Den svære samtale - ØVELSER

Transkript

1 Den svære samtale - ØVELSER Det bliver aldrig sværere i virkeligheden end det bliver lige her i dette rum i dag! Side 1

2 Camilla Høholt Smith Seniorkonsulent Socialrådgiver Diplom i projektledelse Samspil virksomheder JC Ledelse og organisations udvikling Virksomhedskultur Lederuddannelse i håndtering af sygefravær og forebyggelse, den svære samtale Side 2

3 Kort og godt hvem er vi? Navn I en svær samtale har jeg succes med? Jeg vil gerne øve mig i at blive bedre til. Det skal jeg have med hjem! Side 3

4 Dagens agenda Kort om samtalen Tips og tricks praksisnære huskelister til når du skal afholde en effektfuld samtale med en medarbejder, hvor der er noget på spil. Træning og model i den svære samtale Sæt mål og evaluer dig selv løbende brug sparring fra de medarbejdere du samtaler med Side 4

5 Siden i går Er der noget fra i går du har tænkt over siden? Spørgsmål eller noget du har brug for vi taler om igen? A-ha oplevelsen! Side

6 Sygefravær er IKKE en privatsag! - hvad vi taler om er ikke uvæsentligt Sygdom er personligt og handler om hvad vi fejler Sygefraværet er et fælles anliggende og har konsekvenser for flere end den der er syg Side

7 Hvad må (og skal) man spørge om? Forventet varighed? Hvilke funktioner i dit job kan du ikke udføre? Er der nogle andre funktioner du godt kan lave selvom du er syg? Er der noget her på arbejdspladsen der er skyld i dit sygefravær og kan vi lave noget om? Er der noget jeg/virksomheden kan støtte dig med for at få dig hurtigt tilbage i jobbet? Lovgivning: Lov om brug af helbredsoplysninger m.v. på arbejdsmarkedet se vejledning på Side 7

8 Rammesætning Side 8

9 En svær samtale er.. En samtale/dialog hvor der er noget på spil for én eller flere af samtaleparterne. Hvorfor det går fra snak til samtale, hvor måden, udfaldet og alt det der sker indimellem har betydning Side 9

10 At SAM-TALE Samtale er udveksling af holdninger, følelser, tanker og synspunkter imellem to eller flere mennesker Samtale er udover kropssprog, betoning, øjenkontakt o.a. også vores sprog. Tænk over at sarkasme, jokes og ironi ikke er givende for samtalen når én part er sårbar Side 10

11 1. Forberedelse Rammen om en samtale 2. Afholdelse 3. Opfølgning Side 11

12 Hvad oplever DU? Hvornår er det svært for dig? Hvad er det i rammen der gør det svært? Hvornår og under hvilke rammer lykkes samtalen for dig, også når du har tænkt at den var svær? Side 12

13 Hvilke udfordringer vil du arbejde med i dag? Det er ikke nok at sige jeg vil arbejde med at blive bedre til samtalen det er en øvelse for livet Hvilke max. 3 udfordringer vil du specifikt arbejde med i praksis i dag? Hvad udfordrer dig fagligt i lederskabets samtaler Hvor bliver du personligt trængt Hvilke grænser og værdier gør det svært Side 13

14 Træningsrummet Det er i træningsrummet, det er okay at lave fejl, sige noget dumt og forsøge sig frem det er sådan vi lærer noget! Hvis du skal kunne blotte dine talenter her sammen med os, så skal vi have tillid, fortrolighed og stole på at det der sker her bliver her! Du kan kun lære ved at forsøge og ingen er verdensmestre i kommunikation, det bliver man aldrig! Side 14

15 En træningsmodel - Små grupper Alle lærer forskelligt og det er svært at lære på tværs Små grupper gerne 3, så en kan være observatør og give feedback på det der sker. Gennemspil en case. Beslut hvad der skal øves i og reflekteres over Udfordring der er en fare for at man gentager det der ikke virker og gør sig bedre til det! Side 15

16 En træningsmodel Den varme stol Et samtaletræningsforløb hvor alle er aktive! Gennemspil en samtale Fokus på samtalens forløb Hvad sker der i samtalen? Hvor bliver det svært? Får lederen hørt medarbejderen og når målet? Side 16

17 Værktøjskassen Side 17

18 Teknik og metode i samtalen Åbne spørgsmål (HV ordene uden hvorfor) Kan bruges til at skabe en god dialog og tillid til at i får et fælles billede De åbne spørgsmål kan bruges til at danne billeder og fortælle historien Side 18

