Service Level Agreement. for KEjd s kerneydelser

Transkript

1 Service Level Agreement for s kerneydelser 5. UDGAVE, side MAJ

2 Indholdsfortegnelse Emne Side 1. Indledning 5 2. Lokalisering af nye lejemål Afklaring af behov for lejemål Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål Bestilling af lejemål Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål Reservation af kommunale lejemål Lokalisering af 3.-mandslejemål Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål Efter lejekontraktens indgåelse Porteføljestrategisk arbejde Ombygning og ændret anvendelse af lejemål Ombygning af kommunale lejemål Ombygning af 3.-mandslejemål Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål Indflytning i et lejemål Afholdelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål Huslejeopkrævning Huslejeopkrævning i kommunale lejemål Regulering af huslejen i kommunale lejemål Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål (KPI) Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål Regulering af huslejen i 3. mandslejemål Opsigelse og fraflytning Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af fraflytningssyn Opsigelse af 3. mandslejemål Drift sikring af, at huset fungerer Driftsrådgivning Administration af database til energiregistrering Udførelse af akut vedligeholdelse (KPI) Afhjælpning efter indbrud, hærværk og ekstremt vejr Afhjælpning af brandskader 30

3 Indholdsfortegnelse Emne Side 8. Planlægning og udførelse af akut vedligeholdelse Prioritering af det årlige grundbudget til vedligeholdelse (KPI) Administration af energimærkeordningen Udførelse af vedligeholdelsesprojekter Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner Tegninger, data og selvbetjening Indscanning af tegninger Hjælp til at finde og analysere stamdata samt opmåle rum Data og information til rådighed på ejendomsportal HelpDesk til indmelding af sager om ejendomsdrift og -administration Gennemførelse af anlægssager Bestilling Bestilling Modtagelse af bestilling Ydelser før bestilling Behovsafklaring og idéoplæg Succeskriterier Miljø Arkitekt- og projektkonkurrencer med politisk inddragelse Projekt Rådgiverudbud Byggeprogram Brugerinvolvering Anlægsbevilling Budget Løst og fast inventar Lejers særinstallationer Ekstern finansiering Foreløbig ejendomsfaglig udtalelse Tid Administrativt høringssvar Projektering Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt/myndighedsprojekt Hovedprojekt Udbud - entrepriseudbud 59

4 Indholdsfortegnelse Emne Side Udførelse Opstart Økonomi, rapportering og regnskab Økonomi-, tids- og risikostyring Rapportering Kommunikation under udførelse Aflevering Før aflevering Afleveringsforretning Overdragelsessmøde med bestiller og brugere Mangelafhjælpning årseftersyn årseftersyn Kommunikation og brugerinddragelse Organisering Mødestruktur Kommunikation Brugerinddragelse Borgerhenvendelser Pressehåndtering Tvister Aktindsigt Budgetprocessen Kvalitetssikring af ejendomsrelaterede budgetnotater til budgetforhandlinger og overførselssager OPP- og totaløkonomiske vurderinger ved bygge- og anlægsprojekter på 20 mio. kr OPP- og totaløkonomiske vurderinger ved bygge- og anlægsprojekter på 100 mio. kr Totaløkonomiske vurderinger Anvendte forkortelser og henvisninger Anvendte forkortelser Henvisninger 78

5 1. Indledning Service Level Agreement (SLA) for Københavns Ejendommes () kerneydelser er en aftale indgået mellem bestillerenhederne fra kommunens fagforvaltninger og. Aftalen beskriver, hvilket ansvar har som udfører, samt hvilket ansvar bestiller/lejer har, for at kan levere det aftalte serviceniveau. En SLA forholder sig til, hvilket serviceniveau bestiller/lejer får leveret, og ikke til hvordan servicen leveres. SLA fungerer som et kommunikations- og samarbejdsredskab. Med en SLA etableres en fælles forståelse af serviceniveau, prioriteter og ansvar, i og med at der defineres et serviceniveau for de opgaver, som udfører for bestiller/lejer. Aftalen forventes at kunne rumme ca. 80 % af de arbejdsopgaver, som udfører for bestiller/lejer. SLA en skal understøtte den dialogprægede samarbejdsform, der allerede er mellem og bestiller/lejer. SLA for s kerneydelser indeholder, ud over frister på leverancer, KPI er (Key Performance Indicators), hvor måler på, om serviceydelsen leveres som aftalt SLA ens juridiske status SLA er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. SLA en er derfor at betragte som en hensigtserklæring, som begge parter forpligter sig til at følge. SLA en fraviger ikke gældende lovgivning, overenskomster, budget- og bevillingsregler, personalepolitikker, indkøbspolitik mv. i Københavns Kommune. Dette betyder, at SLA ikke medfører nogen indskrænkning i BRs, udvalgenes eller borgmestrenes kompetence til at tilbagekalde eller ændre SLA en helt eller delvist eller andre forhold af betydning for det aftalte. side 5

6 2. LOKALISERING AF NYE LEJEMÅL har ansvaret for at finde nye lejemål til kommunens syv fagforvaltninger, når behovet opstår. Det kan dels ske ved at lokalisere lejerne i et af kommunens ledige lejemål, dels ved at indgå en lejeaftale med en privat udlejer på vegne af lejer/fagforvaltningen. Henvendelser om lokalisering af nye lejemål rettes til Kunder & Planlægning i. Oplysninger om hvem, der kan kontaktes i Kunder & Planlægning, kan ses på intranettet (KKintra) under Københavns Ejendomme.

