xx (Herefter benævnt Leverandøren)

Transkript

1 Udbud af fødevarer til sygehusene i 1 RAMMEKONTRAKT OM LEVERING AF FØDEVARER TIL SYGEHUSENE I REGION SYDDANMARK (DELAFTALE: XX) MELLEM REGION SYDDANMARK (Herefter benævnt Kunden) OG xx (Herefter benævnt Leverandøren) Kunden og Leverandøren benævnes samlet Parterne De med blå markerede steder vil blive udfyldt i forbindelse med indgåelse af kontrakt. Under enkelte punkter er anført: Udfyldes ved kontraktindgåelse på basis af Leverandørens tilbud. Disse færdiggøres således ved kontraktindgåelse.

2 Udbud af fødevarer til sygehusene i 2 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag Kunden Leverandør Definitioner Kontraktgrundlag Kontraktperiode Kontraktperiode / ikrafttrædelse Prøveperiode Option på forlængelse af kontraktperioden Ekstraordinær opsigelse Kontraktens omfang Omfang Optioner Kvalitet og produktspecifikationer Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Mærkningsregler Kvalitetssikring Ændringer i sortiment/substituerende produkter Ændringer ved markedsføring af nye produkter Leverandørens service og support mv Konsulentbistand Pris Pris Rabatter Prisregulering Dokumentation af prisreguleringer Reduktion af leverandørens pris Afgifter Gebyrer Godtgørelse Vederlag for andre varer (restsortiment) Fakturering Elektronisk fakturering Ændringer i krav Betalingsbetingelser Leveringsbetingelser og logistiske forhold Leveringsbetingelser Leveringsadresser Ordreafgivelse og leveringstid Helligdage Akutleverancer mv Varemodtagelse og reklamationsfrist Logistikoptimering Statistik Samarbejde i øvrigt Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringer Ophævelse... 13

3 Udbud af fødevarer til sygehusene i Kundens misligholdelse Force majeure Tavshedspligt Ændringer i Kontrakten Lovvalg og tvistigheder Øvrige betingelser Underskrifter Bilagsoversigt: Kontraktbilag 1 Kontraktbilag 2 Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kontraktbilag 5 Kontraktbilag 6 Kontraktbilag 7 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Tilbudsliste og produktoplysningsskema Særlige rabatter Vejledende engrosprisliste Leveringssteder, leveringsdage, leveringstider og frekvens Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet E-handel

4 Udbud af fødevarer til sygehusene i 4 Præambel Denne rammekontrakt (Kontrakten) er indgået på baggrund af EU-udbud 2009/ S Kunden har samtidig med indgåelsen af Kontrakten indgået rammekontrakter med [xx] andre leverandører om leverancer af fødevarer til sygehusene i, som ikke er omfattet af Kontrakten. Kontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i dette samarbejde. 1. Kontraktens Parter og kontraktgrundlag 1.1. Kunden Damhaven 12 DK-7100 Vejle CVR nr Kontaktperson: xx Tlf. nr.: xx xx 1.2. Leverandør xx CVR: xx Kontaktperson: xx Tlf. nr.: xx xx Fax nr.: xx 1.3. Definitioner Institution Ved Institution forstås alle sygehuse i samt de øvrige institutioner der er nævnt i Kontraktbilag 5. Enhver henvisning til Kunden eller Parterne i Kontrakten er tillige en henvisning til de af Kontrakten til enhver tid omfattede Institutioner. Dette gælder dog ikke for så vidt angår adgangen til at opsige hele eller dele af Kontrakten, jf. punkterne 2.2 og 2.4, at forlænge Kontrakten, jf. punkt 2.3, at overdrage rettigheder eller forpligtelser, jf. punkt , at meddele tilladelse til brug af underleverandører, jf. punkt , at ophæve Kontrakten helt eller delvist, jf. punkterne , , , og , at ændre Kontrakten, jf. punkt samt at være part i tvister, jf. punkt og De rettigheder og/eller forpligtelser, som følger af de enkelte bestemmelser i Kontrakten, kan således påberåbes af hver Institution separat. Heraf følger blandt andet, at spørgsmål om forsinkelse og mangler bedømmes separat for den enkelte Institution. Udtræder en af Institutionerne af Kontrakten uanset grund, påvirker dette ikke de øvrige Institutioners vilkår i henhold til Kontraktens bestemmelser Hverdag Ved hverdag forstås mandag - fredag bortset fra helligdage, juleaften, nytårsaften og grundlovsdag.

5 Udbud af fødevarer til sygehusene i Kontraktgrundlag De til Kontrakten hørende bilag anses for en integreret del af Kontrakten. Henvisning til Kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem selve kontraktteksten og tekst i bilag, har selve kontraktteksten forrang. Ved uoverensstemmelse mellem bilagene gælder bilagene i den rækkefølge, som de står anført i bilagsoversigten. 2. Kontraktperiode 2.1. Kontraktperiode / ikrafttrædelse Kontrakten træder i kraft den og er gældende til den , medmindre Kunden vælger at gøre brug af option på forlængelse af kontraktperioden, jf. punkt Leverandøren er pligtig til, ved ophør af nærværende Kontrakt, at samarbejde med Kunden og en ny leverandør, som Kontrakt overdrages til, således at overgangen til ny leverandør sker med mindst mulig gene for Kunden Prøveperiode De første 6 måneder af Kontraktperioden er prøvetid. Hvis samhandlen efter Kundens vurdering forløber tilfredsstillende, fortsætter Kontrakten indtil udløb. I modsat fald kan Kunden opsige Kontrakten med et skriftligt opsigelsesvarsel på 30 dage til den 1. i en måned. Opsigelse skal være afsendt senest den dag, hvor prøvetiden udløber Option på forlængelse af kontraktperioden Kunden har ret til at forlænge kontraktperioden 1 gang, med op til 12 måneder. Kunden skal senest tage initiativ til eventuel forlængelse 6 måneder før Kontraktens udløb. En evt. forlængelse sker på uændrede vilkår Ekstraordinær opsigelse I tilfælde af at Kundens organisation nedlægges, eller at opgaven overgår til en anden offentlig organisation i forbindelse med omlægning af den offentlige struktur, er Kunden berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel Hvis udbuddet vedrørende de af nærværende Kontrakt omfattede produkter indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Kundens beslutning om at tildele Leverandøren Kontrakten annulleres, eller Kunden pålægges at bringe Kontrakten til ophør, kan Kontrakten opsiges af Kunden med 6 måneders varsel til den 1. i en måned Ved eventuelle ændringer i lovgivning, vedtagelse af nye EU-standarder eller strukturelle ændringer i organisationen af de af Kontrakten omfattede Institutioner, og heraf følgende til- henholdsvis afgang af produktions-/forbrugssteder, som træder i kraft efter kontraktens indgåelse, og som medfører væsentlige ændringer i produktion, produktsammensætning eller Kundens behov for leverancer i henhold til kontrakten i øvrigt, forbeholder Kunden sig retten til at opsige leverancer og forpligtelser på de berørte områder med et 6 måneders skriftligt varsel.

