Bestyrelsesmøde den 3. februar 2016 hos Bitten

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 3. februar 2016 hos Bitten Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Referat Til ste Afbud: e referat: Godkendt Kenneth, Henrik, Alice, Bitten, Johnny ingen rent: Johnny tyrer: Kenneth Aktionsliste Aktioner på mødet: Post: Mail fra Ole om hjemmeside Nets Anmodning fra ABFbladet Aktioner på mødet Post: Vores webansvarlig, Ole spørger om vi skal vente på at der kommer nye tilbud på webmuligheder fra ABF, eller vi skal hoppe tilbage på vores gamle hosting, One.com Bestyrelsen mener vi skal afvente tilbuddene fra ABF der kommer til april, og håbe på at et af dem er gratis, som det forrige. Kenneth er fra i dag valgt som kontakt mellem Ole og bestyrelsen. Økonomi: Konti Vedligehold Møde med Palle Vedligehold: Tagreparation forsikringsvurdering Gulv renovering (bad 3 steder) Opstilling af toilet og badvogn Tagkonstruktionen hos Stig (Rapport) Vinduer, døre o.a. (rapport) Køb og salg Foreløbig intet. Mødedatoer fremover Generalforsamlingen 2016 Økonomi: Vedligehold: Nets er et dyrt og meget dårligt anmeldt system. Det er svært at arbejde med i opstartsfasen. Firmaet yder heller ikke service uden vederlag. Vi bør derfor overveje andre muligheder. Bestyrelsen er åben for andre forslag. ABFbladet vil gerne lave en artikel om vores forening. De vil gerne interviewe flere af beboerne. Har nogen lyst til at deltage, så kan de sende Alice en mail. Driftskonto: ,07, Køb og salg: 234,00, Vi regner med yderligere vedligeholdelsesudgifter på , i løbet af de nærmeste måneder på grund af flere utætte badeværelsesgulve, reparation af tagkonstruktion, udskiftning af vinduer med hussvamp (her får vi dækket halvdelen af vor forsikring) samt udskiftning til gennemstrømsanlæg. Der må påregnes en huslejestigning, omfanget af denne kendes ikke før vi har talt med vores revisor. Vi har i foreningen haft besøg af

2 Hussvamplaboratoriet, som konstaterede at der ikke er tale om hussvamp i tagkonstruktionen hos Stig, Finn og Aske. Derfor er det ikke muligt at få forsikringsdækning på dette. Tagkonstruktionen hos Stig skal laves indenfor et år, da der er megen råd i den bærende konstruktion. Vi har fået en meget fyldestgørende rapport, som blandt andet konkluderer, at vores tagkonstruktion har mangler, den vil blive lagt ud og sendt til alle snarest. Der er konstateret svamp i Stigs havedør og i to af Bittens vinduer, dette bør blive dækket af vor forsikring. Der er i øjeblikket ved at blive renoveret badeværelsesgulve hos tre beboere. To af

3 stederne var der vandskader i underetagen. Det sidste sted var der stor fare for en større vandskade. I forbindelse med renoveringen af badeværelsesgulve, vil der blive opstillet en toilet og badvogn til beboerne. Køb og salg: Intet nyt at bemærke Datoer: Næste bestyrelsesmøder: d. 21/2 Generalforsamling d. 15/3 kl. 19 Evt. intet at bemærke.

4 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 21. februar 2016 hos Bitten Referat Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Sidste referat: godkendt Til stede: Kenneth, Henrik, Alice, Bitten, Johnny Afbud: ingen Referent: Johnny Ordstyrer: Kenneth Aktionsliste Aktioner på mødet: Post: Kurser Aktioner på mødet Post: Kurser fra ABF Økonomi: Den husleje, der blev vedtaget sidste år, skulle være faldet efter 8 måneder. Dette er ikke sket, og der fremsættes et afstemningsforslag om tilbagebetalelse eller ej. Økonomi: Møde med Palle Efter mødet med vores revisor, Palle Har vi erfaret at der på grund af udgifter til Swap og ophør af obligationsindtægter er behov for en yderligere huslejestigning i år. Der fremsættes ligeledes et afstemningsforslag på dette. Vedligehold: Status Generalforsamling 2016 Dagsorden Formalia Beretning, forslag, regnskab, dagsorden ud Beretning regnskab Der udsendes regnskaber i samme øjeblik de ligger færdige. Vedligehold: Der er brugt (og vil blive brugt) mange penge til vedligehold i år. Underskuddet fra vedligeholdelseskontoen dækkes ind af den henlagte vedligeholdelsespulje. Generalforsamling 2016: Dagsorden sendes ud i dag. Datoer: Evt. intet at bemærke.