7 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.1. Afklaring af behov for lejemål For at imødekomme behov, politiske visioner, borgere, lovgivning og løbende at udvikle de fysiske rammer til brugere og medarbejdere skal der udarbejdes en behovsafdækning inden bestilling af et nyt lejemål. Bestiller udarbejder behovsanalyser, bl.a. på baggrund af strukturplanlægning. kan udarbejde et forslag til forskellige scenarier/muligheder, hvis bestiller vurderer, at der er behov for det. Hvis opgaven er kompleks og omfattende, vil den blive betragtet som en tillægsydelse, som kan bestilles til en aftalt pris Kontrakt på leje ved udvidelse af eksisterende lejemål Ved udvidelse af eksisterende lejemål, ved eksempelvis tilbygninger, bliver eksisterende lejekontrakt tilpasset det nye areal. Bestiller er ansvarlig for at afsætte penge til huslejeforøgelser i forbindelse med udvidelse af eksisterende lejemål. udarbejder ny tilrettet lejekontrakt Bestilling af lejemål har udarbejdet et nyt bestillingsskema til brug for lokaliseringsopgaver. Bestiller udfylder bestillingsskema, der fremsendes til. Skemaet skal som minimum udfyldes med følgende oplysninger: kvitterer for modtagelse af bestillingsskema senest efter 3 arbejdsdage. Anvendelse af lejemål, funktionsbeskrivelse Arealbehov Geografisk placering Handicaptilgængelighed og synlighed i gadebilledet Økonomisk ramme, herunder husleje, midler til renovering, flytning, deponering og om køb kunne være aktuelt. ønsker blot de oplysninger, der foreligger på bestillingstidspunktet. Tidsramme, herunder tidsrammen for den politiske behandling. Kommunale og/eller private lejemål Særlige ønsker eller krav, der skal være fokus på, f.eks. døgnophold. Om funktionen er områdebestemt eller ikke områdebestemt. For administrationslejemål skal bestilleren anvende s arketyper for admi-nistrative medarbejdere i forhold til at estimere arealbehovet. Skema til bestilling findes på KKintra under Københavns Ejendomme side 7

8 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.4. Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål En god lokalisering forudsætter et tæt samarbejde mellem bestiller, og en eventuel udlejer. Det er her yderst vigtigt at have gjort sig rollerne klart, således at Københavns Kommune opnår det bedste resultat. Hvis fagforvaltningen både er interesseret i kommunale og private lejemål, foregår disse lokaliseringer sideløbende, medmindre andet er aftalt Lokalisering og opfølgning på bestilling af lejemål Når har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender bestiller en besvarelse på, om der i kommunens eksisterende ejendomsportefølje er egnede lejemål. Hvis bestiller finder et ledigt lejemål interessant, kan lejemålet besigtiges, og der kan indgås en standardlejekontrakt. Bestiller sender bestilling på lokaler til. besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Der kan være sager, hvor lokaliseringens kompleksitet kræver en længere svarfrist end 5 arbejdsdage. Besvarelsen belyser, om der i kommunens eksisterende ejendomsportefølje er lejemål, der kunne være egnede. Besvarelsen indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede lejemål: Lejemålets beliggenhed M 2 (efter evt. opmåling) Vurdering af opfyldelse af krav Ledighedsdato Husleje samt drifts- og forbrugsudgifter Planforhold Tilbagemelding på anvendelseskrav Bestilleren svarer inden for 10 arbejdsdage, om det ledige lejemål har interesse, samt om lejemålet ønskes besigtiget, og hvem der skal deltage. Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, om lejemålet ønskes. Bestiller godkender lejekontrakten inden for 10 arbejdsdage ved at sende en mail til eller returnere lejekontrakten til med underskrift. arrangerer en besigtigelse af lejemålet inden for 5 arbejdsdage efter tilbagemelding fra bestiller. kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af lejemålet. udarbejder standardlejekontrakt og fremsender denne samt energimærkerapport til bestiller inden for 10 arbejdsdage. kvitterer for modtagelsen af underskreven/godkendt lejekontrakt inden for 5 arbejdsdage ved at sende en mail til bestiller med den gældende lejekontrakt vedhæftet og med meddelelse til bestiller om, at den nu er trådt i kraft. side 8

9 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer Reservation af kommunale lejemål Fagforvaltningen kan reservere et lejemål, såfremt mulighederne skal undersøges nærmere, inden en evt. lejekontrakt skal indgås. Bestiller meddeler, at lejemålet ønskes reserveret. Meddelelsen skal indeholde Hvilket lejemål Starttidspunkt Forventet varighed Konto og org nr. bekræfter pr. mail over for bestiller, at lejemålet nu er reserveret. oplyser bestiller om de udgifter, som forvaltningen skal afholde i reservationsperioden. Bestiller kan opsige reservationen med 1 måneds varsel til den 1. i en måned Lokalisering af 3.-mandslejemål Bestiller retter henvendelse til, hvis bestiller finder potentielle 3. mandslejemål. Hvis bestiller selv finder egnede 3.mandslejemål, må bestiller ikke gå i dialog med udlejer, men skal overdrage sagen til håndtering i. Når har modtaget bestillingen på en lokaliseringsopgave, sender bestiller en besvarelse på, om der i markedet findes egnede 3.mandslejemål. Kontraktindgåelsen skal godkendes politisk. Ved indgåelse af 3.mandslejemål skal fagforvaltningen deponere en sum svarende til den offentlige vurdering. Der kan læses mere om Københavns Kommunes deponeringsregler i deponeringsvejledningen på kommunens Intranet. Bestiller sender bestilling på lokaler til. Bestiller retter henvendelse til, hvis bestiller finder potentielle 3.-mandslejemål. Hvis bestiller selv finder egnede 3.-mandslejemål, skal bestiller ikke gå i dialog med udlejer, men overdrage sagen til håndtering i. besvarer bestillingen på en lokaliseringsopgave skriftligt senest 5 arbejdsdage efter kvittering for modtagelse. Såfremt benytter ekstern bistand til lokaliseringen, aftales tidspunktet for besvarelsen særskilt. Besvarelsen belyser, om der er udbudt lejemål på ejendomsmarkedet, der kunne være egnede. Besvarelsen indeholder følgende oplysninger om det eller de egnede lejemål: Lejemålets beliggenhed M2 Vurdering af opfyldelse af krav Ledighedsdato Planforhold Husleje, drifts- og forbrugsudgifter på aktuelt niveau Jordforurening på evt. udeareal Evt. opfyldelse af bestillers særlige krav og ønsker Vurdering af huslejeniveauet. side 9

