Fødevarerministeriet. Kravspecifikation. EU udbud. Kaffe, te og relaterede produkter

Transkript

1 Bilag 2A Fødevarerministeriet Kravspecifikation EU udbud Kaffe, te og relaterede produkter 1 af 9

2 Indhold 1. Introduktion Omfang Formål Ordregivers krav og mindstekrav Priser, sortiment/produkter og mindstekrav af 9

3 1. Introduktion Nærværende kravspecifikation skal føre til etablering af en aftale, hvor hele Fødevareministeriet (FVM), det vil sige Departementet (DEP), Fødevarestyrelsen (FVST) og NaturErhvervstyrelsen (NAER) kan bestille og få leveret kaffe, te og yderligere relaterede produkter. Leverandøren skal kunne levere til hele landet. Der skal bydes på det samlede forbrug. Leverancen vil kun blive tildelt én leverandør. 2. Omfang Aftalen skal omfatte forskellige typer af kaffe, både økologisk og konventionel, malet såvel som i hele bønner. I kaffesortimentet skal der tilsvarende kunne tilbydes instant kaffe. Te skal kunne leveres brevpakket i æsker og i løs vægt. Chokodrik og andre relaterede produkter ønskes leveret til brug i automater, i mikroovn og lign. Tilbudsgiver skal kunne levere til DEP, FVST og NAER. Både FVST og NAER har organiseret sig med hovedkontor i henholdsvis Glostrup og København med decentralt placerede kontorer/afdelinger fordelt i hele landet. Alle adresser skal omfattes af aftalen, og tilbudsgiver skal derfor kunne tilbyde landsdækkende levering. For en nærmere oversigt over adresser i Fødevareministeriet henvises til bilag 2B. Tilbudsgiver skal være indforstået med at levering af kaffe til kantinedriften og maskiner i DEP ikke er omfattet. 3. Formål Formålet med en fælles aftale er at opnå en besparelse samt ensartede priser og leveringsbetingelser i hele FVM. Generelt er det vigtigt for ordregiver, at de produkter som tilbydes, er af sædvanlig god kvalitet, egnede til formålet og opfylder gældende standarder og normer. Der henvises til nedenstående beskrivelse af mindstekrav og krav til leverancen. Leverandøren indsætter sin løsning i bilag 3 Leverandørens løsningsbeskrivelse (begge faneblade skal udfyldes) Fremover skal de tre myndigheder som hovedregel købe ind på denne aftale. Levering og fakturering sker med baggrund i de i kontrakten med tilhørende bilag opstillede vilkår. Der skal leveres og faktureres individuelt til hver enkelt institution. 3 af 9

4 4. Ordregivers krav og mindstekrav Som angivet i udbudsbetingelserne vil de indkomne tilbud blive evalueret for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud findes på baggrund af følgende underkriterier: Kvalitet, vægtning 50 % Kvalitet evalueres på baggrund af smag. Pris, vægtning 50 % Prisen evalueres på baggrund af leverandørens prisoplysninger i bilag 3. Leverandøren skal opfylde en række mindstekrav. Mindstekrav: er de krav, som tilbudsgiver skal kunne opfylde. Disse er herunder markeret (MK). Hvis tilbudsgiver ikke kan opfylde et mindste krav eller i sin løsningsbeskrivelse tager forbehold for et mindstekrav, vil ordregiver betragte tilbuddet som værende ikke konditionsmæssigt, og må i forlængelse her af se bort fra det pågældende tilbud. Herunder beskrives ordregivers mindstekrav. En tilsvarende oversigt med mulighed for at indsætte tilbudsgivers løsningsbeskrivelse findes i bilag 3, Leverandørens løsningsbeskrivelse. Her indsættes også leverandørens prisoplysninger. 5. Priser, sortiment/produkter og mindstekrav Alle priser skal opgives inkl. alle omkostninger, lev DDP (incoterms 2010) men ekskl. moms, medmindre andet er anført. Nr.: Beskrivelse 1. Sortiment (MK) Leverandøren er indforstået med, at der skal kunne leveres økologiske kaffebønner, økologiske formalet kaffe, konventionel formalet kaffe, konventionel instant kaffe, konventionel te. Te i breve med kuvert og løs vægt. For te i breve med kuverter tilbydes mindst 10 forskellige smagsvarianter. 2. Generel information Det er ikke et mindstekrav at de tilbudte tebreve har samme vægt. 3. Service (MK) Kontaktperson/konsulent Leverandøren er indforstået med, at der for hver institution skal udnævnes 4 af 9