5 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 19. april (kl ) 2016 hos Bitten Referat

6 Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Sidste referat: Godkendt Til stede: Henrik, Johnny, Kenneth, Hans Kristian, Bitten Afbud: Alice Referent: Bitten Ordstyrer: Johnny Aktionsliste Aktioner på mødet: Konstituering af bestyrelsen: Post: Mails Aktioner på mødet Konstituering af bestyrelsen: Johnny er formand (valgt på generalforsamlingen) Alice næstformand Kenneth kasser (valgt på generalforsamlingen) Øvrige poster fremgår af referatet fra generalforsamlinge Økonomi: Konti Vedligehold Generalforsamlingen: Underskrivelse af referat Opgaver fra GF: Legeplads, Elforbrug fællesareal. t: Pos Kenneth har fået tilbud om billigere forsikring, med 3 årig binding. Mulig besparelse ca ved 3 årig binding. D er besluttet at vi tager en 3årig forsikring! Økonomi: Driftskonto: kr (der er betalt en del regninger til vedligeholdelse) Køb og salg: 234 kr Vedligehold: Der er pt. en del vedligeholdelsesudgifter. Se længere nede. Vedligehold: Tagreparation hos Stig Status på Bittens vinduer, Stigs dør, Væg i 241 Tagrensning Arbejdsweekenden, flagstang! Lister og aftræksriste. Sofa i cykelskuret Generalforsamlingen: Underskrivelse af referat referatet er underskrevet af bestyrelsen Opgaver fra GF: Legeplads: Som aftalt på GF ser Pernille på muligheden for at søge fonde til etablering af legeplads. Elforbrug fællesareal som aftalt på GF kigger Yvonne og Stig på elforbruget på arbejdsweekenden. Vedligehold: Køb og salg Tagreparation hos Stig er sat i gang. Status på Bittens vinduer, Stigs dør, Væg i 241 Tagrensning er sat i gang. Finn har indhentet tilbud. Lister: Udsat pt. pga. øgede vedligeholdelsesudgifter. Mødedatoer fremover Arbejdsweekenden: Flagstang! er købt og klar til opsætning/nedgravning. Aftræksriste aftræksriste skal skiftes på arbejdslørdagen. Hans Kristian tjekker priser. Sofa i cykelskuret hvis den ikke er fjernet inden arbejdslørdagen køres den på genbrug. Bitten udarbejder en liste med opgaver. Vi mødes kl morgenmad.

7 Køb og salg: Intet at bemærke Datoer: Næste bestyrelsesmøder: Mandag den kl hos Bitten Mandag den 8.8. kl hos Bitten Mandag den kl hos Bitten Mandag den 7.11 kl hos Bitten Mandag den 9.1. kl hos Bitten Mandag den kl hos Bitten : Sommerfest: Stig, Hans Kristian og Yvonne planlægger : Arbejdslørdag : Adventshygge: Kenneth og Pernille arrangerer : Bestyrelsens julefrokost : Generalforsamling Evt. intet at bemærke.

8 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 30. maj (kl ) 2016 hos Bitten Referat Aktionsliste Aktioner på mødet: Post: Mails Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Sidste referat: spørgsmål vedrørende forsikringsskiftet Kenneth og Johnny tager aktion på det. Der er fortsat tvivl om, om forsikringsselskabet har betalt det de skal. Referatet godkendt Til stede: Kenneth, Johnny, Alice, Hans Kristian, Henrik, Bitten Afbud: Ingen afbud Referent: Bitten Ordstyrer: Kenneth Økonomi: Aktioner på mødet Konti Vedligehold: Tagreparation hos Stig Status på Bittens vinduer, Stigs dør, Væg i 241 Økonomi ifht. Veligehold Status algebehandling af tage Gennemstrømningsanlæg Henrik Forlængelse af fremlejeperiode sommerfest Sommerferie Post: Økonomi: Driftskonto: Den aftalte øgede husleje blev ikke trukket i april. Derfor vil huslejen i juli have den aftalte stigning to gange. Fra august er det igen tilbage ved normalt niveau, som aftalt på generalforsamling. Der står pt kr på driftskontoen. De står dog på en konto for henlagt vedligeholdelse og skal overføres til driftskontoen. Køb og salg: Ikke noget køb eller salg. Der står 234, 28 kr Vedligehold: Kenneth tager kontakt til Nykredit for at få flyttet pengene til vedligehold over på driftskontoen. Vedligehold: Tagreparation hos Stig. De er i gang. Bittens vinduer er skiftet. Væg 241 det viste sig at det var kloakering mv. Det er ordnet. Økonomi i forhold til vedligehold se ovenfor! Resten af tagene er blevet algebehandlet. Henriks gennemstrømningsanlæg skal skiftes. Forlængelse af fremlejeperiode: Der har været en henvendelse fra en andelshaver omkring muligheden for forlænget fremleje. Dette blev debatteret. Der var forskellige holdninger. Eventuelle dispensationer vedrørende fremleje ud over 1 år, skal godkendes på en generalforsamling. Lovmæssigt er der hjemmel for fremleje ud over de to år. Sommerfest: Hans Kristian og Yvonne arrangerer. Sommerferie: Bestyrelsen holder sommerferie fra 1.juli 1.august. Kun akutte henvendelser!

9 Evt: evaluering af arbejdslørdag: Fin og aktiv dag trods vejret! Alice orienterede om områdegeneralforsamlingen på Blangstedgaard.