6 Udbud af fødevarer til sygehusene i 6 3. Kontraktens omfang 3.1. Omfang Kontrakten vedrører levering af delaftale X, i henhold til Kontraktbilag 1 til Institutionerne. De anførte mængder er skønnet årligt forbrug og skal betragtes som vejledende, idet den faktiske drifts situation kan give anledning til ændringer. Kunden forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov Hvis Institutionerne i kontraktperioden ønsker at foretage køb hos Leverandøren af varer, der ikke fremgår af Kontraktbilag 2, er Parterne enige om, at Institutionerne inden for de udbudsretlige rammer kan foretage sådanne køb af begrænset omfang, og at det sker på de vilkår, der er fastsat i Kontrakten Leverandøren skal i Kontraktperioden være indstillet på en dialog med henblik på til enhver tid at sikre Kunden optimering af det aftalte sortiment af hensyn til driften Optioner Kunden har option på køb af produkter anført i Kontraktbilag 3 på de i Kontrakten aftalte vilkår. Kunden forbeholder sig ret til at udnytte optionen når som helst i Kontraktperioden, hvis optionen ikke vælges effektueret ved kontraktstart. Udnyttelse skal varsles skriftligt med mindst 30 dages varsel. 4. Kvalitet og produktspecifikationer 4.1. Produktspecifikationer og gældende standarder og normer Produkterne skal til enhver tid opfylde Kundens kravspecifikation, jf. Kontraktbilag 1, og Leverandøren indestår for, at produkterne til enhver tid opfylder mindstekravene i Kontraktbilag 1 samt gældende standarder og normer for markedsføring, salg og brug i Danmark, herunder regler om salg, opbevaring og transport af fødevarer Produktspecifikationer, forpakningsstørrelse og emballagespecifikationer skal til enhver tid opfylde kravene Kontraktbilag 1 samt datablade Leverandøren skal på Kundens anmodning være villig til at give uddybende og supplerende oplysninger om specifikation mv. af de af kontrakten omfattede produkter i yderligere dokumentationsbilag/datablade Leverandøren skal informere Kunden om alle forhold af betydning for kontraktforholdet, herunder information om tilbuds- og kampagnepriser, jf , samt information om introduktion af nye varer mv Leverandøren fremsender i god tid inden kontraktperiodens start henvisninger til produktdatablade på samtlige produkter omfattet af kontrakten. Materialet fremsendes til samtlige Institutioner Mærkningsregler Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende lovgivning Holdbarhedsmærkning

7 Udbud af fødevarer til sygehusene i 7 Alle produkter skal være mærket i henhold til gældende lovgivning og standarder på området. Krav til holdbarhed fremgår af Kontraktbilag Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på Kundens anmodning at dokumentere, at kvalitetssikringssystemet følges Ændringer i sortiment/substituerende produkter Leverandøren skal sikre, at produkterne ikke udgår af Leverandørens sortiment Der må ikke leveres andre end de i Kontrakten aftalte produktmærker eller foretages ændringer i sortimentet i Kontraktbilag 2 (herunder også ændring af emballage, størrelse og/eller mærkning) uden forudgående godkendelse fra institutionen (de køkkener der anvender produktet), og evt. godkendte substituerende produkter må ikke medføre forhøjelse af den aftalte pris Hvis ændringen godkendes, skal Leverandøren informere Institutionerne, så snart godkendelsen foreligger. Produktblade skal leveres/forefindes samtidigt med informationen Leverandøren skal i tilfælde af godkendte produktændringer dokumentere alle specifikationer på mindst samme niveau som for nærværende Kontrakt. Som en del af dokumentationen indgår, hvorvidt/på hvilken måde en ny kvalitet modsvarer kvaliteten af det produkt, der erstattes Godkendelse af substituerende produkter kan alene forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende udbudsret Ændringer ved markedsføring af nye produkter Hvis Leverandøren indleder markedsføring i Danmark af nye produkter af tilsvarende art, som de af Kontrakten omfattede produkter, påhviler det Leverandøren at underrette Kunden Indledes markedsføringen i kontraktperioden, kan Kunden forlange det/de nye produkter leveret i stedet. Et sådant forlangende skal fremsættes af Kunden i rimelig tid efter, at det er kommet til Kundens kundskab, at en sådan markedsføring har fundet sted/vil finde sted. Dette giver ikke Leverandøren ret til ændringer i kontraktvilkår i øvrigt. 5. Leverandørens service og support mv Konsulentbistand Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Institutionernes personale præsenteres for produkterne, herunder til korrekt brug heraf, og skal løbende vedligeholde denne præsentation Leverandøren stiller erfarne konsulenter til rådighed for Kunden vedrørende rådgivning og vejledning både telefonisk og personligt Leverandøren yder service, jf. Kontraktbilag 1, pkt