10 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer Bestilleren svarer inden for 5 arbejdsdage, hvorvidt det ledige lejemål har interesse, samt hvorvidt lejemålet ønskes besigtiget, og hvem der skal deltage. Bestiller beregner deponeringsbeløbet, som egen fagforvaltning skal finansiere i forbindelse med indgåelse af lejemålet. Bestilleren svarer inden for en aftalt frist tilbage på, hvorvidt lejemålet ønskes. har ansvar for at have overblik over kommunens frigivne deponeringsmidler og skal på forespørgsel fra bestiller oplyse, om der er midler til rådighed. kan inden for 10 arbejdsdage og mod betaling udarbejde et prisoverslag over evt. byggeomkostninger ved istandsættelse af lejemålet. arrangerer en besigtigelse af lejemålet. Det er alene, der tager den direkte kontakt til private udlejere, medmindre andet er aftalt eller sædvane Opfølgning på lokalisering af 3.-mandslejemål Ved modtagelse af en lokaliseringssag er det ikke altid muligt, at finde et egnet lejemål med det samme. Derfor er der behov for at definere, hvor tit sagen skal drøftes mellem bestiller og. Dette kan afgøres ud fra f.eks. et politisk behov eller akutbehovet for den enkelte institution. Hvis det ikke er et egnet lejemål, aftales der, hvor tit skal afsøge markedet og give status. Bestiller giver besked, hvis der er ændringer i behov, og fremsender tilrettet skema, såfremt det er tilfældet. giver bestiller status på mulige ledige lejemål i overensstemmelse med det aftalte Forhandling og indgåelse af 3.-mandslejemål Indgåelse af en lejekontrakt med en 3.-mand involverer, at der undervejs forhandles om mange fremtidige vilkår for lejemålet, herunder om udlejer skal bidrage til istandsættelsen af lejemålet inden indflytning. I denne fase er en tæt kommunikation mellem bestiller og essentiel. Det sikrer, at vilkårene i lejekontrakten er optimale i relation til brugerne. Ved anlægssager, der opføres på ekstern ejers ejendom (3.-mandslejemål), skal der indgås lejekontrakt med ekstern part, førend omeller tilbygningen begynder. Bestiller giver de relevante oplysninger til brug for forhandlingen, eksempelvis krav om kælderrum eller uopsigelighed. forhandler vilkår i lejekontrakten med udlejer og orienterer bestiller herom. og bestiller kan aftale, at bestiller deltager i forhandlingen for at sikre, at der tages højde for de ønsker og krav til bygningen, som lejer har. side 10

11 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer Bestiller underskriver og returnerer fremlejekontrakten inden for 10 arbejdsdage. udarbejder en fremlejekontrakt, der fremsendes til fagforvaltningen sammen med en kopi af den færdigforhandlede lejekontrakt. Efter anmodning fra bestiller kan udarbejde et handshakedokument, der viser ansvarsfordeling vedr. drift og vedligehold. underskriver, evt. med forbehold for BRs godkendelse, lejekontrakten, når fremlejekontrakten er modtaget fra bestiller med underskrift Politisk godkendelse af nye 3.-mandslejemål Borgerrepræsentationen skal godkende indgåelse af lejekontrakter med 3.-mand. Fagforvaltningen skal derfor udarbejde en indstilling om indgåelse af 3.-mandslejemål, som behandles i fagudvalget og dernæst i Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. udarbejder en foreløbig ejendomsfaglig udtalelse, der medfølger sagen, når denne behandles i fagudvalget. Når sagen behandles i Økonomiudvalget, udarbejder Økonomiforvaltningen en indstilling ( 12-erklæring), hvori også indgår konklusionerne i s ejendomsfaglige udtalelse. I forbindelse med den politiske godkendelsesfase er det vigtigt, at tidsfrister overholdes, og at udlejer løbende informeres. Bestiller fremsender en oversigt over den politiske proces med datoer for udvalgsbehandlinger samt frister. Bestiller fremsender indstilling til senest 5 arbejdsdage før frist for afgivelse af den foreløbige ejendomsfaglige udtalelse, der er bilag til fagforvaltningens sag. Deponeringsbeløbet skal fremgå af indstillingen. Efter godkendelse i fagudvalget sender fagforvaltningen sagen via kø-listen i edoc Agenda til Økonomiforvaltningen til videre behandling. orienterer udlejer. udarbejder en foreløbig ejendomsfaglig udtalelse indenfor den oplyste frist. Inden udarbejdelse af udtalelsen kvalitetssikres oplysninger, der er udgangspunkt for deponeringsberegninger, herunder om der er opsagte lejemål fra andre forvaltninger, der kan modregnes. indgår i udarbejdelsen af Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget ( 12-erklæring) og er i tæt dialog med fagforvaltningen og evt. udlejer med henblik på at udrede evt. spørgsmål inden udarbejdelse af 12-erklæring og forelæggelse af sagen for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen. side 11

12 2. Lokalisering af nye lejemål Bestiller/lejer 2.6. Efter lejekontraktens indgåelse Hvis et af vilkårene i lejekontrakten er, at udlejer skal renovere/klargøre lejemålet før indflytningen, kan der opstå nogle fortolkninger af udlejers forpligtelser og efterfølgende forhandlinger af detailspørgsmål. Hvis der opstår et spørgsmål, der relaterer sig til lejekontrakten og/eller udlejerens forpligtelser, orienterer bestiller skriftligt. tager kontakt til udlejer, hvis det vurderes, at problemet skal eller kan løses i samarbejde med udlejer jf. udlejers forpligtelser i lejekontrakten eller i lovgivningen. Bestiller kan i særlige tilfælde kontakte udlejer efter forudgående skriftlig aftale med Porteføljestrategisk arbejde Hvis der opstår et spørgsmål, der relaterer sig til lejekontrakten og/eller udlejerens forpligtelser, orienterer bestiller skriftligt. Bestiller kan i særlige tilfælde kontakte udlejer efter forudgående skriftlig aftale med. Hvis som led i det porteføljestrategiske arbejde har planer for en lejer eller en konkret ejendom, kan indstille til: At placere lejer i et midlertidigt lejemål indtil lejer kan flyttes til den tiltænkte lokalitet. At blokere for en flytning (på kort sigt) hvis behovet ikke er akut. Det kan eksempelvis være, hvis der er ved at blive opført en ny ejendom, der vil kunne huse funktionen eller en eksisterende ejendom skal renoveres. har i særlige tilfælde mulighed for at bede en lejer om at fraflytte et lejemål hvis eksempelvis: Lejemålet som led i det porteføljestrategiske arbejde skal omdannes til andet kommunalt formål, eksempelvis hvis der er akut behov for en bestemt kommunal funktion på den konkrete lokalitet, eller hvis alternativ placering vil være total-økonomisk uhensigtsmæssig. Der er et uhensigtsmæssigt højt arealforbrug eller totalomkostninger pr. medarbejder i lejemålet. Ejendommen som led i det porteføljestrategiske arbejde skal udfases og frasælges. har som led i arbejdet med samlokalisering og arealoptimering mulighed for delvist at omdanne et lejemål, så flere enheder deler arealer som eksempelvis mødelokaler. side 12

13 3. OMBYGNING OG ÆNDRET ANVENDELSE AF LEJEMÅL Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet eller ændre anvendelsen i et 3.-mandslejemål, kontaktes. For kommunale lejemål gælder det, at lejer/bestiller skal have en ejerfuldmagt fra, inden der ombygges. Den tager højde for godkendelse fra myndigheder, så ikke har økonomiske udgifter i forbindelse med ombygningen, og at lejer, hvis det ønskes fra s side, tilbagefører lejemålet til oprindelig stand. Henvendelser om ombygning af lejemålet, indhentning af ejerfuldmagt og ændringer i anvendelsen af lejemålet rettes til HelpDesk (en elektronisk reception), som kan tilgås via s hjemmeside side 13

14 3. Ombygning og ændret anvendelse af lejemål Bestiller/lejer 3.1. Ombygning af kommunale lejemål Lejer sender en kort beskrivelse samt evt. tegning over den forventede ombygning. Lejer har selv forpligtigelsen til at underrette fagforvaltningens bestillerenhed om evt. ombygninger samt fremsende kopi af fuldmagter e.l. Inden for 5 arbejdsdage fremsender lejer en fuldmagt. Ved mere komplekse ombygninger sker det inden for 10 arbejdsdage Ombygning af 3.-mandslejemål Hvis bestiller/lejer ønsker at ombygge lejemålet, skal dette meddeles til. varetager kontakten til udlejer vedr. evt. ombygninger Ændringer i anvendelsen af 3.-mandslejemål Hvis fagforvaltningen ønsker at ændre anvendelse af 3.-mandslejemålet, f.eks. fra vuggestue til administration, skal bestiller meddele det skriftligt til. undersøger, om anvendelsesbestemmelsen i lejekontrakten kan rumme den ønskede ændrede anvendelse, samt om det har økonomiske konsekvenser for. Hvis lejekontrakten ikke kan rumme den ønskede ændring, indhenter en fuldmagt til lejer til videre behandling samt evt. myndighedsbehandling/byggesagsbehandling. Når lejer har fået den nye anvendelse godkendt, sendes kopi af godkendelse til. foretager de nødvendige ændringer i s it-systemer m.v. side 14

15 4. INDFLYTNING I ET LEJEMÅL Når lejer har indgået en standardhuslejekontrakt med på et kommunalt lejemål, kontakter lejer for at aftale et indflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålere med henblik på afregning af forbrug. Henvendelser om indflytning af lejemål rettes til HelpDesk (en elektronisk reception), som kan tilgås via s hjemmeside

16 4. Indflytning i et lejemål Bestiller/lejer 4.1. Afholdelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål Bestiller/lejer deltager i indflytningssynet. indkalder lejer til indflytningssyn i henhold til bestemmelsen i lejekontrakten. afholder indflytningssynet, som indebærer: Dokumentation af lejemålets tilstand Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere Udarbejdelse af indflytningsrapport. Lejer underskriver indflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter, at den er modtaget fra. underskriver og sender lejer indflytningsrapport samt snitfladeskema/ handshake til godkendelse senest 5 arbejdsdage efter, at indflytningssynet er afholdt. side 16

17 5. HUSLEJEOPKRÆVNING opkræver husleje hos lejere i ejendomme, der ejes af Københavns Kommune. er også involveret i huslejeopkrævningen på 3.-mandslejemål, da den private udlejer sender huslejeopkrævningen til. betaler disse beløb til udlejer og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der fremgår af fremlejekontrakten. Henvendelser om huslejeopkrævning og opkrævning af forbrugsafgifter på kommunale og 3. mands-lejemål rettes til HelpDesk (en elektronisk reception), som kan tilgås via s hjemmeside

18 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.1. Huslejeopkrævning i kommunale lejemål Det fremgår af standardlejekontrakten for kommunale lejere, at der opkræves Basishusleje Administrationsbidrag Vedligeholdelsesbidrag Forsikringer Skatter/afgifter m.v. Forbrugsafgifter (el, vand, varme, energimærkningsordning) Driftsudgifter. De beløb, der opkræves under de enkelte poster, fremgår af lejekontrakten. Beløbene reguleres årligt. Såfremt der er flere lejemål i samme bygning, fordeles udgifter efter en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen fremgår af lejekontrakten. Skatter/afgifter kan omfatte renovation, rottebekæmpelse, skorstensfejning m.v., men ikke alle lejemål vil være omfattet af alle poster. Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål. sørger for, at følgende oplysninger vedrørende de enkelte lejemål er tilgængelige på Ejendomsportalen: Antal kvadratmeter, de årlige ydelser fordelt på de enkelte poster, seneste månedsopkrævning, tidligere månedsopkrævninger, oplysninger om bogføringskonti. Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om reguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen. Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning. opkræver månedligt husleje. Skatter/afgifter og forbrugsafgifter opkræves som månedlige acontobeløb. Opkrævningen sker senest d. 10. i måneden. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette. opkræver ved direkte bogføring i KØR. side 18

19 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer Regulering af huslejen i kommunale lejemål regulerer basishusleje, administrationsbidrag og vedligeholdelsesbidrag én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Reguleringen sker ved, at posterne fremskrives med den prisfremskrivningsprocent, som BR beslutter i forbindelse med budgetvedtagelsen. De månedlige acontobetalinger af skatter/afgifter m.v. reguleres én gang årligt på baggrund af de faktiske opkrævninger fra SKAT. Reguleringen sker med virkning fra 1. januar i året. Reguleringen foretages senest i 4. kvartal. Forsikringsudgifter opkræves månedligt i 1/12-rater. Den årlige regulering af forsikringsudgifter sker på baggrund af fremskrivningsprocent udmeldt af Økonomiforvaltningen. Reguleringen foretages en gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Herudover kan der efterfølgende ske en regulering, hvis ejendomsvurderingen ændres. side 19

20 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer Opkrævning af forbrugsafgifter i kommunale lejemål opkræver forbrugsafgifter som vand, varme og el i kommunale ejendomme, hvor der er mere end én lejer pr. måler. I ejendomme, hvor der kun er én lejer pr. måler, afregnes forbrugsafgifter som udgangspunkt direkte mellem lejer og forsyningsselskab og er således ikke omfattet af dette afsnit. Forbrugsafgifterne omfatter: Vand (både forbrug og spildevandsafledning) Varme El Energimærkningsordning (EMO) Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af standardlejekontrakten for det enkelte lejemål. Én gang årligt foretages der en endelig afregning på baggrund af de faktiske udgifter i årsafregningen fra forsyningsselskaberne. lægger en nyhed på Ejendomsportalen forud for årsafregningen samt udsender særskilt meddelelse til hver enkelt institution vedr. årsafregningen og reguleringen af acontobetalingerne. Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter til forbrugsafgifter. Spørgsmål vedr. budgetter skal institutionerne således rette til økonomiafdelingen i deres forvaltning. opkræver evt. forbrugsafgifter i forbindelse med den månedlige huslejeopkrævning. Forbrugsafgifter opkræves som månedlige acontobeløb Opkrævningen sker senest d. 10. i måneden. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette opkræver ved direkte bogføring i KØR. side 20

21 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål udarbejder og udsender årligt et forbrugsregnskab på baggrund af de faktiske udgifter til forbrug i perioden fra 1. januar til d. 31. december. Fordelingsnøglen, der bliver anvendt, er i henhold til standardlejekontrakten. Regnskaberne udarbejdes i første halvår af regnskabsåret. De udsendes løbende, og senest 30. juni. Her gøres det op, om udgifterne til forbrug i perioden har ligget over eller under summen af de månedlige acontobetalinger. Efter-/tilbagebetaling vil senest være på huslejeopkrævningen for juli måned. Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og rettes skriftligt til. Indsigelser skal gøres inden 6 uger fra s udsendelse af regnskabet. KPI: sender forbrugsregnskaber ud til lejerne senest 30. juni. regulerer institutionernes acontobidrag på baggrund af de faktiske udgifter til forbrug i det foregående kommunale regnskabsår. Det nye acontobeløb opkræves fra og med først kommende måned. undersøger indsigelser og retter henvendelse til forsyningsselskab, hvis det er nødvendigt side 21

22 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer 5.2. Huslejeopkrævning i 3. mandslejemål Et 3.-mandslejemål er en bygning, som ikke selv ejer, men lejer hos ejeren og fremlejer til en eller flere kommunale institutioner eller selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. indgår lejeaftale med udlejeren og indgår særskilt fremlejeaftale med den institution, der skal benytte lejemålet. Det fremgår af lejekontrakten med udlejer, hvad der skal betales for, og hvor meget der skal betales. Udlejer sender huslejeopkrævning til. betaler disse beløb til udlejer og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsgebyr, der fremgår af fremlejekontrakten. Det kan variere fra lejemål til lejemål, hvordan de enkelte poster vedr. husleje, forbrugsafgifter, skatter m.v. indgår, bliver opkrævet og reguleret. Oplysningerne fremgår af den enkelte lejekontrakt, som er en integreret del af fremlejekontrakten. betaler deposita og eventuel forudbetalt leje, og disse viderefaktureres ikke. står ligeledes for arbejdet med den endelige flytteafregning. Bestillere og lejere kan holde sig orienteret om huslejereguleringer ved løbende at følge med på Ejendomsportalen. opkræver månedligt, kvartalsvis, halvårligt eller årligt husleje m.v. i henhold til lejekontrakten for det pågældende lejemål. Opkrævningen fra til den kommunale institution vedr. en periode sker inden udgangen af den pågældende periode. I forbindelse med indgåelse af huslejeaftalen skal bestilleren meddele, hvilke konti der skal benyttes. Hvis forvaltningen ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre konti, f.eks. som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal bestilleren meddele dette. opkræver ved direkte bogføring i KØR. Hvis den kommunale institution eller bestilleren har indsigelser mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrundes og rettes skriftligt til. Indsigelser skal gøres inden 6 uger. behandler indsigelser og kontakter udlejer, hvis det er nødvendigt. side 22

23 5. Huslejeopkrævning Bestiller/lejer Regulering af huslejen i 3. mandslejemål Husleje m.v. reguleres i henhold til lejeaftalen. Når udlejer regulerer de enkelte poster, foretager i samme måned en regulering af den kommunale institutions lejebetaling. kontrollerer, om udlejers varslede reguleringer er i overensstemmelse med lejekontrakten samt lovgivningen. Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, orienterer bestiller/lejer om eventuelle forbedringer i lejemålet, som bestiller/lejer selv har bekostet. Hvis udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, f.eks. en forhøjelse til markedsleje eller en forhøjelse som følge af forbedringer udført af udlejer, tager kontakt til udlejer med henblik på en forhandling, så en ekstraordinær huslejeforhøjelse kan undgås eller afbødes. orienterer bestiller/lejer om udlejers varsling af en ekstraordinær huslejeforhøjelse. Efter forhandling med udlejer orienterer bestiller/lejer om udfaldet og et evt. forlig. I denne forbindelse orienteres også om, hvorvidt anser det for fornuftigt for bestiller/lejer at fastholde lejemålet. regulerer administrationsbidrag én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i januar. Administrationsbidraget fremskrives med den prisfremskrivningsprocent, som BR beslutter i forbindelse med budgetvedtagelsen. side 23

24 6. OPSIGELSE OG FRAFLYTNING Når bestiller/lejer opsiger sin lejekontrakt over for, skal der aftales et fraflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålerne med henblik på afregning af forbrug. Henvendelser om opsigelse skal rettes til HelpDesk (en elektronisk reception), som kan tilgås via s hjemmeside side 24