19 Tips og Tricks! Målet for samtalen er desværre ofte både skjult for leder og medarbejder! Arbejd med at kende dit mål, så bliver samtalen lettere at styre og du ender op med at få noget ud af den! Målet er dit stærkeste våben Side 19

20 Tips og Tricks! Hvis du ved hvad du skal have svar på i samtalen så er der en større sandsynlighed for at du får det? Side 20

21 Tips og Tricks! Lyt mere end du taler det er trods alt dig som leder, der skal blive klogere af samtalen! Stil et spørgsmål ad gangen og lyt til svaret det er den måde du gør dig selv klogere på medarbejderens virkelighed Side 21

22 Når lederen afholder den svære samtale Sæt rammen for samtalen tydeligt op Læg mærke til al den kommunikation der foregår Lyt mere end du taler Lyt til samtalen taler i om sygdom eller fravær? Hold øjenkontakt Vær oprigtig nysgerrig, ellers afbryd talestrømmen Gentag dit mål med samtalen Lav klare aftaler og rollefordelinger Side 22

23 En træningsmodel Den varme stol Et samtaletræningsforløb hvor alle er aktive! Gennemspil en samtale Fokus på samtalens forløb Hvad sker der i samtalen? Hvor bliver det svært? Får lederen hørt medarbejderen og når målet? Side 23

24 Teknik og metode i samtalen Vend tilbage til de væsentligste dialoger Hørte du rigtigt, forstod du hvad der blev sagt? Vær reelt nysgerrig på situationen Du skal ikke lade som om du er interesseret i at høre historien Spørg ind til det du ikke forstår Side 24

25 Tips og Tricks! PAUSEN er den vigtigste teknik i en samtale! Det er her du tvinger medarbejderen til at reflektere og blive aktiv i samtalen. Pauser er kulturelt en stor udfordring for os i samtaler. Pauser skal nogen gange trækkes til det bliver pinligt! Side 25

26 Tips og Tricks! Sig ikke MEN hvis du mener det du siger brug is stedet ordet OG! At sige men i mellem to sætninger gør at den første devalueres. Du har altså ikke rigtig forstået medarbejderen, når du siger men! Side 26

27 Tips og Tricks! JEG-sproget er et effektivt sprog at blive i, når der er noget på spil i en dialog. Når du bliver i et sprog omkring hvad du ser, tænker, føler og mener, kan det ikke modsiges og du bliver ikke opfattet anklagende, som et DU sprog kan blive Side 27

28 En træningsmodel Den varme stol Et samtaletræningsforløb hvor alle er aktive! Gennemspil en samtale Fokus på samtalens forløb Hvad sker der i samtalen? Hvor bliver det svært? Får lederen hørt medarbejderen og når målet? Side 28

29 Tips og Tricks! Skala spørgsmål På en skala fra 1-10 hvor ondt har du så? Hvor tror du, at du skal være på skalaen for at være tilbage i jobbet? Hvordan kommer vi fra a til b? Lad os bruge linjen til at følge op på hvordan det går Side 29

30 Tips og Tricks! Refleksive spørgsmål Hvad tror du der ville ske, hvis du startede op stille og roligt på arbejdet i morgen? Hvad er det værste der kan ske? Hvad ville være en succes hvis du prøvede? Side 30

31 Tips og Tricks! At flyttet svaret udenfor rummet Kan bruges til at løsne det svære op, når det hele er meget tungt for den medarbejder i har i stolen. Hvad nu hvis vi spurgte din mand, hvad ville han så svare? Side 31

32 Modstand er også kommunikation Gå med modstanden hvis du hører den Lad være med at negligere det du hører, men sig hvis du forstår hvordan de har det, men gerne vil høre mere om hvad de reelt tænker. Find ud af om der er tale om angst for fremtiden og det ukendte, eller om det handler om, at medarbejderen ikke selv har erkendt situationen. Brug pauser som en teknik Side 32

33 En træningsmodel Den varme stol Et samtaletræningsforløb hvor alle er aktive! Gennemspil en samtale Fokus på samtalens forløb Hvad sker der i samtalen? Hvor bliver det svært? Får lederen hørt medarbejderen og når målet? Side 33

34 Sæt mål op for din læring! Sæt dig mål for hvad du gerne vil fokusere på lige nu. Evaluer på hvordan du synes det forberedes hvad gør at det går godt og hvornår synes du det er svært? Spørg dine samtale partnere direkte, hvordan de oplevede samtalen, hvad de tænkte var forandret osv. Inddrag andre i dine læringsmål og inviter dem til at være deltagende Side 34

35 Ris og Ros Er det noget du kan bruge i praksis? Fik du noget med hjem, du havde glemt eller ikke vidste? Noget der kan gøres bedre? Side 35