8 Udbud af fødevarer til sygehusene i 8 6. Pris 6.1. Pris Priserne angivet i Kontraktbilag 2 er nettopriser ekskl. moms i danske kroner men inkl. evt. øvrige afgifter (told mv.) De tilbudte priser er angivet i prisniveau pr. 1. oktober Priserne dækker alle de med leverancerne forbundne omkostninger, herunder levering og service etc., med mindre andet er nævnt eksplicit i nærværende Kontrakt Rabatter Leverandøren yder følgende rabatter på de tilbudte nettopriser: Kombinationsrabatter Leverandøren yder følgende kombinationsrabat: xx. Udfyldes ved Kontraktindgåelse på basis af Leverandørens tilbud, hvis en sådan er tilbudt Prisregulering Priser er afgivet i prisniveau pr. 1. oktober Priser reguleres i henhold til kontraktbilag 1, pkt Dokumentation af prisreguleringer Den i punkt 6.3 angivne prisregulering skal meddeles Kunden i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Kunden kan kontrollere prisreguleringens berettigelse. Jf. Kontraktbilag 1, pkt Ingen prisregulering kan få gyldighed uden Kundens skriftlige godkendelse, som skal foreligge inden 15 dage efter modtagelse af meddelelsen Reduktion af leverandørens pris Hvis Leverandøren i Kontraktperioden reducerer listeprisen eller sit generelle prisniveau, skal Kundens pris reduceres tilsvarende. Jf. Kontraktbilag, 1 pkt Leverandøren er forpligtet til at informere Kunden og Institutionerne, hvis Leverandøren i Kontraktperioden har tilbuds-/kampagnepriser på produkter omfattet af Kontrakten, hvis disse priser er lavere end priserne i Kontraktbilag 2. Kunden er berettiget til at indkøbe produkterne til de lavere priser, så længe Leverandøren opretholder sit tilbud Hvis Leverandøren har tilbuds- og kampagnepriser på produkter, som ikke er omfattet af Kontraktbilag 2, er Kunden ligeledes berettiget til at indkøbe sådanne varer til de pågældende tilbuds- og kampagnepriser, så længe Leverandøren opretholder sit tilbud.

9 Udbud af fødevarer til sygehusene i Afgifter Ved ændringer af danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret Gebyrer Kunden betaler ikke gebyrer af nogen art, medmindre dette fremgår eksplicit af nærværende Kontrakt Der må ikke pålægges ekspeditionsgebyr, faktureringsgebyr mv Godtgørelse Kundens køb i henhold til Kontrakten må ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, gebyrer, rabatandele eller anden form for godtgørelse til andre end Kunden Vederlag for andre varer (restsortiment) Leverandøren yder følgende rabat på restsortiment i forhold til gældende engrosprisliste: xx. Udfyldes ved Kontraktindgåelse på basis af Leverandørens tilbud, hvis en sådan er tilbudt. 7. Fakturering 7.1. Elektronisk fakturering Faktura fremsendes elektronisk til rekvirenten med angivelse af ordrenummer, EAN-nummer, personreferencenummer, leveringsdato, leveringssted, varebetegnelse, priser og kvantum, jf. Kontraktbilag Ændringer i krav Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for disse krav, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse og/eller behandling af elektroniske handelsdokumenter for offentlige myndigheder, er Leverandøren forpligtet til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer. 8. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er løbende måned plus 30 dage fra fakturadato. 9. Leveringsbetingelser og logistiske forhold 9.1. Leveringsbetingelser Frit leveret på Kundens institutioner/institutioner.

10 Udbud af fødevarer til sygehusene i Levering anses for sket, når leverancen er leveret og varemodtaget i henhold til de enkelte Institutioners egenkontrol, på hvilket tidspunkt risikoen for leverancens hændelige undergang overgår til Kunden Leveringsadresser Levering skal ske direkte til de i Kontraktbilag 5 anførte adresser Kunden forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder i Kontraktperioden efter nærmere aftale med Leverandøren. Jf. Kontraktbilag 1, punkt Ordreafgivelse og leveringstid Levering sker efter fremsendelse af sædvanlig indkøbsordre fra de omfattede Institutioner Bestilling foregår i henhold Kontraktbilag 1 pkt Hvis Leverandøren ikke kan opfylde en ordre fuldstændigt, skal dette meddeles den ordregivende Institution senest kl på den følgende hverdag. Leverandøren er pligtig til at give meddelelse straks det kommer til hans kendskab Restordre kan kun modtages efter aftale med den enkelte Institution, og Leverandøren skal i tilfælde af restordre give den enkelte Institution mulighed for at bestille et alternativt produkt, jf. herved dog Kontraktens punkt Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor Leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med Kundens behov ved konkret aftale Akutleverancer mv Leverandøren skal indenfor normal åbningstid kunne modtage bestilling på Akutleverancer, som kan leveres i løbet af 4 timer, undtaget ordreproducerede varer og skaffevarer Akutleverancer anvendes i meget begrænset omfang, normalt mindre end 1-2 gange om året pr. institution Varemodtagelse og reklamationsfrist Leverancerne skal ledsages af en følgeseddel, der klart angiver modtagende afdelings adresse, ordre-/ils nummer, varebetegnelse og kvantum Kunden skal samme dag kontrollere, om leverancen opfylder Kontraktens krav, herunder mængder og kvalitet Konstaterer institutionen en fejl/mangel ved de leverede produkter, skal der reklameres over for Leverandøren uden ugrundet ophold.

11 Udbud af fødevarer til sygehusene i Logistikoptimering Leverandøren skal i Kontraktperioden være indstillet på at samarbejde om optimering af logistikken til gavn for begge Parter. 10. Statistik Leverandøren skal på opfordring fremsende statistik til Kunden med oplysning om omsætning og mængde (kr./enheder/stk.), konventionelt/økologisk pr. Leverandørens varenummer pr. leveringsadresse, samt pr. leveringsadresse totalt. Den konkrete udformning af statistikken aftales nærmere af Parterne. 11. Samarbejde i øvrigt Leverandøren skal i kontraktperioden indgå i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Kunden, og såvel Kunden som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre Kontrakten Leverandøren skal søge at afhjælpe såvel miljø- som arbejdsmiljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt Leverandøren skal aktivt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt Leverandøren skal aktivt medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. 12. Leverandørens overdragelse af forpligtelser og tilgodehavender - underleverandører Leverandøren er eneansvarlig over for Kunden Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis sætte en anden i sit sted. Kunden kan ikke nægte at give samtykke uden saglig grund Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører, som er oplyst ved Kontraktindgåelse, men ansvaret for korrekt opfyldelse af leverancen påhviler Leverandøren fuldt ud. Hvis Leverandøren i Kontraktperioden ønsker at skifte underleverandører, skal dette godkendes af Kunden. Kunden kan ikke nægte godkendelse uden saglig grund Leverandøren kan kun med Kundens skriftlige samtykke helt eller delvis diskontere eller overdrage sit tilgodehavende til tredjemand. 13. Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Kunden skadesløs Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af Kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden, er Kunden efter forudgående skriftligt varsel beret-

12 Udbud af fødevarer til sygehusene i 12 tiget til at hæve Kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 14. Forsinkelse Hvis Leverandøren må forudse en forsinkelse i leveringen, skal Leverandøren straks give telefonisk meddelelse til Institutionen med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin kan på baggrund heraf aftales, forudsat at Institutionen accepterer en sådan Kunden anser enhver forsinkelse for væsentlig. Hvis Leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er Kunden berettiget til efter eget valg at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvis, uanset overskridelsens varighed I tilfælde af forsinkelse påhviler det Leverandøren uden ugrundet ophold straks at foretage effektive skridt til at overvinde forsinkelsen eller formindske dens virkning Hæves ordren helt eller delvis, er Kunden berettiget til at foretage dækningskøb hvor en evt. merudgift dækkes af Leverandøren Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som ikke skyldes force majeure, er Kunden berettiget til at ophæve Kontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse. 15. Mangler Leverandøren er ansvarlig for mangler ved de af Kontrakten omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler Der foreligger en mangel ved Leverandørens ydelse, hvis ydelsen ikke opfylder de i aftalen/kravspecifikationen anførte krav eller ikke er så god, som Kunden er berettiget til at forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte fødevarer som deres mærkning og emballering/forpakning Hvis der konstateres mangler ved Leverandørens ydelser, skal Leverandøren uden ugrundet ophold påtage sig en ekstraordinær indsats for at afhjælpe manglerne og derved genoprette forholdet Hvis en leverance af leveringsstedets kvalitetskontrol kasseres som værende mangelfuld, er institutionen berettiget til at modtage leverancen mod et afslag i købesummen, eller såfremt Leverandøren ikke har mulighed for at levere en ny leverance, at foretage dækningskøb hvor en evt. merudgift dækkes af leverandøren Konstaterer en institution fejl/mangler ved leverede produkter, skal de omhandlede produkter ombyttes/krediteres omgående uden udgift for institutionen og leverandøren forpligter sig til at tage leverancen retur. Dette gælder også ved levering ved 3. mand Ved Kundens konstatering af generelle mangler ved et produkt eller en leverance heraf, som indebærer, at produktet eller leverancen skal tilbagekaldes, skal recall-procedure og levering af andre antagelige varer påbegyndes straks efter, at informationen er kommet frem til Leverandøren Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis Leverandøren gentagne gange undlader at foretage omlevering, er Kunden berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at hæve Kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Kunden lider som følge af denne ophævelse.

13 Udbud af fødevarer til sygehusene i Produktansvar, erstatningsansvar og forsikringer Leverandøren er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for Kunden for den skade, som leverancen eller Leverandøren påfører Kunden, Kundens ejendom og/eller personale og brugere Leverandøren er pligtig til at holde Kunden skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Kunden af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller Leverandørens skadevoldende adfærd. Dette gælder uden begrænsning Leverandøren er ikke erstatningsansvarlig for Kundens indirekte tab Rejses krav imod Kunden begrundet i forhold omkring leverancen, er Leverandøren pligtig samtidig at lade sig sagsøge ved den domstol, som behandler kravet rejst mod Kunden Leverandøren er i hele Kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde sædvanlig erhvervsansvars- og produktansvarsforsikring. Leverandøren skal på Kundens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 17. Ophævelse Udover det i punkt anførte, kan Kunden ophæve Kontrakten i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side med 30 dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter påkrav. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet: at Leverandøren erklæres konkurs, træder i betalingsstandsning, åbner forhandling om tvangsakkord eller Leverandørens økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde Kontrakten hvis Leverandøren er et aktie- og anpartsselskab, som Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kræver opløst at Leverandøren trods skriftlig advarsel gentagne gange misligholder sine øvrige forpligtelser i henhold til denne Kontrakt i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Kunden. 18. Kundens misligholdelse Hvis Kunden på aftalt leveringstidspunkt ikke kan modtage leverancen helt eller delvis, bærer Kunden alle Leverandørens dokumenterede merudgifter herved Det påhviler Kunden skriftligt at meddele Leverandøren forsinkelsen, så snart det anses for udelukket, at Kunden kan modtage leverancen til aftalt tid. Ny leveringsdato skal straks herefter aftales Betaler Kunden ikke rettidigt, påløber der fra forfaldsdagen at regne renter i henhold til rentelovens bestemmelser. 19. Force majeure

14 Udbud af fødevarer til sygehusene i Leverandøren er ansvarlig for misligholdelse af kontrakten, med mindre misligholdelsen skyldes forhold, Kunden bærer ansvaret eller risikoen for, eller skyldes force majeure Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af Kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab Kunden er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf Hver part afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed Hvis opfyldelsen af Kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 60 dage eller i mere end 100 dage i en periode på 1 år, kan Kunden vælge at ophæve kontraktforholdet. I så fald gælder pkt Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt Leverandøren må bruge Kunden som almindelig reference Leverandøren må ikke uden Kundens forudgående, skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om Kontrakten eller offentliggøre noget om Kontraktens indhold, ligesom Leverandøren ikke må anvende Kunden i reklamemæssig sammenhæng uden Kundens forudgående skriftlige samtykke. 21. Ændringer i Kontrakten Enhver ændring eller tilføjelse til Kontrakten skal aftales skriftligt mellem Kunden og Leverandøren og vedhæftes Kontrakten som tillæg. 22. Lovvalg og tvistigheder For denne Kontrakt gælder dansk ret Uoverensstemmelser i forbindelse med den indgåede Kontrakt søges afgjort ved forhandling mellem Parterne. Hvis Parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af Parterne i fællesskab Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling eller mægling, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort af domstolene ved Kundens værneting. 23. Øvrige betingelser Leverancerne skal ske med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, det vil sige:

15 Udbud af fødevarer til sygehusene i 15 FN s deklaration om menneskerettigheder ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder Rio deklarationen om miljø og udvikling FN s konvention mod korruption Dette indebærer bl.a., at hverken Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft. Kunden forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor ved Kundens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf. 24. Underskrifter (sted og dato) xxx (Leverandøren) (sted og dato) xxx Indkøbschef Indkøbsafdelingen (sted og dato) Ditte Nicolajsen Indkøbsområdeansvarlig Indkøbsafdelingen Nærværende Kontrakt er udfærdiget i to enslydende eksemplarer, hvoraf Leverandør og Kunden har et eksemplar hver.

16 Udbud af fødevarer til sygehusene i 16 Kontraktbilag 1 Kravspecifikation / Løsningsbeskrivelse Redegørelse for den tilbudte leverance 1 KRAVSPECIFIKATION Dette udbud omfatter fødevarer til brug i sygehuskøkkenerne og enkelte sygehuskantiner og psykiatricentre undtaget kød og kødpålæg, bagerbrød/bageriprodukter, kaffeprodukter til kaffeautomater samt frisk frugt og grønt. Dette udbud omfatter forbrug til alle sygehusenheder i. Der skal bydes på det samlede forbrug pr delaftale jvf. dog udbudsbetingelsernes punkt Leverancen af hver delaftale vil kun blive tildelt én leverandør består geografisk af de tidligere amter; Sønderjyllands amt, Ribe amt, Fyns amt, samt en del af Vejle amt. For yderligere oplysninger om se Leveranceomfang Det samlede udbudte forbrug er anslået til ca. 50 mio. kr. årligt. Forbruget på de vigtigste produkter fremgår af Tilbudsliste og produktoplysningsskema. Disse produkter dækker ca. 80 % af institutionernes forbrug. Det resterende forbrug vil blive købt hos den valgte leverandør indenfor den relevante delaftale. En del af det resterende forbrug udgøres af de varer der skal afgives tilbud på, da det ikke har været muligt at indsamle fuldstændige data på det samlede forbrug. Regionen forventer at købe dele af produkterne i dette udbud som økologiske. De produkter der overvejes at købes økologisk er tydeligt angivet i Kontraktbilag 2 Tilbudsliste og produktoplysningsskema. Et produkt (om muligt en produktgruppe) vil enten blive købt som økologisk eller konventionelt. Omsætningen og produktvalget er anslåede mængder, og derfor udelukkende retningsgivende og ikke udtryk for en fast ordre på disse mængder. Institutionerne forpligter sig således kun til at aftage den mængde, der modsvarer det faktiske forbrug. Udbudsmaterialet er udarbejdet med udgangspunkt i den nuværende sygehusstruktur. Denne struktur kan på sigt ændres, f.eks. kan der ske en sammenlægning af sygehuskøkkener med derved færre leveringssteder. Såfremt dele af forbruget på kaffe overgår til kaffe fra kaffeautomater fragår dette forbrug indeværende kontrakt.

17 Udbud af fødevarer til sygehusene i Delaftaler Der udbydes i alt 3 delaftaler. Der indgås kun kontrakt med én leverandør pr. delaftale. DELAFTALER Delaftale 1: Køl, frost og kolonial Delaftale 2: Snitgrønt og kartofler Delaftale 3: Kaffe og the 1.4 Valg af produkter I henhold til udbudsbetingelsernes punkt er Tilbudsgiver velkommen til at afgive tilbud på 2 produkter (udbydes produktet både økologisk og konventionelt kan der afgives tilbud på 2 økologiske og 2 konventionelle produkter). For position og (bouillon) kan der afgives tilbud på op til 4 produkter. Selv om der er tilbudt flere produkter på samme positionsnr, vil der blive valgt et produkt pr. positionsnr som alle institutionerne vil købe. Er der ønsket priser på produktet både som konventionelt og økologisk vil produktet kun blive købt enten som konventionelt eller økologisk (om muligt en produktgruppe). Ved kontraktindgåelse vil leverandøren få oplyst hvad der vælges. 1.5 Detaljeret beskrivelse af den udbudte anskaffelse De udbudte produkter Generelt er det vigtigt for ordregiver, at de produkter, som tilbydes, er egnede til formålet og opfylder gældende standarder og normer. Der henvises til nedenstående skema for beskrivelse af mindstekrav og krav til leverancen. Samt til Tilbudsliste og produktoplysningsskema for beskrivelse af de udbudte produkter Størrelse Af Tilbudsliste og produktoplysningsskema fremgår størrelse på det enkelte produkt. Denne størrelse er ikke mindstekrav, men derimod vejledende. Størrelserne må altså gerne fraviges. Det tilbudte skal dog væres substituerbart med den udbudte størrelse. Det er vigtigt at ændringen ikke påvirker arbejdsgangen i køkkenet. Ligeledes må fravigelsen ikke påvirke udportioneringen til patienterne. Det er især vigtigt i forhold til kød og fisk. Eksempelvis er frikadeller udbudt i poser af 2 kg, med frikadeller på 60 g. Her er det acceptabelt at posen er 1,5-3 kg, mens større poser vil være for tunge at håndtere og mindre vil give ekstra arbejde med at åbne poser. Vægten på den enkelte frikadelle må kun afvige med et par gram da dette vil påvirke den mængde der udportioneres til patienter og dermed omkostningen/næringsberegningen for måltidet. For frossen grønt og frugt ønskes der generelt pakker af 2,5-5 kg pr. pose