25 6. Opsigelse og fraflytning Bestiller/lejer For at sikre de bedste mulige betingelser for at arbejde strategisk med porteføljen, herunder arealoptimere, reducere tomgang, undgå unødvendig indlejning mv. skal bestiller/lejer så tidligt som muligt i forhold til egne interne beslutningsprocesser (eksempelvis når ideer fremlægges på udvalgsmøder) orientere om disse planer og projekter Opsigelse af et kommunalt lejemål og afholdelse af fraflytningssyn Bestiller/lejer opsiger lejemålet over for i henhold til lejekontraktens opsigelsesfrist. Lejer opsiger servicekontrakter, som lejer står for, f.eks. servicekontrakter eller Falck-abonnement Bestiller/lejer bekræfter inden for 5 dage over for, at bestiller/lejer kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt. Hvis bestiller/lejer ikke kan deltage på det angivne tidspunkt, er bestiller/lejer forpligtet til selv at kontakte for aftale af nyt tidspunkt for fraflytningssyn. bekræfter modtagelsen af opsigelsen inden for 8 arbejdsdage ved at sende bestiller/lejer et brev med en dato for, hvornår fraflytningssynet planlægges afholdt. I brevet oplyses navn og telefonnummer på den tilsynsførende, som skal deltage i synet på s vegne. opsiger servicekontrakter, som har ansvar for, såsom snerydning, ventilation, elevatorer samt basisinstallationer inden for vand, varme og afløb. afholder fraflytningssynet efter aftale med lejer, som indebærer: Dokumentation af lejemålets tilstand Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere Udarbejdelse af fraflytningsrapport. Bestiller/lejer deltager i fraflytningssynet. Lejer underskriver fraflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efter, at den er modtaget fra Lejer afleverer nøgler senest ved selve fraflytningssynet. underskriver og sender lejer fraflytningsrapport til godkendelse senest 5 arbejdsdage efter, at fraflytningssynet er afholdt. fremsender evt. prisfastsat krav i henhold til fraflytningsrapporten senest 10 arbejdsdage efter fraflytningssynet Opsigelse af 3. mandslejemål Ønsker forvaltningen at opsige et 3.-mandslejemål, meddeler bestiller/lejer dette skriftligt. Det gældende opsigelsesvarsel fremgår af lejekontrakten. Opsigelse til skal ske senest 10 arbejdsdage før den opsigelsesfrist, der fremgår af lejekontrakten. opsiger lejemålet over for udlejer i henhold til gældende opsigelsesvarsel i lejekontrakten. side 25

26 7. DRIFT SIKRING AF, AT HUSET FUNGERER løser en vifte af driftsrelaterede opgaver, som er med til at sikre, at huset fungerer hos lejerne jf. snitfladepapiret/ handshake. Det sker dels ved at udføre akut vedligeholdelse og afhjælpning af skader som følge indbrud, hærværk, brand og ekstremt vejr på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer. Hvis bestiller/lejer ønsker driftsrådgivning, har spørgsmål til energiregistrering eller skal anmelde et akut vedligeholdelsesproblem eller skade som følge af indbrud, hærværk, brand eller ekstremt vejr, skal der rettes henvendelse til HelpDesk (en elektronisk reception). HelpDesk kan tilgås via s hjemmeside

27 7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.1. Driftsrådgivning rådgiver bestiller/lejer vedr. alle problemstillinger omkring anvendelse, drift, vedligeholdelse og servicering af lejemålet med udgangspunkt i snitfladepapiret/ handshake. s rolle er at understøtte bestiller/lejer i at sikre, at det tekniske personale på de kommunale lejemål kender deres ansvarsområder og er fagligt kompetente til at drive bygningerne og de tekniske anlæg. s rådgivning omfatter gennemgang og svar på spørgsmål om snitflader mellem og lejer samt lejers forpligtigelser i forbindelse med renhold, indbrud, hærværk, graffiti og brand. Endvidere rådgiver om miljørigtig drift af lejemål, optimering af tekniske anlæg, mindre om- og tilbygninger samt indplacering af tekniske anlæg. Fagforvaltningerne er ansvarlige for, at eget teknisk personale er fagligt opdateret og kompetent til at drive lejemålene og de tekniske anlæg. Lejer kan kontakte om alle typer opgaver og problemstillinger vedr. anvendelse, drift, vedligeholdelse og servicering af brugers lejemål. sørger for, at det tekniske personale i et lejemål oplæres i at betjene nyindkøbte anlæg, som har opsat i forbindelse med en byggesag. Ved enkle spørgsmål/problemstillinger giver lejer et svar samme dag eller senest 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse. Ved komplicerede problemstillinger kvitterer for lejers spørgsmål/problemstilling inden for 5 arbejdsdage med en tilbagemelding om, hvornår svaret kan gives. svarer lejer på komplicerede spørgsmål/problemstillinger til det aftalte tidspunkt. side 27

28 7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.2. Administration af database til energiregistrering administrerer en webbaseret database, hvor lejerne registrerer energiforbruget i kommunale bygninger og 3.-mandslejemål i overensstemmelse med lovgivningen (Bekendtgørelse om energimærkning i bygninger) og Borgerrepræsentationens principper. Fagforvaltningerne er ansvarlige for denne registrering, som bl.a. anvendes i kommunens miljøregnskab og hermed til at reducere kommunens samlede energiforbrug. Fagforvaltningen er ansvarlig for, at kommunale lejere i kommunale lejemål og 3.-mandslejemål registrerer og indtaster deres energiforbrug i databasen månedligt. Hvis der ikke er opsat bimålere i lejemålet, leverer en fordelingsnøgle i forhold til energiforbruget. stiller database til energiregistrering til rådighed (Agenda2100). kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energiforbruget hos lejer registreres og tastes ind i databasen, eller at der etableres en fjernaflæsning hos lejer. opretter lejere i databasen til energiregistrering og sender dem brugernavn og password til systemet i forbindelse med indgåelse af nye lejekontrakter. Lejer kan kontakte for at få support i at anvende databasen til energiregistrering. Lejer kan mod betaling bestille kursus i brug af database til energiregistrering. yder telefonsupport i brug af databasen på alle arbejdsdage. besvarer mails om brug af databasen senest 3 arbejdsdage efter modtagelse af lejers mail. leverer kursus til lejer efter aftale. Lejer kontakter ved store ændringer i den enkelte institutions energiforbrug. Senest 3 arbejdsdage efter lejers henvendelse om store ændringer i energiforbruget, kontakter lejer for at aftale en gennemgang af de tekniske anlæg i institutionen. Ovenstående gælder ikke for 3.-mandslejemål. side 28

