Ydelser til kunder i private lejemål

Transkript

1 Ydelser til kunder i private lejemål

2 Indhold Bygningsstyrelsen lejer på statens vegne Indgåelse af kontrakt i et privat lejemål Den løbende administration af lejemålet Energioptimering Opsigelse og fraflytning af lejemålet

3 Forord Det er en af Bygningsstyrelsens hovedopgaver at levere funktionelle, omkostnings-og energieffektive og attraktive kontorlokaler til kunderne. Styrelsen løser denne opgave ved udleje af statens ejendomme, gennem moderniseringer og ved videreformidling af private kontor- og arkivlejemål. Bygningsstyrelsens opgaver og ydelser vil være forskellige afhængigt af, om kunden bor i statsejendom eller privat lejemål. Som ejendomsvirksomhed er det altid Bygningsstyrelsens målsætning at levere ydelser, der skaber merværdi for kunden, så kunden kan koncentrere sig om sine kerneopgaver. Denne pjece giver overblik over Bygningsstyrelsens ydelser til kunderne i private lejemål. Ydelserne omfatter aktiviteter i forbindelse med indgåelse af aftale om lejemålet, den løbende administration og rådgivning samt ved fraflytning af lejemålet. Carsten Jarlov Direktør i Bygningsstyrelsen BYGNINGSSTYRELSEN // Ydelser til kunder i private lejemål // 3

4 Bygningsstyrelsen lejer på statens vegne Bygningsstyrelsen indgår på statens vegne lejekontrakter med de private udlejere af kontorejendomme i hele landet. Bygningsstyrelsen har de kompetencer, viden og erfaringer som skal til for at forhandle optimale lejekontraktvilkår bl.a. i forhold til bindingsperioder, vedligeholdelsesforpligtelser og lejeregulering. Bygningsstyrelsen er således kontraktpart i forhold til den private udlejer og administrerer lejekontrakten på statens vegne. Kunden er bruger af lejemålet og har i tilknytning til lejekontrakten indgået en såkaldt brugeraftale med Bygningsstyrelsen. Vilkårene i brugeraftalen mellem Bygningsstyrelsen og den statslige bruger af lejemålet svarer til vilkårene i lejekontrakten mellem Bygningsstyrelsen og den private udlejer. Fakta Bygningsstyrelsen lejer ca. 1,2 mio. m 2 fordelt på ca. 700 lejemål til brug for staten (2014). For at dække omkostningerne til administration af lejekontrakten opkræver Bygningsstyrelsen udover lejen et administrationsgebyr hos kunden. Administrationsgebyret dækker både den løbende administration og større opgaver i forbindelse med nylokaliseringer og fraflytninger. 4 // Ydelser til kunder i private lejemål // BYGNINGSSTYRELSEN

5 BYG N ING SSTYR ELSEN // Ydelser til kunder i pri vate lej emål // 5

6 Indgåelse af kontrakt i et privat lejemål Hvis kundens lokalebehov ændrer sig fx som følge af ressort- eller organisationsomlægninger, kontakter kunden Bygningsstyrelsen. Herefter følger en proces, hvor Bygningsstyrelsen afdækker forskellige muligheder med henblik på, sammen med kunden, at finde den løsning som bedst muligt imødekommer kundens økonomi, behov og statens samlede interesser på kort og langt sigt. Kontraktforhandling Hvis den bedste løsning viser sig at være et privat lejemål, forhandler Bygningsstyrelsen i dialog med kunden lejekontraktsvilkår på plads med den private udlejer. Bygningsstyrelsen fremsætter endvidere krav i henhold til cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner (energicirkulæret). Af væsentlige økonomiske og øvrige lejevilkår som søges optimeret er bl.a.: lejens størrelse uopsigelighedslængde (bindingsperioden, hvori lejemålet ikke kan opsiges) størrelsen af en årlig lejeregulering vilkår for evt. markedslejevurdering fordelingen af vedligeholdelse- og fornyelsesforpligtelsen i lejemålet arten af udgifter i driftsregnskabet mv. mulighed for partiel opsigelse og udvidelse af lejemålet forpligtelser i forbindelse med fraflytning Bygningsstyrelsen underskriver kun lejekontrakt efter aftale med og accept fra kunden. Er der behov for, at lejekontrakten forelægges Finansudvalget, underskrives kontrakten med forbehold. Bygningsstyrelsen udarbejder aktstykket, indhenter kundens accept samt sørger for forelæggelsen. 6 // Ydelser til kunder i private lejemål // BYGNINGSSTYRELSEN