18 Udbud af fødevarer til sygehusene i Mindstekrav og krav: Udbudsmaterialet anvender følgende terminologi omkring mindstekrav og krav: Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative produkter, som ikke lever op til mindstekravene. Leverandøren garanterer ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Et krav skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et krav kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Leverandørens redegørelse for graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af ordregivers krav vil indgå i tilbudsevalueringen. Kravspecifikationen er udarbejdet med henblik på, at Tilbudsgiver kan bekræfte at mindstekravene er opfyldt og samtidig afgive uddybende beskrivelse i forhold til opfyldelse af krav. Mindstekrav er udtrykkeligt angivet som mindstekrav. Nedenstående skema er således til at bekræfte mindstekravene er opfyldt og samtidig til uddybende beskrivelse af hvordan kravene opfyldes. (Felterne skal udfyldes) LEVERANCEN TILBUDSGIVERS BE- SVARELSE (Hvor der er angivet en rubrik med accepteres, skal Tilbudsgiver bekræfte at dette accepteres. Enhver anden besvarelse i skemaet vedr. mindstekrav kan opfattes som et forbehold og Tilbudsgivers tilbud kan blive ukonditionsmæssigt jf. punkt 1.5.3) 1 Sortiment 1.1 Mindstekrav Leverandøren skal være villig til at tilpasse sortimentet i varelisten i samarbejde med Kunden og Kundens institutioner, således at dette modsvarer det aktuelle behov. 1.2 Krav Ud over de aftalte varer i henhold til Tilbudsliste og produktoplysningsskema skal leverandøren have et bredt sortiment af standardprodukter inden for delaftalens område. Angiv på vedlagte Engrosprisliste hvilke varer der er lagerførte varer, og hvilke der er skaffevarer. 1.3 Krav Angiv hvilke kriterier der skal være gældende for at en vare er lagervare Kontra skaffevarer. 1.4 Mindstekrav Såfremt en vare, et eller flere af ordregivers institutioner anvender, overgår fra at være lagervarer til skaffevarer skal dette meddeles til de berørte institutioner.

19 Udbud af fødevarer til sygehusene i Krav Hvor lang tid inden en vare overgår fra at være lagervare til skaffevare vil Tilbudsgiver meddele dette til ordregivers institutioner? 1.6 Krav Hvor lang leveringstid er der maksimalt på skaffevarer? 1.7 Krav Hvor stor en andel af de tilbudte produkter kan også leveres i et andet mærke end det tilbudte? Beskriv gerne hvilke produktkategorier og evt. mærker. Såfremt der gives tilbud på alternative produkter, skal de alternative mærker indgå i beskrivelsen. 1.8 Mindstekrav Efter kontraktindgåelse forpligter leverandøren sig til at samarbejde med Kunden om at lave aftale på de resterende produkter inden for delaftalen som Kunden bruger. På delaftale 1 vil det maksimalt være 500 produkter, på delaftale 2 og 3: maksimalt 50 produkter. 2 Generelle krav til produkterne 2.1 Mindstekrav Produkterne skal i alle led (produktion, forarbejdning og leverance) være behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende danske lovgivning på området. 2.2 Mindstekrav I henhold til s bæredygtigthedsstrategi købes kun produkter hvor afgrøden ikke er behandlet med stråforkortningsmidler - dog under forudsætning af, at produktet kan leveres i henhold til de opstillede krav. 2.3 Angiv evt. produkter som ikke kan leveres uden at afgrøden har været behandlet med stråforkortningsmiddel. Angiv venligst positionsnr og varebeskrivelse. 2.4 Mindstekrav FOKUS-krav For de produktområder hvor der er udarbejdet FOKUS-krav skal produkterne opfylde disse. 2.5 Mindstekrav Den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt. 3 Særlige krav for æg (1) 3.1 Mindstekrav Færdigkogte æg skal kunne skæres i skiver og være uden skaldele 3.2 Mindstekrav Der skal leveres følgende kvalitet: Friske æg af 1.kl. kvalitet, betegnet som kvalitetsklasse A Kogte æg af 1.kl. kvalitet Pasteuriseret æg af 1.kl. kvalitet Frosne æg og andre æggeprodukter. Friske æg skal være omfattet af reglerne om handlingsplan for kontrol med salmonella i konsumægsproduktion og skal dermed være fra salmonellafri besætninger

20 Udbud af fødevarer til sygehusene i 20 4 Særlige krav til Mejeriprodukter (1) 4.1 Mindstekrav Der skal kunne tilbydes et økologisk sortiment i det omfang det findes på det danske marked. 5 Særlige krav til ost (1) 5.1 Mindstekrav Skivet ost skal være let adskillelig og ensartet i skiverne 6 Særlige krav til dybfrost (1) 6.1 Mindstekrav Fiskefrikadeller må ikke indeholde svinekød/spæk. 6.2 Mindstekrav Ved panerede varer skal paneringen være af en sådan kvalitet, at den forbliver intakt. 6.3 Mindstekrav Frosne kyllingeprodukter skal have et kødindhold på minimum 87 % 6.4 Mindstekrav Størrelse på grøntsager og frugt skal passe til den udbudte størrelse (f.eks. blomkålsbuketter) og må ikke være smuld. 6.5 Krav Varerne bør være enkelt/løsfrosne angiv eventuelle undtagelser 7 Særlige krav til vakuumpakkede kartofler og snitgrønt(2) 7.1 Mindstekrav Grøntsager skal være friske, sprøde, uden synlige misfarvninger og skærefladen må ikke være flosset. Kvalitet skal svare til billede på produktdatablad. 8 Holdbarhed på leveringstidspunkt 8.1 Mindstekrav Mælk, mælkeprodukter og smør (1) Minimum 5 dages holdbarhed på 1 l. mælk (bemærk særlig krav til holdbarhed på position 555 og 562), øvrige mælkeprodukter og smør min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode 8.2 Mindstekrav Frisk brød (1) Skiveskåret rugbrød skal leveres senest 1 døgn efter produktion. Sandwichbrød skal leveres senest 2 døgn efter produktion. For resterende produkter min. en restholdbarhed på 2/3 af

21 Udbud af fødevarer til sygehusene i 21 den totale holdbarhedsperiode. 8.3 Mindstekrav Æg (1) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. 8.4 Mindstekrav Øvrige kølevarer (1) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. 8.5 Mindstekrav Frost (1) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 6 mdr. restholdbarhed. 8.6 Mindstekrav Kolonial (1) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 6 mdr. restholdbarhed. 8.7 Mindstekrav Ost (1) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. 8.8 Mindstekrav Snitgrønt (2) Snitgrønt skal leveres senest 24 timer efter produktion. 8.9 Mindstekrav Kartofler (2) Kartofler skal have en restholdbarhed på min. 2/3 af den totale holdbarhedsperiode Mindstekrav Kaffe og the (3) Min. en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode, dog kræves ikke over 6 mdr. restholdbarhed Mindstekrav For de vigtigste varer skal leverandøren ved kontraktindgåelse levere en oversigt over hvor meget den angivne restholdbarhed svarer til i dage/måneder. De vigtigste varer defineres i samarbejde med ordregivers brugergruppe. For delaftale 1 vil det max være 100 varer. 9 Egenkontrol 9.1 Mindstekrav Kølevarer Følgende er gældende ved opbevaring, transport og levering: Mejerivarer på køl skal være 5 grader eller lavere. Snitgrønt skal være mellem 2 og 5 grader. Kogte æg og cateræg skal være 5 grader eller lavere. Resterende kølevare skal være 5 grader eller lavere 9.2 Mindstekrav Frost Temperaturen skal være minus 18 grader eller derunder ved opbevaring, transport og levering.

22 Udbud af fødevarer til sygehusene i Mindstekrav Kolonial Må max opbevares med den af producenten anbefalede temperatur/opbevaringsmetode. 9.4 Mindstekrav Prøveudtagning Den enkelte institution kan til enhver tid udtage prøver af leverede varer. Såfremt det viser sig, at den leverede vare ikke lever op til kravspecifikationen i kontrakten, afholdes udgiften til prøveudtagningen af Tilbudsgiver, i modsat fald afholdes udgiften af den pågældende institution. 10 Mærkning 10.1 Mindstekrav Etikettering og mærkning Leverandøren har ansvaret for, at alle produkter er etiketteret og mærket korrekt og i henhold til gældende lovgivning Mindstekrav Økologiske produkter Økologiske produkter skal desuden overholde de særlige krav til mærkning af økologiske fødevarer Mindstekrav Økologiske fødevarer I henhold til bekendtgørelsen om økologiske fødevarer m.v. samt Økologiforordningen skal leverandøren ved modtagelsen dokumentere leverancens økologiske oprindelse. 11 Produktdatablade 11.1 Mindstekrav Produktdatablade for samtlige produkter skal forefindes også for erstatningsvarer og ved produktændringer Mindstekrav Indhold Produktdatablade skal indeholde følgende oplysninger om næringsindhold: Ingrediensliste i faldende mængder Næringsindhold pr. 100 gram Energiprocentfordelingen: - Energi i KJ - Protein i gram samt % andel af energi - Kulhydrat i gram samt % andel af energi - Fedt i gram samt % andel af energi Derudover ønskes det, hvor det er muligt, at kostfiberindholdet samt fedtsyre sammensætningen også fremgår (mættet, monoumættet og flerumættet) 11.3 Krav Tilgængelighed Leverandøren bør stille produktdatablade til rådighed, via Leverandørens hjemmeside. Alternativt bør der på hjemmesiden være et link til, hvor produktdatabladet kan findes. Leverandøren er forpligtet til at vedligeholde disse data. Leverandøren bør levere data til Kundens eget indkøbssystem så der kan lægges link til leverandørens hjemmesides produktdatablade. Disse data skal leverandøren vedligeholde. Redegør for hvor produktinformation kan findes og om data