29 7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.3. Udførelse af akut vedligeholdelse udfører akut vedligeholdelse på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer jf. snitfladepapiret. Akut vedligeholdelse drejer sig dels om at udbedre skader, der har indflydelse på sikkerheden, f.eks. en hoveddør, der ikke kan låses, og om at reparere/udskifte installationer, der er brudt ned, f.eks. varmeanlæg. Dels drejer det sig om at udbedre skader, der har alvorlige følgevirkninger for andre bygningsdele, f.eks. at tætne et utæt tag, hvor regnen trænger ind og ødelægger lofter og vægge. Skaderne opstår typisk som følge af, at den løbende vedligeholdelse af lejemålet har været mangelfuld gennem en længere årrække. Større vedligeholdelsesarbejder defineres almindeligvis ikke som akut vedligehold, men indgår i den årlige prioritering af grundbudgettet til vedligeholdelse. Lejer kontakter og indmelder det akutte vedligeholdelsesproblem hurtigst muligt og senest dagen efter, at det er konstateret KPI: giver så hurtigt som muligt og senest inden for samme dag lejer besked, om det er s ansvar at udbedre skaden, og orienterer i givet fald lejer om udførslen og dens tidshorisont. Lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse. Lejer bliver også orienteret om, hvis der er noget, institutionen skal forholde sig til, f.eks. gener. har en 24 timers-vagt, der kan kontaktes i særlige akutte tilfælde. bestiller håndværker efter aftale med lejer Afhjælpning efter indbrud, hærværk og ekstremt vejr Lejer skal melde skader på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer som følge af indbrud, hærværk og ekstremt vejr til hurtigst muligt, så kan iværksætte udbedringer af skader. Lejer anmelder indbrud og hærværk til politiet. Lejer kontakter og orienterer om indbrud, hærværk eller graffiti. Lejer/bestiller anmelder løsøre til Willis. Lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer lejer inden for 2 arbejdsdage om udførelsen og dens tidshorisont. anmelder skader på klimaskærmen til Willis. Hvis ikke får anmeldt evt. skader på klimaskærmen, og der opstår følgeskader, bærer evt. udgifter til at udbedre følgeskaderne. Ved større skader meddeler lejer, at arbejdet er udført, og at sagen er afsluttet. side 29

30 7. Drift sikring af, at huset fungerer Bestiller/lejer 7.5. Afhjælpning af brandskader Lejer skal melde brandskader på og i bygningen til hurtigst muligt, så kan iværksætte udbedringer af skader. Lejer ringer og anmelder brand til politiet samt orienterer egen fagforvaltning og. Lejer anmelder løsøre til Factor Insurance Brokers. Bestiller/lejer kontakter, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse. Inden for 2 arbejdsdage efter lejers henvendelse vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer om udførelsen og dens tidshorisont. anmelder brandskader til Factor Insurance Brokers. Ved større skader, f.eks. skader på hele institutioner, koordinerer og fagforvaltningen det videre forløb. og fagforvaltningen vurderer i fællesskab nødvendigheden af at tage nødinstitutioner i brug. side 30

31 8. PLANLÆGNING OG UDFØRELSE AF VEDLIGEHOLDELSE har ansvaret for at gennemføre vedligeholdelsen af ejendommenes klimaskærm, basisinstallationer og befæstede arealer jf. snitfladepapiret. Gennemførslen sker med udgangspunkt i det årlige grundbudget til vedligeholdelse og særlige vedligeholdelsesplaner eller genopretningsopgaver, som Borgerrepræsentationen bevilliger midler til. Henvendelser om prioriteringen af grundbudgettet rettes til forvaltningens kundekoordinator i Kunder & Planlægning i, mens henvendelser om energimærkeordningen rettes til miljø- og energifunktionen i Analyse & Udvikling. Henvendelser om særlige vedligeholdelsesplaner og udførelse af vedligeholdelsesprojekter rettes til Drift & Service. På s hjemmeside fremgår det, hvordan de 3 omtalte afdelinger kan kontaktes. side 31

32 8. Planlægning og udførelse af vedligeholdelse Bestiller/lejer 8.1. Prioritering af det årlige grundbudget til vedligeholdelse prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse. Efter udarbejdelse sendes materialet i høring i fagforvaltningerne og herefter til politisk godkendelse i Økonomiforvaltningen og Borgerrepræsentationen. Bestiller kan indsamle eventuelle eksempler på, at manglende vedligeholdelse går ud over funktionerne på en ejendom, at der f.eks. ikke kan undervises i en skolebygning, idet varmen ikke kan reguleres pga. et defekt varmeanlæg. Bestiller kan løbende videregive sådanne eventuelle eksempler fra lejerne til. prioriterer det årlige grundbudget til vedligeholdelse, på baggrund af ejendomsdata fra bl.a. bygningssyn, energimærkeordningen, princippet værst først, bestillernes evt. tilbagemeldinger samt Borgerrepræsentationens gældende principper og beslutninger. Bestiller orienterer løbende /Drift & Service, hvis der på ejendomme er særlige planer, f.eks. opsigelse af lejemål, ombygning eller modernisering, som kan have indflydelse på prioriteringen af grundbudgettet. Bestiller sender høringssvar til midt i september. KPI: sender prioriteringsforslag i høring hos bestillerne i begyndelsen af juni. I prioriteringsforslaget er alle projekter nummereret. De nummererede aktiviteter, der står nederst på listen (med højest nummer), vil blive omfattet først af en evt. omprioritering. Omprioriteringer kan forekomme som følge af udvikling i byggepriser, øget behov for akut vedligeholdelse, myndighedspåbud eller ændringer i grundbudgettet som følge af budgetforlig. indarbejder eventuelle bemærkninger fra bestillers høringssvar i indstilling om prioritering af grundbudget. Indstillingen sendes til ØU og BR med henblik på en godkendelse ved årsskiftet. Bestiller informerer egen fagforvaltning om den politisk godkendte prioritering af grundbudgettet samt s overordnede tidsplan for de opgaver, som er prioriteret til udførelse. orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR s vedtagelse af grundbudget, hvor det fremgår, hvilke projekter der er prioriteret. side 32

