sig om et belysningsprojekt på en skole, hvor der skal arbejdes med læringslys i et fællesrum og tilhørende klasselokaler. Det andet drejer sig om et digitalt loft i den nye bygning i Kongsholmcentret, som gør at alt kan styres fra en smartphone. Arbejdet med belysningsprojekt på en skole opstartes. Arbejdet med Digital Ceiling i den nye bygning i Kongsholmcentret opstartes og projektet gennemføres. SIDE 23

24 Kommunikation For kommunikation er der i 2015 følgende aktiviteter i handlingsplanen: Styrke dialog med brugere Fortsat professionalisering af bygningsdata Styrke dialog med brugere I 2016 vil Ejendom, Vej & Park arbejde med at styrke dialogen med brugerne ved at benytte flere kommunikationskanaler. Vi vil fortsætte med at bruge brugervejledningen for kommunale ejendomme på medarbejdersiden, men samtidig knytte os til eksisterende dialogfora indenfor de forskellige områder. Dialogen skal være med til at synliggøre ansvars- og opgavefordelingen. Der skal også være fokus på frivilligt arbejde med de muligheder og begrænsninger dette giver. Ansvarsfordelingen tydeliggøres. Professionalisering af bygningsdata I 2016 vil ejendomsområdet arbejde med professionalisering af bygningsdata på flere fronter. Data om bygningsvedligeholdelse i fagsystemet Caretaker udbygges og nye administrative systemer og arbejdsgange optimeres. Herudover arbejdes der med Insubiz, der benyttes til elektronisk forsikringsbehandling og optimering af det elektroniske tegningsarkiv. Desuden arbejdes der med hvilke bygningsdata, som kan udstilles til borgerne via GIS. Bygningsdata er optimeret. SIDE 24

25 Bygningsvedligeholdelsesrammen 2016 I 2016 udgør pengepose til bygningsvedligeholdelse kr. Heraf udgør drift, løn kr. og betingede bevillinger kr. De betingede bevillinger omfatter i 2016 idrætshandlingsplan, flytning af visiteret dagscenter, opgradering af de faglige og pædagogiske læringsmiljøer og ramme til særlig vedligeholdelse på de fysiske områder. Desuden er der afsat driftsrammer til energibesparende foranstaltninger og udskiftning af CTS anlæg. Direktøren for By, Kultur, Miljø og Beskæftigelse indstiller, at bygningsvedligeholdelsesrammen 2016 prioriteres som følger: Pengepose til bygningsvedligeholdelse udgør kr. Drift og løn udgør kr. Idrætshandlingsplan kr. Betinget bevilling (Budget 2016) Flytning af visiteret dagscenter kr. Betinget bevilling (Budget 2016) Opgradering af faglige og pædagogiske læringsmiljøer kr. Betinget bevilling (Budget 2016) Særlig vedligeholdelsesramme kr. Betinget bevilling (Budget 2016) Energibesparende tiltag kr. Driftsramme Renovering af CTS og lys på skoler kr. Driftsramme Tilbage til prioritering kr. Isolering af længer på Birkelundgård kr. KB beslutning, Overført fra 2015 Tilbage til prioritering kr. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse kr. Nødvendige puljer kr. Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder kr. Planlagte vedligeholdelsesarbejder kr. De overførte projekter er etablering af ventilation i en del af Børnehuset Kastanjen og isolering af længe på Birkelundgård. Disse to projekter indgår under planlagte vedligeholdelsesarbejder i diagrammet på næste side. Drift, service og akut bygningsvedligeholdelse er en ramme der er afsat til at holde bygningerne i drift. Der er indgået serviceaftaler på bl.a. ventilation, pumpebrønde, rensning af tagrender o.lign. for at sikre de daglige drift. Akut bygningsvedligeholdelse er afsat til udbedring af akut opståede skader og følgeomkostninger, såsom stoppede kloaker, utætte tage og sikkerhedsmæssige arbejder. Nødvendige puljer omfatter reserverede beløb til f. eks. myndighedspåbud, arbejdspladsvurderinger og legepladssikkerhed. Konkrete akutte vedligeholdelsesarbejder omfatter aktiviteter, som er nødvendige at udføre for fortsat at holde bygningen i drift. Det kan f. eks. være konkrete imødekommelser af påbud fra Levnedsmiddelkontrollen samt udskiftning af bygningsdele, som vurderes at bryde sammen i løbet af meget kort tid. Den resterende del af bygningsvedligeholdelsesrammen bruges til planlagt vedligehold. SIDE 25

26 Budget 2016 Ill. 18: Diagram, som viser den forventede fordeling af investeringer mellem klimaskærm, tekniske installationer, indvendigt vedligehold og uderum i 2016 indenfor de konkrete akutte vedligeholdelsesarbejde og de planlagte vedligeholdelsesarbejder. I det følgende er udvalgte vedligeholdelsesarbejder beskrevet: Indenfor klimaskærmsområdet er der afsat penge til snedker- og malereftergang af de mest trængende bygninger, Tagrenovering af scenetårn på MusikTeatret, et forsøgsprojekt med solafskærmning af vinduer på Herstedlund Skole og istandsættelse efter en større vandskade i Hallerne ved Hyldager. Indenfor de tekniske installationer er der afsat penge til udskiftning af vandinstallationer på Herstedvester Skole, etablering af mekanisk ventilation den del af Børnehuset Kastanjen og Børnehuset Tranekæret samt renovering af centralvarmeanlæg i Børnehuset Rosenly. I forhold til indvendigt vedligehold er der hovedsagligt afsat midler til udskiftning eller reparation af gulve. Midlerne til uderum går til mindre opgaver med reparation af belægninger og ramper. Indenfor de forskellige temaer er der afsat midler til omkostninger i forbindelse med fortsat professionalisering af bygningsdriften i forhold til informations- og kommunikationsteknologi i forbindelse med større byggeprojekter (IKT), vedligeholdelsessystemet caretaker og lignende. SIDE 26

27 SIDE 27

28 Kontakt: