Bestyrelsesmøde - referat nr. 03

Transkript

1 Mødereferat nr. 03 Turismens Venner Hans Schacksvej Kerteminde Tlf sbr@visitkerteminde.dk Bestyrelsesmøde - referat nr. 03 Mandag den 6. februar kl på Kerteminde Turistbureau, Hans Schacksvej 5, 5300 Kerteminde Bestyrelse: Formand Else Møller (EM) em@kirsebaerfestival.dk Næstformand Jørgen Wind-Hansen (JWH) wind@mail.tele.dk Kasserer Charlotte Elwain (CE) kerteminderevision@stofanet.dk Bestyrelsesmedlem Bente Grønlund (BG) mgart@mail.dk Bestyrelsesmedlem Niels Balsby (NB) balsbylene@gmail.com Suppleanter: Bestyrelsesmedlem supp. Irene Serop (IS) ireneserop@privat.dk Bestyrelsesmedlem supp. Bent Just (BJ) ib.just@webspeed.dk Revisor supp. Lars Ole Valsøe (LOV) a.rahbek.v@gmail.com Referent: Sanne Brigsted (SBR) sbr@visitkerteminde.dk Revisorer: Revisor Poul Løwe-Madsen (PLM) plm@mail.stofanet.dk Revisor Niels Steenfeldt (NS) niels.steenfeldt@gmail.com Inviterede gæster: Kommunikation Povl Mors (PM) povl@mors.net VisitKerteminde Dorte Frandsen (DFR) dfr@visitkerteminde.dk 1

2 Deltagere: Else Møller, Jørgen Wind, Niels Balsby, Charlotte Elwain, Bente Grønlund, Bent Just og Irene Serop. Inviterede: Povl Mors og Dorte Frandsen Afbud: - Referent: Sanne Brigsted Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. Baggrund: Dagsorden er godkendt af formanden og udsendt. Bilag: Dagsorden er udsendt sammen med mødeindkaldelsen (denne) Indstilling: Det indstilles at dagsorden godkendes. Konklusion: Dagsorden er godkendt. 2. Godkendelse af referat nr. 02 Baggrund: Referatet er godkendt af formanden og udsendt. Bilag: Referat er udsendt sammen med mødeindkaldelsen (nr. 2) Indstilling: Det indstilles at referatet godkendes. Konklusion: Referatet godkendes. 3. Foreningens værdier Povl Mors præsenterer Baggrund: Som tidligere besluttet skal der udarbejdes et værdisæt for foreningen. Værdisættet udleveres til medlemmer, for derved at sikre en fælles front. Bilag: Udkast til forslag om værdisæt vedlagt til diskussion (nr. 4) Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen vedtager værdisættet. Konklusion: Bestyrelsen godkendte, at kommunikationsgruppen må færdigarbejde værdisættet med udgangspunkt i det fremlagte på bestyrelsesmødet. Det færdige materiale fremsendes til bestyrelsen samt alle medlemmer inden 1. marts. 4. Nyhedsbreve til foreningens medlemmer v. Povl Mors Baggrund: Orientering om planlagte aktiviteter samt kommunikationsplan. Bilag: - Indstilling: Der indstilles til at bestyrelsen godkender de planlagte aktiviteter. 2

3 Konklusion: Der udsendes sket siden sidst (intern opdatering) når der er aktuelle informationer. Arbejdsgruppe direktørerne indsender løbende materiale til PM. Indholdet handler ikke om afsluttet opgaver og projekter, men formålet er at sikre et højt internt informationsniveau i foreningen. Der udsendes korrektur til vedkommende som har leveret indhold. Send dine emner til Povl Mors på povl@mors.net 5. Værtskabs kurser og stjerneordning i Turismens Venner v. Povl Mors Baggrund: For at højne serviceniveauet lokalt i Kerteminde Kommune er der lagt op til fra Kommunikationsgruppen og Det gode værtskab, at erhvervet skal tilbydes en række kurser, som giver erhvervet redskaber til at blive gode værter. I samme forbindelse for at sikre kvaliteten generelt er der udarbejdet et udkast til en lokal stjerneordning. Formålet er, at give gæster og lokale borgere en bedre oplevelse ved besøget i Kerteminde, forbedre indtjeningen hos erhvervet samt sætte standarden i Danmark for det gode værtskab. Bilag: Udkast til stjerneordning og kursusindhold (nr B) Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender det nye produkt i Turismens Venner Konklusion: Generelt er det en udfordring i Danmark, at det gode værtskab ikke er højt nok i Danmark. Nationalt arbejdes der på at ændre denne holdning. DFR sidder i en national arbejdsgruppe. Gæsten som besøger din destination i dag vil beriges. Det sociale gør en forskel. Man vil have mere end det man bare betaler for, dvs. mere end forventet, og ofte er det den personlige berigelse. Bestyrelsen besluttede, at der sigtes efter stjerne og Kerteminde Kommune skal sætte standarden for det gode værtsskab. Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af DF, PM, BG, IS og SBR som arbejder videre med det præsenterede materiale og udformer det endelige kursusmateriale, værktøjer og stjerneordningen. Sidst nævnte skal fungere som gulerod for erhvervet. Der etableres en række kurser, hvor 2. kursusrunde handler om hvordan erhvervet kan berige gæster og borgere, - det er her forskellen gøres og stjerne nr. 5 kan opnås. 6. Medlemsaften på HYDAC Baggrund: Evaluering af afvikling herunder om indhold er relevant. Bilag: - Indstilling: Det indstilles at medlemsarrangementerne fortsætter og gruppen under Produktudvikling overtager styringen af arrangementerne, med støtte fra VisitKerteminde. Konklusion: Bestyrelsen er enig i, at forskellige lokationer, forskellig fremgangsmåde og forskelligt indhold er vejen frem. Fremadrettet sikres en gave til arrangøren. Gerne en time ekstra end flere arrangementer. 7. Mødekalender 2012 status på aktiviteter. Baggrund: Vikingemuseet i Ladby har inviteret foreningens medlemmer til et særligt V.I.P. arrangement. Bilag: Invitation til V.I.P. arrangement på Vikingemuseet Ladby (nr. 6) 3