7 Indretning og ombygning af lejemålet Bygningsstyrelsen indsamler, skaber og formidler viden fra ind- og udland om kontorindretning nu og i fremtiden. Bygningsstyrelsen bruger denne viden til at vejlede kunden og sikre, at kunden får gode rammer for trivsel og effektivitet på arbejdspladsen. Bygningsstyrelsen bistår i valg af lejerrådgiver og kontraktindgåelse samt sikrer, at der nedsættes en samarbejdsorganisation i forbindelse med en byggesag. Herudover deltager Bygningsstyrelsen i nødvendigt omfang i styregruppemøder og projektgruppemøder samt sørger for at evt. uenigheder omkring kvaliteten af lejemålets afleveringsstand, økonomi og afleveringstidspunkt afklares med udlejer. I mange tilfælde vil der være behov for at foretage en større eller mindre ombygning, for at lejemålet opfylder kundens behov. Som udgangspunkt vil Bygningsstyrelsen her anbefale, at kunden benytter en ekstern lejerrådgiver. Lejerrådgiveren vil, mod honorar betalt af kunden, hjælpe med at tilvejebringe kravspecifikation, som forelægges udlejer og dermed sikre, at udlejer kontraktmæssigt er forpligtet til at aflevere et ombygget lejemål, som opfylder kundens behov og ønsker. Indflytning Bygningsstyrelsen deltager i afleveringsforretningen med udlejer og sikrer kontraktligt, at lejemålet overtages som aftalt, og at der er aftalt en proces for udbedring af eventuelle mangler. I mindre lejemål modtager kunden ofte selv lejemålet efter rådgivning og drøftelser med Bygningsstyrelsen. Fakta Bygningsstyrelsen anvender i videst muligt omfang et benchmark for lokaleomkostninger inkl. energiudgifter på kr. pr. årsværk pr. år (2014). Benchmark gælder for institutioner uden særligt pladskrævende behov og anvendes, hvad enten der er tale om lokalisering i en statsejendom eller et privat lejemål. BYGNINGSSTYRELSEN // Ydelser til kunder i private lejemål // 7

8 Den løbende administration af lejemålet Varetagelse af rettigheder og pligter Forhandling i forbindelse med markedslejeregulering I lejemålets løbetid sørger Bygningsstyrelsen for, at kundens rettigheder og pligter overfor udlejer overholdes fx rettidig betaling af huslejen og at kunden ikke betaler mere, end der er aftalt i kontrakten. Med udgangspunkt i lejekontraktens vilkår kontrollerer og kvalitetssikrer Bygningsstyrelsen først og fremmest: årlige huslejereguleringer evt. varsling af forbedringslejeforhøjelser regulering af depositum regulering af skatter og afgifter varmeregnskaber/forbrugsregnskaber driftsregnskaber Bygningsstyrelsen orienterer kunden, hvis der er forhold, der ikke kan godkendes og gør indsigelser overfor udlejer. Hvis erhvervslejemarkedet og lejeniveauet udvikler sig i nedadgående retning, tager Bygningsstyrelsen initiativ til at forhandle en eventuel nedregulering af lejen med udlejer. Varsler udlejer lejestigning, indleder Bygningsstyrelsen forhandlinger med udlejer for at sikre, at den varslede leje er rimelig, og at lejevilkårene i øvrigt afspejler markedet. Forhandling og genforhandling af vilkår og aftaler I lejemålets løbetid kan der være behov for, at Bygningsstyrelsen i tæt dialog med kunden forhandler aftaler og vilkår på plads med udlejer. Det kan fx være i forbindelse med, at kunden får behov for mere eller mindre plads og dette kan løses ved at opsige dele af lejemålet eller leje ekstra lokaler i samme ejendom. Hvis kunden fx har ønske om at modernisere lokalerne eller opgradere lejemålets køkkenfaciliteter fra anretter- til produktionskøkken, skal arbejderne typisk finansieres af et huslejetillæg. I samråd med kunden varetager Bygningsstyrelsen forhandlingerne med udlejer og sikrer, at finansieringen sker på markedskonforme vilkår. 8 // Ydelser til kunder i private lejemål // BYGNINGSSTYRELSEN

9 Håndtering af tekniske og driftsmæssige problemer i lejemålet Hvis kunden oplever problemer af teknisk eller driftsmæssig art fx utætte vinduer/tag, problemer med varmeforsyningen, dårlig ejendomsdrift og lignende og dette ikke afhjælpes via dialog med vicevært/ejendomsinspektør, kontakter kunden Bygningsstyrelsen. Bygningsstyrelsen tager herefter kontakt til udlejer for at få problemerne løst og sørger for, at kunden eventuelt kompenseres for gener på grund af problemerne. Ved omfattende problemer vurderer Bygningsstyrelsen og kunden, om der er behov for ekstern bistand fra en lejerrådgiver. Eksempel Opdagelse af skimmelsvamp i lejemålet medfører ofte, at man er nødsaget til at isolere og aflukke lokaler og i værste fald er kunden nødsaget til at forlade lejemålet for en periode. Håndtering af skimmelsvamp i lejemålet er som udgangspunkt udlejers forpligtelse. Bygningsstyrelsen vil sammen med kunden sikre, at udlejer fremkommer med handlings- og tidsplan, at der tilrettelægges et saneringsforløb med så få gener for kunden som muligt samt at opgaven løses tilfredsstillende og i henhold til tidsplanen. Det økonomiske aspekt varetages på kundens vegne ligeledes af Bygningsstyrelsen. BYGNINGSSTYRELSEN // Ydelser til kunder i private lejemål // 9