33 8. Planlægning og udførelse af vedligeholdelse Bestiller/lejer Administration af energimærkeordningen administrerer den lovpligtige energimærkeordning, som indebærer, at kommunale ejendomme energimærkes af en statsanerkendt konsulent hvert 5. år. Energimærkning er en form for bygningssyn med fokus på bygningens energiforbrug. Lejer betaler udgiften til energimærkning. Lejer skal inden for 5 dage bekræfte over for energikonsulenten, at institutionen kan deltage i besøget på det angivne tidspunkt. Lejer forbereder energikonsulentens besøg. Det indebærer følgende: sørge for, at den energiansvarlige er til stede ved besøget. sørge for, at energikonsulenten på besøget kan se seneste års udfyldte driftsmanualer, årsopgørelser fra forsyningsselskaber, oversigter, der viser det månedlige forbrug, samt servicerapporter på energitekniske anlæg. Den energiansvarlige på institutionen tager imod energikonsulenten og viser vedkommende rundt samt fremviser de fremfundne driftsmanualer, årsopgørelser, oversigter og servicerapporter. Lejer bærer merudgiften ved manglende forberedelse af energikonsulentens besøg. har ansvaret for, at de kommunale ejendomme energimærkes hvert 5. år. sørger for, at lejer varsles om energikonsulentens besøg, og om hvordan man skal forberede sig, senest 14 arbejdsdage før besøget finder sted. sender rapporten fra energikonsulenten frem til lejer senest 3 måneder efter besøget. kan mod betaling fra bestiller/lejer sørge for, at energikonsulenten giver lejer en udvidet præsentation af energimærket og en vejledning i driftsmæssige forbedringer, f.eks. indstilling af varme- og ventilationsanlægs automatik. sender bestiller en plan for udførelse af energispareforslag fra energimærkningen i høring i begyndelsen af juni. kvalitetssikrer energispareforslagene i forbindelse med planlægning og udførelse af de konkrete forslag. Hvis bestiller beslutter at realisere energispareforslag fra energimærket inden for forvaltningernes ansvarsområder, skal de oplyse om det. Lejer kan finde sit energimærke og information om ordningen på Ejendomsportalen. Bestiller kan rekvirere en liste fra over, hvilke kommunale ejendomme der er energimærket i hvilke år. Bestiller kan rekvirere en liste fra over energibesparende forslag fra energimærkningen. side 33

34 8. Planlægning og udførelse af vedligeholdelse Bestiller/lejer Udførelse af vedligeholdelsesprojekter De konkrete vedligeholdelsesprojekter, der skal udføres, skal koordineres med lejernes funktioner, så generne bliver færrest mulige, og lejerne er forberedte på, at der kommer håndværkere i huset. Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som beskrives i SLA Anlæg. sender bestillerne en samlet oversigt med status for tid, økonomi og projektleder for vedligeholdelsesprojekterne 2 måneder efter BR s vedtagelse af grundbudgettet. Oversigten revideres og sendes til bestillerne 1. september og ved regnskabsårets udgang. Bestiller varetager som udgangspunkt kontakten med lejer. aftaler med bestiller, i hvilket omfang s projektleder eller rådgiver skal bidrage til orienteringen af de konkrete lejere. side 34

35 8. Planlægning og udførelse af vedligeholdelse Bestiller/lejer 8.2. Udarbejdelse af særlige vedligeholdelsesplaner og bestiller kan i samarbejde udarbejde vedligeholdelsesplaner af særlig karakter, f.eks. genopretningsplaner eller klimarenoveringsplaner. Planerne kan udspringe af den årlige budgetaftale, men der kan også være tale om, at en fagforvaltning ønsker planerne med henblik på at få fagudvalget til at sætte midler af til planens realisering. Bestiller kan forespørge om at udarbejde en særlig vedligeholdelsesplan. Forespørgslen bør som minimum indeholde følgende oplysninger: Formål med planen Opgavens karakter og omfang Geografisk beliggenhed Funktionskrav Evt. brugerinddragelse Tidsramme Økonomisk ramme og finansiering Evt. BR-beslutning/-indstilling til fagudvalg. Bestiller godkender procesnotat og søger eget fagudvalg om finansiering til at udarbejde særlig vedligeholdelsesplan (hvis BR ikke har afsat særskilte midler til planen). kan foreslå bestiller, at der udarbejdes en særlig vedligeholdelsesplan. Senest 14 arbejdsdage efter, at bestillers forespørgsel er modtaget, sender bestiller et notat med forslag til proces, herunder tidsplan, finansiering og omfang. udarbejder særlig vedligeholdelsesplan, når bestiller har godkendt procesnotat, og/eller når der ligger en politisk beslutning fra BR eller fagudvalget om at afsætte midler til at udarbejde planen. Bestiller inddrages efter nærmere aftale i forbindelse med udarbejdelsen af planen. Som led i forberedelse af kommende års budget kan gøre opmærksom på særlige vedligeholdelsesbehov, der med fordel kan løses med en genopretningsplan. Bestiller søger BR eller eget fagudvalg om midler til planen (hvis BR ikke har afsat særskilte midler til planen). Bestiller orienterer egen fagforvaltning om den særlige vedligeholdelsesplan umiddelbart efter vedtagelse i BR. orienterer med link til Ejendomsportalen bestiller om BR s vedtagelse af særlig vedligeholdelsesplan Udførelse af projekter fra særlige vedligeholdelsesplaner Udførelsen sker som udgangspunkt i henhold til den proces, som beskrives i SLA Anlæg. og bestiller kan aftale at nedsætte byggeudvalg/styregruppe på de enkelte projekter med deltagelse af bestiller og brugere m.fl. side 35