4 Indstilling: - Det indstilles at arrangementet afvikles. Status på Medlems- og inspirationsarrangementer 2012: 1) Mandag d. 7. maj bustur med smagning ombord v. Frederik og Sanne Varighed: 3-4 timer med et stop Start tidspunkt: Indhold: Udgangspunkt: Fra Fjord & Bælt Kerteminde 2) Lørdag d. 26. maj Turismens Dag v. Else Møller Konklusion: FM og SBR fremsender primo marts program for den 7. maj Turismens Dag: EM fremsender program medio marts. Baggrund: Turistbureauerne i Danmark afholder 1 gang årligt turismens dag. Initiativet er forholdsvist nyt, hvorfor det for mange er forholdsvist ukendt. Dagen er en unik mulighed for at sætte fokus på turismen hvor indholdet primært er kendskab til egen kommune. Derfor vil der være et særligt fokus på at invitere kommunens egne borgere til at komme og se produkter og aktiviteter for dermed at få et bedre indblik og kendskab. Bilag: - Indstilling: Der indstilles til at Produktudviklingsgruppen fortsætter planlægningsarbejdet med reference til bestyrelsen 3) Mandag d. 4. juni Sted skal findes 4) Mandag d. 17. september Kjerteminde Avis og Stiftstidende 5) Mandag d. 12. november sted skal findes 6) Torsdag d. 12. april Generalforsamling Ulriksholm Slot v. Else Møller Konklusion: Bestyrelsen godkendte at de fremadrettet sociale arrangementer planlægges i Produktudviklingsgruppen, som har dannet en undergruppe. Baggrund: Dato og sted for generalforsamlingen er koordineret. Det anbefales at foreningen etablerer et samarbejde med Kuffert Film omkring produktion af 5-6 små kort film, med levende og alm. billeder, hvor arbejdsgrupperne visuelt præsenteres i projekter og status derved opnår alle taletid, generel opdatering i foreningen, en anderledes præsentationsmetode og foreningen understøtter samtidig en lokal virksomhed. Bilag: Dagsorden (nr. 7) Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsorden og samarbejde med Kuffert Film Konklusion: Bestyrelsen godkendte samarbejdet kan etableres. Såfremt der er økonomi involveret skal dette godkendes. 4

5 8. Ny hjemmeside Baggrund: Arbejdsgruppen for markedsføring og kommunikation ønsker at udvikle en hjemmeside i samarbejde med VisitKerteminde. Målgruppen er foreningens medlemmer. Bilag: Udkast til layout vedlagt (8) Indstilling: der indstilles til på baggrund af ønske fra arbejdsgruppen, at foreningen investerer kr i design tilpasning og hosting. Årlig omkostning 995 kr. plus moms. Det indstilles til, at investering sker efter kontingent opkrævning dvs. i maj med lancering ifm. Turismens Dag den 26. maj Konklusion: Bestyrelsen godkendte investeringen i en hjemmeside med lancering ifm. Turismens Dag den 26. maj Økonomi Baggrund: Kassereren har udarbejdet forslag til årsregnskab for foreningen fra etablering til 31/ Der er én post. Der skal fremsendes kontingentopkrævning til medlemmer i april Charlotte sikrer dette. Bilag: Årsregnskab 2011 (nr. 9) Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender årsregnskabet Konklusion: godkendt, dog indgå lejen ved Kulturhuset i EM kontakter Willy. 10. Ansøgning til midler Baggrund: Orientering fra formanden om ansøgninger der er udarbejdet og fremsendt, samt forventninger til arbejdet med ansøgninger fremover. Konklusion: EM arbejder videre med ansøgninger. Blandt søges Kommunen om tilskud til tiltrækning af nye borgere. Derudover er der etableret et samarbejde med Kerteminde Revyen. Alle foreningens medlemmer kan købe særlige billetter til onsdagsforestillinger, her vil kr. 100 gå til Turismens Venners gode arbejde. Derudover er det muligt ved grupper af min. 10 personer, at købe billetter til onsdagsforestillingerne og få 145 kr. til Turismens Venner. 11. Udvikling af Kystturisme v. Dorte Frandsen Baggrund: VisitKerteminde har uforpligtende tiltrådt et projekt omkring udvikling af kystturisme. Bilag: Oplægget præsenteres på bestyrelsesmødet Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender, at der arbejdes videre med opbakning til projektet fra Turismens Venner. 5

6 Konklusion: Der er fra politisk hold fokus på turisme nationalt. DF orienterede om de forskellige igangværende projekter og pulje som er ansøgt, bl.a. i samarbejde med VisitDenmark, VisitSjælland og VisitNordjylland. 12. Eventuelt: - Opfølgning inden kommende bestyrelsesmøde Generalforsamling Booking af Ulriksholm Slot og Galleri SBR Medlemsarrangement Koordinering og oplæg angående bustur med FM og SBR smagning ombord Sociale arrangementer Planlægning af interne arrangementer i NB foreningen Turismens Dag Program Lokation til banko mm. EM Generalforsamling den 12. april 2012 Bestyrelsesmøde mandag den 7. maj 2012 Evaluering af generalforsamling Kort orientering fra VisitKerteminde Fremtidens servicemodtager apparat 6

7 Bestyrelsesmøde mandag den 10. september 2012 Bestyrelsesmøde mandag den 3. december