Personalepolitik for medarbejdere i Team Danmark. Gældende fra 1. januar 2017 for alle medarbejdere i Team Danmark

Transkript

1 Personalepolitik for medarbejdere i Team Danmark Gældende fra 1. januar 2017 for alle medarbejdere i Team Danmark 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Generelle personaleforhold Personalepolitik formål, gyldighed og evaluering Sekretariat Fysisk og psykisk arbejdsmiljø Personalemøder Løn- og ansættelsesvilkår Lønvilkår Pension Arbejdstid Flekstidsordning Registrering af tid Ansættelse Tavshedspligt Introduktion af nye medarbejdere Medarbejderudviklingssamtaler Efter- og videreuddannelse Andre hverv under ansættelse i Team Danmark Tjenestefri Ferie Feriefridage Barsels-/forældreorlov Barns første og anden sygedag Omsorgsdage Sygdom Orlov Anden tjenestefri Øvrige personaleforhold Kørsels- og rejsegodtgørelse samt weekendtillæg Forsikring under rejser Multimedier

3 5.4. Kommunikationspolitik Motionspolitik Alkoholpolitik Ernæringspolitik Rygepolitik Børneattester Gaver Beklædningspolitik Anvendelse af IT Fratrædelse Generelle forhold Afskedigelse Fratrædelse Seniorpolitik Bilag - Team Danmarks organisation Organisationsstruktur Bestyrelse

4 1. Introduktion Team Danmark arbejder med udgangspunkt i Lov om Eliteidræt målrettet for at udvikle og koordinere eliteidrætten i Danmark på en social og samfundsmæssigt forsvarlig måde. Det sker i samarbejde med både forbund, atleter, trænere, statslige og kommunale myndigheder samt en lang række uddannelsesinstitutioner. Dansk eliteidræt er en international succeshistorie, og danske eliteatleter, trænere og specialforbund har skabt store resultater på trods af begrænsede økonomisk ressourcer. Hvis Danmark skal fastholde sin position som en international vindernation, kræver det, at Team Danmark har fokus på at udvikle rammer og vilkår for vores bedste atleter og trænere. Vi gør det ud fra en model, hvor vi støtter efter behov, og hvor vores ressourcer gør størst mulig forskel. Team Danmarks arbejde med at udvikle dansk eliteidræt er inddelt i 4-årige perioder. For hver periode udarbejder Team Danmark et støttekoncept, som er operationaliseringen af de forpligtelser og opgaver, der er beskrevet i lovgrundlaget. Støttekonceptet formulerer tre strategiske afsæt, som rummer særlige potentialer for dansk eliteidræt i de kommende år. De strategiske afsæt er således et centralt omdrejningspunkt for alle Team Danmarks medarbejdere. De tre strategiske afsæt er: Innovation vi skal udvikle og inddrage den skarpeste viden i træning og konkurrence Ressourcer vi skal finde nye ressourcer og optimere eksisterende Samspil vi skal løfte dansk eliteidræt i fællesskab med vores samarbejdspartnere De strategiske afsæt er udtryk for, at vi tør tænke nyt, og vi skal blive endnu bedre til at samarbejde med forsknings- og udviklingsmiljøer. Vi har høje ambitioner for dansk eliteidræt, og vi kan kun lykkes med at nå målsætningen, hvis vi i Danmark løfter eliteidrætten i fællesskab både med eksisterende og nye samarbejdspartnere, der ikke nødvendigvis er en del af eliteidrættens verden. Team Danmarks ambitioner for dansk eliteidræt er høje. Vores overordnede målsætning for perioden er: Team Danmark-støttede specialforbund skal præstere på højeste internationale niveau og vinde medaljer ved EM, VM og OL. Samtidig skal Danmark som nation placere sig i top-5 blandt nationer under 10 mio. indbyggere og i top-25 blandt alle nationer målt på internationale ranglister. 4

5 2. Generelle personaleforhold 2.1. Personalepolitik formål, gyldighed og evaluering Team Danmark er den centrale vidensinstitution i dansk eliteidræt. Medarbejdernes kompetencer er den vigtigste ressource til løsningen af Team Danmarks opgaver. Personalepolitikken skal sikre optimale rammer for medarbejdernes kompetenceudvikling og samarbejde til gavn for dansk eliteidræt. Det er afgørende, at der er optimale rammer for medarbejdernes dagligdag, så der er god mulighed for udvikling af medarbejderens kvalifikationer, kompetencer og trivsel. Personalepolitikken gælder både medarbejdere og ledelse i Team Danmark. Personalepolitikken fastlægger rammerne for forholdet mellem ledelse og medarbejdere og mellem medarbejderne. Personalepolitikken skal til enhver tid afspejle de lovbestemmelser og retningslinjer, Team Danmark skal følge som offentlig, selvejende institution. Alle medarbejdere har en ansættelseskontrakt, hvor de nærmere personlige vilkår for ansættelsen er aftalt mellem Team Danmark og medarbejderen. Personalepolitikken fastlægger i tillæg til ansættelseskontrakterne de fælles rettigheder og forpligtelser, som gælder for alle medarbejdere i Team Danmark. Personalepolitikken skal bidrage til, at ansættelsesforholdene for samtlige medarbejdere er attraktive og udfordrende. Personalepolitikken skal være dynamisk og under konstant udvikling. Der foretages hvert andet år en evaluering og om nødvendigt en revision af Team Danmarks personalepolitik Sekretariat Team Danmark har sekretariat i Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby. Derudover har Team Danmark medarbejdere med arbejdssted i København, Aarhus og Odense Fysisk og psykisk arbejdsmiljø Team Danmark skal være karakteriseret ved et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det er vigtigt, at alle medarbejdere har gensidig respekt for hinanden og er åbne og ærlige i det daglige samarbejde. Et godt arbejdsmiljø er præget af professionalisme, fleksibilitet og ansvarlighed hos alle medarbejdere. 5

6 Team Danmark lægger vægt på at udvikle et godt psykisk arbejdsmiljø, således at alle medarbejdere er tilfredse i deres arbejdssituation. Den enkelte medarbejders arbejdsindsats, samarbejdsevne og psykiske overskud har afgørende betydning for et godt psykisk arbejdsmiljø. Der skal være overensstemmelse mellem den enkelte medarbejders ressourcer og dennes arbejdsopgaver. Direktør, afdelingsledere og medarbejdere skal være opmærksomme på det psykiske arbejdsmiljø. Det kan være forhold som f.eks. stresssymptomer, manglende eller dårlig kommunikation, psykisk træthed, lav grad af fællesskabsfølelse samt et stigende antal sygedage. Såfremt den enkelte medarbejder oplever forhold, hos sig selv eller andre, skal problemet søges løst hurtigst muligt, gennem dialog med afdelingschef og/eller HR. Direktøren kan også inddrages, hvis det anses for hensigtsmæssigt. Eventuelle konfliktsituationer skal så vidt muligt løses ved dialog. Hvis uoverensstemmelser eller konflikter ikke kan løses af medarbejderne selv, skal afdelingschefen inddrages. Team Danmark er - jf. Arbejdsmiljølovgivningen - indstillet på at sikre at alle led i arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det betyder bl.a., at sikkerheds- og sundhedsforholdene regelmæssigt skal vurderes gennem en arbejdspladsvurdering (APV). Alle emner i relation til arbejdsmiljø (herunder sikkerhed) er forankret i Team Danmarks Arbejdsmiljøudvalg, der består af mindst tre medlemmer. Direktøren er formand for Arbejdsmiljøudvalget, og der er udarbejdet et kommissorium for Arbejdsmiljøudvalget. De øvrige medlemmer er valgt af og blandt samtlige medarbejdere for en 3-årig periode. Arbejdsmiljøudvalget skal sikre, at medarbejderne inddrages og aktiveres i arbejdet med en stadig forbedring af arbejdsmiljøet og arbejdsmiljømæssige forhold. Medarbejdere, som har problemer med arbejdsmiljøet eller som oplever problemer hos andre medarbejdere, har ret og pligt til at henvende sig til direktøren eller medlemmer af Arbejdsmiljøudvalget. Ansvaret for det videre forløb er herefter placeret hos Arbejdsmiljøudvalget. 2.4 Personalemøder Der tilstræbes størst mulig åbenhed og et højt informationsniveau i Team Danmark. Derfor vil væsentlige informationer og beslutninger blive formidlet til medarbejdere via Team Danmarks intranet. Direktør og medarbejdere har gensidig informationsret og pligt. Der afholdes bl.a. 4-6 medarbejdermøder (med mødepligt) om året hvoraf mindst et af disse er et dagsseminar. Medarbejdermøderne indkaldes via kalenderen umiddelbart før årets begyndelse. Møderne indeholder bl.a. information og drøftelser om Team Danmarks strategier, indsatser og prioriteringer samt personaleinformationer. 6

7 3. Løn- og ansættelsesvilkår 3.1. Lønvilkår Medarbejdernes løn er individuel og aftales ved ansættelsen. Lønniveau fastsættes i henhold til den pågældende stillings indhold og den pågældende medarbejders funktioner og kvalifikationer. Lønningerne reguleres en gang årligt pr. 1. januar. Lønnen reguleres med 50 % af lønudviklingen i DA s statistik for ændring i timefortjenesten for medarbejdere med højt kvalifikationsniveau (akademikere m.v.) i 3. kvartal (for hele landet) i året før lønreguleringen. I tillæg til lønreguleringen kan der gives et individuelt løntillæg inden for den budgetramme til lønstigning, der er fastsat af bestyrelsen. Endvidere kan der inden for samme ramme gives et engangsvederlag for ekstraordinære indsatser udført i pågældende år. Lønforhold kan drøftes årligt (4 kvartal) på initiativ af personalelederen eller på initiativ af medarbejderen. Større lønstigning kan aftales som led i videreuddannelse eller ved mere markante ændringer i arbejdsopgaverne. Sådanne ændringer kan kun ske efter aftale med direktøren og med et passende varsel. Lønnen udbetales bagud den 25. i måneden Pension Alle fuldtids- og deltidsansatte medarbejdere i Team Danmark tilbydes en pensionsordning ved ansættelsen. Pensionsordningen tilbydes via Nordea, Liv og Pension og indeholder et virksomhedsbidrag på 11,2 % af den månedlige løn, mod at medarbejderen yder et medarbejderbidrag på 5,6 % af samme løn. Pensionsordningen er ikke tvungen, men virksomhedsbidraget kan ikke konverteres til lønnen. Den enkelte medarbejder kan aftale særlige pensionsforhold vedrørende eget bidrag ved en personlig aftale med rådgiver Arbejdstid Team Danmark følger de for arbejdsmarkedet i øvrigt gældende arbejdstidsregler. Medarbejderens normale ugentlige arbejdstid er 37 timer. Arbejdstidspunkt og pauser placeres fleksibelt efter aftale med Team Danmark. Arbejdstiden er som udgangspunkt placeret på hverdage inden for tidsrammen kl

8 Der kan for nogle medarbejdere være arbejdsopgaver, som skal udføres om aftenen og i weekender, ligesom der kan være rejseaktivitet forbundet med stillingen (jf. ansættelseskontrakt). Der ydes alle medarbejdere ½ times betalt daglig frokostpause. Eventuelle hjemmearbejdsdage koordineres med personaleleder og nærmeste kollega af hensyn til fælles opgavevaretagelse. Medarbejderen skal på mail meddele sin personaleleder om hjemmearbejdsdagen, senest dagen før hjemmearbejdsdagen. Det skal tydeligt fremgå af den elektroniske kalender, hvilke arbejdsmæssige opgaver der løses, og hvordan medarbejderen træffes på hjemmearbejdspladsen Flekstidsordning Team Danmark ønsker fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen for begge parter. Derfor er Team Danmarks medarbejdere omfattet af en flekstidsordning. Hvis medarbejderne optjener overarbejde i en periode, har medarbejderen ret til afspadsering af overarbejdet i forholdet 1:1. Afspadsering af hele dage placeres efter forudgående aftale med personalelederen, og overarbejdet skal være afviklet inden udgangen af et kalenderår. Ikke afviklet overarbejde kan ikke overføres til nyt kalenderår og bortfalder uden kompensation. Medarbejderen kan i særlige tilfælde indgå anden aftale med sin personaleleder. Medarbejderen skal selv holde regnskab med oparbejdet overarbejde jf. afsnit 3.5, og skal samtidig sørge for at overarbejdet afspadseres løbende efter aftale med personalelederen. Overarbejde kompenseres udelukkende ved afspadsering Registrering af tid Medarbejderne i Team Danmark skal registrere tid i det tidsregistreringssystem, som Team Danmark anvender. Tidsregistreringen fungerer som et værktøj, der har til formål at hjælpe med intern dokumentation af arbejdstid og tjenestefrihed. Formålet med tidsregistreringssystemet er bl.a. at give både medarbejdere og ledere et overblik over ferie, feriefridage og ikke mindst overarbejde. Medarbejderen skal registrere arbejdstid eller fravær efter følgende retningslinjer: Arbejdstid: Aktivitet: Daglig arbejdstid (på medarbejderens faste arbejdssted) Registrering af arbejdstid: 1:1 alle ugens dage 8

9 Arbejdstid uden for medarbejderens faste arbejdssted (uden overnatning) 1:1 dog maks. 8 timer pr. dag. Hertil lægges transporttiden. Tjenesterejser (med overnatning) 1:1 dog maks. 8 timer pr. dag. Hertil lægges transporttiden, dog maks. 8 timer pr. ud- eller hjemrejse. + tillæg på 600 kr. pr. weekend- og helligdag* Uddannelse/konference/kongres 1 normal arbejdsdag af 7,4 timer *Bemærk, at der også udbetales skattefri rejsegodtgørelser ved tjenesterejser over 24 timer, se mere herom i afsnit 5.1, side 19. Tjenestefri: Aktivitet: Ferie Feriefridage Sygdom (egen) Barn syg (1. og 2. sygedag) Læge- og tandlægebesøg Omsorgsdage Anden tjenestefri Registrering af fravær: Registreres i timer. En hel feriedag = din dagsnorm Registreres i timer. En hel feriefridag = din dagsnorm Registreres i timer. En hel sygedag = din dagsnorm. Går du syg hjem, registreres de timer du har arbejdet som arbejdstid og resten op til din dagsnorm som sygdom. Registreres i timer på samme vis som ved egen sygdom. Registreres i timer. Registreres i timer. En hel omsorgsdag = din dagsnorm Registreres i timer. Kræver aftale med personaleleder for at finde anvendelse. 9

10 En arbejdsdag starter som udgangspunkt, når medarbejderen møder på sit faste arbejdssted. En dagsnorm for en medarbejder på fuldtid er 7,4 timer om dagen. En dagsnorm for en medarbejder på deltid fastsættes individuelt. Det er vigtigt at medarbejderen registrerer så præcist som muligt. Spørgsmål til registrering af tid kan stilles til personaleleder eller HR Ansættelse Team Danmark bestræber sig på at sikre en bred og alsidig personalesammensætning med hensyn til alder, køn, etnisk baggrund m.v. Ansættelse finder altid sted på baggrund af kvalifikationer. Alle ledige stillinger slås op på Team Danmarks hjemmeside og efter behov i relevante medier - nationalt og internationalt. Bestyrelsen ansætter direktøren, og direktøren har ansvaret for ansættelsen af øvrige medarbejdere i Team Danmark. Ved ansættelse af nye medarbejdere nedsættes et ansættelsesudvalg, bestående af repræsentanter fra ledergruppen, faggruppen og HR. Ansættelsesudvalget indstiller til direktøren, hvilken ansøger udvalget ønsker at ansætte, og direktøren foretager den endelige godkendelse af ansættelsen. HR udarbejder en ansættelseskontrakt med de aftalte vilkår, hvor bl.a. løn, pension, arbejdstid og prøvetid fremgår Tavshedspligt Medarbejderen har såvel under som efter ansættelsesforholdet tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger (jf. ansættelseskontrakt), som medarbejderen erfarer i forbindelse med udførelsen af sit arbejde for Team Danmark, herunder oplysninger, som det er nødvendigt at hemmeligholde af hensyn til Team Danmarks interesser Introduktion af nye medarbejdere Nyansatte medarbejdere introduceres i Team Danmarks organisation, personalepolitik og praktiske forhold med det formål, at medarbejderen falder til og bliver effektiv i jobbet hurtigst muligt til gavn og glæde for alle parter. Ledergruppen og HR er ansvarlige for introduktionen i forbindelse med information om Team Danmark og de pågældende nyansatte medarbejderes opgaver og funktioner. HR og nærmeste kollega udarbejder et individuelt introduktionsprogram for den første uge. Medarbejderen modtager inden jobstart introduktionsprogrammet. 10

11 3.9. Medarbejderudviklingssamtaler Hvert år afholdes der en medarbejderudviklingssamtale (MUS) mellem den enkelte medarbejder og personalelederen. MUS skal understøtte Team Danmark som organisation i samspil med den enkelte medarbejders udvikling. MUS i Team Danmark har til formål at sikre en forventningsafstemning mellem medarbejder og personaleleder. Endvidere skal MUS have fokus på trivsel, samarbejde samt faglig og personlig udvikling hos medarbejderen. Forberedelse og opfølgning af MUS foregår elektronisk i Godialog. Både leder og medarbejder har ansvar for, at MUS forberedes tilstrækkeligt, og at samtalen forløber konstruktivt og i en åben, god og tillidsfuld tone. Samtalen kan holdes fortroligt, såfremt medarbejder og personaleleder aftaler dette. Fortroligheden gælder dog ikke i forhold til kompetenceudviklingsønsker, som skal indgå i en samlet vurdering i Team Danmark. Samtalen afsluttes med udarbejdelse af en udviklingsplan for medarbejderen med en eller flere udviklingsaftaler. Udviklingsplanen skal endeligt godkendes af personalelederen. Såfremt udviklingsplanen indeholder økonomi, vil økonomien skulle vendes og endeligt godkendes i ledergruppen. Der indgår ikke drøftelse af lønforhold i forbindelse med MUS jf Lønvilkår. Der afsættes 2 timer til MUS, og personalelederen er ansvarlig for at indkalde medarbejderen til MUS, samt sætte forberedelsesprocessen i Godialog i gang. Såfremt der er behov for det, kan personalelederen afholde Mini-MUS med medarbejderen et halvt år efter MUS. Mini-MUS er i så fald en opfølgning på udviklingsaftalerne samt en opfølgning på øvrige emner, som har været vendt på MUS. Der afsættes en halv time til Mini-MUS, og personalelederen er ansvarlig for at indkalde medarbejderen til Mini-MUS Efter- og videreuddannelse Team Danmark ønsker, at medarbejderne udvikler både faglige og personlige kompetencer, således at medarbejderne til stadighed kan løfte de faglige udfordringer, som Team Danmark står over for. Team Danmark finansierer efter aftale relevante kurser, konferencer, kongresser, seminarer m.v. I forbindelse med den årlige MUS drøftes behovet for efter- og/eller videreuddannelse for det kommende år. Team Danmark udarbejder en kompetenceudviklingsstrategi i

12 3.11. Andre hverv under ansættelse i Team Danmark Medarbejderen må under sin ansættelse i Team Danmark ikke uden skriftligt samtykke fra Team Danmarks direktør i hvert enkelt tilfælde, være indehaver af eller aktivt eller passivt deltage i nogen anden virksomhed. Tilsvarende gælder, at medarbejdere ikke uden samtykke må have anden lønnet beskæftigelse eller påtage sig lønnet hverv (bestyrelsesposter o. lign.), og tilsvarende gælder ulønnede hverv, der i større grad lægger beslag på medarbejderens arbejdskraft. Medarbejderen kan ikke, under sin ansættelse i Team Danmark, uden skriftlig accept fra Team Danmarks direktør, indgå i ansættelsesforhold med samarbejdspartnere (f.eks. DIF, DIF s specialforbund eller enkeltpersoner), der har direkte samarbejdsrelationer med Team Danmark. Under ansættelsesforholdet i Team Danmark må medarbejderen ikke uden godkendelse fra direktøren udføre lønnet såvel som ulønnet arbejde, hvor medarbejderen bruger sin titel som medarbejder i Team Danmark, herunder udgivelse af bøger/artikler, som Team Danmark tages til indtægt for. 4. Tjenestefri 4.1. Ferie Alle medarbejdere har ret til ferie i henhold til Ferieloven på nuværende tidspunkt 25 dage/5 uger pr. år. Såfremt medarbejderen ikke har optjent ret til betalt ferie, har vedkommende ret til 25 dage/5 uger uden løn om året. Feriegodtgørelsen udgør i henhold til ferieloven 1 % af den ferieberettigede løn. Udgangspunktet er, at optjent ferie skal afholdes i det ferieår (1. maj 30. april), der følger efter optjeningsåret (1. januar 31. december). Medarbejderen har krav på at holde 3 ugers samlet ferie i hovedferieperioden fra d. 1. maj til d. 30. september. De resterende 2 uger kan afholdes på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieåret, med mindre dette ikke er foreneligt med Team Danmarks drift. HR indkalder ønsker om afholdelse af 3 ugers hovedferie senest 1. februar. Ledergruppen afgør om ferieønskerne kan imødekommes, og medarbejderne får besked her om senest d. 1. marts. Ønsker om afholdelse af øvrig ferie afgives til personalelederen senest 1 måned før feriens afholdelse. De planlagte ferieperioder vil blive imødekommet i den udstrækning, hensynet til arbejdets udførsel og kollegaers ferieønsker gør det muligt. 12

13 Ferie indrapporteres i Team Danmarks tidsregistreringssystem. Såfremt medarbejderen holder ferie uden løn, vil medarbejderen blive trukket i løn, ved den først kommende lønudbetaling efter, at ferien er registreret og godkendt i tidsregistreringssystemet. Ferieloven giver mulighed for overførsel af optjente feriedage til det følgende ferieår. Det er dog i alle tilfælde en betingelse, at medarbejderen holder mindst 20 dage/4 ugers ferie om året. En ansat kan altså maksimalt overføre 5 dage/én uges ferie pr. år. Endvidere kan en ansat maksimalt have opsparet 15 dage/3 ugers overført ferie. Aftale om overførsel af ferie til det kommende ferieår skal indgås skriftligt, og medarbejderen skal senest d. 1. april anmode HR om overførelse af ferie. Team Danmark opdaterer d. 1. maj systemet med det antal feriedage, som medarbejderen har ret til i det kommende år samt evt. overført ferie Feriefridage Alle medarbejdere i Team Danmark har efter endt prøvetid ret til 5 feriefridage om året. Feriefridagene optjenes i løbet af året (1. januar 31. december), dvs. optjenes forholdsmæssigt i forhold til ansættelse et givent år på følgende måde: Ved udløb af prøvetid i perioden 1. januar 31. marts = 5 feriefridage Ved udløb af prøvetid i perioden 1. april 30. juni = 4 feriefridage Ved udløb af prøvetid i perioden efter 1. juli = 3 feriefridage. Feriefridage skal afholdes inden årets udgang (dvs. 31. december). Ikke afholdte feriefridage kan ikke overføres til afholdelse efter periodens udløb. Ikke afholdt feriefridage godgøres ikke og ved fratrædelse bortfalder feriefridage uden nogen form for kompensation. Feriefridage kan varsles afholdt med 1 måneds varsel af Team Danmark. Medarbejderen kan ligeledes indgive ønske til personalelederen om afholdelse af feriefridage med en måneds varsel. Feriefridage indrapporteres i Team Danmarks tidsregistreringssystem. Team Danmark opdaterer d. 1. januar systemet med det antal feriefridage, som medarbejderen har ret til, ligesom ikke afholdte feriefridage slettes Barsels-/forældreorlov Medarbejdere i Team Danmark har ret til barselsorlov i henhold til Barselsloven og i henhold til nedenstående. Endvidere følger Team Danmark retningslinjerne i statens barselsregler (jf. Personalestyrelsens cirkulære om barsel, adoption og omsorgsdage), dog således at barsels-/forældreorlov med løn følger nedenstående. 13

14 Moderen: Team Danmark udbetaler fuld løn i tilsammen 30 uger til moderen, heraf 6 uger før fødsel og 24 uger efter fødslen. Herudover kan moderen tage forældreorlov i 22 uger på dagpenge. Beskrivelse Antal uger Fuld løn i TD/dagpenge Før fødsel/adoption 6 uger Fuld løn Efter fødsel/adoption 14 uger Fuld løn Efter fødsel/adoption, forældreorlov (DP=dagpenge) 32 uger 10 uger fuld løn og 22 uger DP Faderen: Team Danmark udbetaler fuld løn i tilsammen 12 uger til faderen, heraf 2 ugers fædreorlov lige efter fødslen og 10 ugers lønnet forældreorlov, som kan placeres frit inden for barnets første leveår. Det er dog en forudsætning for fuld løn under forældreorlov, at Team Danmark kan få fuld dagpengerefusion for perioden. Endvidere har faderen ret til at afholde 22 ugers forældreorlov på dagpenge, under forudsætning af, at moderen til barnet ikke anvender disse uger. Beskrivelse Antal uger Fuld løn i TD/dagpenge Efter fødsel/adoption (første 14 dage), fædreorlov Efter fødsel/adoption, forældreorlov (DP=dagpenge) 2 uger Fuld løn 32 uger 10 uger fuld løn og 22 uger DP Det er en forudsætning for orloven, at den enkelte medarbejder varsler og aftaler orloven med Team Danmark herunder, at: Team Danmark skal orienteres senest tre måneder før forventet fødsel. Når barnet er født, skal Team Danmark, inden der er gået 8 uger efter fødslen, skriftligt have at vide, hvornår medarbejderen (moderen) forventer at begynde at arbejde igen. Ligeledes skal fædrene varsle deres ønskede forældreorlov, senest 8 uger efter barnet er født. 14

15 Medarbejderen skal således senest 8 uger efter fødslen give Team Danmark besked om fødselsdatoen, dato for genoptagelse af arbejdet, forældrenes udnyttelse af orlovsret samt evt. udskydelse af lovbestemt orlov. Reglerne gælder også adoptanter. HR udarbejder barselsbrev med nærmere information om reglerne til medarbejderen, så snart medarbejderen har orienteret graviditeten Barns første og anden sygedag En medarbejder har ret til tjenestefrihed med løn til pasning af sygt, mindreårigt, hjemmeværende barn på dets 1. og 2. sygedag. Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af barnets 1. sygedag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. Barns 1. og 2. sygedag skal meddeles efter samme regler som ved sygdom. Et mindreårigt barn er et barn, der ikke er fyldt 18 år. Medarbejderen registrerer barns 1. og 2. sygedag i Team Danmarks tidsregistreringssystem Omsorgsdage Omsorgsdage er dage, hvor du med fuld løn kan holde fri sammen med dit barn. Ny ordning (medarbejdere ansat fra d. 1. oktober 2016): Medarbejdere i Team Danmark ansat efter d. 1. oktober 2016 har ret til to omsorgsdage pr. kalenderår pr. barn til og med det år, hvor barnet fylder 7 år. Omsorgsdagene tilfalder medarbejdere, som er biologiske forældre, medmødre, adoptivforældre eller indehavere af forældremyndigheden, og barnet skal have ophold hos medarbejderen. Omsorgsdagene kan ikke udskydes til et senere år. Hvis medarbejderen ikke afholder sine omsorgsdage, bortfalder de ved årsskiftet. Der kan dog ske overførelse til det følgende kalenderår af: 1. omsorgsdage fra det kalenderår, hvor barnet er født/modtaget, og 2. omsorgsdage, som medarbejderen er forhindret i at bruge, fordi medarbejderen holder barsels-, adoptions- eller børnepasningsorlov i et helt kalenderår. Medarbejderne kan ikke få betaling for omsorgsdage, som ikke er afholdt heller ikke i forbindelse med fratrædelse. 15

16 Gammel ordning (medarbejdere som er ansat før d. 1. oktober 2016): Medarbejdere, som er ansat i Team Danmark før d. 1. oktober 2016 er omfattet af den gamle ordning, hvor medarbejderen får tildelt 10 omsorgsdage pr. barn, hvis barnet/børnene er født, mens moren eller faren er ansat i Team Danmark, eller hvis medarbejderen har overskydende omsorgsdage fra tidligere ansættelser. Hvis medarbejderen ønsker at overføre omsorgsdage fra tidligere ansættelsesforhold, skal der afleveres dokumentation for disse overskydende dage fra tidligere ansættelsesforhold. Ved fratrædelse udbetales der ikke for resterende omsorgsdage. Hvis medarbejderen ikke ved tidligere ansættelser har haft en ordning for omsorgsdage for børn født før ansættelsen i Team Danmark beregnes antallet af omsorgsdage pr. barn forholdsmæssigt ud fra barnets alder ved ansættelsen i Team Danmark. Omsorgsdage efter den gamle ordning skal være afholdt inden barnet fylder 15 år. Medarbejdere, som er omfattet af den gamle ordning, kan vælge, om de vil overføres til den nye ordning. Aftale herom indgås med HR. Tildelte omsorgsdage både fra den nye og fra den gamle ordning fremgår af Team Danmarks tidsregistreringssystem, og afholdelse af omsorgsdage registreres ligeledes i systemet Sygdom Sygefravær skal meddeles til sekretariatet på telefon eller mail inden kl på den første sygedag. Sekretariatet giver relevante kollegaer/faggrupper besked om sygemeldingen. Medarbejderen har selv ansvar for at få iværksat aflysning af møder på sygedage evt. med bistand fra sekretariatet. Såfremt medarbejderen ikke er rask efter 5 arbejdsdage, skal medarbejdere meddele fortsat sygefravær til sekretariatet og personalelederen, samt evt. en indikation om, hvornår medarbejderen forventer at være tilbage igen. Team Danmarks kan til enhver tid forlange en lægeerklæring som dokumentation for, at medarbejderens fravær skyldes sygdom. Ved længerevarende sygdom holder personalelederen en sygesamtale med medarbejderen efter 4 uger. Ved samtalen skal afklares, om medarbejderen kan give et bud på, hvornår medarbejderen forventer at kunne genoptage arbejdet. Herefter følges op løbende efter behov. Ved længerevarende sygdom er det HR s ansvar at sørge for, at der bliver givet besked til lønkontoret senest 14 dage efter 1. sygedag af hensyn til rettidig anmeldelse af refusion til kommunen. Mulighedserklæring 16

17 Team Danmark kan såvel ved længerevarende som ved kortvarigt fravær anmode om at få udarbejdet en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen skal udarbejdes i fællesskab, bl.a. med henblik på at få en dialog om årsag til fravær samt, hvornår arbejde forventes genoptaget, eller for at få fastlagt hvilke opgaver medarbejderen kan løse på trods af sin sygdom med henblik på at fastholde medarbejderen i arbejde. Medarbejderen har i den forbindelse pligt til enten at møde op og bidrage til udfyldelse af erklæringen, eller medvirke ved en telefonsamtale. Vejledning til udfyldelse af mulighedserklæring samt selve erklæringen kan downloades på følgende links: Medarbejdere kan opsiges med 1 måneds varsel til fratræden ved en måneds udgang, når medarbejderen inden for et tidsrum af 12 på hinanden følgende måneder har oppebåret løn under sygdom i i alt 120 dage inkl. søn- og helligdage. Opsigelse skal ske i umiddelbar tilknytning til udløbet af de 120 sygedage, og mens medarbejderen endnu er syg. Sygdom registreres i Team Danmarks tidsregistreringssystem. Ved længerevarende sygdom forestår HR registreringen af sygdom Orlov Der er mulighed for orlov uden løn til alle medarbejderne, når orloven er til gavn for Team Danmarks opgaveløsning, eller den kan forbedre medarbejderens faglige og/eller personlige udvikling. Endvidere kan der være tale om orlov i særlige familiesituationer. Orlov, der ikke er lovpligtig, kræver at denne er forenelig med Team Danmarks tarv. Der bevilliges sædvanligvis ikke orlov ved fratrædelse til anden beskæftigelse. Fridage med lønreduktion kan aftales med personalelederen. Ansøgning om orlov skal fremlægges skriftligt for HR Anden tjenestefri Team Danmarks sekretariat og øvrige funktioner er udover normale helligdage lukkede Grundlovsdag, Juleaftensdag og Nytårsaftensdag. Der gives herudover frihed ved: Eget bryllup (1 dag) Eget sølvbryllup: Dagen (hvis denne er en hverdag) og en dag i tilknytning. 17

18 25 års jubilæum (1 dag) Dødsfald: Ved dødsfald i nærmeste familie (børn, ægtefælle, forældre, svigerforældre) aftales frihed med personalelederen. Læge- og tandlægebesøg kan finde sted i arbejdstiden. Disse besøg bør så vidt muligt placeres i yderkanten af arbejdstiden. Læge- og tandlægebesøg registreres i Team Danmarks tidsregistreringssystem, se afsnit Øvrige personaleforhold 5.1. Kørsels- og rejsegodtgørelse samt weekendtillæg Team Danmark dækker medarbejdernes kørsel, når der er tale om aftalte arbejdsopgaver og officielle Team Danmark personalearrangementer, der holdes andre steder end ens daglige arbejdssted. Med kørsel menes her den kortest mulige afstand i kilometer. Hvis man kører hjemmefra til en arbejdsopgave eller et personalearrangement uden for medarbejderens daglige arbejdssted, dækkes tilsvarende kortest mulige afstand i kilometer fra hjemadressen og til adressen, hvor opgaven skal udføres eller mødet afholdes. Team Danmark dækker ikke transport i forbindelse med arrangementer, som afholdes på initiativ fra medarbejdere, med mindre det kan kombineres med transport til aftalte arbejdsopgaver. Godtgørelse for tjenestekørsel i egen bil refunderes efter de til enhver tid gældende takster i Staten. Kørsel afregnes elektronisk via Team Danmarks tidsregistreringssystem. Kørsel skal godkendes af personalelederen, og køresedler afleveres løbende mindst en gang i kvartalet. Kørselsafregninger skal være afleveret senest 15. januar for kørsel foretaget det forudgående år. Team Danmark dækker på rejser og ved eksterne møder under 24 timer (uden overnatning) medarbejderens fortæringsudgifter efter regning, idet fortæringsudgifterne maksimalt godtgøres med et beløb svarende til udgiften for et rimeligt normalt måltid. Team Danmark udbetaler skattefri rejsegodtgørelse i forbindelse med rejser, der varer mindst 24 timer, og som indebærer overnatning. Rejsegodtgørelse kan foretages enten ud fra dokumenterede, specifikke udgifter i rejseperioden eller ved et beløb opgjort efter dage og timer (uden dokumentation). Den skattefri rejsegodtgørelse dækker medarbejderens merudgifter til måltider, småfornødenheder, lokaltransport mv. Medarbejderen afleverer blanket over skattefri rejsegodtgørelser til sekretariatet. Såfremt medarbejderen har fået måltider betalt under sin rejse, fradrages et beløb pr. måltid. Medarbejderen skal derfor angive, hvor mange morgen-, frokost- og aftensmåltider medarbejderen har fået på rejsen. Såfremt Team Danmark har betalt hotel- 18

19 værelse med morgenmad, skal morgenmaden i alle tilfælde fradrages. Det samme gælder, hvis man får måltider serveret på fly, som en del af den flybillet, som TD har betalt. Team Danmark yder ved tjenesterejser et weekend- og helligdagstillæg på 600 kr. pr. dag, se afsnit 3.5. Tillægget er skattepligtig A-indkomst. Medarbejderen anmoder om weekend- og helligdagstillægget på udgiftsbilags-blanketten. Rejse- og fortæringsudgifter refunderes kun efter originale bilag. Rejseafregning bør finde sted senest 8 dage efter hjemkomst og godkendes af personaleleder. Rejseafregninger skal være afleveret senest 15. januar for rejser foretaget i det forudgående år. Alle udlandsrejser skal forelægges og godkendes af personalelederen. I forbindelse med rejser eller indkøb via nettet kan der udbetales a conto beløb til den enkelte medarbejder, som efterfølgende aflægger regnskab Forsikring under rejser Team Danmark har indgået en forsikringsaftale med Europæiske Erhvervsrejseforsikring A/S, der omfatter medarbejdere samt bestyrelses- og udvalgsmedlemmers rejseaktivitet i arbejdsøjemed i udlandet. Forsikringen dækker omkostninger i forbindelse med sygdom og hjemtransport fra udlandet (uden selvrisiko), ulykke, sygdomsinvaliditet og rejseliv under ophold i Team Danmarks tjeneste i udlandet samt tyveri af bagage Multimedier Team Danmark stiller mobiltelefon, internetopkobling på arbejdspladsen og pc til rådighed for medarbejderen. Multimedierne er til arbejdsmæssig brug men må også benyttes privat, se nærmere om brug af telefoner og hjemmearbejdsplads nedenfor under afsnit Mobiltelefoner må benyttes privat i udlandet, men dataroaming skal være slået fra. Team Danmark forbeholder sig ret til at sende uforholdsmæssigt høje telefonregninger på privatforbrug i udlandet videre til medarbejderen. Medarbejderen bliver beskattet af brugen af multimedierne efter gældende regler. Telefon- og mailkontakt med omverdenen er afgørende for, at Team Danmark bliver opfattet som en åben og professionel institution. Derfor har Team Danmark et hovednummer, man kan ringe til i Team Danmarks åbningstid, ligesom Team Danmark har en elektronisk postkasse, som bliver tjekket dagligt. Ligeledes skal man så vidt muligt kunne komme i kontakt med den enkelte medarbejder på dennes mobiltelefon og , når medarbejderen er på arbejde. Medarbejderen er ikke forpligtet til at svare arbejdsrelaterede telefonopkald eller s 19

20 uden for sin arbejdstid, medmindre dette er særskilt aftalt. Medarbejderen er derimod forpligtet til at sætte autosvar på sin , såfremt medarbejderen holder ferie eller er forhindret i at tjekke sin mail dagligt af andre årsager Kommunikationspolitik Team Danmarks kommunikation skal overordnet styrke eliteidrættens position over for en lang række målgrupper. Derfor skal Team Danmarks kommunikation dels skabe forståelse for eliteidrættens vilkår og værdi for samfundet og dels brande Team Danmark som stærk faglig institution, der er drivkraften i udviklingen af dansk eliteidræt. Det er bestyrelsesformanden og direktøren, der tegner Team Danmark i medierne. Når medarbejdere kontaktes af medier, skal de orientere kommunikationsafdelingen om, hvad henvendelsen drejer sig om, inden de udtaler sig til citat. Hvis der opstår en situation, hvor Team Danmark kommer under pres i medierne - en krisesituation - er det afgørende, at Team Danmarks kontakt med medierne er koordineret, og at det kun er få udvalgte personer, som har den eksterne dialog. I en krisesituation er det vigtigt, at alle henvendelser fra medierne videresendes til kommunikationsafdelingen straks Motionspolitik Team Danmark ønsker at fremme en sund levevis blandt medarbejderne, og opfordrer medarbejderne til at deltage i de idrætsaktiviteter, der er på arbejdspladsen og i Idrættens Hus. Medarbejderne har adgang, også inden for den normale arbejdstid (jf. arbejdstid pkt. 3.3) til at benytte de træningsfaciliteter, som institutionen har adgang til. Træningstid også inden for normal arbejdstid kan ikke registreres som arbejdstid Alkoholpolitik Team Danmark søger at gennemføre en aktiv alkoholpolitik. Det er således ikke tilladt at nyde alkohol inden for almindelig arbejdstid og Team Danmark serverer ikke alkohol til møder i dagtimerne. Direktøren kan ved særlige begivenheder (reception, mærkedage, jubilæum etc.) dispensere for denne regel. Team Danmark vil normalt være behjælpelig med at afhjælpe eventuelle afhængighedsproblemer blandt medarbejderne. Det er både personaleledernes og medarbejdernes opgave at være opmærksom herpå Ernæringspolitik Team Danmark har i samarbejde med DIF vedtaget en 'Mad og måltidspolitik'. Alle medarbejdere har således mulighed for at træffe et sundt madvalg til frokost til en re- 20

21 duceret pris. Team Danmark ønsker desuden med mødeservering at signalere sundhed og kvalitet. Hvis der bestilles mad til frokostmøder eller afholdes seminarer af Team Danmark, bør serveringen ligeledes afspejle sundhed og kvalitet Rygepolitik Rygning er ikke tilladt i Team Danmarks lokaler. Såfremt en medarbejder ønsker at modtage tilbud om rygestop, skal dette iværksættes af Team Danmark Børneattester I henhold til lovgivningen skal Team Danmark indhente en såkaldt børneattest, inden Team Danmark ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver skal have direkte kontakt med børn under 15 år samt personer, der som led i udførelsen af deres opgaver færdes fast blandt børn under 15 år og derved har mulighed for at opnå direkte kontakt med disse børn. Team Danmark vurderer i forbindelse med nyansættelser, om der i det konkrete tilfælde skal indhentes en børneattest Gaver Team Danmark er en offentlig selvejende institution, og der må ikke kunne rejses tvivl om medarbejdernes faglighed og uafhængighed. Medarbejderne må derfor ikke modtage større gaver eller ydelser fra samarbejdspartnere. Mindre gaver i forbindelse med jul, runde fødselsdage og lignende kan modtages. Team Danmark giver gaver til fastansatte medarbejdere ved specielle lejligheder ud fra følgende retningslinjer: 10 års jubilæum ,- kr. 25 års jubilæum ,- kr. Fratrædelse ved ansættelse i over 10 år Personlig gave Medarbejderne i Team Danmark har oprettet en medarbejder gavekasse, som man kan tilmelde sig, hvis man ønsker. Sekretærgruppen står for tilmelding til gavekassen og for indkøb af gaver. Medarbejdernes bidrag til gavekassen trækkes over lønnen. Gavekassen giver gave til sine medlemmer ved runde fødselsdage (30, 40, 50, 60 og 70) samt ved fratrædelse Beklædningspolitik 21

22 Medarbejderne i Team Danmark modtager regelmæssigt en beklædningspakke, som stilles til rådighed for medarbejderen. Det forventes, at medarbejderen anvender beklædningen i forbindelse med officielle arrangementer (receptioner, seminarer, årsmøder mv.), hvor medarbejderen repræsenterer Team Danmark. Ligeledes forventes det, at medarbejderen anvender tøjet i forbindelse med rejseaktiviteter med specialforbund, med mindre der er særlige krav til, at medarbejderen bærer specialforbundets tøj i forbindelse med deltagelse i konkurrence. Beklædningspakken afpasses efter medarbejderens arbejdsopgaver Anvendelse af IT It er et vigtigt arbejdsredskab i Team Danmark, og det er essentielt for Team Danmark, at alle medarbejdere er en del af it-strukturen. Det er vigtigt, at alle medarbejdere tager ansvar for, at anvendelsen af it-systemerne foretages på behørig vis. IT-afdelingen har ansvaret for, at medarbejderne er bekendt med, hvordan de skal betjene it-systemerne, og hvilke regler der gælder herfor. Team Danmarks it-politik har til formål at sørge for at den daglige drift af itsystemerne forløber så problemfrit som muligt, og at institutionens data er beskyttet. Det er vigtigt, at Team Danmarks medarbejdere, samt interessenter kan være sikre på, at deres oplysninger behandles sikkert og fortroligt. Det daglige ansvar, samt drift og vedligehold af it platformen varetages af Team Danmarks it-afdeling. It-politikken omfatter også retningslinjer for, hvordan du som medarbejder kan benytte web, mails osv. til private formål. Sikkerhed og personlige oplysninger, herunder brugernavne og kodeord Alle medarbejdere får tildelt brugernavne og kodeord til Team Danmarks itsystemer. Kodeord er personlige, må ikke udleveres til andre og skal opbevares på et sikkert sted. Har du brug for at give andre adgang til dine data, f.eks. i forbindelse med ferie, orlov eller tjenesterejser, skal du skifte kodeordet, når du vender tilbage. Lagring og backup af data Institutionens data skal altid lagres på de dertil indrettede fællesdrev og systemer. På den måde sikres at der er adgang til institutionens data og at disse er sikret ved regelmæssige backups. Dette gælder også større udkast og notater. Lokale harddiske, USB-sticks og andre flytbare medier må kun bruge til at gemme kopier af dokumenter og andre data til brug for transport. Private data skal lagres på disse medier og ikke på netværksdrev. Personregistrering 22

23 Team Danmark lagrer personfølsomme oplysninger om kontakter i overensstemmelse med Persondataloven og Datatilsynets forskrifter. Ønsker du at oprette andre registre med personoplysninger, skal dette meddeles til den dataansvarlige, med beskrivelse af registrets indhold og formål. Brug af Team Danmarks it-udstyr, herunder hardware og software Pc'ere, mobiltelefoner og lignende udleveres normalt med al nødvendig software installeret. Dette indbefatter nødvendig sikkerhedssoftware i form af firewall, antivirusprogrammer mv. Disse programmer skal altid være aktive og du må derfor under ingen omstændigheder slå dem fra. Hvor arbejdsmæssige hensyn gør det nødvendigt, kan du efter aftale med ITafdelingen installere anden software, der er relevant for, at du kan udføre dit arbejde tilfredsstillende. Det er en absolut forudsætning, at den installerede software overholder licensbetingelserne for anvendelsen. Piratkopier eller lignende må ikke findes på Team Danmarks udstyr. Internet og s, sociale medier I Team Danmark kan du bruge s, internet og sociale medier (Facebook, Twitter, LinkedIn osv.) til private formål, i begrænset omfang og såfremt tidsforbruget ikke påvirker udførelsen af dine daglige arbejdsopgaver i negativ retning. Vær opmærksom på, at brugen af sociale medier kan være forstyrrende for dig og dine kollegaer. Slå eventuelt støjende eller distraherende funktioner fra. Team Danmark ønsker ikke at blive sat i forbindelse med bestemte religiøse holdninger, ideologier, racemæssige synspunkter, seksuelle orienteringer eller lignende. Brug af virksomhedens adresser til sådanne formål er ikke tilladt. Vedrørende s opfordrer Team Danmark dig til altid at benytte dine private mailadresser til private formål. Overtrædelse af ovenstående bestemmelser vil medføre, at ansættelsesforholdet tages op til overvejelse, og kan medføre afskedigelse eller bortvisning. Twitter, Facebook og lignende - Brug af sociale medier Sociale medier som Facebook, Twitter, LinkedIn og Instagram indgår som en naturlig del af, hvordan man kommunikerer og laver netværk og relationer privat såvel som professionelt. Som medarbejder i Team Danmark kan man således benytte sociale medier, når det giver mening i relation til ens arbejde. På internettet, og særligt på de sociale medier, kan grænsen mellem dig som privatperson og dig som medarbejder være svær at trække, og du bør derfor altid tænke over, hvad og hvordan du kommunikerer gennem sociale medier, og på 23

24 hvilken måde det vil kunne blive opfattet af kolleger, samarbejdspartnere, atleter mv. Det er Team Danmarks ledelse og Team Danmarks kommunikationsafdeling, som taler/skriver på Team Danmarks vegne på sociale medier. Som medarbejder i Team Danmark repræsenterer du dog altid også Team Danmark, når det, du siger eller skriver, kan blive set af atleter, forbund eller andre samarbejdspartnere. Generelt er det en god idé, at være opmærksom på: Skriv/tal ikke på Team Danmarks vegne, med mindre du er en officiel talsperson eller har fået en særlig tilladelse. Du skal kunne stå inde for det, du skriver på sociale medier, over for kolleger og samarbejdspartnere. Overvej hvilke konsekvenser, det du skriver på fx Facebook, evt. kan få, hvis det blev læst af kollegaer, overordnede, forbund, atleter eller andre interessenter. Skriv aldrig nedsættende om Team Danmarks samarbejdspartnere og /eller konkurrenter. Det kan opfattes som et forretningsmæssigt angreb og skade både dit og Team Danmarks omdømme. Kontakt den kommunikationsansvarlige i Team Danmark, hvis du falder over en ophedet debat om Team Danmark. Undlad selv at indgå i en debat om Team Danmark på sociale medier. Husk at sociale medier kan være et godt redskab til at styrke både personlige og faglige relationer, og at du altid kan søge råd og vejledning hos Team Danmarks kommunikationsafdeling. Brug af telefoner Fra Team Danmarks mobiltelefoner kan man gå på nettet, Facebook, chatte, maile osv. Her gælder, at retningslinjerne er de samme som beskrevet ovenfor for hhv. brug af internet og s. 24

25 Hvis man benytter virksomhedens mobiltelefoner til overtakserede tjenester, donering af gaver til indsamlinger, indkøb af varer fra tredjemand m.v skal man oplyse om dette. Beløbet modregnes via næste lønseddel. Hvis man rejser i udlandet skal dataroaming være slået fra. Dog kan der være tilfælde, hvor det kan være nødvendigt at bruge roaming kortvarigt i forbindelse med løsning af arbejdsopgaver. I arbejdstiden er private telefonsamtaler tilladt, når de har et praktisk formål, men bør i øvrigt holdes på et minimum. Det er tilladt i begrænset omfang at skrive private Sms er i arbejdstiden, så længe det er foreneligt med udførelsen af dit daglige arbejde. Husk at indstille din mobiltelefon på en lyd, som generer dine kollegaer mindst muligt. Hvis du kan gå på nettet via din private mobiltelefon, gælder de samme retningslinjer, som beskrevet ovenfor omkring brugen af Internet, s og sociale medier. Hjemmearbejdsplads Team Danmark kan ved behov og efter aftale stille internetopkobling til rådighed for medarbejderen på dennes bopæl. I givet fald tilbydes der en standardløsning efter den altid gældende aftale med staten. Såfremt medarbejderen i stedet ønsker at benytte sin egen opkobling, vil medarbejderen kunne få refunderet et beløb svarende til aftalen med staten. Dette gælder dog ikke, hvis opkoblingen i medarbejderens husstand er finansieret af anden arbejdsgiver. Data Data, der er lagret i Team Danmarks systemer, betragtes som Team Danmarks ejendom. Overvågning For at sikre en forsvarlig drift af Team Danmarks it-systemer, sker der en løbende overvågning af systemerne. Her registreres automatisk alle oplysninger om din anvendelse af institutionens it-systemer, bl.a. hvilke mails du sender og modtager, hvilke hjemmesider du besøger, hvilke filer du downloader og hvilke filer du lagrer i Team Danmarks systemer. Disse oplysninger bliver normalt ikke brugt, men lagres og kan anvendes i tilfælde af fejl på systemerne, virusangreb eller lignende. Derudover vil Team Danmark kunne foretage kontrol af, at Team Danmarks systemer ikke bruges til formål, der strider imod denne it-politik, fx for at sikre, at der ikke findes piratkopieret software på maskinerne. 25

26 Særligt om private s og dokumenter Dine s og dokumenter betragtes først og fremmest som arbejdsrelaterede og tilhørende Team Danmark. Dette gælder dog ikke mails og dokumenter, der gemmes i særlige områder, tydeligt mærket PRIVAT. Gennemsyn af s og dokumenter, der er mærket privat vil normalt kun finde sted efter indhentet samtykke. Undtaget herfra er særlige tilfælde, hvor gennemsynet er påkrævet af dokumenterbare saglige sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige hensyn, eller hvis der foreligger konkrete omstændigheder, der giver Team Danmark grund til at tro, at der finder overtrædelse af personalepolitikken sted. Team Danmark kan udstikke retningslinjer, der begrænser antal og størrelse af private mails og filer. Forhold ved fratrædelse Det er din pligt at fjerne private mails og dokumenter fra systemerne, når du fratræder din stilling i Team Danmark. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, vil Team Danmark fjerne de private s, og så vidt muligt overdrage disse til dig efterfølgende. 6. Fratrædelse 6.1. Generelle forhold Ansættelsesforholdet mellem Team Danmark og den enkelte medarbejder hviler på gensidig aftale og tillid, hvor Team Danmark tilstræber størst mulig trivsel i ansættelsen, og medarbejderen yder en kvalificeret og loyal arbejdsindsats. Der kan være flere forskellige årsager til fratrædelse af stilling i Team Danmark. Uanset årsag er det Team Danmarks opgave at sikre, at fratrædelse sker på en ordentlig måde. Især afskedigelse er en alvorlig beslutning for såvel medarbejderen som Team Danmark. Afskedigelse fra Team Danmarks side vil blive behandlet forskelligt afhængig af, om det er en individuel afskedigelse eller en kollektiv afskedigelse på grund af omorganisering eller besparelser. Ved afskedigelses bestræbes det: At en afskedigelse uanset årsag sker med størst mulig gensidig forståelse og under hensyntagen til medarbejderens og Team Danmarks interesser. At enhver medarbejder ved sin fratrædelse kan få en skriftlig udtalelse fra personaleleder. 26