10 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 8. august 2016 hos Bitten Referat Aktionsliste Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Aktioner på mødet: Post: registrering af udlejede boliger Økonomi: Konti Huslejeændring fra sidste referat Møde med banken Valuarvurdering Vedligehold: Tagreparation hos Stig Susannes afløb Frederiks vindue i badeværelse Kenneths gulv Lars tag Sidste referat: spørgsmål vedrørende forsikringsskiftet og udbetaling af forsikringssum på dør og vinduer (fra forrige referat) Vi har skiftet forsikringsselskab gennem vores forsikringsmægler, Dahlberg, og har nu fået et væsentligt billigere tilbud. M.h.t. udbetaling af forsikringspenge på dør og vinduer, så har vi fået det vi kunne tilkomme. Sidste referat er godkendt. Til stede: Kenneth, Hans Kristian, Bitten, Alice, Johnny Afbud: Henrik Referent: Johnny Ordstyrer: Alice Aktioner på mødet Post: Vi har fået en henvendelse om registrering af udlejning af boliger helt tilbage fra Alice undersøger sagen om registrering af udlejede boliger. Ole har gjort opmærksom på at vores hjemmeside ikke længe fungere optimalt. Der kan ikke lægges dokumenter ud på den længere. Derfor sendes dette referat også ud som almindelig mail. Inden for den nærmeste tid vil Ole rykke vores hjemmeside tilbage til vort gamle domæne, som vi heldigvis stadig har. sommerfest Økonomi: Driftskonto: , Køb og salg: 234, Da huslejeforhøjelsen ikke blev opkrævet , vil den blive det snarest muligt. Kenneth og undertegnede har været til møde i banken omkring vores udgifter til vedligehold. Vi har en erhvervskredit på , og da den ikke er overskredet og da vi har en god soliditet, så var der intet alarmerende i dette. Dog er der andre aspekter af vor økonomi og vedligehold som vi bør forholde os til, dette tager vi op på generalforsamlingen i foråret. Der vil yderligere blive opkrævet 80, pr husstand pr. måned i bidragssatser fra bankens side, blev vi oplyst om. Vi håber at kunne dække dette ud fra nuværende huslejeniveau, men det kan vi først se når året er omme. Da enkelte andelshavere har udvist interesse for en eventuel valuarvurdering af vore boliger, har bestyrelsen besluttet at undersøge fordele og ulemper for dette.

11 Vedligehold: Stigs tagkonstruktion er udbedret, vi Forholder os i nærmeste fremtid til tagkonstruktionen hos Finn og Aske. Susannes afløb på toilettet i stueetagen, er Ikke udført korrekt, det kan give nedsivning af fugt i gulv og væg. Vi undersøger om det samme er tilfældet hos Pernille og Henrik og indhenter eventuelt et tilbud for Udbedring af afløbene. Frederiks vindue i badeværelset ønskes udskiftet, da det har slået sig, så det ikke kan lukkes. Udbedring sker i løbet af efteråret. Hos Kenneth er perganolgulvet slidt så meget at der med tiden er risiko for gennemtrængning. Vi afventer og laver en udbedring på senere tidspunkt. Hos Lars er der et mindre hul i taget, som vil Lavet senere på efteråret. Husk Sommerfesten den Hans Kristian Stig og Yvonne arrangerer. Husk også arbejdsweekenden den 24/9 Der er det sædvanlige traktement og arbejdsopgaverne vil opslået på dagen. Vi mødes kl intet at bemærke.

12 Dagsorden Bestyrelsesmøde den 19. September 2016 hos Bitten Referat Aktionsliste Aktioner på mødet: Post: Godkendelse af dagsorden og referat fra sidst. Valg af ordstyrer og referent. Sidste referat: godkendt Til stede: Kenneth, Bitten, Henrik, Alice, Hans Kristian, Johnny Afbud: ingen Referent: Johnny Ordstyrer: Kenneth Aktioner på mødet Økonomi: Konti Vurdering Post: Økonomi: Driftskonto: ,23 kr. Vedligehold: Tagreparation, vinduer, tag (status) Afløb (status) Arbejdsweekenden Opgaver Arrangement Container Vurdering: Vedligehold: Arbejdsweekend: Datoer: Køb og salg: 234,28 kr. Der arbejdes videre på at klarlægge Fordele og ulemper ved en valuar Vurdering. Lars hul i taget bliver lavet indenfor de nærmeste uger. Umiddelbart herefter vil der blive lavet et tilbud på vinduerne Lars og Frederik, og en vurdering af Tagudhænget hos Finn og Aske. Der tjekkes afløb i nederste toiletrum hos Henrik, og Pernille. Opgaver: bord/bænkesæt males Ukrudt, enkelte fliser omlægges Kompost udlægges til opsamling. Blomsterbede luges, containere vaskes. Brændes ukrudt. Ryddes op i skurene. Lysene vaskes. Dato: d. 24/9 kl Vi har vurderet at det ikke kan betale sig at bestille container til storskrald, da man kan få sit skrald afhentet gratis. næste bestyrelsesmøde 7/11 kl Evt. intet

13