23 Udbud af fødevarer til sygehusene i 23 til Kundens eget indkøbssystem kan leveres og vedligeholdes: 11.4 Krav Der bør kunne leveres en CD rom til Master Cater og/eller tilsvarende system med oplysninger om næringsstofindhold og produktfakta. Redegør for om dette kan leveres: 12 Emballering 12.1 Mindstekrav Emballering Leverandøren skal emballere produkterne, således at de leveres til Kunden i ubeskadiget og forsvarlig stand. Kasser/dåser må ikke være stødte eller bulede. 13 Forpakning 13.1 Mindstekrav Forpakning ved levering Det enkelte sygehus oplyser om der skal leveres på paller eller i rullebure Krav Bure/paller Varerne bør være pakket således at udpakning kan foregå i henhold til AT s vejledning. Redegør for om dette kan opfyldes: 13.3 Mindstekrav ¼ paller For de produkter som der er aftalt en ¼ palle-pris på, leveres disse produkter på standard ¼ paller af plastik og der pakkes kun et varenr. på hver ¼ palle Mindstekrav Helpaller For de produkter som der er aftalt en palle-pris på, leveres disse produkter på standard europaller og der pakkes kun et varenr på hver palle Mindstekrav Saft og juice Skal kunne leveres på: helpaller kvartpaller uden anden ydre emballage end folie Mindstekrav Kaffe og te Hvor andet ikke er specificeret leveres i kasser Mindstekrav Mælk 1 L. mælk skal kunne leveres i anbrud, løse i 1/4 pallebure samt i kasser Mindstekrav Paller, kvartpaller og helpaller skal kunne støvdækkes (f.eks. pallehætte eller folie på alle sider og top). Ved levering til Sydvestjysk sygehus, skal leverancen altid støvdækkes Mindstekrav Transportemballagen skal være ren og være beregnet til transport af fødevarer. Produkter emballeret på anden måde vis vil blive afvist.

24 Udbud af fødevarer til sygehusene i Bestilling 14.1 Mindstekrav Frist Bestillinger skal kunne ske frem til kl på en hverdag til levering følgende hverdag. Undtaget dette krav: For snitgrønt, mælk og frisk brød samt kaffe og the kan leverandøren fastsætte tidligere tidspunkt på dagen, dog stadig til levering følgende hverdag Mindstekrav Bestillingsform Al normal bestilling vil som udgangspunkt ske via E-handel. Akutleverancer og rettelser vil kunne ske via telefon Til brug for akutbestilling og rettelser, angiv normal åbningstid: 14.4 Mindstekrav Bestillingssted Ordreafgivelse skal kun ske til et sted. Leverandøren kan ikke kræve at ordreafgivelse sker til flere adresser/udleveringssteder. Det accepteres heller ikke at forskellige produkttyper skal bestilles på forskellige adresser/udleveringssteder. Dette gælder også for akutleverancer og rettelser der evt. foregår telefonisk Mindstekrav Kontaktperson For hver institution skal leverandøren udnævne en kontaktperson/konsulent, der kan varetage den daglige kontakt til institutionerne. Kontaktpersonen skal have mandat til at træffe afgørelse om problemstillinger vedr. almindelige drift. Denne person skal kunne kontaktes direkte vedr. opståede problemer/spørgsmål. Ved ferie skal afløser oplyses til Kunden. 15 Elektronisk handel 15.1 Mindstekrav E-handel Den enkelte institution skal have valgmulighed mellem køb via leverandørens hjemmeside eller køb gennem Regionens eget indkøbssystem. En nærmere beskrivelse af Regionens eget indkøbssystem fremgår af kontraktbilag 7, E-handel Mindstekrav Fakturering Fakturering skal foregå elektronisk. Proceduren for elektronisk bestilling og udveksling af handelsdokumenter er specificeret i kontraktbilag 7, E-handel. 16 Levering 16.1 Mindstekrav Leveringsbetingelser Frit leveret på ordregivers adresser, som anført i de respektive ordrer Mindstekrav Leveringsterminer Leverance skal ske som beskrevet i kontraktbilag 5, Leve-

25 Udbud af fødevarer til sygehusene i 25 ringssteder, leveringsdage, leveringstider og frekvens Mindstekrav Helligdage Ved højtider og helligdage, hvor leverandøren har ændret sin udkørsel, skal der sikres levering i overensstemmelse med købers behov ved konkret aftale. Leverandøren skal senest 2 måneder før de respektive højtider og helligdage udsende information vedr. deadlines for ordreafgivelse, leveringsplaner etc Mindstekrav Placering Paller eller pallebure placeres på den anviste plads f.eks. fremkørsel til relevant lagerrum i henhold til institutionens egenkontrol Mindstekrav Følgeseddel Enhver levering skal ledsages af en følgeseddel, der som minimum skal indeholde: Ordrenummer/ILS-ordrenummer Varens navn og nummer Leveret mængde pr. vareline Følgeseddel skal stemme overens med det modtagne. Er der forskel på det bestilte og det leverede er det, det der faktisk er leveret, der skal danne grundlag for følgesedlen Mindstekrav Varemodtagelse Temperaturkontrol af varens temperatur skal sammen med chaufføren kunne foretages i leverandørens varebil Mindstekrav Returgods Plastkasser og paller fra forrige leverance skal tages med retur. Der betales ikke pant for plastkasser, paller og bure 16.8 Mindstekrav Skaffevarer Skaffevarer skal leveres sammen med almindelig levering, hvor andet ikke er specifikt aftalt Mindstekrav Leveringssikkerhed forventer en leveringssikkerhed tæt på 100 %, forstået således at min. 95 % af varelinierne leveres 100 % fejlfrit. Op til 3 % leveres med minimal forstyrrelse for Kunden; Det kan f.eks. være at en anden vogn kommer med produktet eller produktet efter aftale med Kunden leveres i et andet mærke. Maksimalt 2 % leveres med en vis forstyrrelse for Kunden, det kan f.eks. være, hvor et produkt er udgået eller holdbarheden er kortere. Her kontaktes Kunden med mulighed for enten at vælge at få produktet med kortere varighed, at få et andet produkt eller få leveret på et senere tidspunkt. Det er ikke acceptabelt, at produktet blot udelades af leverancen. Leverandøren kan med fordel aftale med den enkelte institution, hvordan disse nødsituationer generelt løses Mindstekrav Erstatningsvarer Er leverandøren rent undtagelsesvis nødt til at levere en er-