10 Energioptimering Bygningsstyrelsen sikrer, at bestemmelserne vedrørende de private lejemål i energicirkulæret overholdes og forhandler med udlejer om energioptimering af lejemålet. Dette gælder i forbindelse med indgåelse, forlængelse og genforhandling af lejekontrakter såvel som i lejemålets løbetid. I lejemålets løbetid indsamler Bygningsstyrelsen energimærker for de lejemål, hvor udlejer er forpligtet til at udarbejde et revideret energimærke. Fra 2015 vil Bygningsstyrelsen arbejde på at indgå aftaler med private udlejere og kunder om at påbegynde overvågning af energiforbrug via fjernaflæsning. Denne overvågning vil styrke dialogen med udlejere om energitiltag. Overvågning af energiforbruget muliggør desuden en hurtig reaktion på afvigende forbrug og giver Bygningsstyrelsen et værktøj til rådgivning af kunderne om energibesparende adfærd. 10 // Ydelser til kunder i private lejemål // BYGNINGSSTYRELSEN

11 BYG NING SSTYR ELSEN // Ydelser til kunder i pri vate lej emål // 11

12 12 // Y delser til ku nder i p ri vate lejem å l // BYG NING SST YRELSEN

13 Opsigelse og fraflytning af lejemålet Opsigelse af lejemålet Hvis kunden ønsker helt eller delvist at opsige sit lejemål, sørger Bygningsstyrelsen for at koordinere sagen i forhold til udlejer. Som kontraktholder opsiger Bygningsstyrelsen lejemålet efter at have modtaget rettidig anmodning fra kunden. Hvis kunden ønsker en delvis opsigelse, afklarer Bygningsstyrelsen kontraktvilkårene, indgår aftale med udlejer og sørger for at kontraktforholdene formelt bringes på plads ved et tillæg til lejekontrakten. Aflevering af lejemålet Alt afhængigt af kontraktens vilkår vurderes det fra sag til sag, hvordan fraflytningen bør håndteres. Der kan være behov for at overveje, om der bør afholdes et før-flyttesyn sammen med udlejer for at forventningsafstemme og aftale, hvilke tiltag der er nødvendige for at aflevere lejemålet i overensstemmelse med kontrakten. Bygningsstyrelsen deltager sammen med kunden og udlejer i et eventuelt før-flyttesyn og det endelige flyttesyn. Bygningsstyrelsen kontrollerer og vurderer rimeligheden af udlejers efterfølgende flytteopgørelse i forhold til de kontraktlige forpligtelser og forhandler pris og evt. uenigheder med udlejer. Afmelding og aflæsning af forsyning Bygningsstyrelsen sørger for påmindelse om at sikre afmelding hos forsyningsselskaberne for de leverancer, som kunden selv betaler. Derudover sikrer Bygningsstyrelsen, at udlejer aflæser øvrige forbrugsmålere. Bygningsstyrelsen minder også kunden om opsigelse af andre serviceabonnementer og aftaler. Afregning af depositum Efter afregning af flytteopgørelse, endeligt forbrugsregnskab og evt. drifts- eller fællesregnskab afregner Bygningsstyrelsen depositum med udlejer og returnerer et evt. restbeløb til kunden. Der kan gå op til 1½, år før sagen er endeligt afsluttet på grund af afslutning af forskellige regnskabsår. BYGNINGSSTYRELSEN // Ydelser til kunder i private lejemål // 13

14 14 // Ydelser til kunder i private lejemål // BYGNINGSSTYRELSEN

15 Udgivet af Bygningsstyrelsen Juli 2014 ISBN ISBN elektonisk Foto Mikkel Østergaard Finn Christoffersen Pjecen kan downloades på bygst.dk, hvor der også ligger mere information om Bygningsstyrelsens øvrige ydelser til kunderne. Bygningsstyrelsens kunder har endvidere adgang til Ejendomsportalen, hvor blandt andet lejekontrakt, regnskab og brugeraftale kan findes. Password kan fås ved at skrive til

16 Bygningsstyrelsen Carl Jacobsens Vej Valby T bygst@bygst.dk