Personalepolitik for ansatte i Team Danmark

Transkript

1 Personalepolitik for ansatte i Team Danmark Gældende fra 1. juli 2014 for alle ansatte i Team Danmark ( ) 1

2 Indholdsfortegnelse 1. Introduktion Team Danmarks mission og værdier Generelle personaleforhold Personalepolitik formål, gyldighed og evaluering Sekretariat Fysisk og psykisk arbejdsmiljø Personaleinformation Løn- og ansættelsesvilkår Lønvilkår Pension Arbejdstid Overarbejde Ansættelse Tavshedspligt Introduktion af nye medarbejdere Medarbejdersamtaler Efter- og videreuddannelse Tjenestefri Ferie Feriefridage Barselsorlov Barns første og anden sygedag Omsorgsdage Sygdom...13 Link til mulighedserklæringen Orlov Anden tjenestefri Øvrige personaleforhold Kørsels- og rejsegodtgørelse Forsikring under rejser Telefonpolitik Kommunikationspolitik

3 5.5. Motionspolitik Alkoholpolitik Ernæringspolitik Rygepolitik Børneattester Gaver Beklædningspolitik Anvendelse af IT Øvrige personalegoder Fratrædelse Generelle forhold Afskedigelse Fratrædelse Seniorpolitik Bilag - Team Danmarks organisation Organisationsstruktur Bestyrelse

4 1. Introduktion Team Danmarks mission og værdier Team Danmarks mission er fastsat i Lov nr. 288 af 26. april 2004 om eliteidræt. Team Danmark har ifølge Lov om eliteidræt til formål at udvikle dansk eliteidræt på en socialt og samfundsmæssigt forsvarlig måde. I samarbejde med relevante samarbejdspartnere skal Team Danmark iværksætte, koordinere og effektivisere fælles foranstaltninger for dansk eliteidræt. I Team Danmark sætter vi atleten i centrum. For at skabe de bedst mulige vilkår for de enkelte atleter baserer Team Danmark sin virksomhed på fire grundlæggende værdier: Dynamik Atleter og hold, der er støttet af Team Danmark, konkurrerer ved internationale mesterskaber som EM, VM og OL. Team Danmarks målestok er derfor altid international og udviklingsorienteret i den internationale kontekst. Dynamik i en global kontekst kræver en professionel institution med stor omstillingsparathed, tværfagligt teamsamarbejde og korte beslutningsprocesser. Atletens behov sættes altid i centrum, og vi lytter til samarbejdspartneres ønsker og behov. Vi orienterer os i mod at finde løsninger samt udfordrer traditioner og vaner. Kvalitet Team Danmark forventer præstationer på højeste niveau af såvel os selv som vores samarbejdspartnere. Det kræver evne og vilje til tydelige prioriteringer. Vi har en klar rolle- og ansvarsfordeling og høje standarder for kvaliteten i beslutningsprocesser og kommunikationen med omgivelserne. Vi sikrer implementering af den nyeste viden og vi har fokus på en synlig Team Danmark-profil og et synligt fælles ejerskab i vore samarbejdsrelationer. Innovation Team Danmark vil udfordre de eksisterende grænser inden for alle områder af eliteidrætten. Derfor tør Team Danmark også gå nye veje med risici. Team Danmark prioriterer udviklingsarbejde, der kan give konkurrencefordele på kort og lang sigt, i det daglige arbejde. Innovationsprojekter skal have organisatorisk forankring hos Team Danmark og specialforbund for at sikre relevans, resultater og læring. Åbenhed Åbenhed og gennemsigtighed er forudsætningen for at skabe indsigt, forståelse og dialog med omverdenen. Team Danmark er tydelig i sin kommunikation og fortæller åbent om beslutninger og prioriteringer. Team Danmark inddrager, lytter og aktiverer specialforbund og atleter i evaluering af Team Danmarks indsatser og i formuleringen af Team Danmarks politikker og strategier. Disse værdier er også retningsgivende for Team Danmarks personalepolitik. 4

5 2. Generelle personaleforhold 2.1. Personalepolitik formål, gyldighed og evaluering Team Danmark er den centrale vidensinstitution i dansk eliteidræt. De ansattes kompetencer (medarbejdere og direktør) er den vigtigste ressource til løsningen af Team Danmarks opgaver. Personalepolitikken skal sikre optimale rammer for medarbejdernes kompetenceudvikling og samarbejde til gavn for dansk eliteidræt. Det er afgørende, at der er optimale rammer for medarbejdernes dagligdag, så der er god mulighed for udvikling af medarbejderens kvalifikationer, kompetencer og trivsel. Personalepolitikken gælder alle ansatte i Team Danmark, såvel medarbejdere som direktør. Personalepolitikken fastlægger rammerne for forholdet mellem direktør og medarbejdere og mellem medarbejderne. Personalepolitikken skal til enhver tid afspejle de lovbestemmelser og retningslinjer, Team Danmark skal følge som offentlig, selvejende institution. Alle ansatte har en ansættelseskontrakt, hvor de nærmere personlige vilkår for ansættelsen er aftalt mellem Team Danmark og den ansatte. Personalepolitikken fastlægger de fælles rettigheder og forpligtelser, som ikke er aftalt i ansættelseskontrakterne. Personalepolitikken skal bidrage til, at ansættelsesforholdene for samtlige medarbejdere er attraktive og udfordrende. Personalepolitikken skal være dynamisk og under konstant udvikling. Der foretages hvert tredje år en evaluering og om nødvendigt en revision af Team Danmarks personalepolitik Sekretariat Team Danmark har sekretariat i Idrættens Hus, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby. Derudover har Team Danmark medarbejdere fysisk placeret ved Aarhus Universitet (Sektion for Idræt, Institut for Folkesundhed) og Syddansk Universitet (Institut for Idræt og Biomekanik, Odense). 5

6 2.3. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø Team Danmark skal være karakteriseret ved et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Det er vigtigt, at alle medarbejdere har gensidig respekt for hinanden og er åbne og ærlige i det daglige samarbejde. Et godt arbejdsmiljø er præget af professionalisme, fleksibilitet og ansvarlighed hos alle ansatte. Team Danmark lægger vægt på at udvikle et godt psykisk arbejdsmiljø, således at alle medarbejdere er tilfredse i deres arbejdssituation. Den enkelte medarbejders arbejdsindsats, samarbejdsevne og psykiske overskud har afgørende betydning for et godt psykisk arbejdsmiljø. Der skal være overensstemmelse mellem den enkelte medarbejders ressourcer og dennes arbejdsopgaver. Direktør, teamledere og øvrige medarbejdere skal være opmærksomme på det psykiske arbejdsmiljø. Det kan være forhold som f.eks. stresssymptomer, manglende eller dårlig kommunikation, psykisk træthed, lav grad af fællesskabsfølelse samt et stigende antal sygedage. Såfremt den enkelte medarbejder oplever forhold, hos sig selv eller andre, skal problemet søges løst hurtigst muligt, gennem dialog med teamleder og direktør. Eventuelle konfliktsituationer skal så vidt muligt løses ved dialog. Hvis uoverensstemmelser eller konflikter ikke kan løses af medarbejderne selv, skal direktør inddrages for at finde en løsning. Team Danmark er jf. Arbejdsmiljølovgivningen - indstillet på at sikre at alle led i arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Det betyder bl.a., at sikkerheds- og sundhedsforholdene regelmæssigt skal vurderes gennem en arbejdspladsvurdering (APV). Alle emner i relation til arbejdsmiljø (herunder sikkerhed) er forankret i Team Danmarks Arbejdsmiljøudvalg, der består af mindst tre medlemmer. Direktøren er formand for Arbejdsmiljøudvalget, og der er udarbejdet et kommissorium for Arbejdsmiljøudvalget. De øvrige medlemmer er valgt af og blandt samtlige medarbejdere for en 3-årig periode. Arbejdsmiljøudvalget skal sikre, at medarbejderne inddrages og aktiveres i arbejdet med en stadig forbedring af arbejdsmiljøet og arbejdsmiljømæssige forhold. Medarbejdere, som har problemer med arbejdsmiljøet eller som oplever problemer hos andre medarbejdere, har ret og pligt til at henvende sig til direktøren eller medlemmer af Arbejdsmiljøudvalget. Ansvaret for det videre forløb er herefter placeret hos Arbejdsmiljøudvalget. 2.4 Personaleinformation Der tilstræbes størst mulig åbenhed og et højt informationsniveau i Team Danmark. I den forbindelse vil væsentlige informationer og beslutninger formidles til ansatte og samtidigt være tilgængelige for alle ansatte på Team Danmarks hjemmeside. 6

7 Direktør og medarbejdere har gensidig informationsret og pligt. Der afholdes bl.a. informationsmøde for alle medarbejdere umiddelbart efter hvert bestyrelsesmøde. Derudover afholdes der regelmæssigt vidensdelingsmøder, hvor udvalgte emner præsenteres og drøftes på tværs af de enkelte teams. 3. Løn- og ansættelsesvilkår 3.1. Lønvilkår Medarbejdernes løn er individuel og aftales ved ansættelsen. Lønniveau fastsættes i henhold til den pågældende stillings indhold og den pågældende medarbejders funktioner og kvalifikationer. Lønningerne reguleres en gang årligt (pr. 1. januar). Der tages udgangspunkt i DA s statistik for ændring i timefortjenesten for ansatte med højt kvalifikationsniveau (akademikere m.v.). Lønnen reguleres automatisk med 100 % af dette indeks (f.eks. foretages lønregulering for det kommende år på baggrund af ændring i lønudvikling i perioden 3. kvartal i indeværende år hele landet). I tillæg til lønreguleringen kan der gives en individuel lønstigning inden for den budgetramme til lønstigning, der er fastsat af bestyrelsen. Følgende forhold kan ligge til grund for en lønstigning: Nye arbejdsopgaver, herunder øget ansvar og kompetence, højere kvalitativt kompetenceniveau eller erhvervet højere kompetenceniveau gennem formel efter-/videreuddannelse. Lønforhold kan drøftes årligt (1. kvartal) på initiativ af direktøren eller løbende på initiativ af medarbejderen eller direktøren. Større lønstigning kan aftales som led i videreuddannelse eller ved mere markante ændringer i arbejdsopgaverne. Sådanne ændringer kan kun ske efter aftale med direktøren og med et passende varsel. Lønnen udbetales bagud den 25. i måneden Pension Alle fuldtids- og deltidsansatte medarbejdere i Team Danmark tilbydes en pensionsordning ved ansættelsen. Pensionsordningen tilbydes via Nordea, og indeholder et virksomhedsbidrag på 11,2 % af den månedlige løn, mod at medarbejderen yder et medarbejderbidrag på 5,6 % 7

8 af samme løn. Pensionsordningen er ikke tvungen, men virksomhedsbidraget kan ikke konverteres til lønnen. Den enkelte medarbejder kan aftale særlige pensionsforhold vedrørende eget bidrag ved en personlig aftale med rådgiver Arbejdstid Team Danmark følger de for arbejdsmarkedet i øvrigt gældende arbejdstidsregler. Arbejdstiden er pt. 37 timer pr. uge for fuldtidsansatte medarbejdere. Arbejdstiden er som udgangspunkt placeret på hverdage inden for tidsrammen kl Der kan for den enkelte ansatte være arbejdsopgaver, som skal udføres om aftenen og i weekender (jf. ansættelseskontrakt). Der ydes alle medarbejdere ½ times betalt daglig frokostpause. Der kan aftales en fleksibel arbejdstid med direktøren. Hjemmearbejdsdage kan for nogle medarbejdere være fordelagtige. Hjemmearbejdsdage koordineres med teamlederen af hensyn til teamets samlede opgaver. Direktør og teamleder skal forudgående orienteres om hjemmearbejdsdage. Det skal tydeligt fremgå af den elektroniske kalender, hvilke arbejdsmæssige opgaver der løses, og hvordan medarbejderen træffes på hjemmearbejdspladsen Overarbejde Overarbejde kompenseres normalt ved afspadsering. Afspadsering sker i forholdet 1:1 og der er ikke forskel på hverdage i forhold til lørdage, søndage og helligdage. I særlige tilfælde kan der tilbydes ekstrabetaling efter nærmere aftale med direktøren Ansættelse Team Danmark bestræber sig på at sikre en bred og alsidig personalesammensætning med hensyn til alder, køn, etnisk baggrund m.v. Ansættelse finder sted på baggrund af kvalifikationer. Ledige stillinger slås op på Team Danmarks hjemmeside og efter behov i relevante medier, såvel nationalt som internationalt. 8

9 Bestyrelsen ansætter direktøren. Øvrige medarbejdere ansættes af direktøren. Direktøren kan nedsætte ansættelsesudvalg, der har rådgivende kompetence over for direktøren. I sådanne tilfælde fungerer direktøren som formand for ansættelsesudvalget. Der udarbejdes en ansættelsesaftale med de aftalte vilkår, hvor bl.a. prøvetid og opfølgende samtale fremgår Tavshedspligt Medarbejderen har såvel under som efter ansættelsesforholdet tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger (jf. ansættelseskontrakt), som medarbejderen erfarer i forbindelse med udførelsen af sit arbejde for Team Danmark, herunder oplysninger, som det er nødvendigt at hemmeligholde af hensyn til Team Danmarks interesser Introduktion af nye medarbejdere Nyansatte medarbejdere introduceres i Team Danmarks organisation, personalepolitik og praktiske forhold med det formål, at medarbejderen falder til og bliver effektiv i jobbet hurtigst muligt til gavn og glæde for alle parter. Direktør og teamleder er ansvarlig for introduktionen i forbindelse med information om Team Danmark, de enkelte teams og de pågældende nyansatte medarbejderes opgaver og funktioner. Der udarbejdes et individuelt introduktionsprogram for de første to uger. Medarbejderen modtager i god tid inden jobstart introduktionsprogram og et eksemplar af Team Danmarks personalepolitik Medarbejderudviklingssamtaler Der gennemføres mindst hvert andet år (1. kvartal) en udviklingssamtale mellem den enkelte medarbejder og direktøren (MUS). Formålet med samtalen er, at både medarbejder og direktør opnår en fælles forståelse af målsætning med den enkelte medarbejders job og opgavers indhold og udførelse, set i sammenhæng med Team Danmark og de enkelte teams målsætning og planlægning. Dette skal sammenholdes med medarbejderens personlige og uddannelsesmæssige behov og muligheder. Forud for samtalen drøfter direktøren den pågældende medarbejders arbejdsopgaver og forhold med de(n) pågældendes teamleder(e). 9

10 Der indgår ikke drøftelse af lønforhold i forbindelse med udviklingssamtale (MUS) jf Lønvilkår. Under samtalen drøftes medarbejderens arbejdsopgaver, hvordan de løses, samarbejdsrelationer, fremtidige arbejdsopgaver og kompetenceudvikling. Samtalen afholdes i en åben og fortrolig dialog. Samtalen skal være struktureret og forberedt af begge parter. Samtalen bør være præget af åbenhed, ærlighed og tillid. Samtalen afsluttes med en sammenfatning, som retter fokus på det kommende års faglige og personlige udvikling. Enhver medarbejder kan på ethvert tidspunkt anmode om en personlig samtale med direktøren. Derudover afholder de enkelte teamledere regelmæssigt personlige samtaler med teammedlemmerne Efter- og videreuddannelse Team Danmark tilskynder medarbejderne til at udvikle de faglige og personlige kompetencer og bekoster deltagelse i relevante kurser, konferencer, seminarer m.v. I forbindelse med den årlige medarbejderudviklingssamtale drøftes behovet for efterog/eller videreuddannelse for det kommende år. Hvert team budgetterer med et rammebeløb til efteruddannelsesaktiviteter (korterevarende kurser, seminarer etc.), som administreres af teamlederen. Videreuddannelsesaktiviteter (længerevarende kurser, formelle uddannelsesforløb) skal forelægges direktøren til godkendelse. Direktøren er forpligtet til efter medarbejdersamtalen at orientere teamlederen om efterog videreuddannelsesaktiviteter for de enkelte medarbejdere i teamet. 4. Tjenestefri 4.1. Ferie Alle medarbejdere har ret til ferie i henhold til Ferieloven på nuværende tidspunkt 25 dage/5 uger pr. år. Såfremt den ansatte ikke har optjent ret til betalt ferie, har vedkommende ret til 25 dage/5 uger uden løn om året. Feriegodtgørelsen udgør 1 % af den ferieberettigede løn. 10

11 Udgangspunktet er, at optjent ferie skal afholdes i det ferieår (1. maj 30. april), der følger efter optjeningsåret (1. januar 31. december). Den ansatte har krav på at holde 3 ugers samlet ferie i hovedferieperioden (uge 27 35). De resterende 2 uger kan afholdes på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af ferieåret, med mindre dette ikke er foreneligt med Team Danmarks drift. Ønsker om afholdelse af ferie afgives til de enkelte teamledere senest 1. marts. Medarbejderne får besked fra direktøren senest 1. april om ønsker om ferie kan opfyldes. Der er udarbejdet retningslinjer vedr. registrering af ferie. De planlagte ferieperioder vil blive imødekommet i den udstrækning, hensynet til arbejdets udførsel og kollegaers ferieønsker gør det muligt. Ferie indrapporteres via månedlige registreringer, der via sekretariatet indgives til DIF s økonomiafdeling. Ferieloven giver mulighed for overførsel af uafviklede feriedage til det følgende ferieår. Det er dog i alle tilfælde en betingelse, at den ansatte holder mindst 20 dage/4 ugers ferie om året. En ansat kan altså maksimalt overføre 5 dage/én uge uafviklet ferie pr. år. Endvidere kan en ansat maksimalt have opsparet 15 dage/3 uger overført ferie. Aftale om overførsel af ferie til det kommende ferieår indgås skriftligt mellem medarbejderen og direktøren senest 15. april Feriefridage Alle medarbejdere i Team Danmark har efter endt prøvetid - ret til 5 feriefridage om året. Feriefridagene optjenes i løbet af året (1. januar 31. december), dvs. optjenes forholdsmæssigt i forhold til ansættelse et givent år på følgende måde: Ved ansættelse i perioden 1. januar 31. marts = 5 feriefridage Ved ansættelse i perioden 1. april 30. juni = 4 feriefridage Ved ansættelse i perioden efter 1. juli = 3 feriefridage. Feriefridage skal afholdes inden årets udgang (dvs. 31. december). Feriefridage kan i særlige tilfælde overføres som følge af en velbegrundet anmodning, efter forudgående godkendelse af direktøren. Ved fratrædelse bortfalder feriefridage uden nogen form for kompensation. Feriefridage indrapporteres via månedlige registreringer, der via sekretariatet indgives til DIF s økonomiafdeling. 11

12 4.3. Barselsorlov Medarbejdere i Team Danmark har ret til barselsorlov i henhold til statens regler (jf. Personalestyrelsens cirkulære om barsel, adoption og omsorgsdage. Team Danmark udbetaler fuld løn i tilsammen 28 uger til moderen. Herudover kan moderen tage forældreorlov i 22 uger på dagpenge. Faderen har ret til 10 ugers lønnet forældreorlov. Faderens forældreorlov kan placeres frit inden for barnets første leveår. Beskrivelse Antal uger Fuld løn i TD/dagpenge Før fødsel/adoption 6 uger Fuld løn Efter fødsel/adoption 14 uger Fuld løn Efter fødsel, forældreorlov 32 uger 10 uger fuld løn og 22 uger DP Forældreorlov (fader) 10 uger 10 uger fuld løn (DP=dagpenge) Det er meget vigtigt at den enkelte medarbejder varsler og aftaler orloven med arbejdsgiveren herunder, at: Arbejdsgiveren skal vide det tre måneder før forventet fødsel. Fædrene skal være opmærksomme på at varsle deres orlov, som er på 10 uger, senest 4 uger inden den forventede fødsel. Når barnet er født, skal arbejdsgiveren have at vide, hvornår medarbejderen forventer at begynde at arbejde igen, inden der er gået 8 uger efter fødslen. Medarbejderen skal derfor tage stilling til, om de vil holde forældreorloven på op til 32 uger til hver forælder lige efter barselsorloven eller senere. Retten til at udskyde en del af orloven afhænger af, om medarbejderen varsler orloven korrekt. Medarbejderen skal således senest 8 uger efter fødslen give Team Danmark besked om fødselsdatoen, dato for genoptagelse af arbejdet, forældrenes udnyttelse af orlovsret samt evt. udskydelse af retsbestemt orlov. Reglerne gælder også adoptanter. I tvivlstilfælde fortolkes spørgsmål vedr. barsel og omsorg m.v. efter den til enhver tid gældende aftale mellem HK og Staten om barsel, adoption og omsorgsdage. 12

13 4.4. Barns første og anden sygedag En medarbejder har ret til tjenestefrihed med løn til pasning af sygt, mindreårigt, hjemmeværende barn på dets 1. og 2. sygedag. Den 2. sygedag er den kalenderdag, der ligger i umiddelbar forlængelse af barnets 1. sygedag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag. Barns 1. og 2. sygedag skal meddeles efter samme regler som ved sygdom. Et mindreårigt barn er et barn, der ikke er fyldt 18 år Omsorgsdage Medarbejderen får tildelt 10 omsorgsdage pr. barn, hvis barnet/børnene er født, mens moren eller faren er ansat i Team Danmark, eller hvis medarbejderen har overskydende omsorgsdage fra tidligere ansættelser, Hvis medarbejderen ønsker at overføre omsorgsdage fra tidligere ansættelsesforhold, skal der afleveres dokumentation for disse overskydende dage fra tidligere ansættelsesforhold. Ved fratrædelse udbetales der ikke for resterende omsorgsdage. Hvis medarbejderen ikke ved tidligere ansættelser har haft en ordning for omsorgsdage for børn født før ansættelsen i Team Danmark beregnes antallet af omsorgsdage pr. barn forholdsmæssigt ud fra barnets alder ved ansættelsen i Team Danmark. Omsorgsdage indrapporteres via månedlige registreringer, via sekretariatet til DIF s økonomiafdeling Sygdom Sygefravær skal normalt meddeles til sekretariatet på telefon eller mail inden kl den første sygedag. Ved længerevarende sygdom er det teamlederens ansvar at sørge for at der bliver givet besked til lønkontoret senest 14 dage efter 1. sygedag af hensyn til rettidig anmeldelse til kommunen. Mulighedserklæring Team Danmarks direktør kan såvel ved længerevarende som ved kortvarigt fravær anmode om at få udarbejdet en mulighedserklæring. Mulighedserklæringen skal udarbejdes i fællesskab, bl.a. med henblik på at få en dialog om årsag til fravær samt hvornår arbejde forventes genoptaget, eller for at få fastlagt hvilke opgaver medarbejderen kan løse på trods af sin sygdom med henblik på at fastholde medarbejde- 13

14 ren i arbejde. Medarbejderen har i den forbindelse pligt til enten at møde op og bidrage til udfyldelse af erklæringen, eller medvirke ved en telefonsamtale. Team Danmarks direktør kan til enhver tid forlange en lægeerklæring som dokumentation for, at medarbejderens fravær skyldes sygdom. Længerevarende sygdom kan medføre afskedigelse. Et betydeligt antal korte sygeperioder over en længere periode kan ligeledes føre til opsigelse af en medarbejder. Vejledning til udfyldelse af mulighedserklæring samt selve erklæringen kan downloades på følgende links: Link til mulighedserklæringen Link til vejledning i at udfylde mulighedserklæringen Sygdom indberettes via månedlige registreringer, via sekretariatet til DIF s økonomiafdeling Orlov Der er mulighed for orlov uden løn til alle medarbejderne, når orloven er til gavn for Team Danmarks opgaveløsning eller den kan forbedre medarbejderens faglige og/eller personlige udvikling. Endvidere kan der være tale om orlov i særlige familiesituationer. Orlov, der ikke er lovpligtig, kræver at denne er forenelig med Team Danmarks tarv. Der bevilliges sædvanligvis ikke orlov ved fratrædelse til anden beskæftigelse. Fridage med lønreduktion kan aftales løbende med direktøren. Ansøgning om orlov skal fremlægges skriftligt for direktøren Anden tjenestefri Team Danmarks sekretariat og øvrige funktioner er udover normale helligdage lukkede Grundlovsdag, Juleaftensdag og Nytårsaftensdag. Derudover er dagene mellem 2. Juledag og Nytårsaftensdag samt fredagen efter Kristi Himmelfartsdag obliga- 14

15 toriske fridage, hvilket vil sige, at der i forbindelse med disse dage skal ske afspadsering, eller der skal bruges feriedage. Der gives herudover frihed ved: Eget bryllup (1 dag) Eget sølvbryllup: Dagen (hvis denne er en hverdag) og en dag i tilknytning. 25 års jubilæum (1 dag) Dødsfald: Ved dødsfald i nærmeste familie (børn, ægtefælle, forældre, svigerforældre) aftales frihed med direktøren. Læge- og tandlægebesøg kan finde sted i arbejdstiden. Disse besøg bør så vidt muligt placeres i yderkanten af arbejdstiden. 15

16 5. Øvrige personaleforhold 5.1. Kørsels- og rejsegodtgørelse Godtgørelse for tjenestekørsel i egen bil refunderes efter de til enhver tid gældende takster i Staten. Kørselsafregningsskema skal udfyldes og godkendes af teamleder før aflevering i DIF s økonomiafdeling. Kørselsafregningsskemaet afleveres løbende og senest den 15. i måneden, såfremt udbetaling skal finde sted i samme måned. Kørsel skal afregnes mindst en gang i kvartalet. Kørselsafregninger skal være afleveret senest 15. januar for kørsel foretaget det forudgående år. Team Danmark dækker på rejser og ved eksterne møder under 24 timer (uden overnatning) medarbejderens fortæringsudgifter efter regning, idet fortæringsudgifterne maksimalt godtgøres med et beløb svarende til udgiften for et rimeligt normalt måltid. Team Danmark udbetaler skattefri rejsegodtgørelse i forbindelse med rejser, der varer mindst 24 timer, og som indebærer overnatning. Rejsegodtgørelse kan foretages enten ud fra dokumenterede, specifikke udgifter i rejseperioden eller ved et beløb opgjort efter dage og timer (uden dokumentation). Den skattefri rejsegodtgørelse dækker medarbejderens merudgifter til måltider, småfornødenheder, lokaltransport mv. Rejse- og fortæringsudgifter refunderes kun efter originale bilag. Rejseafregning bør finde sted senest 8 dage efter hjemkomst og godkendes af teamleder. Rejseafregninger skal være afleveret senest 15. januar for rejser foretaget i det forudgående år. Alle udlandsrejser skal forelægges og godkendes af direktøren. I forbindelse med rejser eller indkøb via nettet kan der udbetales a conto beløb til den enkelte medarbejder, som efterfølgende aflægger regnskab Forsikring under rejser Team Danmark har indgået en forsikringsaftale med Europæiske Rejseforsikring A/S, der omfatter medarbejdere samt bestyrelses- og udvalgsmedlemmers rejseaktivitet i udlandet. Forsikringen dækker omkostninger i forbindelse med sygdom og hjemtransport fra udlandet (uden selvrisiko), ulykke, sygdomsinvaliditet og rejseliv under ophold i udlandet samt tyveri af bagage. 16

17 5.3. Telefonpolitik Telefonkontakt med omverdenen er afgørende for, at Team Danmark bliver opfattet som en åben og professionel institution. Derfor skal alle telefoner, så vidt det overhovedet er muligt, besvares. Det indebærer, at medarbejderne skal viderestille telefonen ved fravær i sekretariatet. Såfremt en medarbejder besvarer en henvendelse til en kollega, bør man tilbyde at besvare spørgsmål eller lægge besked. Der er udarbejdet retningslinjer vedr. medarbejdernes ejerskab og omkostningsgodtgørelse i.f.t. telefon Kommunikationspolitik Team Danmark har vedtaget en samlet kommunikationsstrategi. Vores kommunikation skal overordnet styrke Team Danmarks position som en uafhængig vidensinstitution. Vi skaber fremdrift via viden og samarbejdsprocesser. Vores kommunikation skal altid basere sig på et solidt vidensgrundlag, og den skal altid foregå i øjenhøjde med modtageren. Vi har fire overordnede mål med Team Danmarks kommunikation: Vi vil sikre, at atleterne og vores samarbejdspartnere har forståelse for Team Danmarks initiativer og prioriteringer. Vi vil brande Team Danmark som en stærk faglig vidensinstitution, der er drivkraften i udviklingen af dansk eliteidræt. Vi vil profilere de Team Danmark støttede sportsgrene og atleter. Vi vil skabe et tilhørsforhold en Team Danmark identitet blandt atleter, trænere og vores nære samarbejdspartnere. For at nå disse fire overordnede mål er det vigtigt, at Team Danmark er en kommunikerende institution, som offensivt bruger både egne kommunikationskanaler samt redaktionelle flader. For at få størst udbytte af samspillet med medierne er det er væsentligt, at Team Danmark yder pressen en hurtig og professionel betjening. Hvis pressen henvender sig, bør alle medarbejdere i Team Danmark hjælpe med faktuelle oplysninger inden for eget fagområde. Der kan dog være forhold, hvor man skal værne om samarbejdsrelationer med atleter, sportschefer og landstrænere og derfor ikke kan udtale sig om eksempelvis konkrete cases. For løbende at have overblik over eventuelle kommende sager i pressen skal medarbejderne efter kontakt med pressen orientere direktøren og teamlederen for 17

18 Kommunikation, dokumentation og analyser om, hvad journalisten er blevet orienteret om gerne med angivelse af journalistens navn, tlf. nummer og/eller mailadresse. Team Danmarks medarbejdere er gode kilder for pressen, og deres udtalelser og kommentarer er med til at styrke Team Danmarks brand som vidensinstitution. Derfor ønsker Team Danmark, at en bred vifte af ansatte er synlige i pressen. For at koordinere Team Danmarks presseaktiviteter skal direktøren og kommunikations-teamet orienteres før ansatte pro-aktivt retter henvendelse til pressen med idéer til historier og vinkler. Det er bestyrelsesformanden og direktøren, der tegner Team Danmark i medierne i sager, der har en politisk og overordnet karakter. Hvis der opstår en situation, hvor Team Danmark kommer under stort pres i medierne - en krise situation - er det afgørende, at Team Danmarks kontakt med pressen er koordineret, og at det kun er få udvalgte personer, som er i dialog med pressen. I en krisesituation skal alle henvendelser fra pressen således videresendes til direktøren. Direktøren informerer alle Team Danmarks medarbejdere, hvis der opstår en krisesituation, som skal håndteres ud fra ovenstående retningslinjer Motionspolitik Team Danmark ønsker at fremme en sund levevis blandt medarbejderne, og opfordrer medarbejderne til at deltage i de idrætsaktiviteter, der er på arbejdspladsen. Medarbejderne har adgang, også inden for den normale arbejdstid (jf. arbejdstid pkt. 3.3) til at benytte de træningsfaciliteter, som institutionen har adgang til Alkoholpolitik Team Danmark søger at gennemføre en aktiv alkoholpolitik. Det er således ikke tilladt at nyde alkohol inden for almindelig arbejdstid og Team Danmark serverer ikke alkohol til møder i dagtimerne. Direktøren kan ved særlige begivenheder (reception, mærkedage, jubilæum etc.) dispensere for denne regel. Team Danmark vil normalt være behjælpelig med at afhjælpe eventuelle afhængighedsproblemer blandt medarbejderne. Det er både direktørens og medarbejdernes opgave at være opmærksom herpå Ernæringspolitik Team Danmark har i samarbejde med DIF vedtaget en 'Mad og måltidspolitik'. Alle medarbejdere har således mulighed for at træffe et sundt madvalg til frokost til en re- 18

19 duceret pris. Team Danmark ønsker desuden med mødeservering at signalere sundhed og kvalitet. Hvis der bestilles mad til frokostmøder eller afholdes seminarer af Team Danmark, bør serveringen ligeledes afspejle sundhed og kvalitet Rygepolitik Rygning er ikke tilladt i Team Danmarks lokaler. Såfremt en medarbejder ønsker at modtage tilbud om rygestop, skal dette iværksættes af Team Danmark Børneattester I henhold til lovgivningen skal medarbejdere, der har kontakt med børn og unge, fremvise den såkaldte børneattest. I Team Danmark er det besluttet, at alle medarbejdere er omfattet af denne forpligtelse. Dette skal ske hvert 5. år og ved nyansættelser Gaver Team Danmark er en uafhængig institution, og der må ikke kunne rejses tvivl om medarbejdernes faglighed og uafhængighed. Medarbejderne må derfor ikke modtage større gaver eller ydelser fra samarbejdspartnere. Mindre gaver i forbindelse med jul, runde fødselsdage og lignende kan modtages. Team Danmark giver gaver til fastansatte medarbejdere ved specielle lejligheder ud fra følgende retningslinjer: Tiltrædelse. En buket blomster Bryllup 1.000,- kr. (personlig gave) 10 års jubilæum 750,- kr. 25 års jubilæum 1.500,- kr. Sølvbryllup 500,- kr. Familieforøgelse 300,- kr. 50 års fødselsdag ,- kr. 60 års fødselsdag ,- kr. Fratrædelse Personlig gave 19

20 5.11. Beklædningspolitik Medarbejderne i Team Danmark modtager regelmæssigt en beklædningspakke, som stilles til rådighed for medarbejderen. Det forventes, at medarbejderen anvender beklædningen i forbindelse med officielle arrangementer (receptioner, seminarer, årsmøder mv.), hvor medarbejderen repræsenterer Team Danmark. Der er udarbejdet særlige retningslinjer for omfanget og arten af beklædning Anvendelse af IT It er et vigtigt arbejdsredskab i Team Danmark, og det er essentielt for Team Danmark, at alle medarbejdere er en del af it-strukturen. Det er vigtigt, at alle medarbejdere tager ansvar for, at anvendelsen af it-systemerne foretages på behørig vis. Direktøren har ansvaret for, at medarbejderne er bekendt med, hvordan de skal betjene it-systemerne, og hvilke regler der gælder herfor. Team Danmarks it-politik har til formål at sørge for at den daglige drift af itsystemerne forløber så problemfrit som muligt, og at institutionens data er beskyttet. Det er vigtigt, at Team Danmarks ansatte, samt interessenter kan være sikre på, at deres oplysninger behandles sikkert og fortroligt. Det daglige ansvar, samt drift og vedligehold af it platformen varetages af Team Danmarks it-afdeling, som refererer til direktøren. It-politikken omfatter også retningslinjer for, hvordan du som medarbejder kan benytte web, mails osv. til private formål. Sikkerhed og personlige oplysninger, herunder brugernavne og kodeord Alle medarbejdere får tildelt brugernavne og kodeord til Team Danmarks itsystemer. Kodeord er personlige, må ikke udleveres til andre og skal opbevares på et sikkert sted. Har du brug for at give andre adgang til dine data, f.eks. i forbindelse med ferie, orlov eller tjenesterejser, skal du skifte kodeordet, når du vender tilbage. Lagring og backup af data Institutionens data skal altid lagres på de dertil indrettede fællesdrev og systemer. På den måde sikres at der er adgang til institutionens data og at disse er sikret ved regelmæssige backups. Dette gælder også større udkast og notater. Lokale harddiske, USB-sticks og andre flytbare medier må du kun bruge til at gemme kopier af dokumenter og andre data til brug for transport. Private data kan du lagre på disse medier og ikke på netværksdrev. 20

21 Personregistrering Team Danmark lagrer personfølsomme oplysninger om kontakter i overensstemmelse med Persondataloven og Datatilsynets forskrifter. Ønsker du at oprette andre registre med personoplysninger, skal dette meddeles til den dataansvarlige, med beskrivelse af registrets indhold og formål. Brug af Team Danmarks it-udstyr, herunder hardware og software Pc'ere, mobiltelefoner og lignende udleveres normalt med al nødvendig software installeret. Dette indbefatter nødvendig sikkerhedssoftware i form af firewall, antivirus-programmer mv. Disse programmer skal altid være aktive og du må derfor under ingen omstændigheder slå dem fra. Hvor arbejdsmæssige hensyn gør det nødvendigt, kan du installere anden software, der er relevant for at du kan udføre dit arbejde tilfredsstillende. Det er en absolut forudsætning, at den installerede software overholder licensbetingelserne for anvendelsen. Piratkopier eller lignende må ikke findes på Team Danmarks udstyr. Internet og s, sociale medier I Team Danmark kan du bruge s, internet og sociale medier (Facebook, Twitter, LinkedIn osv.) til private formål, i begrænset omfang og såfremt tidsforbruget ikke påvirker udførelsen af dine daglige arbejdsopgaver i negativ retning. Vær opmærksom på, at brugen af sociale medier kan være forstyrrende for dig og dine kollegaer. Slå eventuelt støjende eller distraherende funktioner fra. Internettet og s må kun benyttes til lovlige formål. Team Danmark ønsker ikke at blive sat i forbindelse med bestemte religiøse holdninger, ideologier, racemæssige synspunkter, seksuelle orienteringer eller lignende. Brug af virksomhedens adresser til sådanne formål er ikke tilladt. Vedrørende s opfordrer Team Danmark dig til altid at benytte dine egne mailadresser til private formål. Overtrædelse af ovenstående bestemmelser vil medføre, at ansættelsesforholdet tages op til overvejelse, og kan medføre afskedigelse eller bortvisning. Twitter, Facebook og lignende - Brug af sociale medier Når du laver blogindlæg eller kommer med statusopdateringer på Facebook, kan grænsen mellem dig som privatperson og dig som medarbejder ofte være svær at trække. Det er derfor afgørende, at du, som medarbejder i Team Danmark, tænker en ekstra gang over, hvad og hvordan du kommunikerer gennem sociale medier: 21

22 Tal ikke på Team Danmarks vegne, med mindre du er en officiel talsperson eller har fået en særlig tilladelse understreg at du taler på egne vegne, hvis der overhovedet kan være tvivl. Overvej hvilke konsekvenser, det du skriver på fx Facebook, kan få, hvis det blev læst af dine kollegaer, overordnede, forbund, atleter eller andre interessenter. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt det vil blive positivt modtaget, så lad være med at skrive det. Skriv ikke noget dårligt om Team Danmarks konkurrenter, for selv om du giver din personlige mening tilkende, kan det opfattes som et forretningsmæssigt angreb, og skade både dit og Team Danmarks omdømme. Kontakt den kommunikationsansvarlige i Team Danmark, hvis du falder over en ophedet debat om Team Danmark, i stedet for at selv at svare. Brug af telefoner Fra institutionens mobiltelefoner kan man gå på nettet, Facebook, chatte, maile osv. Her gælder, at retningslinjerne er de samme som beskrevet ovenfor for hhv. brug af internet og s. Virksomhedens mobiltelefoner må ikke benyttes til overtakserede tjenester, donering af gaver til indsamlinger, m.v. uden ledelsens skriftlige tilladelse hertil. I Team Danmark er private telefonsamtaler tilladt, når de har et praktisk formål, men bør i øvrigt holdes på et minimum. Det er tilladt i begrænset omfang at skrive private Sms er i arbejdstiden, så længe det er foreneligt med udførelsen af dit daglige arbejde. Husk at indstille din mobiltelefon på en lyd, som generer dine kollegaer mindst muligt. Hvis du kan gå på nettet via din private telefon, gælder de samme retningslinjer, som beskrevet ovenfor omkring brugen af Internet, s og sociale medier. Data Data, der er lagret i Team Danmarks systemer, betragtes som Team Danmarks ejendom. 22

23 Overvågning For at sikre en forsvarlig drift af Team Danmarks it-systemer, sker der en løbende overvågning af systemerne. Her registreres automatisk alle oplysninger om din anvendelse af institutionens it-systemer, bl.a. hvilke mails du sender og modtager, hvilke hjemmesider du besøger, hvilke filer du downloader og hvilke filer du lagrer i Team Danmarks systemer. Disse oplysninger bliver normalt ikke brugt, men lagres og kan anvendes i tilfælde af fejl på systemerne, virusangreb eller lignende. Derudover vil Team Danmark kunne foretage kontrol af, at Team Danmarks systemer ikke bruges til formål, der strider imod denne it-politik, fx for at sikre, at der ikke findes piratkopieret software på maskinerne. Særligt om private s og dokumenter Dine s og dokumenter betragtes først og fremmest som arbejdsrelaterede og tilhørende Team Danmark. Dette gælder dog ikke mails og dokumenter, der gemmes i særlige områder, tydeligt mærket PRIVAT. Gennemsyn af s og dokumenter, der er mærket privat vil normalt kun finde sted efter indhentet samtykke. Undtaget herfra er særlige tilfælde, hvor gennemsynet er påkrævet af dokumenterbare saglige sikkerhedsmæssige eller driftsmæssige hensyn, eller hvis der foreligger konkrete omstændigheder, der giver Team Danmark grund til at tro, at der finder overtrædelse af personalepolitikken sted. Team Danmark kan udstikke retningslinjer, der begrænser antal og størrelse af private mails og filer. Forhold ved fratrædelse Det er din pligt at fjerne private mails og dokumenter fra systemerne, når du fratræder din stilling i Team Danmark. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, vil Team Danmark fjerne de private s, og så vidt muligt overdrage disse til dig efterfølgende Øvrige personalegoder Team Danmarks medarbejdere har en række personalegoder igennem deres ansættelse. Det gælder f.eks. adgangskort til fitness.dk, indkøb af sportstøj med rabat, samt deltagelse i sociale arrangementer. 23

24 Derudover arrangeres der regelmæssigt personalefester eller -udflugter. Alle medarbejdere opfordres til at deltage i disse sociale arrangementer. Direktøren afgør medarbejderes deltagelse i særlige arrangementer, såvel internationale (OL, VM og EM) som nationale (prisuddelinger, TV-show m.v.). 6. Fratrædelse 6.1. Generelle forhold Ansættelsesforholdet mellem Team Danmark og den enkelte ansatte hviler på gensidig aftale og tillid, hvor Team Danmark tilstræber størst mulig trivsel i ansættelsen, og den ansatte yder en kvalificeret og loyal arbejdsindsats. Der kan være flere forskellige årsager til, at direktøren eller en medarbejder fratræder sin stilling i Team Danmark. Uanset årsag er det Team Danmarks opgave at sikre, at fratrædelse sker på en ordentlig måde. Især afskedigelse er en alvorlig beslutning for såvel de ansatte som Team Danmark. Det er Team Danmarks mål, at ophør af ansættelsesforhold sædvanligvis sker ved opsigelse fra medarbejderens side. Afskedigelse fra Team Danmarks side vil være en undtagelse, som vil blive behandlet forskelligt afhængig af, om det er en individuel afskedigelse eller en kollektiv afskedigelse på grund af omorganisering eller besparelser. For at nå dette mål er det vigtigt: At en afskedigelse uanset årsag sker med størst mulig gensidig forståelse og under hensyntagen til den ansattes og Team Danmarks interesser. At enhver ansat ved sin fratrædelse kan få en skriftlig udtalelse fra direktøren. At såvel direktør som medarbejder kan tage initiativ til en fratrædelsessamtale for at belyse arbejdsforhold eller -vilkår, som har været uønskede og/eller til hinder for en effektiv arbejdsindsats. At såvel ansat som Team Danmark erkender, at man er bedst tjent med at forhold, der ikke kan accepteres, så hurtigt som muligt påtales og søges løst. At individuelle afskedigelser på grund af samarbejdsvanskeligheder sædvanligvis kun finder sted som afslutning på en proces, der består af mundtlig advarsel, skriftlig advarsel og indstilling til afskedigelse. Såvel påtale som advarsel skal være tidsbegrænset. Ved bortvisning gælder denne regel ikke. At medarbejderen har ret til at en bisidder, kollega eller anden assistance deltager i processen i forbindelse med en afskedigelse. Direktøren orienterer medarbejderne om enhver fratrædelse. 24

25 6.2. Afskedigelse Når en afskedigelse er nødvendig, er det vigtigt, at direktøren har foretaget en individuel vurdering. Afskedigelsen må ikke bygge på faste retningslinjer, men skal foretages på grundlag af en konkret, individuel bedømmelse. Direktøren skal i forbindelse med større personaleændringer i videst muligt omfang informere samtlige medarbejdere om proces og baggrund i forbindelse med ændringerne Fratrædelse Der afholdes en afskedsreception for ansatte, der fratræder i forbindelse med: Pensionering Forudgående længerevarende sygdom Mere end 5 års ansættelse i Team Danmark I alle tilfælde er det direktøren, som tager initiativ til receptionen, såfremt den ønskes af den pågældende medarbejder. Den ansatte kan invitere 5-10 gæster (familie, venner etc.) til afskedsreceptionen. Senest 8 dage efter fratrædelse skal medarbejderen aflevere samtlige ejendele (ITudstyr, kort, telefon, nøgler m.v.), som tilhører Team Danmark. Denne opgave varetages af Team Danmarks sekretariat Seniorpolitik Team Danmark ønsker at præcisere, at medarbejdere, der er fyldt 60 år, stadig er en væsentlig personaleressource. Team Danmark vil gerne hjælpe med, at medarbejdere over 60 år får nogle gode og positive arbejdsår i den sidste del af arbejdslivet samt sikre medarbejderen en fornuftig overgang til pensionisttilværelsen. I forbindelse med Team Danmarks pensionspolitik (jf. pkt Pension ), sikres det, at medarbejderen kan opbygge sin pension, således at det er muligt at sikre en rimelig levestandard, når medarbejderen vælger at gå på pension. Den optjente pension vil dog være afhængig af alderen ved ansættelsestidspunkt og ansættelsesperiodens længde. 25

26 7. Bilag - Team Danmarks organisation 7.1. Organisationsstruktur 7.2. Bestyrelse Bestyrelsen er Team Danmarks øverste myndighed. Bestyrelsen ansætter en direktør, der forestår den daglige ledelse af Team Danmark. Team Danmarks bestyrelse består af 8 medlemmer, der beskikkes af Kulturministeren. 4 udpeges af Kulturministeren, herunder formanden, mens de fire øvrige bestyrelsesmedlemmer udpeges af Danmarks Idrætsforbund. Medlemmerne beskikkes for en 4-årig periode. Genbeskikkelse kan finde sted én gang. Direktøren har det overordnede ansvar for Team Danmarks administration. Team Danmarks medarbejdere er organiseret i medarbejderteams. Hvert team har et kommissorium, som beskriver de væsentlige arbejdsområder og -opgaver for teamet. Hvert medarbejderteam har en teamleder, som har koordinerende funktion i forhold til direktøren og teamet. Der er udarbejdet en skriftlig funktionsbeskrivelse for teamledere og teammedlemmer. Direktøren og teamledere afholder regelmæssige møder, hvor spørgsmål med relation til den daglige drift af Team Danmark koordineres og drøftes. 26