5 en kontaktperson/ konsulent, der kan varetage den daglige kontakt til institutionerne. Kontaktpersonen skal have mandat til at træffe afgørelse om problemstillinger vedr. almindelige drift. Kontaktpersonen skal kunne kontaktes direkte vedr. opståede problemer/spørgsmål. Ved ferie skal afløser oplyses til Kunden. 4. Egenkontrol (MK) Leverandøren er indforstået med, at der skal være en fast procedure for egenkontrol både for egen virksomhed og fjernlagre. Leverandøren skal på forlangende fremvise godkendt egenkontrolprogram. 5. Generelle krav til produkterne (MK) Leverandøren er indforstået med, at produktet skal være sporbart tilbage til produktledet. Leverandøren er indforstået med, at hvis et produkt bliver trukket tilbage, så skal der gives oplysninger, der gør det nemt at identificere produktet, som eks. produktionsdato. Ydermere skal der gives oplysning om årsag til tilbagetrækning, risiko samt hvordan kreditering vil foregå. Meddelelsen skal i øvrigt indeholde de i henhold til gældende lovgivning/regler krævede oplysninger. Leverandøren er indforstået med, at produkterne i alle led (produktion, forarbejdning og leverance) skal være behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende danske lovgivning på området. Leverandøren er indforstået med, at produkterne ikke må indeholde elementer, der er gensplejsede og at dokumentation skal leveres ved forlangende. Leverandøren er indforstået med, at den oplyste vægt på emballagen skal stemme overens med varens faktiske vægt og vægt ifølge datablad. 6. Særlige krav til kaffe (MK) 7. Særlige krav til te (MK) Leverandøren er indforstået med, at komme med uddybende oplysninger om aromastoffer, farvestoffer og øvrige ingredienser hvis der anmodes derom. Leverandøren er indforstået med at kunne garantere en ensartet kvalitet. Leverandøren er indforstået med, at mængden af te i brev/kuvert skal passe til at minimum at brygge 1,5 dl te og at løs te leveres i poser a 1 kg. 5 af 9

6 8. Holdbarhed på leveringstidspunkt (MK) Leverandøren er indforstået med at produkterne ved leveringtidspunktet, minimum skal have 6 måneders holdbarhed. 9. Emballering (MK) Leverandøren er indforstået med, at emballere produkterne, således at de leveres i ubeskadiget og forsvarlig stand. Emballagen skal være godkendt til levnedsmidler og indpakningen af de enkelte varer skal være PVC-fri, og må i øvrigt ikke indeholde midler, som er optaget på EU s og/eller Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning og overholde kravene beskrevet i Bekendtgørelse nr. 298 af 28/ eller seneste udstedte bekendtgørelse. Returgods: Paller fra forrige leverance skal tages med retur og der betales ikke pant for paller. 10. Etikettering og mærkning (MK) 11. Produktdatablade (MK) Dokumentation for opfyldelse af ovenstående, skal kunne tilvejebringes på Kundens forlangende. Leverandøren er indforstået med, at de tilbudte produkter skal overholde gældende standarder, mærkninger, certificeringer m.v., der gør produktet lovligt at anvende i Danmark samt, produkterne skal være forsynet med dansk tekst, herunder varedeklarationer og vejledninger. Leverandøren er indforstået med, at der skal forefindes produktdatablade på dansk på alle produkter samt, at Leverandøren vedligeholder disse. For kaffe, herunder instant skal databladene skal minimum indeholde: - sammensætning - ristningsgrad - formaling - dosering - bryggevejledning - pakke-/kolli-størrelse - varenummer - krav til opbevaring For te og chokodrik skal databladene skal minimum indeholde: - sammensætning - dosering - bryggevejledning - pakke-/kolli-størrelse - varenummer - krav til opbevaring 6 af 9

7 12. Bestilling (MK) Leverandøren er indforstået med, at bestilling vil som udgangspunkt ske via E-handel. Det skal dog være muligt at bestille ved eller telefon. 13. Levering (MK) Leverandøren er indforstået med, at ved bestillinger før kl skal leveringen af bestilte produkter, ske indenfor to hverdage og at levering kan ske til samtlige adresser i bilag 2B. 14. Forpakning (MK) Leverandøren er indforstået med, at det skal være muligt at varerne bliver leveret på europaller eller halvpaller. Varerne skal være pakket i kasser eller folie. 15. Fakturering (MK) Leverandøren er indforstået med, at fakturering skal foregå elektronisk. Proceduren for elektronisk bestilling og udveksling af handelsdokumenter er specificeret i kontrakten og bilag 2B 16. Prisregulering på kaffe (MK) Leverandøren er indforstået med, at tilbudspriser på kaffe skal afgives med udgangspunkt i følgende prisniveau: Leverandørens priser i bilag 3 afgives ved hjælp af kurserne per 1. juni 2015 med udgangspunkt i ICO indicator prices Annual and monthly averages - Other Mild Arabicas market USA - Robustas Market Europa Leverandøren er indforstået med at medsende regneark hvoraf det tydeligt fremgår hvordan reguleringen er beregnet. Der skal ligeledes medsendes dokumentation for at beregningen er foretaget på baggrund af de i punkt 16 oplistede kurser. Der kan ikke inddrages andre parametre i prisreguleringen. Leverandøren skal anvende samme prisreguleringsmodel i hele kontraktperioden. Det tillades at leverandøren i sin prisreguleringsmodel indregner ristesvind med op til 15 %. Den fastsatte % kan ikke ændres i kontraktperioden. 7 af 9

8 17. Prisregulering på te (MK) 18. Instant Kaffe pos 1C-2C (MK) Leverandøren er indforstået med at, prisregulering for te sker på baggrund af Danmarks statistik nettoprisindeks. Evalueres ikke, men skal være muligt at tilkøbe. 19. Chokodrik pos 5C- 6C (MK) Evalueres ikke, men skal være muligt at tilkøbe. 20. Kaffebønner økologisk 21. Sukker og flødepulver Pos 7C- 8C (MK) Evalueres ikke, men skal være muligt at tilkøbe. Evalueres ikke, men skal være muligt at tilkøbe. 22. Aftalegrundlaget Leverandøren er indforstået med at det er udbudsmaterialets aftalegrundlag der vil være gældende for samarbejdet. Nr.: KRAV 23. Kaffe pos. 1A-4A (K) Beskrivelse Pos 1A: Her forventes den bedste kvalitet af de kaffetyper der tilbydes. Pos 2A: Her forventes en lidt ringere kvalitet, end pos 1A, men stadig god kvalitet. Pos 3A: Her forventes den bedste kvalitet af de kaffetyper der tilbydes. Pos 4A: Her forventes en lidt ringere kvalitet, end pos 3A, men stadig god kvalitet. Smag vil blive evalueret ud fra samlet indtryk af smag og duft, friskbrygget og efter 2 timer på termokande. position 1A-4A VIL blive brugt til smagstest og vil blive evalueret på pris og smag. 24. Te pos 1B-4B (K) Vil blive evalueret på pris og på smag. 25. Generel information Brygning kaffe til smagstest Kaffeprodukter til smagstest vil blive brygget i henhold til den på Tilbudslisten oplyste dosering. 8 af 9

9 Kaffen brygges på Bonomat Novo2. Te vil blive lavet af 1,5 dl kogt vand og et brev. 9 af 9